如何為你的工作站準備私隱政策
本文提供一些指引，協助你為 ChatGPT 工作站（「工作站」）準備私隱政策，以符合資料保障法律的要求，例如歐盟、英國、巴西及美國部分州份的相關法律。如需了解一般遵守資料保障法律的更多資料，請閱讀這篇文章。
為何你的工作站需要私隱政策？
如果你在工作站收集個人資料，不論是直接向相關個人收集，還是從其他來源收集，資料保障法律均要求你向該等個人提供若干有關你使用其個人資料的資訊。遵守此要求最簡單及最常見的方式，是在你的工作站刊載私隱政策。私隱政策會列明有關資料控制者、工作站所收集的個人資料、該等個人資料將如何使用等關鍵資訊，並說明個人根據資料保障法律就其個人資料享有哪些權利。
你可以使用本指引，協助準備符合這些要求的私隱政策。不過，你不一定要使用我們的措辭。你亦可參考 OpenAI 的私隱政策，了解我們的做法。
請注意，本文並非法律意見，僅供參考。我們建議你尋求自己的法律意見，以了解你根據任何可能適用於你的法律所承擔的責任，具體取決於你及你的工作站訪客所在地。
以下範例僅作起點參考。請按你的工作站實際收集的資料、你的使用方式、你和訪客所在國家，以及適用於你使用 ChatGPT 工作站的協議作出調整。
另外，請記住 ，僅在私隱政策中加入資料並不一定足夠。如果你以用戶未必預期或可能令他們感到意外的方式使用個人資料，你可能需要採取更多措施清楚告知他們，例如在你的工作站加入額外通知。
更新並提供你的私隱政策
建立私隱政策後，你應將其提供予任何到訪你工作站的人士。最佳做法通常包括在你工作站的每個頁面、Cookie 橫幅（如有）以及任何登記頁面（包括市場推廣電郵中）加入私隱政策連結。
每當你的個人資料收集或處理活動有所變更時，你都應檢視並更新私隱政策；例如你開始在工作站收集新類型的個人資料，或開始將所收集的個人資料用於新目的。
草擬政策
介紹工作站及你的身份
首先以非常簡短的文字介紹私隱政策及你的工作站。你應識別「資料控制者」（即決定個人資料如何及為何被使用的人士或機構）。如果你代表某個團體或機構營運工作站，應識別該團體或機構。如果你以個人身份營運工作站，則需要加入你自己的姓名。
範例：請閱讀 [SITE] 的私隱政策。當你使用 [SITE] 時，它會說明會收集哪些關於你的資料，以及如何使用該等資料。本工作站由 [INSERT NAME/ORGANIZATION] 營運。
說明你收集哪些個人資料
提供一份簡短清單或概覽，說明工作站可能收集的資料類型。你不一定需要列出每一類資料，但應確保個人了解可能向他們收集哪些類型的資料。你亦應清楚說明何時收集這些資料，例如他們是否需要在向你註冊帳戶時提供。
範例：我們會收集你直接提供給我們的資料，亦會收集與你使用 [SITE] 相關的資料。我們可能收集的資料類別包括：
如果你建立或使用帳戶登入 [SITE]，則包括你的姓名、用戶名稱及電郵地址。
你提供的選填個人檔案資料，例如相片或生日。
你在 [SITE] 發佈的評論或其他資料。
如果你使用「聯絡我們」表格，則包括你的姓名、聯絡資料及查詢內容。
如果你已登入帳戶，則包括有關你使用 [SITE] 的資料。
透過 Cookie 及其他追蹤技術自動收集的資料，例如你在 [SITE] 瀏覽過的網頁詳情及你存取的內容。
使用 ChatGPT 登入
如果你的工作站使用 ChatGPT 登入，在訪客核准登入後，OpenAI 可能會與該工作站分享訪客的姓名、電郵地址及個人檔案相片（如有）。請在你的私隱政策中說明這一點，並描述你的工作站如何使用該等資料。
範例：[SITE] 使用 ChatGPT 登入，讓你可使用 ChatGPT 帳戶登入。如果你選擇此選項，在你核准登入後，OpenAI 會與 [SITE] 分享你的姓名、電郵地址及個人檔案相片（如有）。
Cookie 及類似技術
告知用戶工作站所使用的 Cookie 或類似技術。如果工作站使用非必要 Cookie 或類似追蹤技術，你可能需要在放置或讀取它們前取得同意。要求會因地點而異。
除了在私隱政策中加入 Cookie 相關資料外，Cookie 亦有其他要求，例如設置獨立的 Cookie 橫幅。有關 Cookie 及類似技術的規則相當複雜，並會因你所在地及用戶所在國家而異。我們建議你尋求法律意見，或參考當地資料保障機構的指引。
