Cách chuẩn bị Chính sách quyền riêng tư cho Trang web của bạn
Bài viết này đưa ra một số hướng dẫn về cách chuẩn bị Chính sách quyền riêng tư cho Trang web ChatGPT (“Trang web”) của bạn để đáp ứng các yêu cầu của luật bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như luật tại EU, Vương quốc Anh, Brazil và một số tiểu bang của Hoa Kỳ. Vui lòng đọc bài viết này để biết thêm thông tin về việc tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu nói chung.
Vì sao bạn cần có Chính sách quyền riêng tư trên Trang web của mình?
Nếu bạn thu thập dữ liệu cá nhân trên Trang web của mình, dù trực tiếp từ chính các cá nhân hay từ các nguồn khác, luật bảo vệ dữ liệu yêu cầu bạn cung cấp cho các cá nhân đó một số thông tin nhất định về việc bạn sử dụng dữ liệu cá nhân của họ. Cách dễ nhất và phổ biến nhất để đáp ứng yêu cầu này là đăng Chính sách quyền riêng tư trên Trang web của bạn. Chính sách quyền riêng tư nêu các thông tin chính về bên kiểm soát dữ liệu, dữ liệu cá nhân được thu thập trên Trang web, cách dữ liệu cá nhân đó sẽ được sử dụng, và giải thích các cá nhân có những quyền gì đối với dữ liệu cá nhân của họ theo luật bảo vệ dữ liệu.
Bạn có thể sử dụng hướng dẫn này để chuẩn bị Chính sách quyền riêng tư đáp ứng các yêu cầu đó. Tuy nhiên, bạn không bắt buộc phải dùng cách diễn đạt của chúng tôi. Bạn cũng có thể tham khảo Chính sách quyền riêng tư của OpenAI để xem cách chúng tôi thực hiện.
Xin lưu ý rằng bài viết này không phải là tư vấn pháp lý và chỉ được cung cấp cho mục đích thông tin. Chúng tôi khuyến nghị bạn tìm tư vấn pháp lý riêng để hiểu các nghĩa vụ của mình theo bất kỳ luật nào có thể áp dụng cho bạn, tùy thuộc vào nơi bạn và khách truy cập Trang web của bạn cư trú.
Các ví dụ dưới đây chỉ là điểm khởi đầu. Hãy điều chỉnh các ví dụ này cho phù hợp với thông tin mà Trang web của bạn thực sự thu thập, cách bạn sử dụng thông tin đó, quốc gia nơi bạn và khách truy cập của bạn cư trú, cũng như thỏa thuận áp dụng cho việc bạn sử dụng ChatGPT Sites.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng việc đưa thông tin vào Chính sách quyền riêng tư không phải lúc nào cũng là đủ. Nếu bạn sử dụng dữ liệu cá nhân theo cách mà người dùng của bạn không nhất thiết mong đợi hoặc có thể khiến họ ngạc nhiên, bạn có thể cần làm nhiều hơn để thông báo rõ ràng cho họ, chẳng hạn như đưa thêm thông báo trên Trang web của bạn.
Cập nhật và cung cấp Chính sách quyền riêng tư của bạn
Sau khi tạo Chính sách quyền riêng tư, bạn nên cung cấp chính sách này cho bất kỳ ai truy cập Trang web của bạn. Thông lệ tốt nhất thường là thêm liên kết đến Chính sách quyền riêng tư trên mỗi trang của Trang web, trên biểu ngữ cookie (nếu có) và trên mọi trang đăng ký (bao gồm cả trong email tiếp thị).
Bạn nên rà soát và cập nhật Chính sách quyền riêng tư bất cứ khi nào hoạt động thu thập hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn thay đổi — ví dụ: nếu bạn bắt đầu thu thập một loại dữ liệu cá nhân mới trên Trang web, hoặc bắt đầu sử dụng dữ liệu cá nhân bạn thu thập cho một mục đích mới.
