جائزہ

پہلے سے ChatGPT استعمال کرنے والے ملازمین کو مدعو کرنے سے پہلے، تصدیق کریں کہ وہ کون سا اکاؤنٹ استعمال کریں گے اور انہیں اپنی ورک اسپیس میں سائن اِن کرنے کے تقاضے سمجھائیں. ان کے ساتھ منتقلی کے دستیاب اختیارات کا جائزہ لیں تاکہ وہ سمجھ سکیں کہ ان کے ذاتی مواد، سبسکرپشنز اور رسائی پر کیا اثر پڑے گا.

دعوتیں بھیجنے سے پہلے موجودہ اکاؤنٹس کی جانچ کریں

پوچھیں کہ آیا ملازمین پہلے ہی کمپنی کے ای میل پتے سے ذاتی، Plus یا Pro والا ChatGPT اکاؤنٹ استعمال کر رہے ہیں. تصدیق کریں کہ دعوت کس عین ای میل پتے پر بھیجی جا رہی ہے اور کمپنی کی کس ورک اسپیس میں شمولیت مقصود ہے.

ملازمین کو دعوت قبول کرکے اسی ای میل پتے سے سائن اِن کرنا چاہیے. متبادل اکاؤنٹ بنانے یا مختلف پتہ استعمال کرنے سے ایسا لگ سکتا ہے کہ مطلوبہ ورک اسپیس یا سابقہ ریکارڈ غائب ہے.

اگر دعوت نہ ملی ہو، تو ورک اسپیس کے مالک سے کہیں کہ وہ زیرِ التوا دعوتوں کی جانچ کریں اور جہاں دستیاب ہو، دعوت دوبارہ بھیجیں منتخب کریں. SCIM کے زیرِ انتظام دعوتیں براہِ راست دوبارہ نہیں بھیجی جا سکتیں. کسی غیر متوقع دعوت پر سائن اِن کرنے سے پہلے اپنے شعبۂ اطلاعاتی ٹیکنالوجی سے اس کی تصدیق کر لیں.

ملازم اپنے اکاؤنٹ کے ذریعے ChatGPT میں سائن اِن کرتا ہے. ورک اسپیس میں اس کی گفتگوئیں، مواد اور ترتیبات موجود ہوتی ہیں. ایک اکاؤنٹ سے ذاتی اور کمپنی کی الگ الگ ورک اسپیسز تک رسائی حاصل کی جا سکتی ہے. کمپنی کی ورک اسپیس میں شامل ہونا اور ذاتی مواد منتقل کرنا دو الگ اقدامات ہیں.

سمجھیں کہ ملازمین کو کیا نظر آئے گا

ملازمین کو ان کی دعوت، ورک اسپیس کے پلان اور موجودہ اکاؤنٹ کے مطابق سائن اِن اور شمولیت کے مختلف اختیارات نظر آ سکتے ہیں. انہیں ان پر لاگو ہونے والا طریقۂ کار سمجھانے کے لیے ذیل کا جدول استعمال کریں.

سائن ان اور اکاؤنٹ کی فراہمی کا جائزہ لیں

ذاتی اکاؤنٹ کا ای میل پتہ تبدیل کرنے سے ضروری نہیں کہ اس کا سابقہ دفتری ای میل پتہ نئے اکاؤنٹ یا SCIM کے ذریعے اکاؤنٹ کی فراہمی کے لیے دستیاب ہو جائے. تصدیق شدہ ڈومین ہٹانے کے بعد بھی SSO کا سابقہ استعمال رسائی پر اثر انداز ہوتا رہ سکتا ہے. تبدیلیاں کرنے سے پہلے OpenAI کی معاونتی ٹیم سے رابطہ کریں. مسئلے کا متبادل حل نکالنے کے لیے تصدیق شدہ ڈومین نہ ہٹائیں اور نہ ہی متبادل اکاؤنٹ بنائیں.

