جائزہ

ٹیم کے کاموں کے ذریعے ارکان ChatGPT میں بار بار ہونے والے کام کی ذمہ داری بانٹ سکتے ہیں. کام منظور شدہ ٹولز اور ورک اسپیس کنکشن استعمال کرتے ہوئے کلاؤڈ میں طے شدہ وقت یا معاونت یافتہ محرک پر چلتے ہیں. ٹیم کے مجاز ارکان نتائج کا جائزہ لے سکتے ہیں، ہدایات تازہ کر سکتے ہیں اور اپنی ضروریات بدلنے کے ساتھ کاموں کو سنبھال سکتے ہیں.

ٹیم کے کام ان امور کے لیے استعمال کریں جو باقاعدگی سے انجام دینے ہوں اور جنہیں کئی لوگوں کو مل کر سنبھالنا ہو. مثلاً، آپ یہ کر سکتے ہیں:

• منظور شدہ ماخذوں سے گاہکوں سے متعلق تبدیلیوں کا روزانہ خلاصہ تیار کریں.

• منظور شدہ سلیک چینل پر منصوبے کی ہفتہ وار رپورٹ شائع کریں، جس میں پیش رفت، رکاوٹیں، اگلے اقدامات اور ماخذوں کے روابط ہوں.

• منتخب دستاویزات اور تازہ معلومات سے اجلاس کا ایجنڈا اور معلوماتی خلاصہ تیار کریں.

• منتخب ماخذوں سے باقاعدگی سے تحقیقی خلاصہ تیار کریں.

مشترکہ ذمہ داری کی بدولت تخلیق کار کی غیر موجودگی میں ساتھی کام سنبھال سکتے ہیں. کوئی کام کن معلومات تک رسائی حاصل کر سکتا ہے اور کون سی کارروائیاں انجام دے سکتا ہے، یہ ترتیب دیے گئے کنکشن اور اجازتوں پر منحصر ہے.

دستیابی

ٹیم کے کام ChatGPT Business اور ChatGPT Enterprise کی ورک اسپیسز میں دستیاب ہیں. ورک اسپیس کی اجازتیں طے کرتی ہیں کہ آپ کون سی خصوصیات اور کارروائیاں استعمال کر سکتے ہیں. ChatGPT Enterprise کے منتظمین کردار پر مبنی ضوابط سے طے کر سکتے ہیں کہ کون ٹیمیں بنا سکتا ہے اور کون ٹیم کے کام بنا یا تازہ کر سکتا ہے.

شروع کرنے سے پہلے

• وہ ورک اسپیس اور ٹیم استعمال کریں جن کے تحت یہ کام ہونا چاہیے.

• تصدیق کریں کہ ٹیم مطلوبہ ایپس اور ماڈل استعمال کر سکتی ہے.

• طے کریں کہ کن ماخذوں کو استعمال کرنا ہے، کیا کام انجام دینا ہے اور آپ کو کس نتیجے کی توقع ہے.

ٹیم چنیں

جس ورک اسپیس میں آپ کام چلانا چاہتے ہیں، اس میں ٹیمیں کی فہرست کھولیں اور وہ ٹیم منتخب کریں جس کے آپ رکن ہیں. ٹیم بنانے، رکنیت اور مشترکہ وسائل کی ترتیب کے لیے دیکھیں: ChatGPT میں ٹیمیں.

ٹیم کے کام کلاؤڈ میں ٹیم کے خدماتی کھاتے کے تحت چلتے ہیں اور کام کی محفوظ ہدایات اور ٹیم کے لیے ترتیب دیے گئے کنکشن استعمال کرتے ہیں. ٹیم کے لیے کام بنانے سے وہ آپ کے ذاتی کھاتے کا کام نہیں بن جاتا.

رسائی کو سمجھیں

آپ کوئی کام بنا یا سنبھال سکتے ہیں یا نہیں، یہ ٹیم میں آپ کی رکنیت اور ورک اسپیس کی اجازتوں پر منحصر ہے. ورک اسپیس کی کوئی اجازت نہ آپ کو کسی ٹیم میں شامل کرتی ہے اور نہ ہر کام تک رسائی دیتی ہے. اگر آپ کو کسی ضروری کارروائی کی رسائی حاصل نہیں ہے تو اپنے ورک اسپیس منتظم سے رابطہ کریں.

