Vue d’ensemble
Les tâches d’équipe permettent aux membres de l’équipe de partager la responsabilité du travail récurrent dans ChatGPT. Les tâches s’exécutent dans le nuage selon un horaire ou un déclencheur pris en charge, à l’aide d’outils approuvés et de connexions de l’espace de travail. Les membres autorisés de l’équipe peuvent vérifier les résultats, mettre à jour les instructions et adapter les tâches à mesure que leur travail évolue.
Utilisez les tâches d’équipe pour le travail qui doit être effectué régulièrement et géré par plusieurs personnes. Par exemple, vous pourriez :
Préparer un sommaire quotidien des changements concernant les clients à partir de sources approuvées.
Publier un bilan hebdomadaire de projet dans un canal Slack approuvé, avec les progrès, les obstacles, les prochaines étapes et les liens vers les sources.
Préparer un ordre du jour et une note d’information pour une réunion à partir de documents sélectionnés et de mises à jour récentes.
Créer une synthèse de recherche récurrente à partir de sources sélectionnées.
La responsabilité partagée permet aux collègues de gérer une tâche en l’absence de son créateur. Les renseignements auxquels une tâche peut accéder et les actions qu’elle peut effectuer dépendent des connexions et des autorisations configurées.
Disponibilité
Les tâches d’équipe sont offertes dans les espaces de travail ChatGPT Business et ChatGPT Enterprise. Les autorisations de l’espace de travail déterminent les fonctionnalités et les actions que vous pouvez utiliser. Les administrateurs Enterprise peuvent utiliser des contrôles basés sur les rôles pour déterminer qui peut créer des équipes et qui peut créer ou mettre à jour des tâches d’équipe.
Avant de commencer
Utilisez l’espace de travail et l’équipe auxquels la tâche doit appartenir.
Confirmez que l’équipe peut utiliser les applications et le modèle requis.
Déterminez les sources que la tâche doit utiliser, le travail qu’elle doit effectuer et le résultat attendu.
Choisir une équipe
Ouvrez la liste Équipes dans l’espace de travail où vous voulez exécuter la tâche, puis sélectionnez une équipe dont vous faites partie. Pour la création d’équipes, la gestion des membres et la configuration des ressources partagées, consultez : Les équipes dans ChatGPT.
Les tâches d’équipe s’exécutent dans le nuage sous le compte de service de l’équipe, à l’aide des instructions enregistrées de la tâche et des connexions configurées pour l’équipe. Créer une tâche pour l’équipe n’en fait pas une tâche de votre compte personnel.
Comprendre les accès
Votre capacité à créer ou à gérer une tâche dépend de votre appartenance à l’équipe et de vos autorisations dans l’espace de travail. Une autorisation dans l’espace de travail ne vous ajoute pas à une équipe et ne vous donne pas accès à toutes les tâches. Adressez-vous à l’administrateur de votre espace de travail si vous n’avez pas accès à une action dont vous avez besoin.
Les membres de l’équipe peuvent consulter, exécuter, modifier, mettre en pause, reprendre ou supprimer des tâches selon les autorisations propres à chaque action. Seul le propriétaire de l’équipe peut supprimer l’équipe elle-même. Les actions que vous pouvez effectuer dans la conversation d’une exécution dépendent de votre accès à cette exécution. Pour savoir comment les autorisations de l’espace de travail et les rôles d’équipe se combinent, consultez : Les équipes dans ChatGPT.
Les administrateurs de l’espace de travail gèrent les connexions approuvées aux outils de l’entreprise et déterminent qui peut les utiliser. Vérifiez le compte connecté et ses accès avant d’utiliser une connexion pour les tâches de votre équipe.
Configurer les connexions de l’espace de travail et les instructions
Les administrateurs de l’espace de travail configurent ses connexions et contrôlent qui peut les utiliser. Le propriétaire de l’équipe choisit les connexions admissibles de l’espace de travail à activer pour l’équipe. Les tâches utilisent les autorisations des comptes connectés pour accéder aux renseignements et effectuer les actions permises.
Chaque connexion utilise un compte désigné. Les autorisations de ce compte déterminent les données et les actions accessibles. Les membres de l’équipe peuvent réutiliser les accès approuvés sans que chaque personne ait à connecter un compte personnel.
