Tổng quan
Làm cho ChatGPT có tính hành động và cá nhân hóa hơn với nguồn dữ liệu Sharepoint của riêng bạn, hiện đã có sẵn theo yêu cầu. Ứng dụng Sharepoint cho phép ChatGPT kết nối an toàn với SharePoint để bạn có thể tìm kiếm tệp, lấy dữ liệu trực tiếp và tham chiếu nội dung ngay trong cuộc trò chuyện.
Để bắt đầu, hãy tìm ứng dụng SharePoint trong thư mục ứng dụng ChatGPT. Tùy thuộc vào loại gói của bạn, bạn có thể kết nối với SharePoint theo hai cách:
Quyền truy cập SharePoint được người dùng xác thực
Mỗi người dùng đăng nhập bằng tài khoản SharePoint của riêng họ bằng OAuth, cho phép ChatGPT sử dụng nội dung SharePoint mà người dùng đó đã có quyền truy cập. Tùy chọn kết nối này có sẵn cho tất cả các loại gói và phù hợp nhất cho truy cập cá nhân, triển khai linh hoạt và khám phá do người dùng dẫn dắt.
Ứng dụng SharePoint kèm đồng bộ
Tùy thuộc vào gói của bạn, bạn có thể bật đồng bộ cho ứng dụng SharePoint. Bật đồng bộ cho phép nội dung SharePoint được lập chỉ mục trước để truy xuất nhanh hơn và chất lượng cao hơn trong ChatGPT. Tùy chọn kết nối này có sẵn cho các gói Pro, Business và Enterprise/Edu. Quản trị viên/chủ sở hữu có thể cấu hình thêm tùy chọn đồng bộ bằng cách:
triển khai đồng bộ SharePoint cho tất cả người dùng trong không gian làm việc của bạn (chỉ Enterprise/Edu), hoặc
bật đồng bộ, sau đó cho phép từng người dùng kết nối tài khoản SharePoint của riêng họ bằng OAuth.
Ở cả hai loại kết nối, quản trị viên/chủ sở hữu có thể quản lý quyền truy cập từ Cài đặt không gian làm việc → Ứng dụng, bao gồm sử dụng RBAC để kiểm soát quyền truy cập của người dùng (chỉ Enterprise/Edu).
Mẫu triển khai được khuyến nghị
Triển khai cho nhóm của bạn khi bạn cần quyền kiểm soát tập trung
(Chỉ dành cho Enterprise/Edu) Đây là lựa chọn phù hợp nhất nếu tổ chức của bạn muốn quản trị viên chọn nội dung SharePoint nào được đồng bộ, áp dụng kiểm soát truy cập ở cấp không gian làm việc và triển khai một cấu hình có thể dự đoán trên toàn bộ không gian làm việc.
Sử dụng thiết lập được người dùng xác thực cho các chương trình thử nghiệm hoặc triển khai do người dùng dẫn dắt
Đây là lựa chọn phù hợp nhất khi bạn muốn từng người dùng kết nối tài khoản SharePoint của riêng họ và khám phá trải nghiệm mà không có phạm vi đồng bộ được quản lý tập trung.
Nếu cả hai loại kết nối đều được bật, hãy chọn và truyền đạt một mô hình chính
Về mặt kỹ thuật, cả hai đều có thể được bật cùng lúc. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu phạm vi được chọn tập trung và một mô hình triển khai được kiểm soát hơn, hãy sử dụng đồng bộ do quản trị viên quản lý làm mô hình triển khai chính và truyền đạt rõ điều đó cho người dùng.
Thử nghiệm trước khi triển khai rộng nếu môi trường của bạn phụ thuộc nhiều vào phân giải quyền dựa trên nhóm hoặc cấu trúc SharePoint phức tạp
Nếu quá trình triển khai của bạn dựa vào phân giải quyền dựa trên thư mục, các site SharePoint kết nối với Teams hoặc các mẫu quyền kế thừa phức tạp, hãy xác thực hành vi bằng một chương trình thử nghiệm trước khi triển khai rộng.
Ví dụ về trường hợp sử dụng và câu lệnh
Giao tiếp và viết lách
Soạn bản cập nhật, tổng hợp tài liệu hoặc tuân theo hướng dẫn của công ty bằng các công cụ được kết nối.
