ภาพรวม
ทำให้ ChatGPT ใช้งานได้จริงและเป็นส่วนตัวมากขึ้นด้วยแหล่งข้อมูล Sharepoint ของคุณเอง ซึ่งพร้อมใช้งานได้ตามต้องการแล้ว แอป Sharepoint ช่วยให้ ChatGPT เชื่อมต่อกับ SharePoint ได้อย่างปลอดภัย เพื่อให้คุณค้นหาไฟล์ ดึงข้อมูลสด และอ้างอิงเนื้อหาได้ในแชตโดยตรง
เริ่มต้นได้โดยค้นหาแอป SharePoint ในไดเรกทอรีแอป ChatGPT ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทแพ็กเกจของคุณ คุณสามารถเชื่อมต่อกับ SharePoint ได้สองวิธี:
การเข้าถึง SharePoint แบบผู้ใช้ยืนยันตัวตน
ผู้ใช้แต่ละคนลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี SharePoint ของตนเองโดยใช้ OAuth ทำให้ ChatGPT สามารถใช้เนื้อหา SharePoint ที่ผู้ใช้รายนั้นมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วได้ ตัวเลือกการเชื่อมต่อนี้มีให้ในทุกประเภทแพ็กเกจ และเหมาะที่สุดสำหรับการเข้าถึงรายบุคคล การปรับใช้อย่างยืดหยุ่น และการสำรวจโดยผู้ใช้
แอป SharePoint พร้อมการซิงค์
คุณสามารถเปิดใช้การซิงค์สำหรับแอป SharePoint ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ การเปิดใช้การซิงค์ช่วยให้เนื้อหา SharePoint ถูกจัดทำดัชนีล่วงหน้าเพื่อการดึงข้อมูลใน ChatGPT ที่เร็วขึ้นและมีคุณภาพสูงขึ้น ตัวเลือกการเชื่อมต่อนี้มีให้สำหรับแพ็กเกจ Pro, Business และ Enterprise/Edu ผู้ดูแลระบบ/เจ้าของสามารถกำหนดค่าตัวเลือกการซิงค์เพิ่มเติมได้โดย:
ปรับใช้การซิงค์ SharePoint สำหรับผู้ใช้ทุกคนในเวิร์กสเปซของคุณ (เฉพาะ Enterprise/Edu) หรือ
เปิดใช้การซิงค์ แล้วอนุญาตให้ผู้ใช้แต่ละคนเชื่อมต่อบัญชี SharePoint ของตนเองโดยใช้ OAuth
ในการเชื่อมต่อทั้งสองประเภท ผู้ดูแลระบบ/เจ้าของสามารถจัดการการเข้าถึงได้จาก Workspace settings → Apps รวมถึงใช้RBACเพื่อควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ (เฉพาะ Enterprise/Edu)
รูปแบบการปรับใช้ที่แนะนำ
ปรับใช้ให้ทีมของคุณเมื่อคุณต้องการการควบคุมแบบรวมศูนย์
(เฉพาะ Enterprise/Edu) เหมาะที่สุดหากองค์กรของคุณต้องการให้ผู้ดูแลระบบเป็นผู้เลือกว่าจะซิงค์เนื้อหา SharePoint ใด ใช้การควบคุมการเข้าถึงระดับเวิร์กสเปซ และปรับใช้การกำหนดค่าที่คาดการณ์ได้ทั่วทั้งเวิร์กสเปซ
ใช้การตั้งค่าแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนสำหรับการนำร่องหรือการเริ่มใช้งานโดยผู้ใช้
เหมาะที่สุดเมื่อคุณต้องการให้ผู้ใช้แต่ละคนเชื่อมต่อบัญชี SharePoint ของตนเองและทดลองใช้งาน โดยไม่มีขอบเขตการซิงค์ที่จัดการจากส่วนกลาง
หากเปิดใช้ทั้งสองประเภทการเชื่อมต่อ ให้เลือกและสื่อสารรูปแบบหลัก
ในทางเทคนิคแล้วสามารถเปิดใช้ทั้งสองแบบพร้อมกันได้ หากองค์กรของคุณต้องการขอบเขตที่เลือกจากส่วนกลางและรูปแบบการปรับใช้ที่ควบคุมได้มากกว่า ให้ใช้การซิงค์ที่ผู้ดูแลระบบจัดการเป็นรูปแบบการปรับใช้หลัก และสื่อสารเรื่องนี้ให้ชัดเจนกับผู้ใช้
ทดลองนำร่องก่อนขยายใช้งานในวงกว้าง หากสภาพแวดล้อมของคุณพึ่งพาการกำหนดสิทธิ์ตามกลุ่มหรือโครงสร้าง SharePoint ที่ซับซ้อนอย่างมาก
