Tổng quan
Ứng dụng SharePoint cho phép ChatGPT tìm kiếm và tham chiếu nội dung SharePoint cũng như nội dung được hỗ trợ trên OneDrive dành cho cơ quan hoặc trường học mà tài khoản Microsoft của bạn đã có quyền truy cập. Ứng dụng SharePoint không hỗ trợ tài khoản OneDrive cá nhân. Các thao tác khả dụng phụ thuộc vào cài đặt của tổ chức bạn.
Quản trị viên của các không gian làm việc Enterprise và Edu đủ điều kiện có thể cấu hình tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý để lập chỉ mục nội dung đã chọn cho không gian làm việc. Kết nối tài khoản Microsoft của riêng bạn cho phép truy cập trực tiếp, nhưng không tạo chỉ mục đồng bộ cá nhân.
Để xem tổng quan về các ứng dụng được kết nối, hãy xem: Ứng dụng được kết nối trong ChatGPT.
Điều kiện sử dụng
Khả năng sử dụng SharePoint phụ thuộc vào gói ChatGPT, vị trí, cài đặt không gian làm việc, tài khoản Microsoft và các chính sách Microsoft Entra của tổ chức bạn.
Tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý chỉ có trong các không gian làm việc Enterprise và Edu đủ điều kiện và tại các khu vực được hỗ trợ. Tài khoản cá nhân không thể cấu hình tính năng đồng bộ SharePoint.
Để biết những khu vực nơi lưu trú dữ liệu của không gian làm việc hỗ trợ tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý, hãy xem: Ứng dụng có tính năng đồng bộ do quản trị viên quản lý trong ChatGPT.
Kết nối SharePoint
Mở Tiện ích hoặc Ứng dụng, tùy vào các tùy chọn có trong phiên bản ChatGPT của bạn.
Tìm SharePoint rồi chọn tùy chọn kết nối tài khoản.
Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của cơ quan hoặc trường học có quyền truy cập vào các site SharePoint hoặc tệp OneDrive dành cho cơ quan hoặc trường học được hỗ trợ mà bạn muốn sử dụng.
Xem xét các quyền Microsoft được yêu cầu và hoàn tất quy trình ủy quyền.
Quay lại ChatGPT.
Nếu tổ chức của bạn yêu cầu sự đồng ý của quản trị viên, quản trị viên Microsoft Entra phải phê duyệt các quyền trước khi có thể sử dụng kết nối.
Để xem hướng dẫn chung về quản lý tài khoản, hãy xem: Kết nối và quản lý tài khoản ứng dụng trong ChatGPT.
Sử dụng SharePoint trong cuộc trò chuyện
Sau khi kết nối SharePoint, hãy yêu cầu ChatGPT tìm, tóm tắt hoặc so sánh các tệp mà tài khoản Microsoft đã kết nối của bạn có thể truy cập.
Ví dụ:
“Tìm kế hoạch dự án mới nhất trong SharePoint và tóm tắt những quyết định còn bỏ ngỏ.”
“So sánh hai tài liệu đề xuất trên site SharePoint của nhóm bán hàng.”
“Soạn bản cập nhật dành cho ban lãnh đạo dựa trên các tài liệu ra mắt mà tôi có thể truy cập.”
“Tạo một thư mục cho dự án này trong thư viện SharePoint đã được phê duyệt.”
Tùy vào các quyền được tổ chức của bạn phê duyệt và các thao tác được bật trong ChatGPT, ứng dụng SharePoint trực tiếp cũng có thể hỗ trợ những thao tác như:
Tạo thư mục.
Tải tệp lên hoặc cập nhật tệp.
Quản lý liên kết chia sẻ.
Làm việc với các danh sách và trang SharePoint được hỗ trợ.
Một quyền Microsoft được phê duyệt không tự động bật mọi thao tác tương ứng. Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT phải bật riêng những thao tác mà tổ chức của bạn muốn cho phép. ChatGPT có thể yêu cầu bạn xác nhận các thao tác làm thay đổi nội dung SharePoint.
