Dùng Microsoft Teams trong ChatGPT với đồng bộ do quản trị viên quản lý cho không gian làm việc của bạn.

Tổng quan

Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ cho phép chủ sở hữu và quản trị viên không gian làm việc ChatGPT Enterprise kết nối ứng dụng Microsoft Teams một lần cho không gian làm việc của họ và bật đồng bộ, mà người dùng không cần tự thiết lập. Sau khi chủ sở hữu hoặc quản trị viên bật, ChatGPT lập chỉ mục các tin nhắn Microsoft Teams được hỗ trợ và siêu dữ liệu cuộc trò chuyện để thành viên có thể đặt câu hỏi và nhận câu trả lời từ nội dung Teams mà họ đã có quyền truy cập. Sau khi bật, ChatGPT có thể tự động tham chiếu Microsoft Teams khi liên quan.

• Loại: Ứng dụng có đồng bộ

• Nơi có thể dùng: Trò chuyện

• Kiểu thiết lập: Triển khai do quản trị viên quản lý cho không gian làm việc Enterprise và Edu đủ điều kiện

Ví dụ về trường hợp sử dụng và câu lệnh

Giao tiếp và viết

Dùng các cuộc trò chuyện Microsoft Teams làm tư liệu nguồn để soạn thảo, tóm tắt và tìm các việc cần theo dõi.

• “Tóm tắt các cuộc trò chuyện Teams về [project] trong tuần qua. Bao gồm các quyết định chính, câu hỏi còn mở và những người hoặc nhóm được nhắc đến trong các tin nhắn đã truy xuất.”

• “Soạn bản cập nhật cho lãnh đạo bằng các cuộc trò chuyện Teams về [launch], kèm trích dẫn các cuộc trò chuyện phù hợp nhất.”

Tổ chức và năng suất

Tìm các cuộc trò chuyện liên quan và sắp xếp chúng theo thời gian, chủ đề hoặc hành động tiếp theo.

• “Cập nhật cho tôi các cuộc trò chuyện Teams từ tuần trước về [project]. Điều gì đã thay đổi, các tin nhắn đã truy xuất gợi ý những việc theo dõi nào, và các bước tiếp theo là gì?”

• “Tìm các tin nhắn Teams nơi [customer, initiative, or incident] được thảo luận và sắp xếp chúng thành dòng thời gian với ngày tháng và liên kết nguồn.”

Phân tích và báo cáo

Dùng các cuộc trò chuyện Teams làm ngữ cảnh cho tổng kết, lập kế hoạch và báo cáo liên chức năng.

• “Xác định các trở ngại được nhắc đến trong Teams về [project] trong tháng này và nhóm chúng theo chủ đề.”

• “Tạo bảng các quyết định và câu hỏi còn mở từ các cuộc trò chuyện Teams về [program], bao gồm ngày và liên kết nguồn khi có.”

Có thể truy cập gì

• Các tin nhắn Microsoft Teams được hỗ trợ và siêu dữ liệu cuộc trò chuyện được hiển thị thông qua đối tượng thuê Microsoft đã kết nối

• Văn bản tin nhắn và siêu dữ liệu, như thông tin người gửi hoặc tác giả khi có, dấu thời gian và liên kết nguồn

• Thông tin thành viên cuộc trò chuyện và thành viên nhóm cần thiết để thực thi quyền Microsoft Teams

Có thể làm gì

• Đồng bộ nội dung Microsoft Teams được hỗ trợ vào ChatGPT để ChatGPT có thể truy xuất ngữ cảnh Teams liên quan khi trả lời câu hỏi

• Cho phép chủ sở hữu và quản trị viên chọn nội dung Teams cần đồng bộ và áp dụng bộ lọc nhãn độ nhạy Microsoft Purview

• Tôn trọng quyền Microsoft Teams và Microsoft 365 để thành viên chỉ nhận nội dung mà họ đã có quyền truy cập

• Tôn trọng các biện pháp kiểm soát quyền truy cập không gian làm việc ChatGPT, bao gồm kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò khi có sẵn

• Luôn cập nhật nội dung tin nhắn đã đồng bộ và thông tin quyền sau lần đồng bộ ban đầu

Giới hạn

• Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ chỉ đọc. Ứng dụng này không cho phép ChatGPT gửi tin nhắn, tạo cuộc trò chuyện hoặc kênh, tạo tác vụ, liệt kê mọi nhóm hoặc kênh, liệt kê mọi thành viên của một cuộc trò chuyện hay thực hiện các hành động Microsoft Teams trực tiếp khác.

