ተጠቃሚዎችን በስፋት ከመጋበዝዎ በፊት አዲስ ChatGPT Enterprise የስራ ቦታ ለማዘጋጀት ይህን ፈጣን መጀመሪያ ይጠቀሙ። ለመጀመሪያ ጊዜ የስራ ቦታ ባለቤቶች የሚመከር የማዋቀር ቅደም ተከተል ይሰጣል፣ ለእያንዳንዱም ክፍል ወደ ጥልቅ የየእገዛ ማዕከል ጽሑፎች አገናኞች ይዟል።
ከመጀመርዎ በፊት
ከመጀመርዎ በፊት የሚከተሉትን ያረጋግጡ፦
በየስራ ቦታው ሁሉ የማዋቀር ውሳኔዎችን የሚያደርጉ Workspace Owners።
የተጠቃሚ ግብዣዎችን እና ቡድኖችን ማስተዳደር፣ እንዲሁም ትንታኔዎችን ማየት እና ወደ መተግበሪያዎች መዳረሻ ማዋቀር የሚችሉ Workspace Admins።
የማንነት አቅራቢዎ፣ የተረጋገጡ ጎራዎች እና የፕሮቪዥኒንግ አቀራረብዎ።
ተጠቃሚዎችን ወደ ቡድኖች ለማደራጀት የሚጠቀሙት አመክንዮ።
ድርጅትዎ የሚፈልጋቸው የደህንነት፣ ተገዢነት፣ መመዝገብ፣ ማቆያ እና ኔትወርክ መቆጣጠሪያዎች።
የማዋቀር ቼክሊስት
የሚመከረውን የማዋቀር ቅደም ተከተል ለመከታተል ይህን ቼክሊስት ይጠቀሙ፦
ማዋቀሩን ያጠናቅቁ
1. ሚናዎችን፣ የመቀመጫ አይነቶችን እና የማስጀመሪያ ወሰንን ያረጋግጡ
ማስጀመሩን ማን እንደሚቆጣጠር፣ የስራ ቦታውን ማን ማስተዳደር እንደሚችል፣ እና የትኞቹ ተጠቃሚዎች ChatGPT መዳረሻ፣ Codex መዳረሻ ወይም ሁለቱንም እንደሚፈልጉ ይወስኑ።
ይህ በተለይ ለማንነት ውሳኔዎች፣ የደህንነት ቅንብሮች፣ የአጠቃቀም ገደቦች እና የተጠቃሚ ድጋፍ በኋላ ግልጽ ያልሆነ ባለቤትነትን ለማስወገድ ይረዳል።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
2. ጎራዎችን ያረጋግጡ እና ማንነትን ያዋቅሩ
ተጠቃሚዎችን በብዛት ከመጋበዝዎ በፊት፣ ድርጅትዎ የኢሜይል ጎራውን እንደሚያስተዳድር ያረጋግጡ እና የማንነት መቆጣጠሪያዎችዎን ያዋቅሩ።
በChatGPT ውስጥ፣ ቴናንት የድርጅትዎ ከፍተኛ-ደረጃ የአስተዳዳሪ አካባቢ ነው። የኩባንያዎን ChatGPT የስራ ቦታዎች እና ድርጅቶች እንደ የተረጋገጡ ጎራዎች እና ነጠላ መግቢያ ካሉ የጋራ የማንነት ቅንብሮች ጋር ያገናኛል።
የጎራ ማረጋገጫ ChatGPT የድርጅትዎን ጎራ እንደ ታማኝ እንዲያውቅ ያደርጋል። እንዲሁም እንደ SSO ያሉ የማንነት ባህሪያትን ያነቃል፣ ስለዚህ ተጠቃሚዎች የኩባንያዎን የማረጋገጫ ስርዓት በመጠቀም ትክክለኛውን የስራ ቦታ መድረስ ይችላሉ።
SSO እና የጎራ ቅንብሮችን ጨምሮ የቴናንት-ደረጃ የማንነት ቅንብሮችን ለማስተዳደር Global Admin Consoleን ይጠቀሙ። ሰራተኞች ትክክለኛው የመዳረሻ መቆጣጠሪያ አስቀድሞ በቦታው እንዳለ ወደ የስራ ቦታው እንዲቀላቀሉ፣ ተጠቃሚዎችን በስፋት ከማከልዎ በፊት ይህን ማዋቀር ቀድመው ያጠናቅቁ።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
3. ከሰፊ ማስገባት በፊት SSO እና SCIM ያዋቅሩ
