جائزہ

شیئرپوائنٹ ایپ کی مدد سے ChatGPT شیئرپوائنٹ اور کام یا تعلیم کے لیے ون ڈرائیو کے معاونت یافتہ مواد کو تلاش کر سکتا ہے اور اس کا حوالہ دے سکتا ہے، بشرطیکہ آپ کے مائیکروسافٹ اکاؤنٹ کو پہلے سے اس تک رسائی حاصل ہو. شیئرپوائنٹ ایپ میں ذاتی ون ڈرائیو اکاؤنٹس کی معاونت موجود نہیں ہے. دستیاب کارروائیاں آپ کی تنظیم کی ترتیبات پر منحصر ہیں.

منسلک ایپس کے جائزے کے لیے دیکھیں: ChatGPT میں منسلک ایپس.

دستیابی

شیئرپوائنٹ کی دستیابی آپ کے ChatGPT پلان، مقام، ورک اسپیس کی ترتیبات، مائیکروسافٹ اکاؤنٹ اور آپ کی تنظیم کی مائیکروسافٹ اینٹرا پالیسیوں پر منحصر ہے.

SharePoint کو مربوط کریں

1. آپ کے ChatGPT نسخے میں دستیاب اختیارات کے مطابق پلگ اِنز یا ایپس کھولیں.

2. SharePoint تلاش کریں اور اپنا اکاؤنٹ مربوط کرنے کا اختیار منتخب کریں.

3. اس Microsoft دفتری یا اسکولی اکاؤنٹ سے سائن اِن کریں جسے آپ کی مطلوبہ SharePoint سائٹس یا کام یا اسکول کی معاونت یافتہ OneDrive فائلوں تک رسائی حاصل ہو.

4. Microsoft کی مطلوبہ اجازتوں کا جائزہ لیں اور اجازت دہی کا عمل مکمل کریں.

5. ChatGPT پر واپس جائیں.

اگر آپ کی تنظیم کو منتظم کی رضامندی درکار ہو، تو ربط استعمال ہونے سے پہلے آپ کے Microsoft Entra منتظم کو اجازتیں منظور کرنا ہوں گی.

اکاؤنٹ کے عمومی انتظام کی ہدایات کے لیے دیکھیں: ChatGPT میں ایپ اکاؤنٹس کو مربوط اور ان کا نظم کرنا.

گفتگو میں SharePoint استعمال کریں

SharePoint کو مربوط کرنے کے بعد ChatGPT سے ان فائلوں کو تلاش کرنے، ان کا خلاصہ بنانے یا موازنہ کرنے کو کہیں جن تک آپ کے مربوط Microsoft اکاؤنٹ کو رسائی حاصل ہے.

مثالیں:

• ”SharePoint میں منصوبے کا تازہ ترین پلان تلاش کریں اور زیرِ التوا فیصلوں کا خلاصہ بنائیں.“

• ”ہماری فروختی ٹیم کی SharePoint سائٹ میں موجود دونوں تجویزی دستاویزات کا موازنہ کریں.“

• ”میری رسائی میں موجود اجرا کی دستاویزات استعمال کر کے انتظامیہ کے لیے تازہ صورتِ حال کا مسودہ بنائیں.“

• ”اس منصوبے کے لیے منظور شدہ SharePoint لائبریری میں ایک فولڈر بنائیں.“

آپ کی تنظیم کی منظور کردہ اجازتوں اور ChatGPT میں فعال کارروائیوں کے لحاظ سے، براہِ راست SharePoint ایپ درج ذیل کارروائیوں کی بھی معاونت کر سکتی ہے:

• فولڈرز بنانا.

• فائلیں اپ لوڈ یا تازہ کرنا.

• اشتراک کے روابط کا نظم کرنا.

• معاونت یافتہ SharePoint فہرستوں اور صفحات کے ساتھ کام کرنا.

