Työntekijä saattaa jo käyttää ChatGPT:tä samalla sähköpostiosoitteella, johon yrityksesi aikoo lähettää kutsun. Selvitä ennen kutsujen lähettämistä, voiko työtilaan liittyminen vaikuttaa henkilön keskusteluihin, GPT:ihin tai tilaukseen.

Tarkista nykyiset tilit ennen kutsujen lähettämistä

Kysy, käyttävätkö työntekijät jo henkilökohtaista Plus- tai Pro-tason ChatGPT-tiliä yrityksen sähköpostiosoitteellaan. Vahvista kutsun vastaanottava sähköpostiosoite ja tarkoitettu yrityksen työtila.

Työntekijöiden tulee hyväksyä kutsu ja kirjautua sisään samalla sähköpostiosoitteella. Korvaavan tilin luominen tai toisen osoitteen käyttäminen voi saada oikean työtilan tai aiemman historian näyttämään puuttuvalta.

Jos kutsu puuttuu, pyydä työtilan omistajaa tarkistamaan odottavat kutsut ja valitsemaan Lähetä kutsu uudelleen, jos vaihtoehto on käytettävissä. SCIM-hallittuja kutsuja ei voi lähettää suoraan uudelleen. Varmista odottamattoman kutsun aitous IT-tiimiltäsi ennen sisäänkirjautumista.

Yhdellä OpenAI-tilillä voi olla erilliset henkilökohtainen ja yrityksen työtila. Yrityksen työtilaan liittyminen ja henkilökohtaisen työtilan siirtäminen ovat eri toimintoja.

Selvitä, mitä työntekijät näkevät

Kutsu, työtilan palvelupaketti ja kirjautumisvaatimukset ratkaisevat, säilyykö työntekijällä erillinen henkilökohtainen työtila vai näkeekö hän siirtovaihtoehdon.

Tutustu henkilökohtaisen tilin siirtoon ennen jatkamista

Kun Enterprise- tai Edu-kutsussa käytetään vahvistettua yritysverkkotunnusta, samalla sähköpostiosoitteella henkilökohtaista tiliä käyttävän työntekijän on ehkä siirrettävä tilinsä ennen liittymistä. Käytettävissä olevista vaihtoehdoista riippuen työntekijä voi siirtää ehdot täyttävät keskustelut ja GPT:t yrityksen työtilaan tai viedä ja poistaa henkilökohtaiset tiedot. Vahvistamatonta tai ulkoista verkkotunnusta käyttävä kutsu ei yleensä käynnistä siirtoa.

Henkilökohtaisen tilin sähköpostiosoitteen vaihtaminen ei välttämättä vapauta sen aiempaa työsähköpostiosoitetta uutta tiliä tai SCIM-käyttäjähallintaa varten. Aiempi kertakirjautumisen käyttö voi vaikuttaa käyttöoikeuksiin vielä vahvistetun verkkotunnuksen poistamisen jälkeen. Ota yhteyttä OpenAI-tukeen ennen muutosten tekemistä. Älä poista vahvistettua verkkotunnusta tai luo korvaavaa tiliä kiertotavaksi.

Jos automaattinen tilinluonti on käytettävissä Enterprise- tai Edu-ympäristössä, kirjautuminen vahvistetulla yrityssähköpostilla voi käynnistää saman siirtoprosessin. Tarkista tilit, joihin muutos vaikuttaa, ennen toiminnon käyttöönottoa.

Automaattinen tilinluonti ei aktivoi uudelleen poistettua tai käytöstä poistettua työtilan jäsenyyttä. Jos näet ilmoituksen ”Sopivaa ChatGPT-tiliä ei löytynyt”, pyydä työtilan omistajaa tai järjestelmänvalvojaa vahvistamaan käyttöoikeutesi ja kutsumaan sinut uudelleen.

Työtilaan lisätty käyttäjä voi viedä käyttäjäpaikan, vaikka identiteetintarjoajan käyttöoikeudet estäisivät kirjautumisen. Jos sama vahvistettu verkkotunnus on yhdistetty useaan työtilaan, automaattinen tilinluonti voi kutsua henkilön useampaan kuin yhteen työtilaan. Tarkista verkkotunnusten yhdistämiset ja käytössä olevat asetukset ennen käyttöönottoa.