ሰራተኞች እንዴት እንደሚገቡ እና መለያዎቻቸው ከጊዜ በኋላ እንዴት እንደሚተዳደሩ ይወስኑ። ለምሳሌ፣ ተጠቃሚዎች በነጠላ መግቢያ መግባታቸውን፣ SSO ለሁሉም ብቁ ተጠቃሚዎች የግድ መሆን እንዳለበት እና መለያዎች በእጅ ይጨመራሉ ወይም በDirectory Sync በኩል በራስ-ሰር ይተዳደራሉ እንደሆነ ይወስኑ።
ለአብዛኛዎቹ ትልቅ የEnterprise ማስጀመሪያዎች፣ ተጠቃሚዎችን በስፋት ከመጋበዝዎ በፊት SSO እና Directory Sync (SCIM) ያዋቅሩ። SSO ሰራተኞች ለመግባት የኩባንያዎን የማንነት አቅራቢ እንዲጠቀሙ ያስችላል፣ SCIM ደግሞ የChatGPT አባልነትን ከምንጭ ማውጫዎ ጋር ተስማሚ አድርጎ ያቆያል። ሰራተኞች ሲቀላቀሉ፣ ቡድኖችን ሲቀይሩ ወይም ኩባንያውን ሲለቁ የስራ ቦታ መለያዎችን እና ግብዣዎችን በራስ-ሰር መፍጠር፣ ማዘመን እና ማስወገድ ይችላል።
የተመሳሰሉ ቡድኖች የሚና ምደባንም መደገፍ ይችላሉ፣ ይህም አስተዳዳሪዎች እያንዳንዱን ተጠቃሚ በተናጠል ከማዘመን ይልቅ መዳረሻን በስፋት እንዲያስተዳድሩ ይረዳል።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
4. ቡድኖችን ይፍጠሩ እና RBAC ይመድቡ
ተጠቃሚዎችን በስፋት ከመጋበዝዎ በፊት፣ በየስራ ቦታው ውስጥ መዳረሻን እንዴት ማደራጀት እንደሚፈልጉ ይወስኑ። ቡድኖች ለብዙ ተጠቃሚዎች ፈቃዶችን በአንድ ጊዜ ማስተዳደርን ቀላል ያደርጋሉ፣ በተለይም ሰዎች ሲቀላቀሉ፣ ቡድኖችን ሲቀይሩ ወይም ኩባንያውን ሲለቁ።
ቡድን በራሱ በChatGPT ውስጥ ለተጠቃሚዎች ፈቃዶችን በራስ-ሰር አይሰጥም። ከዚያ ይልቅ፣ ቡድኖች ለቴናንት-ደረጃ ወይም ለየስራ ቦታ-ደረጃ ሀብቶች ሚናዎች ሊመደቡ ይችላሉ፣ እንዲሁም የተጋሩ GPTsን ማን መድረስ እንደሚችል ለመቆጣጠር ሊጠቀሙባቸው ይችላሉ። ይህ አስተዳዳሪዎች እያንዳንዱን ተጠቃሚ አንድ በአንድ ከማዘመን ይልቅ መዳረሻን በቡድን፣ ተግባር ወይም ኃላፊነት እንዲያስተዳድሩ ያስችላቸዋል።
የስራ ቦታዎ ግልጽ የመዳረሻ ሞዴል እንዲኖረው ይህን ቀድመው ያዋቅሩ። ተጠቃሚዎች ቡድኖች እና ሚናዎች ከመታቀዳቸው በፊት ከተጨመሩ፣ አስተዳዳሪዎች በኋላ የማይጣጣሙ ፈቃዶችን ማጽዳት ሊኖርባቸው ይችላል፣ እና ተጠቃሚዎች ከተፈለገው በላይ ሰፊ ወይም ጠባብ መዳረሻ ሊያገኙ ይችላሉ።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
5. የስራ ቦታ ቅንብሮችን እና የተጠቃሚ መመሪያን ያዋቅሩ
አጠቃላይ የስራ ቦታ ቅንብሮችዎን ይገምግሙ፦ የስራ ቦታ መልክ፣ ስም፣ የስራ ቦታ መለያዎች፣ የህዝብ ማሳያ ስም፣ Workspace Instructions እና ከማስጀመር በፊት ለተጠቃሚ የሚታይ መመሪያ።
ከማስጀመርዎ በፊት ሰራተኞች በመጀመሪያ የሚያዩዋቸውን የስራ ቦታ ክፍሎች ይገምግሙ፦ የስራ ቦታ ስም፣ መልክ፣ መለያዎች፣ የህዝብ ማሳያ ስም፣ Workspace Instructions እና ለተጠቃሚ የሚታይ ማንኛውም መመሪያ።
