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Google Workspace - Configuración administrada por el administrador

Actualización: 16 days ago

Para conectar tu Google Workspace a ChatGPT mediante la configuración gestionada por administradores, primero configurarás el acceso en las consolas de administración de Google:

  • Crea una cuenta de servicio con acceso de solo lectura a Google Drive, usuarios y grupos.

    • Se recomienda encarecidamente crear esta cuenta de servicio en la misma cuenta de Google que está asociada a tu área de trabajo de ChatGPT. Si las cuentas del área de trabajo de ChatGPT tienen un dominio de correo electrónico distinto del que se usa en Google Workspace, hay pasos adicionales que debes seguir para habilitar este conector para tus usuarios.

  • Crea una cuenta de administrador en cuyo nombre actuará la cuenta de servicio.

A continuación, completa la configuración en la consola de administración de ChatGPT:

  • Sube la clave privada de la cuenta de servicio (un archivo JSON de Google)

  • Especifica la cuenta de administrador (no se requieren credenciales).

  • Selecciona qué archivos sincronizar y elige los usuarios que tendrán acceso a la conexión.

Esta guía explica cada uno de estos 6 pasos.

Configurar una cuenta de servicio

  1. Ve a console.cloud.google.com.

  2. Haz clic en el desplegable de proyectos.ImagenAsegúrate de haber iniciado sesión en el mismo Google Workspace que está asociado a tu área de trabajo de ChatGPT (si no tienes un Google Workspace asociado a tu área de trabajo de ChatGPT y utilizas correos electrónicos distintos en ambos, tendrás que seguir pasos adicionales; de lo contrario, es posible que tus usuarios no puedan usar conectores sincronizados de Google Drive).

  3. Elige Nuevo proyecto

Google Cloud Select a resource dialog with dolores-lab.com organization selected

  1. Introduce un nombre de proyecto

Google Cloud New Project form with organization dolores-lab.com selected and Create button available

  1. Crea el proyecto

Google Cloud New Project form with ChatGPT Google Connector entered under the dolores-lab.com organization

  1. Espera a que se haya creado el proyecto y, a continuación, haz clic en Seleccionar proyecto

Google Cloud notifications confirm creation of the ChatGPT Google Connector project for dolores-lab.com

  1. Haz clic en API y servicios

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  1. Haz clic en Biblioteca

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  1. Ahora vamos a añadir tres API usando el cuadro de búsqueda para encontrarlas

Google Cloud API Library page with the ChatGPT Google Connector project selected

  1. Busca y elige Google Drive API

Google Cloud API Library search results for Google Drive API in the ChatGPT Google Connector project

  1. Haz clic en Habilitar

Google Cloud Console Google Drive API page with the Enable button for the ChatGPT Google Connector project

  1. Haz clic en Biblioteca

Google Drive API details page with the API enabled and Create Credentials available

  1. Busca Google Drive Activity

Google Cloud API Library open for the ChatGPT Google Connector project

  1. Elige Google Drive Activity API

Google Cloud API Library search results for Google Drive Activity API

  1. Haz clic en Habilitar

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  1. Haz clic en Biblioteca

Google Cloud Console Drive Activity API details page with the API enabled and Create credentials available

  1. Busca Admin SDK API

Google Cloud API Library page for the ChatGPT Google Connector project

  1. Elige Admin SDK API

Google Cloud API Library search results for Admin SDK API with Admin SDK API listed

  1. Haz clic en Habilitar

Google Cloud Admin SDK API page with the Enable button for the ChatGPT Google Connector project

  1. Haz clic en Credenciales

Google Cloud Admin SDK API details page with the API enabled and Create credentials button available

  1. Haz clic en Crear credenciales

Google Cloud APIs & Services Credentials page with Configure consent screen button

  1. Haz clic en Cuenta de servicio

Google Cloud Credentials page with Create credentials menu open for API key, OAuth client ID, or service account

  1. Proporciona un nombre y una descripción de tu elección para esta cuenta de servicio

Google Cloud Create service account page with Service Accounts selected and service account details fields

  1. (Opcional) Puedes asignar un rol; ChatGPT no lo requiere.

Google Cloud Create service account page with optional IAM role step and Service account created confirmation

  1. (Opcional) Puedes conceder acceso a la cuenta de servicio; ChatGPT no lo requiere.

