概覽

邀請已使用 ChatGPT 的員工前，請確認他們將使用哪個帳戶，並說明工作區的登入要求。請與他們檢視所有移轉選項，讓他們瞭解個人內容、訂閱方案和存取權限會有何變化。

傳送邀請前檢查現有帳戶

詢問員工是否已使用公司電子郵件地址註冊個人、Plus 或 Pro ChatGPT 帳戶。確認接收邀請的確切電子郵件地址，以及預定的公司工作區。員工應接受邀請，並使用同一個電子郵件地址登入。建立替代帳戶或使用不同的電子郵件地址，可能會導致預期的工作區或既有歷史記錄看似遺失。如果找不到邀請，請要求工作區擁有者檢查待處理的邀請，並在有此選項時選取重新傳送邀請。由 SCIM 管理的邀請無法直接重新傳送。登入前，請先向 IT 團隊確認任何非預期的邀請。帳戶是員工用來登入 ChatGPT 的帳戶。工作區包含他們的對話、內容和設定。一個帳戶可以存取獨立的個人工作區和公司工作區。加入公司工作區與移轉個人內容是不同的動作。

瞭解員工將看到的內容

員工可能會根據所收到的邀請、工作區方案和現有帳戶，看到不同的登入和入門設定選項。請使用下表說明適合他們的使用體驗。

檢閱登入和佈建

變更個人帳戶的電子郵件地址，不一定表示之前的工作用電子郵件地址可用於建立新帳戶或進行 SCIM 佈建。移除已驗證的網域後，先前使用 SSO 的情況也可能繼續影響存取權限。進行變更前，請先聯絡 OpenAI 支援團隊。請勿移除已驗證的網域，或透過建立替代帳戶來規避此限制。

如果 Enterprise 或 Edu 可使用自動建立帳戶，使用已驗證的公司電子郵件登入可能會觸發相同的移轉體驗。啟用前，請先檢查受影響的帳戶。

自動建立帳戶不會重新啟用已移除或已停用的工作區成員資格。如果你看到「找不到符合資格的 ChatGPT 帳戶」，請要求工作區擁有者或管理員確認你的授權，並再次邀請你。

新增至工作區的使用者，即使因身分識別提供者的存取權限而無法登入，仍可能佔用一個名額。如果同一個已驗證的網域對應至多個工作區，自動建立帳戶可能會邀請該人員加入多個工作區。實施前，請先檢查網域對應和已啟用的設定。

檢閱移轉選項和影響

選擇如何處理個人內容

員工移轉個人內容前，請說明其目標工作區可用的選項。確認他們是否可以保留獨立的個人工作區，或需要完成移轉步驟。若員工保留獨立的個人工作區，任何個人訂閱都會持續有效，直到取消為止。在他們繼續操作前，請與他們檢閱支援的內容、排除項目及存取權限的影響。如需詳細資訊，請參閱：個人工作區移轉選項。

如果 Business 工作區升級至 Enterprise，Business 工作區本身並不會遭到合併。員工在 Enterprise 導入期間仍可能會收到另一則個人工作區移轉提示詞。

當 Enterprise 或 Edu 邀請使用已驗證的公司網域時，若員工在相同帳戶電子郵件地址下已有個人工作區，可能需要先完成轉移步驟才能加入。視可用選項而定，員工可以將個人工作區合併，將支援的內容複製到公司工作區，或匯出並刪除個人資料。使用未驗證或外部網域的邀請通常不會觸發移轉。

檢視內容和訂閱項目

• 聊天和資料駐留：資料駐留要求可能會導致個人聊天無法轉移到公司工作區。如果無法使用轉移功能，請在開始移轉前從個人工作區匯出重要資料，並確認下載的檔案可以開啟。ChatGPT Business 或 Enterprise 工作區無法使用自助式資料匯出功能。如果匯出失敗，請停止操作並聯絡 OpenAI 支援團隊。

• GPT：轉移的 GPT 是私人的，不會自動與其他工作區成員共用。如果 GPT 之前已透過公開連結共用或在 GPT 商店中發佈，則其轉移後的副本必須再次共用，才能供他人使用。可用的共用選項取決於目標工作區的設定和使用者的權限。

• 訂閱：符合資格且透過網頁計費的 Plus 或 Pro 訂閱方案，可透過所示的移轉流程取消並退款。透過 Apple 或 Google 購買的訂閱方案，可能需要另行取消。

• 個人內容：在接受移轉提示詞前，請確認受影響的聊天記錄和 GPT 屬於哪個帳戶和個人工作區。員工無法選取個別聊天、專案或檔案進行移轉。

• 工作站：在個人到 Business 或個人到 Enterprise 的移轉中，工作站無法轉移。

如需完整瞭解支援的內容和排除項目，請參閱：個人工作區移轉指南。

瞭解移轉後的存取權限

移轉會將支援的個人內容複製到公司工作區，並停用個人工作區。沒有可將公司工作區中的內容移回個人工作區的復原選項。如果 Business 工作區之後遭停用，另一個復原流程可以重新啟用原始個人工作區及其資料。這不會恢復 Business 存取權限，也不會將 Business 活動複製回來。

移轉後，聊天和 GPT 會受公司工作區的存取與保留政策規範。如果員工離職或失去工作區存取權限，也可能會失去該內容的存取權限。

個人帳戶存取方案

完成入門設定後，帳戶存取權限也很重要。使用工作用電子郵件地址的個人工作區，與使用員工個人擁有的電子郵件地址所建立的獨立帳戶並不相同。將工作區分開，並不表示員工對該帳戶的存取權限獨立於公司電子郵件地址。

如供個人使用，建議使用員工個人擁有並可自行管理的電子郵件地址，另建一個帳戶。員工應將個人對話和資料保留在該帳戶中，而非使用與工作或公司電子郵件地址綁定的帳戶。

當僱傭關係結束，如果員工失去公司電子郵件帳戶或公司工作區的存取權限，可能會失去受影響帳戶或工作區及其資料的存取權限。公司工作區中的內容不會移回個人工作區。請在員工完成入門設定或移轉前，說明這些存取權限方面的影響。

告知員工預期狀況

在正式實施前，告知員工：

• 哪個電子郵件地址會收到邀請。

• 要選取哪個公司工作區。

• 如果工作區要求使用 SSO，該使用哪種登入方式。

• 個人工作區移轉提示詞是否可能出現。

• 在決定是否參與聊天、GPT 或訂閱之前，應該聯絡誰。

請勿假設所有邀請電子郵件、傳送時間或移轉提示都可以自訂。

先在小群組中測試推出

若適用，請邀請一小群員工，並納入已擁有個人、Plus 或 Pro 帳戶的員工。邀請所有人之前，請先確認邀請、帳戶電子郵件、公司工作區、登入方式、移轉選項、資料駐留限制和訂閱指引。如需公司登入，請參閱：OpenAI 產品的單一登入 (SSO) 設定。如需 ChatGPT Business 工作區登入相關資訊，請參閱：設定 ChatGPT Business 的單一登入。如果你打算從身分識別提供者同步使用者，請參閱：SCIM 佈建與管理。如果工作區或帳戶記錄似乎遺失，請參閱：SSO、工作區存取權限和網域驗證疑難排解。