Muhtasari

Programu ya SharePoint huwezesha ChatGPT kutafuta na kurejelea maudhui ya SharePoint na maudhui yanayotumika ya OneDrive ya kazini au shuleni ambayo akaunti yako ya Microsoft tayari inaweza kufikia. Akaunti binafsi za OneDrive hazitumiki kwenye programu ya SharePoint. Vitendo vinavyopatikana hutegemea mipangilio ya shirika lako.

Wasimamizi wa eneokazi la Enterprise na Edu wanaostahiki wanaweza kusanidi ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi ili kuweka maudhui yaliyochaguliwa kwenye faharasa ya eneokazi lao. Kuunganisha akaunti yako mwenyewe ya Microsoft huwezesha ufikiaji wa moja kwa moja, lakini hakuundi faharasa binafsi iliyolandanishwa.

Kwa muhtasari wa programu zilizounganishwa, angalia: Programu zilizounganishwa katika ChatGPT.

Upatikanaji

Upatikanaji wa SharePoint unategemea mpango wako wa ChatGPT, mahali ulipo, mipangilio ya eneokazi, akaunti ya Microsoft na sera za Microsoft Entra za shirika lako.

Ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi unapatikana tu katika maeneo kazi yanayostahiki ya Enterprise na Edu na maeneo ambako unatumika. Akaunti za mtu mmoja na za binafsi haziwezi kusanidi ulandanishi wa SharePoint.

Kwa maeneo ya hifadhi ya data ya eneokazi ambako ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi unatumika, angalia: Programu zenye ulandanishi zinazosimamiwa na msimamizi katika ChatGPT.

Unganisha SharePoint

1. Fungua Programu-jalizi au Programu, kulingana na chaguo zinazopatikana katika toleo lako la ChatGPT.

2. Tafuta SharePoint kisha uchague chaguo la kuunganisha akaunti yako.

3. Ingia ukitumia akaunti ya Microsoft ya kazini au shuleni inayoweza kufikia tovuti za SharePoint au faili zinazotumika za OneDrive ya kazini au shuleni unazotaka kutumia.

4. Kagua ruhusa za Microsoft zilizoombwa na ukamilishe mchakato wa uidhinishaji.

5. Rudi kwenye ChatGPT.

Ikiwa shirika lako linahitaji idhini ya msimamizi, msimamizi wako wa Microsoft Entra lazima aidhinishe ruhusa kabla ya muunganisho kutumika.

Kwa maagizo ya jumla ya kudhibiti akaunti, angalia: Kuunganisha na kudhibiti akaunti za programu katika ChatGPT.

Tumia SharePoint katika mazungumzo

Baada ya kuunganisha SharePoint, iombe ChatGPT itafute, ifupishe au ilinganishe faili ambazo akaunti yako ya Microsoft iliyounganishwa inaweza kufikia.

Mifano ni pamoja na:

• “Tafuta mpango wa hivi karibuni wa mradi katika SharePoint na ufupishe maamuzi ambayo hayajakamilishwa.”

• “Linganisha hati mbili za mapendekezo katika tovuti ya SharePoint ya timu yetu ya mauzo.”

• “Andaa taarifa kwa wasimamizi ukitumia hati za uzinduzi ninazoweza kufikia.”

• “Unda folda ya mradi huu katika maktaba iliyoidhinishwa ya SharePoint.”

Kulingana na ruhusa zilizoidhinishwa na shirika lako na vitendo vilivyowezeshwa katika ChatGPT, programu ya moja kwa moja ya SharePoint inaweza pia kutekeleza vitendo kama vile:

• Kuunda folda.

• Kupakia au kusasisha faili.

• Kudhibiti viungo vya kushiriki.

• Kutumia orodha na kurasa za SharePoint zinazotumika.

Ruhusa iliyoidhinishwa ya Microsoft haiwezeshi kiotomatiki kila kitendo kinachohusiana nayo. Msimamizi wa eneokazi lako la ChatGPT lazima awezeshe kando vitendo ambavyo shirika lako linataka kuruhusu. ChatGPT inaweza kukuomba uthibitishe vitendo vinavyobadilisha maudhui ya SharePoint.

Elewa ruhusa za SharePoint

ChatGPT hupata tu maudhui ambayo akaunti husika ya Microsoft au mwanachama aliyeidhinishwa wa eneokazi tayari ana ruhusa ya kufikia. Mipangilio ya ufikiaji wa SharePoint, OneDrive na eneokazi, pamoja na uanachama wa vikundi vya Microsoft 365, inaendelea kutumika.

