Visão geral
Antes de convidar colaboradores que já utilizam o ChatGPT, confirme que conta irão utilizar e explique os requisitos de início de sessão do seu espaço de trabalho. Analise com eles as opções de migração para que compreendam o que acontecerá aos seus conteúdos pessoais, subscrições e acesso.
Verifique as contas existentes antes de enviar convites
Pergunte se os colaboradores já utilizam uma conta ChatGPT pessoal, Plus ou Pro com o endereço de e-mail da empresa. Confirme o endereço de e-mail exato que receberá o convite e o espaço de trabalho da empresa pretendido.
Os colaboradores devem aceitar o convite e iniciar sessão com esse mesmo endereço de e-mail. Criar uma conta de substituição ou utilizar um endereço diferente pode dar a impressão de que o espaço de trabalho esperado ou o histórico existente desapareceram.
Se um convite não tiver sido recebido, peça a um proprietário do espaço de trabalho que verifique os convites pendentes e selecione Reenviar convite, quando disponível. Os convites geridos por SCIM não podem ser reenviados diretamente. Confirme qualquer convite inesperado com a sua equipa de TI antes de iniciar sessão.
Uma conta é o que um colaborador utiliza para iniciar sessão no ChatGPT. Um espaço de trabalho contém as suas conversas, conteúdos e definições. Uma conta pode aceder a espaços de trabalho pessoais e da empresa separados. Aderir a um espaço de trabalho da empresa e migrar conteúdos pessoais são ações distintas.
Saiba o que os colaboradores irão ver
Os colaboradores poderão ver diferentes opções de início de sessão e integração, consoante o convite, o plano do espaço de trabalho e a conta existente. Utilize a tabela abaixo para explicar o processo que se aplica a cada caso.
| Situação | Início de sessão no espaço de trabalho | O que esperar |
|---|---|---|
| Convite para um espaço de trabalho Enterprise ou Edu elegível | Início de sessão único, quando obrigatório. | Adesão ao espaço de trabalho da empresa; os utilizadores elegíveis que já tenham um espaço de trabalho pessoal poderão ver um pedido de migração. |
| Convite para um espaço de trabalho ChatGPT Business | O método de início de sessão permitido pelo espaço de trabalho. | Adesão ao espaço de trabalho Business. Os colaboradores podem manter o espaço de trabalho pessoal separado ou optar por fundi-lo com o Business; os administradores não podem exigir a fusão ou a eliminação. |
| Sem convite para o espaço de trabalho nem inscrição aprovada | O método de início de sessão que o colaborador já utiliza. | O espaço de trabalho pessoal geralmente mantém-se separado; iniciar sessão, por si só, não torna o utilizador membro do espaço de trabalho. |
Reveja o início de sessão e o aprovisionamento
Alterar o endereço de e-mail de uma conta pessoal não torna necessariamente o e-mail profissional anterior disponível para uma nova conta ou para o aprovisionamento SCIM. A utilização anterior de SSO também pode continuar a afetar o acesso após a remoção de um domínio verificado. Contacte o Apoio da OpenAI antes de efetuar alterações. Não remova um domínio verificado nem crie uma conta de substituição para contornar o problema.
Quando a criação automática de contas está disponível no Enterprise ou Edu, iniciar sessão com um e-mail verificado da empresa pode desencadear o mesmo processo de migração. Reveja as contas afetadas antes de ativar esta funcionalidade.
A criação automática de contas não reativa uma adesão ao espaço de trabalho que tenha sido removida ou desativada. Se vir a mensagem «Não foi encontrada nenhuma conta ChatGPT elegível», peça a um proprietário ou administrador do espaço de trabalho que confirme a sua autorização e volte a enviar-lhe um convite.
Um utilizador adicionado ao espaço de trabalho pode ocupar uma licença mesmo que as condições de acesso do fornecedor de identidade o impeçam de iniciar sessão. Se o mesmo domínio verificado estiver associado a vários espaços de trabalho, a criação automática de contas poderá convidar a pessoa para mais do que um espaço de trabalho. Reveja as associações de domínios e as definições ativadas antes da implementação.
Analise as opções de migração e as suas implicações
Escolha como gerir os conteúdos pessoais
Antes de os colaboradores migrarem conteúdos pessoais, explique as opções disponíveis para o espaço de trabalho de destino. Confirme se podem manter o espaço de trabalho pessoal separado ou se precisam de concluir uma etapa de migração. Se os colaboradores mantiverem o espaço de trabalho pessoal separado, qualquer subscrição pessoal continuará ativa até ser cancelada. Analise com eles os conteúdos compatíveis, as exclusões e as implicações para o acesso antes de prosseguirem. Para mais informações, consulte as opções de migração de espaços de trabalho pessoais.
Se um espaço de trabalho Business passar para o plano Enterprise, o próprio espaço de trabalho Business não é fundido. Ainda assim, um colaborador poderá receber um pedido separado de migração do espaço de trabalho pessoal durante a integração no Enterprise.
Quando um convite para Enterprise ou Edu utiliza um domínio verificado da empresa, um colaborador que já tenha um espaço de trabalho pessoal com o mesmo e-mail de conta poderá ter de concluir uma etapa de migração antes de aderir. Consoante as opções disponíveis, o colaborador pode fundir o espaço de trabalho pessoal com o da empresa para copiar os conteúdos compatíveis, ou exportar e eliminar os seus dados pessoais. Um convite que utilize um domínio não verificado ou externo geralmente não desencadeia uma migração.
