ภาพรวม

ทำให้ ChatGPT ใช้งานได้จริงและเป็นส่วนตัวมากขึ้นด้วยแหล่งข้อมูล Sharepoint ของคุณเอง ซึ่งพร้อมใช้งานได้ตามต้องการแล้ว แอป Sharepoint ช่วยให้ ChatGPT เชื่อมต่อกับ SharePoint ได้อย่างปลอดภัย เพื่อให้คุณค้นหาไฟล์ ดึงข้อมูลสด และอ้างอิงเนื้อหาได้ในแชตโดยตรง

เริ่มต้นได้โดยค้นหาแอป SharePoint ในไดเรกทอรีแอป ChatGPT ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทแพ็กเกจของคุณ คุณสามารถเชื่อมต่อกับ SharePoint ได้สองวิธี:

การเข้าถึง SharePoint แบบผู้ใช้ยืนยันตัวตน

ผู้ใช้แต่ละคนลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี SharePoint ของตนเองโดยใช้ OAuth ทำให้ ChatGPT สามารถใช้เนื้อหา SharePoint ที่ผู้ใช้รายนั้นมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วได้ ตัวเลือกการเชื่อมต่อนี้มีให้ในทุกประเภทแพ็กเกจ และเหมาะที่สุดสำหรับการเข้าถึงรายบุคคล การปรับใช้อย่างยืดหยุ่น และการสำรวจโดยผู้ใช้

แอป SharePoint พร้อมการซิงค์

คุณสามารถเปิดใช้งานการซิงค์สำหรับแอป SharePoint ได้ โดยขึ้นอยู่กับแผน การเปิดใช้งานการซิงค์ช่วยให้เนื้อหา SharePoint ถูกทำดัชนีไว้ล่วงหน้า เพื่อการดึงข้อมูลใน ChatGPT ที่เร็วขึ้นและมีคุณภาพสูงขึ้น ตัวเลือกการเชื่อมต่อนี้พร้อมใช้งานสำหรับแผน Pro, Business และ Enterprise/Edu ผู้ดูแล/เจ้าของสามารถกำหนดค่าตัวเลือกการซิงค์เพิ่มเติมได้โดย:

• ปรับใช้การซิงค์ SharePoint สำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในเวิร์กสเปซของคุณ (เฉพาะ Enterprise/Edu) หรือ

• เปิดใช้งานการซิงค์ แล้วอนุญาตให้ผู้ใช้แต่ละรายเชื่อมต่อบัญชี SharePoint ของตนเองโดยใช้ OAuth

ในการเชื่อมต่อทั้งสองประเภท ผู้ดูแล/เจ้าของสามารถจัดการการเข้าถึงจากการตั้งค่าเวิร์กสเปซ → แอป รวมถึงการใช้ RBAC เพื่อควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ (เฉพาะ Enterprise/Edu)

ปรับใช้ให้ทีมของคุณเมื่อคุณต้องการการควบคุมแบบรวมศูนย์

(เฉพาะ Enterprise/Edu) เหมาะที่สุดหากองค์กรของคุณต้องการให้ผู้ดูแลระบบเป็นผู้เลือกว่าจะซิงค์เนื้อหา SharePoint ใด ใช้การควบคุมการเข้าถึงระดับเวิร์กสเปซ และปรับใช้การกำหนดค่าที่คาดการณ์ได้ทั่วทั้งเวิร์กสเปซ

ใช้การตั้งค่าแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนสำหรับการนำร่องหรือการเริ่มใช้งานโดยผู้ใช้

เหมาะที่สุดเมื่อคุณต้องการให้ผู้ใช้แต่ละคนเชื่อมต่อบัญชี SharePoint ของตนเองและทดลองใช้งาน โดยไม่มีขอบเขตการซิงค์ที่จัดการจากส่วนกลาง

หากเปิดใช้ทั้งสองประเภทการเชื่อมต่อ ให้เลือกและสื่อสารรูปแบบหลัก

ในทางเทคนิคแล้วสามารถเปิดใช้ทั้งสองแบบพร้อมกันได้ หากองค์กรของคุณต้องการขอบเขตที่เลือกจากส่วนกลางและรูปแบบการปรับใช้ที่ควบคุมได้มากกว่า ให้ใช้การซิงค์ที่ผู้ดูแลระบบจัดการเป็นรูปแบบการปรับใช้หลัก และสื่อสารเรื่องนี้ให้ชัดเจนกับผู้ใช้

ทดสอบนำร่องก่อนเปิดใช้ในวงกว้าง หากสภาพแวดล้อมของคุณพึ่งพาการระบุสิทธิ์ตามกลุ่มหรือโครงสร้าง SharePoint ที่ซับซ้อนมาก

