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Google Workspace - Configuración administrada por el administrador

Última actualización: 13 days ago

Para conectar tu Google Workspace a ChatGPT mediante la configuración administrada por el administrador, primero configurarás el acceso en las consolas de administración de Google:

  • Crea una cuenta de servicio con acceso de solo lectura a Google Drive, usuarios y grupos.

    • Se recomienda enfáticamente que esta cuenta de servicio se cree con la misma cuenta de Google que está asociada con tu Espacio de trabajo de ChatGPT. Si las cuentas en el espacio de trabajo de ChatGPT tienen un dominio de correo electrónico distinto al usado en Google Workspace, hay pasos adicionales que debes seguir para habilitar este conector para tus usuarios.

  • Crea una cuenta de administrador en cuyo nombre actuará la cuenta de servicio.

Luego, completa la configuración en la consola de administración de ChatGPT:

  • Carga la clave privada de la cuenta de servicio (un archivo JSON de Google)

  • Especifica la cuenta de administrador (no se requieren credenciales).

  • Selecciona qué archivos sincronizar y elige los usuarios que tendrán acceso a la conexión.

Esta guía te explica cada uno de estos 6 pasos.

Configurar una cuenta de servicio

  1. Ve a console.cloud.google.com.

  2. Haz clic en el menú desplegable de proyectos.ImagenAsegúrate de haber iniciado sesión en el mismo espacio de trabajo de Google que está asociado con tu Espacio de trabajo de ChatGPT (si no tienes un espacio de trabajo de Google asociado con tu Espacio de trabajo de ChatGPT y los correos electrónicos entre ambos son distintos, tendrás que seguir pasos adicionales; de lo contrario, es posible que tus usuarios no puedan usar conectores sincronizados de Google Drive).

  3. Elige New Project

    Google Cloud Select a resource dialog with dolores-lab.com organization selected

  4. Ingresa un Project Name

    Google Cloud New Project form with organization dolores-lab.com selected and Create button available

  5. Crea el proyecto

    Google Cloud New Project form with ChatGPT Google Connector entered under the dolores-lab.com organization

  6. Espera hasta que se haya creado el proyecto y luego haz clic en Select Project

    Google Cloud notifications confirm creation of the ChatGPT Google Connector project for dolores-lab.com

  7. Haz clic en APIs & Services

    Image

  8. Haz clic en Library

    Image

  9. Ahora vamos a agregar tres APIs, usando el cuadro de búsqueda para encontrarlas

    Google Cloud API Library page with the ChatGPT Google Connector project selected

  10. Busca y elige Google Drive API

    Google Cloud API Library search results for Google Drive API in the ChatGPT Google Connector project

  11. Haz clic en Enable

    Google Cloud Console Google Drive API page with the Enable button for the ChatGPT Google Connector project

  12. Haz clic en Library

    Google Drive API details page with the API enabled and Create Credentials available

  13. Busca Google Drive Activity

    Google Cloud API Library open for the ChatGPT Google Connector project

  14. Elige Google Drive Activity API

    Google Cloud API Library search results for Google Drive Activity API

  15. Haz clic en Enable

    Image

  16. Haz clic en Library

    Google Cloud Console Drive Activity API details page with the API enabled and Create credentials available

  17. Busca Admin SDK API

    Google Cloud API Library page for the ChatGPT Google Connector project

  18. Elige Admin SDK API

    Google Cloud API Library search results for Admin SDK API with Admin SDK API listed

  19. Haz clic en Enable

    Google Cloud Admin SDK API page with the Enable button for the ChatGPT Google Connector project

  20. Haz clic en Credentials

    Google Cloud Admin SDK API details page with the API enabled and Create credentials button available

  21. Haz clic en Create Credentials

    Google Cloud APIs & Services Credentials page with Configure consent screen button

  22. Haz clic en Service account

    Google Cloud Credentials page with Create credentials menu open for API key, OAuth client ID, or service account

  23. Proporciona un nombre y una descripción a tu elección para esta cuenta de servicio

    Google Cloud Create service account page with Service Accounts selected and service account details fields

  24. (Opcional) Puedes asignar un rol; ChatGPT no lo requiere.

    Google Cloud Create service account page with optional IAM role step and Service account created confirmation

  25. (Opcional) Puedes otorgar acceso a la cuenta de servicio; ChatGPT no lo requiere.

