Επισκόπηση
Οι χρήστες ChatGPT Pro, καθώς και οι ιδιοκτήτες και διαχειριστές χώρου εργασίας Enterprise και Business, μπορούν να ρυθμίσουν την εφαρμογή Google Drive με συγχρονισμό στις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχειριστή ChatGPT, κάτι που επιτρέπει στα μέλη του χώρου εργασίας να χρησιμοποιούν το ChatGPT με ενημερωμένες πληροφορίες από τις εσωτερικές τους πηγές. Οι συνδέσεις μπορούν να δημιουργηθούν, να διαγραφούν ή να τροποποιηθούν οποιαδήποτε στιγμή.
Παρακάτω περιγράφονται τα βήματα για κάθε τύπο χρήστη ώστε να συνδέσει την εφαρμογή Google Drive με συγχρονισμό στον λογαριασμό ChatGPT του.
Σημείωση: Οι ενέργειες Google Docs, Sheets και Slides είναι πλέον διαθέσιμες ως ενέργειες Google Drive. Αυτό ενοποιεί όλες τις ενέργειες στην εφαρμογή Google Drive, απλοποιώντας τη χρήση των εφαρμογών Google. Οι αυτόνομες εφαρμογές Google Docs, Sheets και Slides δεν είναι πλέον διαθέσιμες στον κατάλογο εφαρμογών του ChatGPT και οι χρήστες θα πρέπει να συνδέονται στην εφαρμογή Google Drive για πρόσβαση σε Docs, Sheets και Slides.
Για το ChatGPT Enterprise/Edu, αυτές οι νέες ενοποιημένες ενέργειες Google Drive είναι απενεργοποιημένες από προεπιλογή μέχρι να τις ενεργοποιήσει ένας διαχειριστής του χώρου εργασίας. Για το ChatGPT Business, είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Μετά την ενεργοποίηση, οι διαχειριστές του Google Workspace ενδέχεται να χρειαστεί να επανεξουσιοδοτήσουν τα ενημερωμένα scopes του Google Drive προτού οι χρήστες μπορέσουν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις ενέργειες ή προτού μπορέσουν να συνδεθούν νέοι χρήστες. Αν λάβετε παράπονα από χρήστες ότι δεν μπορούν να συνδεθούν στο Google Drive, ελέγξτε τις εξουσιοδοτήσεις scope του Google Workspace για Google Drive, Docs, Sheets και Slides και επιβεβαιώστε ότι όλες οι ενέργειες στην εφαρμογή έχουν scopes που έχουν εξουσιοδοτηθεί ή απενεργοποιήστε ενέργειες που δεν θέλετε να εξουσιοδοτήσετε.
Σημειώστε ότι η λειτουργία συγχρονισμού παραμένει ανεπηρέαστη από αυτή την αλλαγή.
Pro
Ξεκινήστε επιλέγοντας το Εικονίδιο προφίλ σας -> Ρυθμίσεις -> Εφαρμογές. Ανοίξτε τον κατάλογο εφαρμογών ChatGPT, βρείτε το Google Drive και κάντε κλικ στο Connect.
Επιλέξτε την επιλογή Sync.
Θα ανακατευθυνθείτε για να συνδεθείτε στο Google Drive, καθώς και να εξουσιοδοτήσετε το ChatGPT να βλέπει και να κατεβάζει όλα τα αρχεία σας στο Google Drive.
Μόλις ολοκληρωθεί, τα αρχεία θα αρχίσουν να συγχρονίζονται με τον λογαριασμό ChatGPT σας. Σημειώστε ότι μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να ολοκληρωθεί πλήρως ο συγχρονισμός.
