Tổng quan
Ứng dụng SharePoint cho phép ChatGPT tìm kiếm và tham chiếu nội dung trên SharePoint và nội dung được hỗ trợ trên OneDrive dành cho cơ quan hoặc trường học mà tài khoản Microsoft của bạn đã có quyền truy cập. Ứng dụng SharePoint không hỗ trợ tài khoản OneDrive cá nhân. Các hành động có sẵn phụ thuộc vào cài đặt của tổ chức bạn.
Để xem tổng quan về các ứng dụng được kết nối, hãy xem: Ứng dụng được kết nối trong ChatGPT.
Điều kiện sử dụng
Khả năng sử dụng SharePoint phụ thuộc vào gói ChatGPT, vị trí, cài đặt không gian làm việc, tài khoản Microsoft và chính sách Microsoft Entra của tổ chức bạn.
Kết nối SharePoint
Mở Tiện ích hoặc Ứng dụng, tùy vào các tùy chọn có trong phiên bản ChatGPT của bạn.
Tìm SharePoint rồi chọn tùy chọn kết nối tài khoản.
Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của cơ quan hoặc trường học có quyền truy cập vào các site SharePoint hoặc tệp OneDrive dành cho cơ quan hoặc trường học được hỗ trợ mà bạn muốn sử dụng.
Xem xét các quyền Microsoft được yêu cầu và hoàn tất quy trình ủy quyền.
Quay lại ChatGPT.
Nếu tổ chức của bạn yêu cầu sự đồng ý của quản trị viên, quản trị viên Microsoft Entra phải phê duyệt các quyền trước khi có thể sử dụng kết nối.
Để xem hướng dẫn chung về quản lý tài khoản, hãy xem: Kết nối và quản lý tài khoản ứng dụng trong ChatGPT.
Sử dụng SharePoint trong cuộc trò chuyện
Sau khi kết nối SharePoint, hãy yêu cầu ChatGPT tìm, tóm tắt hoặc so sánh các tệp mà tài khoản Microsoft đã kết nối của bạn có thể truy cập.
Ví dụ:
“Tìm kế hoạch dự án mới nhất trong SharePoint và tóm tắt những quyết định còn bỏ ngỏ.”
“So sánh hai tài liệu đề xuất trên site SharePoint của nhóm bán hàng.”
“Soạn bản cập nhật dành cho ban lãnh đạo dựa trên các tài liệu ra mắt mà tôi có thể truy cập.”
“Tạo một thư mục cho dự án này trong thư viện SharePoint đã được phê duyệt.”
Tùy vào các quyền được tổ chức của bạn phê duyệt và các thao tác được bật trong ChatGPT, ứng dụng SharePoint trực tiếp cũng có thể hỗ trợ những thao tác như:
Tạo thư mục.
Tải tệp lên hoặc cập nhật tệp.
Quản lý liên kết chia sẻ.
Làm việc với các danh sách và trang SharePoint được hỗ trợ.
Một quyền Microsoft được phê duyệt không tự động bật mọi thao tác tương ứng. Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT phải bật riêng những thao tác mà tổ chức của bạn muốn cho phép. ChatGPT có thể yêu cầu bạn xác nhận các thao tác làm thay đổi nội dung SharePoint.
Tìm hiểu về quyền trong SharePoint
ChatGPT chỉ truy xuất nội dung mà tài khoản Microsoft tương ứng hoặc thành viên được ủy quyền của không gian làm việc đã có quyền truy cập. Các thiết lập về SharePoint, OneDrive, tư cách thành viên nhóm Microsoft 365 và quyền truy cập không gian làm việc vẫn được áp dụng.
Chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc ChatGPT quản lý việc cho phép sử dụng ứng dụng và các thao tác. Quản trị viên Microsoft Entra cấp các quyền Microsoft cần thiết cho những thao tác đó. Những vai trò này có thể do những người khác nhau đảm nhiệm.
Để biết thêm thông tin về các biện pháp kiểm soát không gian làm việc, hãy xem: Các biện pháp kiểm soát dành cho quản trị viên, bảo mật và tuân thủ đối với tiện ích và ứng dụng.
Xem lại các quyền truy cập SharePoint trực tiếp
Để truy cập SharePoint trực tiếp, hãy bật Sites.Read.All và Files.Read.All trong cả cài đặt quyền của ChatGPT lẫn Microsoft Entra. Chỉ bật các quyền này trong ChatGPT là chưa hoàn tất việc cấp quyền của Microsoft. Xem lại các quyền sau để truy cập SharePoint trực tiếp:
User.Read: Đọc hồ sơ cơ bản của người dùng đã đăng nhập.
offline_access: Duy trì kết nối đã được cấp quyền mà không yêu cầu người dùng đăng nhập cho mỗi yêu cầu.
Files.Read.All: Đọc các tệp mà người dùng đã đăng nhập có quyền truy cập.