Mmiliki au msimamizi wa eneokazi la ChatGPT husimamia upatikanaji wa programu na vitendo vyake. Msimamizi wa Microsoft Entra hutoa ruhusa za Microsoft zinazohitajika kwa vitendo hivyo. Majukumu haya yanaweza kushikiliwa na watu tofauti.

Kwa maelezo zaidi kuhusu vidhibiti vya eneokazi, angalia: Vidhibiti vya msimamizi, usalama na uzingatiaji wa kanuni kwa programu-jalizi na programu.

Kagua ruhusa za ufikiaji wa moja kwa moja wa SharePoint

Kwa ufikiaji wa moja kwa moja wa SharePoint, washa Sites.Read.All na Files.Read.All katika mipangilio ya ruhusa ya ChatGPT na pia katika Microsoft Entra. Kuwasha ruhusa hizi katika ChatGPT pekee hakukamilishi uidhinishaji wa Microsoft. Kagua ruhusa zifuatazo za ufikiaji wa moja kwa moja wa SharePoint:

• User.Read: Kusoma taarifa za msingi za wasifu wa mtumiaji aliyeingia.

• offline_access: Kudumisha muunganisho ulioidhinishwa bila kumhitaji mtumiaji kuingia kwa kila ombi.

• Files.Read.All: Kusoma faili ambazo mtumiaji aliyeingia anaweza kufikia.

• Files.ReadWrite.All: Kusasisha au kusimamia faili ambazo mtumiaji aliyeingia anaweza kufikia wakati vitendo vya kuandika vimewashwa.

• Sites.Read.All: Kusoma maudhui kutoka tovuti za SharePoint ambazo mtumiaji aliyeingia anaweza kufikia.

• Sites.ReadWrite.All: Kusimamia orodha, vipengee, kurasa, metadata au rasilimali nyingine za SharePoint zinazotumika wakati vitendo hivyo vimewashwa.

• Sites.Selected: Haitumiki kwa utafutaji wa moja kwa moja wa SharePoint.

Ruhusa mahususi zinazoombwa hutegemea usanidi wa shirika lako na vitendo vinavyopatikana. Ruhusa inapaswa kutolewa tu ikiwa shirika lako linakusudia kuruhusu kitendo kinachoihitaji.

Ili kuweka vikwazo vya ufikiaji wa mikusanyiko ya tovuti za SharePoint, tumia orodha ya tovuti zinazoruhusiwa au zilizozuiwa ya ChatGPT. OpenAI hutekeleza vikwazo hivi; havichukui nafasi ya ruhusa zinazohitajika za Microsoft za kutenda kwa niaba ya mtumiaji. Kwa maelekezo ya usanidi, angalia: Kusimamia ufikiaji wa tovuti za SharePoint na utengaji wa maudhui kulingana na lebo za unyeti.

Idhinisha ruhusa za Microsoft

Hatua hizi zinaelezea kiolesura cha msimamizi cha Programu-jalizi. Ikiwa eneokazi lako linatumia usimamizi wa Programu, nenda kwenye Mipangilio ya eneokazi > Programu, chagua SharePoint, kisha uchague Ruhusa za Microsoft. Endelea na ukaguzi wa ruhusa na uidhinishaji wa Microsoft hapa chini.

1. Ingia katika ChatGPT kama mmiliki au msimamizi wa eneokazi.

2. Nenda kwenye Usimamizi > Programu-jalizi.

3. Chagua Sanidi ruhusa za Microsoft ili kukagua ombi la pamoja la programu za Microsoft za eneokazi lako.

4. Kagua ruhusa za Microsoft zilizoorodheshwa na vitendo vya ChatGPT vinavyohusishwa na kila ruhusa.

5. Chagua tu ruhusa ambazo shirika lako linakusudia kutoa.

Kamilisha uidhinishaji wa msimamizi wa Microsoft

1. Endelea kwenye Microsoft Entra na uingie kwa akaunti ya msimamizi inayoweza kutoa idhini kwa shirika zima.

2. Thibitisha shirika na programu iliyothibitishwa ya ChatGPT/OpenAI.

3. Kagua ombi lote ulilochagua na ukamilishe mchakato wa kutoa idhini wa Microsoft.

4. Rudi kwenye ChatGPT na uhakikishe kuwa ukaguzi wa ruhusa umekamilika.

Ikiwa Microsoft Entra haifunguki, ruhusu madirisha ibukizi kwa ChatGPT na ujaribu tena. Skrini ya idhini ya Microsoft hukubali au kukataa ombi lote la ruhusa zilizochaguliwa; haina visanduku tofauti vya kuteua kila ruhusa kwenye skrini hiyo.

