Επισκόπηση
Οι χρήστες ChatGPT Pro, καθώς και οι κάτοχοι και οι διαχειριστές χώρων εργασίας Enterprise και Business, μπορούν να ρυθμίσουν την εφαρμογή Google Drive με συγχρονισμό στις ρυθμίσεις εφαρμογών διαχειριστή ChatGPT, κάτι που επιτρέπει στα μέλη του χώρου εργασίας να χρησιμοποιούν το ChatGPT για να αξιοποιούν ενημερωμένες πληροφορίες από τις εσωτερικές τους πηγές. Οι συνδέσεις μπορούν να δημιουργηθούν, να διαγραφούν ή να τροποποιηθούν ανά πάσα στιγμή.
Παρακάτω περιγράφονται τα βήματα για κάθε τύπο χρήστη, ώστε να συνδέσει την εφαρμογή Google Drive με συγχρονισμό στον λογαριασμό του στο ChatGPT.
Σημείωση: Οι ενέργειες Google Docs, Sheets και Slides είναι πλέον διαθέσιμες ως ενέργειες Google Drive. Έτσι ενοποιούνται όλες οι ενέργειες στην εφαρμογή Google Drive, απλοποιώντας τη χρήση εφαρμογών Google. Οι αυτόνομες εφαρμογές Google Docs, Sheets και Slides δεν είναι πλέον διαθέσιμες στον κατάλογο εφαρμογών του ChatGPT και οι χρήστες θα πρέπει να συνδέονται στην εφαρμογή Google Drive για πρόσβαση σε Docs, Sheets και Slides.
Για το ChatGPT Enterprise/Edu, αυτές οι νέες ενοποιημένες ενέργειες Google Drive είναι απενεργοποιημένες από προεπιλογή έως ότου τις ενεργοποιήσει ένας διαχειριστής χώρου εργασίας. Για το ChatGPT Business, είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Μετά την ενεργοποίηση, οι διαχειριστές Google Workspace μπορεί να χρειαστεί να επανεξουσιοδοτήσουν ενημερωμένα πεδία εφαρμογής του Google Drive πριν οι χρήστες μπορέσουν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις ενέργειες ή πριν μπορέσουν να συνδεθούν νέοι χρήστες. Αν λάβετε παράπονα από τους χρήστες σας ότι δεν μπορούν να συνδεθούν στο Google Drive, ελέγξτε τις εξουσιοδοτήσεις πεδίων εφαρμογής του Google Workspace για Google Drive, Docs, Sheets και Slides και επιβεβαιώστε ότι όλες οι ενέργειες στην εφαρμογή έχουν πεδία εφαρμογής που έχουν εξουσιοδοτηθεί ή απενεργοποιήστε τις ενέργειες που δεν θέλετε να εξουσιοδοτήσετε.
Σημειώστε ότι η λειτουργία συγχρονισμού δεν επηρεάζεται από αυτή την αλλαγή.
Pro
Ξεκινήστε επιλέγοντας το Εικονίδιο προφίλ -> Ρυθμίσεις -> Εφαρμογές. Ανοίξτε τον κατάλογο εφαρμογών του ChatGPT, βρείτε το Google Drive και κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση.
Επιλέξτε την επιλογή Συγχρονισμός.
Θα ανακατευθυνθείτε για να συνδεθείτε στο Google Drive, καθώς και για να εξουσιοδοτήσετε το ChatGPT να βλέπει και να κατεβάζει όλα τα αρχεία σας στο Google Drive.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, τα αρχεία θα αρχίσουν να συγχρονίζονται με τον λογαριασμό σας στο ChatGPT. Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να ολοκληρωθεί πλήρως ο συγχρονισμός.
