Überblick
Mit Teamaufgaben können Teammitglieder gemeinsam Verantwortung für wiederkehrende Arbeit in ChatGPT übernehmen. Aufgaben werden in der Cloud nach einem Zeitplan oder durch einen unterstützten Auslöser ausgeführt. Dabei nutzen sie genehmigte Tools und Workspace-Verbindungen. Berechtigte Teammitglieder können Ergebnisse überprüfen, Anweisungen aktualisieren und Aufgaben an veränderte Arbeitsanforderungen anpassen.
Nutze Teamaufgaben für Arbeit, die regelmäßig erledigt und von mehreren Personen verwaltet werden muss. Du könntest zum Beispiel:
Eine tägliche Übersicht über Veränderungen bei betreuten Unternehmen aus genehmigten Quellen erstellen.
Einen wöchentlichen Projektbericht mit Fortschritten, Hindernissen, nächsten Schritten und Quellenlinks in einem genehmigten Slack-Kanal veröffentlichen.
Eine Tagesordnung und ein Briefing aus ausgewählten Dokumenten und aktuellen Informationen erstellen.
Regelmäßig einen Recherchebericht aus ausgewählten Quellen erstellen.
Durch die gemeinsame Verantwortung können andere im Team eine Aufgabe pflegen, wenn die Person, die sie erstellt hat, abwesend ist. Auf welche Informationen eine Aufgabe zugreifen und welche Aktionen sie ausführen kann, hängt von den konfigurierten Verbindungen und Berechtigungen ab.
Verfügbarkeit
Teamaufgaben sind in Workspaces von ChatGPT Business und ChatGPT Enterprise verfügbar. Die Workspace-Berechtigungen bestimmen, welche Funktionen und Aktionen du nutzen kannst. Enterprise-Admins können über rollenbasierte Einstellungen festlegen, wer Teams erstellen und wer Teamaufgaben erstellen oder aktualisieren darf.
Bevor du beginnst
Nutze den Workspace und das Team, denen die Aufgabe zugeordnet werden soll.
Stelle sicher, dass das Team die erforderlichen Apps und das Modell nutzen kann.
Lege fest, welche Quellen die Aufgabe nutzen soll, was sie erledigen soll und welches Ergebnis du erwartest.
Ein Team auswählen
Öffne die Liste Teams in dem Workspace, in dem die Aufgabe ausgeführt werden soll. Wähle dann ein Team aus, dem du angehörst. Informationen zum Erstellen von Teams, zur Mitgliedschaft und zum Einrichten gemeinsamer Ressourcen findest du im Artikel Teams in ChatGPT.
Teamaufgaben werden in der Cloud über das Dienstkonto des Teams ausgeführt. Dabei nutzen sie die gespeicherten Anweisungen der Aufgabe und die für das Team konfigurierten Verbindungen. Wenn du eine Aufgabe für das Team erstellst, wird sie dadurch nicht zu einer Aufgabe in deinem persönlichen Konto.
Zugriffsrechte verstehen
Ob du eine Aufgabe erstellen oder verwalten kannst, hängt von deiner Teammitgliedschaft und deinen Workspace-Berechtigungen ab. Eine Workspace-Berechtigung fügt dich keinem Team hinzu und gewährt dir keinen Zugriff auf jede Aufgabe. Wende dich an deine Workspace-Administration, wenn du keinen Zugriff auf eine benötigte Aktion hast.
Teammitglieder können Aufgaben je nach Berechtigung für die jeweilige Aktion ansehen, ausführen, bearbeiten, pausieren, fortsetzen oder löschen. Das Team selbst kann nur die Person löschen, der es gehört. Welche Aktionen du in der Unterhaltung eines Durchlaufs ausführen kannst, hängt von deinen Zugriffsrechten für diesen Durchlauf ab. Wie Workspace-Berechtigungen und Teamrollen zusammenspielen, erfährst du im Artikel Teams in ChatGPT.
