نمای کلی

وظایف تیمی به هم‌تیمی‌ها امکان می‌دهند مسئولیت کارهای تکرارشونده در ChatGPT را با هم به عهده بگیرند. وظایف در فضای ابری، بر اساس زمان‌بندی یا یک محرک پشتیبانی‌شده، با استفاده از ابزارهای تأییدشده و اتصال‌های فضای کاری اجرا می‌شوند. هم‌تیمی‌های دارای مجوز می‌توانند نتایج را بررسی کنند، دستورالعمل‌ها را به‌روزرسانی کنند و وظایف را متناسب با تغییرات کارشان مدیریت کنند.

از وظایف تیمی برای کارهایی استفاده کنید که باید به‌طور منظم انجام شوند و چند نفر باید آن‌ها را مدیریت کنند. برای مثال، می‌توانید:

• خلاصه‌ای روزانه از تغییرات مربوط به مشتریان را از منابع تأییدشده تهیه کنید.

• گزارش هفتگی پروژه را شامل پیشرفت‌ها، موانع، گام‌های بعدی و پیوند منابع در یک کانال تأییدشدهٔ Slack منتشر کنید.

• دستور جلسه و خلاصهٔ اطلاعات لازم را از اسناد منتخب و تازه‌ترین گزارش‌ها تهیه کنید.

• به‌طور دوره‌ای، گزارش پژوهشی کوتاهی از منابع منتخب تهیه کنید.

مالکیت مشترک به همکاران امکان می‌دهد در غیاب سازندهٔ وظیفه، آن را مدیریت کنند. اطلاعاتی که وظیفه به آن‌ها دسترسی دارد و عملیاتی که می‌تواند انجام دهد به اتصال‌ها و مجوزهای پیکربندی‌شده بستگی دارد.

دسترسی به این قابلیت

وظایف تیمی در فضاهای کاری ChatGPT Business و ChatGPT Enterprise در دسترس هستند. مجوزهای فضای کاری تعیین می‌کنند که از کدام قابلیت‌ها و عملیات می‌توانید استفاده کنید. مدیران Enterprise می‌توانند با استفاده از کنترل‌های مبتنی بر نقش تعیین کنند چه کسانی اجازهٔ ایجاد تیم و چه کسانی اجازهٔ ایجاد یا به‌روزرسانی وظایف تیمی را دارند.

پیش از شروع

• از فضای کاری و تیمی استفاده کنید که وظیفه باید به آن‌ها تعلق داشته باشد.

• مطمئن شوید که تیم می‌تواند از برنامه‌ها و مدل موردنیاز استفاده کند.

• منابع مورد استفادهٔ وظیفه، کاری که باید انجام دهد و نتیجه‌ای را که انتظار دارید مشخص کنید.

انتخاب تیم

فهرست تیم‌ها را در فضای کاری‌ای که می‌خواهید وظیفه در آن اجرا شود باز کنید، سپس تیمی را که عضو آن هستید انتخاب کنید. برای اطلاعات دربارهٔ ایجاد تیم، عضویت و راه‌اندازی منابع مشترک، به تیم‌ها در ChatGPT مراجعه کنید.

وظایف تیمی در فضای ابری و با حساب سرویس تیم اجرا می‌شوند و از دستورالعمل‌های ذخیره‌شدهٔ وظیفه و اتصال‌های پیکربندی‌شده برای تیم استفاده می‌کنند. ایجاد یک وظیفه برای تیم، آن را به وظیفه‌ای در حساب شخصی شما تبدیل نمی‌کند.

آشنایی با دسترسی‌ها

امکان ایجاد یا مدیریت وظیفه به عضویت شما در تیم و مجوزهای فضای کاری‌تان بستگی دارد. داشتن مجوز در فضای کاری شما را عضو یک تیم نمی‌کند و به همهٔ وظایف دسترسی نمی‌دهد. اگر به عملیاتی که نیاز دارید دسترسی ندارید، با مدیر فضای کاری خود تماس بگیرید.

اعضای تیم می‌توانند بسته به مجوز هر عملیات، وظایف را مشاهده، اجرا، ویرایش، موقتاً متوقف، از سر گرفته یا حذف کنند. حذف خود تیم فقط توسط مالک تیم امکان‌پذیر است. کارهایی که می‌توانید در گفت‌وگوی یک اجرا انجام دهید به دسترسی شما به آن اجرا بستگی دارد. برای آشنایی با نحوهٔ تعامل مجوزهای فضای کاری و نقش‌های تیم، به تیم‌ها در ChatGPT مراجعه کنید.

