Présentation
L’adhésion automatique permet aux collègues éligibles de rejoindre votre espace de travail ChatGPT Business sans attendre qu’un propriétaire approuve chaque demande. Dans les paramètres de l’espace de travail, cette option s’appelle Approuver automatiquement les demandes d’adhésion.
Qui peut utiliser l’adhésion automatique ?
Les propriétaires peuvent gérer l’adhésion automatique dans les espaces de travail ChatGPT Business éligibles. Il existe un seul paramètre d’adhésion automatique pour l’espace de travail, et non un paramètre distinct pour chaque domaine de messagerie. La découverte de l’espace de travail doit être activée pour que les demandes d’adhésion soient approuvées automatiquement.
Pour les espaces de travail qui gèrent directement leurs domaines, les collègues peuvent être éligibles via le domaine de messagerie actuel du propriétaire principal ou un domaine vérifié associé à l’espace de travail. Un domaine correspondant au domaine de messagerie actuel du propriétaire principal ne nécessite pas de vérification distincte.
Pour les espaces de travail dont les domaines sont gérés de manière centralisée par leur organisation, le domaine de messagerie d’un collègue doit être à la fois vérifié et attribué à cet espace de travail.
Avant d’activer l’adhésion automatique, vérifiez les domaines éligibles et le type de siège par défaut de votre espace de travail. L’adhésion automatique s’applique aux collègues éligibles de ces domaines, et pas uniquement aux personnes que vous approuvez individuellement.
Quel est l’effet de l’adhésion automatique sur les sièges et la facturation ?
Lorsqu’un collègue rejoint l’espace de travail, la suite dépend des sièges disponibles et de la prise en charge de l’achat automatique de sièges :
Un siège éligible est disponible : votre collègue utilise un siège disponible du type par défaut de votre espace de travail. L’attribution de ce siège existant n’entraîne aucuns frais supplémentaires.
Un nouveau siège est nécessaire et les achats automatiques sont pris en charge : l’activation de l’adhésion automatique est gratuite. Si un collègue a besoin d’un nouveau siège et que l’adhésion automatique peut l’acheter automatiquement, nous ajouterons un siège du type par défaut de votre espace de travail et vous facturerons immédiatement le reste de la période de facturation en cours. En facturation mensuelle, si l’achat du siège nécessite que vous confirmiez un changement de date de facturation, la demande est transmise à un propriétaire de l’espace de travail pour approbation. Dans ce cas, l’adhésion automatique ne facture pas le siège.
Votre espace de travail ne peut utiliser que les sièges disponibles : l’adhésion automatique n’achète pas de nouveau siège. Un siège doit être rendu disponible pour que votre collègue puisse rejoindre l’espace de travail.
Pour obtenir de l’aide sur la gestion des sièges achetés et de la facturation, consultez Gérer la facturation et les sièges dans ChatGPT Business.
Activer l’adhésion automatique
Ouvrez l’espace de travail Business que vous souhaitez gérer. Vous devez être propriétaire de l’espace de travail.
Accédez à Paramètres de l’espace de travail → Facturation → Préférences des sièges.
Vérifiez le Type de siège par défaut, puis activez Approuver automatiquement les demandes d’adhésion.
Si une confirmation s’affiche, vérifiez les informations d’éligibilité et de facturation, puis sélectionnez Confirmer. Sélectionnez Annuler si vous ne souhaitez pas activer cette option.
Pour les espaces de travail où l’adhésion automatique utilise uniquement les sièges disponibles, le paramètre est enregistré sans confirmation d’achat de siège.
Si un message sur la page d’accueil de ChatGPT vous invite à activer l’adhésion automatique, vérifiez les détails des sièges et de la facturation avant de sélectionner Activer l’adhésion automatique. Cette action active immédiatement l’adhésion automatique pour tous les domaines éligibles de votre espace de travail, même si le message n’en affiche qu’un. Sélectionnez Pas maintenant pour fermer le message sans activer l’adhésion automatique.
Désactiver l’adhésion automatique
Retournez dans Paramètres de l’espace de travail → Facturation → Préférences des sièges et désactivez Approuver automatiquement les demandes d’adhésion.
La désactivation de l’adhésion automatique conserve dans votre abonnement tous les sièges déjà achetés. Pour ne plus payer un siège inutilisé, ouvrez Gérer les sièges et planifiez une réduction pour votre prochain cycle de facturation. Consultez Gérer les membres, les types de sièges et les rôles dans ChatGPT Business.
Questions fréquentes
L’adhésion automatique ajoute-t-elle tout le personnel de mon entreprise en une seule fois ?
Non. L’adhésion automatique approuve les collègues éligibles lorsqu’ils entreprennent de rejoindre l’espace de travail. L’activation de ce paramètre n’inscrit pas automatiquement tout le personnel de votre entreprise.
Pourquoi un collègue a-t-il encore besoin d’une approbation ?
Vérifiez qu’il utilise une adresse e-mail sur un domaine éligible et que l’adhésion automatique et la découverte de l’espace de travail sont toutes deux activées pour le bon espace de travail. Pour les domaines gérés de manière centralisée, vérifiez également que le domaine est vérifié et attribué à cet espace de travail. Il peut aussi avoir besoin d’un siège disponible si votre espace de travail ne peut pas en acheter automatiquement ou si une tentative d’achat ne peut pas aboutir.
Les propriétaires de l’espace de travail peuvent consulter les demandes en attente dans Paramètres de l’espace de travail → Membres → Demandes en attente.
Pourquoi le paramètre d’adhésion automatique n’apparaît-il pas ?
Vérifiez que vous êtes propriétaire de l’espace de travail et que vous avez sélectionné le bon espace de travail Business. La disponibilité dépend aussi de la configuration des domaines de votre espace de travail et de son éligibilité à l’achat de sièges.
Puis-je retirer une personne ayant rejoint l’espace de travail via l’adhésion automatique ?
Oui. Vous pouvez retirer une personne ayant rejoint l’espace de travail via l’adhésion automatique de la même manière que tout autre membre. Accédez à Paramètres de l’espace de travail > Membres et retirez la personne de l’espace de travail. Son accès prend fin immédiatement, mais son retrait ne résilie pas le siège payant.
Si vous n’avez plus besoin du siège, un propriétaire de l’espace de travail peut utiliser Gérer les sièges pour planifier une réduction du nombre de sièges. Le retrait d’un membre ou la planification d’une réduction n’entraîne pas automatiquement le remboursement des frais de la période de facturation en cours. Le siège payant reste disponible jusqu’à la fin de cette période. Pour un abonnement annuel, il s’agit de la fin de la période annuelle en cours.
Si vous réutilisez le siège avant cette date, vous serez informé que vous annulez sa suppression planifiée. Le siège reste dans votre abonnement et continue d’être renouvelé. Si vous ne le réutilisez pas et maintenez la réduction planifiée, votre nombre de sièges payants diminue au début du prochain cycle de facturation.
Pour connaître les étapes de retrait d’un membre, consultez : Gérer les membres, les types de sièges et les rôles dans ChatGPT Business. Pour en savoir plus sur les réductions du nombre de sièges et les conditions de remboursement, consultez : Gérer la facturation et les sièges dans ChatGPT Business.
Rejoindre l’espace de travail y transfère-t-il mes conversations personnelles ?
Rejoindre un espace de travail Business et migrer du contenu personnel sont deux actions distinctes. Vous pouvez conserver votre espace de travail personnel séparément. Consultez Migrer votre espace de travail personnel avant de choisir de transférer du contenu.