Workspace-Admins verwalten genehmigte Verbindungen zu Unternehmenstools und legen fest, wer sie nutzen darf. Überprüfe das verbundene Konto und seine Zugriffsrechte, bevor du eine Verbindung für die Aufgaben deines Teams nutzt.
Workspace-Verbindungen und Anweisungen einrichten
Workspace-Admins richten Workspace-Verbindungen ein und legen fest, wer sie nutzen darf. Die Person, der das Team gehört, wählt aus, welche zulässigen Workspace-Verbindungen für das Team aktiviert werden. Aufgaben nutzen die Berechtigungen der verbundenen Konten, um auf Informationen zuzugreifen und erlaubte Aktionen auszuführen.
Jede Verbindung nutzt ein festgelegtes Konto. Die Berechtigungen dieses Kontos bestimmen, welche Daten und Aktionen verfügbar sind. Teammitglieder können genehmigte Zugänge gemeinsam nutzen, ohne dass jede Person ein persönliches Konto verbinden muss.
Bevor du eine Aufgabe erstellst, bitte deine Workspace-Administration zu bestätigen, dass die erforderlichen Verbindungen deinem Team zur Verfügung stehen. Eine Aufgabe, die einen Projektbericht in Slack veröffentlicht, benötigt beispielsweise Zugriff auf ihre Quelldokumente und die Berechtigung, im ausgewählten Kanal zu posten.
Die erforderlichen Verbindungen vorbereiten
Lege fest, welche Apps deine Aufgabe benötigt und welche Informationen oder Aktionen sie nutzen soll.
Bitte deine Workspace-Administration, die genehmigten Verbindungen zu konfigurieren und deinem Team bereitzustellen.
Bitte die Person, der das Team gehört, die für deine Aufgabe benötigten Workspace-Verbindungen auszuwählen. Wenn dir das Team gehört, wähle Verbindungen aus, auf die du zugreifen darfst.
Überprüfe die verbundenen Konten und stelle sicher, dass sie auf die erforderlichen Quellen und Zielorte zugreifen können.
Füge die für die Aufgabe benötigten Plugins hinzu und überprüfe dann die Tools und Anweisungen, die sie bereitstellen.
Wenn ein Plugin deaktiviert oder keine passende Verbindung verfügbar ist, frage deine Workspace-Administration nach dem Zugriff.
Ein Plugin hinzuzufügen oder zu teilen ist nicht dasselbe wie ein Konto zu verbinden. Ein Plugin stellt Tools, Skills oder Anweisungen bereit. Die konfigurierte Verbindung ermöglicht den gegebenenfalls erforderlichen Zugriff auf die App. Wenn du ein Plugin teilst, wird deine persönliche App-Verbindung nicht mitgeteilt.
Damit eine Aufgabe eine aktivierte Workspace-Verbindung nutzen kann, müssen nicht alle Teammitglieder einzeln dasselbe Konto beim Anbieter verbinden. Die Workspace- und Verbindungsberechtigungen gelten weiterhin.
Schließe alle erforderlichen App-Anmeldungen ab, bevor die Aufgabe ausgeführt wird. Ein unbeaufsichtigter Durchlauf kann keine neue App-Anmeldung für dich abschließen. Dadurch entfallen keine Genehmigungsanforderungen für Aktionen in verbundenen Apps.
Anweisungen für die Aufgabe schreiben
Nimm die Quellen, das Ausgabeformat und die Prüfkriterien in die gespeicherten Anweisungen der Aufgabe auf. Ergänze alle Hinweise, die Teammitglieder zur Pflege der wiederkehrenden Aufgabe benötigen. Wenn du einen ChatGPT Space mit dem Team teilst, werden nicht alle seine Inhalte Teil der Anweisungen für jeden Durchlauf. Teamaufgaben übernehmen nicht automatisch die persönlichen gespeicherten Erinnerungen, individuellen Anweisungen oder den Chatverlauf der Person, die sie erstellt hat.
Eine Teamaufgabe erstellen
Öffne das Team, dem die Aufgabe gehören soll.