Google Cloud Create service account step 3 with Done button and Service account created confirmation

  1. Haz clic en Listo.

Create service account step 3 in Google Cloud with Done button and Service account created confirmation

  1. Haz clic en la cuenta de servicio que se acaba de crear.

Google Cloud Credentials page listing the newly created ChatGPT Google Connector service account

  1. Haz clic en claves.

Google Cloud IAM service account details for ChatGPT Google Connector, enabled after creation

  1. Haz clic en Añadir clave

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  1. Haz clic en Crear nueva clave

Google Cloud service account Keys tab with Add key menu open to create or upload a key

  1. Mantén el tipo de clave JSON predeterminado y haz clic en Crear

Si ves un mensaje de error que dice «La creación de claves de cuenta de servicio está deshabilitada», sigue estos pasos para habilitarla.

Create private key dialog for ChatGPT Google Connector with JSON key type selected

  1. Haz clic en Cerrar. La clave ya se ha descargado en tu ordenador. Más adelante la subirás a la consola de administración de ChatGPT.

Google Cloud service account Keys tab with confirmation that a private key JSON file was saved to the computer

  1. Haz clic en detalles

Google Cloud service account Keys tab for ChatGPT Google Connector with Add Key button

  1. Anota el ID único. Lo necesitarás en el paso 42.

Google Cloud service account details for ChatGPT Google Connector with status Enabled

  1. Expande Configuración avanzada

Google Cloud service account details for ChatGPT Google Connector with the account enabled

  1. Desplázate hacia abajo y haz clic en Ver consola de administración de Google Workspace. La consola de Google Workspace se abrirá en una nueva pestaña.

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  1. Haz clic en Mostrar más

Google Workspace Admin console home page for dolores-lab.com

  1. Expande la sección Seguridad

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  1. Expande la sección Controles de acceso y datos

Google Workspace Admin console home with Security section expanded in the left navigation

  1. Haz clic en la sección Controles de API

Google Workspace Admin console home with Security > Access and data control expanded in the sidebar

  1. Haz clic en Gestionar delegación de todo el dominio

Google Admin console API controls page under Security > Access and data control

  1. Haz clic en Añadir nuevo

Google Admin Domain-wide Delegation page with API clients list and Add new option

  1. Usa el ID único anotado anteriormente como valor de este ID de cliente

Google Admin Domain-wide Delegation dialog for adding a new client ID and OAuth scopes

  1. Para los alcances de OAuth, consulta los siguientes valores de alcances de autorización delimitados por comas que tendrás que copiar y pegar:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.member.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.alias.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.activity.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly, https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile, https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
AlcanceRazonamiento
admin.directory.group.readonlyaplicar permisos basados en grupos
admin.directory.group.member.readonlyaplicar permisos basados en grupos
admin.directory.user.alias.readonlygestionar casos en los que se concede permiso al usuario mediante un alias
drive.activity.readonlyrecibir notificaciones cuando se produzcan cambios en los archivos
drive.metadata.readonlysincronizar el contenido de los archivos y los metadatos asociados (p. ej., fecha de última modificación)
drive.readonlysincronizar el contenido de los archivos y los metadatos asociados (p. ej., fecha de última modificación)
userinfo.profiledeterminar los usuarios cuyos archivos estamos sincronizando
userinfo.emaildeterminar los usuarios cuyos archivos estamos sincronizando
Google Admin Domain-wide Delegation dialog for adding a new client ID and OAuth scopes

45. Haz clic en Autorizar

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46. ¡Correcto!

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Configurar la cuenta de administrador

  1. Expande Directorio

Google Admin Domain-wide Delegation page with a ChatGPT API client and scopes listed

  1. Haz clic en Usuarios

Google Admin domain-wide delegation page listing a ChatGPT Google Connector API client and scopes
Google Admin console Users page listing workspace accounts for setup and management

  1. Proporciona un nombre, apellido y correo electrónico principal de tu elección

Google Admin console Add new user form for creating a Workspace user at dolores-lab.com

  1. Haz clic en Añadir usuario nuevo

Google Admin console Add new user form filled for a ChatGPT Connector account

  1. (Opcional) Registra estas credenciales. ChatGPT no necesita estas credenciales.

Google Admin Console New user added page for ChatGPT Connector with Copy Password and Done actions

  1. Haz clic en Listo.

Google Admin console Copy password dialog for a newly created user account

  1. Haz clic en la cuenta que acabas de crear. Si no aparece en la lista, actualiza la página o borra la caché y las cookies e inténtalo de nuevo.

