ภาพรวม

ก่อนเชิญพนักงานที่ใช้ ChatGPT อยู่แล้ว ให้ยืนยันว่าพนักงานจะใช้บัญชีใด และอธิบายข้อกำหนดในการลงชื่อเข้าใช้เวิร์กสเปซของคุณ ทบทวนตัวเลือกการย้ายข้อมูลร่วมกับพนักงาน เพื่อให้เข้าใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับเนื้อหาส่วนตัว การสมัครสมาชิก และสิทธิ์การเข้าถึงของตน

ตรวจสอบบัญชีที่มีอยู่ก่อนส่งคำเชิญ

สอบถามว่าพนักงานใช้บัญชี ChatGPT ส่วนตัว หรือบัญชี Plus หรือ Pro ด้วยที่อยู่อีเมลบริษัทอยู่แล้วหรือไม่ ยืนยันที่อยู่อีเมลที่จะรับคำเชิญให้ถูกต้อง และยืนยันเวิร์กสเปซของบริษัทที่ต้องการให้เข้าร่วม

พนักงานควรยอมรับคำเชิญและลงชื่อเข้าใช้ด้วยที่อยู่อีเมลเดียวกันนั้น การสร้างบัญชีทดแทนหรือใช้ที่อยู่อีเมลอื่นอาจทำให้ดูเหมือนว่าเวิร์กสเปซที่ต้องการเข้าถึงหรือประวัติเดิมหายไป

หากไม่พบคำเชิญ ให้ขอให้เจ้าของเวิร์กสเปซตรวจสอบคำเชิญที่รอการตอบรับและเลือก ส่งคำเชิญอีกครั้ง หากมีตัวเลือกนี้ ไม่สามารถส่งคำเชิญที่จัดการผ่าน SCIM ซ้ำได้โดยตรง หากได้รับคำเชิญที่ไม่คาดคิด ให้ตรวจสอบกับทีมไอทีก่อนลงชื่อเข้าใช้

บัญชีคือสิ่งที่พนักงานใช้ลงชื่อเข้าใช้ ChatGPT เวิร์กสเปซเป็นที่เก็บแชท เนื้อหา และการตั้งค่าของพนักงาน บัญชีเดียวสามารถเข้าถึงเวิร์กสเปซส่วนตัวและเวิร์กสเปซของบริษัทที่แยกจากกันได้ การเข้าร่วมเวิร์กสเปซของบริษัทและการย้ายเนื้อหาส่วนตัวเป็นคนละขั้นตอนกัน

ทำความเข้าใจสิ่งที่พนักงานจะเห็น

พนักงานอาจเห็นตัวเลือกการลงชื่อเข้าใช้และการเริ่มต้นใช้งานต่างกัน ขึ้นอยู่กับคำเชิญ แผนบริการของเวิร์กสเปซ และบัญชีที่มีอยู่ ใช้ตารางด้านล่างเพื่ออธิบายสิ่งที่พนักงานจะพบในกรณีของตน

ทบทวนการลงชื่อเข้าใช้และการจัดเตรียมบัญชี

การเปลี่ยนที่อยู่อีเมลของบัญชีส่วนตัวไม่ได้หมายความว่าจะนำอีเมลที่ทำงานเดิมไปใช้สร้างบัญชีใหม่หรือจัดเตรียมบัญชีผ่าน SCIM ได้เสมอไป การเคยใช้ SSO อาจยังส่งผลต่อการเข้าถึง แม้จะนำโดเมนที่ยืนยันแล้วออกไปแล้วก็ตาม ติดต่อฝ่ายสนับสนุนของ OpenAI ก่อนทำการเปลี่ยนแปลง อย่าใช้วิธีนำโดเมนที่ยืนยันแล้วออกหรือสร้างบัญชีทดแทนเพื่อเลี่ยงปัญหา