หากการปรับใช้ของคุณพึ่งพาการระบุสิทธิ์ตามไดเรกทอรี ไซต์ SharePoint ที่เชื่อมต่อกับ Teams หรือรูปแบบการสืบทอดสิทธิ์ที่ซับซ้อน ให้ตรวจสอบพฤติกรรมด้วยการทดสอบนำร่องก่อนเปิดใช้ในวงกว้าง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อแอปใหม่

ตัวอย่างกรณีใช้งานและคำสั่ง

การสื่อสารและการเขียน

ร่างอัปเดต สรุปเอกสาร หรือทำตามแนวทางของบริษัทโดยใช้เครื่องมือที่เชื่อมต่ออยู่

• “ร่างอัปเดตสำหรับผู้บริหารโดยใช้ข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับโปรเจกต์ [x]”

• “รวบรวมเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับ [x] ให้เป็นคู่มือสำหรับพนักงานใหม่”

การจัดระเบียบและประสิทธิภาพการทำงาน

จัดระเบียบองค์ความรู้ของคุณ ดึงเอกสารสำคัญขึ้นมา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล

• “ค้นหา pitch deck ล่าสุดเกี่ยวกับ [x]”

• “หาเอกสารที่เกี่ยวข้องมากที่สุดสามฉบับเกี่ยวกับ [topic] ให้ฉัน”

การวิเคราะห์และการรายงาน

วิเคราะห์ข้อมูลภายในและภายนอกเพื่อการวิจัยคู่แข่งและตลาด

• “สร้างการเปรียบเทียบข้อเสนอผลิตภัณฑ์ของฉันกับคู่แข่ง [x] แบบเคียงข้างกัน โดยใช้เอกสารภายในของเราและแหล่งข้อมูลเว็บสาธารณะ”

• “ระบุโอกาสในอุตสาหกรรม [x] โดยอิงจากเอกสารภายในของเราและข้อมูลเว็บสาธารณะ”

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกรณีการใช้งานแอปและคำสั่ง

ความสามารถและสิทธิ์

สิ่งที่เข้าถึงได้

• ประเภทไฟล์ที่รองรับ: .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .csv

สิ่งที่ทำได้

• อ่านเนื้อหาและเมทาดาทาสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงใน SharePoint

• เคารพสิทธิ์การเข้าถึงของ SharePoint รวมถึงรายการที่แชร์กับคุณ

สิทธิ์ที่ร้องขอ (ขอบเขต)

การตั้งค่าทุกประเภท:

ขอบเขตต่อไปนี้จำเป็นเพิ่มเติมสำหรับการตั้งค่าที่ผู้ดูแลจัดการ:

ข้อจำกัดที่ทราบ

• ขนาดไฟล์สูงสุดที่รองรับคือ 100 MB ต่อไฟล์

• ไม่รองรับเนื้อหาโดยตรงจากหน้าไซต์ SharePoint เพื่อให้ทำดัชนีและพร้อมใช้งานใน ChatGPT เนื้อหาต้องอยู่ในประเภทไฟล์ที่รองรับ

• การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลา ในสภาพแวดล้อมขนาดเล็ก เนื้อหาอาจเริ่มปรากฏภายในไม่กี่ชั่วโมง ในสภาพแวดล้อมขนาดใหญ่ การซิงค์ทั้งหมดอาจใช้เวลานานกว่า

• ระหว่างการซิงค์บางส่วน เนื้อหาล่าสุดบางรายการอาจพร้อมใช้งานแล้ว ขณะที่เนื้อหาเก่าหรือที่เข้าถึงไม่บ่อยยังคงกำลังซิงค์ ผลลัพธ์บางรายการอาจหายไปจนกว่าการซิงค์ทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์

• แอปพร้อมการซิงค์ได้รับการออกแบบให้ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคำถาม-คำตอบและคำค้นหาแบบค้นหา ประสิทธิภาพอาจจำกัดมากขึ้นสำหรับงานรวบรวมข้อมูลขนาดใหญ่มากหรือการวิเคราะห์ที่ซับซ้อนเป็นพิเศษ

• สำหรับการซิงค์ที่ผู้ดูแลจัดการ การเข้าถึง OneDrive จะรองรับเฉพาะเมื่อผู้ดูแลเวิร์กสเปซเลือก ซิงค์ทั้งหมด และมีสิทธิ์ผู้ดูแล SharePoint ที่จำเป็น หากผู้ดูแลเลือกไซต์และโฟลเดอร์ด้วยตนเองระหว่างการตั้งค่า จะไม่รองรับ OneDrive ในขั้นตอนการเลือกนั้น

