En ansatt bruker kanskje allerede ChatGPT med den samme e-postadressen som bedriften skal invitere. Før dere sender invitasjoner, må dere forklare om det å bli med i arbeidsområdet kan påvirke personens chatter, GPT-er eller abonnement.

Kontroller eksisterende kontoer før dere sender invitasjoner

Spør om ansatte allerede bruker en personlig ChatGPT-konto eller en Plus- eller Pro-konto med jobb-e-postadressen sin. Bekreft den nøyaktige e-postadressen som skal motta invitasjonen, og hvilket arbeidsområde i bedriften den gjelder.

Ansatte må godta invitasjonen og logge på med den samme e-postadressen. Hvis de oppretter en ny konto eller bruker en annen adresse, kan det se ut som om det forventede arbeidsområdet eller den eksisterende historikken mangler.

Hvis en invitasjon mangler, kan dere be en eier av arbeidsområdet om å kontrollere ventende invitasjoner og velge Send invitasjonen på nytt, der dette er tilgjengelig. SCIM-administrerte invitasjoner kan ikke sendes på nytt direkte. Be IT-teamet bekrefte uventede invitasjoner før du logger på.

Én OpenAI-konto kan ha separate personlige arbeidsområder og bedriftsarbeidsområder. Å bli med i bedriftens arbeidsområde og å overføre et personlig arbeidsområde er to forskjellige handlinger.

Forstå hva de ansatte vil se

Invitasjonen, abonnementet for arbeidsområdet og påloggingskravene avgjør om en ansatt beholder et separat personlig arbeidsområde eller får mulighet til å overføre det.

Gå gjennom overføring av personlige kontoer før dere fortsetter

Når en Enterprise- eller Edu-invitasjon bruker et bekreftet bedriftsdomene, kan en ansatt med en eksisterende personlig konto under samme e-postadresse måtte overføre kontoen før vedkommende blir med. Avhengig av hvilke alternativer som er tilgjengelige, kan den ansatte overføre kvalifiserte chatter og GPT-er til bedriftens arbeidsområde eller eksportere og slette personlige data. En invitasjon som bruker et ubekreftet eller eksternt domene, utløser vanligvis ikke overføring.

Hvis e-postadressen for en personlig konto endres, blir ikke den tidligere jobb-e-postadressen nødvendigvis tilgjengelig for en ny konto eller SCIM-klargjøring. Tidligere bruk av SSO kan også fortsette å påvirke tilgangen etter at et bekreftet domene er fjernet. Kontakt OpenAI-brukerstøtten før dere gjør endringer. Ikke fjern et bekreftet domene eller opprett en ny konto som en omgåelse.

Der automatisk kontooppretting er tilgjengelig for Enterprise eller Edu, kan pålogging med en bekreftet jobb-e-postadresse utløse den samme overføringsprosessen. Gå gjennom berørte kontoer før dere aktiverer funksjonen.

Automatisk kontooppretting reaktiverer ikke et fjernet eller deaktivert medlemskap i et arbeidsområde. Hvis du ser «Fant ingen kvalifisert ChatGPT-konto», kan du be en eier eller administrator av arbeidsområdet om å bekrefte tilgangen din og invitere deg på nytt.

En bruker som er lagt til i arbeidsområdet, kan oppta en lisensplass selv om tilgangen via identitetsleverandøren hindrer pålogging. Hvis det samme bekreftede domenet er knyttet til flere arbeidsområder, kan automatisk kontooppretting føre til at personen blir invitert til mer enn ett arbeidsområde. Kontroller domenetilknytninger og aktiverte innstillinger før utrullingen.

• Chatter og dataresidens: Krav til dataresidens kan hindre at personlige chatter overføres til bedriftens arbeidsområde. Hvis overføring ikke er tilgjengelig, må viktige data eksporteres før overføringen starter. Bekreft også at den nedlastede filen kan åpnes. Hvis eksporten mislykkes, må dere stoppe og kontakte OpenAI-brukerstøtten.

• GPT-er: Tidligere delte eller publiserte personlige GPT-er som flyttes til bedriftens arbeidsområde, kan bli synlige der. En eier av arbeidsområdet kan kontrollere og oppdatere synligheten deres. GPT-er som var private før overføringen, forblir private.

• Abonnementer: Et kvalifisert Plus- eller Pro-abonnement som faktureres via nettet, kan bli avsluttet og refundert gjennom overføringsprosessen som vises. Et abonnement kjøpt gjennom Apple eller Google må kanskje avsluttes separat.

• Kontohistorikk: Bekreft hvilken konto og hvilke chatter og GPT-er som berøres, før dere godtar en melding om overføring.

En fullført overføring fra en personlig konto til Enterprise kan ikke reverseres. Kontroller den nøyaktige kontoen, de tilgjengelige valgene og abonnementsopplysningene før dere fortsetter.

Etter overføringen er chatter og GPT-er underlagt bedriftens retningslinjer for tilgang og oppbevaring i arbeidsområdet. Hvis en ansatt slutter eller mister tilgang til arbeidsområdet, kan vedkommende også miste tilgangen til dette innholdet.

Administratorer for ChatGPT Business kan ikke kreve at noen slår sammen eller sletter et personlig arbeidsområde. Hvis et Business-arbeidsområde oppgraderes til Enterprise, blir ikke selve Business-arbeidsområdet slått sammen. En ansatt kan fortsatt få en separat melding om overføring av det personlige arbeidsområdet.

Fortell de ansatte hva de kan forvente

Før utrullingen må dere fortelle de ansatte:

• Hvilken e-postadresse som mottar invitasjonen.

• Hvilket arbeidsområde i bedriften de skal velge.

• Hvilken påloggingsmetode de skal bruke hvis arbeidsområdet krever SSO.

• Om det kan vises en melding om overføring av den personlige kontoen.

• Hvem de skal kontakte før de tar avgjørelser om chatter, GPT-er eller abonnementer.

Ikke gå ut fra at alle invitasjonsmeldinger, leveringstidspunkter eller meldinger om overføring kan tilpasses.

Test utrullingen med en liten gruppe

Inviter en liten gruppe som omfatter ansatte med eksisterende personlige kontoer eller Plus- eller Pro-kontoer, når det er relevant. Kontroller invitasjonen, kontoens e-postadresse, bedriftens arbeidsområde, påloggingsmetoden, overføringsvalgene, begrensninger for dataresidens og abonnementsveiledningen før dere inviterer alle.

For pålogging i bedriften, se: Konfigurere enkel pålogging (SSO) for OpenAI-produkter.

For pålogging til et ChatGPT Business-arbeidsområde, se: Konfigurere enkel pålogging for ChatGPT Business.

Hvis dere planlegger å synkronisere brukere fra identitetsleverandøren, kan dere se: SCIM-klargjøring og -administrasjon.

Hvis et arbeidsområde eller kontohistorikken ser ut til å mangle, kan dere se: Feilsøking av SSO, tilgang til arbeidsområder og domenebekreftelse.