እነዚህ ዝርዝሮች ተጠቃሚዎች በግል ወይም በማይተዳደር አካባቢ ሳይሆን፣ በድርጅትዎ የተፈቀደው ChatGPT Enterprise የስራ ቦታ ውስጥ እንዳሉ እንዲያውቁ ይረዳሉ። እንዲሁም ሰራተኞች መስራት ከመጀመራቸው በፊት ጠቃሚ አውድ ይሰጣሉ፣ ለምሳሌ ድርጅትዎ ChatGPT እንዴት እንዲጠቀምበት እንደሚጠብቅ፣ የትኞቹ የውሂብ አይነቶች ተገቢ እንደሆኑ እና ለእገዛ ወዴት መሄድ እንዳለባቸው።
አባላት ChatGPT መጠቀም ከመጀመራቸው በፊት የድርጅትዎን AI ፖሊሲ፣ የአጠቃቀም ተስፋዎች ወይም ሌላ አስፈላጊ መመሪያ ለማቅረብ Workspace Policyን ይጠቀሙ።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
6. Apps፣ GPTs እና የተፈቀዱ የውሂብ ግንኙነቶችን ያንቁ
ChatGPT አዲስ ባህሪያትን፣ ችሎታዎችን እና ከውጫዊ መሳሪያዎች ጋር የመገናኘት መንገዶችን በመደበኛነት ያክላል። ከእነዚህ ባህሪያት አንዳንዶቹ ስለ ውሂብ መዳረሻ፣ ማጋራት፣ ውጫዊ አገልግሎቶች ወይም የመጻፍ እርምጃዎች የአስተዳዳሪ ውሳኔዎችን ሊፈልጉ ይችላሉ። መሰረታዊ መስመር ቀድሞ ማቀናበር ተጠቃሚዎች የሚፈልጉትን መሳሪያዎች እንዲያገኙ ሲያግዝ፣ አጠቃቀሙ ከድርጅትዎ ፖሊሲዎች ጋር ተስማሚ እንዲሆን ይጠብቃል።
ከማስጀመር በፊት፣ በመጀመሪያ ቀን ለተጠቃሚዎች የትኞቹ የChatGPT ችሎታዎች መገኘት እንዳለባቸው እና የትኞቹ መገደብ፣ በደረጃ መተግበር ወይም በኋላ መንቃት እንዳለባቸው ይገምግሙ። የስራ ቦታ ባለቤቶች ይህን በፈቃዶች እና ሚናዎች ውስጥ መቆጣጠር ይችላሉ።
ለፈቃዶች፣ በነባሪ የስራ ቦታ ሚና እና በሚና ላይ የተመሰረተ መዳረሻ መቆጣጠሪያ (RBAC) መካከል ያለውን ይለዩ። ነባሪው የስራ ቦታ ሚና ተጠቃሚዎች የስራ ቦታውን ሲቀላቀሉ የሚያገኙት መሰረታዊ ሚና ነው። ብዙ አባላት በነባሪነት ምን ማድረግ መቻል እንዳለባቸው ለመግለጽ ይጠቀሙበት። RBAC ለበለጠ የተወሰነ መዳረሻ ነው፦ አስተዳዳሪዎች ለተወሰኑ ኃላፊነቶች፣ ሀብቶች ወይም የአስተዳዳሪ ችሎታዎች ለተጠቃሚዎች ወይም ቡድኖች የተወሰኑ ሚናዎችን መመደብ ይችላሉ። በተግባር፣ ለሰፊው የአባል ተሞክሮ ነባሪውን የስራ ቦታ ሚና ይጠቀሙ፣ እና ለእንደ ገንቢዎች፣ አታሚዎች፣ ስሱ ቡድኖች ወይም አስተዳዳሪዎች ያሉ ልዩ መዳረሻ RBACን ይጠቀሙ።
አዲስ ተግባራት ከጊዜ በኋላ ሊገኙ ስለሚችሉ፣ ባህሪያት ሲጨመሩ እና የድርጅትዎ ፍላጎቶች ሲቀየሩ እነዚህን ቅንብሮች በመደበኛነት ዳግም ይመልከቱ።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
7. Codexን ለትክክለኛዎቹ ቡድኖች ያንቁ
