Resumen
Los usuarios de ChatGPT Pro, así como los propietarios y administradores de espacios de trabajo de Enterprise y Business, pueden configurar la app de Google Drive con sincronización en la configuración de Apps del administrador de ChatGPT, lo que permite a los miembros del espacio de trabajo usar ChatGPT con información actualizada de sus fuentes internas. Las conexiones se pueden crear, eliminar o modificar en cualquier momento.
A continuación se describen los pasos para que cada tipo de usuario conecte la app de Google Drive con sincronización a su cuenta de ChatGPT.
Nota: Las acciones de Google Docs, Sheets y Slides ahora están disponibles como acciones de Google Drive. Esto unifica todas las acciones en la aplicación de Google Drive — simplificando el uso de las aplicaciones de Google. Las aplicaciones independientes de Google Docs, Sheets y Slides ya no están disponibles en el directorio de aplicaciones de ChatGPT, y los usuarios deben conectarse a la aplicación de Google Drive para acceder a Docs, Sheets y Slides.
Para ChatGPT Enterprise/Edu, estas nuevas acciones unificadas de Google Drive están desactivadas por defecto hasta que un administrador del espacio de trabajo las habilite. Para ChatGPT Business, están activadas por defecto. Después de habilitarlas, es posible que los administradores de Google Workspace deban volver a autorizar los permisos actualizados de Google Drive antes de que los usuarios puedan usar estas acciones o que los nuevos usuarios puedan conectarse. Si recibes quejas de tus usuarios porque no pueden conectarse a Google Drive, revisa las autorizaciones de permisos de Google Workspace para Google Drive, Docs, Sheets y Slides, y confirma que todas las acciones de la aplicación tengan permisos autorizados, o desactiva las acciones que no quieras autorizar.
Ten en cuenta que la función de sincronización no se ve afectada por este cambio.
Pro
Comienza seleccionando tu ícono de perfil -> Settings -> Apps. Accede al directorio de apps de ChatGPT, busca Google Drive y haz clic en Connect.
Selecciona la opción Sync.
Se te redirigirá para iniciar sesión en Google Drive y autorizar a ChatGPT a ver y descargar todos tus archivos de Google Drive.
Una vez completado, los archivos empezarán a sincronizarse con tu cuenta de ChatGPT. Ten en cuenta que puede tardar un tiempo en completarse por completo la sincronización.
Business y Enterprise
Los administradores del espacio de trabajo de ChatGPT pueden configurar apps con sincronización con uno de los siguientes métodos:
| Autoservicio | Ideal para implementaciones flexibles en las que los administradores quieren que los usuarios conecten rápidamente sus propias cuentas de Google sin administrar cuentas de servicio. Configuración: El administrador habilita la app. Los administradores pueden elegir habilitarla para todos los usuarios seleccionando Deploy to my team, o permitir a usuarios específicos Luego, los usuarios individuales conectan sus cuentas de Google mediante OAuth (sign in with Google). |
| Administrado por el administrador (Deploy to my team) | Ideal si los administradores prefieren la autenticación centralizada mediante cuentas de servicio. Configuración: El administrador configura la cuenta de servicio → los usuarios individuales no necesitan autenticarse por separado Los administradores de Google Workspace deberán crear una cuenta de servicio de Google y una cuenta de administrador configuradas con acceso de solo lectura a Google Drive. Luego, ChatGPT sincroniza automáticamente los archivos y los permisos existentes para todos los usuarios habilitados. Después de completar la configuración del administrador, esto funciona automáticamente para los usuarios finales (no se requiere ninguna acción). |
Al usar la opción Deploy to Your Team, los administradores del espacio de trabajo de ChatGPT tienen tres opciones para administrar unidades compartidas:
Incluir todas las unidades compartidas: selección predeterminada sin exclusiones.
Incluir la mayoría de las unidades compartidas (excluir algunas específicas): incluir de forma predeterminada y especificar los ID de las unidades que se excluirán.
Excluir la mayoría de las unidades compartidas (incluir algunas específicas): excluir de forma predeterminada y especificar los ID de las unidades que se incluirán.
