Overzicht
Gebruikers van ChatGPT Pro en eigenaren en beheerders van Enterprise- en Business-werkruimten kunnen de Google Drive-app met synchronisatie configureren via hun instellingen voor ChatGPT-beheerapps. Zo kunnen leden van de werkruimte ChatGPT gebruiken met actuele informatie uit hun interne bronnen. Verbindingen kunnen op elk moment worden gemaakt, verwijderd of gewijzigd.
Hieronder vind je per gebruikerstype de stappen om de Google Drive-app met synchronisatie aan een ChatGPT-account te koppelen.
Opmerking: Acties voor Google Docs, Sheets en Slides zijn nu beschikbaar als Google Drive-acties. Hiermee worden alle acties samengebracht in de Google Drive-app, zodat u Google-apps eenvoudiger kunt gebruiken. Afzonderlijke apps voor Google Docs, Sheets en Slides zijn niet meer beschikbaar in de appcatalogus van ChatGPT. Gebruikers moeten verbinding maken met de Google Drive-app om toegang te krijgen tot Docs, Sheets en Slides.
Voor ChatGPT Enterprise/Edu staan deze nieuwe, gebundelde Google Drive-acties standaard uit totdat een werkruimtebeheerder ze inschakelt. Voor ChatGPT Business staan ze standaard aan. Na inschakeling moeten Google Workspace-beheerders mogelijk opnieuw toestemming geven voor de bijgewerkte Google Drive-bereiken voordat gebruikers deze acties kunnen gebruiken of nieuwe gebruikers verbinding kunnen maken. Als uw gebruikers melden dat ze geen verbinding kunnen maken met Google Drive, controleer dan de bereikmachtigingen voor Google Drive, Docs, Sheets en Slides in Google Workspace. Controleer ook of de bereiken voor alle acties in de app zijn goedgekeurd, of schakel acties uit waarvoor u geen toestemming wilt geven.
Deze wijziging heeft geen gevolgen voor de synchronisatiefunctie.
Pro
Begin door je profielpictogram te selecteren -> Instellingen -> Apps. Open de ChatGPT-appdirectory, zoek Google Drive en klik op Verbinden.
Selecteer de optie Synchroniseren.
Je wordt doorgestuurd om in te loggen bij Google Drive en ChatGPT toestemming te geven al je Google Drive-bestanden te bekijken en te downloaden.
Daarna worden bestanden naar je ChatGPT-account gesynchroniseerd. Het kan even duren voordat de synchronisatie volledig is voltooid.
Business en Enterprise
ChatGPT-werkruimtebeheerders kunnen apps met synchronisatie op een van de volgende manieren configureren:
| Selfservice | Ideaal voor flexibele implementaties waarbij beheerders willen dat gebruikers snel hun eigen Google-accounts kunnen verbinden zonder serviceaccounts te beheren. Configuratie: Beheerder schakelt de app in. Beheerders kunnen ervoor kiezen dit voor alle gebruikers in te schakelen door Implementeren voor mijn team te selecteren, of specifieke gebruikers toestaan. Individuele gebruikers verbinden vervolgens hun Google-accounts via OAuth (inloggen met Google). |
| Door beheerder beheerd (Implementeren voor mijn team) | Ideaal als beheerders de voorkeur geven aan gecentraliseerde authenticatie via serviceaccounts. Configuratie: Beheerder stelt een serviceaccount in, zodat individuele gebruikers zich niet afzonderlijk hoeven te authenticeren. Google Workspace-beheerders moeten een Google-serviceaccount en een beheerdersaccount maken die zijn geconfigureerd met alleen-lezen toegang tot Google Drive. ChatGPT synchroniseert vervolgens automatisch bestanden en bestaande machtigingen voor alle ingeschakelde gebruikers. Nadat de beheerdersconfiguratie is voltooid, werkt dit automatisch voor eindgebruikers (geen actie vereist). |
Bij gebruik van Implementeren voor je team hebben ChatGPT-werkruimtebeheerders drie opties voor het beheren van gedeelde drives:
Alle gedeelde drives opnemen: standaardselectie zonder uitsluitingen.
De meeste gedeelde drives opnemen (specifieke uitsluiten): neem standaard op en geef ID's op van drives die moeten worden uitgesloten.
De meeste gedeelde drives uitsluiten (specifieke opnemen): sluit standaard uit en geef ID's op van drives die moeten worden opgenomen.
Begin door Werkruimte-instellingen -> Apps -> Ingeschakeld -> Synchronisatie inschakelen te selecteren
Houd er rekening mee dat voor Enterprise-/Edu-werkruimten de Google Drive-app met synchronisatie gegevensresidentie binnen de regio ondersteunt in ondersteunde regio's. Meer informatie over gegevensresidentie.
