Yleiskatsaus
Tiimin tehtävien avulla tiimin jäsenet voivat jakaa vastuun toistuvasta työstä ChatGPT:ssä. Tehtävät suoritetaan pilvessä aikataulun tai tuetun käynnistimen mukaan käyttäen hyväksyttyjä työkaluja ja työtilan yhteyksiä. Tiimin jäsenet, joilla on tarvittavat oikeudet, voivat tarkistaa tuloksia, päivittää ohjeita ja ylläpitää tehtäviä työn muuttuessa.
Käytä tiimin tehtäviä työhön, jota on tehtävä säännöllisesti ja jota usean henkilön on voitava hallita. Voit esimerkiksi:
Laatia hyväksytyistä lähteistä päivittäisen koosteen asiakkaisiin liittyvistä muutoksista.
Julkaista hyväksytyllä Slack-kanavalla viikoittaisen projektikatsauksen, joka sisältää edistymisen, esteet, seuraavat vaiheet ja lähdelinkit.
Valmistella kokouksen esityslistan ja tilannekatsauksen valittujen asiakirjojen ja tuoreiden päivitysten pohjalta.
Laatia säännöllisesti tutkimuskatsauksen valituista lähteistä.
Jaetun omistajuuden ansiosta kollegat voivat ylläpitää tehtävää sen luojan ollessa poissa. Määritetyt yhteydet ja käyttöoikeudet ratkaisevat, mitä tietoja tehtävä voi käyttää ja mitä toimintoja se voi suorittaa.
Saatavuus
Tiimin tehtävät ovat käytettävissä ChatGPT Business- ja ChatGPT Enterprise -työtiloissa. Työtilan käyttöoikeudet määrittävät, mitä ominaisuuksia ja toimintoja voit käyttää. Enterprise-ylläpitäjät voivat roolipohjaisten hallinta-asetusten avulla päättää, ketkä voivat luoda tiimejä ja ketkä voivat luoda tai päivittää tiimin tehtäviä.
Ennen kuin aloitat
Käytä työtilaa ja tiimiä, joille tehtävän on tarkoitus kuulua.
Varmista, että tiimi voi käyttää tarvittavia sovelluksia ja mallia.
Määritä tehtävässä käytettävät lähteet, tehtävä työ ja odotettu tulos.
Valitse tiimi
Avaa Tiimit-luettelo työtilassa, jossa haluat tehtävän suoritettavan, ja valitse tiimi, johon kuulut. Lue tiimien luomisesta, jäsenyydestä ja jaettujen resurssien määrittämisestä artikkelista Tiimit ChatGPT:ssä.
Tiimin tehtävät suoritetaan pilvessä tiimin palvelutilillä käyttäen tehtävän tallennettuja ohjeita ja tiimille määritettyjä yhteyksiä. Tehtävän luominen tiimille ei tee siitä henkilökohtaisen tilisi tehtävää.
Tutustu käyttöoikeuksiin
Mahdollisuutesi luoda tai hallita tehtävää riippuu tiimijäsenyydestäsi ja työtilan käyttöoikeuksistasi. Työtilan käyttöoikeus ei lisää sinua tiimiin eikä anna pääsyä kaikkiin tehtäviin. Ota yhteyttä työtilasi ylläpitäjään, jos et voi käyttää tarvitsemaasi toimintoa.
Tiimin jäsenet voivat tarkastella, suorittaa, muokata, keskeyttää, jatkaa tai poistaa tehtäviä kunkin toiminnon käyttöoikeuksien mukaisesti. Vain tiimin omistaja voi poistaa itse tiimin. Suorituksen keskustelussa käytettävissäsi olevat toiminnot riippuvat kyseisen suorituksen käyttöoikeuksistasi. Lue työtilan käyttöoikeuksien ja tiimiroolien yhteistoiminnasta artikkelista Tiimit ChatGPT:ssä.
Työtilan ylläpitäjät hallitsevat hyväksyttyjä yhteyksiä yrityksen työkaluihin ja määrittävät, ketkä voivat käyttää niitä. Tarkista yhdistetty tili ja sen käyttöoikeudet ennen kuin käytät yhteyttä tiimisi tehtävissä.
Määritä työtilan yhteydet ja ohjeet
Työtilan ylläpitäjät määrittävät työtilan yhteydet ja hallitsevat niiden käyttöoikeuksia. Tiimin omistaja valitsee, mitkä sallituista työtilan yhteyksistä otetaan tiimin käyttöön. Tehtävät käyttävät yhdistettyjen tilien käyttöoikeuksia tietojen hakemiseen ja sallittujen toimintojen suorittamiseen.
Jokainen yhteys käyttää sille määritettyä tiliä. Kyseisen tilin käyttöoikeudet määrittävät, mitkä tiedot ja toiminnot ovat käytettävissä. Tiimin jäsenet voivat hyödyntää hyväksyttyjä käyttöoikeuksia ilman, että jokaisen täytyy yhdistää henkilökohtainen tilinsä.
