ممکن ہے کوئی ملازم پہلے ہی اسی ای میل پتے کے ساتھ ChatGPT استعمال کر رہا ہو جس پر آپ کی کمپنی دعوت بھیجنے والی ہے۔ دعوتیں بھیجنے سے پہلے وضاحت کریں کہ ورک اسپیس میں شامل ہونے سے اس شخص کی چیٹس، جی پی ٹیز یا رکنیت متاثر ہو سکتی ہے یا نہیں۔
دعوتیں بھیجنے سے پہلے موجودہ اکاؤنٹس کی جانچ کریں
ملازمین سے پوچھیں کہ آیا وہ اپنی کمپنی کے ای میل پتے کے ساتھ پہلے ہی ذاتی، پلس یا ChatGPT Pro اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں۔ دعوت موصول کرنے والے درست ای میل پتے اور مطلوبہ کمپنی ورک اسپیس کی تصدیق کریں۔
ملازمین کو دعوت قبول کرکے اسی ای میل پتے سے سائن اِن کرنا چاہیے۔ متبادل اکاؤنٹ بنانے یا مختلف پتہ استعمال کرنے سے مطلوبہ ورک اسپیس یا موجودہ سرگزشت غائب نظر آ سکتی ہے۔
اگر دعوت نہ ملے تو ورک اسپیس کے مالک سے زیرِ التوا دعوتیں دیکھنے اور جہاں دستیاب ہو، دعوت دوبارہ بھیجیں منتخب کرنے کو کہیں۔ SCIM کے زیرِ انتظام دعوتیں براہِ راست دوبارہ نہیں بھیجی جا سکتیں۔ کسی غیر متوقع دعوت پر سائن اِن کرنے سے پہلے اپنی آئی ٹی ٹیم سے اس کی تصدیق کریں۔
ایک OpenAI اکاؤنٹ میں الگ الگ ذاتی اور کمپنی ورک اسپیسز ہو سکتی ہیں۔ کمپنی ورک اسپیس میں شامل ہونا اور ذاتی ورک اسپیس منتقل کرنا الگ الگ کارروائیاں ہیں۔
سمجھیں کہ ملازمین کو کیا نظر آئے گا
دعوت، ورک اسپیس کا منصوبہ اور سائن اِن کے تقاضے طے کرتے ہیں کہ ملازم کی ذاتی ورک اسپیس الگ رہے گی یا اسے منتقلی کا اختیار نظر آئے گا۔
| صورتِ حال | ورک اسپیس میں سائن اِن | متوقع تجربہ |
|---|---|---|
| اہل انٹرپرائز یا تعلیمی ورک اسپیس کی دعوت | جب ضروری ہو تو واحد سائن اِن۔ | کمپنی ورک اسپیس میں شامل ہوں؛ اہل ذاتی اکاؤنٹ پر منتقلی کا پرومپٹ ظاہر ہو سکتا ہے۔ |
| ChatGPT Business ورک اسپیس کی دعوت | ورک اسپیس کا اجازت یافتہ سائن اِن طریقہ۔ | ChatGPT Business ورک اسپیس میں شامل ہوں؛ منتظمین ذاتی ورک اسپیس کو ضم یا حذف کرنا لازمی نہیں کر سکتے۔ |
| ورک اسپیس کی کوئی دعوت یا منظور شدہ اندراج نہیں | ملازم کا موجودہ سائن اِن طریقہ۔ | ذاتی ورک اسپیس عموماً الگ رہتی ہے؛ صرف سائن اِن کرنے سے ورک اسپیس کی رکنیت نہیں ملتی۔ |
آگے بڑھنے سے پہلے ذاتی اکاؤنٹ کی منتقلی کا جائزہ لیں