جہاں انٹرپرائز یا ایجو کے لیے خودکار اکاؤنٹ تخلیق دستیاب ہو، وہاں کمپنی کے تصدیق شدہ ای میل پتے سے سائن ان کرنے پر منتقلی کا یہی عمل شروع ہو سکتا ہے. انٹرپرائز منصوبوں میں، نئے ٹیننٹ میں بنائی جانے والی پہلی اہل ورک اسپیس کے لیے خودکار اکاؤنٹ تخلیق پہلے سے فعال ہوتی ہے. ورک اسپیس پر تصدیق شدہ ڈومین لاگو کرنے سے پہلے اس ترتیب کا جائزہ لیں اور متعلقہ ملازمین کو تیار کریں. ورک اسپیس کی طے شدہ ترتیبات اور کنٹرولز کے لیے دیکھیں: انتظامی کنسول میں اپنے ٹیننٹ کا نظم کرنا.

خودکار اکاؤنٹ تخلیق سے ورک اسپیس کی ہٹائی گئی یا غیر فعال کی گئی رکنیت دوبارہ فعال نہیں ہوتی. اگر آپ کو ”کوئی اہل ChatGPT اکاؤنٹ نہیں ملا“ نظر آئے، تو ورک اسپیس کے مالک یا منتظم سے کہیں کہ وہ آپ کی رسائی کی اجازت کی تصدیق کریں اور آپ کو دوبارہ مدعو کریں.

انٹرپرائز منصوبوں میں، خودکار اکاؤنٹ تخلیق کے ذریعے آپ کی تنظیم کی معمول کی بلنگ شرائط کے تحت ورک اسپیس کی مکمل نشستیں فراہم کی جاتی ہیں. ورک اسپیس میں شامل کیے گئے صارف کے لیے ایک نشست استعمال ہو سکتی ہے، چاہے شناخت فراہم کنندہ کی جانب سے رسائی کی پابندیاں اسے سائن ان نہ کرنے دیں. اگر ایک ہی تصدیق شدہ ڈومین متعدد ورک اسپیسز سے منسلک ہو، تو خودکار اکاؤنٹ تخلیق کے ذریعے اس شخص کو ایک سے زیادہ ورک اسپیسز میں مدعو کیا جا سکتا ہے. نفاذ سے پہلے جائزہ لیں کہ ڈومین کن ورک اسپیسز سے منسلک ہیں اور کون سی ترتیبات فعال ہیں.

منتقلی کے اختیارات اور اثرات کا جائزہ لیں

ذاتی مواد کو سنبھالنے کا طریقہ منتخب کریں

ملازمین کے ذاتی مواد کی منتقلی سے پہلے، انہیں اس ورک اسپیس کے لیے دستیاب اختیارات سمجھائیں جس میں وہ منتقل ہو رہے ہیں. تصدیق کریں کہ آیا وہ اپنی ذاتی ورک اسپیس الگ رکھ سکتے ہیں یا انہیں منتقلی کا مرحلہ مکمل کرنا ہوگا. اگر ملازمین اپنی ذاتی ورک اسپیس الگ رکھتے ہیں، تو کوئی بھی ذاتی سبسکرپشن منسوخ کیے جانے تک جاری رہتی ہے. ان کے آگے بڑھنے سے پہلے ان کے ساتھ قابلِ منتقلی مواد، خارج شدہ مواد اور رسائی پر پڑنے والے اثرات کا جائزہ لیں. تفصیلات کے لیے دیکھیں: ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی کے اختیارات.

اگر Business ورک اسپیس کو Enterprise میں اپ گریڈ کیا جائے، تو خود Business ورک اسپیس کو ضم نہیں کیا جاتا. پھر بھی، Enterprise میں شمولیت کے دوران ملازم کو ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی کا الگ پیغام مل سکتا ہے.

جب Enterprise یا Edu کی دعوت میں کمپنی کا تصدیق شدہ ڈومین استعمال کیا گیا ہو، تو جس ملازم کی اسی اکاؤنٹ کے ای میل پر پہلے سے ذاتی ورک اسپیس موجود ہو، اسے شامل ہونے سے پہلے منتقلی کا مرحلہ مکمل کرنا پڑ سکتا ہے. دستیاب اختیارات کے مطابق، ملازم اپنی ذاتی ورک اسپیس ضم کرکے قابلِ منتقلی مواد کی نقل کمپنی کی ورک اسپیس میں بنا سکتا ہے، یا اپنا ذاتی ڈیٹا برآمد کرکے حذف کر سکتا ہے. غیر تصدیق شدہ یا بیرونی ڈومین کے ذریعے بھیجی گئی دعوت سے عموماً منتقلی کا عمل شروع نہیں ہوتا.