• รองรับอินสแตนซ์การซิงค์ SharePoint ที่ผู้ดูแลจัดการเพียงหนึ่งอินสแตนซ์ต่อเวิร์กสเปซ

• การเชื่อมต่อ SharePoint ที่ผู้ดูแลจัดการที่มีอยู่ อาจต้องตรวจสอบสิทธิ์อีกครั้งก่อนที่การกรองป้ายชื่อความลับและการรองรับสิทธิ์กลุ่ม SharePoint แบบเดิมที่ดีขึ้นจะพร้อมใช้งาน

• ไฟล์ที่ได้รับการป้องกันด้วยป้ายชื่อความลับของ Microsoft Purview ซึ่งบังคับใช้การเข้ารหัสหรือการควบคุมการเข้าถึง จะไม่ถูกซิงค์โดย ChatGPT

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมผู้ดูแล ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนดในแอป

การตั้งค่าการเข้าถึง SharePoint โดยผู้ใช้ตรวจสอบสิทธิ์

คุณสามารถเชื่อมต่อกับแอป SharePoint ได้โดยค้นหาแอปในไดเรกทอรีแอปของ ChatGPT ทำตามขั้นตอนในบทความนี้เกี่ยวกับการเชื่อมต่อแอปใหม่

การตั้งค่าแอป SharePoint พร้อมการซิงค์

ขึ้นอยู่กับประเภทแพ็กเกจของคุณ มีสองวิธีในการปรับใช้แอป SharePoint พร้อมการซิงค์สำหรับทีมของคุณ:

ปรับใช้ให้ทีมของคุณ

เฉพาะแพ็กเกจ Enterprise/Edu: ผู้ดูแลระบบสามารถเชื่อมต่อเพียงครั้งเดียวสำหรับผู้ใช้ทุกคนในเวิร์กสเปซของตนได้ โดยผู้ใช้แต่ละคนไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าอะไรเอง ระหว่างการตั้งค่า ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกขอบเขตของไซต์หรือโฟลเดอร์ที่จะซิงค์ด้วยตัวเลือกขอบเขต เพื่อให้มั่นใจว่ามีเฉพาะเนื้อหาที่เหมาะสมเท่านั้นที่พร้อมใช้งาน

เมื่อเปิดใช้แล้ว ChatGPT จะจับคู่ผู้ใช้ที่บัญชี SharePoint และ ChatGPT ใช้โดเมนอีเมลเดียวกันโดยอัตโนมัติ พร้อมใช้การตั้งค่า RBAC ของ SharePoint ที่มีอยู่ก่อนแล้วเพื่อรักษาความปลอดภัย สมาชิกแต่ละคนจะเห็นและเข้าถึงได้เฉพาะไฟล์ SharePoint ใน ChatGPT ที่ตนมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วเท่านั้น

บริการตนเอง

ผู้ใช้แต่ละคนเชื่อมโยงบัญชี SharePoint ของตนเองผ่าน OAuth และสามารถเปิดหรือปิดการซิงค์ได้ระหว่างการตั้งค่าแอป หรือใน Settings → Apps ผู้ดูแลระบบ Business และ Enterprise/Edu สามารถควบคุมความพร้อมใช้งานโดยรวมของแอปและการซิงค์ได้จากหน้าการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ รวมถึง RBAC (เฉพาะ Enterprise/Edu)

ผู้ใช้ Pro ที่ต้องการเปิดใช้การซิงค์สำหรับบัญชีของตนต้องทำตามตัวเลือกการตั้งค่าแบบ Self-service คุณสามารถเปิดใช้การตั้งค่าได้เมื่อเชื่อมต่อแอป หรือจาก Settings → Apps หลังการเชื่อมต่อ

การตั้งค่าเวิร์กสเปซ Enterprise/Edu

ตัวเลือกที่ 1: ปรับใช้กับทีมของคุณ

ผู้ดูแลเวิร์กสเปซ ChatGPT Enterprise ต้องเปิดใช้งานการเข้าถึงแอป SharePoint ในการตั้งค่าแอปสำหรับผู้ดูแลของเวิร์กสเปซ หรือคลิกไอคอนโปรไฟล์ของตนแล้วเลือกการตั้งค่าเวิร์กสเปซ

• คลิก Enable Sync คุณจะเห็นตัวเลือกระหว่าง Deploy to your team และ Self-service set up

