جائزہ

ممکن ہے کوئی ملازم پہلے ہی اسی ای میل پتے سے ChatGPT استعمال کر رہا ہو جسے آپ کی کمپنی مدعو کرنے والی ہے. دعوت نامے بھیجنے سے پہلے واضح کریں کہ ورک اسپیس میں شامل ہونے سے اس شخص کی چیٹس، GPTs یا سبسکرپشن متاثر ہو سکتی ہے یا نہیں.

دعوتیں بھیجنے سے پہلے موجودہ اکاؤنٹس کی جانچ کریں

ملازمین سے پوچھیں کہ آیا وہ اپنی کمپنی کے ای میل پتے کے ساتھ پہلے ہی ذاتی، پلس یا ChatGPT Pro اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں۔ دعوت موصول کرنے والے درست ای میل پتے اور مطلوبہ کمپنی ورک اسپیس کی تصدیق کریں۔

ملازمین کو دعوت قبول کرکے اسی ای میل پتے سے سائن اِن کرنا چاہیے۔ متبادل اکاؤنٹ بنانے یا مختلف پتہ استعمال کرنے سے مطلوبہ ورک اسپیس یا موجودہ سرگزشت غائب نظر آ سکتی ہے۔

اگر دعوت نہ ملے تو ورک اسپیس کے مالک سے زیرِ التوا دعوتیں دیکھنے اور جہاں دستیاب ہو، دعوت دوبارہ بھیجیں منتخب کرنے کو کہیں۔ SCIM کے زیرِ انتظام دعوتیں براہِ راست دوبارہ نہیں بھیجی جا سکتیں۔ کسی غیر متوقع دعوت پر سائن اِن کرنے سے پہلے اپنی آئی ٹی ٹیم سے اس کی تصدیق کریں۔

ایک OpenAI اکاؤنٹ میں الگ الگ ذاتی اور کمپنی ورک اسپیسز ہو سکتی ہیں۔ کمپنی ورک اسپیس میں شامل ہونا اور ذاتی ورک اسپیس منتقل کرنا الگ الگ کارروائیاں ہیں۔

سمجھیں کہ ملازمین کو کیا نظر آئے گا

دعوت نامہ، ورک اسپیس کا منصوبہ اور سائن اِن کے تقاضے طے کرتے ہیں کہ ملازم الگ ذاتی ورک اسپیس برقرار رکھے گا یا اسے منتقلی کا اختیار نظر آئے گا.

آگے بڑھنے سے پہلے ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی کا جائزہ لیں

جب Enterprise یا Edu کا دعوت نامہ کمپنی کا تصدیق شدہ ڈومین استعمال کرے تو اسی اکاؤنٹ ای میل کے تحت موجود ذاتی ورک اسپیس والے ملازم کو شامل ہونے سے پہلے منتقلی کا مرحلہ مکمل کرنا پڑ سکتا ہے. دستیاب اختیارات کے لحاظ سے، ملازم اپنے ذاتی ورک اسپیس کو ضم کر کے معاون مواد کمپنی کے ورک اسپیس میں نقل کر سکتا ہے، یا اپنا ذاتی ڈیٹا برآمد اور حذف کر سکتا ہے. غیر تصدیق شدہ یا بیرونی ڈومین استعمال کرنے والا دعوت نامہ عموماً منتقلی شروع نہیں کرتا.

ذاتی اکاؤنٹ کا ای میل پتہ بدلنے سے ضروری نہیں کہ اس کا سابقہ دفتری ای میل نئے اکاؤنٹ یا SCIM کے ذریعے فراہمی کے لیے دستیاب ہو جائے. تصدیق شدہ ڈومین ہٹائے جانے کے بعد بھی SSO کا سابقہ استعمال رسائی کو متاثر کر سکتا ہے. تبدیلیاں کرنے سے پہلے OpenAI معاونت سے رابطہ کریں. متبادل حل کے طور پر تصدیق شدہ ڈومین نہ ہٹائیں اور نہ ہی متبادل اکاؤنٹ بنائیں.

جہاں Enterprise یا Edu کے لیے خودکار اکاؤنٹ سازی دستیاب ہو، وہاں کمپنی کے تصدیق شدہ ای میل سے سائن اِن کرنے پر منتقلی کا یہی عمل شروع ہو سکتا ہے. اسے فعال کرنے سے پہلے متاثرہ اکاؤنٹس کا جائزہ لیں.

خودکار اکاؤنٹ سازی ورک اسپیس کی ہٹائی یا غیر فعال کی گئی رکنیت کو دوبارہ فعال نہیں کرتی. اگر آپ کو ”کوئی اہل ChatGPT اکاؤنٹ نہیں ملا“ نظر آئے تو ورک اسپیس کے مالک یا منتظم سے اپنی اجازت کی تصدیق کرنے اور دوبارہ مدعو کرنے کو کہیں.

ورک اسپیس میں شامل صارف ایک نشست استعمال کر سکتا ہے، چاہے شناخت فراہم کنندہ تک اس کی رسائی سائن اِن کو روک رہی ہو. اگر ایک ہی تصدیق شدہ ڈومین متعدد ورک اسپیسز سے منسلک ہو تو خودکار اکاؤنٹ سازی اس شخص کو ایک سے زیادہ ورک اسپیسز میں مدعو کر سکتی ہے. اجرا سے پہلے ڈومین کے روابط اور فعال ترتیبات کا جائزہ لیں.