หากการปรับใช้ของคุณอาศัยการกำหนดสิทธิ์ตามไดเรกทอรี ไซต์ SharePoint ที่เชื่อมต่อกับ Teams หรือรูปแบบสิทธิ์สืบทอดที่ซับซ้อน ให้ตรวจสอบพฤติกรรมด้วยการนำร่องก่อนขยายใช้งานในวงกว้าง
ตัวอย่างกรณีใช้งานและคำสั่ง
การสื่อสารและการเขียน
ร่างอัปเดต สรุปเอกสาร หรือทำตามแนวทางของบริษัทโดยใช้เครื่องมือที่เชื่อมต่ออยู่
“ร่างอัปเดตสำหรับผู้บริหารโดยใช้ข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับโปรเจกต์ [x]”
“รวบรวมเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับ [x] ให้เป็นคู่มือสำหรับพนักงานใหม่”
การจัดระเบียบและประสิทธิภาพการทำงาน
จัดระเบียบองค์ความรู้ของคุณ ดึงเอกสารสำคัญขึ้นมา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล
“ค้นหา pitch deck ล่าสุดเกี่ยวกับ [x]”
“หาเอกสารที่เกี่ยวข้องมากที่สุดสามฉบับเกี่ยวกับ [topic] ให้ฉัน”
การวิเคราะห์และการรายงาน
วิเคราะห์ข้อมูลภายในและภายนอกสำหรับการวิจัยคู่แข่งและตลาด
“สร้างการเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกันของข้อเสนอผลิตภัณฑ์ของฉันกับคู่แข่ง [x] โดยใช้เอกสารภายในของเราและแหล่งข้อมูลเว็บสาธารณะ”
“ระบุโอกาสในอุตสาหกรรม [x] โดยอิงจากเอกสารภายในของเราและข้อมูลเว็บสาธารณะ”
ความสามารถและสิทธิ์
สิ่งที่เข้าถึงได้
ประเภทไฟล์ที่รองรับ: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv
สิ่งที่ทำได้
อ่านเนื้อหาและเมทาดาทาสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงใน SharePoint
เคารพสิทธิ์การเข้าถึงของ SharePoint รวมถึงรายการที่แชร์กับคุณ
สิทธิ์ที่ร้องขอ (ขอบเขต)
หมายเหตุ: แอปนี้ต้องใช้ขอบเขตต่อไปนี้ ซึ่งผู้ดูแลระบบ Microsoft Entra ของคุณต้องตรวจสอบและอนุมัติ หากผู้ดูแลระบบ Entra ของคุณไม่อนุมัติขอบเขตเหล่านี้ คุณอาจเห็นข้อผิดพลาดเมื่อพยายามเชื่อมต่อแอปภายใน ChatGPT
การอนุมัติขอบเขตไม่ได้ทำให้การดำเนินการทั้งหมดพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ในทันที ผู้ดูแลระบบและเจ้าของยังต้องตรวจสอบการดำเนินการของแอปใน Workspace settings > Apps สำหรับแอปนั้น ใน Action control ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกวิธีจัดการการดำเนินการปัจจุบันของแอปได้ โดยอนุญาตทุกการดำเนินการ อนุญาตเฉพาะการดำเนินการแบบอ่าน หรือเลือกชุดการดำเนินการแบบกำหนดเอง
หากผู้ดูแลระบบเลือก Custom ยังสามารถเลือกวิธีจัดการการดำเนินการที่เพิ่มเข้ามาภายหลังได้ โดยเลือก Enable all new actions, Only enable new read actions หรือ Disable new actions หากผู้ดูแลระบบเลือก Disable new actions ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบและเปิดใช้การดำเนินการใหม่ก่อนที่ผู้ใช้จะใช้งานได้ หลังจากผู้ดูแลระบบอนุญาตการดำเนินการเพิ่มเติมแล้ว ผู้ใช้อาจต้องเชื่อมต่อแอปใหม่เพื่อใช้งาน
การตั้งค่าทุกประเภท:
offline_access
User.Read
Files.Read.All