ในกรณีที่ Enterprise หรือ Edu รองรับการสร้างบัญชีอัตโนมัติ การลงชื่อเข้าใช้ด้วยอีเมลบริษัทที่ยืนยันแล้วอาจเริ่มกระบวนการย้ายข้อมูลแบบเดียวกัน ตรวจสอบบัญชีที่จะได้รับผลกระทบก่อนเปิดใช้งาน

การสร้างบัญชีอัตโนมัติจะไม่คืนสถานะสมาชิกเวิร์กสเปซที่ถูกนำออกหรือปิดใช้งานไปแล้ว หากเห็นข้อความ “ไม่พบบัญชี ChatGPT ที่มีสิทธิ์” ให้ขอให้เจ้าของหรือผู้ดูแลเวิร์กสเปซยืนยันสิทธิ์ของคุณและส่งคำเชิญให้คุณอีกครั้ง

ผู้ใช้ที่ถูกเพิ่มเข้าเวิร์กสเปซอาจใช้โควตาที่นั่ง แม้ว่าสิทธิ์การเข้าถึงในระบบผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัวจะทำให้ลงชื่อเข้าใช้ไม่ได้ก็ตาม หากโดเมนที่ยืนยันแล้วเดียวกันเชื่อมโยงกับหลายเวิร์กสเปซ การสร้างบัญชีอัตโนมัติอาจเชิญบุคคลนั้นเข้าร่วมมากกว่าหนึ่งเวิร์กสเปซ ตรวจสอบการเชื่อมโยงโดเมนและการตั้งค่าที่เปิดใช้อยู่ก่อนนำไปใช้งานจริง

ทบทวนตัวเลือกการย้ายข้อมูลและผลกระทบ

เลือกวิธีจัดการเนื้อหาส่วนตัว

ก่อนที่พนักงานจะย้ายเนื้อหาส่วนตัว ให้อธิบายตัวเลือกที่ใช้ได้สำหรับเวิร์กสเปซปลายทางของพนักงาน ยืนยันว่าพนักงานสามารถเก็บเวิร์กสเปซส่วนตัวแยกไว้ได้ หรือต้องดำเนินขั้นตอนย้ายข้อมูลให้เสร็จสิ้น หากพนักงานเก็บเวิร์กสเปซส่วนตัวแยกไว้ การสมัครสมาชิกส่วนตัวจะยังคงมีผลจนกว่าจะยกเลิก ทบทวนเนื้อหาที่รองรับ ข้อยกเว้น และผลกระทบต่อการเข้าถึงร่วมกับพนักงานก่อนดำเนินการต่อ ดูรายละเอียดได้ที่ ตัวเลือกการย้ายข้อมูลจากเวิร์กสเปซส่วนตัว

หากเวิร์กสเปซ Business อัปเกรดเป็น Enterprise ตัวเวิร์กสเปซ Business เองจะไม่ได้ถูกรวมเข้ากับเวิร์กสเปซอื่น พนักงานอาจยังได้รับคำขอให้ย้ายข้อมูลจากเวิร์กสเปซส่วนตัวแยกต่างหากระหว่างขั้นตอนเริ่มต้นใช้งาน Enterprise

เมื่อคำเชิญเข้าร่วม Enterprise หรือ Edu ใช้โดเมนบริษัทที่ยืนยันแล้ว พนักงานที่มีเวิร์กสเปซส่วนตัวอยู่แล้วภายใต้อีเมลบัญชีเดียวกันอาจต้องดำเนินขั้นตอนย้ายข้อมูลให้เสร็จก่อนเข้าร่วม พนักงานอาจเลือกรวมเวิร์กสเปซส่วนตัวเพื่อคัดลอกเนื้อหาประเภทที่รองรับไปยังเวิร์กสเปซของบริษัท หรือส่งออกแล้วลบข้อมูลส่วนตัว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่ใช้ได้ โดยทั่วไป คำเชิญที่ใช้โดเมนที่ยังไม่ได้ยืนยันหรือโดเมนภายนอกจะไม่เริ่มกระบวนการย้ายข้อมูล

