סקירה כללית
משימות צוות מאפשרות לחברי הצוות לחלוק באחריות לעבודה חוזרת ב-ChatGPT. משימות פועלות בענן לפי תזמון או טריגר נתמך, באמצעות כלים מאושרים וחיבורי workspace. חברי צוות בעלי הרשאה יכולים לבדוק תוצאות, לעדכן הוראות ולתחזק משימות בהתאם לשינויים בעבודה.
השתמשו במשימות צוות לעבודה שצריכה להתבצע באופן קבוע ולהיות מנוהלת בידי כמה אנשים. לדוגמה, תוכלו:
להכין סיכום יומי של שינויים אצל לקוחות ממקורות מאושרים.
לפרסם עדכון שבועי על פרויקט בערוץ Slack מאושר, עם התקדמות, חסמים, צעדים להמשך וקישורים למקורות.
להכין סדר יום לפגישה ותדריך על סמך מסמכים נבחרים ועדכונים אחרונים.
ליצור תקציר מחקר תקופתי ממקורות נבחרים.
בעלות משותפת מאפשרת לעמיתים לתחזק משימה כשמי שיצר אותה נעדר. המידע שמשימה יכולה לגשת אליו והפעולות שהיא יכולה לבצע תלויים בחיבורים ובהרשאות שהוגדרו.
זמינות
משימות צוות זמינות ב-workspace של ChatGPT Business ושל ChatGPT Enterprise. הרשאות ה-workspace קובעות באילו תכונות ופעולות תוכלו להשתמש. מנהלי Enterprise יכולים להשתמש בבקרות מבוססות תפקיד כדי לקבוע מי יכול ליצור צוותים ומי יכול ליצור או לעדכן משימות צוות.
לפני שמתחילים
השתמשו ב-workspace ובצוות שאליהם המשימה אמורה להשתייך.
ודאו שהצוות יכול להשתמש באפליקציות ובמודל הנדרשים.
הגדירו באילו מקורות המשימה תשתמש, מה עליה לבצע ומה התוצאה המצופה.
בחירת צוות
פתחו את רשימת הצוותים ב-workspace שבו תרצו שהמשימה תפעל, ואז בחרו צוות שאתם חברים בו. למידע על יצירת צוותים, חברות בצוות והגדרת משאבים משותפים, ראו: צוותים ב-ChatGPT.
משימות צוות פועלות בענן תחת חשבון השירות של הצוות, באמצעות ההוראות השמורות של המשימה והחיבורים שהוגדרו לצוות. יצירת משימה לצוות לא הופכת אותה למשימה בחשבון האישי שלכם.
הבנת הרשאות הגישה
היכולת שלכם ליצור או לנהל משימה תלויה בחברות שלכם בצוות ובהרשאות ה-workspace שלכם. הרשאה ב-workspace לא מצרפת אתכם לצוות ולא מעניקה גישה לכל משימה. אם אין לכם גישה לפעולה שאתם צריכים, פנו למנהל ה-workspace.
חברי צוות יכולים לצפות במשימות, להריץ, לערוך, להשהות, לחדש או למחוק אותן בהתאם להרשאות לכל פעולה. רק בעלי הצוות יכולים למחוק את הצוות עצמו. הפעולות שתוכלו לבצע בשיחה של הרצה תלויות בהרשאות הגישה שלכם לאותה הרצה. להסבר על השילוב בין הרשאות ה-workspace לתפקידים בצוות, ראו: צוותים ב-ChatGPT.
מנהלי ה-workspace מנהלים חיבורים מאושרים לכלים של החברה וקובעים מי יכול להשתמש בהם. בדקו את החשבון המחובר ואת הרשאות הגישה שלו לפני השימוש בחיבור למשימות הצוות.
הגדרת חיבורי workspace והוראות
מנהלי ה-workspace מגדירים חיבורי workspace וקובעים מי יכול להשתמש בהם. בעלי הצוות בוחרים אילו מחיבורי ה-workspace המורשים יופעלו עבור הצוות. משימות משתמשות בהרשאות של החשבונות המחוברים כדי לגשת למידע ולבצע פעולות מותרות.
כל חיבור משתמש בחשבון שהוגדר עבורו. ההרשאות של אותו חשבון קובעות אילו נתונים ופעולות זמינים. חברי הצוות יכולים להשתמש בגישה שכבר אושרה, בלי שכל אחד יצטרך לחבר חשבון אישי.