• Keskustelut ja tietojen sijaintipaikka: Tietojen sijaintipaikkaa koskevat vaatimukset voivat estää henkilökohtaisten keskustelujen siirtämisen yrityksen työtilaan. Jos siirto ei ole käytettävissä, vie tärkeät tiedot ennen siirron aloittamista ja varmista, että ladattu tiedosto avautuu. Jos vienti epäonnistuu, keskeytä ja ota yhteyttä OpenAI-tukeen.

• GPT:t: Aiemmin jaetut tai julkaistut henkilökohtaiset GPT:t voivat tulla näkyviin yrityksen työtilassa, kun ne siirretään sinne. Työtilan omistaja voi tarkistaa niiden näkyvyyden ja muuttaa sitä. Ennen siirtoa yksityisinä olleet GPT:t säilyvät yksityisinä.

• Tilaukset: Ehdot täyttävä verkossa laskutettu Plus- tai Pro-tilaus voidaan peruuttaa ja hyvittää näkyviin tulevan siirtoprosessin aikana. Applen tai Googlen kautta ostettu tilaus on ehkä peruutettava erikseen.

• Tilihistoria: Varmista ennen siirtokehotteen hyväksymistä, mihin tiliin, keskusteluihin ja GPT:ihin siirto vaikuttaa.

Valmista henkilökohtaisen tilin siirtoa Enterprise-tiliksi ei voi peruuttaa. Tarkista oikea tili, käytettävissä olevat vaihtoehdot ja tilauksen tiedot ennen jatkamista.

Siirron jälkeen keskusteluihin ja GPT:ihin sovelletaan yrityksen työtilan käyttöoikeus- ja säilytyskäytäntöjä. Jos työntekijä lähtee yrityksestä tai menettää työtilan käyttöoikeuden, hän voi menettää myös pääsyn tähän sisältöön.

ChatGPT Business -järjestelmänvalvojat eivät voi vaatia henkilökohtaisen työtilan yhdistämistä tai poistamista. Jos Business-työtila päivitetään Enterprise-tasolle, itse Business-työtilaa ei yhdistetä. Työntekijä voi silti saada erillisen kehotteen henkilökohtaisen työtilan siirtämiseen.

Kerro työntekijöille, mitä on odotettavissa

Kerro työntekijöille ennen käyttöönottoa:

• Mihin sähköpostiosoitteeseen kutsu lähetetään.

• Mikä yrityksen työtila tulee valita.

• Mitä kirjautumistapaa tulee käyttää, jos työtila edellyttää kertakirjautumista.

• Voiko henkilökohtaisen tilin siirtokehote tulla näkyviin.

• Keneen tulee ottaa yhteyttä ennen keskusteluja, GPT:itä tai tilauksia koskevien päätösten tekemistä.

Älä oleta, että jokaisen kutsuviestin sisältöä, toimitusaikaa tai siirtokehotetta voi mukauttaa.

Testaa käyttöönottoa pienellä ryhmällä

Kutsu pieni ryhmä, johon kuuluu tarvittaessa henkilökohtaisia Plus- tai Pro-tason tilejä jo käyttäviä työntekijöitä. Tarkista kutsu, tilin sähköpostiosoite, yrityksen työtila, kirjautumistapa, siirtovaihtoehdot, tietojen sijaintipaikkaa koskevat rajoitukset ja tilausohjeet ennen kaikkien kutsumista.

Lisätietoja yrityksen kirjautumisesta: Kertakirjautumisen (SSO) määrittäminen OpenAI-tuotteille.

Lisätietoja ChatGPT Business -työtilaan kirjautumisesta: Kertakirjautumisen määrittäminen ChatGPT Businessissa.

Jos aiot synkronoida käyttäjiä identiteetintarjoajaltasi, katso: SCIM-käyttäjähallinta ja ylläpito.

Jos työtila tai tilihistoria näyttää puuttuvan, katso: Kertakirjautumisen, työtilan käyttöoikeuksien ja verkkotunnuksen vahvistamisen vianmääritys.