Lege im Bereich Geplant des Teams eine neue Aufgabe an.
Bestätige das zuständige Team und gib dann einen Aufgabennamen ein.
Gib Anweisungen ein, die die zu verwendenden Quellen benennen, die zu erledigende Arbeit beschreiben und das erwartete Ergebnis erläutern.
Wähle einen Auslöser und konfiguriere seine Ausführungszeiten oder Ereignisbedingungen.
Überprüfe die Plugins und die Einstellungen unter Erweitert, einschließlich Modell.
Wähle Erstellen.
Wähle ein Modell, das das Team nutzen kann. Ein Modell, das in deinem eigenen Konto verfügbar ist, steht dem Dienstkonto des Teams möglicherweise nicht zur Verfügung.
Ausführungszeiten oder ein Ereignis auswählen
Nutze Zeitplan für wiederkehrende Aufgaben oder Datum und Uhrzeit für einen einmaligen Durchlauf. Jede Aufgabe behält ihre eigene Zeitzone. Überprüfe die gespeicherten Ausführungszeiten und die Zeitzone, bevor du die Aufgabe erstellst oder aktualisierst.
Aufgaben können auf unterstützte Aktivitäten in verbundenen Apps reagieren, etwa auf eine neue E-Mail in Gmail oder eine Slack-Nachricht. Wähle einen für dein Team verfügbaren Auslöser und stelle sicher, dass die erforderliche Verbindung und die Berechtigungen vorhanden sind.
Wähle bei einem Slack-Auslöser den Kanal aus, dessen Aktivitäten überwacht werden sollen. Beschreibe die Aktivität, die die Aufgabe starten soll, und überprüfe vor dem Speichern die Bedingungen.
Beispiel: einen wöchentlichen Projektbericht entwerfen
Du kannst eine Teamaufgabe nutzen, um wöchentlich einen Entwurf auf Basis von Projektdokumenten zu erstellen:
Wähle das für die Arbeit zuständige Team und stelle sicher, dass seine Verbindung Zugriff auf die Projektdokumente hat.
Verlinke in den Aufgabenanweisungen die Dokumente und beschreibe das gewünschte Ergebnis. Zum Beispiel: „Using these project documents, draft a weekly update with progress, blockers, and next steps. Include a source link for each update.“
Wähle Zeitplan, lege die Ausführungszeiten fest und erstelle die Aufgabe.
Wähle Jetzt ausführen und öffne anschließend Bisherige Durchläufe, um den Entwurf und seine Quellenangaben zu überprüfen.
Wähle bei Bedarf Bearbeiten, um die Anweisungen oder Einstellungen anzupassen. Führe die Aufgabe dann erneut aus und überprüfe das Ergebnis.
In Slack oder Microsoft Teams starten
Dort, wo deine Organisation @ChatGPT aktiviert hat, kannst du es bitten, wiederkehrende Aufgaben einzurichten. Gib an, welchem Team die Aufgabe gehören soll, was sie erledigen soll und wann sie ausgeführt werden soll. Überprüfe das ausgewählte Team und schließe bei Bedarf die Einrichtung der angeforderten Verbindungen ab.
Zum Beispiel: „Every weekday morning, prepare a customer-change digest from these approved sources for the account team.“
Der Slack-Kanal oder die Unterhaltung in Microsoft Teams dient als Einstieg. Prüfe, welchem Team die Aufgabe gehört und welche Verbindungen sie nutzt. Dein persönliches Konto auf der Chatplattform gewährt dem Team nicht automatisch Zugriff auf Apps.
Eine Aufgabe ausführen und Ergebnisse überprüfen
Öffne die Details der Aufgabe.
Wähle Jetzt ausführen, um einen Durchlauf mit den gespeicherten Anweisungen zu starten.
Öffne Bisherige Durchläufe und wähle einen Durchlauf aus, um die zugehörige Unterhaltung und das Ergebnis zu überprüfen.