Microsoft کی منظور شدہ اجازت ہر متعلقہ کارروائی کو خودکار طور پر فعال نہیں کرتی. آپ کے ChatGPT ورک اسپیس منتظم کو وہ کارروائیاں الگ سے فعال کرنی ہوں گی جن کی آپ کی تنظیم اجازت دینا چاہتی ہے. SharePoint مواد تبدیل کرنے والی کارروائیوں کے لیے ChatGPT آپ سے تصدیق طلب کر سکتا ہے.

شیئرپوائنٹ کی اجازتوں کو سمجھیں

ChatGPT صرف وہ مواد حاصل کرتا ہے جس تک متعلقہ مائیکروسافٹ اکاؤنٹ یا ورک اسپیس کے مجاز رکن کو پہلے سے رسائی کی اجازت ہو. شیئرپوائنٹ، ون ڈرائیو، مائیکروسافٹ 365 گروپ کی رکنیت اور ورک اسپیس تک رسائی کی ترتیبات بدستور لاگو رہتی ہیں.

ChatGPT ورک اسپیس کا مالک یا منتظم ایپ کی دستیابی اور کارروائیوں کا انتظام کرتا ہے. مائیکروسافٹ انٹرا کا منتظم ان کارروائیوں کے لیے درکار مائیکروسافٹ کی اجازتیں دیتا ہے. یہ ذمہ داریاں مختلف لوگوں کے پاس ہو سکتی ہیں.

ورک اسپیس کے کنٹرولز کے بارے میں مزید معلومات کے لیے دیکھیں: پلگ اِنز اور ایپس کے لیے انتظامی کنٹرولز، سلامتی اور ضابطوں کی تعمیل.

شیئرپوائنٹ تک براہ راست رسائی کی اجازتوں کا جائزہ لیں

شیئرپوائنٹ تک براہ راست رسائی کے لیے ChatGPT کی اجازتوں کی ترتیبات اور مائیکروسافٹ اینٹرا، دونوں میں Sites.Read.All اور Files.Read.All فعال کریں. صرف ChatGPT میں ان اجازتوں کو فعال کرنے سے مائیکروسافٹ کی اجازت دہی کا عمل مکمل نہیں ہوتا. شیئرپوائنٹ تک براہ راست رسائی کے لیے درج ذیل اجازتوں کا جائزہ لیں:

• User.Read: سائن ان شدہ صارف کا بنیادی پروفائل پڑھنا.

• offline_access: صارف کو ہر درخواست کے لیے سائن ان کروائے بغیر مجاز کنکشن برقرار رکھنا.

• Files.Read.All: وہ فائلیں پڑھنا جن تک سائن ان شدہ صارف کی رسائی ہے.

• Files.ReadWrite.All: تحریری کارروائیاں فعال ہونے پر ان فائلوں کو اپ ڈیٹ کرنا یا ان کا نظم کرنا جن تک سائن ان شدہ صارف کی رسائی ہے.

• Sites.Read.All: ان شیئرپوائنٹ سائٹس کا مواد پڑھنا جن تک سائن ان شدہ صارف کی رسائی ہے.

• Sites.ReadWrite.All: متعلقہ کارروائیاں فعال ہونے پر شیئرپوائنٹ کی معاونت یافتہ فہرستوں، آئٹمز، صفحات، میٹا ڈیٹا یا دیگر وسائل کا نظم کرنا.

• Sites.Selected: شیئرپوائنٹ میں براہ راست تلاش کے لیے اس کی معاونت موجود نہیں ہے.

کن اجازتوں کی درخواست کی جائے گی، اس کا انحصار آپ کی تنظیم کی ترتیبات اور دستیاب کارروائیوں پر ہے. کوئی اجازت صرف اسی وقت دی جانی چاہیے جب آپ کی تنظیم ایسی کارروائی کی اجازت دینا چاہتی ہو جس کے لیے وہ درکار ہے.

شیئرپوائنٹ کی سائٹوں کے مجموعوں تک رسائی محدود کرنے کے لیے ChatGPT میں سائٹوں کے مجاز مجموعوں کی فہرست استعمال کریں. OpenAI ان پابندیوں کو نافذ کرتا ہے؛ یہ مائیکروسافٹ کی درکار تفویض کردہ اجازتوں کا متبادل نہیں ہیں. ترتیب دینے کی ہدایات کے لیے دیکھیں: شیئرپوائنٹ سائٹس تک رسائی اور حساسیت کے لیبل کی بنیاد پر اخراج کا نظم کرنا.

