Overzicht
Met automatisch lid worden kunnen collega's die aan de voorwaarden voldoen lid worden van je ChatGPT Business-werkruimte, zonder te wachten tot een eigenaar elk verzoek afzonderlijk goedkeurt. In de werkruimte-instellingen heet deze optie Lidmaatschapsverzoeken automatisch goedkeuren.
Wie kan automatisch lid worden gebruiken?
Eigenaren van werkruimtes kunnen automatisch lid worden beheren in ChatGPT Business-werkruimtes die hiervoor in aanmerking komen. Er is één instelling voor automatisch lid worden voor de hele werkruimte, niet een aparte instelling per e-maildomein. De werkruimte moet vindbaar zijn om lidmaatschapsverzoeken automatisch te kunnen goedkeuren.
Bij werkruimtes die hun domeinen zelf beheren, kunnen collega's in aanmerking komen via het huidige e-maildomein van de primaire eigenaar of via een geverifieerd domein dat aan de werkruimte is gekoppeld. Een domein dat overeenkomt met het huidige e-maildomein van de primaire eigenaar hoeft niet apart te worden geverifieerd.
Bij werkruimtes waarvan de domeinen centraal door de organisatie worden beheerd, moet het e-maildomein van een collega zowel geverifieerd als aan die werkruimte toegewezen zijn.
Controleer voordat je de functie inschakelt welke domeinen in aanmerking komen en wat het standaardlicentietype van je werkruimte is. Automatisch lid worden geldt voor alle collega's met een van die domeinen die aan de voorwaarden voldoen, niet alleen voor mensen die je afzonderlijk goedkeurt.
Welke gevolgen heeft automatisch lid worden voor licenties en facturering?
Wat er gebeurt als een collega lid wordt, hangt af van de beschikbaarheid van licenties en of je werkruimte de automatische aankoop van licenties ondersteunt:
Er is een geschikte licentie beschikbaar: je collega gebruikt een beschikbare licentie van het standaardtype van je werkruimte. Het toewijzen van die bestaande licentie brengt geen extra licentiekosten met zich mee.
Er is een nieuwe licentie nodig en automatische aankopen worden ondersteund: het inschakelen van automatisch lid worden is gratis. Als een collega een nieuwe licentie nodig heeft en automatisch lid worden deze automatisch kan aanschaffen, voegen we een licentie van het standaardtype van je werkruimte toe. We brengen direct de kosten voor de rest van de huidige factureringsperiode in rekening. Als je bij maandelijkse facturering voor de aankoop van een licentie een wijziging van je factuurdatum moet bevestigen, wordt het verzoek ter goedkeuring naar een eigenaar van de werkruimte gestuurd. Automatisch lid worden brengt in dat geval geen kosten voor de licentie in rekening.
Je werkruimte kan alleen beschikbare licenties gebruiken: automatisch lid worden schaft geen nieuwe licentie aan. Er moet een licentie beschikbaar worden gemaakt voordat je collega lid kan worden.
Raadpleeg Facturering en licenties beheren in ChatGPT Business voor hulp bij het beheren van aangeschafte licenties en facturering.
Automatisch lid worden inschakelen
Open de Business-werkruimte die je wilt beheren. Je moet eigenaar van de werkruimte zijn.
Ga naar Werkruimte-instellingen → Facturering → Licentievoorkeuren.
Controleer het Standaardlicentietype en schakel vervolgens Lidmaatschapsverzoeken automatisch goedkeuren in.
Als er een bevestigingsvenster verschijnt, controleer dan de voorwaarden en factureringsgegevens en selecteer Bevestigen. Selecteer Annuleren als je de functie niet wilt inschakelen.
Bij werkruimtes waar automatisch lid worden alleen beschikbare licenties gebruikt, wordt de instelling opgeslagen zonder dat je de aankoop van een betaalde licentie hoeft te bevestigen.