    Google Cloud Create service account step 3 with Done button and Service account created confirmation

  26. Haz clic en Done.

    Create service account step 3 in Google Cloud with Done button and Service account created confirmation

  27. Haz clic en la cuenta de servicio que ahora se creó.

    Google Cloud Credentials page listing the newly created ChatGPT Google Connector service account

  28. Haz clic en keys.

    Google Cloud IAM service account details for ChatGPT Google Connector, enabled after creation

  29. Haz clic en Add Key

    Image

  30. Haz clic en Create new key

    Google Cloud service account Keys tab with Add key menu open to create or upload a key

  31. Mantén el tipo de clave JSON predeterminado y haz clic en Create
    Si ves un mensaje de error que dice “Service account key creation is disabled”, sigue estos pasos para habilitar la creación.

    Create private key dialog for ChatGPT Google Connector with JSON key type selected

  32. Haz clic en Close. La clave ya se descargó en tu computadora. Más tarde la cargarás en la consola de administración de ChatGPT.

    Google Cloud service account Keys tab with confirmation that a private key JSON file was saved to the computer

  33. Haz clic en details

    Google Cloud service account Keys tab for ChatGPT Google Connector with Add Key button

  34. Toma nota del Unique ID. Lo necesitarás en el paso 42.

    Google Cloud service account details for ChatGPT Google Connector with status Enabled

  35. Expande Advanced settings

    Google Cloud service account details for ChatGPT Google Connector with the account enabled

  36. Desplázate hacia abajo y haz clic en View Google Workspace Admin Console. La consola de Google Workspace se abrirá en una pestaña nueva.

    Image

  37. Haz clic en Show more

    Google Workspace Admin console home page for dolores-lab.com

  38. Expande la sección Security

    Image

  39. Expande la sección Access and data controls

    Google Workspace Admin console home with Security section expanded in the left navigation

  40. Haz clic en la sección API controls

    Google Workspace Admin console home with Security > Access and data control expanded in the sidebar

  41. Haz clic en Manage Domain Wide Delegation

    Google Admin console API controls page under Security > Access and data control

  42. Haz clic en Add new

    Google Admin Domain-wide Delegation page with API clients list and Add new option

  43. Usa el Unique ID que anotaste antes como valor para este Client ID

    Google Admin Domain-wide Delegation dialog for adding a new client ID and OAuth scopes

  44. Para los OAuth scopes, consulta los siguientes valores de auth scopes delimitados por comas que deberás copiar y pegar:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.member.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.alias.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.activity.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly, https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile, https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
AlcanceRazonamiento
admin.directory.group.readonlyaplicar permisos basados en grupos
admin.directory.group.member.readonlyaplicar permisos basados en grupos
admin.directory.user.alias.readonlymanejar casos en los que al usuario se le concede permiso mediante un alias
drive.activity.readonlyrecibir notificaciones cuando haya cambios en los archivos
drive.metadata.readonlysincronizar el contenido del archivo y los metadatos asociados (p. ej., la fecha de última modificación)
drive.readonlysincronizar el contenido del archivo y los metadatos asociados (p. ej., la fecha de última modificación)
userinfo.profiledeterminar los usuarios para quienes estamos sincronizando archivos
userinfo.emaildeterminar los usuarios para quienes estamos sincronizando archivos
Google Admin Domain-wide Delegation dialog for adding a new client ID and OAuth scopes

45. Haz clic en Authorize

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46. ¡Éxito!

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Configurar la cuenta de administrador

  1. Expande Directory

    Google Admin Domain-wide Delegation page with a ChatGPT API client and scopes listed

  2. Haz clic en Users

    Google Admin domain-wide delegation page listing a ChatGPT Google Connector API client and scopes
    Google Admin console Users page listing workspace accounts for setup and management

  3. Proporciona un nombre, apellido y una dirección de correo electrónico principal de tu elección

    Google Admin console Add new user form for creating a Workspace user at dolores-lab.com

  4. Haz clic en Add new user

    Google Admin console Add new user form filled for a ChatGPT Connector account

  5. (Opcional) Guarda estas credenciales. ChatGPT no necesita estas credenciales.

    Google Admin Console New user added page for ChatGPT Connector with Copy Password and Done actions

  6. Haz clic en Done.

    Google Admin console Copy password dialog for a newly created user account

  7. Haz clic en la cuenta que acabas de crear. Si no aparece en la lista, actualiza la página o borra tu caché y cookies e inténtalo de nuevo.