“Soạn một bản cập nhật cho lãnh đạo bằng thông tin mới nhất về dự án [x].”
“Tổng hợp tất cả tài liệu về [x] thành một hướng dẫn cho nhân viên mới.”
Tổ chức và năng suất
Sắp xếp kiến thức của bạn, làm nổi bật các tài liệu quan trọng và tăng năng suất cá nhân của bạn.
“Tìm các bộ pitch deck mới nhất về [x].”
“Tìm cho tôi ba tài liệu liên quan nhất về [chủ đề].”
Phân tích và báo cáo
Phân tích dữ liệu nội bộ và bên ngoài cho nghiên cứu cạnh tranh và thị trường.
“Tạo một bản so sánh song song giữa sản phẩm của tôi với đối thủ cạnh tranh [x] bằng tài liệu nội bộ của chúng tôi và các nguồn web công khai.”
“Xác định cơ hội trong ngành [x] dựa trên tài liệu nội bộ của chúng tôi và thông tin web công khai."
Tìm hiểu thêm về các trường hợp sử dụng ứng dụng và câu lệnh.
Khả năng và quyền
Những gì ứng dụng có thể truy cập
Loại tệp được hỗ trợ: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv
Những gì ứng dụng có thể làm
Đọc nội dung và siêu dữ liệu của các tệp và thư mục mà bạn có quyền truy cập trong SharePoint
Tôn trọng quyền SharePoint, bao gồm cả các mục được chia sẻ với bạn
Quyền được yêu cầu (phạm vi)
Lưu ý: Ứng dụng yêu cầu các phạm vi sau phải được quản trị viên Microsoft Entra của bạn xem xét và phê duyệt. Nếu các phạm vi không được quản trị viên Entra của bạn phê duyệt, bạn có thể thấy lỗi khi cố gắng kết nối ứng dụng trong ChatGPT.
Việc phê duyệt các phạm vi không ngay lập tức cung cấp tất cả hành động cho người dùng. Quản trị viên và chủ sở hữu vẫn phải xem xét các hành động của ứng dụng trong Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng cho ứng dụng. Trong Kiểm soát hành động, quản trị viên có thể chọn cách xử lý các hành động hiện tại của ứng dụng bằng cách cho phép tất cả hành động, chỉ cho phép hành động đọc hoặc chọn một bộ hành động tùy chỉnh.
Nếu quản trị viên chọn Tùy chỉnh, họ cũng có thể chọn cách xử lý các hành động được thêm sau này bằng cách chọn Bật tất cả hành động mới, Chỉ bật các hành động đọc mới hoặc Tắt hành động mới. Nếu quản trị viên chọn Tắt hành động mới, họ phải xem xét và bật các hành động mới trước khi người dùng có thể sử dụng chúng. Sau khi quản trị viên cho phép các hành động bổ sung, người dùng có thể cần kết nối lại ứng dụng để sử dụng chúng.
Tất cả các kiểu thiết lập:
offline_access
User.Read
Files.Read.All
Files.ReadWrite.All
Sites.Read.AllCác phạm vi sau đây được yêu cầu bổ sung cho các thiết lập do quản trị viên quản lý:
Group.Read.All
GroupMember.Read.All
RoleManagement.Read.All
RoleManagementPolicy.Read.DirectoryGiới hạn đã biết
Kích thước tệp tối đa được hỗ trợ là 100 MB cho mỗi tệp
Nội dung trực tiếp từ các trang site SharePoint không được hỗ trợ. Để được lập chỉ mục và có sẵn trong ChatGPT, nội dung phải ở một loại tệp được hỗ trợ.
Quá trình đồng bộ ban đầu có thể mất thời gian. Trong các môi trường nhỏ hơn, nội dung có thể bắt đầu xuất hiện trong vòng vài giờ; trong các môi trường lớn hơn, quá trình đồng bộ đầy đủ có thể mất lâu hơn.
Trong quá trình đồng bộ một phần, một số nội dung gần đây có thể đã có sẵn trong khi nội dung cũ hơn hoặc ít được truy cập hơn vẫn đang đồng bộ. Một số kết quả có thể bị thiếu cho đến khi quá trình đồng bộ đầy đủ hoàn tất.
