Yleiskatsaus

Ennen kuin kutsut työntekijöitä, jotka käyttävät jo ChatGPT:tä, varmista, mitä tiliä he aikovat käyttää, ja selitä työtilasi kirjautumisvaatimukset. Käy heidän kanssaan läpi mahdolliset siirtovaihtoehdot, jotta he ymmärtävät, mitä heidän henkilökohtaiselle sisällölleen, tilauksilleen ja käyttöoikeuksilleen tapahtuu.

Tarkista olemassa olevat tilit ennen kutsujen lähettämistä

Kysy, käyttävätkö työntekijät jo henkilökohtaista ChatGPT-tiliä, Plus-tiliä tai Pro-tiliä yrityksen sähköpostiosoitteella. Varmista kutsun vastaanottajan tarkka sähköpostiosoite ja yrityksen työtila, johon hänet on tarkoitus kutsua.

Työntekijöiden tulee hyväksyä kutsu ja kirjautua sisään samalla sähköpostiosoitteella. Jos työntekijä luo korvaavan tilin tai käyttää eri osoitetta, haluttu työtila tai aiempi historia voi näyttää puuttuvan.

Jos kutsu puuttuu, pyydä työtilan omistajaa tarkistamaan odottavat kutsut ja valitsemaan Lähetä kutsu uudelleen, jos vaihtoehto on käytettävissä. SCIM:n kautta hallittuja kutsuja ei voi lähettää suoraan uudelleen. Varmista odottamattoman kutsun aitous IT-tiimiltäsi ennen kirjautumista. Jos ChatGPT Business -kutsu on yhä odottavana, katso: työtilakutsujen vianmääritys.

Työntekijä kirjautuu ChatGPT:hen tilillään. Työtila sisältää hänen keskustelunsa, sisältönsä ja asetuksensa. Samalla tilillä voi käyttää erillisiä henkilökohtaisia ja yrityksen työtiloja. Yrityksen työtilaan liittyminen ja henkilökohtaisen sisällön siirtäminen ovat erillisiä toimintoja.

Selvitä, mitä työntekijät näkevät

Työntekijöille voi näkyä erilaisia kirjautumis- ja käyttöönottovaihtoehtoja heidän kutsunsa, työtilan tilauksen ja olemassa olevan tilinsä mukaan. Selitä alla olevan taulukon avulla, miten käyttöönotto etenee heidän kohdallaan.

Tarkista kirjautuminen ja käyttäjätilien provisiointi

Henkilökohtaisen tilin sähköpostiosoitteen vaihtaminen ei välttämättä vapauta aiempaa työsähköpostiosoitetta uuden tilin luomista tai SCIM-provisiointia varten. Myös aiempi kertakirjautumisen käyttö voi edelleen vaikuttaa käyttöoikeuksiin vahvistetun verkkotunnuksen poistamisen jälkeen. Ota yhteyttä OpenAI-tukeen ennen muutosten tekemistä. Älä yritä kiertää ongelmaa poistamalla vahvistettua verkkotunnusta tai luomalla korvaavaa tiliä.

Jos automaattinen tilinluonti on saatavilla Enterprise- tai Edu-tilauksessa, kirjautuminen vahvistetulla yrityksen sähköpostiosoitteella voi käynnistää saman siirtoprosessin. Enterprise-tilauksissa automaattinen tilinluonti on oletusarvoisesti käytössä uuden vuokraajan ensimmäisessä ehdot täyttävässä työtilassa. Tarkista asetus ja valmistele työntekijät, joita muutos koskee, ennen kuin liität vahvistetun verkkotunnuksen työtilaan. Lisätietoja työtilan oletusasetuksista ja hallintatoiminnoista on artikkelissa Vuokraajan hallinta hallintakonsolissa.

Automaattinen tilinluonti ei aktivoi uudelleen poistettua tai käytöstä poistettua työtilan jäsenyyttä. Jos näet ilmoituksen ”Ehdot täyttävää ChatGPT-tiliä ei löytynyt”, pyydä työtilan omistajaa tai ylläpitäjää vahvistamaan käyttöoikeutesi ja lähettämään sinulle uusi kutsu.

Enterprise-tilauksissa automaattinen tilinluonti varaa työtilasta täysimääräisiä käyttäjäpaikkoja organisaatiosi normaalien laskutusehtojen mukaisesti. Työtilaan lisätty käyttäjä voi varata käyttäjäpaikan, vaikka hänen tunnistetietojen tarjoajansa käyttöoikeudet estäisivät kirjautumisen. Jos sama vahvistettu verkkotunnus on liitetty useaan työtilaan, automaattinen tilinluonti voi kutsua henkilön useampaan kuin yhteen työtilaan. Tarkista verkkotunnusten liitokset ja käytössä olevat asetukset ennen käyttöönottoa.