مائیکروسافٹ کی اجازتیں منظور کریں

یہ مراحل پلگ انز کے منتظم انٹرفیس کے لیے ہیں. اگر آپ کی ورک اسپیس میں ایپس کے انتظامی حصے کا استعمال ہوتا ہے تو ورک اسپیس کی ترتیبات > ایپس پر جائیں، شیئرپوائنٹ منتخب کریں، اور پھر مائیکروسافٹ کی اجازتیں منتخب کریں. ذیل میں اجازتوں کا جائزہ لینے اور مائیکروسافٹ کی منظوری حاصل کرنے کے مراحل پر عمل کریں.


منتظم کنسول سے ایپس کا صفحہ کھولنے کے لیے مطلوبہ ChatGPT ورک اسپیس منتخب کریں، پلگ انز کھولیں، اور پرانی ایپس کا نظم کریں منتخب کریں.

1. ورک اسپیس کے مالک یا منتظم کی حیثیت سے ChatGPT میں سائن ان کریں.

2. منتظم کنسول پر جائیں، مطلوبہ ChatGPT ورک اسپیس منتخب کریں، اور پلگ انز کھولیں.

3. اپنی ورک اسپیس کی مائیکروسافٹ ایپس کے لیے مشترکہ درخواست کا جائزہ لینے کے لیے مائیکروسافٹ کی اجازتیں ترتیب دیں منتخب کریں.

4. درج کردہ مائیکروسافٹ کی اجازتوں اور ہر اجازت سے وابستہ ChatGPT کی کارروائیوں کا جائزہ لیں.

5. ایپ کی منتخب کردہ کارروائیوں کے لیے درکار اجازتوں کا جائزہ لیں. لازمی اجازتیں منتخب رہتی ہیں اور اس جائزے کے دوران انہیں غیر فعال نہیں کیا جا سکتا. درخواست سے کسی اجازت کو ہٹانے کے لیے پہلے ہر اس منتخب کارروائی کو غیر فعال کریں جسے اس کی ضرورت ہے. مشترکہ درخواست کا جائزہ لیتے وقت دوسری فعال مائیکروسافٹ ایپس کی ایسی کارروائیوں کو بھی غیر فعال کریں.

6. اختیاری اجازتوں کے سوئچ دستیاب ہوں تو ان کی مدد سے اجازتیں فعال یا غیر فعال کریں. اجازتوں کے جائزے کو دوبارہ کھولیں اور آگے بڑھنے سے پہلے درخواست کی تصدیق کریں.

اگر اجازت منتخب کرنے کا اختیار دستیاب نہ ہو یا محفوظ کردہ ترتیبات ایک دوسرے سے متصادم ہوں تو دیکھیں: پلگ انز اور ایپس کے لیے انتظامی کنٹرولز، سیکیورٹی اور ضوابط کی تعمیل.

مائیکروسافٹ کے منتظم کی منظوری کا عمل مکمل کریں

1. مائیکروسافٹ اینٹرا پر جائیں اور ایسے منتظم اکاؤنٹ سے سائن ان کریں جو پوری تنظیم کی جانب سے رضامندی دے سکتا ہو.

2. تنظیم اور تصدیق شدہ ChatGPT/OpenAI ایپلیکیشن کی تصدیق کریں.

3. منتخب کردہ پوری درخواست کا جائزہ لیں اور مائیکروسافٹ میں رضامندی دینے کا عمل مکمل کریں.

4. ChatGPT پر واپس آئیں اور تصدیق کریں کہ اجازتوں کا جائزہ مکمل ہو گیا ہے.

اگر مائیکروسافٹ اینٹرا نہ کھلے تو ChatGPT کے لیے پاپ اپ ونڈوز کی اجازت دیں اور دوبارہ کوشش کریں. مائیکروسافٹ کی رضامندی والی اسکرین پر اجازتوں کی منتخب درخواست کو مجموعی طور پر منظور یا مسترد کیا جاتا ہے؛ اس اسکرین پر ہر اجازت کے لیے الگ چیک باکس نہیں ہوتا.

