Bir çalışan, şirketinizin davet göndermeyi planladığı e-posta adresiyle ChatGPT'yi zaten kullanıyor olabilir. Davetleri göndermeden önce çalışma alanına katılmanın çalışanın sohbetlerini, GPT'lerini veya aboneliğini etkileyip etkilemeyeceğini açıklayın.
Davetleri göndermeden önce mevcut hesapları kontrol edin
Çalışanlara, şirket e-posta adresleriyle kullandıkları kişisel, Plus veya Pro ChatGPT hesapları olup olmadığını sorun. Daveti alacak e-posta adresini ve davetin gönderileceği şirket çalışma alanını doğrulayın.
Çalışanlar daveti kabul etmeli ve aynı e-posta adresiyle oturum açmalıdır. Yeni bir hesap oluşturmak veya farklı bir adres kullanmak, beklenen çalışma alanının ya da mevcut geçmişin kayıp görünmesine yol açabilir.
Davet ulaşmadıysa bir çalışma alanı sahibinden bekleyen davetleri kontrol etmesini ve seçenek mevcutsa Daveti yeniden gönder'i seçmesini isteyin. SCIM tarafından yönetilen davetler doğrudan yeniden gönderilemez. Beklenmedik bir davet aldıysanız oturum açmadan önce BT ekibinizle doğrulayın.
Tek bir OpenAI hesabında ayrı kişisel ve şirket çalışma alanları bulunabilir. Bir şirket çalışma alanına katılmak ile kişisel çalışma alanını taşımak farklı işlemlerdir.
Çalışanların karşılaşacağı deneyimi anlayın
Davet, çalışma alanı planı ve oturum açma gereksinimleri; çalışanın ayrı bir kişisel çalışma alanını koruyup korumayacağını veya bir taşıma seçeneği görüp görmeyeceğini belirler.
| Durum | Çalışma alanında oturum açma | Beklenen deneyim |
|---|---|---|
| Uygun bir Enterprise veya Edu çalışma alanına davet edildi | Gerektiğinde SSO (çoklu oturum açma). | Şirket çalışma alanına katılır; uygun bir kişisel hesap varsa taşıma promptu gösterilebilir. |
| Bir ChatGPT Business çalışma alanına davet edildi | Çalışma alanının izin verdiği oturum açma yöntemi. | Business çalışma alanına katılır; yöneticiler kişisel çalışma alanının birleştirilmesini veya silinmesini zorunlu kılamaz. |
| Çalışma alanı daveti veya onaylı kayıt yok | Çalışanın mevcut oturum açma yöntemi. | Kişisel çalışma alanı genellikle ayrı kalır; yalnızca oturum açmak çalışma alanı üyeliği oluşturmaz. |
Devam etmeden önce kişisel hesap taşıma işlemini inceleyin
Enterprise veya Edu daveti doğrulanmış bir şirket alan adını kullanıyorsa aynı e-posta adresiyle mevcut bir kişisel hesabı bulunan çalışanın katılmadan önce bu hesabı taşıması gerekebilir. Çalışan, sunulan seçeneklere bağlı olarak uygun sohbetleri ve GPT'leri şirket çalışma alanına aktarabilir veya kişisel verilerini dışa aktarıp silebilir. Doğrulanmamış veya harici bir alan adıyla gönderilen davet genellikle taşıma işlemini tetiklemez.
Kişisel hesaptaki e-posta adresinin değiştirilmesi, önceki iş e-postasının yeni bir hesap veya SCIM sağlaması için kullanılabilmesini mutlaka sağlamaz. Daha önce SSO (çoklu oturum açma) kullanılmış olması, doğrulanmış alan adı kaldırıldıktan sonra da erişimi etkilemeye devam edebilir. Değişiklik yapmadan önce OpenAI Destek ile iletişime geçin. Geçici çözüm olarak doğrulanmış bir alan adını kaldırmayın veya yeni bir hesap oluşturmayın.
Enterprise veya Edu için otomatik hesap oluşturma kullanılabiliyorsa doğrulanmış bir şirket e-postasıyla oturum açmak aynı taşıma deneyimini tetikleyebilir. Bu özelliği etkinleştirmeden önce etkilenen hesapları inceleyin.
Otomatik hesap oluşturma, kaldırılmış veya devre dışı bırakılmış bir çalışma alanı üyeliğini yeniden etkinleştirmez. “Uygun ChatGPT hesabı bulunamadı” mesajını görürseniz bir çalışma alanı sahibinden veya yöneticisinden yetkinizi doğrulamasını ve sizi yeniden davet etmesini isteyin.