Kuidhinisha ruhusa za Microsoft hakuunganishi akaunti ya Microsoft ya mwanachama wala kuwasha vitendo kiotomatiki katika ChatGPT. Wasimamizi wa eneokazi lazima wakague kando Vitendo, Ufikiaji kulingana na jukumu na mipangilio inayohusiana ya eneokazi pale inapopatikana.

Sanidi ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi

Ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi humwezesha mmiliki au msimamizi wa eneokazi linalostahiki la Enterprise au Edu kuchagua maudhui ya SharePoint ya kuwekwa kwenye faharasa ya eneokazi. Wanachama hawaundi miunganisho yao binafsi ya SharePoint yenye ulandanishi.

Faharasa inayosimamiwa na msimamizi hutumia ruhusa za programu za Microsoft zilizoidhinishwa na shirika kutathmini faili, tovuti, vikundi vya Microsoft 365 na vidhibiti vya ufikiaji. Kila mwanachama anaweza kupata tu maudhui ambayo tayari ana ruhusa ya kufikia.

Andaa eneokazi na mazingira ya shirika lako ya Microsoft

Kabla ya kuanza:

• Hakikisha kuwa ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi unapatikana kwa eneokazi lako na eneo lako.

• Ingia kama mmiliki au msimamizi wa eneokazi la ChatGPT.

• Shirikiana na msimamizi wa Microsoft Entra na, inapohitajika, msimamizi wa SharePoint.

• Amua ni tovuti na folda zipi za SharePoint zinazopaswa kuwekwa kwenye faharasa.

• Kagua lebo za unyeti za Microsoft Purview na vikwazo vya vyanzo vya shirika lako.

• Hakikisha kuwa akaunti ya Microsoft inayotumiwa kusanidi ina ruhusa zinazohitajika kusanidi vyanzo vya SharePoint vilivyochaguliwa.

Kagua ruhusa za ziada zinazosimamiwa na msimamizi

Ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi unaweza kuhitaji ruhusa za ziada za Microsoft:

• Group.Read.All: Kusoma vikundi vya Microsoft 365 vinavyotumiwa katika ruhusa za faili.

• GroupMember.Read.All: Kusoma uanachama wa vikundi unaotumiwa kubaini ufikiaji halisi unaoruhusiwa.

• User.Read.All: Kusoma taarifa za mtumiaji zinazohitajika kuhusisha vidhibiti vya ufikiaji na watumiaji husika na kuvitekeleza.

• Sites.FullControl.All: Kusoma mpangilio wa ngazi za ruhusa za SharePoint na kuwezesha tathmini sahihi ya ruhusa na uundaji wa faharasa unaosimamiwa na msimamizi.

• Sites.Selected: Kuwezesha usanidi wa tovuti zilizochaguliwa pale inapohusika.

• SensitivityLabels.Read.All: Kusoma taarifa za lebo za unyeti wakati usanidi unaozingatia lebo unatumiwa.

Sites.FullControl.All ni ruhusa pana ya Microsoft, kwa hivyo msimamizi wako wa Microsoft Entra anapaswa kuikagua kulingana na mahitaji ya usalama ya shirika lako. Ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi hutumia ruhusa hii kuchakata vidhibiti vya ufikiaji vya SharePoint kwa usahihi; kuitoa hakumaanishi kuwa wanachama wa eneokazi wanaweza kuona faili zisizoruhusiwa na ruhusa zao za sasa za SharePoint.

Sites.Selected inaweza kuonekana kwa ajili ya uoanifu au mitiririko ya kazi ya tovuti zilizochaguliwa, lakini haichukui nafasi ya ruhusa nyingine zinazohitajika kwa ulandanishi unaosimamiwa na msimamizi.

Sanidi muunganisho unaosimamiwa na msimamizi

1. Nenda kwenye Usimamizi > Programu-jalizi na ufungue programu-jalizi inayojumuisha SharePoint.

2. Ikiwa eneokazi lako linatumia Mipangilio ya eneokazi > Programu, chagua SharePoint hapo.

3. Fungua mipangilio ya SharePoint na uhakikishe kuwa programu imewashwa kwa eneokazi.

4. Kagua Ufikiaji kulingana na jukumu ikiwa eneokazi lako linaruhusu vidhibiti vya ufikiaji kulingana na majukumu.

5. Ukiona Utafutaji wa faharasa, chagua Sanidi.

Idhinisha muunganisho na uchague maudhui

1. Ingia kwa akaunti inayofaa ya msimamizi wa Microsoft unapoombwa.

2. Kagua na uidhinishe ruhusa za Microsoft zinazoombwa kwa ufikiaji unaosimamiwa na msimamizi.

3. Chagua tovuti au folda za SharePoint ambazo shirika lako linataka kujumuisha, au uchague maudhui yote yanayotumika ikiwa hilo linaendana na mpango wako wa utekelezaji ulioidhinishwa.

