Tổng quan
Người dùng ChatGPT Pro, cũng như chủ sở hữu và quản trị viên không gian làm việc Enterprise và Business, có thể thiết lập ứng dụng Google Drive có đồng bộ hóa trong cài đặt Ứng dụng quản trị ChatGPT, cho phép thành viên không gian làm việc dùng ChatGPT để sử dụng thông tin cập nhật từ các nguồn nội bộ của họ. Kết nối có thể được tạo, xóa hoặc chỉnh sửa bất kỳ lúc nào.
Dưới đây là các bước cho từng loại người dùng để kết nối ứng dụng Google Drive có đồng bộ hóa với tài khoản ChatGPT của họ.
Lưu ý: Các thao tác với Google Docs, Sheets và Slides hiện đã có dưới dạng thao tác Google Drive. Điều này hợp nhất tất cả thao tác vào ứng dụng Google Drive, giúp việc sử dụng các ứng dụng Google trở nên đơn giản hơn. Các ứng dụng Google Docs, Sheets và Slides độc lập không còn xuất hiện trong thư mục ứng dụng ChatGPT nữa, và người dùng nên kết nối với ứng dụng Google Drive để truy cập Docs, Sheets và Slides.
Đối với ChatGPT Enterprise/Edu, các thao tác Google Drive hợp nhất mới này bị tắt theo mặc định cho đến khi quản trị viên không gian làm việc bật chúng. Đối với ChatGPT Business, chúng được bật theo mặc định. Sau khi bật, quản trị viên Google Workspace có thể cần cấp lại quyền cho các phạm vi Google Drive đã cập nhật trước khi người dùng có thể sử dụng các thao tác này hoặc trước khi người dùng mới có thể kết nối. Nếu bạn nhận được phản ánh từ người dùng rằng họ không thể kết nối với Google Drive, vui lòng kiểm tra các quyền cấp phạm vi trong Google Workspace của bạn cho Google Drive, Docs, Sheets và Slides, đồng thời xác nhận rằng tất cả thao tác trong ứng dụng đều có các phạm vi đã được cấp quyền, hoặc tắt những thao tác mà bạn không muốn cấp quyền.
Xin lưu ý rằng tính năng đồng bộ không bị ảnh hưởng bởi thay đổi này.
Pro
Bắt đầu bằng cách chọn Biểu tượng hồ sơ -> Cài đặt -> Ứng dụng. Truy cập thư mục ứng dụng ChatGPT, tìm Google Drive và nhấp vào Kết nối.
Chọn tùy chọn Đồng bộ hóa.
Bạn sẽ được chuyển hướng để đăng nhập vào Google Drive, đồng thời cấp quyền cho ChatGPT xem và tải xuống tất cả các tệp Google Drive của bạn.
Sau khi hoàn tất, các tệp sẽ bắt đầu đồng bộ hóa với tài khoản ChatGPT của bạn. Lưu ý rằng có thể mất một chút thời gian để quá trình đồng bộ hóa hoàn tất hoàn toàn.
Business và Enterprise
Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT có thể cấu hình ứng dụng có đồng bộ hóa bằng một trong các phương thức sau:
| Tự phục vụ | Lý tưởng cho các triển khai linh hoạt khi quản trị viên muốn người dùng nhanh chóng kết nối tài khoản Google của riêng họ mà không phải quản lý tài khoản dịch vụ. Thiết lập: Quản trị viên bật ứng dụng. Quản trị viên có thể chọn bật cho tất cả người dùng bằng cách chọn Triển khai cho nhóm của tôi, hoặc cho phép những người dùng cụ thể Sau đó, từng người dùng sẽ kết nối tài khoản Google của họ qua OAuth (đăng nhập bằng Google). |
| Do quản trị viên quản lý (Triển khai cho nhóm của tôi) | Lý tưởng nếu quản trị viên muốn xác thực tập trung thông qua tài khoản dịch vụ. Thiết lập: Quản trị viên thiết lập tài khoản dịch vụ → từng người dùng không cần xác thực riêng lẻ Quản trị viên Google Workspace sẽ cần tạo một tài khoản dịch vụ Google và một tài khoản quản trị viên được cấu hình với quyền chỉ đọc đối với Google Drive. Sau đó, ChatGPT tự động đồng bộ hóa tệp và các quyền hiện có cho tất cả người dùng được bật. Sau khi cấu hình quản trị viên hoàn tất, tính năng này hoạt động tự động cho người dùng cuối (không cần thao tác nào). |
Khi sử dụng tùy chọn Triển khai cho nhóm của bạn , Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT có ba tùy chọn để quản lý các bộ nhớ dùng chung:
Bao gồm tất cả bộ nhớ dùng chung: Lựa chọn mặc định, không loại trừ bộ nhớ nào.
Bao gồm hầu hết bộ nhớ dùng chung (loại trừ các bộ nhớ cụ thể): Bao gồm theo mặc định và chỉ định ID của các bộ nhớ cần loại trừ.
Loại trừ hầu hết bộ nhớ dùng chung (bao gồm các bộ nhớ cụ thể): Loại trừ theo mặc định và chỉ định ID của các bộ nhớ cần bao gồm.
Bắt đầu bằng cách chọn Cài đặt không gian làm việc -> Ứng dụng -> Đã bật -> Bật đồng bộ hóa
Lưu ý rằng đối với không gian làm việc Enterprise/Edu, ứng dụng Google Drive có đồng bộ hóa hỗ trợ nơi lưu trú dữ liệu trong khu vực tại các khu vực được hỗ trợ. Tìm hiểu thêm về nơi lưu trú dữ liệu.