Business και Enterprise
Οι διαχειριστές χώρου εργασίας ChatGPT μπορούν να διαμορφώσουν εφαρμογές με συγχρονισμό με μία από τις παρακάτω μεθόδους:
| Αυτοεξυπηρέτηση | Ιδανικό για ευέλικτες αναπτύξεις, όπου οι διαχειριστές θέλουν οι χρήστες να συνδέουν γρήγορα τους δικούς τους λογαριασμούς Google χωρίς διαχείριση λογαριασμών υπηρεσίας. Ρύθμιση: Ο διαχειριστής ενεργοποιεί την εφαρμογή. Οι διαχειριστές μπορούν να επιλέξουν να την ενεργοποιήσουν για όλους τους χρήστες επιλέγοντας Ανάπτυξη στην ομάδα μου ή να επιτρέψουν συγκεκριμένους χρήστες. Στη συνέχεια, οι μεμονωμένοι χρήστες συνδέουν τους λογαριασμούς τους Google μέσω OAuth (σύνδεση με Google). |
| Διαχείριση από διαχειριστή (Ανάπτυξη στην ομάδα μου) | Ιδανικό αν οι διαχειριστές προτιμούν κεντρική επαλήθευση ταυτότητας μέσω λογαριασμών υπηρεσίας. Ρύθμιση: Ο διαχειριστής ρυθμίζει τον λογαριασμό υπηρεσίας, ώστε οι μεμονωμένοι χρήστες να μη χρειάζεται να επαληθεύονται μεμονωμένα. Οι διαχειριστές Google Workspace θα χρειαστεί να δημιουργήσουν έναν λογαριασμό υπηρεσίας Google και έναν λογαριασμό διαχειριστή διαμορφωμένο με πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στο Google Drive. Στη συνέχεια, το ChatGPT συγχρονίζει αυτόματα τα αρχεία και τα υπάρχοντα δικαιώματα για όλους τους χρήστες που έχουν ενεργοποιηθεί. Αφού ολοκληρωθεί η διαμόρφωση από τον διαχειριστή, αυτό λειτουργεί αυτόματα για τους τελικούς χρήστες (δεν απαιτείται καμία ενέργεια). |
Όταν χρησιμοποιούν την επιλογή Ανάπτυξη στην ομάδα σας, οι διαχειριστές χώρου εργασίας ChatGPT έχουν τρεις επιλογές για τη διαχείριση κοινόχρηστων δίσκων:
Συμπερίληψη όλων των κοινόχρηστων δίσκων: Προεπιλεγμένη επιλογή χωρίς εξαιρέσεις.
Συμπερίληψη των περισσότερων κοινόχρηστων δίσκων (εξαίρεση συγκεκριμένων): Συμπεριλάβετε από προεπιλογή και καθορίστε αναγνωριστικά για τους δίσκους προς εξαίρεση.
Εξαίρεση των περισσότερων κοινόχρηστων δίσκων (συμπερίληψη συγκεκριμένων): Εξαιρέστε από προεπιλογή και καθορίστε αναγνωριστικά για τους δίσκους προς συμπερίληψη.
Ξεκινήστε επιλέγοντας Ρυθμίσεις χώρου εργασίας -> Εφαρμογές -> Ενεργοποιημένο -> Ενεργοποίηση συγχρονισμού
Λάβετε υπόψη ότι για χώρους εργασίας Enterprise/Edu, η εφαρμογή Google Drive με συγχρονισμό υποστηρίζει γεωγραφική διαμονή δεδομένων εντός περιοχής σε υποστηριζόμενες περιοχές. Μάθετε περισσότερα για τη γεωγραφική διαμονή δεδομένων.
Σύνδεση του Google Drive στον χώρο εργασίας σας
Για να ξεκινήσετε τη ρύθμιση, κάντε κλικ στο Σύνδεση για το Google Drive:
Συνιστούμε ανεπιφύλακτα τη Γρήγορη ρύθμιση για χώρους εργασίας ChatGPT με δέκα ή λιγότερους χρήστες - αυτή η επιλογή απαιτεί ελάχιστη ρύθμιση από τον διαχειριστή.
Για μια ρύθμιση πρόσβασης που ελέγχεται από διαχειριστή, ένας διαχειριστής Google Workspace θα δημιουργήσει έναν λογαριασμό υπηρεσίας Google και έναν λογαριασμό διαχειριστή. Αυτοί θα διαμορφωθούν με πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στο Google Drive του οργανισμού σας. Στη συνέχεια, το ChatGPT θα συγχρονίζει αρχεία και δικαιώματα εκ μέρους των χρηστών για τους οποίους ενεργοποιείτε την εφαρμογή. Αφού ολοκληρώσετε τη ρύθμιση, δεν απαιτείται καμία ενέργεια από τους χρήστες των χώρων εργασίας σας. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για ρύθμιση που διαχειρίζεται ο διαχειριστής.
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε το όνομα τομέα, συνήθως αυτό που ανήκει στη διεύθυνση email εργασίας σας. Αν δεν έχουν όλοι στην εταιρεία σας τον ίδιο τομέα email, τότε θα πρέπει να δώσετε τον κύριο τομέα — δείτε αυτό το άρθρο βοήθειας της Google για λεπτομέρειες.
Λάβετε υπόψη ότι αυτός πρέπει να είναι τομέας Google Workspace: οι τομείς gmail.com και googlemail.com δεν υποστηρίζονται.
Οι νέοι χρήστες ChatGPT δεν θα έχουν αυτόματα πρόσβαση στο Google Drive synced connectors.