• Ứng dụng này không tìm kiếm riêng tệp đính kèm, tệp, video hoặc bản ghi cuộc họp trong Teams trừ khi văn bản của chúng xuất hiện trong nội dung tin nhắn được hỗ trợ.

Các quyền Microsoft được yêu cầu

Ứng dụng Microsoft Teams có tính năng đồng bộ yêu cầu quyền Microsoft Graph để ChatGPT có thể đồng bộ dữ liệu Teams và thư mục đã được phê duyệt trong nền sau khi quản trị viên Microsoft Entra cấp sự đồng ý. Hầu hết các quyền được yêu cầu là quyền ứng dụng, vì vậy ChatGPT có thể duy trì đồng bộ dữ liệu Teams và thư mục đã được phê duyệt mà không cần từng người dùng đăng nhập riêng lẻ. SensitivityLabels.Read.All là quyền được ủy quyền và được dùng để đọc nhãn độ nhạy. Tất cả các quyền được yêu cầu đều cần sự đồng ý của quản trị viên Microsoft Entra.

Triển khai ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ cho nhóm của bạn

Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ được triển khai bởi chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc ChatGPT. Thành viên không cần kết nối Microsoft Teams riêng lẻ đối với đồng bộ do quản trị viên quản lý.

Trước khi bắt đầu

• Đảm bảo Microsoft Teams được bật cho không gian làm việc.

• Dùng tài khoản quản trị Microsoft Teams có thể cấp sự đồng ý của quản trị viên Microsoft Entra.

• Quyết định Teams, kênh hoặc cuộc trò chuyện nào nên được đưa vào phạm vi đồng bộ.

Bắt đầu triển khai

1. Đi tới Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng.

2. Tìm Microsoft Teams và đảm bảo ứng dụng được bật cho không gian làm việc.

3. Chọn Định cấu hình quyền truy cập để kiểm soát vai trò nào trong không gian làm việc có thể dùng Microsoft Teams trong ChatGPT, nếu không gian làm việc của bạn có kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò.

4. Chọn Bật đồng bộ cho Microsoft Teams.

5. Chọn Triển khai cho nhóm của bạn. Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ không cung cấp tùy chọn đồng bộ tự phục vụ.

6. Tiếp tục đến luồng đăng nhập Microsoft và đăng nhập bằng tài khoản quản trị Microsoft Teams, dùng cùng email hiển thị trong ChatGPT khi thiết lập.

7. Xem xét và phê duyệt các quyền Microsoft được yêu cầu.

Chọn nội dung cần đồng bộ

1. Dùng bộ chọn phạm vi Teams để chọn nội dung Teams cần đưa vào đồng bộ.

2. Nếu đối tượng thuê Microsoft của bạn dùng nhãn độ nhạy Microsoft Purview, hãy áp dụng bộ lọc nhãn độ nhạy Microsoft Purview.

Hoàn tất thiết lập.

Phạm vi đồng bộ

Trong quá trình thiết lập, chủ sở hữu và quản trị viên có thể chọn nội dung Teams mà ChatGPT nên đồng bộ. Bộ chọn phạm vi Teams và bộ lọc Microsoft Purview xác định phạm vi đồng bộ do quản trị viên quản lý, trong khi quyền Microsoft Teams vẫn được áp dụng khi thành viên đặt câu hỏi trong ChatGPT. Dùng bộ chọn phạm vi Teams để chọn Teams, kênh hoặc cuộc trò chuyện nào được đưa vào đồng bộ. Nếu đối tượng thuê Microsoft của bạn dùng nhãn độ nhạy Microsoft Purview, hãy dùng bộ lọc Microsoft Purview để giới hạn đồng bộ theo nhãn độ nhạy và giữ đồng bộ Teams phù hợp với chính sách bảo vệ thông tin của tổ chức bạn.

Sau khi thiết lập hoàn tất, ChatGPT bắt đầu đồng bộ nội dung Microsoft Teams và thông tin quyền cho phạm vi đã chọn. Đồng bộ ban đầu có thể mất thời gian, và một số kết quả có thể bị thiếu cho đến khi đồng bộ hoàn tất. Sau khi đồng bộ khả dụng, thành viên có thể đặt câu hỏi về nội dung Microsoft Teams mà họ đã có quyền truy cập mà không cần xác thực riêng lẻ hoặc bật đồng bộ thủ công.