Du und andere Teammitglieder mit Antwortberechtigung könnt in der Unterhaltung dieses Durchlaufs Rückfragen stellen oder das Ergebnis verfeinern. Um die Anweisungen oder Einstellungen für künftige Durchläufe zu ändern, wähle bei der Aufgabe Bearbeiten.
Der Zugriff auf einen Durchlauf gewährt dir nicht automatisch Zugriff auf die darin verlinkten Quelldokumente oder auf Dateien, die in verbundenen Apps erstellt wurden. Für diese Ressourcen gelten weiterhin die Freigabeberechtigungen der verbundenen App.
Prüfe anhand des Ergebnisses, ob die angeforderte Arbeit erfolgreich erledigt wurde. Wenn die Aufgabe eine Datei aktualisieren oder eine Nachricht senden sollte, überprüfe auch den jeweiligen Zielort. Der Status Abgeschlossen bei einem zeitbasierten Zeitplan bedeutet, dass keine weiteren Durchläufe geplant sind. Er bestätigt nicht, dass ein einzelner Durchlauf die Arbeit erfolgreich erledigt hat.
Künftige Durchläufe verwalten
Nutze in den Verwaltungsoptionen der Aufgabe die für dein Konto verfügbaren Aktionen:
Bearbeiten, um die gespeicherten Anweisungen oder Einstellungen der Aufgabe zu ändern.
Pausieren, um künftige geplante und ereignisgesteuerte Durchläufe auszusetzen.
Fortsetzen, um künftige Durchläufe wieder zu aktivieren.
Löschen, um die Aufgabe zu entfernen.
Überprüfe bereits laufende Durchläufe separat. Verlasse dich nicht darauf, dass das Pausieren oder Löschen einer Aufgabe einen aktiven Durchlauf unterbricht.
Nutzung und Ausgaben verstehen
Workspace-Admins verwalten die geltenden Einstellungen zur Ausgabenkontrolle für Teamaufgaben. Die Limits für persönliche geplante Aufgaben bestimmen nicht die Ausgabenlimits für gemeinsame Aufgaben.
Wenn eine Aufgabe einen Fehler zu einem Nutzungs- oder Ausgabenlimit meldet, notiere die Meldung und bitte deine Workspace-Administration, die entsprechenden Workspace-Einstellungen zu überprüfen.
Überprüfe den Ausführungsverlauf der Aufgabe, bevor du es erneut versuchst, besonders wenn die Aufgabe Nachrichten sendet oder Dateien ändert.
Probleme mit einer Aufgabe beheben
Ein erwartetes Ergebnis fehlt
Stelle sicher, dass du dich im richtigen Workspace und Team befindest, und öffne dann die Details der Aufgabe.
Öffne Bisherige Durchläufe und suche nach dem erwarteten Durchlauf. Wenn er angezeigt wird, öffne ihn und überprüfe das Ergebnis sowie etwaige Fehlermeldungen.
Prüfe anhand des gespeicherten Zeitplans oder der Ereignisbedingungen, wann die Aufgabe ausgeführt werden soll.
Wenn der Durchlauf einen Fehler beim App-Zugriff meldet, überprüfe die Verbindung und die Berechtigungen des verbundenen Kontos.
Bevor du eine Aufgabe erneut ausführst, die Nachrichten sendet oder Dateien ändert, prüfe, was der vorherige Durchlauf bereits erledigt hat.
Wenn das Problem weiterhin besteht, teile deiner Workspace-Administration oder dem Support Folgendes mit: den Team- und Aufgabennamen, die erwartete Ausführungszeit samt Zeitzone, die genaue Fehlermeldung und die Schritte, die du ausprobiert hast.
Das ausgewählte Modell ist nicht verfügbar
Wenn das ausgewählte Modell für das Team nicht mehr verfügbar ist, wird die Aufgabe pausiert.
Öffne die Bearbeitungsoptionen der Aufgabe.
Wähle unter Erweitert ein verfügbares Modell und anschließend Speichern.