Các ứng dụng có đồng bộ được thiết kế để hoạt động tốt nhất cho hỏi đáp và các truy vấn kiểu tìm kiếm. Hiệu suất có thể bị hạn chế hơn đối với các tác vụ tổng hợp quy mô rất lớn hoặc các phân tích đặc biệt phức tạp.
Đối với đồng bộ do quản trị viên quản lý, quyền truy cập OneDrive chỉ được hỗ trợ khi quản trị viên không gian làm việc chọn đồng bộ tất cả và có các quyền quản trị SharePoint cần thiết. Nếu quản trị viên chọn thủ công các site và thư mục trong khi thiết lập, OneDrive sẽ không được hỗ trợ trong luồng lựa chọn đó.
Chỉ hỗ trợ một phiên bản đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý cho mỗi không gian làm việc.
Tìm hiểu thêm về Kiểm soát quản trị viên, Bảo mật và Tuân thủ trong ứng dụng.
Thiết lập quyền truy cập SharePoint được người dùng xác thực
Bạn có thể kết nối với ứng dụng SharePoint bằng cách tìm nó trong thư mục ứng dụng ChatGPT. Hãy làm theo các bước được liệt kê trong bài viết này về kết nối ứng dụng mới.
Thiết lập ứng dụng SharePoint kèm đồng bộ
Tùy thuộc vào loại gói của bạn, có hai cách để triển khai ứng dụng SharePoint kèm đồng bộ cho nhóm của bạn:
Triển khai cho nhóm của bạn
Chỉ dành cho các gói Enterprise/Edu: Quản trị viên có thể kết nối một lần cho tất cả người dùng trong không gian làm việc của họ - từng cá nhân không cần tự cấu hình gì cả. Trong quá trình thiết lập, quản trị viên có thể chọn phạm vi site hoặc thư mục cần đồng bộ bằng bộ chọn phạm vi, bảo đảm chỉ nội dung phù hợp được cung cấp.
Sau khi được bật, ChatGPT sẽ tự động khớp người dùng có tài khoản SharePoint và ChatGPT dùng cùng miền email, áp dụng mọi cài đặt kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) SharePoint có sẵn để bảo đảm an toàn. Mỗi thành viên sẽ chỉ thấy và truy cập các tệp SharePoint trong ChatGPT mà họ đã có quyền truy cập.
Tự phục vụ
Mỗi người dùng liên kết tài khoản SharePoint của riêng họ qua OAuth và có thể bật hoặc tắt đồng bộ trong quá trình thiết lập ứng dụng hoặc trong Cài đặt → Ứng dụng. Quản trị viên Business và Enterprise/Edu có thể kiểm soát tính khả dụng tổng thể của ứng dụng và đồng bộ từ trang cài đặt quản trị viên, bao gồm cả RBAC (chỉ Enterprise/Edu).
Người dùng Pro muốn bật đồng bộ cho tài khoản của mình phải làm theo tùy chọn thiết lập Tự phục vụ. Bạn có thể bật thiết lập khi kết nối ứng dụng hoặc từ Cài đặt → Ứng dụng sau khi kết nối.
Thiết lập không gian làm việc Enterprise/Edu
Tùy chọn 1: Triển khai cho nhóm của bạn
Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT Enterprise phải bật quyền truy cập vào ứng dụng SharePoint trong Cài đặt ứng dụng quản trị của không gian làm việc, hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng hồ sơ và chọn Cài đặt không gian làm việc.
Nhấp vào Bật đồng bộ. Bạn sẽ thấy lựa chọn giữa Triển khai cho nhóm của bạn và Tự thiết lập.
Sử dụng Cấu hình quyền truy cập cho RBAC.
Tùy chọn, chọn Quản lý miền để giới hạn các tài khoản SharePoint được kết nối trong một tập hợp miền đã được phê duyệt.
Nhấp vào Bật đồng bộ.
Chọn Triển khai cho nhóm của bạn, và hoàn tất mọi bước OAuth cần thiết.
Bây giờ bạn có thể chọn phạm vi site/thư mục cho nhóm của mình. Hãy nhấp qua các bước để hoàn tất thiết lập.