Soạn thảo Chính sách
Giới thiệu Trang web và bạn là ai
Bắt đầu bằng phần giới thiệu thật ngắn về Chính sách quyền riêng tư và Trang web của bạn. Bạn nên xác định “bên kiểm soát dữ liệu” (tức là cá nhân hoặc tổ chức quyết định cách thức và lý do dữ liệu cá nhân được sử dụng). Nếu bạn vận hành Trang web thay mặt cho một nhóm hoặc tổ chức, bạn nên xác định nhóm hoặc tổ chức đó. Nếu bạn vận hành Trang web với tư cách cá nhân, bạn sẽ cần đưa tên của chính mình vào.
VÍ DỤ: Vui lòng đọc Chính sách quyền riêng tư dành cho [SITE]. Chính sách này giải thích thông tin nào về bạn được thu thập khi bạn sử dụng [SITE] và cách thông tin đó được sử dụng. Trang web này do [INSERT NAME/ORGANIZATION] vận hành.
Giải thích dữ liệu cá nhân bạn thu thập
Cung cấp danh sách ngắn hoặc phần tổng quan về các loại thông tin có thể được thu thập trên Trang web. Bạn không nhất thiết phải liệt kê mọi loại dữ liệu, nhưng nên bảo đảm rằng các cá nhân hiểu những loại dữ liệu nào có thể được thu thập từ họ. Bạn cũng nên nêu rõ thời điểm thông tin này được thu thập — ví dụ: liệu họ có phải cung cấp thông tin đó khi đăng ký tài khoản với bạn hay không.
VÍ DỤ: Chúng tôi thu thập thông tin bạn trực tiếp cung cấp cho chúng tôi, đồng thời thu thập thông tin liên quan đến việc bạn sử dụng [SITE]. Các loại thông tin chúng tôi có thể thu thập bao gồm:
Tên, tên người dùng và địa chỉ email của bạn nếu bạn tạo hoặc sử dụng tài khoản để đăng nhập vào [SITE].
Thông tin hồ sơ không bắt buộc mà bạn cung cấp, chẳng hạn như ảnh hoặc ngày sinh của bạn.
Bình luận hoặc thông tin khác mà bạn đăng trên [SITE].
Tên, thông tin liên hệ và câu hỏi của bạn nếu bạn sử dụng biểu mẫu “Liên hệ với chúng tôi”.
Thông tin về việc bạn sử dụng [SITE], nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản của mình.
Thông tin được thu thập tự động bằng cookie và các công nghệ theo dõi khác, chẳng hạn như chi tiết về các trang web bạn đã truy cập trên [SITE] và nội dung bạn truy cập.
Sử dụng Đăng nhập bằng ChatGPT
Nếu Trang web của bạn sử dụng Đăng nhập bằng ChatGPT, OpenAI có thể chia sẻ tên, địa chỉ email và ảnh hồ sơ của khách truy cập, nếu có, với Trang web sau khi khách truy cập chấp thuận việc đăng nhập. Hãy giải thích điều này trong Chính sách quyền riêng tư của bạn và mô tả cách Trang web của bạn sử dụng thông tin đó.
VÍ DỤ: [SITE] sử dụng Đăng nhập bằng ChatGPT để cho phép bạn đăng nhập bằng tài khoản ChatGPT của mình. Nếu bạn chọn tùy chọn này, OpenAI sẽ chia sẻ tên, địa chỉ email và ảnh hồ sơ của bạn, nếu có, với [SITE] sau khi bạn chấp thuận việc đăng nhập.
Cookie và các công nghệ tương tự
Thông báo cho người dùng về cookie hoặc các công nghệ tương tự mà Trang web sử dụng. Nếu Trang web sử dụng cookie không thiết yếu hoặc các công nghệ theo dõi tương tự, bạn có thể cần xin sự đồng ý trước khi đặt hoặc đọc chúng. Yêu cầu sẽ khác nhau tùy theo địa điểm.
Ngoài việc đưa thông tin về cookie vào Chính sách quyền riêng tư, còn có các yêu cầu khác đối với cookie, chẳng hạn như có biểu ngữ cookie riêng. Các quy định về cookie và công nghệ tương tự rất phức tạp, và khác nhau tùy theo nơi bạn đặt trụ sở cũng như quốc gia của người dùng. Chúng tôi khuyến nghị bạn tìm tư vấn pháp lý hoặc tham khảo hướng dẫn từ các cơ quan bảo vệ dữ liệu địa phương.