Avant de créer une tâche, demandez à l’administrateur de votre espace de travail de confirmer que les connexions requises sont accessibles à votre équipe. Par exemple, une tâche qui publie un bilan de projet dans Slack doit avoir accès à ses documents sources et l’autorisation de publier dans le canal sélectionné.
Préparer les connexions requises
Déterminez les applications dont votre tâche a besoin, les renseignements qu’elle doit utiliser et les actions qu’elle doit effectuer.
Demandez à l’administrateur de votre espace de travail de configurer les connexions approuvées et de les rendre accessibles à votre équipe.
Demandez au propriétaire de l’équipe de sélectionner les connexions de l’espace de travail dont votre tâche a besoin. Si vous êtes le propriétaire, sélectionnez les connexions auxquelles vous avez l’autorisation d’accéder.
Examinez les comptes connectés et confirmez qu’ils peuvent accéder aux sources et aux destinations requises.
Ajoutez les plugiciels dont la tâche a besoin, puis examinez les outils et les instructions qu’ils fournissent.
Si un plugiciel est désactivé ou qu’aucune connexion adéquate n’est disponible, renseignez-vous sur les accès auprès de l’administrateur de votre espace de travail.
L’ajout ou le partage d’un plugiciel est distinct de la connexion d’un compte. Un plugiciel fournit des outils, des compétences ou des instructions; la connexion configurée fournit les accès requis à l’application. Partager un plugiciel ne partage pas votre connexion personnelle à l’application.
Les membres de l’équipe n’ont pas chacun à connecter le même compte du fournisseur pour qu’une tâche utilise une connexion activée de l’espace de travail. Les autorisations de l’espace de travail et de la connexion continuent de s’appliquer.
Effectuez toute authentification requise dans les applications avant l’exécution de la tâche. Une exécution sans supervision ne peut pas effectuer une nouvelle authentification dans une application à votre place. Cela ne supprime aucune exigence d’approbation pour les actions dans les applications connectées.
Rédiger les instructions de la tâche
Incluez les sources, le format de sortie et les critères de révision dans les instructions enregistrées de la tâche. Ajoutez les consignes dont les membres de l’équipe ont besoin pour gérer le travail récurrent. Partager un Espace ChatGPT avec l’équipe n’intègre pas tout son contenu aux instructions de chaque exécution. Les tâches d’équipe n’héritent pas automatiquement des souvenirs personnels enregistrés, des instructions personnalisées ou de l’historique des conversations de leur créateur.
Créer une tâche d’équipe
Ouvrez l’équipe à laquelle la tâche doit appartenir.
Dans la section Planifiées de l’équipe, commencez une nouvelle tâche.
Confirmez l’Équipe à laquelle elle appartient, puis saisissez un Nom de la tâche.
Saisissez des instructions qui précisent les sources à utiliser, décrivent le travail à effectuer et expliquent le résultat attendu.
Choisissez un Déclencheur et configurez son horaire ou ses conditions d’événement.
Vérifiez les Plugiciels et les options sous Paramètres avancés, y compris le Modèle.
Sélectionnez Créer.
Choisissez un modèle que l’équipe peut utiliser. Un modèle disponible dans votre propre compte peut être indisponible pour le compte de service de l’équipe.
Choisir un horaire ou un événement
Utilisez Planification pour le travail récurrent ou Date et heure pour une exécution unique. Chaque tâche conserve son propre fuseau horaire. Vérifiez l’horaire et le fuseau horaire enregistrés avant de créer ou de mettre à jour la tâche.
Les tâches peuvent réagir aux activités prises en charge dans les applications connectées, comme un nouveau courriel Gmail ou un message Slack. Choisissez un déclencheur accessible à votre équipe et confirmez que la connexion et les autorisations requises sont en place.
Pour un déclencheur Slack, choisissez le canal à surveiller. Décrivez l’activité qui doit lancer la tâche et vérifiez ses conditions avant d’enregistrer.
Exemple : rédiger un bilan hebdomadaire de projet
Vous pouvez utiliser une tâche d’équipe pour préparer un brouillon hebdomadaire à partir des documents du projet :
Choisissez l’équipe responsable du travail et confirmez que sa connexion permet d’accéder aux documents du projet.