Sau khi thiết lập hoàn tất, ChatGPT bắt đầu đồng bộ với SharePoint. Quá trình đồng bộ ban đầu có thể mất tới vài giờ hoặc lâu hơn, tùy thuộc vào lượng dữ liệu cần đồng bộ.
Sau khi hoàn tất, người dùng có thể hỏi ChatGPT về các tệp OneDrive và SharePoint của họ.
Tùy chọn 2: Thiết lập được người dùng xác thực
Quản trị viên Enterprise trước tiên phải bật ứng dụng SharePoint từ Cài đặt ứng dụng quản trị (xem Tùy chọn 1 ở trên), rồi bật đồng bộ.
Sau đó, người dùng có thể bật đồng bộ SharePoint từ tài khoản của họ. Để bật, người dùng phải:
Đi tới Cài đặt > Ứng dụng.
Tìm SharePoint trong danh sách ứng dụng đã kết nối của bạn. Nếu bạn chưa kết nối, hãy nhấp vào ô SharePoint và nhấp Kết nối.
Chọn Đồng bộ làm loại kết nối và nhấp Tiếp tục.
Hoàn tất thiết lập OAuth.
Nếu trước đây bạn đã kết nối với SharePoint, hãy nhấp Bật đồng bộ cho mục SharePoint.
Quá trình đồng bộ ban đầu có thể mất tới vài giờ, tùy thuộc vào lượng dữ liệu cần đồng bộ. Sau khi hoàn tất, người dùng có thể hỏi ChatGPT về các tệp OneDrive và SharePoint của họ.
Thiết lập không gian làm việc Business
Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT Business phải bật quyền truy cập vào ứng dụng Sharepoint trong Cài đặt ứng dụng quản trị của không gian làm việc. Khi đã bật, mỗi người dùng có thể kết nối tài khoản cá nhân của mình bằng cách đăng nhập vào SharePoint thông qua luồng OAuth.
Bước 1: Bật quyền truy cập ứng dụng Sharepoint trong Cài đặt quản trị viên
Quản trị viên ChatGPT có thể truy cập Cài đặt ứng dụng quản trị bằng cách nhấp vào biểu tượng hồ sơ của họ và chọn Cài đặt không gian làm việc.
Trong Ứng dụng -> Đã bật, hãy đảm bảo Sharepoint đã được bật. Công tắc này sẽ cấp cho từng người dùng quyền truy cập vào cả ứng dụng Sharepoint và ứng dụng Sharepoint kèm đồng bộ. Bạn có thể cấu hình ứng dụng bằng cách nhấp vào меню dấu ba chấm (...). Chọn Quản lý miền để giới hạn các tài khoản SharePoint được kết nối trong một tập hợp miền đã được phê duyệt.
Sau khi hoàn tất, các thành viên trong không gian làm việc của bạn sẽ có thể bật đồng bộ trên tài khoản cá nhân của họ.
Bước 2: Người dùng không gian làm việc kết nối với SharePoint (OAuth)
Nếu bạn đã kết nối Sharepoint với tài khoản cá nhân của mình, vui lòng chuyển đến Bước 3.
Trong ChatGPT, nhấp vào + và Thêm. Sau đó, chọn SharePoint và làm theo các bước đăng nhập (OAuth).
Ngoài ra, bạn có thể vào Cài đặt và chọn Ứng dụng. Sau đó, chọn Đồng bộ và chọn SharePoint, rồi hoàn tất quy trình đăng nhập.
Sau khi hoàn tất quy trình đăng nhập Sharepoint, đồng bộ sẽ được bật tự động.
Bước 3: Người dùng bật đồng bộ cho Sharepoint
Để bật đồng bộ SharePoint:
Đi tới Cài đặt > Ứng dụng.
Tìm SharePoint trong danh sách ứng dụng đã kết nối của bạn.
Nhấp Bật đồng bộ.
Quá trình đồng bộ ban đầu có thể mất từ vài phút đến vài giờ. Sau khi hoàn tất, người dùng có thể hỏi ChatGPT về các tệp OneDrive và SharePoint của họ.