مائیکروسافٹ کی اجازتیں منظور کرنے سے نہ تو کسی رکن کا مائیکروسافٹ اکاؤنٹ منسلک ہوتا ہے اور نہ ہی ChatGPT میں کارروائیاں خود بخود فعال ہوتی ہیں. ورک اسپیس کے منتظمین کو کارروائیاں، کردار کے لحاظ سے رسائی اور ورک اسپیس کی متعلقہ ترتیبات، جہاں دستیاب ہوں، کا الگ سے جائزہ لینا چاہیے.

معاونت یافتہ فائلیں اور حدود

شیئرپوائنٹ کی تلاش میں .txt، .pdf، .docx، .pptx، .xlsx اور .csv فائلوں کی معاونت موجود ہے.

شیئرپوائنٹ میں تلاش اور فائل حاصل کرنے کے لیے ہر فائل کے حجم کی حد 100 میبی بائٹ (تقریباً 105 میگا بائٹ) ہے. اس سے بڑی فائلیں تلاش کے نتائج سے خارج کر دی جاتی ہیں اور ایپ انہیں حاصل نہیں کر سکتی.

ممکن ہے ChatGPT بعض معاونت یافتہ فائلوں سے متن اخذ نہ کر سکے، چاہے وہ تلاش کے نتائج میں نظر آ رہی ہوں.

شیئرپوائنٹ کے مسائل حل کریں

کنکشن کے عام مسائل کے لیے دیکھیں: ChatGPT میں ایپس کے مسائل حل کرنا.

شیئرپوائنٹ نظر نہیں آ رہا

تصدیق کریں کہ شیئرپوائنٹ آپ کے اکاؤنٹ کے لیے دستیاب ہے اور آپ کی ورک اسپیس کے منتظم نے ایپ فعال کر دی ہے. زیر انتظام ورک اسپیس میں، دیکھیں کہ آیا کردار کے لحاظ سے رسائی یا منظور شدہ ڈومین کی پالیسی اس کے استعمال کو مخصوص لوگوں تک محدود کرتی ہے.

مائیکروسافٹ کے منتظم کی منظوری درکار ہے

مائیکروسافٹ انٹرا کے منتظم سے اجازت کی درخواست کا جائزہ لینے کو کہیں. ChatGPT ورک اسپیس کا منتظم دیکھ سکتا ہے کہ شیئرپوائنٹ کی کون سی کارروائیاں مائیکروسافٹ کی کس اجازت پر منحصر ہیں، اور ان کارروائیوں کو غیر فعال کر سکتا ہے جنہیں آپ کا ادارہ منظور نہیں کرنا چاہتا.

منظوری کے بعد بھی کارروائی کام نہیں کر رہی

تصدیق کریں کہ:

• شیئرپوائنٹ ایپ کی کارروائیاں کی ترتیبات میں کارروائی فعال ہے.

• مائیکروسافٹ انٹرا میں متعلقہ اجازت کی منظوری اب بھی موجود ہے.

• رکن نے مطلوبہ مائیکروسافٹ اکاؤنٹ منسلک کیا ہے.

• اگر نئی اجازتیں شامل کی گئی تھیں تو رکن نے اپنا مائیکروسافٹ اکاؤنٹ دوبارہ منسلک کیا ہے.

• مائیکروسافٹ اکاؤنٹ کو متعلقہ سائٹ، فائل یا فولڈر تک رسائی حاصل ہے.

شیئرپوائنٹ کی فائل نہیں مل رہی

تصدیق کریں کہ:

• فائل ایسے فارمیٹ میں ہے جس کی تلاش میں معاونت موجود ہے، اور اس کا حجم مقررہ حد کے اندر ہے.

• مطلوبہ مائیکروسافٹ اکاؤنٹ منسلک ہے.