VÍ DỤ: [SITE] sử dụng cookie và các công nghệ tương tự, được lưu trữ trong trình duyệt của bạn và tự động thu thập một số thông tin nhất định khi bạn sử dụng [SITE] của chúng tôi. Một số cookie này chỉ tồn tại trong thời gian bạn sử dụng [SITE], nhưng một số cookie khác sẽ được lưu trong trình duyệt trong [INSERT DURATION]. Chúng tôi sử dụng cookie cho các mục đích sau:
Để giúp [SITE] hoạt động, chẳng hạn như ghi nhớ tùy chọn hoặc hỗ trợ phương tiện nhúng.
Cho mục đích phân tích, để chúng tôi có thể hiểu cách người dùng sử dụng [SITE] và cải thiện [SITE].
Để hiển thị quảng cáo trên [SITE] và hiểu tác động của quảng cáo đó, nếu bạn đồng ý sử dụng cookie quảng cáo.
Giải thích lý do bạn thu thập dữ liệu cá nhân và cách bạn sử dụng dữ liệu đó
Bạn nên giải thích lý do bạn thu thập dữ liệu cá nhân và cách bạn sẽ sử dụng dữ liệu đó.
Chúng tôi cũng khuyến nghị bạn dùng phần này để xác định “cơ sở pháp lý” của bạn cho việc xử lý dữ liệu cá nhân theo các luật bảo vệ dữ liệu như GDPR. Cơ sở pháp lý của bạn có thể là bạn có sự đồng ý của người dùng, việc xử lý là cần thiết để thực hiện hợp đồng với người dùng, hoặc việc xử lý là cần thiết cho các lợi ích hợp pháp của bạn. Nếu bạn dựa vào cơ sở “lợi ích hợp pháp”, bạn phải xác định cụ thể các lợi ích đó. Đây có thể là một trong những khía cạnh phức tạp hơn của luật bảo vệ dữ liệu, vì vậy đây là lĩnh vực mà chúng tôi đặc biệt khuyến nghị bạn tìm tư vấn pháp lý.
VÍ DỤ: Chúng tôi thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân cho các mục đích sau:
Để cung cấp chức năng của [SITE].
Để liên lạc với bạn và trả lời các câu hỏi của bạn.
Để gửi cho bạn nội dung tiếp thị.
Để hiểu cách [SITE] được sử dụng, từ đó chúng tôi có thể cải thiện [SITE].
Chúng tôi dựa vào các cơ sở pháp lý sau theo GDPR:
Sự đồng ý của bạn, khi chúng tôi hỏi liệu có thể gửi email tiếp thị cho bạn hay không.
Việc xử lý là cần thiết để thực hiện hợp đồng với bạn, khi chúng tôi cần xử lý dữ liệu cá nhân để cung cấp dịch vụ bạn yêu cầu.
Việc xử lý phục vụ lợi ích hợp pháp của chúng tôi, khi chúng tôi tiến hành nghiên cứu và phân tích về cách [SITE] được sử dụng. Chúng tôi có lợi ích hợp pháp trong việc cải thiện [SITE] cho tất cả người dùng của mình.
Giải thích bạn chia sẻ dữ liệu cá nhân với ai
Liệt kê mọi bên thứ ba, hoặc các loại bên thứ ba, mà bạn chia sẻ dữ liệu cá nhân. Những bên này có thể bao gồm các tổ chức hỗ trợ cung cấp Trang web hoặc dịch vụ mà khách truy cập yêu cầu. Giải thích việc chia sẻ có cần thiết, dựa trên sự đồng ý hay do pháp luật yêu cầu hay không.
OpenAI lưu trữ và vận hành dịch vụ Trang web, và có thể xử lý thông tin được thu thập thông qua Trang web của bạn khi cần để cung cấp dịch vụ đó. Khi áp dụng, việc xử lý đó chịu sự điều chỉnh của Phụ lục xử lý dữ liệu của OpenAI hoặc Phụ lục xử lý dữ liệu do tổ chức của bạn và OpenAI ký kết. Mô tả vai trò của OpenAI bằng các thuật ngữ áp dụng cho tài khoản của bạn.