Thiết lập ChatGPT Pro
Người dùng ChatGPT Pro có thể bật quyền truy cập vào ứng dụng Sharepoint kèm đồng bộ từ Cài đặt > Ứng dụng.
Để bật đồng bộ SharePoint:
Đi tới Cài đặt > Ứng dụng
Nếu trước đây bạn chưa kết nối với SharePoint, hãy tìm ô SharePoint và nhấp Kết nối.
Nếu trước đây bạn đã kết nối với SharePoint, hãy nhấp Bật đồng bộ.
Quá trình đồng bộ ban đầu có thể mất từ vài phút đến vài giờ. Sau khi hoàn tất, người dùng có thể hỏi ChatGPT về các tệp OneDrive và SharePoint của họ.
Câu hỏi thường gặp - Chung
Bạn có đồng bộ cả OneDrive và SharePoint không?
Có. Ứng dụng đồng bộ hoạt động với cả tệp cá nhân trong OneDrive và ổ đĩa dùng chung trong SharePoint.
Điều gì xảy ra nếu tôi không bật đồng bộ?
Nếu bạn không bật đồng bộ (dù với tư cách quản trị viên không gian làm việc hay trong cài đặt người dùng), ứng dụng vẫn sẽ hoạt động để tìm kiếm tệp. Bạn vẫn có thể truy vấn các site SharePoint của mình, nhưng dữ liệu sẽ không được lập chỉ mục liên tục để có thông tin cập nhật mới nhất. Đọc thêm về
Quản trị viên có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào ứng dụng kèm đồng bộ không?
Có, bạn có thể cấu hình thêm quyền truy cập vào cài đặt người dùng bằng RBAC.
Khi nào các tệp mới hoặc được cập nhật sẽ được phản ánh?
Các tệp mới và được cập nhật thường sẽ được phản ánh trong vòng vài phút đến khoảng một giờ.
Quyền tệp có được ChatGPT tôn trọng không?
Quyền tệp luôn được tôn trọng. Người dùng chỉ có quyền truy cập vào các tệp của chính họ và các tệp mà người khác đã chia sẻ với họ.
Người dùng cá nhân có thể kết nối tài khoản SharePoint từ bất kỳ miền nào ở chế độ được người dùng xác thực không?
Có. Đối với ứng dụng được người dùng xác thực kèm đồng bộ, không có giới hạn miền; người dùng có thể kết nối với bất kỳ tài khoản SharePoint nào mà họ có quyền truy cập.
Trước đây tôi đã bật ứng dụng được người dùng xác thực cho không gian làm việc Enterprise của mình. Làm thế nào để chuyển sang ứng dụng do quản trị viên quản lý?
Quản trị viên có thể chuyển đổi suôn sẻ bằng cách vào Cài đặt quản trị viên → Ứng dụng → SharePoint → Triển khai cho nhóm. Thao tác này sẽ thêm tính năng đồng bộ do quản trị viên quản lý mà không vô hiệu hóa ngay ứng dụng được người dùng xác thực, giúp tránh gián đoạn.
Câu hỏi thường gặp - Ứng dụng do quản trị viên quản lý kèm đồng bộ
Điều này khác gì so với ứng dụng SharePoint được người dùng xác thực kèm đồng bộ?
Ứng dụng được người dùng xác thực kèm đồng bộ yêu cầu từng người dùng tự xác thực (OAuth) và đồng bộ các tệp của riêng họ. Quản trị viên có thể bật SharePoint cho tổ chức, nhưng không thể triển khai trực tiếp cho mọi người.
Ứng dụng do quản trị viên quản lý kèm đồng bộ cho phép quản trị viên xác thực và triển khai trên toàn tổ chức, vì vậy người dùng không cần hoàn tất thiết lập cá nhân. Sau khi việc thiết lập và kích hoạt của quản trị viên hoàn tất, người dùng có thể bắt đầu sử dụng mà không cần cấu hình OAuth cá nhân.
Nếu chúng tôi đã thiết lập ứng dụng được người dùng xác thực kèm đồng bộ thì sao?
Quản trị viên có thể chuyển đổi suôn sẻ bằng cách vào Cài đặt quản trị viên → Ứng dụng → SharePoint → Triển khai cho nhóm. Thao tác này sẽ thêm tính năng đồng bộ do quản trị viên quản lý mà không vô hiệu hóa ngay ứng dụng được người dùng xác thực kèm đồng bộ, giúp tránh gián đoạn.
