員工可能已用貴公司打算邀請的同一個電子郵件地址來使用 ChatGPT。傳送邀請前，請說明加入工作區是否可能會影響對方的聊天、GPT 或訂閱方案。

傳送邀請前檢查現有帳戶

詢問員工是否已使用公司電子郵件地址註冊個人、Plus 或 Pro ChatGPT 帳戶。確認接收邀請的確切電子郵件地址，以及預定的公司工作區。員工應接受邀請，並使用同一個電子郵件地址登入。建立替代帳戶或使用不同的電子郵件地址，可能會導致預期的工作區或既有歷史記錄看似遺失。如果找不到邀請，請要求工作區擁有者檢查待處理的邀請，並在有此選項時選取重新傳送邀請。由 SCIM 管理的邀請無法直接重新傳送。登入前，請先向 IT 團隊確認任何非預期的邀請。一個 OpenAI 帳戶可以擁有獨立的個人工作區和公司工作區。加入公司工作區與移轉個人工作區是不同的操作。

瞭解員工將看到的內容

邀請、工作區方案和登入要求會決定員工是保留獨立的個人工作區，還是看到移轉選項。

繼續操作前，請先查看個人帳戶移轉情況

當 Enterprise 或 Edu 邀請使用已驗證的公司網域時，若員工已有使用相同電子郵件地址的個人帳戶，可能需要先移轉該帳戶才能加入。視可用選項而定，員工可以將符合條件的對話和 GPT 移轉至公司工作區，或匯出並刪除個人資料。使用未驗證或外部網域的邀請通常不會觸發移轉。

變更個人帳戶的電子郵件地址，不一定表示之前的工作用電子郵件地址可用於建立新帳戶或進行 SCIM 佈建。移除已驗證的網域後，先前使用 SSO 的情況也可能繼續影響存取權限。進行變更前，請先聯絡 OpenAI 支援團隊。請勿移除已驗證的網域，或透過建立替代帳戶來規避此限制。

如果 Enterprise 或 Edu 可使用自動建立帳戶，使用已驗證的公司電子郵件登入可能會觸發相同的移轉體驗。啟用前，請先檢查受影響的帳戶。自動建立帳戶不會重新啟用已移除或已停用的工作區成員資格。如果你看到「找不到符合資格的 ChatGPT 帳戶」，請要求工作區擁有者或管理員確認你的授權，並再次邀請你。

新增至工作區的使用者，即使因身分識別提供者的存取權限而無法登入，仍可能佔用一個名額。如果同一個已驗證的網域對應至多個工作區，自動建立帳戶可能會邀請該人員加入多個工作區。實施前，請先檢查網域對應和已啟用的設定。

• 聊天和資料駐留：資料駐留要求可能會導致個人聊天無法轉移到公司工作區。如果無法使用轉移功能，請在開始移轉前匯出重要資料，並確認下載的檔案可以開啟。如果匯出失敗，請停止操作並聯絡 OpenAI 支援團隊。

• GPT：先前已分享或發布的個人 GPT 若移至公司工作區，即可在公司工作區中顯示。工作區擁有者可以檢閱並更新自己的可見性。轉移前為私人狀態的 GPT 會保持私人狀態。

• 訂閱：符合資格且透過網頁計費的 Plus 或 Pro 訂閱方案，可透過所示的移轉流程取消並退款。透過 Apple 或 Google 購買的訂閱方案，可能需要另行取消。

• 帳戶記錄：接受移轉提示前，請確認哪個帳戶、哪些聊天和 GPT 會受到影響。

個人帳戶到 Enterprise 帳戶的移轉一旦完成，便無法復原。繼續之前，請確認正確的帳戶、可用選項和訂閱詳細資料。

移轉後，聊天和 GPT 會受公司工作區的存取與保留政策規範。如果員工離職或失去工作區存取權限，也可能會失去該內容的存取權限。

ChatGPT Business 管理員不得要求他人合併或刪除個人工作區。如果 Business 工作區升級至 Enterprise，Business 工作區本身並不會遭到合併；員工仍可能會收到個人工作區移轉提示。

告知員工預期狀況

在正式實施前，告知員工：

• 哪個電子郵件地址會收到邀請。

• 要選取哪個公司工作區。

• 如果工作區要求使用 SSO，該使用哪種登入方式。

• 個人帳戶移轉提示是否可能出現。

• 在決定是否參與聊天、GPT 或訂閱之前，應該聯絡誰。

請勿假設所有邀請電子郵件、傳送時間或移轉提示都可以自訂。

先在小群組中測試推出

若適用，請邀請一小群員工，並納入已擁有個人、Plus 或 Pro 帳戶的員工。邀請所有人之前，請先確認邀請、帳戶電子郵件、公司工作區、登入方式、移轉選項、資料駐留限制和訂閱指引。如需公司登入，請參閱：OpenAI 產品的單一登入 (SSO) 設定。如需 ChatGPT Business 工作區登入相關資訊，請參閱：設定 ChatGPT Business 的單一登入。如果你打算從身分識別提供者同步使用者，請參閱：SCIM 佈建與管理。如果工作區或帳戶記錄似乎遺失，請參閱：SSO、工作區存取權限和網域驗證疑難排解。