مواد اور سبسکرپشنز کا جائزہ لیں

• گفتگوئیں اور ڈیٹا ریزیڈنسی: ڈیٹا ریزیڈنسی کے تقاضے ذاتی گفتگوؤں کی کمپنی کی ورک اسپیس میں منتقلی کو روک سکتے ہیں. اگر منتقلی دستیاب نہ ہو، تو منتقلی کا عمل شروع کرنے سے پہلے ذاتی ورک اسپیس سے اہم ڈیٹا برآمد کریں اور تصدیق کریں کہ ڈاؤن لوڈ کی گئی فائل کھل رہی ہے. ChatGPT Business یا Enterprise ورک اسپیسز میں خود ڈیٹا برآمد کرنے کی سہولت دستیاب نہیں ہے. اگر ڈیٹا برآمد نہ ہو سکے، تو آگے نہ بڑھیں اور OpenAI کی معاونت سے رابطہ کریں.

• GPTs: منتقل کیے گئے GPTs نجی ہوتے ہیں اور ورک اسپیس کے دوسرے اراکین کے ساتھ خود بخود شیئر نہیں ہوتے. اگر کسی GPT کو پہلے عوامی لنک کے ذریعے شیئر کیا گیا تھا یا GPT Store میں شائع کیا گیا تھا، تو دوسروں کے استعمال کے لیے اس کی منتقل شدہ نقل کو دوبارہ شیئر کرنا ہوگا. شیئر کرنے کے دستیاب اختیارات کا انحصار اس ورک اسپیس کی ترتیبات پر ہے جس میں مواد منتقل کیا جا رہا ہے، اور صارف کو حاصل اجازتوں پر بھی.

• سبسکرپشنز: ویب کے ذریعے ادائیگی والی اہل Plus یا Pro سبسکرپشن کو دکھائے گئے منتقلی کے عمل کے ذریعے منسوخ کیا جا سکتا ہے اور اس کی رقم واپس کی جا سکتی ہے. Apple یا Google کے ذریعے خریدی گئی سبسکرپشن کو الگ سے منسوخ کرنا پڑ سکتا ہے.

• ذاتی مواد: منتقلی کا پیغام قبول کرنے سے پہلے تصدیق کریں کہ متعلقہ گفتگوئیں اور GPTs کس اکاؤنٹ اور ذاتی ورک اسپیس میں موجود ہیں. ملازمین منتقلی کے لیے انفرادی گفتگوئیں، پروجیکٹس یا فائلیں منتخب نہیں کر سکتے.

• سائٹس: ذاتی ورک اسپیس سے Business یا Enterprise میں منتقلی کے دوران سائٹس منتقل نہیں ہوتیں.

قابلِ منتقلی اور خارج شدہ مواد کی مکمل فہرست کے لیے دیکھیں: ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی سے متعلق رہنمائی.

منتقلی کے بعد رسائی کو سمجھیں

منتقلی کے دوران قابلِ منتقلی ذاتی مواد کی نقل کمپنی کی ورک اسپیس میں بنائی جاتی ہے اور ذاتی ورک اسپیس غیر فعال ہو جاتی ہے. اس عمل کو واپس پلٹنے کا کوئی اختیار نہیں ہے جو کمپنی کی ورک اسپیس کا مواد ذاتی ورک اسپیس میں واپس منتقل کر دے. اگر بعد میں Business ورک اسپیس غیر فعال ہو جائے، تو بحالی کے ایک الگ عمل کے ذریعے اصل ذاتی ورک اسپیس اور اس کا ڈیٹا دوبارہ فعال کیا جا سکتا ہے. اس سے Business تک رسائی بحال نہیں ہوتی اور نہ ہی Business میں کی گئی سرگرمیوں کی نقل واپس آتی ہے.

منتقلی کے بعد گفتگوؤں اور GPTs پر کمپنی کی ورک اسپیس کی رسائی اور مواد محفوظ رکھنے کی پالیسیاں لاگو ہوتی ہیں. اگر کوئی ملازم کمپنی چھوڑ دے یا ورک اسپیس تک رسائی کھو دے، تو اس مواد تک اس کی رسائی بھی ختم ہو سکتی ہے.