جب انٹرپرائز یا تعلیمی دعوت میں کمپنی کا تصدیق شدہ ڈومین استعمال ہو تو اسی ای میل کے موجودہ ذاتی اکاؤنٹ والے ملازم کو شامل ہونے سے پہلے وہ اکاؤنٹ منتقل کرنا پڑ سکتا ہے۔ دستیاب اختیارات کے مطابق ملازم اہل چیٹس اور جی پی ٹیز کمپنی ورک اسپیس میں منتقل کر سکتا ہے، یا ذاتی ڈیٹا برآمد کرکے حذف کر سکتا ہے۔ غیر تصدیق شدہ یا بیرونی ڈومین والی دعوت عموماً منتقلی شروع نہیں کرتی۔
ذاتی اکاؤنٹ کا ای میل پتہ تبدیل کرنے سے ضروری نہیں کہ اس کا سابقہ دفتری ای میل نئے اکاؤنٹ یا SCIM فراہمی کے لیے دستیاب ہو جائے۔ تصدیق شدہ ڈومین ہٹائے جانے کے بعد بھی SSO کا سابقہ استعمال رسائی کو متاثر کر سکتا ہے۔ تبدیلیاں کرنے سے پہلے OpenAI معاونت سے رابطہ کریں۔ حل کے طور پر تصدیق شدہ ڈومین نہ ہٹائیں اور نہ ہی متبادل اکاؤنٹ بنائیں۔
جہاں انٹرپرائز یا تعلیمی منصوبے کے لیے خودکار اکاؤنٹ سازی دستیاب ہو، وہاں کمپنی کے تصدیق شدہ ای میل سے سائن اِن کرنے پر منتقلی کا یہی عمل شروع ہو سکتا ہے۔ اسے فعال کرنے سے پہلے متاثرہ اکاؤنٹس کا جائزہ لیں۔
خودکار اکاؤنٹ سازی ہٹائی یا غیر فعال کی گئی ورک اسپیس رکنیت کو دوبارہ فعال نہیں کرتی۔ اگر آپ کو ”کوئی اہل ChatGPT اکاؤنٹ نہیں ملا“ نظر آئے تو ورک اسپیس کے مالک یا منتظم سے اپنی اجازت کی تصدیق اور دوبارہ دعوت بھیجنے کو کہیں۔
ورک اسپیس میں شامل کیا گیا صارف ایک نشست استعمال کر سکتا ہے، چاہے شناخت فراہم کنندہ کی رسائی اسے سائن اِن سے روکتی ہو۔ اگر ایک ہی تصدیق شدہ ڈومین متعدد ورک اسپیسز سے منسلک ہو تو خودکار اکاؤنٹ سازی اس شخص کو ایک سے زیادہ ورک اسپیسز کی دعوت دے سکتی ہے۔ اجرا سے پہلے ڈومین کے روابط اور فعال ترتیبات کا جائزہ لیں۔
چیٹس اور ڈیٹا ریزیڈنسی: ڈیٹا ریزیڈنسی کے تقاضے ذاتی چیٹس کو کمپنی ورک اسپیس میں منتقل ہونے سے روک سکتے ہیں۔ اگر منتقلی دستیاب نہ ہو تو عمل شروع کرنے سے پہلے اہم ڈیٹا برآمد کریں اور تصدیق کریں کہ ڈاؤن لوڈ کی گئی فائل کھلتی ہے۔ اگر برآمد ناکام ہو جائے تو رک جائیں اور OpenAI معاونت سے رابطہ کریں۔
جی پی ٹیز: پہلے اشتراک یا شائع کیے گئے ذاتی جی پی ٹیز کمپنی ورک اسپیس میں منتقل ہونے کے بعد وہاں نظر آ سکتے ہیں۔ ورک اسپیس کا مالک ان کی مرئیت کا جائزہ لے کر اسے تبدیل کر سکتا ہے۔ منتقلی سے پہلے نجی رہنے والے جی پی ٹیز نجی ہی رہتے ہیں۔