ٹیم کے ارکان ہر کارروائی کی اجازت کے مطابق کام دیکھ، چلا، ترمیم کر، عارضی طور پر روک، بحال یا حذف کر سکتے ہیں. خود ٹیم کو حذف کرنے کا اختیار صرف ٹیم کے مالک کو ہے. کسی اجرا کی گفتگو میں آپ کون سی کارروائیاں کر سکتے ہیں، یہ اس اجرا تک آپ کی رسائی پر منحصر ہے. ورک اسپیس کی اجازتیں اور ٹیم کے کردار مل کر کیسے کام کرتے ہیں، اس کے لیے دیکھیں: ChatGPT میں ٹیمیں.

ورک اسپیس کے منتظمین کمپنی کے ٹولز کے منظور شدہ کنکشن سنبھالتے ہیں اور طے کرتے ہیں کہ انہیں کون استعمال کر سکتا ہے. اپنی ٹیم کے کاموں کے لیے کوئی کنکشن استعمال کرنے سے پہلے منسلک کھاتے اور اس کی رسائی کو جانچیں.

ورک اسپیس کنکشن اور ہدایات ترتیب دیں

ورک اسپیس کے منتظمین ورک اسپیس کنکشن ترتیب دیتے ہیں اور طے کرتے ہیں کہ انہیں کون استعمال کر سکتا ہے. ٹیم کا مالک منتخب کرتا ہے کہ قابلِ استعمال ورک اسپیس کنکشن میں سے کون سے ٹیم کے لیے فعال ہوں گے. کام منسلک کھاتوں کی اجازتوں کے ذریعے معلومات تک رسائی حاصل کرتے اور مجاز کارروائیاں انجام دیتے ہیں.

ہر کنکشن ایک مقررہ کھاتا استعمال کرتا ہے. اس کھاتے کی اجازتیں طے کرتی ہیں کہ کون سا ڈیٹا اور کون سی کارروائیاں دستیاب ہیں. ٹیم کے ارکان منظور شدہ رسائی کو دوبارہ استعمال کر سکتے ہیں، اور ہر شخص کو اپنا ذاتی کھاتا منسلک کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی.

کام بنانے سے پہلے اپنے ورک اسپیس منتظم سے تصدیق کرائیں کہ مطلوبہ کنکشن آپ کی ٹیم کو دستیاب ہیں. مثلاً، سلیک پر منصوبے کی تازہ معلومات شائع کرنے والے کام کو ماخذ دستاویزات تک رسائی اور منتخب چینل میں شائع کرنے کی اجازت درکار ہوتی ہے.

مطلوبہ کنکشن تیار کریں

1. طے کریں کہ آپ کے کام کو کن ایپس کی ضرورت ہے اور اسے کون سی معلومات یا کارروائیاں استعمال کرنی ہیں.

2. اپنے ورک اسپیس منتظم سے کہیں کہ منظور شدہ کنکشن ترتیب دے کر آپ کی ٹیم کو دستیاب کرائیں.

3. ٹیم کے مالک سے کہیں کہ آپ کے کام کے لیے مطلوبہ ورک اسپیس کنکشن منتخب کریں. اگر آپ مالک ہیں تو وہ کنکشن منتخب کریں جن تک رسائی کی آپ کو اجازت ہے.

4. منسلک کھاتوں کا جائزہ لیں اور تصدیق کریں کہ انہیں مطلوبہ ماخذوں اور نتائج بھیجنے کی جگہوں تک رسائی حاصل ہے.

5. کام کے لیے مطلوبہ پلگ اِن شامل کریں، پھر ان کے فراہم کردہ ٹولز اور ہدایات کا جائزہ لیں.

اگر کوئی پلگ اِن غیر فعال ہو یا مناسب کنکشن دستیاب نہ ہو تو رسائی کے بارے میں اپنے ورک اسپیس منتظم سے پوچھیں.