Wähle Fortsetzen und überprüfe den nächsten Durchlauf.
Eine App kann nicht auf Informationen zugreifen oder eine Aktion ausführen
Überprüfe die für das Team konfigurierte Verbindung und stelle fest, welches Konto beim Anbieter dahintersteht.
Stelle sicher, dass das Konto beim Anbieter auf die erforderlichen Informationen zugreifen oder die Aktion ausführen kann.
Überprüfe die für die Aufgabe ausgewählten Plugins und die gespeicherten Anweisungen.
Eine Anfrage, die in deinem persönlichen Chat erfolgreich ist, nutzt möglicherweise eine andere Verbindung. Das erneute Teilen des Plugins allein gibt weder deine persönliche App-Verbindung frei noch gewährt es Berechtigungen in der verbundenen App.
Eine Aktion oder Aufgabe fehlt
Stelle sicher, dass du dich im richtigen Workspace und Team befindest. Bitte dann deine Workspace-Administration, die entsprechenden Berechtigungen zu überprüfen. Die Berechtigung, ein Team zu erstellen, gewährt dir keinen Zugriff auf jedes Team oder jeden Durchlauf.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Team und einer Gruppe?
Eine Workspace-Gruppe hilft Admins dabei, Mitglieder zu organisieren, Ressourcen zu teilen und den Zugriff auf Funktionen über zugewiesene Rollen zu verwalten. Gruppen können manuell verwaltet oder mit dem Identitätsanbieter deiner Organisation synchronisiert werden.
Ein Team bringt Menschen in ChatGPT zusammen, um Seiten und Bereiche in ChatGPT Space zu teilen und wiederkehrende Aufgaben zu pflegen. Workspace-Mitglieder können Teams erstellen, wenn ihre Berechtigungen dies erlauben. Beispielsweise kann eine Person mit Adminrechten einer Abteilung über eine Gruppe Zugriff auf eine Funktion geben, während Mitglieder der Abteilung ein Team erstellen, um Projektressourcen und wiederkehrende Aufgaben zu teilen.
Die Teammitgliedschaft setzt Workspace-Berechtigungen nicht außer Kraft. Erfahre mehr über das Verwalten von Gruppen in ChatGPT Enterprise und Edu.
Wird meine Aufgabe ausgeführt, wenn ChatGPT geschlossen ist?
Ja. Teamaufgaben werden in der Cloud ausgeführt. Für einen geplanten Durchlauf musst du daher weder ChatGPT geöffnet lassen noch den Ruhezustand deines Computers verhindern. Die Aufgabe benötigt weiterhin die erforderlichen Verbindungen und Berechtigungen.
Welche Anweisungen sollte ich in eine Aufgabe aufnehmen?
Gib an, welche Quellen verwendet werden sollen, was erledigt werden soll, welches Ergebnis du erwartest und welche Prüfkriterien gegebenenfalls gelten. Halte wesentliche Vorgaben in der gespeicherten Aufgabe fest, damit Teammitglieder sie überprüfen und pflegen können. Gehe nicht davon aus, dass ChatGPT jeden früheren Durchlauf als Kontext verwendet.
Wie ändere ich, was eine Aufgabe bei künftigen Durchläufen erledigt?
Bearbeite die gespeicherten Anweisungen oder Einstellungen der Aufgabe und überprüfe dann den nächsten Durchlauf. Halte gemeinsame Vorgaben in diesen gespeicherten Anweisungen fest, damit andere Teammitglieder die Aufgabe verstehen und pflegen können.
Werden fehlgeschlagene Durchläufe automatisch wiederholt?
Bei einigen vorübergehenden Ausführungsfehlern erfolgt automatisch ein erneuter Versuch. Eine fehlgeschlagene App-Aktion innerhalb eines Durchlaufs löst nicht unbedingt einen automatischen Neuversuch aus. Überprüfe unter Bisherige Durchläufe das Ergebnis und etwaige Fehler, bevor du es erneut versuchst.