Käy läpi siirtovaihtoehdot ja niiden vaikutukset

Valitse, miten henkilökohtaista sisältöä käsitellään

Ennen kuin työntekijät siirtävät henkilökohtaista sisältöään, kerro heille kohdetyötilan tarjoamista vaihtoehdoista. Varmista, voivatko he pitää henkilökohtaisen työtilansa erillään vai onko heidän suoritettava siirtovaihe. Jos työntekijät pitävät henkilökohtaisen työtilansa erillään, mahdollinen henkilökohtainen tilaus jatkuu, kunnes se peruutetaan. Käy heidän kanssaan läpi tuettu sisältö, siirron ulkopuolelle jäävät tiedot ja vaikutukset käyttöoikeuksiin ennen jatkamista. Katso lisätietoja: henkilökohtaisen työtilan siirtovaihtoehdot.

Jos Business-työtila päivitetään Enterprise-työtilaksi, itse Business-työtilaa ei yhdistetä toiseen työtilaan. Työntekijä voi silti saada erillisen pyynnön siirtää henkilökohtainen työtilansa Enterprisen käyttöönoton yhteydessä.

Kun Enterprise- tai Edu-kutsussa käytetään yrityksen vahvistettua verkkotunnusta, työntekijän on ehkä suoritettava siirtovaihe, jos hänellä on jo henkilökohtainen työtila samalla tilin sähköpostiosoitteella. Toimi kohdetyötilassa näytettyjen vaihtoehtojen mukaan. Kutsu, jossa käytetään vahvistamatonta tai ulkoista verkkotunnusta, ei yleensä käynnistä siirtoa.

Valmistele työntekijät siirtymään Enterprise- tai Edu-työtilaan määräajassa

Enterprise- ja Edu-työtiloissa, joiden verkkotunnus on vahvistettu, työntekijöillä on seitsemän päivän siirtymäaika, jos heidän on siirryttävä henkilökohtaisesta työtilastaan. Siirtymäaika alkaa, kun työntekijät lisätään työtilaan. Tämä siirtymisvaatimus ja seitsemän päivän siirtymäaika eivät koske työtiloja, joiden verkkotunnusta ei ole vahvistettu. Työntekijät voivat jatkaa henkilökohtaisen työtilansa käyttöä ChatGPT:ssä näkyvään määräaikaan asti. Pääsy kohdetyötilaan pysyy estettynä, kunnes he ovat suorittaneet tarjolla olevan siirron tai tietojen viennin ja työtilan käytöstä poistamisen.

Sisällytä perehdytysohjeisiin näkyvissä oleva määräaika ja siirtovaihtoehdot. Pyydä työntekijöitä tarvittaessa pyytämään henkilökohtaisen työtilansa tietojen vienti sekä lataamaan ja tarkistamaan viedyt tiedot ennen työtilan poistamista käytöstä. Vietyjen tietojen saapuminen voi kestää jopa seitsemän päivää, ja latauslinkit vanhenevat 24 tunnissa. Katso ohjeet: ChatGPT-tietojen vienti.

Jos vienti epäonnistuu tai työntekijä ei pysty suorittamaan näytettyjä vaihtoehtoja, ota yhteyttä OpenAI-tukeen ennen määräaikaa.

Tarkista sisältö ja tilaukset

• Keskustelut ja tietojen sijaintipaikka: Tietojen sijaintipaikkaa koskevat vaatimukset voivat estää henkilökohtaisten keskustelujen siirtämisen yrityksen työtilaan. Jos siirto ei ole mahdollista, vie tärkeät tiedot henkilökohtaisesta työtilasta ennen siirron aloittamista ja varmista, että ladattu tiedosto avautuu. Tietojen vienti itsepalveluna ei ole käytettävissä ChatGPT Business- tai Enterprise-työtiloissa. Jos vienti epäonnistuu, keskeytä ja ota yhteyttä OpenAI-tukeen.

• GPT:t: Siirretyt GPT:t ovat yksityisiä, eikä niitä jaeta automaattisesti työtilan muille jäsenille. Jos GPT oli aiemmin jaettu julkisella linkillä tai julkaistu GPT Storessa, sen siirretty kopio on jaettava uudelleen, jotta muut voivat käyttää sitä. Käytettävissä olevat jakamisvaihtoehdot riippuvat kohdetyötilan asetuksista ja käyttäjän oikeuksista.

• Tilaukset: Ehdot täyttävä, verkon kautta laskutettava Plus- tai Pro-tilaus voidaan peruuttaa ja hyvittää näytetyn siirtoprosessin yhteydessä. Applen tai Googlen kautta ostettu tilaus voi vaatia erillisen peruutuksen.

• Henkilökohtainen sisältö: Varmista ennen siirtopyynnön hyväksymistä, millä tilillä ja missä henkilökohtaisessa työtilassa siirron kohteena olevat keskustelut ja GPT:t ovat. Työntekijät eivät voi valita yksittäisiä keskusteluja, projekteja tai tiedostoja siirrettäviksi.

