Visão geral

Antes de convidar colaboradores que já utilizam o ChatGPT, confirme que conta irão utilizar e explique os requisitos de início de sessão do seu espaço de trabalho. Analise com eles as opções de migração para que compreendam o que acontecerá aos seus conteúdos pessoais, subscrições e acesso.

Verifique as contas existentes antes de enviar convites

Pergunte se os colaboradores já utilizam uma conta ChatGPT pessoal, Plus ou Pro com o endereço de e-mail da empresa. Confirme o endereço de e-mail exato que receberá o convite e o espaço de trabalho da empresa a que se destina.

Os colaboradores devem aceitar o convite e iniciar sessão com esse mesmo endereço de e-mail. Criar uma conta de substituição ou utilizar um endereço diferente pode dar a impressão de que o espaço de trabalho esperado ou o histórico existente desapareceram.

Se faltar um convite, peça a um proprietário do espaço de trabalho que verifique os convites pendentes e selecione Reenviar convite, quando esta opção estiver disponível. Os convites geridos por SCIM não podem ser reenviados diretamente. Confirme qualquer convite inesperado junto da sua equipa de TI antes de iniciar sessão. Se um convite para o ChatGPT Business continuar pendente, consulte: Resolução de problemas com convites para espaços de trabalho.

A conta é o que o colaborador utiliza para iniciar sessão no ChatGPT. Um espaço de trabalho contém as suas conversas, conteúdos e definições. Uma única conta pode aceder a espaços de trabalho pessoais e da empresa separados. Aderir a um espaço de trabalho da empresa e migrar conteúdos pessoais são ações distintas.

Saiba o que os colaboradores irão ver

Os colaboradores poderão ver diferentes opções de início de sessão e integração, consoante o convite, o plano do espaço de trabalho e a conta existente. Utilize a tabela abaixo para explicar o processo que se aplica a cada caso.

Rever o início de sessão e o aprovisionamento

Alterar o endereço de e-mail de uma conta pessoal não disponibiliza necessariamente o endereço de e-mail profissional anterior para uma nova conta ou para aprovisionamento por SCIM. A utilização anterior de SSO também pode continuar a afetar o acesso após a remoção de um domínio verificado. Contacte o apoio da OpenAI antes de fazer alterações. Não remova um domínio verificado nem crie uma conta de substituição para contornar o problema.

Quando a criação automática de contas está disponível para Enterprise ou Edu, iniciar sessão com um e-mail empresarial verificado pode desencadear o mesmo processo de migração. Nos planos Enterprise, a criação automática de contas está ativada por predefinição para o primeiro espaço de trabalho elegível criado num novo tenant. Reveja esta definição e prepare os colaboradores afetados antes de aplicar um domínio verificado ao espaço de trabalho. Para saber mais sobre as predefinições e os controlos do espaço de trabalho, consulte: Gerir o seu tenant na consola de administração.

A criação automática de contas não reativa a associação de um membro ao espaço de trabalho se esta tiver sido removida ou desativada. Se vir a mensagem «Não foi encontrada nenhuma conta ChatGPT elegível», peça a um proprietário ou administrador do espaço de trabalho que confirme a sua autorização e lhe envie um novo convite.

Nos planos Enterprise, a criação automática de contas atribui licenças completas do espaço de trabalho de acordo com as condições de faturação habituais da sua organização. Um utilizador adicionado ao espaço de trabalho pode ocupar uma licença mesmo que as suas permissões de acesso no fornecedor de identidade impeçam o início de sessão. Se o mesmo domínio verificado estiver associado a vários espaços de trabalho, a criação automática de contas pode convidar a pessoa para mais do que um espaço de trabalho. Reveja as associações de domínios e as definições ativadas antes da implementação.

