Yleiskatsaus

Ennen kuin kutsut työntekijöitä, jotka käyttävät jo ChatGPT:tä, varmista, mitä tiliä he aikovat käyttää, ja selitä työtilasi kirjautumisvaatimukset. Käy heidän kanssaan läpi mahdolliset siirtovaihtoehdot, jotta he ymmärtävät, mitä heidän henkilökohtaiselle sisällölleen, tilauksilleen ja käyttöoikeuksilleen tapahtuu.

Tarkista olemassa olevat tilit ennen kutsujen lähettämistä

Kysy, käyttävätkö työntekijät jo henkilökohtaista ChatGPT-tiliä tai ChatGPT:n Plus- tai Pro-tilausta yrityksen sähköpostiosoitteellaan. Varmista tarkka sähköpostiosoite, johon kutsu lähetetään, sekä yrityksen työtila, johon työntekijän on tarkoitus liittyä.

Työntekijöiden tulee hyväksyä kutsu ja kirjautua sisään samalla sähköpostiosoitteella. Korvaavan tilin luominen tai toisen osoitteen käyttäminen voi saada odotetun työtilan tai aiemman historian näyttämään puuttuvalta.

Jos kutsu puuttuu, pyydä työtilan omistajaa tarkistamaan odottavat kutsut ja valitsemaan Lähetä kutsu uudelleen, jos tämä vaihtoehto on käytettävissä. SCIM-hallinnoituja kutsuja ei voi lähettää suoraan uudelleen. Varmista odottamattoman kutsun aitous IT-tiimiltäsi ennen kirjautumista.

Työntekijä kirjautuu ChatGPT:hen tilillään. Työtila sisältää hänen keskustelunsa, sisältönsä ja asetuksensa. Yhdellä tilillä voi käyttää erillisiä henkilökohtaisia ja yrityksen työtiloja. Yrityksen työtilaan liittyminen ja henkilökohtaisen sisällön siirtäminen ovat erillisiä toimintoja.

Selvitä, mitä työntekijät näkevät

Työntekijöille voi näkyä erilaisia kirjautumis- ja käyttöönottovaihtoehtoja heidän kutsunsa, työtilan tilauksen ja olemassa olevan tilinsä mukaan. Selitä alla olevan taulukon avulla, miten käyttöönotto etenee heidän kohdallaan.

Tarkista kirjautuminen ja käyttäjien provisiointi

Henkilökohtaisen tilin sähköpostiosoitteen vaihtaminen ei välttämättä vapauta sen aiempaa työsähköpostiosoitetta uuden tilin luomiseen tai SCIM-provisiointiin. Myös aiempi kertakirjautumisen käyttö voi edelleen vaikuttaa pääsyyn vahvistetun verkkotunnuksen poistamisen jälkeen. Ota yhteyttä OpenAI-tukeen ennen muutosten tekemistä. Älä yritä kiertää ongelmaa poistamalla vahvistettua verkkotunnusta tai luomalla korvaavaa tiliä.

Jos automaattinen tilin luonti on käytettävissä Enterprise- tai Edu-työtilassa, kirjautuminen vahvistetulla yrityssähköpostiosoitteella voi käynnistää saman siirtoprosessin. Tarkista tilit, joihin tämä vaikuttaa, ennen toiminnon käyttöönottoa.

Automaattinen tilin luonti ei aktivoi uudelleen poistettua tai käytöstä poistettua työtilan jäsenyyttä. Jos näet ilmoituksen ”Ehdot täyttävää ChatGPT-tiliä ei löytynyt”, pyydä työtilan omistajaa tai ylläpitäjää vahvistamaan käyttöoikeutesi ja kutsumaan sinut uudelleen.

Työtilaan lisätty käyttäjä voi varata käyttäjäpaikan, vaikka identiteetintarjoajan käyttöoikeudet estäisivät hänen kirjautumisensa. Jos sama vahvistettu verkkotunnus on liitetty useaan työtilaan, automaattinen tilin luonti voi kutsua henkilön useampaan kuin yhteen työtilaan. Tarkista verkkotunnusten liitokset ja käytössä olevat asetukset ennen käyttöönottoa.