Codex ከኮድ፣ ፋይሎች እና የተዋቀሩ የስራ ፍሰቶች ጋር ለመስራት የOpenAI ወኪል ነው። ተጠቃሚዎች ኮድ እንዲጽፉ፣ እንዲረዱ፣ እንዲገመግሙ እና እንዲያሻሽሉ ሊረዳ ይችላል፣ ነገር ግን ከባህላዊ የሶፍትዌር ልማት ውጭ ያለ ስራንም ሊደግፍ ይችላል።
ከማስጀመር በፊት፣ የትኞቹ ተጠቃሚዎች ወይም ቡድኖች Codex መዳረሻ ሊኖራቸው እንደሚገባ እና የትኛው የመዳረሻ ደረጃ እንደሚፈልጉ ይወስኑ። የCodex ችሎታዎች ከጊዜ በኋላ ሊዳብሩ ስለሚችሉ፣ ዛሬ ባሉት የተወሰኑ ቅንብሮች ብቻ ሳይሆን በሰፊው የመዳረሻ ሞዴል ላይ ያተኩሩ።
የትኞቹ ቡድኖች Codexን መጠቀም እንደሚችሉ፣ የትኞቹ ተጠቃሚዎች የCodex ቅንብሮችን ማስተዳደር እንዳለባቸው፣ እና የትኞቹ እንቅስቃሴዎች ተጨማሪ ግምገማ ወይም ፈቃድ እንደሚፈልጉ ያስቡ። ለአጠቃላይ ተጠቃሚዎች፣ ቀደምት ተጠቃሚዎች፣ አስተዳዳሪዎች ወይም የበለጠ ስሱ የስራ ፍሰቶች ላሏቸው ቡድኖች የተለያዩ የመዳረሻ ደረጃዎችን መግለጽም ሊፈልጉ ይችላሉ።
መዳረሻን የተወሰነ እና ለመጠበቅ ቀላል ለማድረግ RBAC እና ቡድኖችን ይጠቀሙ። ለምሳሌ፣ ለCodex ተጠቃሚዎች አንድ ቡድን እና ለCodex ማስጀመር፣ ቅንብሮች፣ ፖሊሲዎች፣ ሪፖርት እና አስተዳደር ኃላፊ ለሆኑ ሰዎች አነስተኛ የአስተዳዳሪ ቡድን ሊፈጥሩ ይችላሉ።
የCodex መዳረሻ ከግልጽ መሰረታዊ መስመር እንዲጀምር ይህን ከማስጀመር በፊት ያዋቅሩ። አዲስ የCodex ችሎታዎች ሲገኙ፣ የመዳረሻ ሞዴልዎን ዳግም ይመልከቱ እና በስፋት መንቃት፣ ለተወሰኑ ቡድኖች መገደብ ወይም በደረጃዎች መግባት እንዳለባቸው ይወስኑ።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
8. የሚያስፈልጉ የደህንነት እና የተገዢነት መቆጣጠሪያዎችን ያዋቅሩ
ለድርጅትዎ የአደጋ ሞዴል የትኞቹ መቆጣጠሪያዎች እንደሚያስፈልጉ ይወስኑ። እያንዳንዱ ድርጅት ሁሉንም መቆጣጠሪያዎች አያስፈልገውም፣ ነገር ግን ተጠቃሚዎች በChatGPT Enterprise ውስጥ በስሱ ውሂብ መስራት ከመጀመራቸው በፊት የሚያስፈልጉ መቆጣጠሪያዎች መዋቀር አለባቸው።
የተለመዱ መቆጣጠሪያዎች የሚካተቱት፦
ለኦዲት፣ SIEM፣ eDiscovery ወይም DLP የስራ ፍሰቶች Compliance Logs Platform እና Stateful Compliance API።
ለየስራ ቦታ መዳረሻ እና ለCompliance API መዳረሻ IP የተፈቀደ ዝርዝር።
በድር፣ ፍለጋ፣ አሰሳ እና ተዛማጅ የኔትወርክ ችሎታዎች ላይ ጠንካራ ገደቦች ለሚያስፈልጋቸው ቡድኖች ተዘግቶ የሚሰራ ሁነታ።
ባለበት ቦታ ለደንበኛ-የሚተዳደር ምስጠራ Enterprise Key Management።
በሚያስፈልግበት ጊዜ የውሂብ ነዋሪነት ወይም የኢንፈረንስ ነዋሪነት።
ንቁ የቴናንት SSO ግንኙነት የሚፈልግ በChatGPT for Intune በኩል የሚተዳደር የሞባይል መዳረሻ።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
