Огляд
Перш ніж запрошувати працівників, які вже користуються ChatGPT, уточніть, який обліковий запис вони використовуватимуть, і поясніть вимоги до входу у ваш робочий простір. Обговоріть із ними доступні варіанти перенесення, щоб вони розуміли, що станеться з їхнім особистим вмістом, передплатами й доступом.
Перевірте наявні облікові записи, перш ніж надсилати запрошення
Запитайте, чи працівники вже користуються особистим обліковим записом ChatGPT або обліковим записом із передплатою Plus чи Pro, прив’язаним до корпоративної електронної адреси. Уточніть точну електронну адресу для надсилання запрошення та корпоративний робочий простір, до якого потрібно приєднатися.
Працівники мають прийняти запрошення та ввійти з тією самою електронною адресою. Якщо створити обліковий запис на заміну або використати іншу адресу, може здаватися, що потрібний робочий простір чи наявна історія зникли.
Якщо запрошення немає, попросіть власника робочого простору перевірити запрошення, що очікують на прийняття, і вибрати Надіслати запрошення повторно, якщо ця опція доступна. Запрошення, якими керує SCIM, не можна надіслати повторно безпосередньо. Якщо ви отримали неочікуване запрошення, перевірте його з ІТ-відділом, перш ніж входити.
Обліковий запис — це те, що працівник використовує для входу в ChatGPT. Робочий простір містить його чати, вміст і налаштування. Один обліковий запис може мати доступ до окремих особистого та корпоративного робочих просторів. Приєднання до корпоративного робочого простору та перенесення особистого вмісту — це окремі дії.
З’ясуйте, що побачать працівники
Працівники можуть бачити різні варіанти входу та початкового налаштування залежно від запрошення, тарифного плану робочого простору й наявного облікового запису. За допомогою таблиці нижче поясніть, чого їм очікувати у своїй ситуації.
| Ситуація | Вхід у робочий простір | Чого очікувати |
|---|---|---|
| Запрошено до робочого простору Enterprise або Edu, що відповідає вимогам | Єдиний вхід, якщо він обов’язковий. | Приєднання до корпоративного робочого простору; користувачі, які відповідають вимогам і мають особистий робочий простір, можуть побачити пропозицію перенесення. |
| Запрошено до робочого простору ChatGPT Business | Спосіб входу, дозволений у робочому просторі. | Приєднання до робочого простору Business. Працівники можуть залишити особистий робочий простір окремим або об’єднати його з Business; адміністратори не можуть вимагати об’єднання чи видалення. |
| Немає запрошення до робочого простору або схваленого приєднання | Поточний спосіб входу працівника. | Особистий робочий простір зазвичай залишається окремим; сам по собі вхід не надає членства в робочому просторі. |
Перевірте налаштування входу та створення облікових записів
Зміна електронної адреси особистого облікового запису не обов’язково звільняє попередню робочу адресу для нового облікового запису або створення облікового запису через SCIM. Попереднє використання єдиного входу також може й надалі впливати на доступ після видалення підтвердженого домену. Перш ніж вносити зміни, зверніться до служби підтримки OpenAI. Не видаляйте підтверджений домен і не створюйте обліковий запис на заміну, щоб обійти проблему.
Якщо для Enterprise або Edu доступне автоматичне створення облікових записів, вхід із підтвердженою корпоративною електронною адресою може запустити ту саму процедуру перенесення. Перш ніж увімкнути цю функцію, перевірте облікові записи, яких вона стосуватиметься.
Автоматичне створення облікових записів не відновлює видалене або деактивоване членство в робочому просторі. Якщо ви бачите повідомлення «Не знайдено облікового запису ChatGPT, що відповідає вимогам», попросіть власника або адміністратора робочого простору підтвердити ваше право доступу та запросити вас повторно.
Користувач, доданий до робочого простору, може займати місце, навіть якщо налаштування доступу в постачальника посвідчень не дають йому ввійти. Якщо той самий підтверджений домен пов’язаний із кількома робочими просторами, автоматичне створення облікового запису може спричинити надсилання запрошень до кількох робочих просторів. Перед впровадженням перевірте зв’язки доменів із робочими просторами та ввімкнені налаштування.
Розгляньте варіанти перенесення та їхні наслідки
Виберіть, що робити з особистим вмістом
Перш ніж працівники перенесуть особистий вміст, поясніть, які варіанти доступні для їхнього цільового робочого простору. Уточніть, чи можуть вони залишити особистий робочий простір окремим, чи мають пройти етап перенесення. Якщо працівники залишать особистий робочий простір окремим, усі особисті передплати діятимуть до їх скасування. Перш ніж працівники продовжать, обговоріть із ними підтримувані типи вмісту, винятки та наслідки для доступу. Докладніше див. у статті про варіанти перенесення особистого робочого простору.
Якщо робочий простір Business переходить на Enterprise, сам робочий простір Business не об’єднується з іншим. Під час початкового налаштування Enterprise працівник усе одно може отримати окрему пропозицію перенести особистий робочий простір.