Käy läpi siirtovaihtoehdot ja niiden vaikutukset

Valitse, miten henkilökohtaista sisältöä käsitellään

Ennen kuin työntekijät siirtävät henkilökohtaista sisältöään, selitä heidän kohdetyötilassaan käytettävissä olevat vaihtoehdot. Varmista, voivatko he pitää henkilökohtaisen työtilansa erillään vai täytyykö heidän suorittaa siirtovaihe. Jos työntekijät pitävät henkilökohtaisen työtilansa erillään, mahdollinen henkilökohtainen tilaus jatkuu, kunnes se peruutetaan. Käy heidän kanssaan läpi tuettu sisältö, siirron ulkopuolelle jäävät kohteet ja vaikutukset pääsyyn ennen kuin he jatkavat. Lue lisää henkilökohtaisen työtilan siirtovaihtoehdoista.

Jos Business-työtila päivitetään Enterprise-työtilaksi, itse Business-työtilaa ei yhdistetä toiseen työtilaan. Työntekijä voi silti saada erillisen henkilökohtaisen työtilan siirtopyynnön Enterprisen käyttöönoton yhteydessä.

Kun Enterprise- tai Edu-kutsussa käytetään yrityksen vahvistettua verkkotunnusta, työntekijän on ehkä suoritettava siirtovaihe ennen liittymistä, jos hänellä on jo henkilökohtainen työtila samalla tilin sähköpostiosoitteella. Käytettävissä olevista vaihtoehdoista riippuen työntekijä voi yhdistää henkilökohtaisen työtilansa yrityksen työtilaan, jolloin tuettu sisältö kopioidaan sinne, tai viedä ja poistaa henkilökohtaiset tietonsa. Kutsu, jossa käytetään vahvistamatonta tai ulkoista verkkotunnusta, ei yleensä käynnistä siirtoa.

Tarkista sisältö ja tilaukset

• Keskustelut ja tietojen sijaintipaikka: Tietojen sijaintipaikkaa koskevat vaatimukset voivat estää henkilökohtaisten keskustelujen siirtämisen yrityksen työtilaan. Jos siirto ei ole mahdollista, vie tärkeät tiedot henkilökohtaisesta työtilasta ennen siirron aloittamista ja varmista, että ladattu tiedosto avautuu. Tietojen vienti itsepalveluna ei ole käytettävissä ChatGPT Business- tai Enterprise-työtiloissa. Jos vienti epäonnistuu, keskeytä ja ota yhteyttä OpenAI-tukeen.

• GPT:t: Siirretyt GPT:t ovat yksityisiä, eikä niitä jaeta automaattisesti työtilan muille jäsenille. Jos GPT oli aiemmin jaettu julkisella linkillä tai julkaistu GPT Storessa, sen siirretty kopio on jaettava uudelleen, jotta muut voivat käyttää sitä. Käytettävissä olevat jakamisvaihtoehdot riippuvat kohdetyötilan asetuksista ja käyttäjän oikeuksista.

• Tilaukset: Ehdot täyttävä, verkon kautta laskutettava Plus- tai Pro-tilaus voidaan peruuttaa ja hyvittää näytetyn siirtoprosessin yhteydessä. Applen tai Googlen kautta ostettu tilaus voi vaatia erillisen peruutuksen.

• Henkilökohtainen sisältö: Varmista ennen siirtopyynnön hyväksymistä, millä tilillä ja missä henkilökohtaisessa työtilassa siirron kohteena olevat keskustelut ja GPT:t ovat. Työntekijät eivät voi valita yksittäisiä keskusteluja, projekteja tai tiedostoja siirrettäviksi.

• Sites: Sites-sivut eivät siirry henkilökohtaisesta työtilasta Business- tai Enterprise-työtilaan.

Täydellinen luettelo tuetusta sisällöstä ja siirron ulkopuolelle jäävistä kohteista on henkilökohtaisen työtilan siirto-ohjeissa.