Çalışma alanına eklenen bir kullanıcı, kimlik sağlayıcısı erişimi oturum açmasını engellese bile lisans kullanabilir. Aynı doğrulanmış alan adı birden fazla çalışma alanıyla eşleştirilmişse otomatik hesap oluşturma özelliği kişiyi birden fazla çalışma alanına davet edebilir. Kullanıma sunmadan önce alan adı eşlemelerini ve etkin ayarları inceleyin.
Sohbetler ve veri yerleşimi: Veri yerleşimi gereksinimleri, kişisel sohbetlerin şirket çalışma alanına aktarılmasını engelleyebilir. Aktarım kullanılamıyorsa taşıma işlemini başlatmadan önce önemli verileri dışa aktarın ve indirilen dosyanın açıldığını doğrulayın. Dışa aktarma başarısız olursa işlemi durdurun ve OpenAI Destek ile iletişime geçin.
GPT'ler: Daha önce paylaşılmış veya yayımlanmış kişisel GPT'ler şirket çalışma alanına taşındığında burada görünür hâle gelebilir. Bir çalışma alanı sahibi bunların görünürlüğünü inceleyip güncelleyebilir. Aktarımdan önce gizli olan GPT'ler gizli kalır.
Abonelikler: Web üzerinden faturalandırılan uygun bir Plus veya Pro aboneliği, gösterilen taşıma akışıyla iptal edilip ücret iadesi yapılabilir. Apple veya Google üzerinden satın alınan bir aboneliğin ayrıca iptal edilmesi gerekebilir.
Hesap geçmişi: Bir taşıma promptunu kabul etmeden önce hangi hesabın, sohbetlerin ve GPT'lerin etkileneceğini doğrulayın.
Tamamlanan kişisel hesaptan Enterprise hesabına taşıma işlemi geri alınamaz. Devam etmeden önce doğru hesabı, sunulan seçenekleri ve abonelik ayrıntılarını kontrol edin.
Taşıma sonrasında sohbetler ve GPT'ler, şirket çalışma alanının erişim ve saklama politikalarına tabi olur. Bir çalışan şirketten ayrılır veya çalışma alanına erişimini kaybederse bu içeriğe erişimini de kaybedebilir.
ChatGPT Business yöneticileri, kişisel çalışma alanının birleştirilmesini veya silinmesini zorunlu kılamaz. Bir Business çalışma alanı Enterprise'a yükseltilirse Business çalışma alanının kendisi birleştirilmez; çalışana yine de kişisel çalışma alanını taşımaya yönelik ayrı bir prompt gösterilebilir.
Çalışanlara neyle karşılaşacaklarını açıklayın
Kullanıma sunmadan önce çalışanlara şunları bildirin:
Davetin hangi e-posta adresine gönderileceği.
Hangi şirket çalışma alanının seçileceği.
Çalışma alanı SSO (çoklu oturum açma) gerektiriyorsa hangi oturum açma yönteminin kullanılacağı.
Kişisel hesap taşıma promptunun gösterilip gösterilemeyeceği.
Sohbetler, GPT'ler veya aboneliklerle ilgili karar vermeden önce kiminle iletişime geçileceği.
Her davet e-postasının, teslimat zamanının veya taşıma promptunun özelleştirilebileceğini varsaymayın.
Kullanıma sunma sürecini küçük bir grupla test edin
İlgili olduğunda mevcut kişisel, Plus veya Pro hesapları olan çalışanların da bulunduğu küçük bir grubu davet edin. Herkesi davet etmeden önce daveti, hesap e-postasını, şirket çalışma alanını, oturum açma yöntemini, taşıma seçeneklerini, veri yerleşimi kısıtlamalarını ve abonelik yönlendirmelerini kontrol edin.
Şirket hesabıyla oturum açma hakkında bilgi için: OpenAI ürünlerinde SSO (çoklu oturum açma) kurulumu.
ChatGPT Business çalışma alanında oturum açma hakkında bilgi için: ChatGPT Business için SSO (çoklu oturum açma) kurulumu.
Kullanıcıları kimlik sağlayıcınızdan eşitlemeyi planlıyorsanız: SCIM sağlama ve yönetimi.
Bir çalışma alanı veya hesap geçmişi kayıp görünüyorsa: SSO (çoklu oturum açma), çalışma alanı erişimi ve alan adı doğrulama sorunlarını giderme.