VÍ DỤ: Chúng tôi chia sẻ dữ liệu cá nhân trong các trường hợp sau:
Với các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ cung cấp [SITE], bao gồm OpenAI là bên lưu trữ [SITE] thay mặt chúng tôi.
Nếu chúng tôi được pháp luật yêu cầu hoặc cho phép chia sẻ dữ liệu.
Nếu chúng tôi có sự đồng ý của bạn.
Giải thích bạn sẽ lưu giữ dữ liệu cá nhân trong bao lâu
Bạn nên nêu rõ với người dùng về việc bạn sẽ lưu giữ thông tin của họ trong bao lâu. Nếu bạn không thể đưa ra khoảng thời gian chính xác, hãy giải thích cách bạn sẽ quyết định thời điểm xóa dữ liệu của họ.
VÍ DỤ: Chúng tôi sẽ lưu giữ dữ liệu cá nhân trong thời gian cần thiết cho các mục đích nêu trên. Thời hạn cụ thể sẽ phụ thuộc vào cách bạn sử dụng [SITE]. Chúng tôi định kỳ rà soát dữ liệu mình lưu giữ để xác nhận rằng chúng tôi vẫn cần dữ liệu đó.
Giải thích nơi dữ liệu cá nhân được lưu trữ
Giải thích nơi dữ liệu cá nhân được xử lý và mọi biện pháp bảo vệ áp dụng cho việc chuyển dữ liệu quốc tế. Rà soát tài liệu hiện hành về lưu trữ và nơi lưu trú của Trang web, cũng như thỏa thuận và Phụ lục xử lý dữ liệu áp dụng cho tài khoản của bạn. ChatGPT Sites không hỗ trợ nơi lưu trú dữ liệu hoặc nơi lưu trú suy luận khi ra mắt.
Không sao chép quốc gia lưu trữ hoặc cơ chế chuyển dữ liệu vào Chính sách quyền riêng tư của bạn trừ khi thông tin đó chính xác đối với Trang web và thỏa thuận của bạn. Chỉ thêm ví dụ dành riêng cho tài khoản sau khi xác nhận các điều khoản lưu trữ và chuyển dữ liệu áp dụng.
Giải thích các quyền của người dùng
Tùy thuộc vào nơi khách truy cập của bạn cư trú, luật về quyền riêng tư có thể trao cho họ quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế, phản đối hoặc nhận bản sao dữ liệu cá nhân của họ, rút lại sự đồng ý hoặc khiếu nại với cơ quan quản lý. Giải thích những quyền nào được áp dụng và cách khách truy cập có thể thực hiện các quyền đó.
VÍ DỤ: Tùy thuộc vào luật áp dụng cho bạn, bạn có thể có các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân được thu thập thông qua [SITE], bao gồm các quyền được liệt kê dưới đây.
Truy cập dữ liệu cá nhân của bạn.
Xóa dữ liệu cá nhân của bạn khỏi hồ sơ của chúng tôi.
Chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu cá nhân của bạn.
Chuyển dữ liệu cá nhân của bạn cho bên thứ ba (quyền chuyển dữ liệu).
Hạn chế cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn.
Rút lại sự đồng ý của bạn, khi chúng tôi dựa vào sự đồng ý làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý.
Phản đối việc chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho mục đích tiếp thị trực tiếp hoặc các hoạt động xử lý khác dựa trên lợi ích hợp pháp của chúng tôi.
Nộp khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu địa phương của bạn.
Cung cấp điểm liên hệ
Bạn nên cung cấp điểm liên hệ cho mọi câu hỏi, quan ngại hoặc khiếu nại liên quan đến dữ liệu cá nhân được thu thập trên Trang web của bạn. Bạn có thể cung cấp địa chỉ email hoặc địa chỉ bưu chính.
VÍ DỤ: Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc quan ngại nào về cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, bạn có thể liên hệ với chúng tôi tại [INSERT].