Selvitä, miten siirto vaikuttaa pääsyyn

Siirto kopioi tuetun henkilökohtaisen sisällön yrityksen työtilaan ja poistaa henkilökohtaisen työtilan käytöstä. Siirtoa ei voi kumota niin, että yrityksen työtilan sisältö siirtyisi takaisin henkilökohtaiseen työtilaan. Jos Business-työtila poistetaan myöhemmin käytöstä, alkuperäinen henkilökohtainen työtila tietoineen voidaan aktivoida uudelleen erillisellä palautusprosessilla. Tämä ei palauta pääsyä Business-työtilaan eikä kopioi siellä tehtyjä toimia takaisin.

Siirron jälkeen keskusteluihin ja GPT:ihin sovelletaan yrityksen työtilan käyttöoikeus- ja säilytyskäytäntöjä. Jos työntekijä lähtee yrityksestä tai menettää pääsyn työtilaan, hän voi menettää pääsyn myös kyseiseen sisältöön.

Suunnittele henkilökohtaiselle tilille pääsyn turvaaminen

Tilille pääsy on tärkeää myös käyttöönoton jälkeen. Työsähköpostiosoitteeseen liitetty henkilökohtainen työtila ei ole sama asia kuin erillinen tili, jossa käytetään työntekijän omaa sähköpostiosoitetta. Vaikka työtilat pidetään erillään, työntekijän pääsy kyseiselle tilille on silti sidoksissa yrityksen sähköpostiosoitteeseen.

Suosittele henkilökohtaiseen käyttöön erillistä tiliä, jonka sähköpostiosoite on työntekijän oma ja hänen hallinnassaan. Työntekijöiden kannattaa säilyttää henkilökohtaiset keskustelunsa ja tietonsa tällä tilillä, ei työ- tai yrityssähköpostiosoitteeseen sidotulla tilillä.

Työsuhteen päättyessä työntekijä voi menettää pääsyn kyseiselle tilille tai kyseiseen työtilaan ja sen tietoihin, jos hän menettää pääsyn yrityksen sähköpostitililleen tai työtilaan. Yrityksen työtilan sisältö ei siirry takaisin henkilökohtaiseen työtilaan. Selitä nämä pääsyyn liittyvät seuraukset ennen kuin työntekijät viimeistelevät käyttöönoton tai siirron.

Kerro työntekijöille, mitä on odotettavissa

Kerro työntekijöille ennen käyttöönottoa:

• Mihin sähköpostiosoitteeseen kutsu lähetetään.

• Mikä yrityksen työtila valitaan.

• Mitä kirjautumistapaa käytetään, jos työtila edellyttää kertakirjautumista.

• Voiko henkilökohtaisen työtilan siirtokehote tulla näkyviin.

• Keneen otetaan yhteyttä ennen keskusteluja, GPT:itä tai tilauksia koskevien päätösten tekemistä.

Älä oleta, että kaikkia kutsusähköposteja, toimitusaikoja tai siirtokehotteita voi mukauttaa.

Testaa käyttöönottoa pienellä ryhmällä

Kutsu pieni ryhmä, johon kuuluu tarvittaessa henkilökohtaisia Plus- tai Pro-tason tilejä jo käyttäviä työntekijöitä. Tarkista kutsu, tilin sähköpostiosoite, yrityksen työtila, kirjautumistapa, siirtovaihtoehdot, tietojen sijaintipaikkaa koskevat rajoitukset ja tilausohjeet ennen kaikkien kutsumista.

Lisätietoja yrityksen kirjautumisesta: Kertakirjautumisen (SSO) määrittäminen OpenAI-tuotteille.

Lisätietoja ChatGPT Business -työtilaan kirjautumisesta: Kertakirjautumisen määrittäminen ChatGPT Businessissa.

Jos aiot synkronoida käyttäjiä identiteetintarjoajaltasi, katso: SCIM-käyttäjähallinta ja ylläpito.

Jos työtila tai tilihistoria näyttää puuttuvan, katso: Kertakirjautumisen, työtilan käyttöoikeuksien ja verkkotunnuksen vahvistamisen vianmääritys.