Kết nối Google Drive với không gian làm việc của bạn
Để bắt đầu thiết lập, nhấp vào Kết nối cho Google Drive:
Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị Thiết lập nhanh cho các không gian làm việc ChatGPT có mười người dùng trở xuống - tùy chọn này yêu cầu thiết lập quản trị tối thiểu.
Đối với thiết lập quyền truy cập do quản trị viên kiểm soát, quản trị viên Google Workspace sẽ tạo một tài khoản dịch vụ Google và một tài khoản quản trị viên. Các tài khoản này sẽ được cấu hình với quyền chỉ đọc đối với Google Drive của tổ chức bạn. Sau đó, ChatGPT sẽ đồng bộ hóa tệp và quyền thay mặt cho những người dùng mà bạn bật ứng dụng cho họ. Sau khi bạn hoàn tất thiết lập, người dùng trong không gian làm việc của bạn không cần thực hiện thêm hành động nào. Vui lòng làm theo các bước này để thiết lập do quản trị viên quản lý.
Bạn sẽ được nhắc nhập tên miền, thường là tên miền thuộc địa chỉ email công việc của bạn. Nếu không phải mọi người trong công ty đều có cùng một miền email, thì bạn sẽ cần cung cấp miền chính — xem bài viết trợ giúp này của Google để biết chi tiết.
Xin lưu ý rằng đây phải là miền Google Workspace: gmail.com và googlemail.com không được hỗ trợ.
Người dùng ChatGPT mới sẽ không tự động có quyền truy cập vào các trình kết nối Google Drive được đồng bộ hóa.
Nếu bạn thêm người dùng mới vào không gian làm việc ChatGPT của mình và muốn họ sử dụng kết nối này, bạn cũng sẽ cần thêm họ làm người dùng của kết nối này.
Nhấp vào Tiếp theo để xem lại việc tạo kết nối này:
Sau khi bạn chọn Bắt đầu đồng bộ hóa, kết nối sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển quản trị:
Tại thời điểm này, các tệp trong Google Drive của công ty bạn vẫn chưa bắt đầu đồng bộ hóa với ChatGPT. Việc này sẽ bắt đầu ngay khi từng người dùng hoàn thành quy trình tự phục vụ.
Nếu sử dụng Oauth (thiết lập tự phục vụ), mỗi thành viên không gian làm việc riêng lẻ cần làm theo các bước dưới đây để sử dụng trình kết nối GDrive.
Mỗi thành viên không gian làm việc hiện có thể bật kết nối với Google Drive. Trên ChatGPT, Google Drive hiện đã khả dụng để kết nối (bạn có thể thực hiện việc này trong trình soạn thảo, trang cài đặt hoặc qua biểu ngữ trên màn hình chính):
Người dùng cũng có thể bật kết nối này trong cài đặt ChatGPT, có thể tìm thấy bằng cách nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn > Cài đặt > Ứng dụng, sau đó tìm ứng dụng Google Drive trong thư mục ứng dụng.
Mỗi người dùng sẽ cần nhấp vào Kết nối. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện giải thích rằng các tệp của họ sẽ được đồng bộ hóa và nếu họ chọn Tiếp tục thì họ sẽ được chuyển đến Google để hoàn tất quy trình.
Nếu nhân viên đăng nhập vào nhiều hơn một tài khoản Google, họ nên chọn tài khoản họ dùng cho công việc. Để tránh vô tình kết nối sai tài khoản, chúng tôi sẽ đảm bảo miền của tài khoản được chọn khớp với miền bạn đã cung cấp khi tạo kết nối.
Sau khi chọn tài khoản để kết nối, Google sẽ yêu cầu người dùng Tiếp tục.
Khi Google hỏi ChatGPT có thể truy cập gì, hãy chọn 'Xem và tải xuống tất cả tệp Google Drive của bạn' trước khi tiếp tục. Nếu quyền này không được cấp, quá trình thiết lập đồng bộ hóa sẽ thất bại do thiếu quyền OAuth, và bạn sẽ cần ngắt kết nối rồi kết nối lại Google Drive từ ChatGPT, đồng thời cấp tất cả các quyền được yêu cầu.
Đảm bảo ô kiểm đầu tiên đã được chọn trước khi nhấp vào Tiếp tục:
Đang đồng bộ hóa
Sau khi bạn hoàn tất quy trình kết nối, Google Drive sẽ bắt đầu đồng bộ hóa.
Khi Drive của bạn được lập chỉ mục, bạn sẽ thấy tiến trình theo thời gian thực tại đây. Đồng bộ hóa một phần cho phép bạn tìm kiếm các tệp vừa được đồng bộ gần đây trong khi phần còn lại vẫn tiếp tục đồng bộ. Tùy thuộc vào số lượng tệp, việc lập chỉ mục đầy đủ có thể mất từ vài giờ đến vài ngày (đặc biệt đối với các tổ chức lớn hơn).
Khi dấu tiến trình biến mất, quá trình đồng bộ hóa đã hoàn tất. Kể từ thời điểm đó, ChatGPT sẽ liên tục đồng bộ hóa mọi thay đổi hoặc bổ sung mới vào Google Drive của bạn.