Business και Enterprise
Οι διαχειριστές χώρου εργασίας ChatGPT μπορούν να ρυθμίσουν εφαρμογές με συγχρονισμό με μία από τις παρακάτω μεθόδους:
| Αυτοεξυπηρέτηση | Ιδανικό για ευέλικτες αναπτύξεις όπου οι διαχειριστές θέλουν οι χρήστες να συνδέουν γρήγορα τους δικούς τους λογαριασμούς Google χωρίς διαχείριση λογαριασμών υπηρεσίας. Ρύθμιση: Ο διαχειριστής ενεργοποιεί την εφαρμογή. Οι διαχειριστές μπορούν να επιλέξουν ενεργοποίηση για όλους τους χρήστες επιλέγοντας Deploy to my team, ή να επιτρέψουν συγκεκριμένους χρήστες Στη συνέχεια, οι μεμονωμένοι χρήστες συνδέουν τους λογαριασμούς Google τους μέσω OAuth (σύνδεση με Google). |
| Διαχείριση από διαχειριστή (Deploy to my team) | Ιδανικό αν οι διαχειριστές προτιμούν κεντρική ταυτοποίηση μέσω λογαριασμών υπηρεσίας. Ρύθμιση: Ο διαχειριστής ρυθμίζει λογαριασμό υπηρεσίας → οι μεμονωμένοι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν ταυτοποίηση ξεχωριστά Οι διαχειριστές Google Workspace θα χρειαστεί να δημιουργήσουν έναν λογαριασμό υπηρεσίας Google και έναν λογαριασμό διαχειριστή με πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στο Google Drive. Το ChatGPT συγχρονίζει έπειτα αρχεία και υπάρχοντα δικαιώματα αυτόματα για όλους τους χρήστες που έχουν ενεργοποιηθεί. Μετά την ολοκλήρωση της ρύθμισης από τον διαχειριστή, αυτό λειτουργεί αυτόματα για τους τελικούς χρήστες (δεν απαιτείται ενέργεια). |
Όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Deploy to Your Team οι διαχειριστές χώρου εργασίας ChatGPT έχουν τρεις επιλογές για τη διαχείριση κοινόχρηστων δίσκων:
Συμπερίληψη όλων των κοινόχρηστων δίσκων: Προεπιλεγμένη επιλογή χωρίς εξαιρέσεις.
Συμπερίληψη των περισσότερων κοινόχρηστων δίσκων (εξαίρεση συγκεκριμένων): Συμπερίληψη από προεπιλογή και καθορισμός ID για τους δίσκους που θα εξαιρεθούν.
Εξαίρεση των περισσότερων κοινόχρηστων δίσκων (συμπερίληψη συγκεκριμένων): Εξαίρεση από προεπιλογή και καθορισμός ID για τους δίσκους που θα συμπεριληφθούν.
Ξεκινήστε επιλέγοντας Workspace settings -> Apps -> Enabled -> Enable sync
Σημειώστε ότι για χώρους εργασίας Enterprise/Edu, η εφαρμογή Google Drive με συγχρονισμό υποστηρίζει γεωγραφική διαμονή δεδομένων εντός περιοχής στις υποστηριζόμενες περιοχές. Μάθετε περισσότερα για τη γεωγραφική διαμονή δεδομένων.
Σύνδεση του Google Drive με τον χώρο εργασίας σας
Για να ξεκινήσετε τη ρύθμιση, κάντε κλικ στο Connect για το Google Drive:
Συνιστούμε ανεπιφύλακτα τη Γρήγορη ρύθμιση για χώρους εργασίας ChatGPT με δέκα ή λιγότερους χρήστες - αυτή η επιλογή απαιτεί ελάχιστη ρύθμιση από διαχειριστή.
Για ρύθμιση πρόσβασης ελεγχόμενης από διαχειριστή, ένας διαχειριστής Google Workspace θα δημιουργήσει έναν λογαριασμό υπηρεσίας Google και έναν λογαριασμό διαχειριστή. Αυτοί θα ρυθμιστούν με πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στο Google Drive του οργανισμού σας. Το ChatGPT θα συγχρονίζει έπειτα αρχεία και δικαιώματα εκ μέρους των χρηστών για τους οποίους ενεργοποιείτε την εφαρμογή. Αφού ολοκληρώσετε τη ρύθμιση, δεν απαιτείται καμία ενέργεια από τους χρήστες των χώρων εργασίας σας. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για ρύθμιση που διαχειρίζεται ο διαχειριστής.
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε το όνομα τομέα, συνήθως αυτό που ανήκει στη διεύθυνση email εργασίας σας. Αν δεν έχουν όλοι στην εταιρεία σας το ίδιο domain email, τότε θα πρέπει να δώσετε το κύριο domain — δείτε αυτό το άρθρο βοήθειας της Google για λεπτομέρειες.
Σημειώστε ότι αυτό πρέπει να είναι domain Google Workspace: τα gmail.com και googlemail.com δεν υποστηρίζονται.
Οι νέοι χρήστες ChatGPT δεν θα έχουν αυτόματα πρόσβαση στο Google Drive synced connectors.
Αν προσθέσετε νέους χρήστες στον χώρο εργασίας ChatGPT σας και θέλετε να χρησιμοποιούν αυτή τη σύνδεση, θα πρέπει επίσης να τους προσθέσετε ως χρήστες αυτής της σύνδεσης.