Analise as opções de migração e as suas implicações

Escolha como gerir os conteúdos pessoais

Antes de os colaboradores migrarem conteúdos pessoais, explique as opções disponíveis para o espaço de trabalho de destino. Confirme se podem manter o seu espaço de trabalho pessoal separado ou se precisam de concluir uma etapa de migração. Se os colaboradores mantiverem o seu espaço de trabalho pessoal separado, qualquer subscrição pessoal mantém-se ativa até ser cancelada. Antes de prosseguirem, reveja com eles os conteúdos suportados, as exclusões e as implicações em termos de acesso. Para mais informações, consulte: Opções de migração do espaço de trabalho pessoal.

Se um espaço de trabalho Business passar para Enterprise, o próprio espaço de trabalho Business não é fundido com outro. Ainda assim, um colaborador pode receber um pedido separado para migrar o seu espaço de trabalho pessoal durante a integração no Enterprise.

Quando um convite para Enterprise ou Edu utiliza um domínio verificado da empresa, um colaborador com um espaço de trabalho pessoal existente associado ao mesmo endereço de e-mail da conta pode ter de concluir uma etapa de migração. Siga as opções apresentadas para o espaço de trabalho de destino. Um convite que utilize um domínio não verificado ou externo geralmente não desencadeia a migração.

Prepare os colaboradores para o prazo de migração para Enterprise ou Edu

Os espaços de trabalho Enterprise e Edu com um domínio verificado concedem um período de transição de 7 dias aos colaboradores que têm de migrar do seu espaço de trabalho pessoal. O período começa quando os colaboradores são adicionados ao espaço de trabalho. Este requisito de migração e o período de transição de 7 dias não se aplicam a espaços de trabalho sem um domínio verificado. Podem continuar a utilizar o seu espaço de trabalho pessoal até ao prazo indicado no ChatGPT. O acesso ao espaço de trabalho de destino permanece bloqueado até concluírem a opção disponível de migração ou de exportação e desativação.

Inclua o prazo apresentado e as opções de migração nas instruções de integração. Peça aos colaboradores que solicitem, descarreguem e verifiquem qualquer exportação de dados pessoais de que necessitem antes de desativarem o seu espaço de trabalho pessoal. As exportações podem demorar até 7 dias a chegar e as ligações de transferência expiram ao fim de 24 horas. Para conhecer os passos, consulte: Exportar dados do ChatGPT.

Se uma exportação falhar ou um colaborador não conseguir concluir as opções apresentadas, contacte o Apoio da OpenAI antes do fim do prazo.

Reveja os conteúdos e as subscrições

• Conversas e residência de dados: os requisitos de residência de dados podem impedir a transferência de conversas pessoais para o espaço de trabalho da empresa. Se a transferência não estiver disponível, exporte os dados importantes do espaço de trabalho pessoal antes de iniciar a migração e confirme que consegue abrir o ficheiro descarregado. A exportação de dados pelo próprio utilizador não está disponível nos espaços de trabalho ChatGPT Business ou Enterprise. Se a exportação falhar, pare e contacte o Apoio da OpenAI.

• GPTs: os GPTs migrados são privados e não são partilhados automaticamente com outros membros do espaço de trabalho. Se um GPT tiver sido partilhado anteriormente através de uma ligação pública ou publicado na GPT Store, a cópia migrada tem de ser partilhada novamente para que outras pessoas a possam utilizar. As opções de partilha disponíveis dependem das definições do espaço de trabalho de destino e das permissões do utilizador.

• Subscrições: uma subscrição Plus ou Pro elegível, faturada através da Web, pode ser cancelada e reembolsada através do processo de migração apresentado. Uma subscrição adquirida através da Apple ou da Google poderá ter de ser cancelada separadamente.

• Conteúdos pessoais: confirme que conta e espaço de trabalho pessoal contêm as conversas e os GPTs em causa antes de aceitar um pedido de migração. Os colaboradores não podem selecionar conversas, projetos ou ficheiros individuais para transferir.

• Sites: os Sites não são transferidos nas migrações de um espaço de trabalho pessoal para Business ou Enterprise.