Files.ReadWrite.All
Sites.Read.Allการตั้งค่าที่ผู้ดูแลระบบจัดการต้องใช้ขอบเขตต่อไปนี้เพิ่มเติม:
Group.Read.All
GroupMember.Read.All
RoleManagement.Read.All
RoleManagementPolicy.Read.Directoryข้อจำกัดที่ทราบ
ขนาดไฟล์สูงสุดที่รองรับคือ 100 MB ต่อไฟล์
ไม่รองรับเนื้อหาโดยตรงจากหน้าไซต์ SharePoint เนื้อหาที่จะถูกจัดทำดัชนีและใช้งานได้ใน ChatGPT ต้องอยู่ในประเภทไฟล์ที่รองรับ
การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลา ในสภาพแวดล้อมขนาดเล็ก เนื้อหาอาจเริ่มปรากฏภายในไม่กี่ชั่วโมง ส่วนในสภาพแวดล้อมขนาดใหญ่ การซิงค์ทั้งหมดอาจใช้เวลานานกว่า
ระหว่างการซิงค์บางส่วน เนื้อหาล่าสุดบางรายการอาจพร้อมใช้งานแล้ว ขณะที่เนื้อหาเก่ากว่าหรือที่เข้าถึงไม่บ่อยยังคงกำลังซิงค์อยู่ ผลลัพธ์บางรายการอาจหายไปจนกว่าการซิงค์ทั้งหมดจะเสร็จสิ้น
แอปพร้อมการซิงค์ออกแบบมาให้ทำงานได้ดีที่สุดกับคำถาม-คำตอบและคำค้นหาแบบการค้นหา ประสิทธิภาพอาจจำกัดมากขึ้นสำหรับงานรวบรวมข้อมูลขนาดใหญ่มากหรือการวิเคราะห์ที่ซับซ้อนเป็นพิเศษ
สำหรับการซิงค์ที่ผู้ดูแลระบบจัดการ การเข้าถึง OneDrive จะรองรับเฉพาะเมื่อผู้ดูแลระบบเวิร์กสเปซเลือก sync all และมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ SharePoint ตามที่กำหนด หากผู้ดูแลระบบเลือกไซต์และโฟลเดอร์ด้วยตนเองระหว่างการตั้งค่า ระบบจะไม่รองรับ OneDrive ในขั้นตอนการเลือกนั้น
รองรับ SharePoint sync instance ที่ผู้ดูแลระบบจัดการเพียงหนึ่งรายการต่อเวิร์กสเปซเท่านั้น
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมของผู้ดูแลระบบ ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน แอป
การตั้งค่าการเข้าถึง SharePoint แบบผู้ใช้ยืนยันตัวตน
คุณสามารถเชื่อมต่อกับแอป SharePoint ได้โดยค้นหาในไดเรกทอรีแอป ChatGPT ทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในบทความนี้เกี่ยวกับการเชื่อมต่อแอปใหม่
การตั้งค่าแอป SharePoint พร้อมการซิงค์
ขึ้นอยู่กับประเภทแพ็กเกจของคุณ มีสองวิธีในการปรับใช้แอป SharePoint พร้อมการซิงค์สำหรับทีมของคุณ:
ปรับใช้ให้ทีมของคุณ
เฉพาะแพ็กเกจ Enterprise/Edu: ผู้ดูแลระบบสามารถเชื่อมต่อเพียงครั้งเดียวสำหรับผู้ใช้ทุกคนในเวิร์กสเปซของตนได้ โดยผู้ใช้แต่ละคนไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าอะไรเอง ระหว่างการตั้งค่า ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกขอบเขตของไซต์หรือโฟลเดอร์ที่จะซิงค์ด้วยตัวเลือกขอบเขต เพื่อให้มั่นใจว่ามีเฉพาะเนื้อหาที่เหมาะสมเท่านั้นที่พร้อมใช้งาน
เมื่อเปิดใช้แล้ว ChatGPT จะจับคู่ผู้ใช้ที่บัญชี SharePoint และ ChatGPT ใช้โดเมนอีเมลเดียวกันโดยอัตโนมัติ พร้อมใช้การตั้งค่า RBAC ของ SharePoint ที่มีอยู่ก่อนแล้วเพื่อรักษาความปลอดภัย สมาชิกแต่ละคนจะเห็นและเข้าถึงได้เฉพาะไฟล์ SharePoint ใน ChatGPT ที่ตนมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วเท่านั้น
บริการตนเอง
