Nhân viên có thể đã dùng ChatGPT bằng chính địa chỉ email mà công ty bạn dự định gửi lời mời. Trước khi gửi lời mời, hãy giải thích liệu việc tham gia không gian làm việc có thể ảnh hưởng đến các cuộc trò chuyện, GPT hoặc gói đăng ký của người đó hay không.
Kiểm tra tài khoản hiện có trước khi gửi lời mời
Hãy hỏi xem nhân viên đã dùng tài khoản ChatGPT cá nhân, Plus hoặc Pro bằng địa chỉ email công ty hay chưa. Xác nhận chính xác địa chỉ email sẽ nhận lời mời và không gian làm việc dự kiến của công ty.
Nhân viên nên chấp nhận lời mời và đăng nhập bằng chính địa chỉ email đó. Việc tạo tài khoản thay thế hoặc dùng địa chỉ khác có thể khiến không gian làm việc dự kiến hoặc nhật ký hiện có dường như bị thiếu.
Nếu không thấy lời mời, hãy đề nghị chủ sở hữu không gian làm việc kiểm tra các lời mời đang chờ xử lý và chọn Gửi lại lời mời, nếu có. Không thể gửi lại trực tiếp lời mời do SCIM quản lý. Hãy xác minh mọi lời mời ngoài dự kiến với bộ phận CNTT trước khi đăng nhập.
Một tài khoản OpenAI có thể có các không gian làm việc cá nhân và công ty riêng biệt. Tham gia không gian làm việc của công ty và di chuyển không gian làm việc cá nhân là hai thao tác khác nhau.
Tìm hiểu những gì nhân viên sẽ thấy
Lời mời, gói của không gian làm việc và yêu cầu đăng nhập sẽ quyết định nhân viên giữ không gian làm việc cá nhân riêng biệt hay thấy tùy chọn di chuyển.
| Tình huống | Đăng nhập vào không gian làm việc | Trải nghiệm dự kiến |
|---|---|---|
| Được mời vào không gian làm việc Enterprise hoặc Edu đủ điều kiện | Đăng nhập một lần, khi bắt buộc. | Tham gia không gian làm việc của công ty; tài khoản cá nhân đủ điều kiện có thể làm xuất hiện câu lệnh di chuyển. |
| Được mời vào không gian làm việc ChatGPT Business | Phương thức đăng nhập được không gian làm việc cho phép. | Tham gia không gian làm việc Business; quản trị viên không thể bắt buộc hợp nhất hoặc xóa không gian làm việc cá nhân. |
| Không có lời mời vào không gian làm việc hoặc đăng ký đã được phê duyệt | Phương thức đăng nhập hiện có của nhân viên. | Không gian làm việc cá nhân thường vẫn tách biệt; chỉ đăng nhập sẽ không tạo tư cách thành viên không gian làm việc. |
Xem xét việc di chuyển tài khoản cá nhân trước khi tiếp tục
Khi lời mời Enterprise hoặc Edu sử dụng miền công ty đã xác minh, nhân viên có tài khoản cá nhân dùng cùng email có thể phải di chuyển tài khoản đó trước khi tham gia. Tùy vào các tùy chọn hiện có, nhân viên có thể chuyển các cuộc trò chuyện và GPT đủ điều kiện sang không gian làm việc của công ty hoặc xuất rồi xóa dữ liệu cá nhân. Lời mời sử dụng miền chưa xác minh hoặc miền bên ngoài thường không kích hoạt quá trình di chuyển.
Việc đổi địa chỉ email của tài khoản cá nhân không nhất thiết khiến email công việc trước đó khả dụng để tạo tài khoản mới hoặc cấp quyền qua SCIM. Việc từng dùng SSO cũng có thể tiếp tục ảnh hưởng đến quyền truy cập sau khi miền đã xác minh bị xóa. Hãy liên hệ với bộ phận Hỗ trợ OpenAI trước khi thực hiện thay đổi. Không xóa miền đã xác minh hoặc tạo tài khoản thay thế để dùng làm giải pháp tạm thời.
Nếu Enterprise hoặc Edu hỗ trợ tự động tạo tài khoản, việc đăng nhập bằng email công ty đã xác minh có thể kích hoạt trải nghiệm di chuyển tương tự. Hãy xem xét các tài khoản bị ảnh hưởng trước khi bật tính năng này.
Tính năng tự động tạo tài khoản không kích hoạt lại tư cách thành viên không gian làm việc đã bị xóa hoặc vô hiệu hóa. Nếu thấy thông báo “Không tìm thấy tài khoản ChatGPT đủ điều kiện”, hãy đề nghị chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc xác nhận quyền của bạn và mời lại.
