พนักงานอาจใช้ ChatGPT ด้วยที่อยู่อีเมลเดียวกับที่บริษัทของคุณวางแผนจะส่งคำเชิญให้อยู่แล้ว ก่อนส่งคำเชิญ โปรดอธิบายว่าการเข้าร่วมเวิร์กสเปซอาจส่งผลต่อแชต, GPT หรือการสมัครสมาชิกของบุคคลนั้นหรือไม่

ตรวจสอบบัญชีที่มีอยู่ก่อนส่งคำเชิญ

สอบถามว่าพนักงานใช้บัญชี ChatGPT แบบส่วนตัว, Plus หรือ Pro ด้วยที่อยู่อีเมลของบริษัทอยู่แล้วหรือไม่ ยืนยันที่อยู่อีเมลที่จะรับคำเชิญและเวิร์กสเปซของบริษัทที่ต้องการเข้าร่วมให้ถูกต้อง

พนักงานควรตอบรับคำเชิญและลงชื่อเข้าใช้ด้วยที่อยู่อีเมลเดียวกัน การสร้างบัญชีใหม่เพื่อใช้แทนหรือใช้ที่อยู่อีเมลอื่นอาจทำให้ดูเหมือนว่าเวิร์กสเปซที่ต้องการหรือประวัติเดิมหายไป

หากไม่พบคำเชิญ ให้เจ้าของเวิร์กสเปซตรวจสอบคำเชิญที่รอดำเนินการและเลือก ส่งคำเชิญอีกครั้ง หากมีตัวเลือกนี้ คำเชิญที่จัดการผ่าน SCIM ไม่สามารถส่งซ้ำได้โดยตรง หากได้รับคำเชิญที่ไม่คาดคิด โปรดตรวจสอบกับทีมไอทีก่อนลงชื่อเข้าใช้

บัญชี OpenAI หนึ่งบัญชีสามารถมีเวิร์กสเปซส่วนตัวและเวิร์กสเปซของบริษัทแยกกันได้ การเข้าร่วมเวิร์กสเปซของบริษัทและการย้ายเวิร์กสเปซส่วนตัวเป็นคนละการดำเนินการ

ทำความเข้าใจสิ่งที่พนักงานจะเห็น

คำเชิญ แผนของเวิร์กสเปซ และข้อกำหนดในการลงชื่อเข้าใช้จะเป็นตัวกำหนดว่าพนักงานจะเก็บเวิร์กสเปซส่วนตัวไว้แยกต่างหาก หรือจะเห็นตัวเลือกให้ย้ายข้อมูล

ตรวจสอบการย้ายบัญชีส่วนตัวก่อนดำเนินการต่อ

เมื่อคำเชิญเข้าร่วม Enterprise หรือ Edu ใช้โดเมนบริษัทที่ยืนยันแล้ว พนักงานที่มีบัญชีส่วนตัวอยู่ภายใต้อีเมลเดียวกันอาจต้องย้ายบัญชีนั้นก่อนเข้าร่วม พนักงานสามารถโอนแชตและ GPT ที่มีสิทธิ์ไปยังเวิร์กสเปซของบริษัท หรือส่งออกและลบข้อมูลส่วนตัวได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่มี โดยทั่วไป คำเชิญที่ใช้โดเมนซึ่งยังไม่ได้ยืนยันหรือโดเมนภายนอกจะไม่ทำให้ระบบเริ่มการย้ายข้อมูล

การเปลี่ยนที่อยู่อีเมลของบัญชีส่วนตัวไม่ได้ทำให้อีเมลที่ทำงานเดิมพร้อมใช้กับบัญชีใหม่หรือการจัดสรรผ่าน SCIM เสมอไป การเคยใช้ SSO อาจยังส่งผลต่อการเข้าถึงต่อไป แม้จะนำโดเมนที่ยืนยันแล้วออกก็ตาม ติดต่อฝ่ายสนับสนุนของ OpenAI ก่อนทำการเปลี่ยนแปลง อย่านำโดเมนที่ยืนยันแล้วออกหรือสร้างบัญชีใหม่เพื่อใช้เป็นวิธีแก้ขัด

ในกรณีที่ Enterprise หรือ Edu รองรับการสร้างบัญชีอัตโนมัติ การลงชื่อเข้าใช้ด้วยอีเมลบริษัทที่ยืนยันแล้วอาจทำให้ระบบเริ่มกระบวนการย้ายข้อมูลแบบเดียวกัน ตรวจสอบบัญชีที่จะได้รับผลกระทบก่อนเปิดใช้

การสร้างบัญชีอัตโนมัติจะไม่เปิดใช้งานสมาชิกภาพของเวิร์กสเปซที่ถูกนำออกหรือปิดใช้งานแล้วอีกครั้ง หากเห็นข้อความ “ไม่พบบัญชี ChatGPT ที่มีสิทธิ์” ให้เจ้าของหรือผู้ดูแลเวิร์กสเปซยืนยันว่าคุณได้รับอนุญาตแล้วส่งคำเชิญให้คุณอีกครั้ง

ผู้ใช้ที่เพิ่มเข้าเวิร์กสเปซอาจใช้โควตาที่นั่ง แม้ว่าการเข้าถึงผ่านผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัวจะทำให้ลงชื่อเข้าใช้ไม่ได้ก็ตาม หากจับคู่โดเมนที่ยืนยันแล้วเดียวกันกับหลายเวิร์กสเปซ การสร้างบัญชีอัตโนมัติอาจเชิญบุคคลนั้นเข้าร่วมมากกว่าหนึ่งเวิร์กสเปซ ตรวจสอบการจับคู่โดเมนและการตั้งค่าที่เปิดใช้ก่อนเริ่มนำไปใช้งาน