مدیران فضای کاری اتصال‌های تأییدشده به ابزارهای شرکت را مدیریت می‌کنند و تعیین می‌کنند چه کسانی می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. پیش از استفاده از یک اتصال برای وظایف تیم، حساب متصل و دسترسی‌های آن را بررسی کنید.

تنظیم اتصال‌های فضای کاری و دستورالعمل‌ها

مدیران فضای کاری اتصال‌های آن را راه‌اندازی می‌کنند و تعیین می‌کنند چه کسانی می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. مالک تیم انتخاب می‌کند کدام‌یک از اتصال‌های مجاز فضای کاری برای تیم فعال شوند. وظایف از مجوزهای حساب‌های متصل برای دسترسی به اطلاعات و انجام عملیات مجاز استفاده می‌کنند.

هر اتصال از یک حساب مشخص استفاده می‌کند. مجوزهای آن حساب تعیین می‌کنند چه داده‌ها و عملیاتی در دسترس هستند. اعضای تیم می‌توانند از دسترسی تأییدشده استفاده کنند، بدون اینکه هر نفر مجبور باشد حساب شخصی خود را متصل کند.

پیش از ایجاد وظیفه، از مدیر فضای کاری بخواهید تأیید کند که اتصال‌های موردنیاز برای تیمتان در دسترس هستند. برای مثال، وظیفه‌ای که گزارش وضعیت پروژه را در Slack منتشر می‌کند باید به اسناد منبع دسترسی داشته باشد و مجوز ارسال پیام در کانال انتخاب‌شده را داشته باشد.

آماده‌سازی اتصال‌های موردنیاز

1. برنامه‌های موردنیاز وظیفه و اطلاعات یا عملیاتی را که باید از آن‌ها استفاده کند مشخص کنید.

2. از مدیر فضای کاری بخواهید اتصال‌های تأییدشده را پیکربندی کند و در اختیار تیمتان قرار دهد.

3. از مالک تیم بخواهید اتصال‌های فضای کاری موردنیاز وظیفه را انتخاب کند. اگر خودتان مالک تیم هستید، اتصال‌هایی را انتخاب کنید که مجوز دسترسی به آن‌ها را دارید.

4. حساب‌های متصل را بررسی کنید و مطمئن شوید به منابع و مقصدهای موردنیاز دسترسی دارند.

5. افزونه‌های موردنیاز وظیفه را اضافه کنید، سپس ابزارها و دستورالعمل‌هایی را که ارائه می‌دهند بررسی کنید.

اگر افزونه‌ای غیرفعال است یا اتصال مناسبی در دسترس نیست، دربارهٔ دسترسی با مدیر فضای کاری خود تماس بگیرید.

افزودن یا اشتراک‌گذاری افزونه با متصل‌کردن حساب متفاوت است. افزونه ابزارها، مهارت‌ها یا دستورالعمل‌ها را فراهم می‌کند؛ اتصال پیکربندی‌شده دسترسی لازم به برنامه را تأمین می‌کند. اشتراک‌گذاری افزونه، اتصال شخصی شما به برنامه را به اشتراک نمی‌گذارد.

برای اینکه وظیفه از یک اتصال فعال فضای کاری استفاده کند، لازم نیست تک‌تک اعضای تیم همان حساب سرویس ارائه‌دهنده را متصل کنند. مجوزهای فضای کاری و اتصال همچنان اعمال می‌شوند.

پیش از اجرای وظیفه، مراحل لازم برای ورود به برنامه‌ها را تکمیل کنید. اجرایی که بدون حضور شما انجام می‌شود نمی‌تواند به‌جای شما مراحل ورود جدید به یک برنامه را تکمیل کند. این کار الزامات تأیید برای انجام عملیات در برنامه‌های متصل را از بین نمی‌برد.

نوشتن دستورالعمل‌های وظیفه

منابع، قالب خروجی و معیارهای بررسی را در دستورالعمل‌های ذخیره‌شدهٔ وظیفه بگنجانید. هر راهنمایی را که هم‌تیمی‌ها برای مدیریت کار تکرارشونده نیاز دارند اضافه کنید. اشتراک‌گذاری یک فضای ChatGPT با تیم به این معنا نیست که تمام محتوای آن در دستورالعمل‌های هر اجرا گنجانده می‌شود. وظایف تیمی به‌طور خودکار خاطرات شخصی ذخیره‌شده، دستورالعمل‌های سفارشی یا سابقهٔ گفت‌وگوی سازندهٔ خود را به ارث نمی‌برند.