範例：[SITE] 使用 Cookie 及類似技術，這些技術會儲存在你的瀏覽器中，並在你使用我們的 [SITE] 時自動收集若干資料。部分 Cookie 只會在你使用 [SITE] 期間保留，但其他 Cookie 會在瀏覽器中持續保留 [INSERT DURATION]。我們將 Cookie 用於以下目的：
協助 [SITE] 運作，例如記住偏好設定或支援嵌入式媒體。
用於分析目的，讓我們了解用戶如何使用 [SITE]，並加以改進。
如你同意廣告 Cookie，則用於在 [SITE] 顯示廣告並了解該等廣告的影響。
說明你收集個人資料的原因及使用方式
你應說明為何收集個人資料，以及你將如何使用該等資料。
我們亦建議你使用本節，列明你根據 GDPR 等資料保障法律處理個人資料的「合法依據」。你的合法依據可能是已取得用戶同意、處理是履行與用戶之間合約所必需，或處理是為了你的合法權益而必需。如果你依賴「合法權益」作為依據，必須具體列明該等權益。這可能是資料保障法律中較複雜的一環，因此我們特別建議你在這方面尋求法律意見。
範例：我們基於以下目的收集及使用個人資料：
提供 [SITE] 的功能。
與你溝通並回覆你的查詢。
向你發送市場推廣內容。
了解 [SITE] 的使用方式，以便我們改進 [SITE]。
我們依賴 GDPR 下的以下合法依據：
在我們詢問是否可以向你發送市場推廣電郵時，你的同意。
在我們需要處理個人資料以提供你要求的服務時，該處理是履行與你之間合約所必需。
在我們就 [SITE] 的使用方式進行研究及分析時，該處理符合我們的合法權益。我們在為所有用戶改進 [SITE] 方面享有合法權益。
說明你會與誰分享個人資料
列出你會與其分享個人資料的任何第三方或第三方類別。這些第三方可能包括協助提供工作站或訪客所要求服務的機構。說明分享是否屬必要、基於同意，或法律所要求。
OpenAI 託管並營運工作站服務，並可能按提供服務所需處理透過你的工作站收集的資料。在適用情況下，該等處理受 OpenAI 資料處理附錄，或你的機構與 OpenAI 簽署的資料處理附錄規管。請使用適用於你帳戶的條款描述 OpenAI 的角色。
範例：我們會在以下情況分享個人資料：
與協助提供 [SITE] 的服務供應商分享，包括代表我們託管 [SITE] 的 OpenAI。
如果法律要求或允許我們分享資料。
如果我們已取得你的同意。
說明你會保留個人資料多久
你應清楚告知用戶，你會將他們的資料保留多久。如果你無法提供確切期間，請說明你會如何決定何時刪除他們的資料。
範例：我們會在為達成上述目的所需的期間內保留個人資料。確切期間將取決於你如何使用 [SITE]。我們會定期檢視所持有的資料，以確認我們仍然需要該等資料。
說明個人資料儲存於何處
說明個人資料在哪裡處理，以及任何適用的國際轉移保障措施。請檢視最新的工作站託管及駐留文件，以及適用於你帳戶的協議和資料處理附錄。ChatGPT 工作站推出時不支援資料駐留或推論駐留。
除非託管國家或轉移機制對你的工作站及協議而言準確無誤，否則不要將其複製到你的私隱政策中。只有在確認適用的託管及轉移條款後，才加入針對帳戶的範例。
說明用戶的權利
視乎訪客所在地，私隱法律可能賦予他們存取、更正、刪除、限制、反對處理或接收其個人資料副本、撤回同意，或向監管機構投訴的權利。說明哪些權利適用，以及訪客可如何行使該等權利。
範例：視乎適用於你的法律，你可能就透過 [SITE] 收集的個人資料享有權利，包括下列權利。
存取你的個人資料。
從我們的記錄中刪除你的個人資料。
更正或更新你的個人資料。
將你的個人資料轉移予第三方（資料可攜權）。
限制我們處理你的個人資料的方式。
在我們依賴同意作為處理的法律依據時，撤回你的同意。
反對我們為直接促銷而處理你的個人資料，或基於我們合法權益進行的其他處理。
向你當地的資料保障機構提出投訴。
提供聯絡點
對於你工作站所收集的個人資料相關查詢、疑慮或投訴，你應提供聯絡點。你可以提供電郵地址或郵寄地址。
範例：如果你對我們處理你個人資料的方式有任何疑問或疑慮，可以透過 [INSERT] 聯絡我們。