پلگ اِن شامل کرنا یا اس کا اشتراک کرنا، کھاتا منسلک کرنے سے الگ عمل ہے. پلگ اِن ٹولز، مہارتیں یا ہدایات فراہم کرتا ہے؛ ترتیب دیا گیا کنکشن ایپ تک مطلوبہ رسائی فراہم کرتا ہے. پلگ اِن کا اشتراک کرنے سے آپ کی ذاتی ایپ کے کنکشن کا اشتراک نہیں ہوتا.

کسی کام کے فعال ورک اسپیس کنکشن استعمال کرنے کے لیے ٹیم کے ہر رکن کو خدمت فراہم کنندہ کا وہی کھاتا الگ سے منسلک کرنے کی ضرورت نہیں ہے. ورک اسپیس اور کنکشن کی اجازتیں پھر بھی لاگو ہوتی ہیں.

کام چلنے سے پہلے ایپ میں ضروری داخلہ مکمل کریں. آپ کی موجودگی کے بغیر ہونے والا اجرا آپ کی جانب سے کسی ایپ میں نیا داخلہ مکمل نہیں کر سکتا. اس سے منسلک ایپس میں کارروائیوں کے لیے منظوری کی کوئی شرط ختم نہیں ہوتی.

کام کی ہدایات لکھیں

کام کی محفوظ ہدایات میں ماخذ، نتیجے کی وضع اور جائزے کے معیار شامل کریں. وہ رہنمائی بھی شامل کریں جس کی ٹیم کے ارکان کو بار بار ہونے والا کام سنبھالنے کے لیے ضرورت ہو. ٹیم کے ساتھ ChatGPT اسپیس کا اشتراک کرنے سے اس کا تمام مواد ہر اجرا کی ہدایات میں شامل نہیں ہو جاتا. ٹیم کے کاموں میں ان کے تخلیق کار کی ذاتی محفوظ یادداشتیں، حسبِ ضرورت ہدایات یا گفتگو کی سرگزشت خود بخود شامل نہیں ہوتیں.

ٹیم کا کام بنائیں

1. وہ ٹیم کھولیں جس کے تحت کام ہونا چاہیے.

2. ٹیم کے طے شدہ حصے میں نیا کام شروع کریں.

3. ذمہ دار ٹیم کی تصدیق کریں، پھر کام کا نام درج کریں.

4. ایسی ہدایات درج کریں جو استعمال کیے جانے والے ماخذوں کی نشاندہی کریں، مطلوبہ کام بیان کریں اور آپ کے متوقع نتیجے کی وضاحت کریں.

5. ایک محرک چنیں اور اس کا وقت یا واقعے کی شرائط ترتیب دیں.

6. پلگ اِن اور اعلیٰ ترتیبات کے تحت موجود ترتیبات، بشمول ماڈل، کا جائزہ لیں.

7. بنائیں منتخب کریں.

ایسا ماڈل چنیں جسے ٹیم استعمال کر سکتی ہو. آپ کے ذاتی کھاتے میں دستیاب ماڈل ممکن ہے ٹیم کے خدماتی کھاتے کو دستیاب نہ ہو.

وقت یا کوئی واقعہ چنیں

بار بار ہونے والے کام کے لیے نظام الاوقات اور ایک بار کے اجرا کے لیے تاریخ اور وقت استعمال کریں. ہر کام کا اپنا خطۂ وقت ہوتا ہے. کام بنانے یا تازہ کرنے سے پہلے محفوظ وقت اور خطۂ وقت کا جائزہ لیں.

کام منسلک ایپس میں ان سرگرمیوں پر چل سکتے ہیں جن کی معاونت دستیاب ہو، جیسے جی میل کی نئی ای میل یا سلیک کا پیغام. اپنی ٹیم کے لیے دستیاب محرک چنیں اور تصدیق کریں کہ مطلوبہ کنکشن اور اجازتیں موجود ہیں.

سلیک کے محرک کے لیے وہ چینل چنیں جس کی نگرانی کرنی ہے. وہ سرگرمی بیان کریں جس پر کام شروع ہونا چاہیے اور محفوظ کرنے سے پہلے اس کی شرائط کا جائزہ لیں.