Tìm hiểu về quyền trong SharePoint
ChatGPT chỉ truy xuất nội dung mà tài khoản Microsoft tương ứng hoặc thành viên được ủy quyền của không gian làm việc đã có quyền truy cập. Các thiết lập về SharePoint, OneDrive, tư cách thành viên nhóm Microsoft 365 và quyền truy cập không gian làm việc vẫn được áp dụng.
Chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc ChatGPT quản lý việc cho phép sử dụng ứng dụng và các thao tác. Quản trị viên Microsoft Entra cấp các quyền Microsoft cần thiết cho những thao tác đó. Những vai trò này có thể do những người khác nhau đảm nhiệm.
Để biết thêm thông tin về các biện pháp kiểm soát không gian làm việc, hãy xem: Các biện pháp kiểm soát dành cho quản trị viên, bảo mật và tuân thủ đối với tiện ích và ứng dụng.
Xem xét các quyền để truy cập trực tiếp SharePoint
Để truy cập trực tiếp SharePoint, hãy bật Sites.Read.All và Files.Read.All trong cả phần cài đặt quyền của ChatGPT lẫn Microsoft Entra. Chỉ bật các quyền này trong ChatGPT sẽ không hoàn tất việc ủy quyền trên Microsoft. Xem xét các quyền sau để truy cập trực tiếp SharePoint:
User.Read: Đọc hồ sơ cơ bản của người dùng đã đăng nhập.
offline_access: Duy trì kết nối được ủy quyền mà không yêu cầu người dùng đăng nhập cho mỗi yêu cầu.
Files.Read.All: Đọc các tệp mà người dùng đã đăng nhập có quyền truy cập.
Files.ReadWrite.All: Cập nhật hoặc quản lý các tệp mà người dùng đã đăng nhập có quyền truy cập khi các thao tác ghi được bật.
Sites.Read.All: Đọc nội dung từ các site SharePoint mà người dùng đã đăng nhập có quyền truy cập.
Sites.ReadWrite.All: Quản lý các danh sách, mục, trang, siêu dữ liệu hoặc tài nguyên SharePoint khác được hỗ trợ khi các thao tác đó được bật.
Sites.Selected: Không được hỗ trợ cho tìm kiếm trực tiếp trên SharePoint.
Các quyền cụ thể được yêu cầu phụ thuộc vào cấu hình của tổ chức và các thao tác khả dụng. Chỉ nên cấp một quyền khi tổ chức của bạn có ý định cho phép thao tác cần đến quyền đó.
Để hạn chế quyền truy cập vào các tuyển tập site SharePoint, hãy sử dụng danh sách site được phép hoặc bị chặn của ChatGPT. OpenAI thực thi các hạn chế này; chúng không thay thế các quyền được ủy quyền bắt buộc của Microsoft. Để xem hướng dẫn thiết lập, hãy xem: Quản lý quyền truy cập site SharePoint và các trường hợp loại trừ theo nhãn nhạy cảm.
Phê duyệt các quyền Microsoft
Các bước này mô tả giao diện quản trị Tiện ích. Nếu không gian làm việc của bạn sử dụng phần quản trị Ứng dụng, hãy vào Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng, chọn SharePoint, rồi chọn Quyền Microsoft. Tiếp tục xem xét quyền và thực hiện quy trình phê duyệt trên Microsoft bên dưới.
Đăng nhập vào ChatGPT với vai trò chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc.
Vào Quản trị > Tiện ích.
Chọn Cấu hình quyền Microsoft để xem xét yêu cầu tổng hợp cho các ứng dụng Microsoft trong không gian làm việc của bạn.
Xem xét các quyền Microsoft được liệt kê và các thao tác ChatGPT tương ứng với từng quyền.
Chỉ chọn những quyền mà tổ chức của bạn có ý định cấp.
Hoàn tất phê duyệt của quản trị viên Microsoft
Tiếp tục đến Microsoft Entra và đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên có thể cấp sự đồng ý cho toàn tổ chức.
Xác nhận tổ chức và ứng dụng ChatGPT/OpenAI đã được xác minh.
Xem xét toàn bộ yêu cầu đã chọn và hoàn tất quy trình đồng ý của Microsoft.
Quay lại ChatGPT và xác nhận rằng quá trình xem xét quyền đã hoàn tất.