ผู้ใช้แต่ละคนเชื่อมโยงบัญชี SharePoint ของตนเองผ่าน OAuth และสามารถเปิดหรือปิดการซิงค์ได้ระหว่างการตั้งค่าแอป หรือใน Settings → Apps ผู้ดูแลระบบ Business และ Enterprise/Edu สามารถควบคุมความพร้อมใช้งานโดยรวมของแอปและการซิงค์ได้จากหน้าการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ รวมถึง RBAC (เฉพาะ Enterprise/Edu)
ผู้ใช้ Pro ที่ต้องการเปิดใช้การซิงค์สำหรับบัญชีของตนต้องทำตามตัวเลือกการตั้งค่าแบบ Self-service คุณสามารถเปิดใช้การตั้งค่าได้เมื่อเชื่อมต่อแอป หรือจาก Settings → Apps หลังการเชื่อมต่อ
การตั้งค่าเวิร์กสเปซ Enterprise/Edu
ตัวเลือกที่ 1: ปรับใช้ให้ทีมของคุณ
ผู้ดูแลระบบของเวิร์กสเปซ ChatGPT Enterprise ต้องเปิดใช้การเข้าถึงแอป SharePoint ในการตั้งค่าแอปของผู้ดูแลระบบของเวิร์กสเปซ หรือโดยคลิกไอคอนโปรไฟล์แล้วเลือกการตั้งค่าเวิร์กสเปซ
คลิก Enable Sync คุณจะเห็นตัวเลือกระหว่าง Deploy to your team และ Self-service set up
ใช้ Configure access สำหรับ RBAC
หากต้องการ ให้เลือก Manage domains เพื่อจำกัดบัญชี SharePoint ที่เชื่อมต่อให้เหลือเฉพาะชุดโดเมนที่อนุมัติ
คลิก Enable Sync
เลือก Deploy to your team และทำขั้นตอน OAuth ที่จำเป็นให้เสร็จ
ตอนนี้คุณสามารถเลือกขอบเขตของไซต์/โฟลเดอร์สำหรับทีมของคุณได้แล้ว คลิกต่อเพื่อทำการตั้งค่าให้เสร็จ
เมื่อการตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์ ChatGPT จะเริ่มซิงค์กับ SharePoint การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลาสูงสุดหลายชั่วโมงหรือนานกว่านั้น ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่จะซิงค์
เมื่อเสร็จแล้ว ผู้ใช้จะสามารถถาม ChatGPT เกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และ SharePoint ของตนได้
ตัวเลือกที่ 2: การตั้งค่าแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตน
ผู้ดูแลระบบ Enterprise ต้องเปิดใช้แอป SharePoint จากการตั้งค่าแอปของผู้ดูแลระบบก่อน (ดูตัวเลือกที่ 1 ด้านบน) แล้วจึงเปิดใช้การซิงค์
จากนั้นผู้ใช้จึงจะสามารถเปิดใช้การซิงค์ SharePoint จากบัญชีของตนได้ โดยผู้ใช้ต้อง:
ไปที่ Settings > Apps
ค้นหา SharePoint ในรายการแอปที่เชื่อมต่อของคุณ หากยังไม่ได้เชื่อมต่อ ให้คลิกที่ไทล์ SharePoint แล้วคลิก Connect
เลือก Sync เป็นประเภทการเชื่อมต่อ แล้วคลิก Continue
ทำการตั้งค่า OAuth ให้เสร็จสมบูรณ์
หากคุณเคยเชื่อมต่อกับ SharePoint มาก่อน ให้คลิก Enable Sync สำหรับรายการ SharePoint
การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลาสูงสุดหลายชั่วโมง ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่จะซิงค์ เมื่อเสร็จแล้ว ผู้ใช้จะสามารถถาม ChatGPT เกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และ SharePoint ของตนได้
การตั้งค่าเวิร์กสเปซ Business