Αν προσθέσετε νέους χρήστες στον χώρο εργασίας ChatGPT σας και θέλετε να χρησιμοποιούν αυτή τη σύνδεση, θα πρέπει επίσης να τους προσθέσετε ως χρήστες αυτής της σύνδεσης.
Κάντε κλικ στο Επόμενο για να ελέγξετε τη δημιουργία αυτής της σύνδεσης:
Μόλις επιλέξετε Έναρξη συγχρονισμού, η σύνδεση θα εμφανιστεί στην κονσόλα διαχειριστή:
Σε αυτό το χρονικό σημείο, τα αρχεία στο Google Drive της εταιρείας σας δεν έχουν αρχίσει ακόμη να συγχρονίζονται με το ChatGPT. Αυτό θα ξεκινήσει μόλις κάθε χρήστης περάσει από τη ροή αυτοεξυπηρέτησης.
Αν χρησιμοποιείται Oauth (ρύθμιση αυτοεξυπηρέτησης), κάθε μεμονωμένο μέλος του χώρου εργασίας πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα για να χρησιμοποιήσει το connector GDrive.
Κάθε μέλος του χώρου εργασίας μπορεί πλέον να ενεργοποιήσει μια σύνδεση με το Google Drive. Στο ChatGPT, το Google Drive είναι πλέον διαθέσιμο για σύνδεση (μπορείτε να το κάνετε αυτό στον συντάκτη, στη σελίδα ρυθμίσεων ή μέσω ενός banner στην αρχική οθόνη):
Οι χρήστες μπορούν επίσης να ενεργοποιήσουν αυτήν τη σύνδεση στις ρυθμίσεις του ChatGPT, τις οποίες μπορούν να βρουν κάνοντας κλικ στο εικονίδιο προφίλ σας > Ρυθμίσεις > Εφαρμογές, και έπειτα βρίσκοντας την εφαρμογή Google Drive στον κατάλογο εφαρμογών.
Κάθε χρήστης θα πρέπει να κάνει κλικ στο Σύνδεση. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που εξηγεί ότι τα αρχεία τους θα συγχρονιστούν και, αν επιλέξουν Συνέχεια, θα κατευθυνθούν στην Google για να ολοκληρώσουν τη ροή.
Αν οι εργαζόμενοι είναι συνδεδεμένοι σε περισσότερους από έναν λογαριασμούς Google, θα πρέπει να επιλέξουν αυτόν που χρησιμοποιούν για την εργασία τους. Για να αποτρέψουμε την κατά λάθος σύνδεση με λάθος λογαριασμό, θα διασφαλίσουμε ότι ο τομέας του επιλεγμένου λογαριασμού αντιστοιχεί σε αυτόν που δώσατε κατά τη δημιουργία της σύνδεσης.
Αφού επιλέξει τον λογαριασμό για σύνδεση, η Google θα ζητήσει από τον χρήστη να πατήσει Συνέχεια.
Όταν η Google ρωτήσει σε τι μπορεί να έχει πρόσβαση το ChatGPT, επιλέξτε «Προβολή και λήψη όλων των αρχείων σας στο Google Drive» πριν συνεχίσετε. Αν δεν παραχωρηθεί αυτή η άδεια, η ρύθμιση συγχρονισμού θα αποτύχει λόγω έλλειψης δικαιωμάτων OAuth και θα χρειαστεί να αποσυνδέσετε και να επανασυνδέσετε το Google Drive από το ChatGPT, παραχωρώντας όλα τα ζητούμενα δικαιώματα.
Βεβαιωθείτε ότι το πρώτο πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο πριν κάνετε κλικ στο Συνέχεια:
Ο συγχρονισμός βρίσκεται σε εξέλιξη
Μόλις ολοκληρώσετε τη ροή σύνδεσης, το Google Drive θα αρχίσει να συγχρονίζεται.
Καθώς το Drive σας ευρετηριάζεται, θα βλέπετε εδώ την πρόοδο σε πραγματικό χρόνο. Ένας μερικός συγχρονισμός σάς επιτρέπει να αναζητάτε πρόσφατα συγχρονισμένα αρχεία, ενώ τα υπόλοιπα συνεχίζουν να συγχρονίζονται. Ανάλογα με τον αριθμό των αρχείων, η πλήρης ευρετηρίαση μπορεί να διαρκέσει από μερικές ώρες έως μερικές ημέρες (ειδικά για μεγαλύτερους οργανισμούς).
Όταν εξαφανιστεί ο δείκτης προόδου, ο συγχρονισμός έχει ολοκληρωθεί. Από εκείνο το σημείο και μετά, το ChatGPT θα συγχρονίζει συνεχώς κάθε νέα αλλαγή ή προσθήκη στο Google Drive σας.