• ใช้ Configure access สำหรับ RBAC

• เลือก Manage domains ได้ตามต้องการ เพื่อจำกัดบัญชี SharePoint ที่เชื่อมต่อให้เป็นชุดโดเมนที่อนุมัติแล้ว

• คลิก Enable Sync

• เลือก Deploy to your team แล้วทำขั้นตอน OAuth ที่จำเป็นให้เสร็จ

ตอนนี้คุณสามารถเลือกขอบเขตไซต์/โฟลเดอร์สำหรับทีมของคุณได้ คลิกต่อไปเพื่อทำการตั้งค่าให้เสร็จสมบูรณ์

เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ChatGPT จะเริ่มซิงค์กับ SharePoint การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลาสูงสุดหลายชั่วโมงหรือนานกว่านั้น ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่ต้องซิงค์

เมื่อเสร็จแล้ว ผู้ใช้สามารถถามคำถามกับ ChatGPT เกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และ SharePoint ของตนได้

ตัวเลือกที่ 2: การตั้งค่าโดยผู้ใช้ตรวจสอบสิทธิ์

ผู้ดูแล Enterprise ต้องเปิดใช้งานแอป SharePoint จากการตั้งค่าแอปสำหรับผู้ดูแลก่อน (ดูตัวเลือกที่ 1 ด้านบน) แล้วจึงเปิดใช้งานการซิงค์

จากนั้นผู้ใช้สามารถเปิดใช้งานการซิงค์ SharePoint จากบัญชีของตนได้ ในการเปิดใช้งาน ผู้ใช้ต้อง:

1. ไปที่ Settings > Apps

2. ค้นหา SharePoint ในรายการแอปที่เชื่อมต่อของคุณ หากคุณยังไม่ได้เชื่อมต่อ ให้คลิกไทล์ SharePoint แล้วคลิก Connect

3. เลือก Sync เป็นประเภทการเชื่อมต่อ แล้วคลิก Continue

4. ตั้งค่า OAuth ให้เสร็จสมบูรณ์

หากคุณเคยเชื่อมต่อกับ SharePoint มาก่อน ให้คลิก Enable Sync สำหรับรายการ SharePoint

การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลาสูงสุดหลายชั่วโมง ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่ต้องซิงค์ เมื่อเสร็จแล้ว ผู้ใช้สามารถถามคำถามกับ ChatGPT เกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และ SharePoint ของตนได้

การตั้งค่าเวิร์กสเปซ Business

ผู้ดูแลเวิร์กสเปซ ChatGPT Business ต้องเปิดใช้งานการเข้าถึงแอป SharePoint ในการตั้งค่าแอปสำหรับผู้ดูแลของเวิร์กสเปซ เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ผู้ใช้แต่ละรายสามารถเชื่อมต่อบัญชีของตนเองได้โดยลงชื่อเข้าใช้ SharePoint ผ่านขั้นตอน OAuth

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการเข้าถึงแอป SharePoint ในการตั้งค่าผู้ดูแล

ผู้ดูแล ChatGPT สามารถเข้าถึง การตั้งค่าแอปสำหรับผู้ดูแล ได้โดยคลิกไอคอนโปรไฟล์ของตนแล้วเลือกการตั้งค่าเวิร์กสเปซ

ภายใต้ Apps -> Enabled ตรวจสอบว่า SharePoint เปิดใช้งานอยู่ สวิตช์นี้จะให้ผู้ใช้แต่ละรายเข้าถึงทั้งแอป SharePoint และแอป SharePoint พร้อมการซิงค์ คุณสามารถกำหนดค่าแอปได้โดยคลิกเมนูจุดไข่ปลา (...) เลือก Manage domains เพื่อจำกัดบัญชี SharePoint ที่เชื่อมต่อให้เป็นชุดโดเมนที่อนุมัติแล้ว

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว สมาชิกในเวิร์กสเปซของคุณจะสามารถเปิดใช้งานการซิงค์ในบัญชีของตนเองได้

ขั้นตอนที่ 2: ผู้ใช้เวิร์กสเปซเชื่อมต่อกับ SharePoint (OAuth)

ใน ChatGPT ให้คลิก + และ More จากนั้นเลือก SharePoint และทำตามขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ (OAuth)

หรือคุณสามารถไปที่ Settings แล้วเลือก Apps จากนั้นเลือก Sync และเลือก SharePoint แล้วดำเนินการตามขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ให้เสร็จสมบูรณ์

หลังจากทำขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ Sharepoint เสร็จแล้ว ระบบจะเปิดใช้การซิงค์โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: ผู้ใช้เปิดใช้การซิงค์สำหรับ Sharepoint

วิธีเปิดใช้การซิงค์ SharePoint:

