ChatGPT Công việc có thể tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày, báo cáo và bản phân tích. Bắt đầu bằng hướng dẫn, đính kèm tài liệu nguồn hoặc yêu cầu ChatGPT khớp với một tệp hiện có, bộ trang chiếu cái hoặc mẫu có thể tái sử dụng.
Tính khả dụng phụ thuộc vào gói, cài đặt không gian làm việc, loại tệp và giao diện sử dụng của bạn. ChatGPT Công việc hỗ trợ Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày gốc khi ứng dụng Google Workspace liên quan được bật. Ứng dụng ChatGPT trên máy tính cũng hỗ trợ Microsoft Excel thông qua phần bổ trợ ChatGPT for Excel. PowerPoint không có trong luồng Công việc trên máy tính này tại thời điểm ra mắt.
Tạo tệp
Mở Công việc và mô tả tệp bạn muốn tạo cùng cách bạn sẽ sử dụng tệp đó.
Đính kèm tài liệu nguồn mà ChatGPT cần sử dụng.
Nêu rõ định dạng đầu ra và nơi ChatGPT cần tạo tệp.
Nêu rõ những yếu tố phải giữ nguyên, chẳng hạn như công thức, bố cục, giọng văn, nhận diện thương hiệu, thứ tự trang chiếu hoặc cấu trúc bảng.
Kiểm tra tệp và yêu cầu chỉnh sửa trước khi chia sẻ hoặc sử dụng làm căn cứ.
Với bảng tính, hãy nêu rõ các trang tính, cột, công thức và biểu đồ quan trọng. Với bản trình bày, hãy nêu rõ các phần, loại trang chiếu và những yếu tố hình thức bạn muốn kiểm tra.
Khớp với tệp tham chiếu
Tệp tham chiếu cung cấp cho ChatGPT một ví dụ cho tác vụ hiện tại. Cho ChatGPT biết nội dung cần khớp và nội dung cần thay thế.
Ví dụ: “Dùng các trang chiếu cái và thứ tự phần của bản trình bày này, nhưng thay nội dung bằng nghiên cứu khách hàng đính kèm.”
Tái sử dụng mẫu
Lưu định dạng bạn thường dùng để tái sử dụng cho tài liệu, bảng tính và bản trình bày mới.
Mẫu kết hợp một tệp tham chiếu với các hướng dẫn có thể dùng lại. Dùng mẫu để giữ tính nhất quán cho các công việc lặp lại—chẳng hạn như bản tóm tắt dự án, báo cáo hằng tuần hoặc mô hình tài chính—mà không phải giải thích định dạng mỗi lần.
Với yêu cầu chỉ thực hiện một lần, bạn chỉ cần một tệp tham chiếu. Hãy tạo mẫu khi bạn muốn lặp lại cùng một quy trình.
Khả năng sử dụng tính năng này phụ thuộc vào gói dịch vụ, cài đặt không gian làm việc và việc bạn dùng Công việc trên web hay Codex trong ứng dụng ChatGPT trên máy tính.
Tạo mẫu
Bắt đầu bằng tài liệu Word (.docx), sổ làm việc Excel (.xlsx), bản trình bày PowerPoint (.pptx) hoặc liên kết đến tài liệu Google Docs, bảng tính Google Sheets hay bản trình bày Google Slides.
Với tệp tham chiếu Google Workspace, hãy kết nối Google Drive bằng tài khoản có quyền mở tệp. Việc tạo mẫu không làm thay đổi tệp Google gốc; mẫu sẽ lưu liên kết đến tệp đó để sử dụng sau này.
Trong Công việc trên web hoặc Codex của ứng dụng ChatGPT trên máy tính, chọn @Template-Creator trong ô soạn thảo.
Đính kèm một tệp tham chiếu hoặc thêm liên kết Google Workspace của tệp.
Mô tả những gì cần giữ nguyên, những gì cần thay đổi và thông tin bạn sẽ cung cấp cho mỗi tệp mới.
Gửi yêu cầu. Nếu nút Cài đặt xuất hiện cùng mẫu đã hoàn thành, hãy chọn nút đó.
Ví dụ, yêu cầu ChatGPT giữ nguyên các tiêu đề, cấu trúc bảng và giọng văn của bản tóm tắt dự án, rồi dùng ghi chú về dự án mới để điền nội dung.
Trên web, mở Trình tạo mẫu từ Thư viện.
Chọn Mới.
Chọn Xem mẫu.
Chọn Tạo mẫu.
Sử dụng mẫu
Trên web hoặc trong Codex của ứng dụng ChatGPT trên máy tính, chọn @Documents, @Spreadsheets hoặc @Presentations trong ô soạn thảo để mở bộ sưu tập Mẫu.
Chọn một mẫu. Trên web, chọn Sử dụng mẫu để thêm mẫu vào câu lệnh.
Mô tả tệp bạn muốn tạo và cung cấp tài liệu nguồn cho tác vụ này.
Kiểm tra câu lệnh rồi gửi. Việc chọn mẫu không tự động bắt đầu tác vụ.
Trên web, bạn cũng có thể tìm các mẫu của mình trong Thư viện.
Mẫu được tạo trên web và mẫu được Codex lưu trên máy là hai nhóm riêng biệt. Các mẫu không tự động đồng bộ giữa hai nơi.
Kiểm tra nội dung, bố cục, công thức và biểu đồ của tệp đã hoàn thành trước khi chia sẻ hoặc sử dụng làm căn cứ. Yêu cầu ChatGPT chỉnh sửa nếu kết quả cần điều chỉnh.
