Tổng quan
Người dùng ChatGPT Pro cũng như chủ sở hữu và quản trị viên không gian làm việc Enterprise và Business có thể thiết lập ứng dụng Google Drive có tính năng đồng bộ trong phần cài đặt Ứng dụng quản trị ChatGPT. Nhờ đó, các thành viên trong không gian làm việc có thể dùng ChatGPT để truy cập thông tin mới nhất từ các nguồn nội bộ. Bạn có thể tạo, xóa hoặc sửa đổi kết nối bất cứ lúc nào.
Dưới đây là các bước dành cho từng loại người dùng để kết nối ứng dụng Google Drive có tính năng đồng bộ với tài khoản ChatGPT của họ.
Lưu ý: Các thao tác trên Google Docs, Sheets và Slides hiện được cung cấp dưới dạng thao tác Google Drive. Việc hợp nhất tất cả thao tác vào ứng dụng Google Drive giúp đơn giản hóa cách sử dụng các ứng dụng Google. Các ứng dụng Google Docs, Sheets và Slides độc lập không còn xuất hiện trong thư mục ứng dụng ChatGPT; người dùng cần kết nối với ứng dụng Google Drive để truy cập Docs, Sheets và Slides.
Đối với ChatGPT Enterprise/Edu, các thao tác Google Drive hợp nhất mới này bị tắt theo mặc định cho đến khi quản trị viên không gian làm việc bật chúng. Đối với ChatGPT Business, các thao tác này được bật theo mặc định. Sau khi được bật, quản trị viên Google Workspace có thể cần cấp lại quyền cho các phạm vi truy cập Google Drive đã cập nhật thì người dùng mới có thể sử dụng các thao tác này hoặc người dùng mới mới có thể kết nối. Nếu người dùng phản ánh rằng họ không thể kết nối với Google Drive, vui lòng kiểm tra việc cấp quyền cho các phạm vi truy cập Google Drive, Docs, Sheets và Slides trong Google Workspace, đồng thời xác nhận rằng phạm vi truy cập của tất cả thao tác trong ứng dụng đã được cấp quyền; nếu không, hãy tắt những thao tác mà bạn không muốn cấp quyền.
Xin lưu ý rằng thay đổi này không ảnh hưởng đến tính năng đồng bộ hóa.
Pro
Bắt đầu bằng cách chọn Biểu tượng hồ sơ -> Cài đặt -> Ứng dụng. Truy cập thư mục ứng dụng ChatGPT, tìm Google Drive và nhấp vào Kết nối.
Chọn tùy chọn Đồng bộ hóa.
Bạn sẽ được chuyển hướng để đăng nhập vào Google Drive, cũng như ủy quyền cho ChatGPT xem và tải xuống tất cả tệp Google Drive của bạn.
Sau khi hoàn tất, các tệp sẽ bắt đầu đồng bộ hóa với tài khoản ChatGPT của bạn. Lưu ý rằng quá trình đồng bộ hóa có thể mất một thời gian để hoàn tất đầy đủ.
Business và Enterprise
Quản trị viên Không gian làm việc ChatGPT có thể cấu hình ứng dụng có đồng bộ hóa bằng một trong các phương pháp sau:
| Tự phục vụ | Lý tưởng cho các triển khai linh hoạt, nơi quản trị viên muốn người dùng nhanh chóng kết nối tài khoản Google của riêng họ mà không cần quản lý tài khoản dịch vụ. Thiết lập: Quản trị viên bật ứng dụng. Quản trị viên có thể chọn bật cho tất cả người dùng bằng cách chọn Triển khai cho nhóm của tôi, hoặc cho phép người dùng cụ thể. Sau đó, từng người dùng kết nối tài khoản Google của họ qua OAuth (đăng nhập bằng Google). |
| Do quản trị viên quản lý (Triển khai cho nhóm của tôi) | Lý tưởng nếu quản trị viên ưu tiên xác thực tập trung qua tài khoản dịch vụ. Thiết lập: Quản trị viên thiết lập tài khoản dịch vụ để từng người dùng không cần xác thực riêng lẻ. Quản trị viên Google Workspace sẽ cần tạo một tài khoản dịch vụ Google và một tài khoản quản trị viên được cấu hình với quyền truy cập chỉ đọc vào Google Drive. Sau đó, ChatGPT tự động đồng bộ hóa tệp và các quyền hiện có cho tất cả người dùng đã được bật. Sau khi cấu hình của quản trị viên hoàn tất, tính năng này sẽ tự động hoạt động cho người dùng cuối (không cần hành động nào). |
Khi sử dụng Triển khai cho nhóm của bạn, Quản trị viên Không gian làm việc ChatGPT có ba tùy chọn để quản lý ổ đĩa dùng chung:
Bao gồm tất cả ổ đĩa dùng chung: Lựa chọn mặc định không có loại trừ.
Bao gồm hầu hết ổ đĩa dùng chung (loại trừ một số ổ cụ thể): Bao gồm theo mặc định và chỉ định ID của các ổ đĩa cần loại trừ.
Loại trừ hầu hết ổ đĩa dùng chung (bao gồm một số ổ cụ thể): Loại trừ theo mặc định và chỉ định ID của các ổ đĩa cần bao gồm.