4. Tumia uchujaji wa lebo za unyeti za Microsoft Purview unapopatikana na unapohitajika na sera ya shirika lako.

5. Kamilisha usanidi na usubiri faharasa ya awali iundwe.

Ikiwa muunganisho uliopo wa SharePoint unahitaji ruhusa za Microsoft zilizosasishwa, tumia arifa ya kuidhinisha upya katika mipangilio ya programu inapopatikana. Kukata na kuunda upya muunganisho unaosimamiwa na msimamizi kunaweza kuhitaji faharasa iundwe upya.

Chagua maudhui ya SharePoint na OneDrive

Tovuti na folda zilizochaguliwa na msimamizi huamua wigo wa maudhui ya kuwekwa kwenye faharasa. Ruhusa zilizopo za SharePoint na Microsoft 365 huamua ni matokeo yapi ya faharasa ambayo kila mwanachama wa eneokazi anaweza kupata.

Ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi unaweza kujumuisha maudhui yanayotumika ya OneDrive ya kazini au shuleni msimamizi anapochagua maudhui yote yanayotumika na ruhusa zinazohitajika za SharePoint zimetolewa. OneDrive binafsi haitumiki. OneDrive haijumuishwi katika michakato ya kuchagua tovuti na folda isiyoruhusu kuchagua vyanzo vya OneDrive.

Kila eneokazi linaweza kuwa na muunganisho mmoja tu wa ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi.

Maudhui yanayotumika na vikwazo

SharePoint hutumia aina za kawaida za faili kama vile .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx na .csv.

Vikwazo vingine ni pamoja na:

• Ukubwa wa juu zaidi unaotumika ni MB 100 kwa kila faili.

• Uwekaji faharasa unaodhibitiwa na msimamizi hutegemea maudhui ya faili yanayotumika. Kurasa za tovuti za SharePoint haziwekewi faharasa na usawazishaji unaodhibitiwa na msimamizi. Programu ya moja kwa moja inaweza kuunda au kudhibiti kurasa za tovuti zinazotumika wakati vitendo vimewezeshwa.

• Uwekaji faharasa wa kwanza unaweza kuchukua saa kadhaa au zaidi, kulingana na ukubwa na utata wa mazingira yaliyochaguliwa ya SharePoint.

• Baadhi ya matokeo yanaweza kukosekana wakati uwekaji faharasa bado unaendelea.

• Masasisho ya faili, uanachama wa vikundi au ruhusa yanaweza kuchukua muda kuonekana baada ya mabadiliko.

• Faili zinazolindwa na lebo za Microsoft Purview zinazotekeleza usimbaji fiche au vizuizi vya ufikiaji haziwekewi faharasa.

• Vizuizi vya tovuti, vichujio vya lebo za unyeti na vidhibiti vingine vya uwekaji faharasa vinavyodhibitiwa na msimamizi hutumika kwa muunganisho uliowekewa faharasa. Havizuii kiotomatiki muunganisho tofauti wa moja kwa moja wa SharePoint uliowezeshwa.

Ufikiaji wa moja kwa moja wa SharePoint na uwekaji faharasa unaodhibitiwa na msimamizi vinapowezeshwa pamoja, kagua kila muunganisho kivyake. Kitendo cha moja kwa moja kinaweza kufikia maudhui mengine ambayo tayari yanapatikana kwa akaunti ya kazini au shuleni iliyoingia.

Tatua matatizo ya SharePoint

Kwa matatizo ya kawaida ya muunganisho, angalia: Kutatua matatizo ya programu katika ChatGPT.

SharePoint haionekani

Hakikisha kuwa SharePoint inapatikana kwa akaunti yako na kuwa msimamizi wa eneokazi lako amewasha programu. Katika eneokazi linalosimamiwa, angalia ikiwa Ufikiaji kulingana na jukumu au sera ya vikoa vilivyoidhinishwa inaweka mipaka kuhusu wanaoweza kuitumia.

