Tổng quan

Trước khi mời những nhân viên đã dùng ChatGPT, hãy xác nhận tài khoản họ sẽ sử dụng và giải thích các yêu cầu đăng nhập của không gian làm việc. Cùng họ xem xét các lựa chọn di chuyển để họ hiểu nội dung cá nhân, gói đăng ký và quyền truy cập của mình sẽ bị ảnh hưởng như thế nào.

Kiểm tra các tài khoản hiện có trước khi gửi lời mời

Hỏi xem nhân viên đã dùng địa chỉ email công ty cho tài khoản ChatGPT cá nhân, Plus hoặc Pro hay chưa. Xác nhận chính xác địa chỉ email nhận lời mời và không gian làm việc của công ty mà nhân viên dự định tham gia.

Nhân viên nên chấp nhận lời mời và đăng nhập bằng chính địa chỉ email đó. Việc tạo tài khoản thay thế hoặc dùng địa chỉ khác có thể khiến nhân viên không thấy không gian làm việc mong muốn hoặc lịch sử hiện có.

Nếu không thấy lời mời, hãy nhờ chủ sở hữu không gian làm việc kiểm tra các lời mời đang chờ xử lý và chọn Gửi lại lời mời nếu có tùy chọn này. Không thể gửi lại trực tiếp các lời mời được quản lý qua SCIM. Hãy xác minh mọi lời mời không mong đợi với bộ phận CNTT trước khi đăng nhập.

Tài khoản là thứ nhân viên dùng để đăng nhập vào ChatGPT. Không gian làm việc chứa các cuộc trò chuyện, nội dung và cài đặt của họ. Một tài khoản có thể truy cập các không gian làm việc cá nhân và công ty riêng biệt. Tham gia không gian làm việc của công ty và di chuyển nội dung cá nhân là hai thao tác riêng biệt.

Hiểu những gì nhân viên sẽ thấy

Nhân viên có thể thấy các tùy chọn đăng nhập và thiết lập ban đầu khác nhau tùy theo lời mời, gói của không gian làm việc và tài khoản hiện có. Dùng bảng dưới đây để giải thích quy trình áp dụng cho họ.

Xem xét việc đăng nhập và cấp phát tài khoản

Việc đổi địa chỉ email trên tài khoản cá nhân không đảm bảo rằng email công việc trước đó có thể được dùng cho tài khoản mới hoặc để cấp phát tài khoản qua SCIM. Việc từng sử dụng SSO cũng có thể tiếp tục ảnh hưởng đến quyền truy cập sau khi một miền đã xác minh bị xóa. Hãy liên hệ với bộ phận Hỗ trợ OpenAI trước khi thực hiện thay đổi. Đừng xóa miền đã xác minh hoặc tạo tài khoản thay thế để giải quyết tạm vấn đề.

Khi Enterprise hoặc Edu có tính năng tự động tạo tài khoản, việc đăng nhập bằng email công ty đã xác minh có thể kích hoạt cùng quy trình di chuyển này. Hãy kiểm tra các tài khoản bị ảnh hưởng trước khi bật tính năng này.

Tính năng tự động tạo tài khoản không kích hoạt lại tư cách thành viên đã bị xóa hoặc vô hiệu hóa trong không gian làm việc. Nếu thấy thông báo “Không tìm thấy tài khoản ChatGPT đủ điều kiện”, hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc xác nhận bạn có quyền tham gia và gửi lại lời mời cho bạn.

Người dùng được thêm vào không gian làm việc có thể chiếm một suất sử dụng ngay cả khi quyền truy cập của họ tại nhà cung cấp danh tính không cho phép đăng nhập. Nếu cùng một miền đã xác minh được liên kết với nhiều không gian làm việc, tính năng tự động tạo tài khoản có thể mời người dùng tham gia nhiều không gian làm việc. Hãy kiểm tra các liên kết miền và cài đặt đang bật trước khi triển khai.