Google Admin console Users page listing accounts including ChatGPT Connector

  1. Haz clic en asignar roles.

Google Admin user details page for the ChatGPT Connector service account

  1. Activa los roles Lector de grupos, Administrador de gestión de usuarios y Administrador de almacenamiento.

Google Admin ChatGPT Connector user page with Admin roles and privileges open and no roles assigned

  1. Desplázate hacia abajo y haz clic en Guardar. La cuenta de administrador ya se ha creado y configurado correctamente.

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Completar la configuración en la consola de administración de ChatGPT

  1. Ve a ChatGPT y haz clic en el icono de perfil en la esquina superior derecha de la página.

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  1. Haz clic en Gestionar área de trabajo

ChatGPT workspace menu with Manage workspace selected under the organization switcher

  1. Haz clic en Conexiones y, a continuación, en «Conectores sincronizados» → Habilitar sincronización

Connectors page with Google Drive sync prompt and Enable Sync button highlighted

  1. Asegúrate de que Gestionado por administradores esté seleccionado y haz clic en Siguiente

Google Drive connection setup with Admin-managed setup selected over Self-service setup

  1. Introduce un nombre visible. Recomendamos usar el nombre de tu Google Workspace.

Ten en cuenta que actualmente no admitimos cambiar el nombre de tu conexión.

Google Workspace connector setup dialog with display name Dolores Labs entered

  1. Haz clic en Guardar borrador y continuar

  1. Haz clic en Subir clave. Elige el archivo JSON, que es la clave que descargaste como parte de la configuración de la cuenta de servicio anterior. Asegúrate de que esta clave sea correcta

Google Workspace connection setup step prompting upload of a service account key and admin email address

  1. Introduce la dirección de correo electrónico del administrador. Esta es la cuenta de administrador que creaste anteriormente.

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  1. Haz clic en Guardar.

ChatGPT Connections credentials dialog with service account key and Google Workspace admin email entered

  1. Elige si quieres incluir los archivos de Mi unidad de todos tus usuarios.

ChatGPT Connections modal for User files with Include user My Drives enabled at step 2 of 5

  1. Haz clic en Siguiente

ChatGPT admin Connections modal for User files with Include user My Drives enabled in step 2 of 5

  1. Elige cómo gestionar las unidades compartidas. Admitimos los tres escenarios siguientes:

  1. Si quieres incluir todas las unidades compartidas, elige Incluir de forma predeterminada y no añadas ID de unidades compartidas para excluir

  2. Si quieres incluir la mayoría de las unidades compartidas, elige Incluir de forma predeterminada y añade los ID de las unidades compartidas que quieras excluir

  3. Si quieres excluir la mayoría de las unidades compartidas, elige Excluir de forma predeterminada y añade los ID de las unidades compartidas que quieras incluir

ChatGPT admin Shared drives setup with Include by default selected and an Excluded Shared drives field

  1. Para buscar el ID de una unidad compartida, ve a ella en un navegador web. La última parte de la URL es el ID de la unidad compartida.

En el siguiente ejemplo, es 0ADvY03uUbEcQUk9PVA

Google Drive shared drive with Manage members visible for Example Shared Drive

  1. Haz clic en Siguiente

ChatGPT admin Connections modal for Shared drives with Include by default selected at step 3 of 5

  1. Elige quién debe tener acceso a la conexión de Google Drive. Puedes seleccionar solo a los administradores del área de trabajo de ChatGPT o habilitarla para todos. Si se habilita para todos, los nuevos usuarios añadidos al área de trabajo se incluirán automáticamente.

Google Drive connector permission set to Admins only for workspace members

  1. Haz clic en Iniciar sincronización

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  1. ¡Tu conexión de Google Drive se ha creado correctamente!

Ten en cuenta que, aunque empezará a sincronizarse inmediatamente, puede tardar de horas a días en completarse, en función de cuántos archivos se hayan incluido según tu configuración. Cuando los archivos añadidos o editados en los últimos 30 días hayan terminado de sincronizarse, el conector estará disponible para los usuarios para los que lo hayas habilitado.

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Habilitar la creación de claves de cuenta de servicio

Si recibes el siguiente error, tendrás que habilitar la creación de cuentas de servicio para este proyecto específico:

La restricción de política de la organización «iam.disableServiceAccountKeyCreation» se aplica en tu organización.

Google Cloud service account Keys tab with error that service account key creation is disabled

  1. Abre una nueva pestaña y ve a console.cloud.google.com. Asegúrate de que el proyecto seleccionado sea el que ya has seleccionado.

Haz clic en el icono de menú en la esquina superior izquierda.

Google Cloud Console welcome page for the ChatGPT Google Connector project

  1. Pasa el cursor por IAM y administración

Google Cloud Console navigation with IAM & Admin open and Organization Policies selected

  1. Haz clic en Políticas de organización

Google Cloud Console IAM & Admin menu opened to Organization Policies

  1. Busca iam.disableServiceAccountKeyCreation

Google Cloud organization policies for the ChatGPT Google Connector project

  1. Haz clic en el resultado de constraints/iam.disableServiceAccountKeyCreation

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  1. Haz clic en … en la fila con el ID iam.disableServiceAccountKeyCreation

Organization policies filtered to Disable service account key creation for the ChatGPT Google Connector project

  1. Haz clic en Editar política. Si Editar política está deshabilitado, tendrás que convertirte en administrador de políticas de la organización.