• Sites: Sites-sivut eivät siirry henkilökohtaisesta työtilasta Business- tai Enterprise-työtilaan.

Täydellinen luettelo tuetusta sisällöstä ja siirron ulkopuolelle jäävistä kohteista on henkilökohtaisen työtilan siirto-ohjeissa.

Selvitä, miten siirto vaikuttaa pääsyyn

Siirto kopioi tuetun henkilökohtaisen sisällön yrityksen työtilaan ja poistaa henkilökohtaisen työtilan käytöstä. Siirtoa ei voi kumota niin, että yrityksen työtilan sisältö siirtyisi takaisin henkilökohtaiseen työtilaan. Jos Business-työtila poistetaan myöhemmin käytöstä, alkuperäinen henkilökohtainen työtila tietoineen voidaan aktivoida uudelleen erillisellä palautusprosessilla. Tämä ei palauta pääsyä Business-työtilaan eikä kopioi siellä tehtyjä toimia takaisin.

Siirron jälkeen keskusteluihin ja GPT:ihin sovelletaan yrityksen työtilan käyttöoikeus- ja säilytyskäytäntöjä. Jos työntekijä lähtee yrityksestä tai menettää pääsyn työtilaan, hän voi menettää pääsyn myös kyseiseen sisältöön.

Suunnittele henkilökohtaiselle tilille pääsyn turvaaminen

Tilille pääsy on tärkeää myös käyttöönoton jälkeen. Työsähköpostiosoitteeseen liitetty henkilökohtainen työtila ei ole sama asia kuin erillinen tili, jossa käytetään työntekijän omaa sähköpostiosoitetta. Vaikka työtilat pidetään erillään, työntekijän pääsy kyseiselle tilille on silti sidoksissa yrityksen sähköpostiosoitteeseen.

Suosittele henkilökohtaiseen käyttöön erillistä tiliä, jonka sähköpostiosoite on työntekijän oma ja hänen hallinnassaan. Työntekijöiden kannattaa säilyttää henkilökohtaiset keskustelunsa ja tietonsa tällä tilillä, ei työ- tai yrityssähköpostiosoitteeseen sidotulla tilillä.

Työsuhteen päättyessä työntekijä voi menettää pääsyn kyseiselle tilille tai kyseiseen työtilaan ja sen tietoihin, jos hän menettää pääsyn yrityksen sähköpostitililleen tai työtilaan. Yrityksen työtilan sisältö ei siirry takaisin henkilökohtaiseen työtilaan. Selitä nämä pääsyyn liittyvät seuraukset ennen kuin työntekijät viimeistelevät käyttöönoton tai siirron.

Kerro työntekijöille, mitä on odotettavissa

Kerro työntekijöille ennen käyttöönottoa:

• Mihin sähköpostiosoitteeseen kutsu lähetetään.

• Mikä yrityksen työtila heidän tulee valita.

• Mitä kirjautumistapaa tulee käyttää, jos työtila edellyttää kertakirjautumista.

• Voiko heille tulla näkyviin henkilökohtaisen työtilan siirtopyyntö.

• Mikä määräaika ChatGPT:ssä näkyy työntekijöille, joiden on siirryttävä Enterprise- tai Edu-työtilaan, jonka verkkotunnus on vahvistettu.

• Keneen tulee ottaa yhteyttä ennen keskusteluja, GPT:itä tai tilauksia koskevien päätösten tekemistä.

Älä oleta, että kaikkia kutsusähköposteja, toimitusaikoja tai siirtopyyntöjä voi mukauttaa.

Testaa käyttöönottoa pienellä ryhmällä

Kutsu pieni ryhmä, johon kuuluu tarvittaessa työntekijöitä, joilla on jo henkilökohtainen tili, Plus-tili tai Pro-tili. Tarkista kutsu, tilin sähköpostiosoite, yrityksen työtila, kirjautumistapa, siirtovaihtoehdot, tietojen sijaintipaikkaa koskevat rajoitukset ja tilausohjeet ennen kuin kutsut kaikki. Niiden työntekijöiden osalta, joiden on siirryttävä vahvistettua verkkotunnusta käyttävään Enterprise- tai Edu-työtilaan, tarkista myös näkyvissä oleva määräaika, pääsy henkilökohtaiseen työtilaan ja pääsy kohdetyötilaan siirtymisen jälkeen.

Katso yrityksen kirjautumisohjeet: Kertakirjautumisen määrittäminen OpenAI-tuotteille.

Katso ChatGPT Business -työtilan kirjautumisohjeet: Kertakirjautumisen määrittäminen ChatGPT Businessille.

Jos aiot synkronoida käyttäjiä identiteetintarjoajaltasi, katso: SCIM-provisiointi ja -hallinta.

Jos työtila tai tilin historia näyttää puuttuvan, katso: Kertakirjautumisen, työtilaan pääsyn ja verkkotunnuksen vahvistamisen vianmääritys.