رکنیتیں: ویب کے ذریعے بل کی جانے والی اہل پلس یا ChatGPT Pro رکنیت دکھائے گئے منتقلی کے عمل کے دوران منسوخ کرکے رقم واپس کی جا سکتی ہے۔ ایپل یا گوگل کے ذریعے خریدی گئی رکنیت الگ سے منسوخ کرنا ضروری ہو سکتا ہے۔
اکاؤنٹ کی سرگزشت: منتقلی کا پرومپٹ قبول کرنے سے پہلے تصدیق کریں کہ کون سا اکاؤنٹ، چیٹس اور جی پی ٹیز متاثر ہوں گے۔
ذاتی اکاؤنٹ سے انٹرپرائز اکاؤنٹ میں مکمل شدہ منتقلی واپس نہیں کی جا سکتی۔ آگے بڑھنے سے پہلے درست اکاؤنٹ، دستیاب اختیارات اور رکنیت کی تفصیلات دیکھیں۔
منتقلی کے بعد چیٹس اور جی پی ٹیز پر کمپنی ورک اسپیس کی رسائی اور برقرار رکھنے کی پالیسیاں لاگو ہوں گی۔ اگر ملازم کمپنی چھوڑ دے یا ورک اسپیس تک رسائی کھو دے تو وہ اس مواد تک رسائی بھی کھو سکتا ہے۔
ChatGPT Business کے منتظمین کسی شخص کے لیے ذاتی ورک اسپیس کو ضم یا حذف کرنا لازمی نہیں کر سکتے۔ اگر ChatGPT Business ورک اسپیس کو انٹرپرائز میں ترقی دی جائے تو خود وہ ورک اسپیس ضم نہیں ہوتی؛ ملازم کو پھر بھی ذاتی ورک اسپیس کی منتقلی کا الگ پرومپٹ مل سکتا ہے۔
ملازمین کو بتائیں کہ کیا توقع رکھیں
اجرا سے پہلے ملازمین کو یہ بتائیں:
دعوت کس ای میل پتے پر موصول ہوگی۔
کمپنی کی کون سی ورک اسپیس منتخب کرنی ہے۔
اگر ورک اسپیس کے لیے SSO ضروری ہو تو سائن اِن کا کون سا طریقہ استعمال کرنا ہے۔
آیا ذاتی اکاؤنٹ کی منتقلی کا پرومپٹ ظاہر ہو سکتا ہے۔
چیٹس، جی پی ٹیز یا رکنیتوں سے متعلق فیصلے کرنے سے پہلے کس سے رابطہ کرنا ہے۔
یہ فرض نہ کریں کہ ہر دعوتی ای میل، ترسیل کا وقت یا منتقلی کا پرومپٹ حسبِ ضرورت بنایا جا سکتا ہے۔
اپنے اجرا کو ایک چھوٹے گروپ کے ساتھ آزمائیں
جہاں متعلقہ ہو، ایسے ملازمین سمیت ایک چھوٹے گروپ کو دعوت دیں جن کے پاس موجودہ ذاتی، پلس یا ChatGPT Pro اکاؤنٹس ہیں۔ سب کو دعوت دینے سے پہلے دعوت، اکاؤنٹ ای میل، کمپنی ورک اسپیس، سائن اِن طریقہ، منتقلی کے اختیارات، ڈیٹا ریزیڈنسی کی پابندیاں اور رکنیت کی رہنمائی جانچیں۔
کمپنی میں سائن اِن کے لیے دیکھیں: OpenAI مصنوعات کے لیے واحد سائن اِن (SSO) کی ترتیب۔
ChatGPT Business ورک اسپیس میں سائن اِن کے لیے دیکھیں: ChatGPT Business کے لیے واحد سائن اِن کی ترتیب۔
اگر آپ اپنے شناخت فراہم کنندہ سے صارفین کو ہم وقت کرنا چاہتے ہیں تو دیکھیں: SCIM فراہمی اور نظم۔
اگر ورک اسپیس یا اکاؤنٹ کی سرگزشت غائب نظر آئے تو دیکھیں: SSO، ورک اسپیس رسائی اور ڈومین کی تصدیق کے مسائل حل کرنا۔