לפני יצירת משימה, בקשו ממנהל ה-workspace לוודא שהחיבורים הנדרשים זמינים לצוות שלכם. לדוגמה, משימה שמפרסמת עדכון על פרויקט ב-Slack צריכה גישה למסמכי המקור שלה והרשאה לפרסם בערוץ שנבחר.
הכנת החיבורים הנדרשים
זהו אילו אפליקציות נדרשות למשימה, באיזה מידע היא תשתמש ואילו פעולות היא תבצע.
בקשו ממנהל ה-workspace להגדיר את החיבורים המאושרים ולהפוך אותם לזמינים לצוות שלכם.
בקשו מבעלי הצוות לבחור את חיבורי ה-workspace הנדרשים למשימה. אם אתם בעלי הצוות, בחרו חיבורים שיש לכם הרשאת גישה אליהם.
בדקו את החשבונות המחוברים וודאו שיש להם גישה למקורות וליעדים הנדרשים.
הוסיפו את התוספים הנדרשים למשימה, ואז בדקו את הכלים וההוראות שהם מספקים.
אם תוסף מושבת או שאין חיבור מתאים זמין, פנו למנהל ה-workspace בנושא הגישה.
הוספה או שיתוף של תוסף הם פעולה נפרדת מחיבור חשבון. תוסף מספק כלים, מיומנויות או הוראות; החיבור שהוגדר מספק את הגישה הנדרשת לאפליקציה. שיתוף תוסף לא משתף את החיבור האישי שלכם לאפליקציה.
אין צורך שכל חבר צוות יחבר את אותו חשבון ספק שירות כדי שמשימה תשתמש בחיבור פעיל של ה-workspace. הרשאות ה-workspace והחיבור עדיין חלות.
השלימו כל כניסה נדרשת לאפליקציה לפני שהמשימה פועלת. הרצה ללא התערבות משתמש לא יכולה להשלים עבורכם כניסה חדשה לאפליקציה. הדבר לא מבטל דרישות אישור לפעולות באפליקציות מחוברות.
כתיבת הוראות למשימה
כללו בהוראות השמורות של המשימה את המקורות, פורמט הפלט והקריטריונים לבדיקה. הוסיפו את כל ההנחיות שחברי הצוות צריכים כדי לתחזק את המשימה החוזרת. שיתוף ChatGPT Space עם הצוות לא הופך את כל התוכן שבו לחלק מההוראות של כל הרצה. משימות צוות לא מקבלות אוטומטית את הזיכרונות האישיים השמורים, ההוראות המותאמות אישית או היסטוריית הצ'אטים של מי שיצר אותן.
יצירת משימת צוות
פתחו את הצוות שאליו המשימה אמורה להשתייך.
במקטע מתוזמנות של הצוות, התחילו משימה חדשה.
ודאו שנבחר הצוות שאליו המשימה שייכת, ואז הזינו שם משימה.
הזינו הוראות שמציינות באילו מקורות להשתמש, מתארות את העבודה לביצוע ומסבירות מה התוצאה המצופה.
בחרו טריגר והגדירו את התזמון או את תנאי האירוע שלו.
בדקו את התוספים ואת ההגדרות תחת מתקדם, כולל מודל.
בחרו יצירה.
בחרו מודל שהצוות יכול להשתמש בו. ייתכן שמודל שזמין בחשבון האישי שלכם לא יהיה זמין לחשבון השירות של הצוות.
בחירת תזמון או אירוע
השתמשו ב-תזמון לעבודה חוזרת או ב-תאריך ושעה להרצה חד-פעמית. לכל משימה נשמר אזור זמן משלה. בדקו את התזמון ואזור הזמן השמורים לפני יצירת המשימה או עדכונה.
משימות יכולות להגיב לפעילות נתמכת באפליקציות מחוברות, כמו אימייל חדש ב-Gmail או הודעה חדשה ב-Slack. בחרו טריגר שזמין לצוות שלכם וודאו שהחיבור וההרשאות הנדרשים מוגדרים.
לטריגר של Slack, בחרו את הערוץ למעקב. תארו את הפעילות שאמורה להפעיל את המשימה ובדקו את התנאים שלה לפני השמירה.
דוגמה: ניסוח עדכון שבועי על פרויקט
אפשר להשתמש במשימת צוות כדי להכין טיוטה שבועית על סמך מסמכי הפרויקט:
בחרו את הצוות שאחראי לעבודה וודאו שהחיבור שלו מאפשר גישה למסמכי הפרויקט.