Bắt đầu bằng cách chọn Cài đặt không gian làm việc -> Ứng dụng -> Đã bật -> Bật đồng bộ hóa
Lưu ý rằng đối với không gian làm việc Enterprise/Edu, ứng dụng Google Drive có đồng bộ hóa hỗ trợ nơi lưu trú dữ liệu trong khu vực tại các khu vực được hỗ trợ. Tìm hiểu thêm về nơi lưu trú dữ liệu.
Kết nối Google Drive với không gian làm việc của bạn
Để bắt đầu thiết lập, hãy nhấp vào Kết nối cho Google Drive:
Chúng tôi đặc biệt khuyên dùng tùy chọn Thiết lập nhanh cho không gian làm việc ChatGPT có tối đa mười người dùng vì quản trị viên chỉ cần thực hiện rất ít thao tác thiết lập.
Đối với thiết lập quyền truy cập do quản trị viên kiểm soát, quản trị viên Google Workspace sẽ tạo một tài khoản dịch vụ Google và một tài khoản quản trị viên. Các tài khoản này sẽ được cấu hình với quyền truy cập chỉ đọc vào Google Drive của tổ chức bạn. Sau đó, ChatGPT sẽ đồng bộ hóa tệp và quyền thay mặt cho những người dùng mà bạn bật ứng dụng. Sau khi bạn hoàn tất thiết lập, người dùng trong các không gian làm việc của bạn không cần thực hiện hành động nào. Vui lòng làm theo các bước này để thiết lập do quản trị viên quản lý.
Bạn sẽ được nhắc nhập tên miền, thường là tên miền thuộc về địa chỉ email công việc của bạn. Nếu không phải mọi người trong công ty của bạn đều có cùng miền email, bạn sẽ cần cung cấp miền chính — xem bài viết trợ giúp này của Google để biết chi tiết.
Xin lưu ý rằng đây phải là miền Google Workspace: gmail.com và googlemail.com không được hỗ trợ.
Người dùng ChatGPT mới sẽ không tự động có quyền truy cập vào các trình kết nối đồng bộ của Google Drive.
Nếu thêm người dùng mới vào không gian làm việc ChatGPT và muốn họ sử dụng kết nối này, bạn cũng cần thêm họ làm người dùng của kết nối.
Nhấp vào Tiếp theo để xem lại việc tạo kết nối này:
Sau khi bạn chọn Bắt đầu đồng bộ hóa, kết nối sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển quản trị:
Tại thời điểm này, các tệp trong Google Drive của công ty bạn chưa bắt đầu đồng bộ hóa với ChatGPT. Quá trình này sẽ bắt đầu ngay khi mỗi người dùng thực hiện quy trình tự phục vụ.
Nếu sử dụng OAuth (thiết lập tự phục vụ), từng thành viên trong không gian làm việc phải làm theo các bước dưới đây để sử dụng trình kết nối GDrive.
Giờ đây, mỗi thành viên trong không gian làm việc đều có thể bật kết nối với Google Drive. Trên ChatGPT, bạn hiện có thể kết nối với Google Drive trong khung soạn thảo, trang cài đặt hoặc qua biểu ngữ trên màn hình chính:
Người dùng cũng có thể bật kết nối này trong phần cài đặt ChatGPT bằng cách nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn > Cài đặt > Ứng dụng, sau đó tìm ứng dụng Google Drive trong danh mục ứng dụng.
Mỗi người dùng cần nhấp vào Kết nối. Một hộp thoại sẽ xuất hiện để giải thích rằng các tệp của họ sẽ được đồng bộ; nếu chọn Tiếp tục, họ sẽ được chuyển đến Google để hoàn tất quy trình.
Nếu nhân viên đăng nhập vào nhiều tài khoản Google, họ nên chọn tài khoản dùng cho công việc. Để tránh vô tình kết nối nhầm tài khoản, chúng tôi sẽ bảo đảm miền của tài khoản được chọn khớp với miền bạn đã cung cấp khi tạo kết nối.
Sau khi người dùng chọn tài khoản cần kết nối, Google sẽ yêu cầu họ nhấp vào Tiếp tục.
Khi Google hỏi ChatGPT có thể truy cập những gì, hãy chọn “Xem và tải xuống tất cả tệp trên Google Drive của bạn” trước khi tiếp tục. Nếu không cấp quyền này, quá trình thiết lập đồng bộ sẽ thất bại do thiếu quyền OAuth. Khi đó, bạn cần ngắt rồi kết nối lại Google Drive với ChatGPT và cấp mọi quyền được yêu cầu.
Hãy bảo đảm hộp kiểm đầu tiên đã được chọn trước khi nhấp vào Tiếp tục:
Đang đồng bộ hóa
Sau khi bạn hoàn tất quy trình kết nối, Google Drive sẽ bắt đầu đồng bộ hóa.
Khi Drive của bạn được lập chỉ mục, bạn sẽ thấy tiến trình theo thời gian thực tại đây. Đồng bộ hóa một phần cho phép bạn tìm kiếm các tệp đã đồng bộ hóa gần đây trong khi phần còn lại tiếp tục đồng bộ hóa. Tùy thuộc vào số lượng tệp, việc lập chỉ mục đầy đủ có thể mất từ vài giờ đến vài ngày (đặc biệt đối với các tổ chức lớn hơn).
Khi chỉ báo tiến trình biến mất, quá trình đồng bộ hóa đã hoàn tất. Từ thời điểm đó trở đi, ChatGPT sẽ liên tục đồng bộ hóa mọi thay đổi hoặc bổ sung mới vào Google Drive của bạn.