Genel bakış
ChatGPT'yi zaten kullanan çalışanları davet etmeden önce hangi hesabı kullanacaklarını doğrulayın ve çalışma alanınızın oturum açma gereksinimlerini açıklayın. Kişisel içeriklerinin, aboneliklerinin ve erişimlerinin nasıl etkileneceğini anlamaları için taşıma seçeneklerini onlarla birlikte gözden geçirin.
Davetleri göndermeden önce mevcut hesapları kontrol edin
Çalışanlara şirket e-posta adresleriyle zaten kişisel, Plus veya Pro bir ChatGPT hesabı kullanıp kullanmadıklarını sorun. Davetin gönderileceği e-posta adresini tam olarak doğrulayın ve hedeflenen şirket çalışma alanını kontrol edin.
Çalışanlar daveti kabul etmeli ve aynı e-posta adresiyle oturum açmalıdır. Mevcut hesabın yerine yeni bir hesap oluşturmak veya farklı bir adres kullanmak, beklenen çalışma alanının ya da mevcut geçmişin kaybolmuş gibi görünmesine neden olabilir.
Bir davet ulaşmadıysa çalışma alanı sahibinden bekleyen davetleri kontrol etmesini ve varsa Daveti yeniden gönder seçeneğini kullanmasını isteyin. SCIM ile yönetilen davetler doğrudan yeniden gönderilemez. Beklemediğiniz bir davet alırsanız oturum açmadan önce BT ekibinizle daveti doğrulayın.
Hesap, çalışanın ChatGPT'de oturum açmak için kullandığı kimliktir. Çalışma alanı ise çalışanın sohbetlerini, içeriklerini ve ayarlarını barındırır. Tek bir hesapla birbirinden ayrı kişisel ve şirket çalışma alanlarına erişilebilir. Şirket çalışma alanına katılmak ve kişisel içerikleri taşımak ayrı işlemlerdir.
Çalışanların nelerle karşılaşacağını öğrenin
Çalışanlar, davetlerine, çalışma alanı planlarına ve mevcut hesaplarına bağlı olarak farklı oturum açma ve katılım seçenekleri görebilir. Karşılaşacakları süreci açıklamak için aşağıdaki tabloyu kullanın.
| Durum | Çalışma alanında oturum açma | Beklenen süreç |
|---|---|---|
| Uygun bir Enterprise veya Edu çalışma alanına davet edildi | Gerekli olduğunda çoklu oturum açma. | Şirket çalışma alanına katılır; mevcut bir kişisel çalışma alanı olan ve koşulları karşılayan kullanıcılar bir taşıma istemi görebilir. |
| Bir ChatGPT Business çalışma alanına davet edildi | Çalışma alanının izin verdiği oturum açma yöntemi. | Business çalışma alanına katılır. Çalışanlar kişisel çalışma alanlarını ayrı tutabilir veya Business ile birleştirmeyi seçebilir; yöneticiler birleştirmeyi ya da silmeyi zorunlu kılamaz. |
| Çalışma alanı daveti veya onaylanmış kayıt yok | Çalışanın mevcut oturum açma yöntemi. | Kişisel çalışma alanı genellikle ayrı kalır; yalnızca oturum açmak çalışma alanı üyeliği oluşturmaz. |
Oturum açma ve hesap sağlama süreçlerini gözden geçirin
Kişisel bir hesabın e-posta adresini değiştirmek, önceki iş e-posta adresini her zaman yeni bir hesap veya SCIM ile hesap sağlama için kullanılabilir hâle getirmez. Önceki SSO (çoklu oturum açma) kullanımı, doğrulanmış bir alan adı kaldırıldıktan sonra da erişimi etkilemeye devam edebilir. Değişiklik yapmadan önce OpenAI Destek ile iletişime geçin. Geçici bir çözüm olarak doğrulanmış bir alan adını kaldırmayın veya mevcut hesabın yerine yeni bir hesap oluşturmayın.
Enterprise veya Edu için otomatik hesap oluşturma kullanılabiliyorsa doğrulanmış bir şirket e-posta adresiyle oturum açmak aynı taşıma sürecini başlatabilir. Bu özelliği etkinleştirmeden önce etkilenecek hesapları gözden geçirin.