Nếu Microsoft Entra không mở, hãy cho phép cửa sổ bật lên đối với ChatGPT rồi thử lại. Màn hình đồng ý của Microsoft cho phép phê duyệt hoặc từ chối toàn bộ yêu cầu cấp quyền đã chọn; màn hình này không có hộp kiểm riêng cho từng quyền.
Việc phê duyệt các quyền Microsoft không kết nối tài khoản Microsoft của thành viên hoặc tự động bật các thao tác trong ChatGPT. Quản trị viên không gian làm việc phải xem xét riêng Thao tác, Quyền truy cập theo vai trò và các cài đặt không gian làm việc liên quan nếu có.
Thiết lập đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý
Tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý cho phép chủ sở hữu hoặc quản trị viên của không gian làm việc Enterprise hoặc Edu đủ điều kiện chọn nội dung SharePoint để lập chỉ mục cho không gian làm việc. Thành viên không tạo kết nối đồng bộ SharePoint riêng.
Chỉ mục do quản trị viên quản lý sử dụng các quyền ứng dụng Microsoft được tổ chức phê duyệt để đánh giá tệp, site, nhóm Microsoft 365 và các biện pháp kiểm soát quyền truy cập. Mỗi thành viên chỉ có thể truy xuất nội dung mà họ đã có quyền truy cập.
Chuẩn bị không gian làm việc và đối tượng thuê Microsoft
Trước khi bắt đầu:
Xác nhận rằng tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý khả dụng cho không gian làm việc và khu vực của bạn.
Đăng nhập với vai trò chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc ChatGPT.
Phối hợp với quản trị viên Microsoft Entra và quản trị viên SharePoint khi cần.
Quyết định những site và thư mục SharePoint cần lập chỉ mục.
Xem xét các nhãn nhạy cảm Microsoft Purview và các hạn chế về nguồn của tổ chức bạn.
Xác nhận rằng tài khoản Microsoft dùng để thiết lập có các quyền cần thiết để cấu hình những nguồn SharePoint đã chọn.
Xem xét các quyền bổ sung dành cho tính năng do quản trị viên quản lý
Tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý có thể yêu cầu các quyền Microsoft bổ sung:
Group.Read.All: Đọc các nhóm Microsoft 365 được dùng để phân quyền tệp.
GroupMember.Read.All: Đọc thông tin thành viên nhóm dùng để xác định quyền truy cập thực tế.
User.Read.All: Đọc thông tin người dùng cần thiết để xác định và thực thi các biện pháp kiểm soát quyền truy cập tương ứng.
Sites.FullControl.All: Đọc hệ thống phân cấp quyền SharePoint, hỗ trợ đánh giá quyền chính xác và lập chỉ mục do quản trị viên quản lý.
Sites.Selected: Hỗ trợ cấu hình cho các site được chọn khi áp dụng.
SensitivityLabels.Read.All: Đọc thông tin nhãn nhạy cảm khi sử dụng cấu hình có xét đến nhãn.
Sites.FullControl.All là quyền Microsoft có phạm vi rộng, vì vậy quản trị viên Microsoft Entra cần đối chiếu quyền này với các yêu cầu bảo mật của tổ chức bạn. Tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý sử dụng quyền này để xử lý chính xác các biện pháp kiểm soát quyền truy cập SharePoint; việc cấp quyền này không có nghĩa là thành viên không gian làm việc có thể xem các tệp ngoài phạm vi quyền SharePoint hiện có của họ.
Sites.Selected có thể xuất hiện để đảm bảo khả năng tương thích hoặc phục vụ quy trình làm việc với các site được chọn, nhưng không thay thế các quyền khác cần thiết cho tính năng đồng bộ do quản trị viên quản lý.
Cấu hình kết nối do quản trị viên quản lý
Vào Quản trị > Tiện ích và mở tiện ích có SharePoint.
Nếu không gian làm việc của bạn sử dụng Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng, hãy chọn SharePoint tại đó.
Mở phần cài đặt SharePoint và xác nhận rằng ứng dụng đã được bật cho không gian làm việc.
Xem xét Quyền truy cập theo vai trò nếu không gian làm việc của bạn hỗ trợ các biện pháp kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò.
Nếu thấy Tìm kiếm theo chỉ mục, hãy chọn Thiết lập.