בהוראות המשימה, הוסיפו קישורים למסמכים ותארו את הפלט. לדוגמה: "Using these project documents, draft a weekly update with progress, blockers, and next steps. Include a source link for each update."
בחרו תזמון, הגדירו את המועד וצרו את המשימה.
בחרו הרצה עכשיו, ואז פתחו את הרצות קודמות כדי לעיין בטיוטה ולבדוק את ההפניות למקורות.
במידת הצורך, בחרו עריכה כדי לדייק את ההוראות או ההגדרות, ואז הריצו שוב ובדקו את התוצאה.
התחלה מתוך Slack או Microsoft Teams
במקומות שבהם הארגון שלכם הפעיל את @ChatGPT, תוכלו לבקש ממנו להגדיר עבודה חוזרת. ציינו לאיזה צוות המשימה אמורה להשתייך, מה עליה לבצע ומתי עליה לפעול. בדקו את הצוות שנבחר והשלימו כל הגדרת חיבור שתתבקשו לבצע.
לדוגמה: "Every weekday morning, prepare a customer-change digest from these approved sources for the account team."
ערוץ ה-Slack או השיחה ב-Microsoft Teams הם נקודת כניסה. בדקו לאיזה צוות המשימה שייכת ובאילו חיבורים היא משתמשת; החשבון האישי שלכם בפלטפורמת הצ'אט לא מעניק לצוות גישה אוטומטית לאפליקציות.
הרצת משימה ובדיקת התוצאות
פתחו את פרטי המשימה.
בחרו הרצה עכשיו כדי להתחיל הרצה לפי ההוראות השמורות שלה.
פתחו את הרצות קודמות ובחרו הרצה כדי לבדוק את השיחה והתוצאה שלה.
אתם וחברי צוות אחרים בעלי הרשאה להשיב יכולים לשאול שאלות המשך או לדייק את התוצאה בשיחה של אותה הרצה. כדי לשנות את ההוראות או ההגדרות שישמשו בהרצות הבאות, בחרו עריכה במשימה.
גישה להרצה לא מעניקה לכם אוטומטית גישה למסמכי המקור המקושרים אליה או לקבצים שנוצרו באפליקציות מחוברות. הרשאות השיתוף של האפליקציה המחוברת עדיין חלות על המשאבים האלה.
בדקו את התוצאה כדי לוודא שהעבודה המבוקשת בוצעה בהצלחה. אם המשימה נועדה לעדכן קובץ או לשלוח הודעה, בדקו גם את הקובץ או את יעד ההודעה. תזמון מבוסס זמן שמסומן כ-הושלם מציין שלא מתוכננות בו הרצות נוספות; הוא לא מאשר שהרצה מסוימת השלימה את העבודה בהצלחה.
ניהול הרצות עתידיות
באפשרויות הניהול של המשימה, השתמשו בפעולות הזמינות לחשבון שלכם:
עריכה לשינוי ההוראות או ההגדרות השמורות של המשימה.
השהיה להשהיית הרצות עתידיות, מתוזמנות ומופעלות בעקבות אירוע.
חידוש להפעלה מחדש של הרצות עתידיות.
מחיקה להסרת המשימה.
בדקו בנפרד כל הרצה שכבר מתבצעת. אל תסתמכו על השהיה או מחיקה של משימה כדי לעצור הרצה פעילה.
הבנת השימוש וההוצאות
מנהלי ה-workspace מנהלים את בקרות ההוצאות החלות על משימות צוות. המגבלות על משימות מתוזמנות אישיות לא קובעות את מגבלות ההוצאות של עבודה משותפת.
אם המשימה מדווחת על שגיאה הקשורה למגבלת שימוש או הוצאות, תעדו את ההודעה ובקשו ממנהל ה-workspace לבדוק את הגדרות ה-workspace הרלוונטיות.
בדקו את היסטוריית ההרצות של המשימה לפני שתנסו שוב, במיוחד אם המשימה שולחת הודעות או משנה קבצים.
פתרון בעיות במשימה
תוצאה צפויה חסרה
ודאו שאתם ב-workspace ובצוות הנכונים, ואז פתחו את פרטי המשימה.
פתחו את הרצות קודמות וחפשו את ההרצה הצפויה. אם היא מופיעה, פתחו אותה ובדקו את התוצאה ואת הודעות השגיאה, אם יש כאלה.