Otomatik hesap oluşturma, kaldırılmış veya devre dışı bırakılmış bir çalışma alanı üyeliğini yeniden etkinleştirmez. “Uygun ChatGPT hesabı bulunamadı” mesajını görürseniz bir çalışma alanı sahibinden veya yöneticisinden yetkinizi doğrulamasını ve sizi yeniden davet etmesini isteyin.
Çalışma alanına eklenen bir kullanıcı, kimlik sağlayıcısındaki erişim durumu oturum açmasını engellese bile bir kullanıcı kontenjanını doldurabilir. Aynı doğrulanmış alan adı birden fazla çalışma alanıyla eşleştirilmişse otomatik hesap oluşturma, kişiyi birden fazla çalışma alanına davet edebilir. Kullanıma sunmadan önce alan adı eşleştirmelerini ve etkin ayarları gözden geçirin.
Taşıma seçeneklerini ve sonuçlarını gözden geçirin
Kişisel içeriklerin nasıl ele alınacağını seçin
Çalışanlar kişisel içeriklerini taşımadan önce hedef çalışma alanlarında kullanabilecekleri seçenekleri açıklayın. Kişisel çalışma alanlarını ayrı tutup tutamayacaklarını veya bir taşıma adımını tamamlamaları gerekip gerekmediğini doğrulayın. Çalışanlar kişisel çalışma alanlarını ayrı tutarsa varsa kişisel abonelikleri iptal edilene kadar devam eder. Devam etmeden önce desteklenen içerikleri, kapsam dışı öğeleri ve erişim açısından doğacak sonuçları onlarla birlikte gözden geçirin. Ayrıntılar için kişisel çalışma alanını taşıma seçeneklerine bakın.
Bir Business çalışma alanı Enterprise'a yükseltilirse Business çalışma alanının kendisi birleştirilmez. Ancak çalışan, Enterprise'a katılım sırasında kişisel çalışma alanını taşımaya yönelik ayrı bir istemle karşılaşabilir.
Bir Enterprise veya Edu daveti doğrulanmış bir şirket alan adı kullanıyorsa aynı hesap e-posta adresine bağlı kişisel çalışma alanı olan bir çalışanın katılmadan önce bir taşıma adımını tamamlaması gerekebilir. Sunulan seçeneklere bağlı olarak çalışan, desteklenen içerikleri şirket çalışma alanına kopyalamak için kişisel çalışma alanını birleştirebilir veya kişisel verilerini dışa aktarıp silebilir. Doğrulanmamış veya harici bir alan adı kullanan davetler genellikle taşıma sürecini başlatmaz.
İçerikleri ve abonelikleri gözden geçirin
Sohbetler ve veri yerleşimi: Veri yerleşimi gereksinimleri, kişisel sohbetlerin şirket çalışma alanına aktarılmasını engelleyebilir. Aktarım yapılamıyorsa taşıma işlemine başlamadan önce kişisel çalışma alanındaki önemli verileri dışa aktarın ve indirilen dosyanın açıldığını doğrulayın. ChatGPT Business veya Enterprise çalışma alanlarında kullanıcılar verilerini kendileri dışa aktaramaz. Dışa aktarma işlemi başarısız olursa durun ve OpenAI Destek ile iletişime geçin.
GPT'ler: Taşınan GPT'ler gizlidir ve diğer çalışma alanı üyeleriyle otomatik olarak paylaşılmaz. Bir GPT daha önce herkese açık bir bağlantıyla paylaşılmış veya GPT Store'da yayımlanmışsa başkalarının kullanabilmesi için taşınan kopyasının yeniden paylaşılması gerekir. Kullanılabilecek paylaşım seçenekleri, hedef çalışma alanının ayarlarına ve kullanıcının izinlerine bağlıdır.
Abonelikler: Web üzerinden faturalandırılan ve koşulları karşılayan bir Plus veya Pro aboneliği, ekranda gösterilen taşıma süreci üzerinden iptal edilip ücreti iade edilebilir. Apple veya Google üzerinden satın alınan bir aboneliğin ayrıca iptal edilmesi gerekebilir.
Kişisel içerikler: Taşıma istemini kabul etmeden önce etkilenecek sohbetlerin ve GPT'lerin hangi hesapta ve kişisel çalışma alanında bulunduğunu doğrulayın. Çalışanlar aktarılacak sohbetleri, projeleri veya dosyaları tek tek seçemez.
