Descripción general

Antes de invitar a empleados que ya usan ChatGPT, confirma qué cuenta van a utilizar y explica los requisitos de inicio de sesión de tu Área de trabajo. Repasa con ellos las opciones de migración para que entiendan qué ocurrirá con su contenido personal, sus suscripciones y su acceso.

Comprueba las cuentas existentes antes de enviar invitaciones

Pregunta si los empleados ya usan una cuenta de ChatGPT personal, Plus o Pro con su dirección de correo de empresa. Confirma la dirección de correo exacta que recibirá la invitación y el Área de trabajo de la empresa a la que dará acceso.

Los empleados deben aceptar la invitación e iniciar sesión con esa misma dirección de correo. Crear una cuenta de sustitución o utilizar una dirección distinta puede hacer que parezca que falta el Área de trabajo esperada o el historial existente.

Si no llega una invitación, pide a un propietario del Área de trabajo que compruebe las invitaciones pendientes y seleccione Reenviar invitación, si la opción está disponible. Las invitaciones gestionadas mediante SCIM no se pueden reenviar directamente. Verifica con tu equipo de TI cualquier invitación inesperada antes de iniciar sesión.

La cuenta es lo que utiliza un empleado para iniciar sesión en ChatGPT. Un Área de trabajo contiene sus chats, su contenido y su configuración. Una misma cuenta puede acceder a Áreas de trabajo personales y de empresa separadas. Unirse a un Área de trabajo de empresa y migrar contenido personal son acciones independientes.

Comprende qué verán los empleados

Los empleados pueden ver distintas opciones de inicio de sesión e incorporación según su invitación, el plan del Área de trabajo y su cuenta existente. Utiliza la siguiente tabla para explicarles el proceso que les corresponde.

Revisa el inicio de sesión y el aprovisionamiento

Cambiar la dirección de correo de una cuenta personal no implica necesariamente que su anterior correo de empresa quede disponible para una cuenta nueva o para el aprovisionamiento mediante SCIM. El uso previo de SSO también puede seguir afectando al acceso después de eliminar un dominio verificado. Ponte en contacto con el equipo de soporte de OpenAI antes de hacer cambios. No elimines un dominio verificado ni crees una cuenta de sustitución para intentar resolver el problema.

Cuando la creación automática de cuentas está disponible para Enterprise o Edu, iniciar sesión con un correo de empresa verificado puede activar el mismo proceso de migración. Revisa las cuentas afectadas antes de habilitarla.

La creación automática de cuentas no restablece la pertenencia al Área de trabajo de un miembro eliminado o desactivado. Si ves «No se ha encontrado ninguna cuenta de ChatGPT que cumpla los requisitos», pide a un propietario o administrador del Área de trabajo que confirme tu autorización y vuelva a invitarte.

Un usuario añadido al Área de trabajo puede ocupar una plaza aunque su configuración de acceso en el proveedor de identidad le impida iniciar sesión. Si un mismo dominio verificado está asociado a varias Áreas de trabajo, la creación automática de cuentas puede invitar a la persona a más de una. Revisa las asociaciones de dominios y las opciones habilitadas antes de la implementación.

Revisa las opciones de migración y sus implicaciones

Elige cómo gestionar el contenido personal

Antes de que los empleados migren su contenido personal, explica las opciones disponibles para su Área de trabajo de destino. Confirma si pueden mantener su Área de trabajo personal separada o si deben completar un paso de migración. Si los empleados mantienen su Área de trabajo personal separada, sus suscripciones personales seguirán vigentes hasta que se cancelen. Repasa con ellos el contenido compatible, las exclusiones y las consecuencias para el acceso antes de que continúen. Para obtener más información, consulta: opciones de migración del Área de trabajo personal.

Si un Área de trabajo de Business pasa a Enterprise, el Área de trabajo de Business en sí no se fusiona. Aun así, durante la incorporación a Enterprise, un empleado puede recibir una solicitud independiente para migrar su Área de trabajo personal.

Cuando una invitación a Enterprise o Edu utiliza un dominio de empresa verificado, un empleado que ya tenga un Área de trabajo personal con el mismo correo de cuenta puede tener que completar un paso de migración antes de unirse. Según las opciones disponibles, el empleado puede fusionar su Área de trabajo personal para copiar el contenido compatible en el Área de trabajo de la empresa, o bien exportar y eliminar sus datos personales. Por lo general, una invitación que utiliza un dominio no verificado o externo no activa la migración.

Revisa el contenido y las suscripciones

• Chats y residencia de datos: los requisitos de residencia de datos pueden impedir que los chats personales se transfieran al Área de trabajo de la empresa. Si no es posible transferirlos, exporta los datos importantes del Área de trabajo personal antes de iniciar la migración y confirma que el archivo descargado se abre. La exportación de datos por cuenta propia no está disponible en las Áreas de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise. Si la exportación falla, detén el proceso y ponte en contacto con el equipo de soporte de OpenAI.