Dans les instructions de la tâche, ajoutez des liens vers les documents et décrivez le résultat attendu. Par exemple : « À partir de ces documents de projet, rédige un bilan hebdomadaire présentant les progrès, les obstacles et les prochaines étapes. Inclus un lien vers la source pour chaque point du bilan. »
Sélectionnez Planification, choisissez l’horaire et créez la tâche.
Sélectionnez Exécuter maintenant, puis ouvrez Exécutions précédentes pour examiner le brouillon et vérifier ses références aux sources.
Au besoin, sélectionnez Modifier pour affiner les instructions ou les paramètres, puis relancez la tâche et vérifiez le résultat.
Commencer à partir de Slack ou de Microsoft Teams
Là où votre organisation a activé @ChatGPT, vous pouvez lui demander de configurer du travail récurrent. Précisez l’équipe à laquelle la tâche doit appartenir, le travail à effectuer et le moment où elle doit s’exécuter. Vérifiez l’équipe sélectionnée et effectuez toute configuration de connexion demandée.
Par exemple : « Chaque matin de semaine, prépare un sommaire des changements concernant les clients à partir de ces sources approuvées pour l’équipe responsable des comptes. »
Le canal Slack ou la conversation Microsoft Teams est un point d’entrée. Vérifiez à quelle équipe la tâche appartient et quelles connexions elle utilise; votre compte personnel sur la plateforme de clavardage ne fournit pas automatiquement à l’équipe l’accès aux applications.
Exécuter une tâche et vérifier les résultats
Ouvrez les détails de la tâche.
Sélectionnez Exécuter maintenant pour lancer une exécution à partir de ses instructions enregistrées.
Ouvrez Exécutions précédentes et sélectionnez une exécution pour examiner sa conversation et son résultat.
Vous et les autres membres de l’équipe autorisés à répondre pouvez poser des questions de suivi ou affiner le résultat dans la conversation de cette exécution. Pour changer les instructions ou les paramètres utilisés lors des prochaines exécutions, sélectionnez Modifier sur la tâche.
L’accès à une exécution ne vous donne pas automatiquement accès aux documents sources liés ni aux fichiers créés dans les applications connectées. Ces ressources restent soumises aux autorisations de partage de l’application connectée.
Examinez le résultat pour vérifier si le travail demandé a été effectué avec succès. Si la tâche devait mettre à jour un fichier ou envoyer un message, vérifiez aussi cette destination. Un horaire dont l’état est Terminé n’a plus d’exécutions planifiées; cela ne confirme pas qu’une exécution donnée a effectué le travail avec succès.
Gérer les prochaines exécutions
Dans les commandes de gestion de la tâche, utilisez les actions accessibles à votre compte :
Modifier pour changer les instructions ou les paramètres enregistrés de la tâche.
Mettre en pause pour suspendre les prochaines exécutions planifiées et déclenchées par des événements.
Reprendre pour réactiver les prochaines exécutions.
Supprimer pour supprimer la tâche.
Vérifiez séparément toute exécution déjà en cours. Ne comptez pas sur la mise en pause ou la suppression d’une tâche pour interrompre une exécution active.
Comprendre l’utilisation et les dépenses
Les administrateurs de l’espace de travail gèrent les contrôles de dépenses applicables aux tâches d’équipe. Les limites des tâches planifiées personnelles ne déterminent pas les limites de dépenses du travail partagé.
Si une tâche signale une erreur liée à une limite d’utilisation ou de dépenses, notez le message et demandez à l’administrateur de votre espace de travail de vérifier les paramètres applicables de l’espace de travail.
Vérifiez l’historique d’exécution de la tâche avant de réessayer, surtout si elle envoie des messages ou modifie des fichiers.
Résoudre les problèmes d’une tâche
Un résultat attendu est manquant
Confirmez que vous êtes dans le bon espace de travail et la bonne équipe, puis ouvrez les détails de la tâche.
Ouvrez Exécutions précédentes et recherchez l’exécution attendue. Si elle apparaît, ouvrez-la et vérifiez le résultat ainsi que tout message d’erreur.