Files.ReadWrite.All: Cập nhật hoặc quản lý các tệp mà người dùng đã đăng nhập có quyền truy cập khi các hành động ghi được bật.
Sites.Read.All: Đọc nội dung từ các site SharePoint mà người dùng đã đăng nhập có quyền truy cập.
Sites.ReadWrite.All: Quản lý các danh sách, mục, trang, siêu dữ liệu hoặc tài nguyên SharePoint khác được hỗ trợ khi những hành động đó được bật.
Sites.Selected: Không được hỗ trợ cho tìm kiếm SharePoint trực tiếp.
Các quyền cụ thể được yêu cầu phụ thuộc vào cấu hình của tổ chức và các hành động có sẵn. Chỉ nên cấp một quyền khi tổ chức của bạn có ý định cho phép hành động cần đến quyền đó.
Để giới hạn quyền truy cập vào các tuyển tập site SharePoint, hãy dùng danh sách tuyển tập site được phép của ChatGPT. OpenAI thực thi các giới hạn này; chúng không thay thế các quyền được ủy quyền bắt buộc của Microsoft. Để biết hướng dẫn thiết lập, hãy xem: Quản lý quyền truy cập site SharePoint và quy tắc loại trừ theo nhãn độ nhạy cảm.
Phê duyệt các quyền Microsoft
Các bước này mô tả giao diện quản trị Plugin. Nếu không gian làm việc của bạn dùng giao diện quản trị Ứng dụng, hãy vào Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng, chọn SharePoint, rồi chọn Quyền Microsoft. Tiếp tục xem lại quyền và phê duyệt trên Microsoft theo hướng dẫn bên dưới.
Để mở trang Ứng dụng từ Bảng điều khiển quản trị, hãy chọn không gian làm việc ChatGPT mong muốn, mở Plugin, rồi chọn Quản lý ứng dụng cũ.
Đăng nhập vào ChatGPT với tư cách chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc.
Vào Bảng điều khiển quản trị, chọn không gian làm việc ChatGPT mong muốn, rồi mở Plugin.
Chọn Cấu hình quyền Microsoft để xem lại yêu cầu cấp quyền gộp cho các ứng dụng Microsoft trong không gian làm việc của bạn.
Xem lại các quyền Microsoft được liệt kê và những hành động ChatGPT gắn với từng quyền.
Xem lại các quyền cần thiết cho những hành động ứng dụng bạn đã chọn. Các quyền bắt buộc vẫn được chọn và không thể tắt trong bước xem lại này. Để loại bỏ một quyền khỏi yêu cầu, trước tiên hãy tắt mọi hành động đã chọn cần đến quyền đó, bao gồm các hành động trong những ứng dụng Microsoft khác đang bật nếu bạn đang xem lại yêu cầu gộp.
Bật hoặc tắt các quyền tùy chọn khi có thể dùng nút chuyển tương ứng. Mở lại phần xem lại quyền và xác nhận yêu cầu trước khi tiếp tục.
Nếu không dùng được bộ chọn quyền hoặc các cài đặt đã lưu mâu thuẫn với nhau, hãy xem: Quyền kiểm soát của quản trị viên, bảo mật và tuân thủ dành cho plugin và ứng dụng.
Hoàn tất phê duyệt của quản trị viên Microsoft
Tiếp tục đến Microsoft Entra và đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên có thể chấp thuận thay mặt toàn tổ chức.
Xác nhận tổ chức và ứng dụng ChatGPT/OpenAI đã được xác minh.
Xem lại toàn bộ yêu cầu cấp quyền đã chọn và hoàn tất quy trình chấp thuận của Microsoft.
Quay lại ChatGPT và xác nhận rằng việc xem lại quyền đã hoàn tất.
Nếu Microsoft Entra không mở, hãy cho phép cửa sổ bật lên cho ChatGPT rồi thử lại. Màn hình chấp thuận của Microsoft cho phép phê duyệt hoặc từ chối toàn bộ yêu cầu cấp quyền đã chọn; màn hình này không có hộp kiểm riêng cho từng quyền.
Việc phê duyệt các quyền Microsoft không kết nối tài khoản Microsoft của thành viên hay tự động bật các hành động trong ChatGPT. Quản trị viên không gian làm việc phải xem lại riêng các mục Hành động, Quyền truy cập theo vai trò và các cài đặt không gian làm việc liên quan, nếu có.
Các loại tệp được hỗ trợ và giới hạn
Tính năng tìm kiếm SharePoint hỗ trợ các tệp .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx và .csv.
Giới hạn kích thước cho việc tìm kiếm và truy xuất tệp SharePoint là 100 MiB (khoảng 105 MB) mỗi tệp. Các tệp lớn hơn sẽ bị loại khỏi kết quả tìm kiếm và ứng dụng không thể truy xuất các tệp này.