Pyydä työtilasi ylläpitäjää ennen tehtävän luomista varmistamaan, että tarvittavat yhteydet ovat tiimisi käytettävissä. Esimerkiksi projektikatsauksen Slackiin julkaiseva tehtävä tarvitsee pääsyn lähdeasiakirjoihinsa ja oikeuden julkaista valitulla kanavalla.
Valmistele tarvittavat yhteydet
Selvitä, mitä sovelluksia tehtäväsi tarvitsee ja mitä tietoja tai toimintoja sen on tarkoitus käyttää.
Pyydä työtilasi ylläpitäjää määrittämään hyväksytyt yhteydet ja asettamaan ne tiimisi saataville.
Pyydä tiimin omistajaa valitsemaan tehtäväsi tarvitsemat työtilan yhteydet. Jos olet omistaja, valitse yhteydet, joihin sinulla on käyttöoikeus.
Tarkista yhdistetyt tilit ja varmista, että niillä on pääsy tarvittaviin lähteisiin ja kohteisiin.
Lisää tehtävän tarvitsemat lisäosat ja tarkista sitten niiden tarjoamat työkalut ja ohjeet.
Jos lisäosa on poistettu käytöstä tai sopivaa yhteyttä ei ole saatavilla, kysy käyttöoikeuksista työtilasi ylläpitäjältä.
Lisäosan lisääminen tai jakaminen on eri asia kuin tilin yhdistäminen. Lisäosa tarjoaa työkaluja, taitoja tai ohjeita. Määritetty yhteys puolestaan tarjoaa tarvittavan pääsyn sovellukseen. Lisäosan jakaminen ei jaa henkilökohtaista sovellusyhteyttäsi.
Jokaisen tiimin jäsenen ei tarvitse yhdistää samaa palveluntarjoajan tiliä, jotta tehtävä voi käyttää käytössä olevaa työtilan yhteyttä. Työtilan ja yhteyden käyttöoikeudet ovat silti voimassa.
Kirjaudu tarvittaviin sovelluksiin ennen tehtävän suoritusta. Valvomatta suoritettava tehtävä ei voi kirjautua uuteen sovellukseen puolestasi. Tämä ei poista yhdistetyissä sovelluksissa tehtävien toimintojen hyväksyntävaatimuksia.
Kirjoita tehtävän ohjeet
Sisällytä tehtävän tallennettuihin ohjeisiin lähteet, tuloksen muoto ja tarkistuskriteerit. Lisää ohjeet, joita tiimin jäsenet tarvitsevat toistuvan tehtävän ylläpitoon. ChatGPT-tilan jakaminen tiimin kanssa ei tee sen kaikesta sisällöstä osaa jokaisen suorituksen ohjeita. Tiimin tehtävät eivät automaattisesti peri luojansa henkilökohtaisia tallennettuja muistoja, mukautettuja ohjeita tai keskusteluhistoriaa.
Luo tiimin tehtävä
Avaa tiimi, jolle tehtävän on tarkoitus kuulua.
Aloita uuden tehtävän luominen tiimin Ajastetut-osiossa.
Varmista omistava Tiimi ja anna sitten Tehtävän nimi.
Kirjoita ohjeet, joissa määrität käytettävät lähteet, kuvailet tehtävän työn ja kerrot, millaista tulosta odotat.
Valitse Käynnistin ja määritä sen ajastus tai tapahtuman ehdot.
Tarkista Lisäosat sekä Lisäasetukset-osion asetukset, mukaan lukien Malli.
Valitse Luo.
Valitse malli, jota tiimi voi käyttää. Omalla tililläsi käytettävissä oleva malli ei välttämättä ole tiimin palvelutilin käytettävissä.
Valitse ajastus tai tapahtuma
Valitse toistuvaa työtä varten Aikataulu tai kertaluonteista suoritusta varten Päivämäärä ja aika. Jokaisella tehtävällä on oma aikavyöhykkeensä. Tarkista tallennettu ajastus ja aikavyöhyke ennen tehtävän luomista tai päivittämistä.
Tehtävät voivat reagoida yhdistettyjen sovellusten tuettuihin tapahtumiin, kuten uuteen Gmail-sähköpostiin tai Slack-viestiin. Valitse tiimisi käytettävissä oleva käynnistin ja varmista, että tarvittava yhteys ja käyttöoikeudet ovat kunnossa.
Jos käytät Slack-käynnistintä, valitse seurattava kanava. Kuvaile tapahtuma, jonka on tarkoitus käynnistää tehtävä, ja tarkista sen ehdot ennen tallentamista.