Якщо запрошення до Enterprise або Edu надсилається на адресу в підтвердженому корпоративному домені, працівникові з наявним особистим робочим простором під тією самою електронною адресою облікового запису може знадобитися пройти етап перенесення, перш ніж приєднатися. Залежно від доступних варіантів працівник може об’єднати особистий робочий простір із корпоративним, скопіювавши вміст підтримуваних типів, або експортувати й видалити особисті дані. Запрошення на адресу в непідтвердженому або зовнішньому домені зазвичай не запускає перенесення.
Перевірте вміст і передплати
Чати й вимоги до локалізації даних: вимоги до локалізації даних можуть унеможливити перенесення особистих чатів у корпоративний робочий простір. Якщо перенесення чатів недоступне, експортуйте важливі дані з особистого робочого простору до початку перенесення та переконайтеся, що завантажений файл відкривається. У робочих просторах ChatGPT Business або Enterprise самостійний експорт даних недоступний. Якщо експортувати дані не вдалося, не продовжуйте перенесення та зверніться до служби підтримки OpenAI.
GPT: перенесені GPT є приватними, і доступ до них не надається іншим учасникам робочого простору автоматично. Якщо раніше до GPT було надано доступ за публічним посиланням або його було опубліковано в GPT Store, потрібно повторно надати доступ до перенесеної копії, щоб інші могли нею користуватися. Доступні способи надання доступу залежать від налаштувань цільового робочого простору та дозволів користувача.
Передплати: передплату Plus або Pro, оформлену на сайті, можна скасувати й отримати відшкодування під час запропонованої процедури перенесення, якщо вона відповідає встановленим умовам. Передплату, придбану через Apple або Google, може знадобитися скасувати окремо.
Особистий вміст: перш ніж погодитися на перенесення, уточніть, у якому обліковому записі та особистому робочому просторі містяться чати й GPT, яких воно стосується. Працівники не можуть вибирати окремі чати, проєкти чи файли для перенесення.
Sites: об’єкти Sites не переносяться з особистого робочого простору в Business або Enterprise.
Повний перелік підтримуваних типів вмісту й винятків див. у рекомендаціях щодо перенесення особистого робочого простору.
З’ясуйте, як зміниться доступ після перенесення
Під час перенесення особистий вміст підтримуваних типів копіюється в корпоративний робочий простір, а особистий робочий простір деактивується. Скасувати цю дію та повернути вміст із корпоративного робочого простору в особистий неможливо. Якщо робочий простір Business згодом буде деактивовано, окрема процедура відновлення дасть змогу повторно активувати початковий особистий робочий простір і його дані. Це не відновлює доступ до Business і не копіює назад дані про дії в Business.
Після перенесення на чати й GPT поширюються політики доступу та зберігання даних корпоративного робочого простору. Якщо працівник звільниться або втратить доступ до робочого простору, він також може втратити доступ до цього вмісту.
Подбайте про доступ до особистого облікового запису
Доступ до облікового запису важливий і після початкового налаштування. Особистий робочий простір, пов’язаний із робочою електронною адресою, — це не те саме, що окремий обліковий запис з електронною адресою, яка належить працівникові особисто. Навіть якщо робочі простори залишаються окремими, доступ працівника до такого облікового запису все одно залежить від корпоративної електронної адреси.
Для особистого користування рекомендуйте окремий обліковий запис з електронною адресою, яка належить працівникові та яку він особисто контролює. Працівникам варто зберігати особисті розмови й дані в такому обліковому записі, а не в тому, що прив’язаний до робочої чи корпоративної електронної адреси.
Після звільнення працівники можуть втратити доступ до відповідного облікового запису чи робочого простору та даних у ньому, якщо втратять доступ до корпоративної пошти або корпоративного робочого простору. Вміст корпоративного робочого простору не переноситься назад в особистий робочий простір. Поясніть ці наслідки для доступу, перш ніж працівники завершать початкове налаштування або перенесення.
Розкажіть працівникам, чого очікувати
Перед запуском повідомте працівникам:
На яку електронну адресу надійде запрошення.
Який робочий простір компанії потрібно вибрати.
Який спосіб входу використовувати, якщо робочий простір вимагає єдиного входу.
Чи може з’явитися запит на перенесення особистого робочого простору.
До кого звернутися, перш ніж ухвалювати рішення щодо чатів, GPT або підписок.
Не розраховуйте, що можна налаштувати кожен лист із запрошенням, час його надсилання або запит на перенесення.
Протестуйте запуск на невеликій групі
Якщо доречно, запросіть невелику групу, до якої входять працівники з наявними особистими обліковими записами або підписками Plus чи Pro. Перш ніж запрошувати всіх, перевірте запрошення, адресу облікового запису, робочий простір компанії, спосіб входу, варіанти перенесення, обмеження через вимоги до локалізації даних і рекомендації щодо підписки.
Про корпоративний вхід дивіться в статті: Налаштування єдиного входу (SSO) для продуктів OpenAI.
Про вхід у робочий простір ChatGPT Business дивіться в статті: Налаштування єдиного входу для ChatGPT Business.
Якщо ви плануєте синхронізувати користувачів із постачальника ідентифікації, дивіться статтю: Підготовка та керування через SCIM.
Якщо здається, що робочий простір або історія облікового запису зникли, дивіться статтю: Усунення проблем із єдиним входом, доступом до робочого простору та підтвердженням домену.