    Google Admin console Users page listing accounts including ChatGPT Connector

  8. Haz clic en assign roles.

    Google Admin user details page for the ChatGPT Connector service account

  9. Activa los roles Groups Reader, User Management Admin, y Storage Admin.

    Google Admin ChatGPT Connector user page with Admin roles and privileges open and no roles assigned

  10. Desplázate hacia abajo y haz clic en Save. La cuenta de administrador ahora se creó y configuró correctamente.

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Completar la configuración en la Consola de administración de ChatGPT

  1. Ve a ChatGPT y haz clic en el ícono de perfil en la esquina superior derecha de la página.

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  2. Haz clic en Manage workspace

    ChatGPT workspace menu with Manage workspace selected under the organization switcher

  3. Haz clic en Connections y luego, en ‘Synced connectors’ → Enable Sync

    Connectors page with Google Drive sync prompt and Enable Sync button highlighted

  4. Asegúrate de que Admin-managed esté seleccionado y haz clic en Next

    Google Drive connection setup with Admin-managed setup selected over Self-service setup

  5. Escribe un nombre para mostrar. Recomendamos usar el nombre de tu Google Workspace.

    Ten en cuenta que actualmente no admitimos cambiar el nombre de tu conexión.

    Google Workspace connector setup dialog with display name Dolores Labs entered

  6. Haz clic en Save Draft and Continue

  7. Haz clic en Upload key. Elige el archivo JSON, que es la clave que descargaste al configurar la cuenta de servicio arriba. Asegúrate de que esta clave sea correcta

    Google Workspace connection setup step prompting upload of a service account key and admin email address

  8. Escribe la dirección de correo electrónico del administrador. Esta es la cuenta de administrador que creaste anteriormente.

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  9. Haz clic en Save.

    ChatGPT Connections credentials dialog with service account key and Google Workspace admin email entered

  10. Elige si quieres que se incluyan los archivos en todos los Mi unidad de tus usuarios.

    ChatGPT Connections modal for User files with Include user My Drives enabled at step 2 of 5

  11. Haz clic en Next

    ChatGPT admin Connections modal for User files with Include user My Drives enabled in step 2 of 5

  12. Elige cómo administrar las unidades compartidas. Admitimos los siguientes tres escenarios:

    1. Si quieres incluir todas las unidades compartidas, elige Include by default y no agregues IDs de unidades compartidas para excluir

    2. Si quieres incluir la mayoría de las unidades compartidas, elige Include by default y agrega los IDs de las unidades compartidas que quieres excluir

    3. Si quieres excluir la mayoría de las unidades compartidas, elige Exclude by default y agrega los IDs de las unidades compartidas que quieres incluir

    ChatGPT admin Shared drives setup with Include by default selected and an Excluded Shared drives field

  13. Para buscar el ID de una unidad compartida, navega a ella en un navegador web. La última parte de la URL es el ID de la unidad compartida.
    En el siguiente ejemplo, es `0ADvY03uUbEcQUk9PVA`'

    Google Drive shared drive with Manage members visible for Example Shared Drive

  14. Haz clic en Next

    ChatGPT admin Connections modal for Shared drives with Include by default selected at step 3 of 5

  15. Elige quién debe tener acceso a la conexión de Google Drive. Puedes seleccionar solo a los administradores del Espacio de trabajo de ChatGPT, o habilitarla para todos. Si la habilitas para todos, los nuevos usuarios agregados al espacio de trabajo se incluirán automáticamente.

    Google Drive connector permission set to Admins only for workspace members

  16. Haz clic en Start syncing

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  17. ¡Tu conexión de Google Drive se creó correctamente!
    Ten en cuenta que, aunque comenzará a sincronizarse de inmediato, puede tardar de horas a días en completarse según la cantidad de archivos incluidos según tu configuración.
    Una vez que los archivos agregados/editados en los últimos 30 días terminen de sincronizarse, el conector estará disponible para los usuarios para quienes lo habilitaste.

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Habilitar la creación de claves de cuenta de servicio

Si recibes el siguiente error, deberás habilitar la creación de cuentas de servicio para este proyecto específico:

> The organization policy constraint ‘iam.disableServiceAccountKeyCreation’ is enforced on your organization.

Google Cloud service account Keys tab with error that service account key creation is disabled

  1. Abre una pestaña nueva y ve a console.cloud.google.com. Asegúrate de que el proyecto seleccionado sea el que ya elegiste.
    Haz clic en el ícono del menú en la esquina superior izquierda.

    Google Cloud Console welcome page for the ChatGPT Google Connector project

  2. Coloca el cursor sobre IAM & Admin

    Google Cloud Console navigation with IAM & Admin open and Organization Policies selected

  3. Haz clic en Organizational Policies

    Google Cloud Console IAM & Admin menu opened to Organization Policies

  4. Busca iam.disableServiceAccountKeyCreation

    Google Cloud organization policies for the ChatGPT Google Connector project

  5. Haz clic en el resultado de constraints/iam.disableServiceAccountKeyCreation

    Image

  6. Haz clic en el … de la fila con el ID iam.disableServiceAccountKeyCreation

    Organization policies filtered to Disable service account key creation for the ChatGPT Google Connector project

  7. Haz clic en Edit policy. Si Edit policy está deshabilitado, deberás convertirte en un Organization Policy Administrator.