ایجاد وظیفهٔ تیمی

1. تیمی را که وظیفه باید به آن تعلق داشته باشد باز کنید.

2. در بخش زمان‌بندی‌شده تیم، ایجاد یک وظیفهٔ جدید را شروع کنید.

3. تیم مالک وظیفه را تأیید کنید، سپس نام وظیفه را وارد کنید.

4. دستورالعمل‌هایی وارد کنید که منابع مورد استفاده را مشخص کنند، کار موردنظر را شرح دهند و نتیجهٔ مورد انتظار را توضیح دهند.

5. یک محرک انتخاب کنید و زمان اجرا یا شرایط رویداد آن را تنظیم کنید.

6. افزونه‌ها و تنظیمات بخش پیشرفته، از جمله مدل را بررسی کنید.

7. ایجاد را انتخاب کنید.

مدلی را انتخاب کنید که تیم بتواند از آن استفاده کند. مدلی که در حساب خودتان در دسترس است ممکن است برای حساب سرویس تیم در دسترس نباشد.

انتخاب زمان یا رویداد

برای کارهای تکرارشونده از زمان‌بندی و برای اجرای یک‌باره از تاریخ و زمان استفاده کنید. هر وظیفه منطقهٔ زمانی مخصوص خود را حفظ می‌کند. پیش از ایجاد یا به‌روزرسانی وظیفه، زمان اجرا و منطقهٔ زمانی ذخیره‌شده را بررسی کنید.

وظایف می‌توانند در واکنش به فعالیت‌های پشتیبانی‌شده در برنامه‌های متصل اجرا شوند، مانند دریافت ایمیل جدید در Gmail یا پیام جدید در Slack. محرکی را که برای تیم در دسترس است انتخاب کنید و مطمئن شوید اتصال و مجوزهای موردنیاز فراهم هستند.

برای محرک Slack، کانالی را که باید پایش شود انتخاب کنید. فعالیتی را که باید باعث شروع وظیفه شود شرح دهید و پیش از ذخیره، شرایط آن را بررسی کنید.

مثال: تهیهٔ پیش‌نویس گزارش هفتگی پروژه

می‌توانید با استفاده از یک وظیفهٔ تیمی، پیش‌نویس هفتگی را بر اساس اسناد پروژه تهیه کنید:

1. تیم مسئول کار را انتخاب کنید و مطمئن شوید اتصال آن به اسناد پروژه دسترسی دارد.

2. در دستورالعمل‌های وظیفه، پیوند اسناد را قرار دهید و خروجی را شرح دهید. برای مثال: «Using these project documents, draft a weekly update with progress, blockers, and next steps. Include a source link for each update.»

3. زمان‌بندی را انتخاب کنید، زمان اجرا را تعیین کنید و وظیفه را ایجاد کنید.

4. اجرای فوری را انتخاب کنید، سپس اجراهای قبلی را باز کنید تا پیش‌نویس و ارجاع‌های آن به منابع را بررسی کنید.

5. در صورت نیاز، برای اصلاح دستورالعمل‌ها یا تنظیمات ویرایش را انتخاب کنید، سپس وظیفه را دوباره اجرا و نتیجه را بررسی کنید.

شروع از Slack یا Microsoft Teams

در محیط‌هایی که سازمانتان @ChatGPT را فعال کرده است، می‌توانید از آن بخواهید کارهای تکرارشونده را راه‌اندازی کند. تیمی که وظیفه باید به آن تعلق داشته باشد، کاری که باید انجام شود و زمان اجرای آن را مشخص کنید. تیم انتخاب‌شده را بررسی کنید و هر مرحلهٔ درخواستی برای راه‌اندازی اتصال را انجام دهید.

برای مثال: «Every weekday morning, prepare a customer-change digest from these approved sources for the account team.»

کانال Slack یا گفت‌وگوی Microsoft Teams نقطهٔ شروع است. بررسی کنید وظیفه به کدام تیم تعلق دارد و از چه اتصال‌هایی استفاده می‌کند؛ حساب شخصی شما در پلتفرم گفت‌وگو به‌طور خودکار دسترسی تیم به برنامه‌ها را فراهم نمی‌کند.

اجرای وظیفه و بررسی نتایج

1. جزئیات وظیفه را باز کنید.

2. اجرای فوری را انتخاب کنید تا وظیفه با دستورالعمل‌های ذخیره‌شده‌اش اجرا شود.

3. اجراهای قبلی را باز کنید و یک اجرا را برای بررسی گفت‌وگو و نتیجهٔ آن انتخاب کنید.