Reveja os conteúdos e as subscrições
Conversas e residência de dados: os requisitos de residência de dados podem impedir a transferência de conversas pessoais para o espaço de trabalho da empresa. Se a transferência não estiver disponível, exporte os dados importantes do espaço de trabalho pessoal antes de iniciar a migração e confirme que consegue abrir o ficheiro descarregado. A exportação de dados pelo próprio utilizador não está disponível nos espaços de trabalho ChatGPT Business ou Enterprise. Se a exportação falhar, pare e contacte o Apoio da OpenAI.
GPTs: os GPTs migrados são privados e não são partilhados automaticamente com outros membros do espaço de trabalho. Se um GPT tiver sido partilhado anteriormente através de uma ligação pública ou publicado na GPT Store, a cópia migrada tem de ser partilhada novamente para que outras pessoas a possam utilizar. As opções de partilha disponíveis dependem das definições do espaço de trabalho de destino e das permissões do utilizador.
Subscrições: uma subscrição Plus ou Pro elegível, faturada através da Web, pode ser cancelada e reembolsada através do processo de migração apresentado. Uma subscrição adquirida através da Apple ou da Google poderá ter de ser cancelada separadamente.
Conteúdos pessoais: confirme que conta e espaço de trabalho pessoal contêm as conversas e os GPTs em causa antes de aceitar um pedido de migração. Os colaboradores não podem selecionar conversas, projetos ou ficheiros individuais para transferir.
Sites: os Sites não são transferidos nas migrações de um espaço de trabalho pessoal para Business ou Enterprise.
Para consultar a lista completa de conteúdos compatíveis e exclusões, veja as orientações para a migração de espaços de trabalho pessoais.
Compreenda o acesso após a migração
A migração copia os conteúdos pessoais compatíveis para o espaço de trabalho da empresa e desativa o espaço de trabalho pessoal. Não existe uma opção para anular a migração e transferir os conteúdos do espaço de trabalho da empresa de volta para um espaço de trabalho pessoal. Se um espaço de trabalho Business for desativado mais tarde, um processo de recuperação separado pode reativar o espaço de trabalho pessoal original e os respetivos dados. Este processo não restabelece o acesso ao Business nem copia a atividade do Business de volta para o espaço de trabalho pessoal.
Após a migração, as conversas e os GPTs ficam sujeitos às políticas de acesso e retenção do espaço de trabalho da empresa. Se um colaborador sair da empresa ou perder o acesso ao espaço de trabalho, também poderá perder o acesso a esses conteúdos.
Planeie o acesso às contas pessoais
O acesso à conta também é importante após a integração. Um espaço de trabalho pessoal associado a um e-mail profissional não é o mesmo que uma conta separada com um endereço de e-mail que pertence ao próprio colaborador. Manter os espaços de trabalho separados não torna o acesso do colaborador a essa conta independente do endereço de e-mail da empresa.
Para utilização pessoal, recomende uma conta separada com um endereço de e-mail que pertença ao próprio colaborador e seja controlado por ele. Os colaboradores devem manter as conversas e os dados pessoais nessa conta, e não numa conta associada a um endereço de e-mail profissional ou empresarial.
Quando a relação laboral termina, os colaboradores podem perder o acesso à conta ou ao espaço de trabalho em causa e aos respetivos dados se perderem o acesso à conta de e-mail da empresa ou ao espaço de trabalho empresarial. Os conteúdos do espaço de trabalho da empresa não são transferidos de volta para um espaço de trabalho pessoal. Explique estas consequências para o acesso antes de os colaboradores concluírem a integração ou a migração.
Explicar aos funcionários o que devem esperar
Antes da implementação, informe os funcionários sobre:
O endereço de e-mail que receberá o convite.
O espaço de trabalho da empresa que devem selecionar.
O método de início de sessão que devem utilizar se o espaço de trabalho exigir SSO.
A possibilidade de surgir um prompt de migração do espaço de trabalho pessoal.
Quem devem contactar antes de tomarem decisões sobre conversas, GPTs ou subscrições.
Não parta do princípio de que todos os e-mails de convite, prazos de entrega ou prompts de migração podem ser personalizados.
Teste a implementação com um pequeno grupo
Quando aplicável, convide um pequeno grupo que inclua colaboradores com contas pessoais, Plus ou Pro existentes. Antes de convidar todos, verifique o convite, o e-mail da conta, o espaço de trabalho da empresa, o método de início de sessão, as opções de migração, as restrições de residência de dados e as orientações sobre subscrições.
Para obter informações sobre o início de sessão da empresa, consulte: Configurar o início de sessão único (SSO) nos produtos OpenAI.
Para obter informações sobre o início de sessão num espaço de trabalho do ChatGPT Business, consulte: Configurar o início de sessão único no ChatGPT Business.
Se pretende sincronizar utilizadores a partir do seu fornecedor de identidade, consulte: Aprovisionamento e gestão SCIM.
Se um espaço de trabalho ou o histórico de uma conta parecer estar em falta, consulte: Resolução de problemas de SSO, acesso ao espaço de trabalho e verificação de domínios.