Sau khi tôi bật ứng dụng do quản trị viên quản lý kèm đồng bộ, người dùng có cần bật ứng dụng theo cách thủ công trong cuộc trò chuyện của họ không?
Không. Sau khi thiết lập đồng bộ quản trị viên, người dùng không cần xác thực riêng lẻ. Người dùng chỉ cần đặt các câu hỏi như “Hiển thị cho tôi X trong SharePoint.”
Ứng dụng do quản trị viên quản lý kèm đồng bộ có hỗ trợ truy cập các tệp OneDrive không?
Có, nhưng chỉ khi quản trị viên không gian làm việc ChatGPT chọn đồng bộ tất cả trong luồng thiết lập và là quản trị viên SharePoint có đầy đủ quyền để quản lý cài đặt, nội dung và quyền trên tất cả site và site con trong một bộ sưu tập site SharePoint.
Nếu quản trị viên không gian làm việc chọn thủ công các site và thư mục trong quá trình thiết lập đồng bộ, OneDrive sẽ không được hỗ trợ (bộ chọn thư mục của quản trị viên không hỗ trợ chọn OneDrive trong luồng lựa chọn.)
Xin nhắc lại, người dùng sẽ chỉ có quyền truy cập vào nội dung mà họ có quyền xem trong SharePoint.
ChatGPT biết bật cho người dùng nào bằng cách nào?
Quyền truy cập dựa trên việc khớp miền email nghiêm ngặt giữa SharePoint và ChatGPT. Tài khoản SharePoint của người dùng phải khớp với email tài khoản ChatGPT của họ.
Còn kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) thì sao?
Quản trị viên có thể kiểm soát nhóm nào có quyền truy cập SharePoint thông qua RBAC. Ứng dụng tôn trọng các cấu hình RBAC hiện có của SharePoint. Nếu quản trị viên đã thiết lập RBAC, các cài đặt đó sẽ được áp dụng. Nếu chưa, quản trị viên có thể cấu hình RBAC bất kỳ lúc nào
Người dùng vẫn sẽ chỉ thấy các tệp mà họ có quyền truy cập chứ?
Có. Các quyền tệp hiện có của SharePoint được tuân thủ đầy đủ. Người dùng chỉ truy cập các tệp mà họ đã có quyền xem trong SharePoint.
Quản trị viên có thể kiểm soát gì khi thiết lập ứng dụng?
Quản trị viên phải đồng thời là quản trị viên SharePoint và quản trị viên ChatGPT. Họ có thể chọn đồng bộ tất cả tệp hoặc các site và thư mục cụ thể. Các tệp được quản lý theo cách này sẽ xuất hiện trong ChatGPT là “do quản trị viên quản lý” dưới loại kết nối.
Quản trị viên có thể thay đổi nội dung được đồng bộ sau này không?
Có. Quản trị viên có thể cập nhật phạm vi bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào “giới hạn mục” trong cài đặt ứng dụng.
Chúng tôi có thể sử dụng cả ứng dụng được người dùng xác thực và ứng dụng do quản trị viên quản lý không?
Có. Về mặt kỹ thuật, cả hai ứng dụng đều có thể được bật cùng lúc.
Khi nào các tệp mới hoặc được cập nhật sẽ được phản ánh?
Các tệp mới và được cập nhật thường sẽ được phản ánh trong vòng vài phút đến khoảng một giờ.
Tôi có thể chọn phạm vi đồng bộ, chẳng hạn như các thư mục hoặc tệp cụ thể không?
Có, bạn có thể chọn phạm vi đồng bộ trong khi thiết lập hoặc chỉnh sửa phạm vi đồng bộ.
Chúng tôi có thể bật nhiều ứng dụng SharePoint do quản trị viên quản lý kèm đồng bộ trong cùng một không gian làm việc không (ví dụ: một ứng dụng cho mỗi tenant/thương hiệu)?
Chỉ hỗ trợ một phiên bản SharePoint do quản trị viên quản lý cho mỗi không gian làm việc.