شما و دیگر هم‌تیمی‌هایی که مجوز پاسخ‌دادن دارند می‌توانید در گفت‌وگوی آن اجرا پرسش‌های تکمیلی بپرسید یا نتیجه را بهبود دهید. برای تغییر دستورالعمل‌ها یا تنظیمات مورد استفاده در اجراهای بعدی، گزینهٔ ویرایش وظیفه را انتخاب کنید.

دسترسی به یک اجرا به‌طور خودکار به شما امکان دسترسی به اسناد منبعِ پیوندشده یا فایل‌های ایجادشده در برنامه‌های متصل را نمی‌دهد. مجوزهای اشتراک‌گذاری برنامهٔ متصل همچنان بر این منابع اعمال می‌شوند.

نتیجه را بررسی کنید تا ببینید کار درخواستی با موفقیت انجام شده است یا نه. اگر قرار بود وظیفه فایلی را به‌روزرسانی کند یا پیامی بفرستد، آن مقصد را هم بررسی کنید. وضعیت تکمیل‌شده برای یک زمان‌بندی مبتنی بر زمان یعنی هیچ اجرای دیگری برای آینده برنامه‌ریزی نشده است؛ این وضعیت تأیید نمی‌کند که یک اجرای مشخص کار را با موفقیت به پایان رسانده باشد.

مدیریت اجراهای آینده

در بخش مدیریت وظیفه، از گزینه‌هایی که برای حساب شما در دسترس هستند استفاده کنید:

• ویرایش برای تغییر دستورالعمل‌ها یا تنظیمات ذخیره‌شدهٔ وظیفه.

• توقف موقت برای تعلیق اجراهای آینده، چه زمان‌بندی‌شده و چه مبتنی بر رویداد.

• ازسرگیری برای فعال‌کردن دوبارهٔ اجراهای آینده.

• حذف برای حذف وظیفه.

هر اجرایی را که از قبل در حال انجام است جداگانه بررسی کنید. برای قطع اجرای در حال انجام، به توقف موقت یا حذف وظیفه اتکا نکنید.

آشنایی با میزان مصرف و هزینه‌ها

مدیران فضای کاری کنترل‌های هزینهٔ مربوط به وظایف تیمی را مدیریت می‌کنند. محدودیت‌های وظایف زمان‌بندی‌شدهٔ شخصی، سقف هزینهٔ کارهای مشترک را تعیین نمی‌کنند.

اگر وظیفه خطایی دربارهٔ سقف مصرف یا هزینه گزارش کرد، پیام را ثبت کنید و از مدیر فضای کاری بخواهید تنظیمات مربوط به آن را در فضای کاری بررسی کند.

پیش از تلاش دوباره، سابقهٔ اجرای وظیفه را بررسی کنید؛ به‌ویژه اگر وظیفه پیام می‌فرستد یا فایل‌ها را تغییر می‌دهد.

عیب‌یابی وظیفه

نتیجهٔ مورد انتظار وجود ندارد

1. مطمئن شوید در فضای کاری و تیم درست هستید، سپس جزئیات وظیفه را باز کنید.

2. اجراهای قبلی را باز کنید و به دنبال اجرای مورد انتظار بگردید. اگر آن را می‌بینید، بازش کنید و نتیجه و پیام‌های خطای احتمالی را بررسی کنید.

3. زمان‌بندی یا شرایط رویداد ذخیره‌شده را بررسی کنید تا مشخص شود وظیفه چه زمانی باید اجرا شود.

4. اگر در گزارش اجرا خطای دسترسی به برنامه وجود دارد، اتصال و مجوزهای حساب متصل را بررسی کنید.

5. پیش از اجرای مجدد وظیفه‌ای که پیام می‌فرستد یا فایل‌ها را تغییر می‌دهد، بررسی کنید اجرای قبلی چه کارهایی انجام داده است.

اگر مشکل ادامه داشت، نام تیم و وظیفه، زمان مورد انتظار اجرا و منطقهٔ زمانی، متن دقیق پیام خطا و کارهایی را که برای رفع مشکل انجام داده‌اید با مدیر فضای کاری یا پشتیبانی در میان بگذارید.

مدل انتخاب‌شده در دسترس نیست

اگر مدل انتخاب‌شده دیگر برای تیم در دسترس نباشد، وظیفه موقتاً متوقف می‌شود.

1. بخش ویرایش وظیفه را باز کنید.

2. در بخش پیشرفته، یک مدل در دسترس انتخاب کنید و ذخیره را بزنید.

3. ازسرگیری را انتخاب و اجرای بعدی را بررسی کنید.