Sites: Sites, kişisel çalışma alanından Business veya Enterprise'a taşıma işlemlerinde aktarılmaz.
Desteklenen içeriklerin ve kapsam dışı öğelerin tam listesi için kişisel çalışma alanını taşıma kılavuzuna bakın.
Taşıma sonrasında erişimin nasıl değiştiğini öğrenin
Taşıma işlemi, desteklenen kişisel içerikleri şirket çalışma alanına kopyalar ve kişisel çalışma alanını devre dışı bırakır. Şirket çalışma alanındaki içerikleri kişisel çalışma alanına geri taşıyan bir geri alma seçeneği yoktur. Business çalışma alanı daha sonra devre dışı bırakılırsa ayrı bir kurtarma süreciyle orijinal kişisel çalışma alanı ve verileri yeniden etkinleştirilebilir. Bu işlem, Business erişimini geri getirmez veya Business'taki etkinlikleri geri kopyalamaz.
Taşıma işleminden sonra sohbetler ve GPT'ler, şirket çalışma alanının erişim ve saklama politikalarına tabi olur. Bir çalışan şirketten ayrılır veya çalışma alanına erişimini kaybederse bu içeriklere erişimini de kaybedebilir.
Kişisel hesaba erişimi planlayın
Hesaba erişim, katılım sürecinden sonra da önemlidir. İş e-posta adresine bağlı bir kişisel çalışma alanı, çalışanın kendisine ait bir e-posta adresiyle açtığı ayrı bir hesapla aynı şey değildir. Çalışma alanlarını ayrı tutmak, çalışanın o hesaba erişimini şirket e-posta adresinden bağımsız hâle getirmez.
Kişisel kullanım için çalışanın kendisine ait ve kendi kontrolünde olan bir e-posta adresiyle ayrı bir hesap açmasını önerin. Çalışanlar, kişisel sohbetlerini ve verilerini iş veya kurumsal e-posta adresine bağlı bir hesap yerine bu hesapta tutmalıdır.
İş ilişkisi sona erdiğinde çalışanlar, şirket e-posta hesaplarına veya kurumsal çalışma alanlarına erişimlerini kaybederlerse ilgili hesaba ya da çalışma alanına ve buradaki verilere de erişimlerini kaybedebilir. Şirket çalışma alanındaki içerikler kişisel çalışma alanına geri taşınmaz. Çalışanlar katılım veya taşıma sürecini tamamlamadan önce erişimle ilgili bu sonuçları açıklayın.
Çalışanlara neler beklemeleri gerektiğini açıklayın
Kullanıma sunmadan önce çalışanlara şunları bildirin:
Davetin hangi e-posta adresine gönderileceği.
Hangi şirket çalışma alanının seçileceği.
Çalışma alanı SSO (çoklu oturum açma) gerektiriyorsa hangi oturum açma yönteminin kullanılacağı.
Kişisel çalışma alanı taşıma promptunun görünüp görünmeyeceği.
Sohbetler, GPT'ler veya aboneliklerle ilgili karar vermeden önce kiminle iletişime geçileceği.
Her davet e-postasının, teslimat zamanının veya taşıma promptunun özelleştirilebileceğini varsaymayın.
Kullanıma sunma sürecini küçük bir grupla test edin
İlgili olduğunda mevcut kişisel, Plus veya Pro hesapları olan çalışanların da bulunduğu küçük bir grubu davet edin. Herkesi davet etmeden önce daveti, hesap e-postasını, şirket çalışma alanını, oturum açma yöntemini, taşıma seçeneklerini, veri yerleşimi kısıtlamalarını ve abonelik yönlendirmelerini kontrol edin.
Şirket hesabıyla oturum açma hakkında bilgi için: OpenAI ürünlerinde SSO (çoklu oturum açma) kurulumu.
ChatGPT Business çalışma alanında oturum açma hakkında bilgi için: ChatGPT Business için SSO (çoklu oturum açma) kurulumu.
Kullanıcıları kimlik sağlayıcınızdan eşitlemeyi planlıyorsanız: SCIM sağlama ve yönetimi.
Bir çalışma alanı veya hesap geçmişi kayıp görünüyorsa: SSO (çoklu oturum açma), çalışma alanı erişimi ve alan adı doğrulama sorunlarını giderme.