Esimerkki: luonnostele viikoittainen projektikatsaus
Voit valmistella viikoittaisen luonnoksen projektin asiakirjoista tiimin tehtävän avulla:
Valitse työstä vastaava tiimi ja varmista, että sen yhteydellä on pääsy projektin asiakirjoihin.
Lisää tehtävän ohjeisiin linkit asiakirjoihin ja kuvaile haluttu tulos. Esimerkiksi: ”Using these project documents, draft a weekly update with progress, blockers, and next steps. Include a source link for each update.”
Valitse Aikataulu, määritä ajastus ja luo tehtävä.
Valitse Suorita nyt ja avaa sitten Aiemmat suoritukset tarkistaaksesi luonnoksen ja sen lähdeviitteet.
Tarkenna tarvittaessa ohjeita tai asetuksia valitsemalla Muokkaa. Suorita sitten tehtävä uudelleen ja tarkista tulos.
Aloita Slackista tai Microsoft Teamsista
Jos organisaatiosi on ottanut @ChatGPT:n käyttöön, voit pyytää sitä määrittämään toistuvia tehtäviä. Määritä tehtävän omistava tiimi, tehtävä työ ja sen suoritusaika. Tarkista valittu tiimi ja tee mahdolliset pyydetyt yhteysmääritykset.
Esimerkiksi: ”Every weekday morning, prepare a customer-change digest from these approved sources for the account team.”
Slack-kanava tai Microsoft Teams -keskustelu toimii aloituspaikkana. Tarkista, mikä tiimi omistaa tehtävän ja mitä yhteyksiä se käyttää. Henkilökohtainen viestintäalustasi tili ei automaattisesti anna tiimille pääsyä sovelluksiin.
Suorita tehtävä ja tarkista tulokset
Avaa tehtävän tiedot.
Valitse Suorita nyt, niin tehtävä käynnistyy tallennettujen ohjeidensa mukaisesti.
Avaa Aiemmat suoritukset ja valitse suoritus tarkistaaksesi sen keskustelun ja tuloksen.
Sinä ja muut tiimin jäsenet, joilla on vastausoikeus, voitte esittää jatkokysymyksiä tai tarkentaa tulosta kyseisen suorituksen keskustelussa. Voit muuttaa tulevilla suorituskerroilla käytettäviä ohjeita tai asetuksia valitsemalla tehtävän kohdalta Muokkaa.
Suorituksen käyttöoikeus ei automaattisesti anna sinulle pääsyä siihen linkitettyihin lähdeasiakirjoihin tai yhdistetyissä sovelluksissa luotuihin tiedostoihin. Näihin resursseihin sovelletaan edelleen yhdistetyn sovelluksen jakamisoikeuksia.
Tarkista tuloksesta, onnistuiko pyydetty työ. Jos tehtävän oli tarkoitus päivittää tiedosto tai lähettää viesti, tarkista myös kyseinen kohde. Aikaperusteisen ajastuksen tila Valmis tarkoittaa, ettei tulevia suorituksia ole ajastettu. Se ei vahvista, että yksittäinen suoritus olisi tehnyt työn onnistuneesti.
Hallitse tulevia suorituksia
Käytä tehtävän hallinta-asetuksissa tilisi käytettävissä olevia toimintoja:
Muokkaa muuttaa tehtävän tallennettuja ohjeita tai asetuksia.
Keskeytä estää tulevat ajastetut ja tapahtumien käynnistämät suoritukset.
Jatka ottaa tulevat suoritukset jälleen käyttöön.
Poista poistaa tehtävän.
Tarkista jo käynnissä olevat suoritukset erikseen. Älä luota siihen, että tehtävän keskeyttäminen tai poistaminen pysäyttää käynnissä olevan suorituksen.
Tutustu käyttöön ja kulutukseen
Työtilan ylläpitäjät hallitsevat tiimin tehtäviin sovellettavia kulutuksen hallinta-asetuksia. Henkilökohtaisten ajastettujen tehtävien rajat eivät määritä yhteisen työn kulutusrajoja.
Jos tehtävä ilmoittaa käyttö- tai kulutusrajaan liittyvästä virheestä, tallenna ilmoitus ja pyydä työtilasi ylläpitäjää tarkistamaan asiaan liittyvät työtilan asetukset.
Tarkista tehtävän suoritushistoria ennen uutta yritystä, etenkin jos tehtävä lähettää viestejä tai muuttaa tiedostoja.
Tehtävän vianmääritys
Odotettu tulos puuttuu
Varmista, että olet oikeassa työtilassa ja tiimissä, ja avaa sitten tehtävän tiedot.
Avaa Aiemmat suoritukset ja etsi odotettu suoritus. Jos suoritus näkyy, avaa se ja tarkista tulos sekä mahdollinen virheilmoitus.
Tarkista tallennetusta aikataulusta tai tapahtuman ehdoista, milloin tehtävän pitäisi käynnistyä.