یک برنامه نمی‌تواند به اطلاعات دسترسی پیدا کند یا عملیاتی انجام دهد

1. اتصال پیکربندی‌شده برای تیم را بررسی کنید و مشخص کنید از کدام حساب در سرویس ارائه‌دهنده استفاده می‌کند.

2. مطمئن شوید حساب سرویس ارائه‌دهنده می‌تواند به اطلاعات موردنیاز دسترسی پیدا کند یا عملیات را انجام دهد.

3. افزونه‌های انتخاب‌شده و دستورالعمل‌های ذخیره‌شدهٔ وظیفه را بررسی کنید.

درخواستی که در گفت‌وگوی شخصی شما با موفقیت انجام می‌شود ممکن است از اتصال دیگری استفاده کند. اشتراک‌گذاری دوبارهٔ افزونه به‌تنهایی اتصال شخصی شما به برنامه را به اشتراک نمی‌گذارد و مجوزی در برنامهٔ متصل اعطا نمی‌کند.

یک عملیات یا وظیفه نمایش داده نمی‌شود

مطمئن شوید در فضای کاری و تیم درست هستید، سپس از مدیر فضای کاری بخواهید مجوزهای مربوط را بررسی کند. مجوز ایجاد تیم به شما دسترسی به همهٔ تیم‌ها یا اجراها را نمی‌دهد.

پرسش‌های متداول

تفاوت تیم و گروه چیست؟

گروه در فضای کاری به مدیران کمک می‌کند اعضا را سازمان‌دهی کنند، منابع را به اشتراک بگذارند و دسترسی به قابلیت‌ها را از طریق نقش‌های اختصاص‌یافته مدیریت کنند. گروه‌ها را می‌توان به‌صورت دستی مدیریت کرد یا با ارائه‌دهندهٔ هویت سازمان همگام‌سازی کرد.

تیم افراد را در ChatGPT گرد هم می‌آورد تا صفحه‌ها و فضاهای ChatGPT را به اشتراک بگذارند و وظایف تکرارشونده را مدیریت کنند. اعضای فضای کاری در صورت داشتن مجوز لازم می‌توانند تیم ایجاد کنند. برای مثال، مدیر ممکن است از یک گروه برای دادن دسترسی به یک قابلیت به اعضای یک بخش استفاده کند، در حالی که همکاران برای اشتراک‌گذاری منابع پروژه و کارهای تکرارشونده یک تیم ایجاد می‌کنند.

عضویت در تیم، مجوزهای فضای کاری را لغو یا جایگزین نمی‌کند. دربارهٔ مدیریت گروه‌ها در ChatGPT Enterprise و Edu بیشتر بدانید.

اگر ChatGPT بسته باشد، وظیفهٔ من اجرا می‌شود؟

بله. وظایف تیمی در فضای ابری اجرا می‌شوند، بنابراین برای اجرای زمان‌بندی‌شده نیازی نیست ChatGPT را باز نگه دارید یا مانع رفتن رایانه به حالت خواب شوید. وظیفه همچنان به اتصال‌ها و مجوزهای لازم نیاز دارد.

چه دستورالعمل‌هایی باید در یک وظیفه بگنجانم؟

منابع مورد استفاده، کاری که باید انجام شود، خروجی مورد انتظار و معیارهای بررسی را مشخص کنید. راهنمای ضروری را در وظیفهٔ ذخیره‌شده نگه دارید تا هم‌تیمی‌ها بتوانند آن را بررسی و مدیریت کنند. فرض نکنید که ChatGPT از تمام اجراهای قبلی به‌عنوان زمینه استفاده می‌کند.

چطور کاری را که یک وظیفه در اجراهای بعدی انجام می‌دهد تغییر دهم؟

دستورالعمل‌ها یا تنظیمات ذخیره‌شدهٔ وظیفه را ویرایش کنید، سپس اجرای بعدی را بررسی کنید. راهنمای مشترک تیم را در همان دستورالعمل‌های ذخیره‌شده نگه دارید تا دیگر هم‌تیمی‌ها بتوانند نحوهٔ کار وظیفه را درک و آن را مدیریت کنند.

آیا اجراهای ناموفق به‌طور خودکار دوباره امتحان می‌شوند؟

در صورت بروز برخی خطاهای موقت اجرایی، تلاش مجدد به‌طور خودکار انجام می‌شود. ناموفق‌بودن یک عملیات برنامه در طول اجرا لزوماً باعث تلاش مجدد خودکار نمی‌شود. پیش از تلاش دوباره، نتیجه و خطاهای احتمالی را در اجراهای قبلی بررسی کنید.