概覽

邀請已使用 ChatGPT 的員工前，請確認他們將使用哪個帳戶，並說明工作區的登入要求。與他們一起檢視各項遷移選項，讓他們了解個人內容、訂閱和存取權限會受到甚麼影響。

傳送邀請前先檢查現有帳戶

詢問員工是否已使用公司電郵地址註冊個人、Plus 或 Pro ChatGPT 帳戶。確認接收邀請的確切電郵地址，以及預定加入的公司工作區。

員工應以同一電郵地址接受邀請並登入。建立替代帳戶或使用不同地址，可能令員工看不到預期的工作區或現有記錄，以為它們已遺失。

如果找不到邀請，請要求工作區擁有者檢查待處理的邀請，並在有此選項時選取重新傳送邀請。由 SCIM 管理的邀請無法直接重新傳送。如收到非預期的邀請，請先向 IT 團隊核實再登入。

員工使用帳戶登入 ChatGPT。工作區則存放他們的對話、內容和設定。同一帳戶可以存取互相獨立的個人工作區和公司工作區。加入公司工作區和遷移個人內容是兩項獨立操作。

了解員工會看到的選項和流程

員工看到的登入和加入選項，可能會因邀請、工作區方案及現有帳戶而異。請參照下表，向他們說明適用的流程。

檢查登入及帳戶佈建設定

更改個人帳戶的電郵地址後，原本使用的工作電郵地址不一定能用於建立新帳戶或進行 SCIM 佈建。即使已移除已驗證網域，先前使用 SSO 的情況仍可能影響存取。進行變更前，請先聯絡 OpenAI 支援團隊。請勿透過移除已驗證網域或建立替代帳戶來繞過問題。

如果 Enterprise 或 Edu 提供自動建立帳戶功能，使用已驗證的公司電郵地址登入可能會觸發相同的遷移流程。在 Enterprise 方案中，新租用戶內首個符合資格的工作區預設會啟用自動建立帳戶功能。將已驗證網域套用至工作區前，請先檢查此設定，並讓受影響員工做好準備。如需了解工作區的預設設定及控制項，請參閱：在管理控制台中管理租用戶。

自動建立帳戶功能不會重新啟用已移除或停用的工作區成員資格。如果看到「找不到符合資格的 ChatGPT 帳戶」，請要求工作區擁有者或管理員確認你是否獲授權，並再次向你發出邀請。

在 Enterprise 方案中，自動建立帳戶功能會依照機構的一般計費條款，配置完整的工作區席位。即使使用者因身分識別供應商的存取權限設定而無法登入，只要已加入工作區，仍可能佔用一個席位。如果同一個已驗證網域對應至多個工作區，自動建立帳戶功能可能會邀請該使用者加入多個工作區。推出前，請先檢查網域對應關係及已啟用的設定。

檢視遷移選項及其影響

選擇如何處理個人內容

員工遷移個人內容前，請先說明目標工作區提供哪些選項。確認他們能否讓個人工作區保持獨立，還是需要完成遷移步驟。如果員工讓個人工作區保持獨立，任何個人訂閱均會持續生效，直至取消為止。在他們繼續操作前，請一起檢視哪些內容支援遷移、哪些不支援，以及遷移對存取權限的影響。詳情請參閱：個人工作區遷移選項。

如果 Business 工作區升級至 Enterprise，Business 工作區本身不會被合併。員工在加入 Enterprise 的過程中，仍可能另外收到個人工作區遷移提示。

如果 Enterprise 或 Edu 邀請使用已驗證的公司網域，而員工在同一帳戶電郵地址下已有個人工作區，便可能需要先完成遷移步驟才能加入。視乎可用選項，員工可合併個人工作區，將支援的內容複製到公司工作區，或匯出並刪除個人資料。使用未經驗證或外部網域的邀請，一般不會觸發遷移。

檢視內容和訂閱

• 對話和資料駐留：資料駐留要求可能令個人對話無法轉移到公司工作區。如無法轉移，請在開始遷移前從個人工作區匯出重要資料，並確認下載的檔案能夠開啟。ChatGPT Business 或 Enterprise 工作區不提供自助資料匯出功能。如果匯出失敗，請停止操作並聯絡 OpenAI 支援團隊。

• GPT：遷移後的 GPT 為私人狀態，不會自動與其他工作區成員分享。如果某個 GPT 之前曾透過公開連結分享，或已在 GPT 商店發佈，便須重新分享遷移後的副本，其他人才可使用。可用的分享選項取決於目標工作區的設定和使用者權限。

• 訂閱：符合資格且經網頁付款的 Plus 或 Pro 訂閱，可能可透過畫面所示的遷移流程取消並獲得退款。透過 Apple 或 Google 購買的訂閱，可能需要另行取消。

• 個人內容：接受遷移提示前，請確認受影響的對話和 GPT 位於哪個帳戶及個人工作區。員工無法選擇只轉移個別對話、專案或檔案。

• 工作站：從個人工作區遷移至 Business 或 Enterprise 時，工作站不會一併轉移。

如需支援及不支援遷移內容的完整清單，請參閱：個人工作區遷移指引。

了解遷移後的存取權限

遷移會將支援的個人內容複製到公司工作區，並停用個人工作區。系統沒有可將公司工作區內容移回個人工作區的復原選項。如果 Business 工作區其後被停用，可透過另一套復原流程，重新啟用原有的個人工作區及其資料。這不會恢復 Business 的存取權限，也不會將 Business 中的活動記錄複製回去。

遷移後，對話和 GPT 均受公司工作區的存取及保留政策規管。如果員工離職或失去工作區的存取權限，也可能無法再存取這些內容。

規劃個人帳戶的存取安排

完成加入流程後，帳戶的存取安排仍然重要。工作電郵地址下的個人工作區，並不等同於以員工個人擁有的電郵地址建立的獨立帳戶。即使工作區保持獨立，員工存取該帳戶時仍須依賴公司電郵地址。

如作個人用途，建議員工使用自己擁有和管理的電郵地址，建立獨立帳戶。員工應將個人對話和資料保存在該帳戶，而非與工作或公司電郵地址綁定的帳戶。

員工離職時，如失去公司電郵帳戶或公司工作區的存取權限，也可能無法再存取相關帳戶或工作區及當中的資料。公司工作區的內容不會移回個人工作區。請在員工完成加入或遷移流程前，說明上述對存取權限的影響。

向員工說明預期情況

推出前，請告知員工：

• 哪個電郵地址會收到邀請。

• 應選擇哪個公司工作區。

• 如果工作區要求使用 SSO，應採用哪種登入方式。

• 會否出現個人工作區遷移提示。

• 在就聊天、GPT 或訂閱作出決定前，應聯絡誰。

請勿假設每封邀請電郵、送達時間或遷移提示均可自訂。

先由小組測試推出流程

如適用，邀請一個包括已有個人、Plus 或 Pro 帳戶員工的小組。邀請所有人前，請檢查邀請、帳戶電郵、公司工作區、登入方式、遷移選項、資料駐留限制及訂閱指引。

有關公司登入，請參閱：設定 OpenAI 產品的單一登入（SSO）。

有關 ChatGPT Business 工作區登入，請參閱：為 ChatGPT Business 設定單一登入。

如果計劃從身分識別服務供應商同步使用者，請參閱：SCIM 佈建與管理。

如果工作區或帳戶記錄似乎消失了，請參閱：排解 SSO、工作區存取及網域驗證問題。