• GPT: los GPT migrados son privados y no se comparten automáticamente con otros miembros del Área de trabajo. Si un GPT se había compartido mediante un enlace público o publicado en la GPT Store, hay que volver a compartir su copia migrada para que otras personas puedan usarlo. Las opciones disponibles para compartir dependen de la configuración del Área de trabajo de destino y de los permisos del usuario.

• Suscripciones: si una suscripción Plus o Pro facturada a través de la web cumple los requisitos, puede cancelarse y reembolsarse durante el proceso de migración que se muestra. Una suscripción adquirida a través de Apple o Google puede requerir una cancelación por separado.

• Contenido personal: confirma qué cuenta y qué Área de trabajo personal contienen los chats y los GPT afectados antes de aceptar una solicitud de migración. Los empleados no pueden seleccionar chats, proyectos o archivos individuales para transferirlos.

• Sites: los Sites no se transfieren en las migraciones de un Área de trabajo personal a Business o Enterprise.

Para ver la lista completa de contenido compatible y exclusiones, consulta: guía de migración del Área de trabajo personal.

Comprende cómo funciona el acceso tras la migración

La migración copia el contenido personal compatible en el Área de trabajo de la empresa y desactiva el Área de trabajo personal. No hay ninguna opción para deshacer la migración que devuelva el contenido del Área de trabajo de la empresa a un Área de trabajo personal. Si más adelante se desactiva un Área de trabajo de Business, un proceso de recuperación independiente permite reactivar el Área de trabajo personal original y sus datos. Esto no restablece el acceso a Business ni copia de vuelta la actividad de Business.

Tras la migración, los chats y los GPT quedan sujetos a las políticas de acceso y conservación de datos del Área de trabajo de la empresa. Si un empleado deja la empresa o pierde el acceso al Área de trabajo, también puede perder el acceso a ese contenido.

Planifica el acceso a las cuentas personales

El acceso a la cuenta también es importante después de la incorporación. Un Área de trabajo personal asociada a un correo de empresa no es lo mismo que una cuenta independiente con una dirección de correo de la que el empleado es titular a título personal. Mantener las Áreas de trabajo separadas no hace que el acceso del empleado a esa cuenta deje de depender de la dirección de correo de empresa.

Para uso personal, recomienda una cuenta independiente con una dirección de correo de la que el empleado sea titular a título personal y sobre la que tenga control. Los empleados deben guardar sus conversaciones y datos personales en esa cuenta, en lugar de hacerlo en una vinculada a una dirección de correo laboral o corporativa.

Al finalizar la relación laboral, los empleados pueden perder el acceso a la cuenta o al Área de trabajo en cuestión y a sus datos si pierden el acceso a su cuenta de correo de empresa o al Área de trabajo corporativa. El contenido del Área de trabajo de la empresa no se transfiere de vuelta a un Área de trabajo personal. Explica estas consecuencias para el acceso antes de que los empleados completen la incorporación o la migración.

Explicar a los empleados qué pueden esperar

Antes de la implementación, indica a los empleados:

• Qué dirección de correo electrónico recibirá la invitación.

• Qué Área de trabajo de la empresa deben seleccionar.

• Qué método de inicio de sesión deben usar si el Área de trabajo requiere SSO.

• Si podría aparecer un prompt para migrar el Área de trabajo personal.

• Con quién deben contactar antes de tomar decisiones sobre chats, GPT o suscripciones.

No des por hecho que se pueden personalizar todos los correos de invitación, los plazos de entrega o los prompts de migración.

Probar el despliegue con un grupo reducido

Cuando corresponda, invita a un grupo reducido que incluya empleados con cuentas personales, Plus o ChatGPT Pro existentes. Antes de invitar a todos, comprueba la invitación, el correo electrónico de la cuenta, el Área de trabajo de la empresa, el método de inicio de sesión, las opciones de migración, las restricciones de residencia de datos y las indicaciones sobre suscripciones.

Para iniciar sesión en la empresa, consulta: Configurar el inicio de sesión único (SSO) para los productos de OpenAI.

Para iniciar sesión en un Área de trabajo de ChatGPT Business, consulta: Configurar el inicio de sesión único para ChatGPT Business.

Si tienes previsto sincronizar usuarios desde tu proveedor de identidad, consulta: Aprovisionamiento y gestión mediante SCIM.

Si parece que falta un Área de trabajo o el historial de una cuenta, consulta: Solucionar problemas de SSO, acceso al Área de trabajo y verificación de dominios.