ผู้ดูแลระบบของเวิร์กสเปซ ChatGPT Business ต้องเปิดใช้การเข้าถึงแอป Sharepoint ในการตั้งค่าแอปของผู้ดูแลระบบของเวิร์กสเปซ เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเชื่อมต่อบัญชีของตนเองได้โดยลงชื่อเข้าใช้ SharePoint ผ่านขั้นตอน OAuth
ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้การเข้าถึงแอป Sharepoint ในการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ
ผู้ดูแลระบบ ChatGPT สามารถเข้าถึงการตั้งค่าแอปของผู้ดูแลระบบได้โดยคลิกไอคอนโปรไฟล์แล้วเลือกการตั้งค่าเวิร์กสเปซ
ภายใต้ Apps -> Enabled โปรดตรวจสอบว่าได้เปิดใช้งาน Sharepoint แล้ว สวิตช์นี้จะให้สิทธิ์ผู้ใช้แต่ละคนเข้าถึงทั้งแอป Sharepoint และแอป Sharepoint พร้อมการซิงค์ คุณสามารถกำหนดค่าแอปได้โดยคลิกเมนูจุดไข่ปลา (...) เลือก Manage domains เพื่อจำกัดบัญชี SharePoint ที่เชื่อมต่อให้เหลือเฉพาะชุดโดเมนที่อนุมัติ
เมื่อทำเสร็จแล้ว สมาชิกในเวิร์กสเปซของคุณจะสามารถเปิดใช้การซิงค์ในบัญชีของตนเองได้
ขั้นตอนที่ 2: ผู้ใช้เวิร์กสเปซเชื่อมต่อกับ SharePoint (OAuth)
หากคุณได้เชื่อมต่อ Sharepoint กับบัญชีส่วนตัวของคุณแล้ว โปรดข้ามไปที่ขั้นตอนที่ 3
ใน ChatGPT ให้คลิก + และ More จากนั้นเลือก SharePoint และทำตามขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ (OAuth)
หรือคุณสามารถไปที่ Settings แล้วเลือก Apps จากนั้นเลือก Sync และเลือก SharePoint แล้วดำเนินการตามขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ให้เสร็จสมบูรณ์
หลังจากทำขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ Sharepoint เสร็จแล้ว ระบบจะเปิดใช้การซิงค์โดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 3: ผู้ใช้เปิดใช้การซิงค์สำหรับ Sharepoint
วิธีเปิดใช้การซิงค์ SharePoint:
ไปที่ Settings > Apps
ค้นหา SharePoint ในรายการแอปที่เชื่อมต่อของคุณ
คลิก Enable sync
การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่นาทีไปจนถึงไม่กี่ชั่วโมง เมื่อเสร็จแล้ว ผู้ใช้จะสามารถถาม ChatGPT เกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และ SharePoint ของตนได้
การตั้งค่า ChatGPT Pro
ผู้ใช้ ChatGPT Pro สามารถเปิดใช้การเข้าถึงแอป Sharepoint พร้อมการซิงค์ได้จาก Settings > Apps
วิธีเปิดใช้การซิงค์ SharePoint:
ไปที่ Settings > Apps
หากคุณยังไม่เคยเชื่อมต่อกับ SharePoint มาก่อน ให้หาไทล์ SharePoint แล้วคลิก Connect
หากคุณเคยเชื่อมต่อกับ SharePoint มาก่อน ให้คลิก Enable sync
การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่นาทีไปจนถึงไม่กี่ชั่วโมง เมื่อเสร็จแล้ว ผู้ใช้จะสามารถถาม ChatGPT เกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และ SharePoint ของตนได้
คำถามที่พบบ่อย - ทั่วไป
คุณซิงค์ทั้ง OneDrive และ SharePoint หรือไม่?
ใช่ แอปพร้อมการซิงค์ทำงานได้กับทั้งไฟล์ส่วนตัวใน OneDrive และไดรฟ์ที่แชร์ใน SharePoint
จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันไม่เปิดใช้การซิงค์?