Xem xét các lựa chọn di chuyển và ảnh hưởng liên quan

Chọn cách xử lý nội dung cá nhân

Trước khi nhân viên di chuyển nội dung cá nhân, hãy giải thích các tùy chọn có sẵn cho không gian làm việc đích của họ. Xác nhận xem họ có thể giữ không gian làm việc cá nhân tách biệt hay cần hoàn tất bước di chuyển. Nếu nhân viên giữ không gian làm việc cá nhân tách biệt, mọi gói đăng ký cá nhân sẽ tiếp tục có hiệu lực cho đến khi bị hủy. Cùng họ xem xét nội dung được hỗ trợ, các trường hợp loại trừ và ảnh hưởng đến quyền truy cập trước khi họ tiếp tục. Để biết chi tiết, hãy xem: các tùy chọn di chuyển không gian làm việc cá nhân.

Nếu không gian làm việc Business nâng cấp lên Enterprise, bản thân không gian làm việc Business sẽ không được hợp nhất. Nhân viên vẫn có thể nhận được yêu cầu riêng về việc di chuyển không gian làm việc cá nhân trong quá trình thiết lập ban đầu trên Enterprise.

Khi lời mời tham gia Enterprise hoặc Edu sử dụng miền công ty đã xác minh, nhân viên có không gian làm việc cá nhân gắn với cùng email tài khoản có thể cần hoàn tất bước di chuyển trước khi tham gia. Tùy vào các lựa chọn có sẵn, nhân viên có thể hợp nhất không gian làm việc cá nhân để sao chép nội dung được hỗ trợ vào không gian làm việc của công ty, hoặc xuất rồi xóa dữ liệu cá nhân. Lời mời sử dụng miền chưa xác minh hoặc miền bên ngoài thường không kích hoạt quy trình di chuyển.

Xem xét nội dung và gói đăng ký

• Cuộc trò chuyện và nơi lưu trú dữ liệu: Các yêu cầu về nơi lưu trú dữ liệu có thể khiến các cuộc trò chuyện cá nhân không chuyển được sang không gian làm việc của công ty. Nếu không thể chuyển, hãy xuất dữ liệu quan trọng từ không gian làm việc cá nhân trước khi bắt đầu di chuyển và kiểm tra để chắc chắn tệp đã tải xuống mở được. Không gian làm việc ChatGPT Business hoặc Enterprise không hỗ trợ tính năng tự xuất dữ liệu. Nếu xuất dữ liệu không thành công, hãy dừng lại và liên hệ với bộ phận Hỗ trợ OpenAI.

• GPT: Các GPT đã di chuyển ở chế độ riêng tư và không được tự động chia sẻ với các thành viên khác trong không gian làm việc. Nếu một GPT trước đây đã được chia sẻ qua liên kết công khai hoặc xuất bản trên GPT Store, bạn phải chia sẻ lại bản sao đã di chuyển để người khác có thể sử dụng. Các tùy chọn chia sẻ khả dụng phụ thuộc vào cài đặt của không gian làm việc đích và quyền của người dùng.

• Gói đăng ký: Gói Plus hoặc Pro được thanh toán qua web và đáp ứng điều kiện có thể được hủy và hoàn tiền thông qua quy trình di chuyển được hiển thị. Gói đăng ký mua qua Apple hoặc Google có thể cần được hủy riêng.

• Nội dung cá nhân: Trước khi chấp nhận yêu cầu di chuyển, hãy xác nhận tài khoản và không gian làm việc cá nhân nào chứa các cuộc trò chuyện và GPT bị ảnh hưởng. Nhân viên không thể chọn riêng từng cuộc trò chuyện, dự án hoặc tệp để chuyển.

• Trang web: Các Trang web không được chuyển khi di chuyển từ không gian làm việc cá nhân sang Business hoặc Enterprise.

Để xem danh sách đầy đủ nội dung được hỗ trợ và các trường hợp loại trừ, hãy xem: hướng dẫn di chuyển không gian làm việc cá nhân.