עיינו בתזמון או בתנאי האירוע שנשמרו כדי לבדוק מתי המשימה אמורה לפעול.
אם בהרצה מדווחת שגיאת גישה לאפליקציה, בדקו את החיבור ואת ההרשאות של החשבון המחובר.
לפני שמריצים שוב משימה ששולחת הודעות או משנה קבצים, בדקו מה כבר בוצע בהרצה הקודמת.
אם הבעיה נמשכת, מסרו למנהל ה-workspace או לתמיכה את שמות הצוות והמשימה, מועד ההרצה הצפוי ואזור הזמן, הודעת השגיאה המדויקת והצעדים שכבר ניסיתם.
המודל שנבחר אינו זמין
אם המודל שנבחר מפסיק להיות זמין לצוות, המשימה מושהית.
פתחו את אפשרויות העריכה של המשימה.
תחת מתקדם, בחרו מודל זמין ובחרו שמירה.
בחרו חידוש ובדקו את ההרצה הבאה.
אפליקציה לא מצליחה לגשת למידע או לבצע פעולה
בדקו את החיבור שהוגדר לצוות וזהו את חשבון ספק השירות שבו הוא משתמש.
ודאו שהחשבון אצל ספק השירות יכול לגשת למידע הנדרש או לבצע את הפעולה.
בדקו את התוספים שנבחרו למשימה ואת ההוראות השמורות שלה.
ייתכן שבקשה שמצליחה בצ'אט האישי שלכם משתמשת בחיבור אחר. שיתוף חוזר של התוסף לא משתף כשלעצמו את החיבור האישי שלכם לאפליקציה ולא מעניק הרשאות באפליקציה המחוברת.
פעולה או משימה חסרה
ודאו שאתם ב-workspace ובצוות הנכונים, ואז בקשו ממנהל ה-workspace לבדוק את ההרשאות הרלוונטיות. הרשאה ליצור צוות לא מעניקה לכם גישה לכל צוות או הרצה.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין צוות לקבוצה?
קבוצה ב-workspace עוזרת למנהלים לארגן חברים, לשתף משאבים ולנהל גישה לתכונות באמצעות הקצאת תפקידים. אפשר לנהל קבוצות ידנית או לסנכרן אותן מספק הזהויות של הארגון.
צוות מפגיש אנשים ב-ChatGPT כדי לשתף דפים ומרחבי ChatGPT Space ולתחזק משימות חוזרות. חברי ה-workspace יכולים ליצור צוותים אם ההרשאות שלהם מאפשרות זאת. לדוגמה, מנהל יכול להשתמש בקבוצה כדי לתת למחלקה גישה לתכונה, בעוד עמיתים יוצרים צוות לשיתוף משאבי פרויקט ועבודה חוזרת.
חברות בצוות לא גוברת על הרשאות ה-workspace. למידע נוסף על ניהול קבוצות ב-ChatGPT Enterprise וב-Edu.
האם המשימה שלי תפעל גם כש-ChatGPT סגור?
כן. משימות צוות פועלות בענן, כך שאין צורך להשאיר את ChatGPT פתוח או למנוע מהמחשב לעבור למצב שינה לצורך הרצה מתוזמנת. המשימה עדיין זקוקה לחיבורים ולהרשאות הנדרשים.
אילו הוראות כדאי לכלול במשימה?
כללו את המקורות לשימוש, העבודה לביצוע, הפלט המצופה וכל קריטריון לבדיקה. כללו את ההנחיות החיוניות במשימה השמורה כדי שחברי הצוות יוכלו לבדוק ולתחזק אותה. אל תניחו ש-ChatGPT ישתמש בכל הרצה קודמת כהקשר.
איך משנים את מה שהמשימה תבצע בהרצות הבאות?
ערכו את ההוראות או ההגדרות השמורות של המשימה, ואז בדקו את ההרצה הבאה. כללו בהוראות השמורות הנחיות משותפות, כדי שגם חברי צוות אחרים יוכלו להבין את המשימה ולתחזק אותה.
האם הרצות שנכשלו מתבצעות שוב אוטומטית?
בחלק מהמקרים של שגיאות ביצוע זמניות, מתבצע ניסיון חוזר אוטומטי. כישלון של פעולה באפליקציה במהלך הרצה לא בהכרח מפעיל ניסיון חוזר אוטומטי. בדקו את התוצאה ואת השגיאות ב-הרצות קודמות לפני שתנסו שוב.