Quản lý phạm vi đồng bộ và quyền truy cập

• Chủ sở hữu và quản trị viên có thể cập nhật lựa chọn trong bộ chọn phạm vi Teams và bộ lọc nhãn độ nhạy Microsoft Purview sau này từ Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng.

• Chọn phạm vi đồng bộ hẹp hơn sẽ giảm nội dung ChatGPT có thể truy xuất. Nội dung nằm ngoài phạm vi Teams đã chọn hoặc bị bộ lọc Purview loại trừ sẽ không được đồng bộ.

• Nếu cả ứng dụng Microsoft Teams thông thường và ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ đều được bật, thao tác đọc có thể đến từ một trong hai ứng dụng. Bộ lọc Microsoft Purview chỉ áp dụng cho triển khai đã đồng bộ, không áp dụng cho ứng dụng Microsoft Teams thông thường. Để đảm bảo phạm vi đã đồng bộ được tuân thủ, chủ sở hữu và quản trị viên có thể tắt hành động đọc cho ứng dụng Microsoft Teams thông thường trong Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng.

• Thay đổi quyền áp dụng sau khi đồng bộ làm mới, nên các cập nhật có thể mất thời gian mới xuất hiện trong ChatGPT.

• Đồng bộ ban đầu có thể mất thời gian. Trong môi trường nhỏ hơn, nội dung có thể bắt đầu xuất hiện trong vòng vài giờ; trong môi trường lớn hơn, đồng bộ đầy đủ có thể lâu hơn.

• Trong quá trình đồng bộ một phần, một số nội dung gần đây có thể đã khả dụng trong khi nội dung cũ hơn hoặc ít được truy cập hơn vẫn đang đồng bộ. Một số kết quả có thể bị thiếu cho đến khi đồng bộ đầy đủ hoàn tất.

• Đường dẫn đồng bộ trò chuyện Teams lập chỉ mục văn bản tin nhắn, bản xem trước tin nhắn, dấu thời gian, siêu dữ liệu cuộc trò chuyện, thông tin tác giả khi có và liên kết nguồn. Đường dẫn này không lập chỉ mục riêng tệp đính kèm, tệp, video hoặc bản ghi cuộc họp được chia sẻ trong Teams trừ khi văn bản của chúng xuất hiện trong nội dung tin nhắn được hỗ trợ.

Câu hỏi thường gặp

Điều gì xảy ra nếu đồng bộ Microsoft Teams không được bật?

Nếu đồng bộ Microsoft Teams không được bật, ChatGPT sẽ không lập chỉ mục trước nội dung Microsoft Teams cho không gian làm việc. Người dùng vẫn có thể dùng trải nghiệm ứng dụng Microsoft Teams tiêu chuẩn nếu ứng dụng được bật cho không gian làm việc và khả dụng với họ, nhưng trải nghiệm đồng bộ do quản trị viên quản lý sẽ không hoạt động.

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ không?

Có. Chủ sở hữu và quản trị viên không gian làm việc có thể quản lý tính khả dụng của ứng dụng từ Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng. Trong không gian làm việc Enterprise và Edu, họ cũng có thể dùng kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò để kiểm soát vai trò nào có thể truy cập Microsoft Teams trong ChatGPT.

Người dùng có thấy nội dung Microsoft Teams mà họ không có quyền truy cập không?

Không. Quyền Microsoft Teams được tôn trọng. ChatGPT dùng thông tin cuộc trò chuyện và thành viên đã đồng bộ để mỗi thành viên chỉ có thể truy xuất nội dung Teams mà họ đã được phép truy cập trong Microsoft Teams.

Khi nào nội dung Teams mới hoặc đã cập nhật sẽ được phản ánh?

Sau lần đồng bộ ban đầu, nội dung Microsoft Teams và thông tin quyền được làm mới định kỳ. Tin nhắn mới, bản cập nhật và thay đổi quyền có thể mất một thời gian mới xuất hiện trong ChatGPT.

Người dùng có thể ngắt kết nối đồng bộ Microsoft Teams do quản trị viên quản lý không?

Không. Kết nối đồng bộ Microsoft Teams do chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc quản lý. Thành viên không cần kết nối hoặc ngắt kết nối riêng lẻ.

ChatGPT có thể gửi tin nhắn hoặc tạo mục trong Microsoft Teams thông qua đồng bộ không?