Comienza seleccionando Workspace settings -> Apps -> Enabled -> Enable sync
Ten en cuenta que, para espacios de trabajo Enterprise/Edu, la app de Google Drive con sincronización admite residencia de datos en la región en las regiones compatibles. Más información sobre la residencia de datos.
Conectar Google Drive a tu espacio de trabajo
Para comenzar la configuración, haz clic en Connect para Google Drive:
Recomendamos enfáticamente Quick setup para espacios de trabajo de ChatGPT con diez usuarios o menos; esta opción requiere una configuración mínima por parte del administrador.
Para una configuración de Acceso controlado por el administrador, un administrador de Google Workspace creará una cuenta de servicio de Google y una cuenta de administrador. Estas se configurarán con acceso de solo lectura al Google Drive de tu organización. Luego, ChatGPT sincronizará archivos y permisos en nombre de los usuarios para los que habilites la app. Después de completar la configuración, no se requiere ninguna acción por parte de los usuarios de tus espacios de trabajo. Sigue estos pasos para la configuración administrada por el administrador.
Se te pedirá que ingreses el nombre de dominio, por lo general el que corresponde a tu correo del trabajo. Si no todas las personas en tu empresa tienen el mismo dominio de correo, entonces deberás proporcionar el dominio principal; consulta este artículo de ayuda de Google para obtener más detalles.
Ten en cuenta que debe ser un dominio de Google Workspace: gmail.com y googlemail.com no son compatibles.
Los nuevos usuarios de ChatGPT no tendrán acceso automáticamente a los conectores sincronizados de Google Drive.
Si agregas nuevos usuarios a tu espacio de trabajo de ChatGPT y quieres que usen esta conexión, también deberás agregarlos como usuarios de esta conexión.
Haz clic en Next para revisar la creación de esta conexión:
Una vez que selecciones Start syncing, la conexión aparecerá en la consola de administración:
En este momento, los archivos del Google Drive de tu empresa aún no han comenzado a sincronizarse con ChatGPT. Esto comenzará tan pronto como cada usuario complete el flujo de autoservicio.
Si usas OAuth (configuración autoservicio); cada miembro del espacio de trabajo debe seguir los pasos a continuación para usar el conector de GDrive.
Cada miembro del espacio de trabajo ahora puede habilitar una conexión a Google Drive. En ChatGPT, Google Drive ya está disponible para conectarse (puedes hacerlo en el compositor, en la página de configuración o mediante un banner en la pantalla de inicio):
Los usuarios también pueden habilitar esta conexión en la configuración de ChatGPT, que se encuentra haciendo clic en tu ícono de perfil > Settings > Apps, y luego buscando la app de Google drive en el directorio de apps.
Cada usuario deberá hacer clic en Connect. Aparecerá una ventana modal explicando que sus archivos se sincronizarán y, si eligen Continue, se les dirigirá a Google para completar el flujo.
Si los empleados han iniciado sesión en más de una cuenta de Google, deben elegir la que usan para el trabajo. Para evitar conectar accidentalmente la cuenta equivocada, nos aseguraremos de que el dominio de la cuenta elegida coincida con el que proporcionaste al crear la conexión.
Después de elegir la cuenta para conectar, Google le pedirá al usuario que presione Continue.
Cuando Google pregunte a qué puede acceder ChatGPT, selecciona 'See and download all your Google Drive files' antes de continuar. Si no se concede este permiso, la configuración de sincronización fallará por falta de permisos de OAuth, y deberás desconectar y volver a conectar Google Drive desde ChatGPT, otorgando todos los permisos solicitados.
Asegúrate de que la primera casilla esté marcada antes de hacer clic en Continue:
Sincronización en curso
Una vez que completes el flujo de conexión, Google Drive comenzará a sincronizarse.
A medida que se indexa tu Drive, verás el progreso en tiempo real aquí. Una sincronización parcial te permite buscar archivos sincronizados recientemente mientras el resto continúa sincronizándose. Según la cantidad de archivos, la indexación completa puede tardar desde unas horas hasta unos días (especialmente en organizaciones más grandes).
Cuando el marcador de progreso desaparezca, la sincronización estará completa. A partir de ese momento, ChatGPT sincronizará continuamente cualquier cambio o adición nueva en tu Google Drive.