Hiểu rõ quyền truy cập sau khi di chuyển

Quá trình di chuyển sẽ sao chép nội dung cá nhân được hỗ trợ vào không gian làm việc của công ty và vô hiệu hóa không gian làm việc cá nhân. Không có tùy chọn hoàn tác để chuyển nội dung trong không gian làm việc của công ty trở lại không gian làm việc cá nhân. Nếu không gian làm việc Business bị vô hiệu hóa sau đó, một quy trình khôi phục riêng có thể kích hoạt lại không gian làm việc cá nhân ban đầu cùng dữ liệu trong đó. Quy trình này không khôi phục quyền truy cập Business hay sao chép dữ liệu hoạt động trên Business trở lại.

Sau khi di chuyển, các cuộc trò chuyện và GPT chịu sự chi phối của chính sách truy cập và lưu giữ dữ liệu trong không gian làm việc của công ty. Nếu nhân viên nghỉ việc hoặc mất quyền truy cập không gian làm việc, họ cũng có thể mất quyền truy cập vào nội dung đó.

Lên kế hoạch cho quyền truy cập tài khoản cá nhân

Quyền truy cập tài khoản vẫn là vấn đề quan trọng sau khi hoàn tất thiết lập ban đầu. Không gian làm việc cá nhân gắn với email công việc không giống một tài khoản riêng dùng địa chỉ email do chính nhân viên sở hữu. Dù giữ các không gian làm việc tách biệt, quyền truy cập của nhân viên vào tài khoản đó vẫn phụ thuộc vào địa chỉ email công ty.

Đối với nhu cầu cá nhân, hãy khuyến nghị nhân viên dùng tài khoản riêng với địa chỉ email do chính họ sở hữu và kiểm soát. Nhân viên nên lưu các cuộc trò chuyện và dữ liệu cá nhân trong tài khoản đó thay vì tài khoản gắn với địa chỉ email công việc hoặc công ty.

Khi nghỉ việc, nếu mất quyền truy cập vào tài khoản email công ty hoặc không gian làm việc của công ty, nhân viên có thể mất quyền truy cập vào tài khoản hoặc không gian làm việc liên quan cùng dữ liệu trong đó. Nội dung trong không gian làm việc của công ty sẽ không được chuyển trở lại không gian làm việc cá nhân. Hãy giải thích những ảnh hưởng này đến quyền truy cập trước khi nhân viên hoàn tất thiết lập ban đầu hoặc di chuyển.

Thông báo cho nhân viên về những điều cần biết

Trước khi triển khai, hãy cho nhân viên biết:

• Địa chỉ email nào sẽ nhận được lời mời.

• Cần chọn không gian làm việc nào của công ty.

• Cần sử dụng phương thức đăng nhập nào nếu không gian làm việc yêu cầu SSO.

• Liệu lời nhắc di chuyển không gian làm việc cá nhân có thể xuất hiện hay không.

• Cần liên hệ với ai trước khi quyết định về các cuộc trò chuyện, GPT hoặc gói đăng ký.

Đừng cho rằng mọi email mời, thời điểm gửi hoặc lời nhắc di chuyển đều có thể tùy chỉnh.

Thử nghiệm quy trình triển khai với một nhóm nhỏ

Nếu phù hợp, hãy mời một nhóm nhỏ gồm cả những nhân viên đang có tài khoản cá nhân, Plus hoặc Pro. Trước khi mời tất cả mọi người, hãy kiểm tra lời mời, email tài khoản, không gian làm việc của công ty, phương thức đăng nhập, lựa chọn di chuyển, hạn chế về nơi lưu trú dữ liệu và hướng dẫn về gói đăng ký.

Để tìm hiểu về đăng nhập công ty, hãy xem: Thiết lập đăng nhập một lần (SSO) cho các sản phẩm OpenAI.

Để tìm hiểu về đăng nhập vào không gian làm việc ChatGPT Business, hãy xem: Thiết lập đăng nhập một lần cho ChatGPT Business.

Nếu bạn dự định đồng bộ hóa người dùng từ nhà cung cấp danh tính, hãy xem: Cấp quyền và quản lý bằng SCIM.

Nếu dường như bị thiếu không gian làm việc hoặc nhật ký tài khoản, hãy xem: Khắc phục sự cố về SSO, quyền truy cập không gian làm việc và xác minh miền.