Trước khi chia sẻ tệp Google Workspace mới được tạo từ mẫu, hãy mở tệp trong Google Workspace và kiểm tra vị trí lưu cùng cài đặt chia sẻ.
Chia sẻ mẫu với nhóm
Các mẫu bạn tạo là mẫu cá nhân. Để mọi người trong không gian làm việc có thể sử dụng mẫu, hãy đóng gói mẫu thành tiện ích và nhờ quản trị viên không gian làm việc phát hành cho các vai trò phù hợp. Sau đó, những thành viên trong nhóm có quyền truy cập có thể cài đặt tiện ích và sử dụng mẫu. Xem các bước trong bài Phát hành tiện ích trong không gian làm việc của bạn.
Trên máy tính, bạn cũng có thể chia sẻ mẫu dưới dạng tệp ZIP. Kiểm tra tài liệu tham chiếu đi kèm trước khi chia sẻ, đặc biệt nếu tài liệu chứa thông tin nội bộ hoặc dữ liệu mẫu.
Các thành viên trong nhóm cần có quyền truy cập riêng vào mọi tệp được liên kết hoặc dịch vụ được kết nối mà mẫu yêu cầu. Việc chia sẻ mẫu không làm thay đổi quyền truy cập vào tệp tham chiếu Google Workspace của mẫu.
Sử dụng Công việc với Google Workspace
Kết nối ứng dụng Google Workspace phù hợp trong ChatGPT.
Mở Công việc và yêu cầu ChatGPT tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu Google Docs, bảng tính Google Sheets hoặc trang chiếu Google Slides.
Chọn tài khoản hoặc tệp khi ChatGPT yêu cầu, rồi phê duyệt thao tác.
Kiểm tra tệp trong Google Workspace và yêu cầu ChatGPT chỉnh sửa thêm nếu cần.
Quản trị viên không gian làm việc kiểm soát những ứng dụng và thao tác được phép sử dụng. Xem Ứng dụng trong ChatGPT để biết thêm thông tin.
Sử dụng Công việc với Microsoft Excel
ChatGPT Công việc có thể tạo hoặc chỉnh sửa tệp bảng tính. Để trực tiếp kiểm tra và cập nhật sổ làm việc Microsoft Excel đang mở, hãy dùng Codex trong ứng dụng ChatGPT trên máy tính cùng với phần bổ trợ ChatGPT cho Excel.
Cài đặt ChatGPT cho Excel và đăng nhập vào phần bổ trợ, sau đó mở sổ làm việc có sẵn hoặc tạo sổ làm việc mới. Trong ứng dụng ChatGPT trên máy tính, chọn Codex và nhắc đến @Microsoft Excel, hoặc yêu cầu Codex làm việc với sổ làm việc đang mở.
Kiểm tra công thức, dữ liệu nguồn và các thay đổi trong sổ làm việc trước khi lưu hoặc chia sẻ. Codex có thể không trực tiếp điều khiển Excel trong mọi yêu cầu về bảng tính.
Để biết các bước cài đặt, phạm vi cung cấp và những hạn chế hiện tại, hãy xem ChatGPT cho Excel và Google Sheets.
Xem trước và tinh chỉnh tệp
Trong ứng dụng trên máy tính, hãy mở tài liệu, bảng tính, bản trình bày và PDF được hỗ trợ từ thanh bên.
Chọn phần bạn muốn thay đổi và mô tả kết quả bạn mong đợi.
Ví dụ: tô sáng một nhận định và yêu cầu nguồn của nhận định đó. Chọn một biểu đồ và yêu cầu nhãn rõ ràng hơn, hoặc đánh dấu một trang chiếu cần bố cục khác.
Tìm tệp đã lưu
Các tệp được tạo trong chế độ Công việc trên đám mây có thể được lưu vào Thư viện hoặc ChatGPT Không gian, nếu có. Các tệp đầu ra được tạo cục bộ trên máy tính có thể vẫn nằm trong các dự án hoặc thư mục cục bộ và không tự động xuất hiện trên web hay thiết bị di động. Các giới hạn về kích thước tệp và dung lượng lưu trữ vẫn được áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần cung cấp mẫu không?
Không. ChatGPT có thể tạo tệp theo hướng dẫn của bạn. Thêm tệp tham chiếu hoặc mẫu khi kết quả cần tuân theo cấu trúc, nhận diện thương hiệu hoặc quy trình có sẵn.
Tệp tham chiếu và mẫu khác nhau như thế nào?
Tệp tham chiếu là ví dụ dùng cho một yêu cầu. Mẫu kết hợp một tệp ví dụ, các hướng dẫn và kết quả mong đợi để bạn có thể tái sử dụng quy trình.
ChatGPT có thể tạo tệp ở định dạng gốc của Google Docs, Sheets và Slides không?
Ở những nơi có hỗ trợ, ChatGPT có thể tạo hoặc chỉnh sửa tệp ở định dạng gốc của Google Docs, Sheets và Slides khi ứng dụng Google Workspace tương ứng được bật và kết nối. Các thao tác khả dụng khác nhau tùy theo loại tệp, gói dịch vụ và cài đặt không gian làm việc.
Các tệp được tạo có được lưu tự động không?
Các tệp được tạo trên đám mây có thể được lưu vào Thư viện hoặc ChatGPT Không gian, nếu có. Các tệp đầu ra được tạo cục bộ trên máy tính có thể vẫn nằm trong các dự án hoặc thư mục cục bộ. Các tệp được tạo trong Trò chuyện tạm thời không được lưu vào Thư viện.