Als je op de startpagina van ChatGPT een bericht ziet waarin je wordt gevraagd automatisch lid worden in te schakelen, controleer dan de licentie- en factureringsgegevens voordat je Automatisch lid worden inschakelen selecteert. Hiermee schakel je automatisch lid worden direct in voor alle domeinen in je werkruimte die in aanmerking komen, ook als het bericht er maar één toont. Selecteer Niet nu om het bericht te sluiten zonder automatisch lid worden in te schakelen.
Automatisch lid worden uitschakelen
Ga terug naar Werkruimte-instellingen → Facturering → Licentievoorkeuren en schakel Lidmaatschapsverzoeken automatisch goedkeuren uit.
Als je automatisch lid worden uitschakelt, blijven alle al aangeschafte licenties deel uitmaken van je abonnement. Wil je niet meer betalen voor een ongebruikte licentie? Open Licenties beheren en plan een vermindering in voor je volgende factureringsperiode. Zie Leden, licentietypen en rollen beheren in ChatGPT Business.
Veelgestelde vragen
Voegt automatisch lid worden iedereen in mijn bedrijf in één keer toe?
Nee. Automatisch lid worden keurt verzoeken van collega's die aan de voorwaarden voldoen goed wanneer zij zelf actie ondernemen om lid te worden. Als je de instelling inschakelt, wordt niet iedereen in je bedrijf automatisch lid.
Waarom heeft een collega nog steeds goedkeuring nodig?
Controleer of de collega een e-mailadres gebruikt met een domein dat in aanmerking komt en of zowel automatisch lid worden als de vindbaarheid van de werkruimte is ingeschakeld voor de juiste werkruimte. Controleer bij centraal beheerde domeinen ook of het domein geverifieerd en aan die werkruimte toegewezen is. Er moet mogelijk ook een licentie beschikbaar zijn als je werkruimte er niet automatisch een kan aanschaffen of als een aankooppoging niet kan worden voltooid.
Eigenaren van werkruimtes kunnen openstaande verzoeken bekijken onder Werkruimte-instellingen → Leden → Openstaande verzoeken.
Waarom zie ik de instelling voor automatisch lid worden niet?
Controleer of je eigenaar van de werkruimte bent en de juiste Business-werkruimte hebt geselecteerd. De beschikbaarheid hangt ook af van de domeinconfiguratie van je werkruimte en of deze in aanmerking komt voor de aankoop van licenties.
Kan ik iemand verwijderen die automatisch lid is geworden?
Ja. Je kunt iemand die automatisch lid is geworden op dezelfde manier verwijderen als ieder ander lid. Ga naar Werkruimte-instellingen > Leden en verwijder de persoon uit de werkruimte. De toegang van die persoon stopt onmiddellijk, maar de betaalde licentie wordt niet opgezegd.
Als je de licentie niet meer nodig hebt, kan een eigenaar van de werkruimte via Licenties beheren een vermindering van het aantal licenties inplannen. Het verwijderen van een lid of inplannen van een vermindering leidt niet automatisch tot terugbetaling van kosten voor de huidige factureringsperiode. De betaalde licentie blijft beschikbaar tot het einde van die periode. Bij een jaarabonnement is dat het einde van de lopende jaartermijn.
Als je de licentie vóór die tijd opnieuw gebruikt, krijg je een melding dat je daarmee de geplande verwijdering annuleert. De licentie blijft deel uitmaken van je abonnement en wordt steeds verlengd. Als je de licentie niet opnieuw gebruikt en de geplande vermindering laat staan, daalt je aantal betaalde licenties aan het begin van de volgende factureringsperiode.
Zie voor de stappen om een lid te verwijderen: Leden, licentietypen en rollen beheren in ChatGPT Business. Zie voor het verminderen van licenties en de terugbetalingsvoorwaarden: Facturering en licenties beheren in ChatGPT Business.
Worden mijn persoonlijke chats naar de werkruimte verplaatst als ik lid word?
Lid worden van een Business-werkruimte en persoonlijke inhoud migreren zijn afzonderlijke handelingen. Je kunt je persoonlijke werkruimte gescheiden houden. Raadpleeg Je persoonlijke werkruimte migreren voordat je ervoor kiest inhoud te verplaatsen.