• اکاؤنٹ سے فائل براہ راست شیئرپوائنٹ میں کھولی جا سکتی ہے.

• آپ کی ورک اسپیس کی سائٹ کی پابندیوں اور حساسیت کے لیبل کی بنیاد پر اخراج کے قواعد کے تحت فائل تک رسائی کی اجازت ہے.

پالیسی میں تبدیلی کے بعد نئی گفتگو میں نئی درخواست آزما کر دیکھیں.

سائٹ کے کنٹرولز کے لیے دیکھیں: شیئرپوائنٹ سائٹس تک رسائی اور حساسیت کے لیبل کی بنیاد پر اخراج کا نظم کرنا. کنکشن کے مسائل اور معاونت یافتہ فارمیٹس کی جانچ کے لیے دیکھیں: ChatGPT میں ایپس کے مسائل حل کرنا.

فائل نظر آتی ہے، لیکن ChatGPT اسے پڑھ نہیں سکتا

تلاش کے نتیجے میں فائل کی نشاندہی ہو سکتی ہے، چاہے ChatGPT اس کا مواد حاصل یا اخذ نہ کر سکے.

1. تصدیق کریں کہ منسلک مائیکروسافٹ اکاؤنٹ اس فائل کو براہ راست شیئرپوائنٹ یا کام یا تعلیم کے لیے ون ڈرائیو میں کھول سکتا ہے.

2. ChatGPT میں ایک نئی گفتگو شروع کریں جس میں شیئرپوائنٹ دستیاب ہو.

3. فولڈر کے بجائے مطلوبہ فائل کا لنک چسپاں کریں اور ChatGPT سے کہیں کہ وہ شیئرپوائنٹ کے ذریعے اسے پڑھے یا اس کا خلاصہ پیش کرے.

4. اگر آپ کو ڈاؤن لوڈ کے قابل نقل چاہیے تو اس کی درخواست الگ سے کریں.

براہ راست لنک کے ذریعے کی گئی درخواست پر بھی مائیکروسافٹ کی اجازتیں، ورک اسپیس کی سائٹ کی پابندیاں، حساسیت کے لیبل کی بنیاد پر اخراج اور ہر فائل کے حجم کی حد لاگو ہوتی ہے.

اگر فائل براہ راست حاصل ہو جاتی ہے لیکن تلاش سے نہیں ملتی تو تلاش میں استعمال کیے گئے الفاظ اور فائل کے لنک کے ساتھ مسئلے کی اطلاع دیں. اگر فائل حاصل نہ ہو تو خرابی کا پیغام بعینہٖ شامل کریں اور بتائیں کہ آیا ChatGPT نے فائل کی تفصیلات، پڑھنے کے قابل متن یا ڈاؤن لوڈ کے قابل نقل فراہم کی تھی.

اگلے اقدامات کے لیے دیکھیں: ChatGPT میں پلگ انز اور ایپس کے مسائل حل کرنا.

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا ارکان وہ فائلیں دیکھ سکتے ہیں جنہیں وہ شیئرپوائنٹ میں کھول نہیں سکتے؟

نہیں. ہر رکن کیا حاصل کر سکتا ہے، اس کا تعین بدستور شیئرپوائنٹ اور مائیکروسافٹ 365 کی اجازتوں سے ہوتا ہے.

کیا میں ایپ کو کسی طے شدہ کام یا ورک اسپیس ایجنٹ میں استعمال کر سکتا ہوں.

چیٹ میں چلنے والی کارروائی کے لیے کسی طے شدہ کام یا ورک اسپیس ایجنٹ میں مختلف اجازت یا منظوری درکار ہو سکتی ہے. تصدیق کریں کہ آپ جس طریقۂ کار کو استعمال کرنا چاہتے ہیں، اس میں ایپ اور کارروائی دونوں کی معاونت موجود ہے. منظوری اور عمل درآمد کی کیفیت جانچنے کے لیے دیکھیں: ChatGPT میں پلگ انز اور ایپس کے مسائل حل کرنا.