ทบทวนเนื้อหาและการสมัครสมาชิก

• แชทและถิ่นที่อยู่ของข้อมูล: ข้อกำหนดด้านถิ่นที่อยู่ของข้อมูลอาจทำให้ไม่สามารถโอนแชทส่วนตัวไปยังเวิร์กสเปซของบริษัทได้ หากโอนไม่ได้ ให้ส่งออกข้อมูลสำคัญจากเวิร์กสเปซส่วนตัวก่อนเริ่มย้ายข้อมูล และตรวจสอบว่าเปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาได้ เวิร์กสเปซ ChatGPT Business หรือ Enterprise ไม่รองรับการส่งออกข้อมูลด้วยตนเอง หากส่งออกไม่สำเร็จ ให้หยุดดำเนินการและติดต่อฝ่ายสนับสนุนของ OpenAI

• GPT: GPT ที่ย้ายมาจะเป็นส่วนตัว และจะไม่แชร์กับสมาชิกคนอื่นในเวิร์กสเปซโดยอัตโนมัติ หากเคยแชร์ GPT ผ่านลิงก์สาธารณะหรือเผยแพร่ใน GPT Store จะต้องแชร์สำเนาที่ย้ายมาอีกครั้งเพื่อให้ผู้อื่นใช้งานได้ ตัวเลือกการแชร์ที่ใช้ได้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของเวิร์กสเปซปลายทางและสิทธิ์ของผู้ใช้

• การสมัครสมาชิก: การสมัครสมาชิก Plus หรือ Pro ที่เรียกเก็บเงินผ่านเว็บและเข้าเกณฑ์ อาจได้รับการยกเลิกและคืนเงินผ่านกระบวนการย้ายข้อมูลที่แสดง การสมัครสมาชิกที่ซื้อผ่าน Apple หรือ Google อาจต้องยกเลิกแยกต่างหาก

• เนื้อหาส่วนตัว: ก่อนยอมรับคำขอให้ย้ายข้อมูล ให้ยืนยันว่าแชทและ GPT ที่จะได้รับผลกระทบอยู่ในบัญชีและเวิร์กสเปซส่วนตัวใด พนักงานไม่สามารถเลือกโอนเฉพาะบางแชท บางโปรเจกต์ หรือบางไฟล์ได้

• Sites: Sites จะไม่ถูกโอนเมื่อย้ายข้อมูลจากเวิร์กสเปซส่วนตัวไปยัง Business หรือ Enterprise

ดูรายการเนื้อหาที่รองรับและข้อยกเว้นทั้งหมดได้ที่ คำแนะนำในการย้ายข้อมูลจากเวิร์กสเปซส่วนตัว

ทำความเข้าใจการเข้าถึงหลังย้ายข้อมูล

การย้ายข้อมูลจะคัดลอกเนื้อหาส่วนตัวประเภทที่รองรับไปยังเวิร์กสเปซของบริษัท และปิดใช้งานเวิร์กสเปซส่วนตัว ไม่มีตัวเลือกเลิกทำที่จะย้ายเนื้อหาจากเวิร์กสเปซของบริษัทกลับไปยังเวิร์กสเปซส่วนตัว หากเวิร์กสเปซ Business ถูกปิดใช้งานในภายหลัง จะมีกระบวนการกู้คืนแยกต่างหากที่สามารถเปิดใช้งานเวิร์กสเปซส่วนตัวเดิมและข้อมูลในนั้นได้อีกครั้ง กระบวนการนี้จะไม่คืนสิทธิ์เข้าถึง Business หรือคัดลอกกิจกรรมใน Business กลับมา

หลังย้ายข้อมูล แชทและ GPT จะอยู่ภายใต้นโยบายการเข้าถึงและการเก็บรักษาข้อมูลของเวิร์กสเปซบริษัท หากพนักงานออกจากบริษัทหรือสูญเสียสิทธิ์เข้าถึงเวิร์กสเปซ ก็อาจสูญเสียสิทธิ์เข้าถึงเนื้อหานั้นด้วย