Examinez l’horaire ou les conditions d’événement enregistrés pour vérifier quand la tâche doit s’exécuter.
Si l’exécution signale une erreur d’accès à une application, vérifiez la connexion et les autorisations du compte connecté.
Avant de relancer une tâche qui envoie des messages ou modifie des fichiers, vérifiez ce que l’exécution précédente a déjà fait.
Si le problème persiste, communiquez à l’administrateur de votre espace de travail ou à l’assistance les noms de l’équipe et de la tâche, l’heure d’exécution attendue et le fuseau horaire, le message d’erreur exact et les étapes que vous avez essayées.
Le modèle sélectionné est indisponible
Si le modèle sélectionné devient indisponible pour l’équipe, la tâche est mise en pause.
Ouvrez les commandes de modification de la tâche.
Dans Paramètres avancés, choisissez un Modèle disponible et sélectionnez Enregistrer.
Sélectionnez Reprendre et vérifiez la prochaine exécution.
Une application ne peut pas accéder à des renseignements ou effectuer une action
Vérifiez la connexion configurée pour l’équipe et déterminez le compte du fournisseur qui y est associé.
Confirmez que le compte du fournisseur peut accéder aux renseignements requis ou effectuer l’action.
Examinez les plugiciels sélectionnés et les instructions enregistrées de la tâche.
Une demande qui réussit dans votre conversation personnelle peut utiliser une autre connexion. Partager de nouveau le plugiciel ne suffit pas à partager votre connexion personnelle à l’application ni à accorder des autorisations dans l’application connectée.
Une action ou une tâche est manquante
Confirmez que vous êtes dans le bon espace de travail et la bonne équipe, puis demandez à l’administrateur de votre espace de travail de vérifier les autorisations pertinentes. L’autorisation de créer une équipe ne vous donne pas accès à toutes les équipes ni à toutes les exécutions.
FAQ
Quelle est la différence entre une équipe et un groupe?
Un groupe d’espace de travail aide les administrateurs à organiser les membres, à partager des ressources et à gérer l’accès aux fonctionnalités au moyen de rôles attribués. Les groupes peuvent être gérés manuellement ou synchronisés à partir du fournisseur d’identité de votre organisation.
Une équipe réunit des personnes dans ChatGPT pour partager des pages et des Espaces ChatGPT et gérer des tâches récurrentes. Les membres de l’espace de travail peuvent créer des équipes lorsque leurs autorisations le permettent. Par exemple, un administrateur peut utiliser un groupe pour donner à un service l’accès à une fonctionnalité, tandis que des collègues créent une équipe pour partager des ressources de projet et du travail récurrent.
L’appartenance à une équipe ne prévaut pas sur les autorisations de l’espace de travail. Apprenez-en davantage sur la gestion des groupes dans ChatGPT Enterprise et Edu.
Ma tâche s’exécutera-t-elle si ChatGPT est fermé?
Oui. Les tâches d’équipe s’exécutent dans le nuage. Vous n’avez donc pas besoin de garder ChatGPT ouvert ni d’empêcher votre ordinateur de se mettre en veille pour une exécution planifiée. La tâche a toujours besoin des connexions et des autorisations requises.
Quelles instructions dois-je inclure dans une tâche?
Incluez les sources à utiliser, le travail à effectuer, le résultat attendu et les critères de révision. Conservez les consignes essentielles dans la tâche enregistrée pour que les membres de l’équipe puissent la réviser et la tenir à jour. Ne présumez pas que ChatGPT utilisera toutes les exécutions précédentes comme contexte.
Comment modifier ce qu’une tâche fait lors des prochaines exécutions?
Modifiez les instructions ou les paramètres enregistrés de la tâche, puis vérifiez la prochaine exécution. Conservez les consignes communes dans ces instructions enregistrées pour que les autres membres de l’équipe puissent comprendre et tenir à jour la tâche.
Les exécutions qui échouent sont-elles relancées automatiquement?
Certaines erreurs d’exécution temporaires donnent lieu à une nouvelle tentative automatique. L’échec d’une action d’application au cours d’une exécution ne déclenche pas nécessairement une nouvelle tentative automatique. Examinez le résultat et les erreurs dans Exécutions précédentes avant de réessayer.