Jos suoritus ilmoittaa sovelluksen käyttöoikeusvirheestä, tarkista yhteys ja yhdistetyn tilin käyttöoikeudet.
Ennen kuin suoritat viestejä lähettävän tai tiedostoja muuttavan tehtävän uudelleen, tarkista, mitä edellisellä suorituskerralla jo tehtiin.
Jos ongelma jatkuu, ilmoita työtilasi ylläpitäjälle tai tukipalvelulle tiimin ja tehtävän nimet, odotettu suoritusaika ja aikavyöhyke, tarkka virheilmoitus sekä kokeilemasi toimet.
Valittu malli ei ole käytettävissä
Jos valittu malli ei enää ole tiimin käytettävissä, tehtävä siirtyy tauolle.
Avaa tehtävän muokkausasetukset.
Valitse Lisäasetukset-osion Malli-kohdasta käytettävissä oleva malli ja valitse Tallenna.
Valitse Jatka ja tarkista seuraava suoritus.
Sovellus ei pääse tietoihin tai pysty suorittamaan toimintoa
Tarkista tiimille määritetty yhteys ja selvitä, mitä palveluntarjoajan tiliä se käyttää.
Varmista, että palveluntarjoajan tilillä on pääsy tarvittaviin tietoihin tai oikeus suorittaa toiminto.
Tarkista tehtävään valitut lisäosat ja tallennetut ohjeet.
Henkilökohtaisessa keskustelussasi onnistuva pyyntö saattaa käyttää eri yhteyttä. Lisäosan jakaminen uudelleen ei itsessään jaa henkilökohtaista sovellusyhteyttäsi eikä myönnä käyttöoikeuksia yhdistetyssä sovelluksessa.
Toiminto tai tehtävä puuttuu
Varmista, että olet oikeassa työtilassa ja tiimissä, ja pyydä sitten työtilasi ylläpitäjää tarkistamaan asiaan liittyvät käyttöoikeudet. Oikeus luoda tiimi ei anna sinulle pääsyä kaikkiin tiimeihin tai suorituksiin.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on tiimillä ja ryhmällä?
Työtilan ryhmä auttaa ylläpitäjiä organisoimaan jäseniä, jakamaan resursseja ja hallitsemaan ominaisuuksien käyttöoikeuksia määritettyjen roolien avulla. Ryhmiä voi hallita manuaalisesti tai synkronoida organisaation tunnistetietojen tarjoajalta.
Tiimi kokoaa ihmiset yhteen ChatGPT:ssä jakamaan sivuja ja ChatGPT-tiloja sekä ylläpitämään toistuvia tehtäviä. Työtilan jäsenet voivat luoda tiimejä, jos heidän käyttöoikeutensa sallivat sen. Ylläpitäjä voi esimerkiksi antaa ryhmän avulla osastolle käyttöoikeuden ominaisuuteen, kun taas työtoverit voivat luoda tiimin projektin resurssien ja toistuvien tehtävien jakamista varten.
Tiimin jäsenyys ei ohita työtilan käyttöoikeuksia. Lue lisää ryhmien hallinnasta ChatGPT Enterprise- ja Edu-versioissa.
Suoritetaanko tehtäväni, jos ChatGPT on suljettu?
Kyllä. Tiimin tehtävät suoritetaan pilvessä, joten sinun ei tarvitse pitää ChatGPT:tä auki tai tietokonettasi hereillä ajastettua suoritusta varten. Tehtävä tarvitsee silti vaaditut yhteydet ja käyttöoikeudet.
Mitä ohjeita tehtävään kannattaa sisällyttää?
Sisällytä ohjeisiin käytettävät lähteet, tehtävä työ, odotettu tulos ja mahdolliset tarkistuskriteerit. Pidä olennaiset ohjeet tallennetussa tehtävässä, jotta tiimin jäsenet voivat tarkistaa sen ja ylläpitää sitä. Älä oleta, että ChatGPT käyttää jokaista aiempaa suoritusta taustatietona.
Miten muutan sitä, mitä tehtävä tekee tulevilla suorituskerroilla?
Muokkaa tehtävän tallennettuja ohjeita tai asetuksia ja tarkista sitten seuraava suoritus. Pidä yhteiset ohjeet tallennetuissa ohjeissa, jotta muut tiimin jäsenet voivat ymmärtää tehtävän toimintaa ja ylläpitää sitä.
Yritetäänkö epäonnistuneita suorituksia automaattisesti uudelleen?
Joidenkin tilapäisten suoritusvirheiden jälkeen yritetään automaattisesti uudelleen. Suorituksen aikana epäonnistuva sovellustoiminto ei välttämättä käynnistä automaattista uudelleenyritystä. Tarkista tulos ja mahdolliset virheet kohdasta Aiemmat suoritukset ennen uutta yritystä.