หากคุณไม่เปิดใช้การซิงค์ (ไม่ว่าจะในฐานะผู้ดูแลระบบเวิร์กสเปซหรือในการตั้งค่าผู้ใช้) แอปก็ยังคงทำงานสำหรับการค้นหาไฟล์ได้ คุณยังคงค้นหาในไซต์ SharePoint ของคุณได้ แต่ข้อมูลจะไม่ถูกจัดทำดัชนีอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
ผู้ดูแลระบบควบคุมได้ไหมว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงแอปพร้อมการซิงค์?
ได้ คุณสามารถกำหนดค่าการเข้าถึงในการตั้งค่าผู้ใช้เพิ่มเติมด้วย RBAC ได้
ไฟล์ใหม่หรือไฟล์ที่อัปเดตจะสะท้อนเมื่อใด?
โดยทั่วไปไฟล์ใหม่และไฟล์ที่อัปเดตจะสะท้อนภายในไม่กี่นาทีถึงประมาณหนึ่งชั่วโมง
ChatGPT เคารพสิทธิ์ของไฟล์หรือไม่?
ระบบจะเคารพสิทธิ์ของไฟล์เสมอ ผู้ใช้จะเข้าถึงได้เฉพาะไฟล์ของตนเองและไฟล์ที่ผู้อื่นแชร์ให้เท่านั้น
ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเชื่อมต่อบัญชี SharePoint จากโดเมนใดก็ได้ในโหมดผู้ใช้ยืนยันตัวตนหรือไม่?
ได้ สำหรับแอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์ จะไม่มีข้อจำกัดด้านโดเมน ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อกับบัญชี SharePoint ใดก็ได้ที่ตนมีสิทธิ์เข้าถึง
ก่อนหน้านี้ฉันเคยเปิดใช้แอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนสำหรับเวิร์กสเปซ Enterprise ของฉัน ฉันจะเปลี่ยนไปใช้แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการได้อย่างไร?
ผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่นโดยไปที่ Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team ซึ่งจะเพิ่มการซิงค์ที่ผู้ดูแลระบบจัดการโดยไม่ปิดใช้งานแอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนทันที จึงหลีกเลี่ยงเวลาหยุดทำงานได้
คำถามที่พบบ่อย - แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการพร้อมการซิงค์
สิ่งนี้แตกต่างจากแอป SharePoint แบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์อย่างไร?
แอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์กำหนดให้ผู้ใช้แต่ละคนต้องยืนยันตัวตน (OAuth) และซิงค์ไฟล์ของตนเองทีละราย ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้ SharePoint สำหรับองค์กรได้ แต่ไม่สามารถปรับใช้ให้ทุกคนได้โดยตรง
แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการพร้อมการซิงค์ช่วยให้ผู้ดูแลระบบยืนยันตัวตนและปรับใช้ทั่วทั้งองค์กรได้ ดังนั้นผู้ใช้จึงไม่ต้องตั้งค่าเป็นรายบุคคล หลังจากการตั้งค่าและการเปิดใช้งานของผู้ดูแลระบบเสร็จสิ้น ผู้ใช้ก็สามารถเริ่มใช้งานได้โดยไม่ต้องกำหนดค่า OAuth ส่วนตัว
ถ้าเราตั้งค่าแอปที่ผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์ไว้แล้วล่ะ?
ผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่นโดยไปที่ Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team ซึ่งจะเพิ่มการซิงค์ที่ผู้ดูแลระบบจัดการโดยไม่ปิดใช้งานแอปที่ผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์ทันที จึงหลีกเลี่ยงเวลาหยุดทำงานได้
หลังจากฉันเปิดใช้แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการพร้อมการซิงค์แล้ว ผู้ใช้จำเป็นต้องเปิดใช้แอปในแชตของตนเองด้วยตนเองหรือไม่?
ไม่ หลังจากตั้งค่าการซิงค์โดยผู้ดูแลระบบแล้ว ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องยืนยันตัวตนเป็นรายบุคคล ผู้ใช้สามารถถามคำถามได้เลย เช่น “แสดง X ใน SharePoint ให้ฉันดู”
แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการพร้อมการซิงค์รองรับการเข้าถึงไฟล์ OneDrive ด้วยหรือไม่?