1. ไปที่ Settings > Apps

2. ค้นหา SharePoint ในรายการแอปที่เชื่อมต่อของคุณ

3. คลิก Enable sync

การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่นาทีไปจนถึงไม่กี่ชั่วโมง เมื่อเสร็จแล้ว ผู้ใช้จะสามารถถาม ChatGPT เกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และ SharePoint ของตนได้

การตั้งค่า ChatGPT Pro

ผู้ใช้ ChatGPT Pro สามารถเปิดใช้การเข้าถึงแอป Sharepoint พร้อมการซิงค์ได้จาก Settings > Apps

วิธีเปิดใช้การซิงค์ SharePoint:

1. ไปที่ Settings > Apps

2. หากคุณยังไม่เคยเชื่อมต่อกับ SharePoint มาก่อน ให้หาไทล์ SharePoint แล้วคลิก Connect

3. หากคุณเคยเชื่อมต่อกับ SharePoint มาก่อน ให้คลิก Enable sync

การซิงค์ครั้งแรกอาจใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่นาทีไปจนถึงไม่กี่ชั่วโมง เมื่อเสร็จแล้ว ผู้ใช้จะสามารถถาม ChatGPT เกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และ SharePoint ของตนได้

คำถามที่พบบ่อย - ทั่วไป

คุณซิงค์ทั้ง OneDrive และ SharePoint หรือไม่?

ใช่ แอปพร้อมการซิงค์ทำงานได้กับทั้งไฟล์ส่วนตัวใน OneDrive และไดรฟ์ที่แชร์ใน SharePoint

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันไม่เปิดใช้การซิงค์?

หากคุณไม่เปิดใช้การซิงค์ (ไม่ว่าจะในฐานะผู้ดูแลระบบเวิร์กสเปซหรือในการตั้งค่าผู้ใช้) แอปก็ยังคงทำงานสำหรับการค้นหาไฟล์ได้ คุณยังคงค้นหาในไซต์ SharePoint ของคุณได้ แต่ข้อมูลจะไม่ถูกจัดทำดัชนีอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ

ผู้ดูแลสามารถควบคุมได้หรือไม่ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงแอปพร้อมการซิงค์

ได้ คุณสามารถกำหนดค่าการเข้าถึงการตั้งค่าผู้ใช้เพิ่มเติมด้วย RBAC

ไฟล์ใหม่หรือไฟล์ที่อัปเดตจะสะท้อนเมื่อใด?

โดยทั่วไปไฟล์ใหม่และไฟล์ที่อัปเดตจะสะท้อนภายในไม่กี่นาทีถึงประมาณหนึ่งชั่วโมง

ChatGPT เคารพสิทธิ์ของไฟล์หรือไม่?

ระบบจะเคารพสิทธิ์ของไฟล์เสมอ ผู้ใช้จะเข้าถึงได้เฉพาะไฟล์ของตนเองและไฟล์ที่ผู้อื่นแชร์ให้เท่านั้น

ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเชื่อมต่อบัญชี SharePoint จากโดเมนใดก็ได้ในโหมดผู้ใช้ยืนยันตัวตนหรือไม่?

ได้ สำหรับแอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์ จะไม่มีข้อจำกัดด้านโดเมน ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อกับบัญชี SharePoint ใดก็ได้ที่ตนมีสิทธิ์เข้าถึง

ก่อนหน้านี้ฉันเคยเปิดใช้แอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนสำหรับเวิร์กสเปซ Enterprise ของฉัน ฉันจะเปลี่ยนไปใช้แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการได้อย่างไร?

ผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่นโดยไปที่ Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team ซึ่งจะเพิ่มการซิงค์ที่ผู้ดูแลระบบจัดการโดยไม่ปิดใช้งานแอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนทันที จึงหลีกเลี่ยงเวลาหยุดทำงานได้

คำถามที่พบบ่อย - แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการพร้อมการซิงค์

สิ่งนี้แตกต่างจากแอป SharePoint แบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์อย่างไร?

แอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์กำหนดให้ผู้ใช้แต่ละคนต้องยืนยันตัวตน (OAuth) และซิงค์ไฟล์ของตนเองทีละราย ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้ SharePoint สำหรับองค์กรได้ แต่ไม่สามารถปรับใช้ให้ทุกคนได้โดยตรง

แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการพร้อมการซิงค์ช่วยให้ผู้ดูแลระบบยืนยันตัวตนและปรับใช้ทั่วทั้งองค์กรได้ ดังนั้นผู้ใช้จึงไม่ต้องตั้งค่าเป็นรายบุคคล หลังจากการตั้งค่าและการเปิดใช้งานของผู้ดูแลระบบเสร็จสิ้น ผู้ใช้ก็สามารถเริ่มใช้งานได้โดยไม่ต้องกำหนดค่า OAuth ส่วนตัว

ถ้าเราตั้งค่าแอปที่ผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์ไว้แล้วล่ะ?

ผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่นโดยไปที่ Admin settings → Apps → SharePoint → Deploy to team ซึ่งจะเพิ่มการซิงค์ที่ผู้ดูแลระบบจัดการโดยไม่ปิดใช้งานแอปที่ผู้ใช้ยืนยันตัวตนพร้อมการซิงค์ทันที จึงหลีกเลี่ยงเวลาหยุดทำงานได้

หลังจากฉันเปิดใช้แอปที่ผู้ดูแลระบบจัดการพร้อมการซิงค์แล้ว ผู้ใช้จำเป็นต้องเปิดใช้แอปในแชตของตนเองด้วยตนเองหรือไม่?

ไม่ หลังจากตั้งค่าการซิงค์โดยผู้ดูแลระบบแล้ว ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องยืนยันตัวตนเป็นรายบุคคล ผู้ใช้สามารถถามคำถามได้เลย เช่น “แสดง X ใน SharePoint ให้ฉันดู”

แอปพร้อมการซิงค์ที่ผู้ดูแลจัดการรองรับการเข้าถึงไฟล์ OneDrive ด้วยหรือไม่

รองรับ แต่เฉพาะเมื่อผู้ดูแลเวิร์กสเปซ ChatGPT เลือก ซิงค์ทั้งหมด ในขั้นตอนการตั้งค่า และเป็นผู้ดูแล SharePoint ที่มีสิทธิ์เต็มในการจัดการการตั้งค่า เนื้อหา และสิทธิ์ในทุกไซต์และไซต์ย่อยภายในคอลเลกชันไซต์ SharePoint

หากผู้ดูแลเวิร์กสเปซเลือกไซต์และโฟลเดอร์ด้วยตนเองในกระบวนการตั้งค่าการซิงค์ ระบบจะไม่รองรับ OneDrive (ตัวเลือกโฟลเดอร์สำหรับผู้ดูแลไม่รองรับการเลือก OneDrive ในขั้นตอนการเลือก)

ขอเตือนว่า ผู้ใช้จะเข้าถึงได้เฉพาะเนื้อหาที่ตนมีสิทธิ์ดูใน SharePoint เท่านั้น

ChatGPT รู้ได้อย่างไรว่าควรเปิดใช้ให้ผู้ใช้คนใด?

การเข้าถึงอิงตามการจับคู่โดเมนอีเมลแบบตรงกันอย่างเคร่งครัดระหว่าง SharePoint และ ChatGPT บัญชี SharePoint ของผู้ใช้ต้องตรงกับอีเมลบัญชี ChatGPT ของตน

แล้วการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) ล่ะ?

ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมได้ว่ากลุ่มใดจะมีสิทธิ์เข้าถึง SharePoint ผ่าน RBAC แอปจะเคารพการกำหนดค่า RBAC ของ SharePoint ที่มีอยู่ หากผู้ดูแลระบบได้ตั้งค่า RBAC ไว้แล้ว การตั้งค่าเหล่านั้นจะมีผล หากยังไม่ได้ตั้งค่า ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่า RBAC ได้ทุกเมื่อ

ผู้ใช้จะยังเห็นเฉพาะไฟล์ที่ตนมีสิทธิ์หรือไม่?

ใช่ สิทธิ์ไฟล์ที่มีอยู่ของ SharePoint จะได้รับการเคารพอย่างครบถ้วน ผู้ใช้จะเข้าถึงได้เฉพาะไฟล์ที่ตนมีสิทธิ์ดูอยู่แล้วใน SharePoint

ผู้ดูแลระบบควบคุมอะไรได้บ้างเมื่อตั้งค่าแอป?

ผู้ดูแลระบบต้องเป็นทั้งผู้ดูแลระบบ SharePoint และผู้ดูแลระบบ ChatGPT โดยสามารถเลือกซิงค์ไฟล์ทั้งหมดหรือเฉพาะไซต์และโฟลเดอร์ได้ ไฟล์ที่จัดการด้วยวิธีนี้จะแสดงใน ChatGPT เป็น “admin-managed” ใต้ประเภทการเชื่อมต่อ

ผู้ดูแลสามารถเปลี่ยนสิ่งที่จะซิงค์ในภายหลังได้หรือไม่

ได้ ผู้ดูแลสามารถอัปเดตขอบเขตการซิงค์ได้จากการตั้งค่าแอป SharePoint เลือก Limit content เพื่อเปลี่ยนเนื้อหาที่ซิงค์ หรือกำหนดค่าการกรองป้ายชื่อความลับ เมื่อพร้อมใช้งาน

เราสามารถใช้ทั้งแอปแบบผู้ใช้ยืนยันตัวตนและแบบที่ผู้ดูแลระบบจัดการได้หรือไม่?