Κάντε κλικ στο Next για να ελέγξετε τη δημιουργία αυτής της σύνδεσης:
Μόλις επιλέξετε Start syncing, η σύνδεση θα εμφανιστεί στην κονσόλα διαχειριστή:
Σε αυτό το χρονικό σημείο, τα αρχεία στο Google Drive της εταιρείας σας δεν έχουν ακόμη αρχίσει να συγχρονίζονται με το ChatGPT. Αυτό θα ξεκινήσει μόλις κάθε χρήστης περάσει από τη ροή αυτοεξυπηρέτησης.
Αν χρησιμοποιείται Oauth (ρύθμιση αυτοεξυπηρέτησης), κάθε μεμονωμένο μέλος του χώρου εργασίας πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα για να χρησιμοποιήσει το connector GDrive.
Κάθε μέλος του χώρου εργασίας μπορεί πλέον να ενεργοποιήσει μια σύνδεση με το Google Drive. Στο ChatGPT, το Google Drive είναι τώρα διαθέσιμο για σύνδεση (μπορείτε να το κάνετε αυτό στο composer, στη σελίδα ρυθμίσεων ή μέσω banner στην αρχική οθόνη):
Οι χρήστες μπορούν επίσης να ενεργοποιήσουν αυτή τη σύνδεση στις ρυθμίσεις του ChatGPT, που βρίσκονται κάνοντας κλικ στο εικονίδιο προφίλ σας > Ρυθμίσεις > Εφαρμογές, και μετά βρίσκοντας την εφαρμογή Google drive στον κατάλογο εφαρμογών.
Κάθε χρήστης θα χρειαστεί να κάνει κλικ στο Connect. Θα εμφανιστεί ένα modal που εξηγεί ότι τα αρχεία του θα συγχρονιστούν και, αν επιλέξει Continue, θα μεταφερθεί στη Google για να ολοκληρώσει τη ροή.
Αν οι εργαζόμενοι είναι συνδεδεμένοι σε περισσότερους από έναν λογαριασμούς Google, θα πρέπει να επιλέξουν αυτόν που χρησιμοποιούν για την εργασία. Για να αποτρέψουμε την κατά λάθος σύνδεση λάθος λογαριασμού, θα διασφαλίσουμε ότι το domain του επιλεγμένου λογαριασμού ταιριάζει με αυτό που δώσατε κατά τη δημιουργία της σύνδεσης.
Αφού επιλέξει τον λογαριασμό για σύνδεση, η Google θα ζητήσει από τον χρήστη να επιλέξει Continue.
Όταν η Google ρωτήσει σε τι μπορεί να έχει πρόσβαση το ChatGPT, επιλέξτε 'Προβολή και λήψη όλων των αρχείων σας στο Google Drive' πριν συνεχίσετε. Αν αυτή η άδεια δεν παρασχεθεί, η ρύθμιση συγχρονισμού θα αποτύχει λόγω ελλιπών δικαιωμάτων OAuth και θα χρειαστεί να αποσυνδέσετε και να επανασυνδέσετε το Google Drive από το ChatGPT, παραχωρώντας όλα τα ζητούμενα δικαιώματα.
Βεβαιωθείτε ότι το πρώτο πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο πριν κάνετε κλικ στο Continue:
Συγχρονισμός σε εξέλιξη
Μόλις ολοκληρώσετε τη ροή σύνδεσης, το Google Drive θα αρχίσει να συγχρονίζεται.
Καθώς το Drive σας ευρετηριάζεται, θα βλέπετε εδώ την πρόοδο σε πραγματικό χρόνο. Ένας μερικός συγχρονισμός σάς επιτρέπει να αναζητάτε πρόσφατα συγχρονισμένα αρχεία ενώ ο υπόλοιπος συγχρονισμός συνεχίζεται. Ανάλογα με τον αριθμό των αρχείων, η πλήρης ευρετηρίαση μπορεί να διαρκέσει από μερικές ώρες έως μερικές ημέρες (ειδικά για μεγαλύτερους οργανισμούς).
Όταν ο δείκτης προόδου εξαφανιστεί, ο συγχρονισμός έχει ολοκληρωθεί. Από εκείνο το σημείο και μετά, το ChatGPT θα συγχρονίζει συνεχώς τυχόν νέες αλλαγές ή προσθήκες στο Google Drive σας.