Übersicht
Mit dem automatischen Beitritt können berechtigte Mitarbeitende deinem ChatGPT Business-Workspace beitreten, ohne darauf zu warten, dass eine Person mit Inhaberrechten jede Anfrage einzeln genehmigt. In den Workspace-Einstellungen heißt diese Option Beitrittsanfragen automatisch genehmigen.
Wer kann den automatischen Beitritt nutzen?
Personen mit Inhaberrechten können den automatischen Beitritt in berechtigten ChatGPT Business-Workspaces verwalten. Es gibt eine Einstellung für den automatischen Beitritt pro Workspace, nicht eine separate Einstellung für jede E-Mail-Domain. Die Auffindbarkeit des Workspaces muss aktiviert sein, damit Beitrittsanfragen automatisch genehmigt werden.
Bei Workspaces, die Domains direkt verwalten, können Mitarbeitende über die aktuelle E-Mail-Domain der Person mit der primären Inhaberrolle oder über eine verifizierte, dem Workspace zugeordnete Domain berechtigt sein. Eine Domain, die der aktuellen E-Mail-Domain der Person mit der primären Inhaberrolle entspricht, muss nicht separat verifiziert werden.
Bei Workspaces, deren Domains zentral von der Organisation verwaltet werden, muss die E-Mail-Domain der jeweiligen Person sowohl verifiziert als auch diesem Workspace zugewiesen sein.
Prüfe vor dem Aktivieren die berechtigten Domains und den Standard-Platztyp deines Workspaces. Der automatische Beitritt gilt für berechtigte Mitarbeitende aus all diesen Domains, nicht nur für Personen, deren Beitritt du einzeln genehmigst.
Wie wirkt sich der automatische Beitritt auf Plätze und Abrechnung aus?
Was beim Beitritt einer Person passiert, hängt davon ab, ob Plätze verfügbar sind und ob dein Workspace den automatischen Kauf von Plätzen unterstützt:
Ein geeigneter Platz ist verfügbar: Die Person nutzt einen verfügbaren Platz des Standard-Platztyps deines Workspaces. Durch die Zuweisung dieses vorhandenen Platzes fallen keine zusätzlichen Platzgebühren an.
Ein neuer Platz wird benötigt und automatische Käufe werden unterstützt: Das Aktivieren des automatischen Beitritts ist kostenlos. Wenn eine Person einen neuen Platz benötigt und dieser beim automatischen Beitritt automatisch gekauft werden kann, fügen wir einen Platz des Standard-Platztyps deines Workspaces hinzu. Die Kosten für den Rest des aktuellen Abrechnungszeitraums stellen wir dir sofort in Rechnung. Wenn du bei monatlicher Abrechnung für den Kauf des Platzes eine Änderung deines Abrechnungsdatums bestätigen musst, wird die Anfrage zur Genehmigung an eine Person mit Inhaberrechten für den Workspace weitergeleitet. In diesem Fall wird der Platz nicht durch den automatischen Beitritt in Rechnung gestellt.
Dein Workspace kann nur verfügbare Plätze nutzen: Beim automatischen Beitritt wird kein neuer Platz gekauft. Ein Platz muss verfügbar gemacht werden, bevor die Person beitreten kann.
Hilfe zur Verwaltung gekaufter Plätze und zur Abrechnung findest du im Artikel Abrechnung und Plätze in ChatGPT Business verwalten.
Automatischen Beitritt aktivieren
Öffne den Business-Workspace, den du verwalten möchtest. Du musst Inhaberrechte für den Workspace haben.
Gehe zu Workspace-Einstellungen → Abrechnung → Platzeinstellungen.
Prüfe den Standard-Platztyp und aktiviere dann Beitrittsanfragen automatisch genehmigen.
Falls eine Bestätigungsabfrage erscheint, prüfe die Informationen zur Berechtigung und Abrechnung und wähle dann Bestätigen. Wähle Abbrechen, wenn du die Funktion nicht aktivieren möchtest.
Bei Workspaces, in denen der automatische Beitritt nur verfügbare Plätze nutzt, wird die Einstellung ohne Bestätigung für kostenpflichtige Plätze gespeichert.
Wenn du auf der ChatGPT-Startseite aufgefordert wirst, den automatischen Beitritt zu aktivieren, prüfe die Details zu Plätzen und Abrechnung, bevor du Automatischen Beitritt aktivieren wählst. Damit aktivierst du den automatischen Beitritt sofort für alle berechtigten Domains in deinem Workspace, auch wenn die Aufforderung nur eine davon anzeigt. Wähle Nicht jetzt, um die Aufforderung zu schließen, ohne den automatischen Beitritt zu aktivieren.