مثال: منصوبے کی ہفتہ وار پیش رفت کا مسودہ تیار کریں

منصوبے کی دستاویزات سے ہفتہ وار مسودہ تیار کرنے کے لیے آپ ٹیم کا کام استعمال کر سکتے ہیں:

1. اس کام کی ذمہ دار ٹیم چنیں اور تصدیق کریں کہ اس کے کنکشن کو منصوبے کی دستاویزات تک رسائی حاصل ہے.

2. کام کی ہدایات میں دستاویزات کے روابط دیں اور مطلوبہ نتیجہ بیان کریں. مثلاً: ”منصوبے کی ان دستاویزات سے ہفتہ وار رپورٹ کا مسودہ تیار کریں جس میں پیش رفت، رکاوٹیں اور اگلے اقدامات شامل ہوں. ہر نئی اطلاع کے ساتھ ماخذ کا ربط شامل کریں.“

3. نظام الاوقات منتخب کریں، وقت چنیں اور کام بنائیں.

4. ابھی چلائیں منتخب کریں، پھر سابقہ اجرا کھول کر مسودے کا جائزہ لیں اور اس کے ماخذوں کے حوالے جانچیں.

5. ضرورت ہو تو ہدایات یا ترتیبات بہتر بنانے کے لیے ترمیم کریں منتخب کریں، پھر کام دوبارہ چلائیں اور نتیجے کا جائزہ لیں.

سلیک یا مائیکروسافٹ ٹیمز سے شروع کریں

جہاں آپ کے ادارے نے @ChatGPT فعال کیا ہو، وہاں آپ اس سے بار بار ہونے والا کام ترتیب دینے کو کہہ سکتے ہیں. بتائیں کہ کام کس ٹیم کے تحت ہونا چاہیے، کیا کام کرنا ہے اور اسے کب چلنا چاہیے. منتخب ٹیم کا جائزہ لیں اور کنکشن کی جو ترتیب مانگی جائے، اسے مکمل کریں.

مثلاً: ”ہر کام کے دن صبح، ان منظور شدہ ماخذوں سے کھاتوں کی ٹیم کے لیے گاہکوں سے متعلق تبدیلیوں کا خلاصہ تیار کریں.“

سلیک چینل یا مائیکروسافٹ ٹیمز کی گفتگو، کام شروع کرنے کا ایک ذریعہ ہے. جانچیں کہ کام کس ٹیم کے تحت ہے اور کون سے کنکشن استعمال کرتا ہے؛ گفتگو کے پلیٹ فارم پر آپ کا ذاتی کھاتا ٹیم کو ایپس تک خود بخود رسائی نہیں دیتا.

کام چلائیں اور نتائج کا جائزہ لیں

1. کام کی تفصیلات کھولیں.

2. محفوظ ہدایات کے مطابق اجرا شروع کرنے کے لیے ابھی چلائیں منتخب کریں.

3. سابقہ اجرا کھولیں اور کسی اجرا کی گفتگو اور نتیجے کا جائزہ لینے کے لیے اسے منتخب کریں.

آپ اور ٹیم کے وہ دوسرے ارکان جنہیں جواب دینے کی اجازت ہے، اس اجرا کی گفتگو میں مزید سوال پوچھ سکتے ہیں یا نتیجہ بہتر بنا سکتے ہیں. آئندہ اجرا میں استعمال ہونے والی ہدایات یا ترتیبات بدلنے کے لیے کام پر ترمیم کریں منتخب کریں.

کسی اجرا تک رسائی ملنے سے آپ کو اس سے منسلک ماخذ دستاویزات یا منسلک ایپس میں بنائی گئی فائلوں تک خود بخود رسائی نہیں ملتی. ان وسائل پر اب بھی منسلک ایپ کی اشتراک کی اجازتیں لاگو ہوتی ہیں.

نتیجے کا جائزہ لے کر جانچیں کہ مطلوبہ کام کامیابی سے ہوا یا نہیں. اگر کام کا مقصد کسی فائل کو تازہ کرنا یا پیغام بھیجنا تھا تو اس متعلقہ جگہ کو بھی جانچیں. وقت پر مبنی نظام الاوقات کی مکمل حالت کا مطلب ہے کہ اس کے لیے آئندہ کوئی اجرا طے نہیں ہے؛ یہ اس بات کی تصدیق نہیں کہ کسی انفرادی اجرا میں کام کامیابی سے مکمل ہوا.