Phê duyệt kết nối và chọn nội dung
Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên Microsoft phù hợp khi được nhắc.
Xem xét và phê duyệt các quyền Microsoft được yêu cầu cho quyền truy cập do quản trị viên quản lý.
Chọn các site hoặc thư mục SharePoint mà tổ chức muốn đưa vào, hoặc chọn toàn bộ nội dung được hỗ trợ nếu phù hợp với kế hoạch triển khai đã được phê duyệt.
Áp dụng tính năng lọc theo nhãn nhạy cảm Microsoft Purview khi tính năng này khả dụng và chính sách của tổ chức yêu cầu.
Hoàn tất thiết lập và chờ tạo chỉ mục ban đầu.
Nếu một kết nối SharePoint hiện có yêu cầu cập nhật quyền Microsoft, hãy làm theo lời nhắc ủy quyền lại trong phần cài đặt ứng dụng nếu có. Việc ngắt và tạo lại kết nối do quản trị viên quản lý có thể đòi hỏi phải tạo lại chỉ mục.
Chọn nội dung SharePoint và OneDrive
Các site và thư mục do quản trị viên chọn quyết định phạm vi lập chỉ mục. Các quyền SharePoint và Microsoft 365 hiện có quyết định những kết quả đã lập chỉ mục mà mỗi thành viên không gian làm việc có thể truy xuất.
Tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý có thể bao gồm nội dung được hỗ trợ trên OneDrive dành cho cơ quan hoặc trường học khi quản trị viên chọn toàn bộ nội dung được hỗ trợ và các quyền SharePoint cần thiết đã được cấp. OneDrive cá nhân không được hỗ trợ. OneDrive không được đưa vào các quy trình chọn site và thư mục không hỗ trợ chọn nguồn OneDrive.
Mỗi không gian làm việc chỉ hỗ trợ một kết nối đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý.
Nội dung được hỗ trợ và các giới hạn
SharePoint hỗ trợ các loại tệp phổ biến như .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx và .csv.
Các giới hạn khác bao gồm:
Dung lượng tệp tối đa được hỗ trợ là 100 MB cho mỗi tệp.
Quá trình lập chỉ mục do quản trị viên quản lý dựa trên nội dung tệp được hỗ trợ. Các trang site SharePoint không được tính năng đồng bộ do quản trị viên quản lý lập chỉ mục. Ứng dụng trực tiếp có thể tạo hoặc quản lý các trang site được hỗ trợ khi các thao tác được bật.
Quá trình lập chỉ mục ban đầu có thể mất vài giờ hoặc lâu hơn, tùy vào quy mô và độ phức tạp của môi trường SharePoint đã chọn.
Một số kết quả có thể chưa xuất hiện khi quá trình lập chỉ mục vẫn đang diễn ra.
Các thay đổi đối với tệp, tư cách thành viên nhóm hoặc quyền có thể mất một thời gian mới xuất hiện.
Những tệp được bảo vệ bằng nhãn Microsoft Purview có áp dụng mã hóa hoặc hạn chế truy cập sẽ không được lập chỉ mục.
Các hạn chế về site, bộ lọc nhãn độ nhạy và những biện pháp kiểm soát lập chỉ mục khác do quản trị viên quản lý được áp dụng cho kết nối đã lập chỉ mục. Các biện pháp này không tự động hạn chế một kết nối SharePoint trực tiếp được bật riêng.
Khi cả quyền truy cập SharePoint trực tiếp và tính năng lập chỉ mục do quản trị viên quản lý đều được bật, hãy xem xét riêng từng kết nối. Một thao tác trực tiếp có thể truy cập nội dung khác mà tài khoản cơ quan hoặc trường học đã đăng nhập vốn có quyền truy cập.
Khắc phục sự cố SharePoint
Đối với các sự cố kết nối thường gặp, hãy xem: Khắc phục sự cố ứng dụng trong ChatGPT.
SharePoint không xuất hiện
Xác nhận rằng tài khoản của bạn có thể sử dụng SharePoint và quản trị viên không gian làm việc đã bật ứng dụng. Trong không gian làm việc được quản lý, hãy kiểm tra xem Quyền truy cập theo vai trò hoặc chính sách về miền được phê duyệt có giới hạn những người được phép sử dụng ứng dụng hay không.
