ChatGPT Công việc có thể tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày, báo cáo và bản phân tích. Bắt đầu bằng hướng dẫn, đính kèm tài liệu nguồn hoặc yêu cầu ChatGPT khớp với một tệp hiện có, bộ trang chiếu cái hoặc mẫu có thể tái sử dụng.
Tính khả dụng phụ thuộc vào gói, cài đặt không gian làm việc, loại tệp và giao diện sử dụng của bạn. ChatGPT Công việc hỗ trợ Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày gốc khi ứng dụng Google Workspace liên quan được bật. Ứng dụng ChatGPT trên máy tính cũng hỗ trợ Microsoft Excel thông qua phần bổ trợ ChatGPT for Excel. PowerPoint không có trong luồng Công việc trên máy tính này tại thời điểm ra mắt.
Tạo tệp
Mở Công việc rồi mô tả tệp bạn muốn và cách bạn sẽ sử dụng tệp đó.
Đính kèm tài liệu nguồn mà ChatGPT nên sử dụng.
Nêu định dạng đầu ra và nơi ChatGPT nên tạo tệp.
Nêu những nội dung phải giữ nguyên, chẳng hạn như công thức, bố cục, giọng văn, thương hiệu, thứ tự trang chiếu hoặc cấu trúc bảng.
Xem lại tệp và yêu cầu chỉnh sửa trước khi chia sẻ hoặc dựa vào tệp đó.
Đối với bảng tính, hãy nêu các trang tính, cột, công thức và biểu đồ quan trọng. Đối với bản trình bày, hãy nêu các phần, loại trang chiếu và các kiểm tra trực quan mà bạn mong đợi.
Khớp với tệp tham chiếu
Tệp tham chiếu cung cấp cho ChatGPT một ví dụ cho tác vụ hiện tại. Cho ChatGPT biết nội dung cần khớp và nội dung cần thay thế.
Ví dụ: “Dùng các trang chiếu cái và thứ tự phần của bản trình bày này, nhưng thay nội dung bằng nghiên cứu khách hàng đính kèm.”
Tái sử dụng mẫu
Lưu định dạng bạn thường dùng để tái sử dụng cho tài liệu, bảng tính và bản trình bày mới.
Mẫu kết hợp một tệp tham chiếu với các hướng dẫn có thể tái sử dụng. Dùng mẫu để duy trì tính nhất quán cho công việc định kỳ—như bản tóm tắt dự án, báo cáo hằng tuần hoặc mô hình tài chính—mà không phải giải thích lại định dạng mỗi lần.
Một tệp tham chiếu là đủ cho yêu cầu chỉ thực hiện một lần. Hãy tạo mẫu khi bạn muốn lặp lại cùng một quy trình làm việc.
Khả năng sử dụng tùy thuộc vào gói, chế độ cài đặt không gian làm việc và việc bạn dùng Công việc trên web hay Codex trong ứng dụng ChatGPT dành cho máy tính.
Tạo mẫu
Bắt đầu bằng một tài liệu Word (.docx), sổ làm việc Excel (.xlsx), bản trình bày PowerPoint (.pptx) hoặc đường liên kết đến tài liệu Google Tài liệu, Google Trang tính hay bản trình bày Google Trang trình bày.
Đối với tệp tham chiếu trên Google Workspace, hãy kết nối Google Drive bằng tài khoản có thể mở tệp đó. Việc tạo mẫu không làm thay đổi tệp Google gốc; mẫu sẽ lưu đường liên kết đến tệp để sử dụng sau này.
Trong Công việc trên web hoặc Codex trong ứng dụng ChatGPT dành cho máy tính, hãy chọn @Template-Creator trong ô soạn thảo.
Đính kèm một tệp tham chiếu hoặc thêm đường liên kết Google Workspace của tệp đó.
Mô tả những gì cần giữ nguyên, những gì cần thay đổi và thông tin bạn sẽ cung cấp cho mỗi tệp mới.
Gửi yêu cầu. Nếu nút Cài đặt xuất hiện cùng với mẫu đã hoàn tất, hãy chọn nút đó.
Ví dụ: hãy yêu cầu ChatGPT giữ nguyên các tiêu đề, cấu trúc bảng và giọng văn của bản tóm tắt dự án, rồi dùng ghi chú của dự án mới để điền nội dung.
Trên web, bạn cũng có thể mở Trình tạo mẫu từ Thư viện → Mới → Xem mẫu → Tạo mẫu.
Sử dụng mẫu
Trên web hoặc trong Codex thuộc ứng dụng ChatGPT dành cho máy tính, hãy chọn @Documents, @Spreadsheets hoặc @Presentations trong ô soạn thảo để mở thư viện Mẫu.
Chọn một mẫu. Trên web, chọn Sử dụng mẫu để thêm mẫu vào câu lệnh.
Mô tả tệp bạn muốn tạo và cung cấp tài liệu nguồn cho tác vụ này.
Xem lại câu lệnh rồi gửi. Việc chọn mẫu không tự động bắt đầu tác vụ.
Trên web, bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu của mình trong Thư viện.
Mẫu được tạo trên web và mẫu do Codex lưu cục bộ là hai loại riêng biệt. Hai loại mẫu này không tự động đồng bộ với nhau.
Hãy kiểm tra nội dung, bố cục, công thức và biểu đồ của tệp đã hoàn tất trước khi chia sẻ hoặc sử dụng tệp đó làm căn cứ. Nếu cần điều chỉnh kết quả, hãy yêu cầu ChatGPT sửa đổi.