9. ተቀባይነትን፣ አጠቃቀምን እና የድጋፍ ዝግጁነትን ይከታተሉ
የስራ ቦታውን ማስጀመር የቀጣይ አስተዳደር መጀመሪያ ነው፣ የማዋቀር መጨረሻ አይደለም። ተጠቃሚዎች ChatGPT መጠቀም ከጀመሩ በኋላ፣ ተቀባይነትን፣ ተሳትፎን እና የባህሪ አጠቃቀምን ለመረዳት የስራ ቦታ ትንታኔዎችን በመደበኛነት ይገምግሙ። እነዚህ ምልክቶች ChatGPT በየትኛው ቦታ በስኬት እየተጠቀመ እንዳለ፣ ቡድኖች ተጨማሪ መመሪያ የሚያስፈልጋቸው ቦታ የት እንደሆነ፣ እና ማንኛውም ቅንብር ከጊዜ በኋላ መስተካከል እንዳለበት ለማየት ሊረዱዎት ይችላሉ።
ChatGPT በስራቸው ላይ እንዴት ተጽእኖ እያሳደረ እንዳለ ከሰራተኞች ቀጥተኛ ግብረመልስ ለመሰብሰብ የተጽእኖ ዳሰሳዎችን ይጠቀሙ። ትንታኔዎች ምን እየተጠቀመ እንዳለ ሊያሳዩ ይችላሉ፤ ዳሰሳዎች ተጠቃሚዎች ጊዜ እየቆጠቡ፣ የስራ ጥራትን እያሻሻሉ ወይም እንቅፋት እያጋጠማቸው እንደሆነ ለማብራራት ሊረዱ ይችላሉ።
የአጠቃቀም መቆጣጠሪያዎችን በጥንቃቄ ይገምግሙ። በድርጅትዎ ፖሊሲዎች መሰረት ሳምንታዊ በተጠቃሚ-የሚሰጡ የአጠቃቀም ማስጠንቀቂያዎችን ወይም ጠንካራ ገደቦችን ያዋቅሩ። ሚና አንድ አጠቃላይ ጣሪያ መጋራት ሲኖርበት ብቻ ወርሃዊ የተጋሩ በጀቶችን ይጠቀሙ። በአብዛኛዎቹ ጉዳዮች፣ ጠንካራ ገደብ ያስፈልግ እንደሆነ ከመወሰን በፊት አስተዳዳሪዎች የአጠቃቀም ንድፎችን እንዲከታተሉ በማስጠንቀቂያዎች ይጀምሩ።
በመጨረሻ፣ ችግሮች ሲነሱ አስተዳዳሪዎች እንዴት እገዛ ማግኘት እንደሚችሉ እንዲያውቁ ያረጋግጡ። Supportን ከማግኘትዎ በፊት፣ እንደ የተጎዱ ተጠቃሚዎች፣ ጊዜ፣ ስክሪንሾቶች፣ ተዛማጅ ውይይት ወይም GPT አገናኞች፣ እርምጃዎች እና አስፈላጊ ሲሆን የተጸዱ ፋይሎች ያሉ ጠቃሚ አውድ ይሰብስቡ። ይህ Support በፍጥነት እንዲመረምር ያግዛል እና የውስጥ አስተዳዳሪዎችዎ ከጊዜ በኋላ የስራ ቦታ ጥያቄዎችን ለመቆጣጠር ግልጽ ሂደት ይሰጣቸዋል።
ተጨማሪ ያንብቡ፦
ቀጥሎ ምን ማድረግ እንዳለብዎ
ከመጀመሪያው ማስጀመር በኋላ፣ እነዚህን ቅንብሮች በመደበኛ የጊዜ ሰሌዳ ዳግም ይመልከቱ፦
Owners፣ Admins፣ Analytics Viewers እና ብጁ ሚናዎችን ይገምግሙ።
የSCIM ቡድኖች አሁንም ከድርጅትዎ መዋቅር ጋር እንደሚዛመዱ ያረጋግጡ።
የነቁ Apps/ኮኔክተሮች፣ የመጻፍ ወይም open-world እርምጃዎች፣ የተፈቀዱ OAuth ጎራዎች፣ Apps in GPTs እና GPT የእርምጃ ጎራዎችን ኦዲት ያድርጉ።
ቡድኖች አጠቃቀምን ሲያስፋፉ የWorkspace Agent እና Codex መዳረሻን ይገምግሙ።
ከማስጀመር ባለድርሻዎች ጋር የትንታኔ እና የተጽእኖ ዳሰሳ ውጤቶችን ይገምግሙ።
በተመለከቱ የአጠቃቀም ንድፎች መሰረት የአጠቃቀም ማስጠንቀቂያዎችን ወይም ገደቦችን ያስተካክሉ።
ከትልልቅ የፖሊሲ ወይም የምርት ለውጦች በኋላ የደህንነት እና የተገዢነት መቆጣጠሪያዎችን ዳግም ያረጋግጡ።