آئندہ اجرا کا نظم کریں

کام کے انتظامی اختیارات میں سے اپنے کھاتے کو دستیاب کارروائیاں استعمال کریں:

• کام کی محفوظ ہدایات یا ترتیبات بدلنے کے لیے ترمیم کریں.

• آئندہ طے شدہ اور واقعات سے شروع ہونے والے اجرا معطل کرنے کے لیے عارضی طور پر روکیں.

• آئندہ اجرا دوبارہ فعال کرنے کے لیے بحال کریں.

• کام ہٹانے کے لیے حذف کریں.

جو اجرا پہلے سے جاری ہو، اسے الگ سے جانچیں. جاری اجرا روکنے کے لیے کام کو عارضی طور پر روکنے یا حذف کرنے پر بھروسا نہ کریں.

استعمال اور اخراجات کو سمجھیں

ورک اسپیس کے منتظمین ٹیم کے کاموں پر لاگو اخراجات کے ضوابط سنبھالتے ہیں. ذاتی طے شدہ کاموں کی حدیں مشترکہ کام کے اخراجات کی حدیں طے نہیں کرتیں.

اگر کام میں استعمال یا اخراجات کی حد سے متعلق خرابی ظاہر ہو تو پیغام نوٹ کریں اور اپنے ورک اسپیس منتظم سے متعلقہ ورک اسپیس ترتیبات کا جائزہ لینے کو کہیں.

دوبارہ کوشش کرنے سے پہلے کام کے اجرا کی سرگزشت دیکھیں، خاص طور پر اگر وہ پیغامات بھیجتا یا فائلیں بدلتا ہے.

کام کے مسائل حل کریں

متوقع نتیجہ موجود نہیں ہے

1. تصدیق کریں کہ آپ درست ورک اسپیس اور ٹیم میں ہیں، پھر کام کی تفصیلات کھولیں.

2. سابقہ اجرا کھولیں اور متوقع اجرا تلاش کریں. اگر وہ نظر آئے تو اسے کھول کر نتیجہ اور خرابی کا کوئی پیغام دیکھیں.

3. محفوظ نظام الاوقات یا واقعے کی شرائط کا جائزہ لیں تاکہ معلوم ہو کہ کام کب چلنا چاہیے.

4. اگر اجرا میں ایپ تک رسائی کی خرابی ظاہر ہو تو کنکشن اور منسلک کھاتے کی اجازتیں جانچیں.

5. پیغامات بھیجنے یا فائلیں بدلنے والا کام دوبارہ چلانے سے پہلے دیکھیں کہ پچھلے اجرا میں کیا ہو چکا ہے.

اگر مسئلہ برقرار رہے تو اپنے ورک اسپیس منتظم یا معاونت کی ٹیم کو ٹیم اور کام کے نام، اجرا کا متوقع وقت اور خطۂ وقت، خرابی کا بعینہٖ پیغام اور اپنے آزمائے ہوئے اقدامات بتائیں.

منتخب ماڈل دستیاب نہیں ہے

اگر منتخب ماڈل ٹیم کے لیے دستیاب نہ رہے تو کام عارضی طور پر رک جاتا ہے.

1. کام میں ترمیم کے اختیارات کھولیں.

2. اعلیٰ ترتیبات میں کوئی دستیاب ماڈل چنیں اور محفوظ کریں منتخب کریں.

3. بحال کریں منتخب کریں اور اگلا اجرا جانچیں.

ایپ معلومات تک رسائی یا کوئی کارروائی نہیں کر پا رہی

1. ٹیم کے لیے ترتیب دیا گیا کنکشن جانچیں اور معلوم کریں کہ یہ خدمت فراہم کنندہ کے کس کھاتے سے منسلک ہے.

2. تصدیق کریں کہ خدمت فراہم کنندہ کا کھاتا مطلوبہ معلومات تک رسائی حاصل کر سکتا ہے یا وہ کارروائی انجام دے سکتا ہے.

3. کام کے منتخب پلگ اِن اور محفوظ ہدایات کا جائزہ لیں.