Trước khi chia sẻ tệp Google Workspace mới được tạo từ mẫu, hãy mở tệp trong Google Workspace rồi kiểm tra vị trí và chế độ cài đặt chia sẻ.
Chia sẻ mẫu với nhóm của bạn
Các mẫu bạn tạo chỉ dành riêng cho bạn. Để cung cấp mẫu trong không gian làm việc, hãy đóng gói mẫu thành một tiện ích rồi yêu cầu quản trị viên không gian làm việc phát hành tiện ích đó cho các vai trò phù hợp. Sau đó, những thành viên có quyền truy cập có thể cài đặt tiện ích và sử dụng mẫu. Xem Phát hành tiện ích trong không gian làm việc để biết các bước thực hiện.
Trên ứng dụng dành cho máy tính, bạn cũng có thể chia sẻ mẫu dưới dạng tệp ZIP. Hãy kiểm tra tài liệu tham chiếu đi kèm trước khi chia sẻ, đặc biệt nếu tài liệu chứa thông tin nội bộ hoặc dữ liệu mẫu.
Các thành viên trong nhóm cần có quyền truy cập riêng vào mọi tệp được liên kết hoặc dịch vụ được kết nối mà mẫu yêu cầu. Việc chia sẻ mẫu không làm thay đổi quyền đối với tệp tham chiếu Google Workspace của mẫu.
Sử dụng Công việc với Google Workspace
Kết nối ứng dụng Google Workspace liên quan trong ChatGPT.
Mở Công việc và yêu cầu ChatGPT tạo hoặc chỉnh sửa một Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
Chọn tài khoản hoặc tệp khi ChatGPT yêu cầu, rồi phê duyệt hành động.
Xem lại tệp trong Google Workspace và yêu cầu ChatGPT thực hiện mọi chỉnh sửa tiếp theo nếu cần.
Quản trị viên không gian làm việc kiểm soát những ứng dụng và hành động nào có sẵn. Xem Ứng dụng trong ChatGPT để biết thêm thông tin.
Sử dụng Công việc với Microsoft Excel
ChatGPT Công việc có thể tạo hoặc chỉnh sửa tệp bảng tính. Để kiểm tra và cập nhật trực tiếp một sổ làm việc Microsoft Excel đang mở, hãy dùng Codex trong ứng dụng ChatGPT dành cho máy tính cùng với phần bổ trợ ChatGPT for Excel.
Cài đặt ChatGPT for Excel và đăng nhập vào phần bổ trợ, sau đó mở một sổ làm việc hiện có hoặc tạo sổ mới. Trong ứng dụng ChatGPT dành cho máy tính, hãy chọn Codex và đề cập đến @Microsoft Excel, hoặc yêu cầu Codex làm việc với sổ đang mở.
Kiểm tra công thức, dữ liệu nguồn và các thay đổi trong sổ làm việc trước khi lưu hoặc chia sẻ. Codex có thể không điều khiển Excel trực tiếp cho mọi yêu cầu về bảng tính.
Để xem hướng dẫn cài đặt, phạm vi cung cấp và các hạn chế hiện tại, hãy tham khảo ChatGPT for Excel và Google Sheets.
Xem trước và tinh chỉnh tệp
Trong ứng dụng trên máy tính, hãy mở tài liệu, bảng tính, bản trình bày và PDF được hỗ trợ từ thanh bên.
Chọn phần bạn muốn thay đổi và mô tả kết quả bạn mong đợi.
Ví dụ: tô sáng một nhận định và yêu cầu nguồn của nhận định đó. Chọn một biểu đồ và yêu cầu nhãn rõ ràng hơn, hoặc đánh dấu một trang chiếu cần bố cục khác.
Tìm tệp trong Thư viện
Các tệp được tạo trong Công việc trên đám mây có thể được lưu vào Thư viện nếu có hỗ trợ. Kết quả xuất trên máy tính cục bộ có thể vẫn nằm trong dự án hoặc thư mục cục bộ và không tự động xuất hiện trên web hoặc di động. Giới hạn về kích thước tệp và dung lượng lưu trữ vẫn được áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần cung cấp mẫu không?
Không. ChatGPT có thể tạo tệp từ hướng dẫn của bạn. Thêm tệp tham chiếu hoặc mẫu khi kết quả cần tuân theo cấu trúc, thương hiệu hoặc quy trình làm việc hiện có.
Tệp tham chiếu khác gì với mẫu?
Tệp tham chiếu là ví dụ cho một yêu cầu. Mẫu kết hợp một tệp ví dụ, hướng dẫn và đầu ra mong đợi để bạn có thể tái sử dụng quy trình làm việc.
ChatGPT có thể tạo Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày gốc không?
Ở những nơi được hỗ trợ, ChatGPT có thể tạo hoặc chỉnh sửa Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày gốc khi ứng dụng Google Workspace liên quan được bật và kết nối. Các hành động có sẵn khác nhau tùy theo loại tệp, gói và cài đặt không gian làm việc.
Các tệp đã tạo có được lưu tự động không?
Các tệp được tạo trên đám mây có thể được lưu vào Thư viện nếu có hỗ trợ. Kết quả xuất trên máy tính cục bộ có thể vẫn nằm trong dự án hoặc thư mục cục bộ. Các tệp được tạo trong Trò chuyện tạm thời sẽ không được lưu vào Thư viện.