• แชตและถิ่นที่อยู่ของข้อมูล: ข้อกำหนดด้านถิ่นที่อยู่ของข้อมูลอาจทำให้ไม่สามารถโอนแชตส่วนตัวไปยังเวิร์กสเปซของบริษัทได้ หากโอนไม่ได้ ให้ส่งออกข้อมูลสำคัญก่อนเริ่มย้ายและตรวจสอบว่าไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาเปิดได้ หากส่งออกไม่สำเร็จ ให้หยุดและติดต่อฝ่ายสนับสนุนของ OpenAI

• GPT: GPT ส่วนตัวที่เคยแชร์หรือเผยแพร่และถูกย้ายเข้าเวิร์กสเปซของบริษัทอาจปรากฏให้เห็นภายในเวิร์กสเปซนั้น เจ้าของเวิร์กสเปซสามารถตรวจสอบและปรับการมองเห็นของ GPT เหล่านั้นได้ GPT ที่เป็นส่วนตัวก่อนโอนจะยังคงเป็นส่วนตัว

• การสมัครสมาชิก: การสมัคร Plus หรือ Pro ที่มีสิทธิ์และเรียกเก็บเงินผ่านเว็บอาจถูกยกเลิกและคืนเงินผ่านขั้นตอนการย้ายข้อมูลที่แสดง การสมัครสมาชิกที่ซื้อผ่าน Apple หรือ Google อาจต้องยกเลิกแยกต่างหาก

• ประวัติบัญชี: ยืนยันว่าบัญชี แชต และ GPT ใดจะได้รับผลกระทบก่อนตอบรับพรอมต์การย้ายข้อมูล

การย้ายบัญชีส่วนตัวไปยัง Enterprise ที่เสร็จสมบูรณ์แล้วไม่สามารถย้อนกลับได้ ตรวจสอบบัญชี ตัวเลือกที่มี และรายละเอียดการสมัครสมาชิกให้ถูกต้องก่อนดำเนินการต่อ

หลังย้ายข้อมูล แชตและ GPT จะอยู่ภายใต้นโยบายการเข้าถึงและการเก็บรักษาข้อมูลของเวิร์กสเปซบริษัท หากพนักงานออกจากบริษัทหรือสูญเสียสิทธิ์เข้าถึงเวิร์กสเปซ ก็อาจสูญเสียสิทธิ์เข้าถึงเนื้อหานั้นด้วย

ผู้ดูแลระบบ ChatGPT Business ไม่สามารถบังคับให้ผู้อื่นรวมหรือลบเวิร์กสเปซส่วนตัวได้ หากเวิร์กสเปซ Business อัปเกรดเป็น Enterprise ตัวเวิร์กสเปซ Business จะไม่ถูกรวม พนักงานอาจยังได้รับพรอมต์แยกต่างหากให้ย้ายเวิร์กสเปซส่วนตัว

แจ้งให้พนักงานทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้น

ก่อนเริ่มนำไปใช้งาน โปรดแจ้งให้พนักงานทราบเรื่องต่อไปนี้:

• ที่อยู่อีเมลใดจะได้รับคำเชิญ

• ควรเลือกเวิร์กสเปซใดของบริษัท

• ควรใช้วิธีลงชื่อเข้าใช้แบบใด หากเวิร์กสเปซกำหนดให้ใช้ SSO

• พรอมต์การย้ายบัญชีส่วนตัวอาจปรากฏขึ้นหรือไม่

• ควรติดต่อใครก่อนตัดสินใจเกี่ยวกับแชต, GPT หรือการสมัครสมาชิก

อย่าคิดว่าอีเมลคำเชิญ เวลาจัดส่ง หรือพรอมต์การย้ายข้อมูลทุกรายการจะปรับแต่งได้

ทดสอบการนำไปใช้กับกลุ่มเล็กๆ

เชิญพนักงานกลุ่มเล็กๆ ซึ่งรวมถึงผู้ที่มีบัญชีส่วนตัว, Plus หรือ Pro อยู่แล้วตามความเหมาะสม ตรวจสอบคำเชิญ อีเมลบัญชี เวิร์กสเปซบริษัท วิธีลงชื่อเข้าใช้ ตัวเลือกการย้ายข้อมูล ข้อจำกัดด้านถิ่นที่อยู่ของข้อมูล และคำแนะนำเกี่ยวกับการสมัครสมาชิกก่อนเชิญทุกคน

สำหรับการลงชื่อเข้าใช้ของบริษัท โปรดดู: การตั้งค่าการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (SSO) สำหรับผลิตภัณฑ์ OpenAI

สำหรับการลงชื่อเข้าใช้เวิร์กสเปซ ChatGPT Business โปรดดู: การตั้งค่าการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียวสำหรับ ChatGPT Business

หากต้องการซิงค์ผู้ใช้จากผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัว โปรดดู: การจัดสรรและการจัดการด้วย SCIM

หากดูเหมือนว่าเวิร์กสเปซหรือประวัติบัญชีหายไป โปรดดู: การแก้ปัญหา SSO การเข้าถึงเวิร์กสเปซ และการยืนยันโดเมน