آپ کی ذاتی گفتگو میں کامیاب ہونے والی درخواست ممکن ہے کسی دوسرے کنکشن کو استعمال کرتی ہو. محض پلگ اِن کا دوبارہ اشتراک کرنے سے نہ آپ کی ذاتی ایپ کے کنکشن کا اشتراک ہوتا ہے اور نہ منسلک ایپ میں اجازتیں ملتی ہیں.

کوئی کارروائی یا کام نظر نہیں آ رہا

تصدیق کریں کہ آپ درست ورک اسپیس اور ٹیم میں ہیں، پھر اپنے ورک اسپیس منتظم سے متعلقہ اجازتیں جانچنے کو کہیں. ٹیم بنانے کی اجازت سے آپ کو ہر ٹیم یا اجرا تک رسائی نہیں ملتی.

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

ٹیم اور گروپ میں کیا فرق ہے؟

ورک اسپیس گروپ منتظمین کو ارکان منظم کرنے، وسائل کا اشتراک کرنے اور تفویض کردہ کرداروں کے ذریعے خصوصیات تک رسائی کا نظم کرنے میں مدد دیتا ہے. گروپوں کا نظم دستی طور پر کیا جا سکتا ہے یا انہیں آپ کے ادارے کے شناخت فراہم کنندہ کے ساتھ ہم آہنگ رکھا جا سکتا ہے.

ٹیم لوگوں کو ChatGPT میں یکجا کرتی ہے تاکہ وہ صفحات اور ChatGPT اسپیس کا اشتراک کریں اور بار بار ہونے والے کام سنبھالیں. ورک اسپیس کے ارکان اجازت ہونے پر ٹیمیں بنا سکتے ہیں. مثلاً، منتظم کسی شعبے کو ایک خصوصیت تک رسائی دینے کے لیے گروپ استعمال کر سکتا ہے، جبکہ ساتھی منصوبے کے وسائل اور بار بار ہونے والے کام کا اشتراک کرنے کے لیے ٹیم بنا سکتے ہیں.

ٹیم کی رکنیت ورک اسپیس کی اجازتوں کو نظرانداز نہیں کرتی. ChatGPT Enterprise اور ایجو میں گروپوں کے نظم کے بارے میں مزید جانیں.

کیا ChatGPT بند ہونے پر بھی میرا کام چلے گا؟

جی ہاں. ٹیم کے کام کلاؤڈ میں چلتے ہیں، اس لیے طے شدہ اجرا کے لیے آپ کو ChatGPT کھلا رکھنے یا کمپیوٹر کو فعال رکھنے کی ضرورت نہیں ہے. کام کے لیے مطلوبہ کنکشن اور اجازتیں پھر بھی ضروری ہیں.

مجھے کسی کام میں کون سی ہدایات شامل کرنی چاہئیں؟

استعمال کیے جانے والے ماخذ، انجام دیا جانے والا کام، متوقع نتیجہ اور جائزے کے معیار شامل کریں. ضروری رہنمائی محفوظ کام میں رکھیں تاکہ ٹیم کے ارکان اس کا جائزہ لے سکیں اور اسے سنبھال سکیں. یہ فرض نہ کریں کہ ChatGPT ہر پچھلے اجرا کو سیاق کے طور پر استعمال کرے گا.

آئندہ اجرا میں کام کیا کرے، اسے کیسے بدلوں؟

کام کی محفوظ ہدایات یا ترتیبات میں ترمیم کریں، پھر اگلے اجرا کا جائزہ لیں. مشترکہ رہنمائی انہی محفوظ ہدایات میں رکھیں تاکہ ٹیم کے دوسرے ارکان بھی کام کو سمجھ سکیں اور اسے سنبھال سکیں.

کیا ناکام اجرا کی خود بخود دوبارہ کوشش ہوتی ہے؟

اجرا کے دوران بعض عارضی خرابیوں کی صورت میں خود بخود دوبارہ کوشش کی جاتی ہے. کسی اجرا کے دوران ایپ کی کوئی کارروائی ناکام ہونے پر ضروری نہیں کہ خود بخود دوبارہ کوشش ہو. دوبارہ کوشش کرنے سے پہلے سابقہ اجرا میں نتیجے اور کسی بھی خرابی کا جائزہ لیں.