ได้ ในทางเทคนิคแล้วสามารถเปิดใช้ทั้งสองแอปพร้อมกันได้

ไฟล์ใหม่หรือไฟล์ที่อัปเดตจะสะท้อนเมื่อใด?

โดยทั่วไปไฟล์ใหม่และไฟล์ที่อัปเดตจะสะท้อนภายใน ไม่กี่นาทีถึงประมาณหนึ่งชั่วโมง

ฉันเลือกขอบเขตการซิงค์ได้ไหม เช่น โฟลเดอร์หรือไฟล์เฉพาะ?

ได้ คุณสามารถเลือกขอบเขตการซิงค์ระหว่างการตั้งค่า หรือแก้ไขขอบเขตการซิงค์ได้

เราสามารถเปิดใช้แอป SharePoint ที่ผู้ดูแลระบบจัดการหลายตัวพร้อมการซิงค์ในเวิร์กสเปซเดียวกันได้หรือไม่ (เช่น หนึ่งตัวต่อ tenant/brand)?

รองรับ SharePoint instance ที่ผู้ดูแลระบบจัดการเพียงหนึ่งรายการต่อเวิร์กสเปซเท่านั้น

เหตุใดหน้าจอความยินยอมของ Microsoft จึงแสดงทั้งสิทธิ์ที่มอบหมายและสิทธิ์แอปพลิเคชัน

ระหว่างการย้ายไปใช้สิทธิ์แอปพลิเคชันสำหรับการซิงค์ SharePoint ที่ผู้ดูแลจัดการ Microsoft อาจแสดงทั้งสิทธิ์ที่มอบหมายและสิทธิ์แอปพลิเคชัน การทับซ้อนชั่วคราวนี้ช่วยรักษาพฤติกรรมเดิมของตัวเชื่อมต่อ SharePoint พร้อมเปิดใช้การครอบคลุมที่ดีขึ้นและการกรองป้ายชื่อความลับ ในอนาคต เราอาจนำคำขอขอบเขตที่มอบหมายออกทั้งหมด 

เหตุใดแอปจึงขอ Sites.FullControl.All

แอปขอ Sites.FullControl.All เพื่อให้สามารถดึงสิทธิ์ของเอกสารได้อย่างครบถ้วนและถูกต้อง คำแนะนำของ Microsoft สำหรับการสแกนลำดับชั้นสิทธิ์ด้วยคิวรี Microsoft Graph delta ระบุว่าแอปต้องใช้ Sites.FullControl.All เพื่อประมวลผลสิทธิ์อย่างถูกต้อง ในการทดสอบของเรา Sites.Read.All อาจทำให้การอัปเดตการควบคุมการเข้าถึงล่าช้า ซึ่งหมายความว่าสิทธิ์ของเอกสารอาจไม่ปรากฏทันทีเสมอไป

เหตุใดแอปจึงขอขอบเขต SharePoint

การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยให้แอปดึงข้อมูลการควบคุมการเข้าถึงและข้อมูลกลุ่มสำหรับไซต์ SharePoint (แบบเดิม) ได้

เหตุใดแอปจึงขอขอบเขต Sites.Selected

ขอบเขต Sites.Selected เป็นชุดย่อยที่เข้มงวดของ Sites.FullControl.All แอปต้องมีอย่างน้อยหนึ่งในสองขอบเขตนี้จึงจะทำงานได้ถูกต้อง Sites.Selected ช่วยให้องค์กรและผู้ดูแล IT จำกัดการเข้าถึงสำหรับแอปได้เพิ่มเติม เราขอแนะนำให้คงขอบเขตนี้ไว้

หมายเหตุ: หากผู้ดูแลกำลังพิจารณาเพิกถอน Sites.FullControl.All โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ที่เลือกสามารถเข้าถึงได้โดยทำตามคู่มือ Microsoft นี้ เพื่อให้ตัวเชื่อมต่อทำงานได้ถูกต้อง

OpenAI เปิดใช้งานขอบเขตนี้สำหรับการทดสอบนำร่องระยะแรก และแนะนำให้ติดต่อมาก่อนที่จะพึ่งพาขอบเขตนี้