• چیٹس اور ڈیٹا ریزیڈنسی: ڈیٹا ریزیڈنسی کے تقاضے ذاتی چیٹس کو کمپنی کے ورک اسپیس میں منتقل ہونے سے روک سکتے ہیں. اگر منتقلی دستیاب نہ ہو تو منتقلی شروع کرنے سے پہلے ذاتی ورک اسپیس سے اہم ڈیٹا برآمد کریں اور تصدیق کریں کہ ڈاؤن لوڈ کی گئی فائل کھلتی ہے. ChatGPT Business یا Enterprise ورک اسپیسز میں خودکار ذاتی ڈیٹا برآمد دستیاب نہیں ہے. اگر برآمد ناکام ہو جائے تو رک جائیں اور OpenAI معاونت سے رابطہ کریں.

• GPTs: منتقل شدہ GPTs نجی ہوتے ہیں اور ورک اسپیس کے دیگر اراکین کے ساتھ خودکار طور پر اشتراک نہیں کیے جاتے. اگر کسی GPT کا پہلے عوامی لنک کے ذریعے اشتراک کیا گیا تھا یا اسے GPT Store میں شائع کیا گیا تھا تو دوسرے لوگوں کے استعمال کے لیے اس کی منتقل شدہ نقل دوبارہ شیئر کرنی ہوگی. اشتراک کے دستیاب اختیارات منزل والے ورک اسپیس کی ترتیبات اور صارف کی اجازتوں پر منحصر ہیں.

• سبسکرپشنز: ویب کے ذریعے بل کردہ اہل Plus یا Pro سبسکرپشن کو دکھائے گئے منتقلی کے عمل کے دوران منسوخ کر کے رقم واپس کی جا سکتی ہے. Apple یا Google کے ذریعے خریدی گئی سبسکرپشن کو الگ سے منسوخ کرنا پڑ سکتا ہے.

• ذاتی مواد: منتقلی کا پرومپٹ قبول کرنے سے پہلے تصدیق کریں کہ متاثرہ چیٹس اور GPTs کس اکاؤنٹ اور ذاتی ورک اسپیس میں ہیں.

ذاتی ورک اسپیس کو ChatGPT Business یا Enterprise میں ضم کرنا مستقل ہے اور اسے واپس نہیں کیا جا سکتا. آگے بڑھنے سے پہلے درست اکاؤنٹ، ذاتی ورک اسپیس، دستیاب اختیارات اور سبسکرپشن کی تفصیلات جانچیں.

منتقلی کے بعد چیٹس اور GPTs پر کمپنی کے ورک اسپیس کی رسائی اور برقرار رکھنے کی پالیسیاں لاگو ہوں گی. اگر کوئی ملازم کمپنی چھوڑ دے یا ورک اسپیس کی رسائی کھو دے تو وہ اس مواد تک رسائی بھی کھو سکتا ہے.

ChatGPT Business کے منتظمین کسی شخص سے ذاتی ورک اسپیس ضم یا حذف کرنے کا تقاضا نہیں کر سکتے. اگر ChatGPT Business ورک اسپیس کو Enterprise میں اپ گریڈ کیا جائے تو Business ورک اسپیس خود ضم نہیں ہوتا؛ ملازم کو پھر بھی ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی کا الگ پرومپٹ مل سکتا ہے.

ذاتی ورک اسپیس سے ChatGPT Business اور ذاتی ورک اسپیس سے Enterprise میں منتقلی کے لیے، آگے بڑھنے سے پہلے معاون مواد اور استثناؤں کا جائزہ لیں. سائٹس منتقل نہیں ہوتیں. تفصیلات کے لیے دیکھیں: ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی سے متعلق رہنمائی.

ملازمین کو بتائیں کہ کیا توقع رکھیں

اجرا سے پہلے ملازمین کو بتائیں:

• دعوت نامہ کس ای میل پتے پر موصول ہوگا.

• کمپنی کا کون سا ورک اسپیس منتخب کرنا ہے.

• اگر ورک اسپیس میں SSO درکار ہو تو سائن اِن کا کون سا طریقہ استعمال کرنا ہے.

• آیا ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی کا پرومپٹ ظاہر ہو سکتا ہے.

• چیٹس، GPTs یا سبسکرپشنز کے بارے میں فیصلہ کرنے سے پہلے کس سے رابطہ کرنا ہے.

یہ فرض نہ کریں کہ ہر دعوتی ای میل، ترسیل کا وقت یا منتقلی کا پرومپٹ حسب ضرورت بنایا جا سکتا ہے.

اپنے اجرا کو ایک چھوٹے گروپ کے ساتھ آزمائیں

جہاں متعلقہ ہو، ایسے ملازمین سمیت ایک چھوٹے گروپ کو دعوت دیں جن کے پاس موجودہ ذاتی، پلس یا ChatGPT Pro اکاؤنٹس ہیں۔ سب کو دعوت دینے سے پہلے دعوت، اکاؤنٹ ای میل، کمپنی ورک اسپیس، سائن اِن طریقہ، منتقلی کے اختیارات، ڈیٹا ریزیڈنسی کی پابندیاں اور رکنیت کی رہنمائی جانچیں۔

کمپنی میں سائن اِن کے لیے دیکھیں: OpenAI مصنوعات کے لیے واحد سائن اِن (SSO) کی ترتیب۔

ChatGPT Business ورک اسپیس میں سائن اِن کے لیے دیکھیں: ChatGPT Business کے لیے واحد سائن اِن کی ترتیب۔

اگر آپ اپنے شناخت فراہم کنندہ سے صارفین کو ہم وقت کرنا چاہتے ہیں تو دیکھیں: SCIM فراہمی اور نظم۔

اگر ورک اسپیس یا اکاؤنٹ کی سرگزشت غائب نظر آئے تو دیکھیں: SSO، ورک اسپیس رسائی اور ڈومین کی تصدیق کے مسائل حل کرنا۔