Người dùng được thêm vào không gian làm việc có thể chiếm một chỗ ngay cả khi quyền truy cập qua nhà cung cấp danh tính khiến họ không thể đăng nhập. Nếu cùng một miền đã xác minh được ánh xạ đến nhiều không gian làm việc, tính năng tự động tạo tài khoản có thể mời người đó vào nhiều không gian làm việc. Hãy xem lại cách ánh xạ miền và các chế độ cài đặt đã bật trước khi triển khai.
Cuộc trò chuyện và nơi lưu trú dữ liệu: Các yêu cầu về nơi lưu trú dữ liệu có thể ngăn chuyển cuộc trò chuyện cá nhân sang không gian làm việc của công ty. Nếu không thể chuyển, hãy xuất dữ liệu quan trọng trước khi bắt đầu di chuyển và xác nhận rằng tệp đã tải xuống có thể mở được. Nếu xuất dữ liệu không thành công, hãy dừng lại và liên hệ với bộ phận Hỗ trợ OpenAI.
GPT: Các GPT cá nhân từng được chia sẻ hoặc phát hành có thể hiển thị trong không gian làm việc của công ty sau khi được chuyển vào đó. Chủ sở hữu không gian làm việc có thể xem xét và cập nhật chế độ hiển thị của các GPT đó. Các GPT ở chế độ riêng tư trước khi chuyển vẫn sẽ ở chế độ riêng tư.
Gói đăng ký: Gói Plus hoặc Pro đủ điều kiện được thanh toán qua web có thể bị hủy và hoàn tiền thông qua quy trình di chuyển được hiển thị. Gói đăng ký mua qua Apple hoặc Google có thể cần được hủy riêng.
Nhật ký tài khoản: Trước khi chấp nhận câu lệnh di chuyển, hãy xác nhận tài khoản, cuộc trò chuyện và GPT nào bị ảnh hưởng.
Quá trình di chuyển đã hoàn tất từ tài khoản cá nhân sang Enterprise không thể đảo ngược. Hãy kiểm tra chính xác tài khoản, các lựa chọn hiện có và thông tin gói đăng ký trước khi tiếp tục.
Sau khi di chuyển, các cuộc trò chuyện và GPT sẽ chịu sự điều chỉnh của chính sách truy cập và lưu giữ trong không gian làm việc của công ty. Nếu nhân viên rời công ty hoặc mất quyền truy cập không gian làm việc, họ cũng có thể mất quyền truy cập nội dung đó.
Quản trị viên ChatGPT Business không thể bắt buộc ai đó hợp nhất hoặc xóa không gian làm việc cá nhân. Nếu không gian làm việc Business nâng cấp lên Enterprise, bản thân không gian làm việc Business sẽ không được hợp nhất; nhân viên vẫn có thể nhận câu lệnh riêng để di chuyển không gian làm việc cá nhân.
Cho nhân viên biết điều gì sẽ xảy ra
Trước khi triển khai, hãy cho nhân viên biết:
Địa chỉ email nào sẽ nhận lời mời.
Cần chọn không gian làm việc nào của công ty.
Cần dùng phương thức đăng nhập nào nếu không gian làm việc yêu cầu SSO.
Liệu câu lệnh di chuyển tài khoản cá nhân có thể xuất hiện hay không.
Cần liên hệ với ai trước khi đưa ra quyết định về cuộc trò chuyện, GPT hoặc gói đăng ký.
Đừng cho rằng mọi email mời, thời điểm gửi hoặc câu lệnh di chuyển đều có thể tùy chỉnh.
Thử nghiệm quy trình triển khai với một nhóm nhỏ
Nếu phù hợp, hãy mời một nhóm nhỏ gồm cả những nhân viên đang có tài khoản cá nhân, Plus hoặc Pro. Trước khi mời tất cả mọi người, hãy kiểm tra lời mời, email tài khoản, không gian làm việc của công ty, phương thức đăng nhập, lựa chọn di chuyển, hạn chế về nơi lưu trú dữ liệu và hướng dẫn về gói đăng ký.
Để tìm hiểu về đăng nhập công ty, hãy xem: Thiết lập đăng nhập một lần (SSO) cho các sản phẩm OpenAI.
Để tìm hiểu về đăng nhập vào không gian làm việc ChatGPT Business, hãy xem: Thiết lập đăng nhập một lần cho ChatGPT Business.
Nếu bạn dự định đồng bộ hóa người dùng từ nhà cung cấp danh tính, hãy xem: Cấp quyền và quản lý bằng SCIM.
Nếu dường như bị thiếu không gian làm việc hoặc nhật ký tài khoản, hãy xem: Khắc phục sự cố về SSO, quyền truy cập không gian làm việc và xác minh miền.