Không. Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ được dùng để truy xuất nội dung tin nhắn và siêu dữ liệu Teams đã đồng bộ trong ChatGPT. Ứng dụng này không cho phép ChatGPT gửi tin nhắn Teams, tạo cuộc trò chuyện hoặc kênh, tạo tác vụ hay thực hiện các hành động Microsoft Teams trực tiếp khác.

Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ khác gì so với ứng dụng Microsoft Teams thông thường?

Ứng dụng Microsoft Teams thông thường cho phép người dùng kết nối tài khoản Microsoft Teams của riêng họ để truy cập theo yêu cầu, tùy theo cài đặt không gian làm việc. Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ cho phép chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc đủ điều kiện kết nối một lần và triển khai đồng bộ cho không gian làm việc. Người dùng không cần hoàn tất thiết lập OAuth cá nhân để hưởng lợi từ nội dung Teams đã đồng bộ mà họ đã có thể truy cập.

Có thiết lập đồng bộ tự phục vụ cho Microsoft Teams không?

Không. Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ chỉ hỗ trợ triển khai do quản trị viên quản lý thông qua Triển khai cho nhóm của bạn.

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể chọn Teams, kênh hoặc cuộc trò chuyện nào được đồng bộ không?

Có. Trong quá trình thiết lập, chủ sở hữu và quản trị viên có thể chọn Teams, kênh hoặc cuộc trò chuyện nào được đưa vào phạm vi đồng bộ. Nếu đối tượng thuê Microsoft dùng nhãn độ nhạy Microsoft Purview, chủ sở hữu và quản trị viên cũng có thể áp dụng bộ lọc Purview. ChatGPT chỉ lập chỉ mục các tin nhắn Teams được hỗ trợ và siêu dữ liệu cuộc trò chuyện nằm trong phạm vi, và người dùng vẫn chỉ truy xuất nội dung họ có quyền truy cập trong Microsoft Teams.

Người dùng có cần bật Microsoft Teams thủ công trong từng cuộc trò chuyện không?

Không. Sau khi thiết lập đồng bộ do quản trị viên quản lý, người dùng không cần xác thực riêng lẻ hoặc bật đồng bộ thủ công. Họ có thể đặt câu hỏi về nội dung Microsoft Teams, và ChatGPT có thể tham chiếu nội dung Teams đã đồng bộ khi liên quan.

ChatGPT biết người dùng nào nên có quyền truy cập bằng cách nào?

ChatGPT đồng bộ thông tin người dùng, cuộc trò chuyện và thành viên của Microsoft Teams, đồng thời ánh xạ người dùng Teams đã đồng bộ với người dùng không gian làm việc ChatGPT để có thể thực thi quyền. Người dùng chỉ nhận nội dung họ được phép truy cập trong Microsoft Teams.

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể thay đổi nội dung được đồng bộ sau này không?

Có. Chủ sở hữu và quản trị viên có thể quản lý ứng dụng Microsoft Teams và kết nối đồng bộ từ Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng, bao gồm tắt ứng dụng hoặc kết nối đồng bộ. Họ cũng có thể cập nhật lựa chọn trong bộ chọn phạm vi Teams và bộ lọc Microsoft Purview. Các thay đổi áp dụng sau khi đồng bộ làm mới.

Chúng tôi có thể bật cả ứng dụng Microsoft Teams thông thường và ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ không?

Có. Ứng dụng Microsoft Teams thông thường và trải nghiệm đồng bộ do quản trị viên quản lý là các đường dẫn thiết lập riêng biệt và có thể bật cả hai. Nếu cả hai đều được bật, thao tác đọc có thể đến từ một trong hai ứng dụng. Bộ lọc Microsoft Purview chỉ áp dụng cho triển khai đã đồng bộ, không áp dụng cho ứng dụng Microsoft Teams thông thường. Nếu chủ sở hữu và quản trị viên cần thực thi phạm vi đã đồng bộ cho thao tác đọc, họ có thể tắt hành động đọc cho ứng dụng Microsoft Teams thông thường trong Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng.

Ứng dụng Microsoft Teams có đồng bộ xuất hiện như thế nào trong Cài đặt không gian làm việc > Ứng dụng?

Sau khi triển khai đồng bộ do quản trị viên quản lý được kết nối, chủ sở hữu và quản trị viên sẽ thấy một hàng Microsoft Teams phụ cho triển khai đã đồng bộ. Các điều khiển hành động vẫn nằm trên ứng dụng Microsoft Teams thông thường; triển khai đã đồng bộ không có điều khiển hành động riêng.