Automatischen Beitritt deaktivieren
Gehe zurück zu Workspace-Einstellungen → Abrechnung → Platzeinstellungen und deaktiviere Beitrittsanfragen automatisch genehmigen.
Wenn du den automatischen Beitritt deaktivierst, bleiben alle bereits gekauften Plätze in deinem Abonnement erhalten. Damit du nicht mehr für einen ungenutzten Platz zahlst, öffne „Plätze verwalten“ und plane eine Reduzierung für deinen nächsten Abrechnungszyklus. Siehe Mitglieder, Platztypen und Rollen in ChatGPT Business verwalten.
Häufig gestellte Fragen
Fügt der automatische Beitritt alle in meinem Unternehmen auf einmal hinzu?
Nein. Der automatische Beitritt genehmigt den Beitritt berechtigter Mitarbeitender, wenn diese selbst den Beitritt anstoßen. Wenn du die Einstellung aktivierst, werden nicht automatisch alle in deinem Unternehmen aufgenommen.
Warum benötigt eine Person weiterhin eine Genehmigung?
Prüfe, ob die Person eine E-Mail-Adresse mit einer berechtigten Domain verwendet und ob sowohl der automatische Beitritt als auch die Auffindbarkeit für den richtigen Workspace aktiviert sind. Prüfe bei zentral verwalteten Domains auch, ob die Domain verifiziert und diesem Workspace zugewiesen ist. Die Person benötigt möglicherweise auch einen verfügbaren Platz, wenn dein Workspace keinen Platz automatisch kaufen kann oder ein Kaufversuch nicht abgeschlossen werden kann.
Personen mit Inhaberrechten können offene Anfragen unter Workspace-Einstellungen → Mitglieder → Ausstehende Anfragen prüfen.
Warum sehe ich die Einstellung für den automatischen Beitritt nicht?
Prüfe, ob du Inhaberrechte für den Workspace hast und den richtigen Business-Workspace ausgewählt hast. Die Verfügbarkeit hängt auch von der Domainkonfiguration deines Workspaces und seiner Berechtigung zum Kauf von Plätzen ab.
Kann ich jemanden entfernen, der automatisch beigetreten ist?
Ja. Du kannst eine automatisch beigetretene Person genauso entfernen wie jedes andere Mitglied. Gehe zu Workspace-Einstellungen > Mitglieder und entferne die Person aus dem Workspace. Ihr Zugriff endet sofort, aber durch das Entfernen wird der kostenpflichtige Platz nicht gekündigt.
Wenn du den Platz nicht mehr benötigst, kann eine Person mit Inhaberrechten unter Plätze verwalten eine Reduzierung der Platzzahl planen. Wenn ein Mitglied entfernt oder eine Reduzierung geplant wird, werden die Gebühren für den aktuellen Abrechnungszeitraum nicht automatisch erstattet. Der bezahlte Platz bleibt bis zum Ende dieses Zeitraums verfügbar. Bei einem Jahresplan ist das das Ende der aktuellen Jahreslaufzeit.
Wenn du den Platz vorher erneut nutzt, wirst du darauf hingewiesen, dass du damit seine geplante Entfernung aufhebst. Der Platz bleibt Bestandteil deines Abonnements und wird weiterhin automatisch verlängert. Wenn du ihn nicht erneut nutzt und die geplante Reduzierung beibehältst, sinkt die Anzahl deiner kostenpflichtigen Plätze zu Beginn des nächsten Abrechnungszyklus.
Eine Anleitung zum Entfernen von Mitgliedern findest du im Artikel Mitglieder, Platztypen und Rollen in ChatGPT Business verwalten. Informationen zur Reduzierung der Platzzahl und zu den Erstattungsbedingungen findest du im Artikel Abrechnung und Plätze in ChatGPT Business verwalten.
Werden beim Beitritt meine persönlichen Chats in den Workspace verschoben?
Der Beitritt zu einem Business-Workspace und die Übertragung persönlicher Inhalte sind separate Vorgänge. Du kannst deinen persönlichen Workspace getrennt halten. Lies den Artikel Deinen persönlichen Workspace übertragen, bevor du dich entscheidest, Inhalte zu verschieben.