    Google Cloud Organization Policies filtered to Disable service account key creation with Edit policy menu open

  8. Haz clic en Override parent’s policy

    Image

  9. Haz clic en Add a rule

    Edit policy page for Disable service account key creation with Override parent's policy selected

  10. Haz clic en Set Policy

    Google Cloud Edit policy page with Override parent's policy selected and enforcement set to Off

  11. Ahora puedes crear una clave de cuenta de servicio. Esta habilitación puede tardar varios minutos en surtir efecto.

Google Cloud policy details with Disable service account key creation set to Not enforced

Convertirte en Organization Policy Administrator

  1. Ve a console.cloud.google.com y haz clic en el selector de proyecto/organización

    Google Cloud welcome page for the ChatGPT Google Connector project

  2. Haz clic en tu organización

    Image

  3. Haz clic en el ícono del menú en la esquina superior izquierda

    Image

  4. Coloca el cursor sobre IAM & Admin

    Google Cloud console navigation menu open with Google Cloud Setup pinned

  5. Haz clic en IAM

    Image

  6. Haz clic en el lápiz de tu cuenta

    Google Cloud IAM page for dolores-lab.com showing organization permissions and the Grant Access action

  7. Haz clic en Add Another Role

    Google Cloud IAM dialog assigning the Organization Administrator role for dolores-lab.com

  8. Busca Organization Policy Administrator

    Google Cloud IAM edit access dialog assigning the Organization Administrator role to a user

  9. Haz clic en Organization Policy Administrator

    Google Cloud IAM role picker with Organization Policy Administrator selected while editing access

  10. Haz clic en Save

    Google Cloud IAM access editor assigning Organization Administrator and Organization Policy Administrator roles

  11. Tu cuenta ahora tiene permiso para habilitar la creación de claves de cuenta de servicio. Esto puede tardar varios minutos en surtir efecto.

Usar un alias de correo electrónico de Google para mantener cuentas de correo diferentes para Google Workspace y ChatGPT

Si eres un administrador que conecta Google Workspace a tu Espacio de trabajo de ChatGPT usando la configuración administrada por el administrador para conectores sincronizados de Google Drive, y tu organización usa dominios de correo electrónico diferentes para ChatGPT y Google Workspace, deberás seguir pasos adicionales para asegurarte de que los usuarios puedan acceder correctamente a los conectores sincronizados de Google Drive.

Recomendación: Siempre que sea posible, usa las mismas direcciones principales de correo electrónico para las cuentas de Google Workspace y ChatGPT.

Si esto no es posible, sigue las instrucciones a continuación para configurar un alias de correo electrónico de Google Workspace que coincida con el correo de inicio de sesión de ChatGPT.

Pasos para agregar un alias de Google Workspace

Sigue estos pasos en la Consola de administración de Google para asegurarte de que el correo electrónico de ChatGPT de cada usuario pueda vincularse con su cuenta de Google Workspace:

  1. Ve a la Consola de administración. Navega a: Directory > Users

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2. Selecciona un usuario, luego “ADD ALTERNATIVE EMAILS”.

Google Admin user details page with Add alternate emails action highlighted

3. Agrega un correo electrónico alternativo. Asegúrate de que corresponda a la cuenta de ChatGPT del usuario.

Google Workspace Admin alternate email alias form with alias-testing-alt-email on bytesheaven.com

4. Selecciona Save

Limitaciones conocidas

No se admiten direcciones de correo personal

Los usuarios que se registran en ChatGPT con direcciones personales (por ejemplo, example@gmail.com) no pueden conectarse a Google Workspace. Esta configuración no es compatible y presenta un riesgo de seguridad, ya que permite el acceso a datos internos desde fuera de la organización.

No se admiten alias de Gmail con "+"

Gmail permite a los usuarios crear alias agregando un "+" a su dirección (por ejemplo, user+alias@gmail.com). Este tipo de alias no funciona con los conectores sincronizados de Google Drive. El alias debe configurarse explícitamente en Google Workspace.

Mensaje de error común

Si las direcciones de correo electrónico no están vinculadas correctamente, los usuarios pueden encontrar este mensaje: "We were unable to connect your account to Google Drive. Haz clic para obtener más información."

Si los usuarios reciben este mensaje, revisa los pasos de este documento y asegúrate de seguirlos correctamente. Si necesitas ayuda adicional, contacta a nuestro equipo de soporte.

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