รองรับ แต่เฉพาะเมื่อผู้ดูแลระบบเวิร์กสเปซ ChatGPT เลือก sync all ในขั้นตอนการตั้งค่า และเป็นผู้ดูแลระบบ SharePointที่มีสิทธิ์เต็มในการจัดการการตั้งค่า เนื้อหา และสิทธิ์ในทุกไซต์และไซต์ย่อยภายในชุดไซต์ SharePoint
หากผู้ดูแลระบบเวิร์กสเปซเลือกไซต์และโฟลเดอร์ด้วยตนเองในขั้นตอนการตั้งค่าการซิงค์ ระบบจะไม่รองรับ OneDrive (ตัวเลือกโฟลเดอร์ของผู้ดูแลระบบไม่รองรับการเลือก OneDrive ในขั้นตอนการเลือก)
ขอย้ำว่า ผู้ใช้จะเข้าถึงได้เฉพาะเนื้อหาที่ตนมีสิทธิ์ดูใน SharePoint เท่านั้น
ChatGPT รู้ได้อย่างไรว่าควรเปิดใช้ให้ผู้ใช้คนใด?
การเข้าถึงอิงตามการจับคู่โดเมนอีเมลแบบตรงกันอย่างเคร่งครัดระหว่าง SharePoint และ ChatGPT บัญชี SharePoint ของผู้ใช้ต้องตรงกับอีเมลบัญชี ChatGPT ของตน
แล้วการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) ล่ะ?
ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมได้ว่ากลุ่มใดจะมีสิทธิ์เข้าถึง SharePoint ผ่าน RBAC แอปจะเคารพการกำหนดค่า RBAC ของ SharePoint ที่มีอยู่ หากผู้ดูแลระบบได้ตั้งค่า RBAC ไว้แล้ว การตั้งค่าเหล่านั้นจะมีผล หากยังไม่ได้ตั้งค่า ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่า RBAC ได้ทุกเมื่อ
ผู้ใช้จะยังเห็นเฉพาะไฟล์ที่ตนมีสิทธิ์หรือไม่?
ใช่ สิทธิ์ไฟล์ที่มีอยู่ของ SharePoint จะได้รับการเคารพอย่างครบถ้วน ผู้ใช้จะเข้าถึงได้เฉพาะไฟล์ที่ตนมีสิทธิ์ดูอยู่แล้วใน SharePoint
ผู้ดูแลระบบควบคุมอะไรได้บ้างเมื่อตั้งค่าแอป?
ผู้ดูแลระบบต้องเป็นทั้งผู้ดูแลระบบ SharePoint และผู้ดูแลระบบ ChatGPT โดยสามารถเลือกซิงค์ไฟล์ทั้งหมดหรือเฉพาะไซต์และโฟลเดอร์ได้ ไฟล์ที่จัดการด้วยวิธีนี้จะแสดงใน ChatGPT เป็น “admin-managed” ใต้ประเภทการเชื่อมต่อ
ผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนสิ่งที่ซิงค์ภายหลังได้หรือไม่?
ได้ ผู้ดูแลระบบสามารถอัปเดตขอบเขตได้ทุกเมื่อโดยคลิก “limit items” ในการตั้งค่าแอป
เราสามารถใช้ทั้งแอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนและแบบที่ผู้ดูแลระบบจัดการได้หรือไม่?
ได้ ในทางเทคนิคแล้วสามารถเปิดใช้ทั้งสองแอปพร้อมกันได้
ไฟล์ใหม่หรือไฟล์ที่อัปเดตจะสะท้อนเมื่อใด?
โดยทั่วไปไฟล์ใหม่และไฟล์ที่อัปเดตจะสะท้อนภายใน ไม่กี่นาทีถึงประมาณหนึ่งชั่วโมง
ฉันเลือกขอบเขตการซิงค์ได้ไหม เช่น โฟลเดอร์หรือไฟล์เฉพาะ?
ได้ คุณสามารถเลือกขอบเขตการซิงค์ระหว่างการตั้งค่า หรือแก้ไขขอบเขตการซิงค์ได้
เราสามารถเปิดใช้แอป SharePoint ที่ผู้ดูแลระบบจัดการหลายตัวพร้อมการซิงค์ในเวิร์กสเปซเดียวกันได้หรือไม่ (เช่น หนึ่งตัวต่อ tenant/brand)?
รองรับ SharePoint instance ที่ผู้ดูแลระบบจัดการเพียงหนึ่งรายการต่อเวิร์กสเปซเท่านั้น