ป้ายชื่อความลับของ Microsoft Purview ได้รับการจัดการอย่างไร

การซิงค์ SharePoint ที่ผู้ดูแลจัดการสามารถใช้เมทาดาทาป้ายชื่อความลับของ Microsoft Purview เพื่อแยกไฟล์ที่มีป้ายชื่อที่เลือกออกจากการซิงค์ การดำเนินการนี้ต้องใช้สิทธิ์ SensitivityLabels.Read.All

ป้ายชื่อความลับของ Microsoft จะได้รับการจัดการตามว่าป้ายชื่อนั้นได้รับการกำหนดค่าให้เข้ารหัสเนื้อหาหรือไม่ ป้ายชื่ออาจเป็นแบบจัดประเภทเท่านั้น: Microsoft อธิบายป้ายชื่อความลับว่าเป็นเมทาดาทาข้อความธรรมดาที่ใช้จัดประเภทเนื้อหา และป้ายชื่อเหล่านี้ไม่ได้เข้ารหัสไฟล์หรือเปลี่ยนแปลงว่าใครสามารถเปิดไฟล์ได้ด้วยตัวมันเอง 

ไฟล์ที่มีป้ายชื่อความลับแบบจัดประเภทเท่านั้นสามารถซิงค์ได้ หากไฟล์เหล่านั้นอยู่ในขอบเขตและผู้ใช้มีสิทธิ์ SharePoint ในการเข้าถึง ผู้ดูแลสามารถแยกไฟล์ที่มีป้ายชื่อแบบจัดประเภทเท่านั้นที่เลือกออกจากการซิงค์ได้โดยใช้ตัวกรองป้ายชื่อความลับ

หากป้ายชื่อความลับได้รับการกำหนดค่าด้วยการควบคุมการเข้าถึง Microsoft จะใช้การเข้ารหัสกับเนื้อหา Microsoft ระบุว่าเนื้อหาที่เข้ารหัสสามารถถอดรหัสได้เฉพาะโดยผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตตามการตั้งค่าการเข้ารหัสของป้ายชื่อ และจะยังคงเข้ารหัสไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ไฟล์ที่ได้รับการป้องกันเหล่านี้จะไม่ถูกซิงค์โดย ChatGPT และจะถูกแยกออกโดยอัตโนมัติ ผู้ดูแลไม่จำเป็นต้องเลือกป้ายชื่อเหล่านี้ในตัวกรองป้ายชื่อความลับ

ฉันเคยตั้งค่าแอป SharePoint ที่ผู้ดูแลจัดการไว้ก่อนหน้านี้ ฉันจะรับฟีเจอร์ใหม่ได้อย่างไร

หากคุณตั้งค่าการซิงค์ SharePoint ที่ผู้ดูแลจัดการไว้แล้ว อย่ายกเลิกการเชื่อมต่อแล้วเชื่อมต่อแอปใหม่ การยกเลิกการเชื่อมต่อแล้วเชื่อมต่อใหม่อาจทำให้เนื้อหา SharePoint ถูกซิงค์และทำดัชนีใหม่ ซึ่งอาจทำให้ความพร้อมใช้งานใน ChatGPT ล่าช้า

ให้ไปที่การตั้งค่าแอป SharePoint (จากการตั้งค่าเวิร์กสเปซ > แอป) แล้วใช้คำสั่งตรวจสอบสิทธิ์อีกครั้งแทน การตรวจสอบสิทธิ์อีกครั้งจะรักษาการซิงค์ที่มีอยู่และการเลือกเนื้อหาก่อนหน้าไว้ หากต้องการอัปเดตการเลือก ให้เลือก Limit content เพื่อเปลี่ยนแปลง เช่น เพิ่มไซต์ที่ค้นพบใหม่ หรือแยกเนื้อหาที่ติดป้ายชื่อความลับแบบไม่ป้องกันออก (หมายเหตุ: ป้ายชื่อความลับแบบป้องกันจะถูกแยกออกเสมอ) 

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันไม่ตรวจสอบสิทธิ์อีกครั้งด้วยขอบเขต Microsoft เพิ่มเติม

การเชื่อมต่อแอป SharePoint ที่มีอยู่ของคุณจะยังคงทำงานอยู่ และฟังก์ชันที่มีอยู่เดิมจะดำเนินต่อไปโดยไม่เปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่สามารถใช้ฟีเจอร์ที่ต้องใช้ขอบเขต Microsoft เพิ่มเติม รวมถึงการกรองป้ายชื่อความลับและการรองรับสิทธิ์กลุ่ม SharePoint แบบเดิมที่ดีขึ้น