Cần có sự phê duyệt của quản trị viên Microsoft
Yêu cầu quản trị viên Microsoft Entra xem xét yêu cầu cấp quyền. Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT có thể xem những thao tác SharePoint nào phụ thuộc vào từng quyền Microsoft và tắt các thao tác mà tổ chức không muốn phê duyệt.
Một thao tác vẫn không hoạt động sau khi được phê duyệt
Xác nhận rằng:
Thao tác đã được bật trong phần cài đặt Thao tác của ứng dụng SharePoint.
Quyền tương ứng vẫn được cấp trong Microsoft Entra.
Thành viên đã kết nối đúng tài khoản Microsoft cần dùng.
Thành viên đã kết nối lại tài khoản Microsoft nếu có quyền mới được bổ sung.
Tài khoản Microsoft có quyền truy cập site, tệp hoặc thư mục tương ứng.
Thiếu một tệp SharePoint
Kiểm tra để đảm bảo rằng:
Tệp thuộc loại được hỗ trợ và không vượt quá giới hạn kích thước.
Nếu bạn đang dùng kết quả từ chỉ mục, tệp phải nằm trong phạm vi lập chỉ mục do quản trị viên quản lý.
Thành viên có thể mở tệp trong SharePoint.
Các thay đổi gần đây về quyền đã có đủ thời gian để cập nhật.
Không thể sử dụng tính năng đồng bộ do quản trị viên quản lý
Xác minh rằng không gian làm việc của bạn đủ điều kiện, tính năng đồng bộ SharePoint được hỗ trợ tại khu vực đã cấu hình và một quản trị viên Microsoft có thẩm quyền đã phê duyệt các quyền ứng dụng cần thiết. Tài khoản ChatGPT cá nhân không thể bật tính năng đồng bộ SharePoint.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể kết nối SharePoint mà không bật đồng bộ không?
Có. Khi tài khoản của bạn có thể sử dụng ứng dụng SharePoint, bạn có thể kết nối tài khoản Microsoft để truy cập trực tiếp nội dung mà bạn được phép sử dụng. Đồng bộ do quản trị viên quản lý là một tính năng riêng của không gian làm việc.
Tôi có thể bật tính năng đồng bộ SharePoint cho tài khoản ChatGPT cá nhân không?
Không. Tính năng đồng bộ SharePoint cá nhân không còn khả dụng. Chỉ quản trị viên không gian làm việc đủ điều kiện mới có thể cấu hình tính năng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý.
Thành viên có thể xem các tệp mà họ không mở được trong SharePoint không?
Không. Các quyền SharePoint và Microsoft 365 vẫn quyết định nội dung mà mỗi thành viên có thể truy xuất.
Tính năng đồng bộ SharePoint có bao gồm OneDrive không?
Tính năng này có thể bao gồm nội dung được hỗ trợ trên OneDrive dành cho cơ quan hoặc trường học khi quản trị viên chọn toàn bộ nội dung được hỗ trợ và các quyền SharePoint cần thiết đã được cấp. OneDrive cá nhân không được hỗ trợ và các quy trình chọn site và thư mục không bao gồm OneDrive, trừ khi có tùy chọn này rõ ràng.
Tại sao tính năng đồng bộ do quản trị viên quản lý yêu cầu Sites.FullControl.All?
Microsoft yêu cầu quyền truy cập vào hệ thống phân cấp quyền SharePoint để kết nối có thể đánh giá chính xác quyền truy cập tệp thực tế. Quản trị viên Microsoft Entra của bạn nên xem xét quyền có phạm vi rộng này trước khi phê duyệt. Thành viên không gian làm việc vẫn không thể truy xuất các tệp mà họ không có quyền truy cập.
Có thể bật đồng thời các thao tác trực tiếp trên SharePoint và tính năng đồng bộ do quản trị viên quản lý không?
Có. Chúng sử dụng các quy trình ủy quyền và biện pháp kiểm soát khác nhau. Các hạn chế về site và bộ lọc nhãn nhạy cảm do quản trị viên quản lý không tự động giới hạn kết nối trực tiếp SharePoint riêng biệt.