Para consultar a lista completa de conteúdos compatíveis e exclusões, veja as orientações para a migração de espaços de trabalho pessoais.

Compreenda o acesso após a migração

A migração copia os conteúdos pessoais compatíveis para o espaço de trabalho da empresa e desativa o espaço de trabalho pessoal. Não existe uma opção para anular a migração e transferir os conteúdos do espaço de trabalho da empresa de volta para um espaço de trabalho pessoal. Se um espaço de trabalho Business for desativado mais tarde, um processo de recuperação separado pode reativar o espaço de trabalho pessoal original e os respetivos dados. Este processo não restabelece o acesso ao Business nem copia a atividade do Business de volta para o espaço de trabalho pessoal.

Após a migração, as conversas e os GPTs ficam sujeitos às políticas de acesso e retenção do espaço de trabalho da empresa. Se um colaborador sair da empresa ou perder o acesso ao espaço de trabalho, também poderá perder o acesso a esses conteúdos.

Planeie o acesso às contas pessoais

O acesso à conta também é importante após a integração. Um espaço de trabalho pessoal associado a um e-mail profissional não é o mesmo que uma conta separada com um endereço de e-mail que pertence ao próprio colaborador. Manter os espaços de trabalho separados não torna o acesso do colaborador a essa conta independente do endereço de e-mail da empresa.

Para utilização pessoal, recomende uma conta separada com um endereço de e-mail que pertença ao próprio colaborador e seja controlado por ele. Os colaboradores devem manter as conversas e os dados pessoais nessa conta, e não numa conta associada a um endereço de e-mail profissional ou empresarial.

Quando a relação laboral termina, os colaboradores podem perder o acesso à conta ou ao espaço de trabalho em causa e aos respetivos dados se perderem o acesso à conta de e-mail da empresa ou ao espaço de trabalho empresarial. Os conteúdos do espaço de trabalho da empresa não são transferidos de volta para um espaço de trabalho pessoal. Explique estas consequências para o acesso antes de os colaboradores concluírem a integração ou a migração.

Informe os colaboradores sobre o que esperar

Antes da implementação, informe os colaboradores sobre:

• O endereço de e-mail que receberá o convite.

• O espaço de trabalho da empresa que devem selecionar.

• O método de início de sessão a utilizar se o espaço de trabalho exigir SSO.

• A possibilidade de aparecer um pedido de migração do espaço de trabalho pessoal.

• O prazo indicado no ChatGPT para os colaboradores que têm de migrar para um espaço de trabalho Enterprise ou Edu com um domínio verificado.

• Quem contactar antes de tomar decisões sobre conversas, GPTs ou subscrições.

Não presuma que é possível personalizar todos os e-mails de convite, prazos de entrega ou pedidos de migração.

Teste a implementação com um pequeno grupo

Convide um pequeno grupo que inclua colaboradores com contas pessoais, Plus ou Pro existentes, quando relevante. Verifique o convite, o e-mail da conta, o espaço de trabalho da empresa, o método de início de sessão, as opções de migração, as restrições de residência de dados e as orientações sobre subscrições antes de convidar todos os colaboradores. Para os colaboradores que têm de migrar para um espaço de trabalho Enterprise ou Edu com um domínio verificado, verifique também o prazo apresentado, o acesso ao espaço de trabalho pessoal e o acesso ao espaço de trabalho de destino após a conclusão.

Para o início de sessão da empresa, consulte: Configuração do início de sessão único (SSO) para produtos OpenAI.

Para o início de sessão no espaço de trabalho ChatGPT Business, consulte: Configuração do início de sessão único para o ChatGPT Business.

Se planeia sincronizar utilizadores a partir do seu fornecedor de identidade, consulte: Aprovisionamento e gestão de SCIM.

Se um espaço de trabalho ou o histórico de uma conta parecer ter desaparecido, consulte: Resolução de problemas de SSO, acesso ao espaço de trabalho e verificação de domínio.