Google Drive verbinden met je werkruimte
Klik om de configuratie te starten bij Google Drive op Verbinden:
Voor ChatGPT-werkruimten met tien of minder gebruikers raden we Snelle configuratie sterk aan. Voor deze optie is minimale configuratie door een beheerder vereist.
Voor een configuratie met door beheerders beheerde toegang maakt een Google Workspace-beheerder een Google-serviceaccount en een beheerdersaccount aan. Deze worden geconfigureerd met alleen-lezen toegang tot de Google Drive van je organisatie. ChatGPT synchroniseert vervolgens bestanden en machtigingen namens de gebruikers voor wie je de app inschakelt. Nadat je de configuratie hebt voltooid, hoeven gebruikers van je werkruimten niets te doen. Volg deze stappen voor de door beheerders beheerde configuratie.
Je wordt gevraagd de domeinnaam in te voeren, meestal die van je zakelijke e-mailadres. Als niet iedereen in je bedrijf hetzelfde e-maildomein heeft, moet je het primaire domein opgeven — zie dit Google Help-artikel voor meer informatie.
Houd er rekening mee dat dit een Google Workspace-domein moet zijn: gmail.com en googlemail.com worden niet ondersteund.
Nieuwe ChatGPT-gebruikers krijgen niet automatisch toegang tot gesynchroniseerde Google Drive-connectors.
Als je nieuwe gebruikers aan je ChatGPT-werkruimte toevoegt en wilt dat ze deze verbinding gebruiken, moet je ze ook als gebruiker van deze verbinding toevoegen.
Klik op Volgende om het maken van deze verbinding te controleren:
Zodra je Synchronisatie starten selecteert, verschijnt de verbinding in de beheerdersconsole:
Op dit moment zijn de bestanden in de Google Drive van je bedrijf nog niet begonnen met synchroniseren naar ChatGPT. Dit begint zodra elke gebruiker de selfserviceflow doorloopt.
Bij gebruik van OAuth (configuratie via selfservice) moet elk lid van de werkruimte de onderstaande stappen volgen om de GDrive-connector te gebruiken.
Elk lid van de werkruimte kan nu een verbinding met Google Drive inschakelen. In ChatGPT kun je nu verbinding maken met Google Drive. Dit kan in het invoerveld, op de instellingenpagina of via een banner op het startscherm:
Gebruikers kunnen deze verbinding ook inschakelen via de ChatGPT-instellingen. Klik hiervoor op je profielpictogram > Instellingen > Apps, en zoek vervolgens de Google Drive-app in de appdirectory.
Elke gebruiker moet op Verbinden klikken. Er verschijnt een venster waarin wordt uitgelegd dat de bestanden worden gesynchroniseerd. Als de gebruiker voor Doorgaan kiest, wordt die naar Google geleid om het proces te voltooien.
Als medewerkers bij meerdere Google-accounts zijn aangemeld, moeten ze het account kiezen dat ze voor hun werk gebruiken. Om te voorkomen dat per ongeluk het verkeerde account wordt verbonden, controleren we of het domein van het gekozen account overeenkomt met het domein dat je bij het maken van de verbinding hebt opgegeven.
Nadat het te verbinden account is gekozen, vraagt Google de gebruiker om op Doorgaan te klikken.
Wanneer Google vraagt waartoe ChatGPT toegang mag krijgen, selecteer je "Al je Google Drive-bestanden bekijken en downloaden" voordat je doorgaat. Als deze toestemming niet wordt verleend, mislukt de synchronisatieconfiguratie vanwege ontbrekende OAuth-machtigingen. Je moet Google Drive dan loskoppelen van ChatGPT en opnieuw verbinden, waarbij je alle gevraagde machtigingen verleent.
Zorg dat het eerste selectievakje is aangevinkt voordat je op Doorgaan klikt:
Synchronisatie wordt uitgevoerd
Zodra je de verbindingsflow hebt voltooid, begint Google Drive met synchroniseren.
Terwijl je Drive wordt geïndexeerd, zie je hier de voortgang in realtime. Met een gedeeltelijke synchronisatie kun je zoeken in onlangs gesynchroniseerde bestanden terwijl de rest verder synchroniseert. Afhankelijk van het aantal bestanden kan volledige indexering enkele uren tot enkele dagen duren (vooral bij grotere organisaties).
Wanneer de voortgangsmarkering verdwijnt, is de synchronisatie voltooid. Vanaf dat moment synchroniseert ChatGPT voortdurend alle nieuwe wijzigingen of toevoegingen aan je Google Drive.