ChatGPT có thể không trích xuất được văn bản từ một số tệp thuộc loại được hỗ trợ, ngay cả khi chúng xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
Khắc phục sự cố SharePoint
Đối với các sự cố kết nối thường gặp, hãy xem: Khắc phục sự cố ứng dụng trong ChatGPT.
SharePoint không xuất hiện
Xác nhận rằng tài khoản của bạn có thể sử dụng SharePoint và quản trị viên không gian làm việc đã bật ứng dụng. Trong không gian làm việc được quản lý, hãy kiểm tra xem Quyền truy cập theo vai trò hoặc chính sách về miền được phê duyệt có giới hạn những người được phép sử dụng ứng dụng hay không.
Cần có sự phê duyệt của quản trị viên Microsoft
Yêu cầu quản trị viên Microsoft Entra xem xét yêu cầu cấp quyền. Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT có thể xem những thao tác SharePoint nào phụ thuộc vào từng quyền Microsoft và tắt các thao tác mà tổ chức không muốn phê duyệt.
Một thao tác vẫn không hoạt động sau khi được phê duyệt
Xác nhận rằng:
Thao tác đã được bật trong phần cài đặt Thao tác của ứng dụng SharePoint.
Quyền tương ứng vẫn được cấp trong Microsoft Entra.
Thành viên đã kết nối đúng tài khoản Microsoft cần dùng.
Thành viên đã kết nối lại tài khoản Microsoft nếu có quyền mới được bổ sung.
Tài khoản Microsoft có quyền truy cập site, tệp hoặc thư mục tương ứng.
Không tìm thấy tệp SharePoint
Xác nhận rằng:
Tệp dùng định dạng được hỗ trợ cho tìm kiếm và có kích thước nằm trong giới hạn.
Đúng tài khoản Microsoft bạn muốn dùng đã được kết nối.
Tài khoản có thể mở tệp trực tiếp trong SharePoint.
Tệp được phép truy cập theo các giới hạn truy cập site và quy tắc loại trừ theo nhãn độ nhạy cảm của không gian làm việc.
Sau khi thay đổi chính sách, hãy thử một yêu cầu mới trong cuộc trò chuyện mới.
Để tìm hiểu về các chế độ kiểm soát site, hãy xem: Quản lý quyền truy cập site SharePoint và quy tắc loại trừ theo nhãn độ nhạy cảm. Để xử lý sự cố kết nối và kiểm tra định dạng được hỗ trợ, hãy xem: Khắc phục sự cố với ứng dụng trong ChatGPT.
Tệp xuất hiện nhưng ChatGPT không đọc được
Một tệp có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm ngay cả khi ChatGPT không thể truy xuất hoặc trích xuất nội dung của tệp đó.
Xác nhận rằng tài khoản Microsoft đã kết nối có thể mở tệp trực tiếp trong SharePoint hoặc OneDrive dành cho cơ quan hoặc trường học.
Bắt đầu cuộc trò chuyện mới trong ChatGPT có bật SharePoint.
Dán liên kết đến tệp cụ thể, thay vì thư mục chứa tệp, rồi yêu cầu ChatGPT đọc hoặc tóm tắt tệp qua SharePoint.
Nếu cần một bản sao có thể tải xuống, hãy đưa ra yêu cầu riêng.
Yêu cầu qua liên kết trực tiếp vẫn tuân theo các quyền Microsoft, giới hạn truy cập site của không gian làm việc, quy tắc loại trừ theo nhãn độ nhạy cảm và giới hạn kích thước cho mỗi tệp.
Nếu truy xuất trực tiếp thành công nhưng tìm kiếm không hoạt động, hãy báo cáo truy vấn tìm kiếm và liên kết đến tệp. Nếu truy xuất thất bại, hãy cung cấp lỗi chính xác và cho biết ChatGPT có trả về thông tin chi tiết về tệp, văn bản đọc được hay bản sao có thể tải xuống hay không.
Để biết các bước tiếp theo, hãy xem: Khắc phục sự cố với plugin và ứng dụng trong ChatGPT.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên có thể xem các tệp mà họ không mở được trong SharePoint không?
Không. Các quyền SharePoint và Microsoft 365 vẫn quyết định nội dung mà mỗi thành viên có thể truy xuất.
Tôi có thể dùng ứng dụng trong tác vụ đã lên lịch hoặc Tác nhân không gian làm việc không?
Một hành động hoạt động trong cuộc trò chuyện có thể cần hình thức cấp quyền hoặc phê duyệt khác khi dùng trong tác vụ đã lên lịch hoặc Tác nhân không gian làm việc. Xác nhận rằng ứng dụng và hành động được hỗ trợ trong quy trình làm việc bạn muốn dùng. Để kiểm tra phê duyệt và trạng thái chạy, hãy xem: Khắc phục sự cố với plugin và ứng dụng trong ChatGPT.