วางแผนการเข้าถึงบัญชีส่วนตัว

การเข้าถึงบัญชียังคงสำคัญแม้จะผ่านขั้นตอนเริ่มต้นใช้งานแล้ว เวิร์กสเปซส่วนตัวที่ใช้อีเมลที่ทำงานไม่เหมือนกับบัญชีแยกที่ใช้ที่อยู่อีเมลซึ่งพนักงานเป็นเจ้าของเอง แม้จะแยกเวิร์กสเปซออกจากกัน การเข้าถึงบัญชีนั้นของพนักงานก็ยังคงผูกกับที่อยู่อีเมลบริษัท

สำหรับการใช้งานส่วนตัว แนะนำให้ใช้บัญชีแยกที่มีที่อยู่อีเมลซึ่งพนักงานเป็นเจ้าของและควบคุมเอง พนักงานควรเก็บบทสนทนาและข้อมูลส่วนตัวไว้ในบัญชีนั้น แทนบัญชีที่ผูกกับอีเมลที่ทำงานหรืออีเมลองค์กร

เมื่อการจ้างงานสิ้นสุดลง หากพนักงานไม่สามารถเข้าถึงบัญชีอีเมลบริษัทหรือเวิร์กสเปซขององค์กรได้อีก ก็อาจสูญเสียสิทธิ์เข้าถึงบัญชีหรือเวิร์กสเปซที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลในนั้น เนื้อหาในเวิร์กสเปซของบริษัทจะไม่ย้ายกลับไปยังเวิร์กสเปซส่วนตัว อธิบายผลกระทบต่อการเข้าถึงเหล่านี้ก่อนที่พนักงานจะดำเนินขั้นตอนเริ่มต้นใช้งานหรือย้ายข้อมูลเสร็จสิ้น

แจ้งให้พนักงานทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้น

ก่อนเริ่มนำไปใช้ โปรดแจ้งให้พนักงานทราบเรื่องต่อไปนี้

• ที่อยู่อีเมลใดจะได้รับคำเชิญ

• ควรเลือกเวิร์กสเปซใดของบริษัท

• ควรใช้วิธีลงชื่อเข้าใช้แบบใด หากเวิร์กสเปซกำหนดให้ใช้ SSO

• พรอมต์ให้ย้ายเวิร์กสเปซส่วนตัวอาจปรากฏขึ้นหรือไม่

• ควรติดต่อใครก่อนตัดสินใจเกี่ยวกับแชต GPT หรือการสมัครใช้บริการ

อย่าคาดว่าคุณจะปรับแต่งอีเมลคำเชิญ ระยะเวลาในการจัดส่ง หรือพรอมต์ให้ย้ายข้อมูลได้ทุกกรณี

ทดสอบการนำไปใช้กับกลุ่มเล็กๆ

เชิญพนักงานกลุ่มเล็กๆ ซึ่งรวมถึงผู้ที่มีบัญชีส่วนตัว, Plus หรือ Pro อยู่แล้วตามความเหมาะสม ตรวจสอบคำเชิญ อีเมลบัญชี เวิร์กสเปซบริษัท วิธีลงชื่อเข้าใช้ ตัวเลือกการย้ายข้อมูล ข้อจำกัดด้านถิ่นที่อยู่ของข้อมูล และคำแนะนำเกี่ยวกับการสมัครสมาชิกก่อนเชิญทุกคน

สำหรับการลงชื่อเข้าใช้ของบริษัท โปรดดู: การตั้งค่าการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (SSO) สำหรับผลิตภัณฑ์ OpenAI

สำหรับการลงชื่อเข้าใช้เวิร์กสเปซ ChatGPT Business โปรดดู: การตั้งค่าการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียวสำหรับ ChatGPT Business

หากต้องการซิงค์ผู้ใช้จากผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัว โปรดดู: การจัดสรรและการจัดการด้วย SCIM

หากดูเหมือนว่าเวิร์กสเปซหรือประวัติบัญชีหายไป โปรดดู: การแก้ปัญหา SSO การเข้าถึงเวิร์กสเปซ และการยืนยันโดเมน