Um colaborador pode já utilizar o ChatGPT com o mesmo endereço de e-mail para o qual a sua empresa pretende enviar o convite. Antes de enviar os convites, explique se a adesão ao espaço de trabalho poderá afetar as conversas, os GPTs ou a subscrição dessa pessoa.
Verifique as contas existentes antes de enviar os convites
Pergunte se os colaboradores já utilizam uma conta pessoal, Plus ou Pro do ChatGPT com o endereço de e-mail da empresa. Confirme o endereço de e-mail exato que receberá o convite e o espaço de trabalho da empresa pretendido.
Os colaboradores devem aceitar o convite e iniciar sessão com esse mesmo endereço de e-mail. Criar uma conta de substituição ou utilizar outro endereço pode dar a impressão de que o espaço de trabalho esperado ou o histórico existente estão em falta.
Se um convite estiver em falta, peça a um proprietário do espaço de trabalho que verifique os convites pendentes e selecione Reenviar convite, se disponível. Os convites geridos por SCIM não podem ser reenviados diretamente. Antes de iniciar sessão, confirme qualquer convite inesperado junto da sua equipa de TI.
Uma conta OpenAI pode ter espaços de trabalho pessoais e da empresa separados. Aderir a um espaço de trabalho da empresa e migrar um espaço de trabalho pessoal são ações diferentes.
Saiba o que os colaboradores irão ver
O convite, o plano do espaço de trabalho e os requisitos de início de sessão determinam se um colaborador mantém um espaço de trabalho pessoal separado ou vê uma opção de migração.
| Situação | Início de sessão no espaço de trabalho | Experiência esperada |
|---|---|---|
| Convite para um espaço de trabalho Enterprise ou Edu elegível | Início de sessão único, quando exigido. | Aderir ao espaço de trabalho da empresa; uma conta pessoal elegível poderá apresentar um prompt de migração. |
| Convite para um espaço de trabalho do ChatGPT Business | O método de início de sessão permitido pelo espaço de trabalho. | Aderir ao espaço de trabalho Business; os administradores não podem exigir que um espaço de trabalho pessoal seja unido ou eliminado. |
| Sem convite para um espaço de trabalho nem inscrição aprovada | O método de início de sessão existente do colaborador. | Normalmente, um espaço de trabalho pessoal permanece separado; iniciar sessão, por si só, não concede adesão ao espaço de trabalho. |
Reveja a migração da conta pessoal antes de continuar
Quando um convite Enterprise ou Edu utiliza um domínio empresarial verificado, um colaborador com uma conta pessoal existente associada ao mesmo e-mail poderá ter de migrar essa conta antes de aderir. Consoante as opções disponíveis, o colaborador pode transferir conversas e GPTs elegíveis para o espaço de trabalho da empresa ou exportar e eliminar os dados pessoais. Normalmente, um convite que utilize um domínio externo ou não verificado não inicia a migração.
Alterar o endereço de e-mail de uma conta pessoal não torna necessariamente o e-mail profissional anterior disponível para uma nova conta ou para o aprovisionamento SCIM. A utilização anterior do SSO também pode continuar a afetar o acesso após a remoção de um domínio verificado. Contacte o Suporte da OpenAI antes de efetuar alterações. Não remova um domínio verificado nem crie uma conta de substituição como solução alternativa.
Quando a criação automática de contas está disponível para Enterprise ou Edu, iniciar sessão com um e-mail empresarial verificado pode desencadear a mesma experiência de migração. Reveja as contas afetadas antes de ativar esta opção.
A criação automática de contas não reativa a adesão a um espaço de trabalho que tenha sido removida ou desativada. Se vir «Não foi encontrada nenhuma conta ChatGPT elegível», peça a um proprietário ou administrador do espaço de trabalho que confirme a sua autorização e lhe envie um novo convite.
Um utilizador adicionado ao espaço de trabalho pode ocupar um lugar, mesmo que o acesso através do fornecedor de identidade o impeça de iniciar sessão. Se o mesmo domínio verificado estiver associado a vários espaços de trabalho, a criação automática de contas poderá convidar a pessoa para mais do que um espaço de trabalho. Reveja as associações de domínios e as definições ativadas antes da implementação.
Conversas e residência de dados: os requisitos de residência de dados poderão impedir a transferência de conversas pessoais para o espaço de trabalho da empresa. Se a transferência não estiver disponível, exporte os dados importantes antes de iniciar a migração e confirme que o ficheiro transferido abre corretamente. Se a exportação falhar, pare e contacte o Suporte da OpenAI.
GPTs: os GPTs pessoais anteriormente partilhados ou publicados que sejam transferidos para o espaço de trabalho da empresa poderão ficar visíveis nesse espaço. Um proprietário do espaço de trabalho pode rever e atualizar a respetiva visibilidade. Os GPTs que eram privados antes da transferência permanecem privados.
Subscrições: uma subscrição Plus ou Pro elegível e faturada através da Web poderá ser cancelada e reembolsada através do fluxo de migração apresentado. Uma subscrição comprada através da Apple ou da Google poderá ter de ser cancelada separadamente.
Histórico da conta: confirme que conta, conversas e GPTs serão afetados antes de aceitar um prompt de migração.
Uma migração concluída de uma conta pessoal para Enterprise não pode ser revertida. Antes de continuar, verifique a conta exata, as opções disponíveis e os detalhes da subscrição.
Após a migração, as conversas e os GPTs ficam sujeitos às políticas de acesso e retenção do espaço de trabalho da empresa. Se um colaborador sair ou perder o acesso ao espaço de trabalho, também poderá perder o acesso a esse conteúdo.
Os administradores do ChatGPT Business não podem exigir que alguém una ou elimine um espaço de trabalho pessoal. Se um espaço de trabalho Business for atualizado para Enterprise, o próprio espaço de trabalho Business não é unido; o colaborador poderá ainda receber um prompt separado para migrar o espaço de trabalho pessoal.
Explique aos colaboradores o que devem esperar
Antes da implementação, informe os colaboradores sobre:
O endereço de e-mail que receberá o convite.
O espaço de trabalho da empresa que devem selecionar.
O método de início de sessão a utilizar se o espaço de trabalho exigir SSO.
A possibilidade de surgir um prompt de migração da conta pessoal.
Quem devem contactar antes de tomar decisões sobre conversas, GPTs ou subscrições.
Não parta do princípio de que todos os e-mails de convite, prazos de entrega ou prompts de migração podem ser personalizados.
Teste a implementação com um pequeno grupo
Quando aplicável, convide um pequeno grupo que inclua colaboradores com contas pessoais, Plus ou Pro existentes. Antes de convidar todos, verifique o convite, o e-mail da conta, o espaço de trabalho da empresa, o método de início de sessão, as opções de migração, as restrições de residência de dados e as orientações sobre subscrições.
Para obter informações sobre o início de sessão da empresa, consulte: Configurar o início de sessão único (SSO) nos produtos OpenAI.
Para obter informações sobre o início de sessão num espaço de trabalho do ChatGPT Business, consulte: Configurar o início de sessão único no ChatGPT Business.
Se pretende sincronizar utilizadores a partir do seu fornecedor de identidade, consulte: Aprovisionamento e gestão SCIM.
Se um espaço de trabalho ou o histórico de uma conta parecer estar em falta, consulte: Resolução de problemas de SSO, acesso ao espaço de trabalho e verificação de domínios.