Idhini ya msimamizi wa Microsoft inahitajika

Mwombe msimamizi wa Microsoft Entra akague ombi la ruhusa. Msimamizi wa eneokazi la ChatGPT anaweza kuona ni vitendo vipi vya SharePoint vinavyotegemea kila ruhusa ya Microsoft na kuzima vitendo ambavyo shirika lako halitaki kuidhinisha.

Kitendo bado hakifanyi kazi baada ya kuidhinishwa

Hakikisha kwamba:

• Kitendo kimewashwa katika mipangilio ya Vitendo ya programu ya SharePoint.

• Ruhusa husika iliyotolewa bado ipo katika Microsoft Entra.

• Mwanachama aliunganisha akaunti ya Microsoft iliyokusudiwa.

• Mwanachama aliunganisha tena akaunti yake ya Microsoft ikiwa ruhusa mpya ziliongezwa.

• Akaunti ya Microsoft ina ruhusa ya kufikia tovuti, faili au folda husika.

Faili ya SharePoint haipatikani

Angalia kwamba:

• Faili ni ya aina inayotumika na haizidi kikomo cha ukubwa.

• Ikiwa unatumia matokeo ya faharasa, faili iko ndani ya wigo wa maudhui ya kuwekwa kwenye faharasa unaosimamiwa na msimamizi.

• Mwanachama anaweza kufungua faili katika SharePoint.

• Muda wa kutosha umepita ili mabadiliko yoyote ya hivi karibuni ya ruhusa yasasishwe.

Ulandanishi unaosimamiwa na msimamizi haupatikani

Hakikisha kuwa eneokazi lako linastahiki, kuwa ulandanishi wa SharePoint unatumika katika eneo uliloweka kwenye usanidi, na kuwa msimamizi aliyeidhinishwa wa Microsoft ameidhinisha ruhusa za programu zinazohitajika. Akaunti binafsi na za mtu mmoja za ChatGPT haziwezi kuwasha ulandanishi wa SharePoint.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, ninaweza kuunganisha SharePoint bila kuwasha ulandanishi?

Ndiyo. Programu ya SharePoint inapopatikana kwa akaunti yako, unaweza kuunganisha akaunti yako ya Microsoft ili kufikia moja kwa moja maudhui unayoruhusiwa kutumia. Ulandanishi unaosimamiwa na msimamizi ni kipengele tofauti cha eneokazi.

Je, ninaweza kuwasha ulandanishi wa SharePoint kwa akaunti yangu binafsi ya ChatGPT?

Hapana. Ulandanishi wa SharePoint wa mtu mmoja haupatikani tena. Ni wasimamizi wa eneokazi wanaostahiki pekee wanaoweza kusanidi ulandanishi wa SharePoint unaosimamiwa na msimamizi.

Je, wanachama wanaweza kuona faili ambazo hawawezi kufungua katika SharePoint?

Hapana. Ruhusa za SharePoint na Microsoft 365 zinaendelea kuamua kile ambacho kila mwanachama anaweza kupata.

Je, ulandanishi wa SharePoint unajumuisha OneDrive?

Unaweza kujumuisha maudhui yanayotumika ya OneDrive ya kazini au shuleni msimamizi anapochagua maudhui yote yanayotumika na ruhusa zinazohitajika za SharePoint zimetolewa. OneDrive binafsi haitumiki, na michakato ya kuchagua tovuti na folda haijumuishi OneDrive isipokuwa chaguo hilo linapatikana waziwazi.

Kwa nini ulandanishi unaosimamiwa na msimamizi unaomba Sites.FullControl.All?

Microsoft inahitaji ufikiaji wa mpangilio wa ngazi za ruhusa za SharePoint ili muunganisho uweze kutathmini kwa usahihi ruhusa halisi zinazotumika kwa faili. Msimamizi wako wa Microsoft Entra anapaswa kukagua ruhusa hii pana kabla ya kuiidhinisha. Wanachama wa eneokazi bado hawawezi kupata faili ambazo hawajaidhinishwa kufikia.

Je, vitendo vya moja kwa moja vya SharePoint na ulandanishi unaosimamiwa na msimamizi vinaweza kuwashwa pamoja?

Ndiyo. Vinatumia njia tofauti za uidhinishaji na vidhibiti tofauti. Vikwazo vya tovuti na vichujio vya lebo za unyeti vinavyosimamiwa na msimamizi haviweki mipaka kiotomatiki kwa muunganisho tofauti wa moja kwa moja wa SharePoint.