Es posible que un empleado ya use ChatGPT con la misma dirección de correo electrónico a la que tu empresa tiene previsto enviar la invitación. Antes de enviar las invitaciones, explica si incorporarse al Área de trabajo podría afectar a los chats, los GPT o la suscripción de esa persona.
Comprobar las cuentas existentes antes de enviar invitaciones
Pregunta si los empleados ya usan una cuenta personal, Plus o ChatGPT Pro con la dirección de correo electrónico de la empresa. Confirma la dirección de correo electrónico exacta que recibirá la invitación y el Área de trabajo de la empresa correspondiente.
Los empleados deben aceptar la invitación e iniciar sesión con esa misma dirección de correo electrónico. Si se crea otra cuenta o se usa una dirección distinta, puede parecer que el Área de trabajo previsto o el historial existente han desaparecido.
Si no aparece una invitación, pide a un propietario del Área de trabajo que compruebe las invitaciones pendientes y seleccione Reenviar invitación, si esa opción está disponible. Las invitaciones gestionadas mediante SCIM no pueden reenviarse directamente. Antes de iniciar sesión, verifica con tu equipo de TI cualquier invitación inesperada.
Una cuenta de OpenAI puede tener Áreas de trabajo personales y de empresa independientes. Incorporarse al Área de trabajo de una empresa y migrar un Área de trabajo personal son acciones distintas.
Entender qué verán los empleados
La invitación, el plan del Área de trabajo y los requisitos de inicio de sesión determinan si un empleado conserva un Área de trabajo personal independiente o ve una opción de migración.
| Situación | Inicio de sesión en el Área de trabajo | Experiencia prevista |
|---|---|---|
| Invitación a un Área de trabajo de Enterprise o Edu que cumpla los requisitos | Inicio de sesión único, cuando sea obligatorio. | Incorporación al Área de trabajo de la empresa; una cuenta personal que cumpla los requisitos puede activar un prompt de migración. |
| Invitación a un Área de trabajo de ChatGPT Business | El método de inicio de sesión permitido en el Área de trabajo. | Incorporación al Área de trabajo de Business; los administradores no pueden exigir que se fusione o elimine un Área de trabajo personal. |
| Sin invitación al Área de trabajo ni inscripción aprobada | El método de inicio de sesión que ya utiliza el empleado. | Por lo general, el Área de trabajo personal permanece independiente; iniciar sesión no basta para convertirse en miembro de un Área de trabajo. |
Revisar la migración de la cuenta personal antes de continuar
Cuando una invitación de Enterprise o Edu usa un dominio de empresa verificado, es posible que un empleado con una cuenta personal asociada al mismo correo electrónico tenga que migrarla antes de incorporarse. Según las opciones disponibles, el empleado puede transferir los chats y GPT que cumplan los requisitos al Área de trabajo de la empresa, o exportar y eliminar sus datos personales. Por lo general, una invitación que usa un dominio externo o sin verificar no activa la migración.
Cambiar la dirección de correo electrónico de una cuenta personal no implica necesariamente que su anterior correo del trabajo quede disponible para una cuenta nueva o para el aprovisionamiento mediante SCIM. El uso anterior del SSO también puede seguir afectando al acceso después de eliminar un dominio verificado. Contacta con el servicio de asistencia de OpenAI antes de realizar cambios. No elimines un dominio verificado ni crees otra cuenta como solución alternativa.
Cuando la creación automática de cuentas esté disponible para Enterprise o Edu, iniciar sesión con un correo electrónico de empresa verificado puede activar la misma experiencia de migración. Revisa las cuentas afectadas antes de activarla.
La creación automática de cuentas no reactiva la pertenencia a un Área de trabajo si esta se ha eliminado o desactivado. Si ves «No se ha encontrado ninguna cuenta de ChatGPT que cumpla los requisitos», pide a un propietario o administrador del Área de trabajo que confirme tu autorización y vuelva a invitarte.
Un usuario añadido al Área de trabajo puede ocupar una plaza aunque el acceso mediante su proveedor de identidad le impida iniciar sesión. Si el mismo dominio verificado está asociado a varias Áreas de trabajo, la creación automática de cuentas puede invitar a la persona a más de una. Revisa las asociaciones de dominios y los ajustes activados antes del despliegue.
Chats y residencia de datos: los requisitos de residencia de datos pueden impedir que los chats personales se transfieran al Área de trabajo de la empresa. Si la transferencia no está disponible, exporta los datos importantes antes de iniciar la migración y confirma que el archivo descargado se abre correctamente. Si la exportación falla, detente y contacta con el servicio de asistencia de OpenAI.
GPT: los GPT personales que se hayan compartido o publicado anteriormente y se transfieran al Área de trabajo de la empresa pueden pasar a ser visibles allí. Un propietario del Área de trabajo puede revisar y actualizar su visibilidad. Los GPT que eran privados antes de la transferencia siguen siendo privados.
Suscripciones: una suscripción Plus o ChatGPT Pro que cumpla los requisitos y se facture por Internet puede cancelarse y reembolsarse mediante el proceso de migración mostrado. Una suscripción adquirida a través de Apple o Google puede requerir una cancelación por separado.
Historial de la cuenta: confirma qué cuenta, chats y GPT se verán afectados antes de aceptar un prompt de migración.
Una migración completada de una cuenta personal a Enterprise no se puede revertir. Comprueba la cuenta exacta, las opciones disponibles y los datos de la suscripción antes de continuar.
Después de la migración, los chats y los GPT quedan sujetos a las políticas de acceso y conservación del Área de trabajo de la empresa. Si un empleado deja la empresa o pierde el acceso al Área de trabajo, también puede perder el acceso a ese contenido.
Los administradores de ChatGPT Business no pueden exigir que alguien fusione o elimine un Área de trabajo personal. Si un Área de trabajo de Business cambia a Enterprise, el Área de trabajo de Business no se fusiona; el empleado aún puede recibir un prompt aparte para migrar su Área de trabajo personal.
Explicar a los empleados qué pueden esperar
Antes del despliegue, informa a los empleados de lo siguiente:
Qué dirección de correo electrónico recibirá la invitación.
Qué Área de trabajo de la empresa deben seleccionar.
Qué método de inicio de sesión deben usar si el Área de trabajo requiere SSO.
Si podría aparecer un prompt para migrar una cuenta personal.
Con quién deben contactar antes de tomar decisiones sobre chats, GPT o suscripciones.
No des por hecho que todos los correos de invitación, los plazos de entrega o los prompts de migración se pueden personalizar.
Probar el despliegue con un grupo reducido
Cuando corresponda, invita a un grupo reducido que incluya empleados con cuentas personales, Plus o ChatGPT Pro existentes. Antes de invitar a todos, comprueba la invitación, el correo electrónico de la cuenta, el Área de trabajo de la empresa, el método de inicio de sesión, las opciones de migración, las restricciones de residencia de datos y las indicaciones sobre suscripciones.
Para iniciar sesión en la empresa, consulta: Configurar el inicio de sesión único (SSO) para los productos de OpenAI.
Para iniciar sesión en un Área de trabajo de ChatGPT Business, consulta: Configurar el inicio de sesión único para ChatGPT Business.
Si tienes previsto sincronizar usuarios desde tu proveedor de identidad, consulta: Aprovisionamiento y gestión mediante SCIM.
Si parece que falta un Área de trabajo o el historial de una cuenta, consulta: Solucionar problemas de SSO, acceso al Área de trabajo y verificación de dominios.