Google Cloud Organization Policies filtered to Disable service account key creation with Edit policy menu open

  1. Haz clic en Anular la política principal

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  1. Haz clic en Añadir una regla

Edit policy page for Disable service account key creation with Override parent's policy selected

  1. Haz clic en Establecer política

Google Cloud Edit policy page with Override parent's policy selected and enforcement set to Off

  1. Ahora puedes crear una clave de cuenta de servicio. Esta habilitación puede tardar varios minutos en surtir efecto.

Google Cloud policy details with Disable service account key creation set to Not enforced

Convertirse en administrador de políticas de la organización

  1. Ve a console.cloud.google.com y haz clic en el selector de proyecto/organización

Google Cloud welcome page for the ChatGPT Google Connector project

  1. Haz clic en tu organización

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  1. Haz clic en el icono de menú en la esquina superior izquierda

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  1. Pasa el cursor por IAM y administración

Google Cloud console navigation menu open with Google Cloud Setup pinned

  1. Haz clic en IAM

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  1. Haz clic en el lápiz de tu cuenta

Google Cloud IAM page for dolores-lab.com showing organization permissions and the Grant Access action

  1. Haz clic en Añadir otro rol

Google Cloud IAM dialog assigning the Organization Administrator role for dolores-lab.com

  1. Busca Administrador de políticas de la organización

Google Cloud IAM edit access dialog assigning the Organization Administrator role to a user

  1. Haz clic en Administrador de políticas de la organización

Google Cloud IAM role picker with Organization Policy Administrator selected while editing access

  1. Haz clic en Guardar

Google Cloud IAM access editor assigning Organization Administrator and Organization Policy Administrator roles

  1. Tu cuenta ahora tiene permiso para habilitar la creación de claves de cuenta de servicio. Esto puede tardar varios minutos en surtir efecto.

Usar un alias de correo de Google para mantener cuentas de correo distintas para Google Workspace y ChatGPT

Si eres administrador y conectas Google Workspace a tu área de trabajo de ChatGPT mediante la configuración gestionada por administradores para conectores sincronizados de Google Drive, y tu organización usa dominios de correo electrónico distintos para ChatGPT y Google Workspace, tendrás que realizar pasos adicionales para asegurarte de que los usuarios puedan acceder correctamente a los conectores sincronizados de Google Drive.

Recomendación: siempre que sea posible, utiliza las mismas direcciones de correo electrónico principales tanto para las cuentas de Google Workspace como para las de ChatGPT.

Si esto no es viable, sigue las instrucciones que aparecen a continuación para configurar un alias de correo electrónico de Google Workspace que coincida con el correo de inicio de sesión de ChatGPT.

Pasos para añadir un alias de Google Workspace

Sigue estos pasos en la consola de administración de Google para asegurarte de que el correo electrónico de ChatGPT de cada usuario pueda vincularse a su cuenta de Google Workspace:

  1. Ve a la consola de administración. Navega hasta: Directorio > Usuarios

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  1. Selecciona un usuario y, a continuación, «AÑADIR CORREOS ELECTRÓNICOS ALTERNATIVOS».

Google Admin user details page with Add alternate emails action highlighted

  1. Añade un correo electrónico alternativo. Asegúrate de que corresponda a la cuenta de ChatGPT del usuario.

Google Workspace Admin alternate email alias form with alias-testing-alt-email on bytesheaven.com

  1. Selecciona Guardar

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Limitaciones conocidas

No se admiten direcciones de correo personales

Los usuarios que se registran en ChatGPT con direcciones personales (p. ej., example@gmail.com) no pueden conectarse a Google Workspace. Esta configuración no es compatible y supone un riesgo de seguridad, ya que permite acceder a datos internos desde fuera de la organización.

No se admiten alias de Gmail con «+»

Gmail permite a los usuarios crear alias añadiendo un «+» a su dirección (p. ej., user+alias@gmail.com). Este tipo de alias no funciona con los conectores sincronizados de Google Drive. El alias debe configurarse explícitamente en Google Workspace.

Mensaje de error común

Si las direcciones de correo electrónico no están correctamente vinculadas, los usuarios pueden encontrar este mensaje: «No hemos podido conectar tu cuenta a Google Drive. Haz clic para obtener más información».

Si los usuarios reciben este mensaje, revisa los pasos de este documento y asegúrate de que se sigan correctamente. Si necesitas ayuda adicional, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.

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