ذاتی اکاؤنٹ تک رسائی کی منصوبہ بندی کریں

شمولیت کا عمل مکمل ہونے کے بعد بھی اکاؤنٹ تک رسائی اہم رہتی ہے. دفتری ای میل سے منسلک ذاتی ورک اسپیس اور ملازم کی ذاتی ملکیت والے ای میل پتے سے بنایا گیا الگ اکاؤنٹ ایک ہی چیز نہیں ہیں. ورک اسپیسز کو الگ رکھنے سے اس اکاؤنٹ تک ملازم کی رسائی کا کمپنی کے ای میل پتے پر انحصار ختم نہیں ہوتا.

ذاتی استعمال کے لیے الگ اکاؤنٹ بنانے کا مشورہ دیں، جس کا ای میل پتہ ملازم کی ذاتی ملکیت اور اختیار میں ہو. ملازمین کو اپنی ذاتی گفتگو اور ڈیٹا دفتری یا کمپنی کے ای میل پتے سے منسلک اکاؤنٹ کے بجائے اس ذاتی اکاؤنٹ میں رکھنا چاہیے.

ملازمت ختم ہونے پر اگر ملازمین کو کمپنی کے ای میل اکاؤنٹ یا ورک اسپیس تک رسائی حاصل نہ رہے، تو وہ متعلقہ اکاؤنٹ یا ورک اسپیس اور اس کے ڈیٹا تک رسائی بھی کھو سکتے ہیں. کمپنی کی ورک اسپیس کا مواد ذاتی ورک اسپیس میں واپس منتقل نہیں ہوتا. ملازمین کے شمولیت یا منتقلی کا عمل مکمل کرنے سے پہلے انہیں رسائی پر پڑنے والے یہ اثرات سمجھائیں.

ملازمین کو بتائیں کہ کیا توقع رکھیں

اجرا سے پہلے ملازمین کو بتائیں:

• دعوت نامہ کس ای میل پتے پر موصول ہوگا.

• کمپنی کا کون سا ورک اسپیس منتخب کرنا ہے.

• اگر ورک اسپیس میں SSO درکار ہو تو سائن اِن کا کون سا طریقہ استعمال کرنا ہے.

• آیا ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی کا پرومپٹ ظاہر ہو سکتا ہے.

• چیٹس، GPTs یا سبسکرپشنز کے بارے میں فیصلہ کرنے سے پہلے کس سے رابطہ کرنا ہے.

یہ فرض نہ کریں کہ ہر دعوتی ای میل، ترسیل کا وقت یا منتقلی کا پرومپٹ حسب ضرورت بنایا جا سکتا ہے.

اپنے اجرا کو ایک چھوٹے گروپ کے ساتھ آزمائیں

جہاں متعلقہ ہو، ایسے ملازمین سمیت ایک چھوٹے گروپ کو دعوت دیں جن کے پاس موجودہ ذاتی، پلس یا ChatGPT Pro اکاؤنٹس ہیں۔ سب کو دعوت دینے سے پہلے دعوت، اکاؤنٹ ای میل، کمپنی ورک اسپیس، سائن اِن طریقہ، منتقلی کے اختیارات، ڈیٹا ریزیڈنسی کی پابندیاں اور رکنیت کی رہنمائی جانچیں۔

کمپنی میں سائن اِن کے لیے دیکھیں: OpenAI مصنوعات کے لیے واحد سائن اِن (SSO) کی ترتیب۔

ChatGPT Business ورک اسپیس میں سائن اِن کے لیے دیکھیں: ChatGPT Business کے لیے واحد سائن اِن کی ترتیب۔

اگر آپ اپنے شناخت فراہم کنندہ سے صارفین کو ہم وقت کرنا چاہتے ہیں تو دیکھیں: SCIM فراہمی اور نظم۔

اگر ورک اسپیس یا اکاؤنٹ کی سرگزشت غائب نظر آئے تو دیکھیں: SSO، ورک اسپیس رسائی اور ڈومین کی تصدیق کے مسائل حل کرنا۔