استخدم دليل البدء السريع هذا لإعداد مساحة عمل مشتركة جديدة في ChatGPT Enterprise قبل دعوة المستخدمين على نطاق واسع. يوفّر لمالكي مساحة العمل المشتركة الجدد ترتيب إعداد موصى به، مع روابط إلى مقالات أكثر تفصيلًا في مركز المساعدة لكل مجال.
قبل أن تبدأ
تأكد مما يلي قبل البدء:
مالكو مساحة العمل المشتركة الذين سيتخذون قرارات الإعداد على مستوى مساحة العمل المشتركة.
مسؤولو مساحة العمل المشتركة الذين يمكنهم إدارة دعوات المستخدمين والمجموعات، وكذلك عرض التحليلات وإعداد الوصول إلى التطبيقات.
موفر الهوية لديك، والنطاقات التي تم التحقق منها، ونهج توفير الحسابات.
آلية تنظيم المستخدمين في مجموعات.
ضوابط الأمان والامتثال والتسجيل والاحتفاظ والشبكة التي تتطلبها مؤسستك.
أي الأعضاء ينبغي أن يستخدموا العمل وCodex، وأي الأدوار المخصصة تحتاج إلى وصول مختلف، وأي نموذج بدء وإعدادات افتراضية للدردشة الجديدة تريد أن يراها الأعضاء.
قائمة التحقق من الإعداد
استخدم قائمة التحقق هذه لمتابعة ترتيب الإعداد الموصى به:
أكمِل الإعداد
1. تحديد الأدوار وأنواع المقاعد ونطاق الإطلاق
حدّد المسؤول عن الإطلاق، ومن يمكنه إدارة مساحة العمل المشتركة، والمستخدمين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى ChatGPT أو Codex أو كليهما.
يساعد ذلك على تجنب غموض المسؤوليات لاحقًا، لا سيما فيما يتعلق بقرارات الهوية وإعدادات الأمان وحدود الاستخدام ودعم المستخدمين.
قراءة المزيد:
2. التحقق من النطاقات وإعداد الهوية
قبل دعوة أعداد كبيرة من المستخدمين، تأكد من أن شركتك تتحكم في نطاق بريدها الإلكتروني، ثم أعدّ ضوابط الهوية.
المستأجر هو البيئة الإدارية المشتركة التي تستخدمها شركتك لإعدادات الهوية في OpenAI. تختلف العضويات والأذونات بين مساحات عمل ChatGPT المشتركة ومؤسسات منصّة الـ API.
يؤكد التحقق من النطاق أن شركتك تتحكم في نطاق بريد إلكتروني، ويتيح ميزات الهوية المؤهلة، ومنها تسجيل الدخول الموحد (SSO).
استخدم وحدة تحكم المشرف لإدارة إعدادات الهوية على مستوى المستأجر، بما فيها النطاقات التي تم التحقق منها وتسجيل الدخول الموحد (SSO). أكمل هذا الإعداد مبكرًا، قبل إضافة المستخدمين على نطاق واسع، حتى ينضم الموظفون إلى مساحة العمل المشتركة مع تطبيق ضوابط الوصول المناسبة مسبقًا.
قراءة المزيد:
3. إعداد تسجيل الدخول الموحد (SSO) وSCIM قبل ضم المستخدمين على نطاق واسع
حدّد كيفية تسجيل الموظفين للدخول وكيفية إدارة حساباتهم بمرور الوقت. على سبيل المثال، حدّد ما إذا كان المستخدمون سيسجلون الدخول عبر تسجيل الدخول الموحد (SSO)، وما إذا كان ينبغي إلزام جميع المستخدمين المؤهلين به، وما إذا كانت الحسابات ستُضاف يدويًا أم ستُدار تلقائيًا عبر مزامنة الدليل.
بالنسبة إلى معظم عمليات إطلاق Enterprise واسعة النطاق، أعدّ تسجيل الدخول الموحد (SSO) ومزامنة الدليل (SCIM) قبل دعوة المستخدمين على نطاق واسع. يتيح تسجيل الدخول الموحد (SSO) للموظفين تسجيل الدخول باستخدام موفر الهوية في شركتك. تزامن خدمة SCIM على مستوى المستأجر المستخدمين والمجموعات من ذلك الموفّر، لكن مزامنة شخص مع المستأجر لا تمنحه حق الوصول إلى المنتج. عيّن المجموعات المتزامنة بشكل منفصل لمساحات عمل ChatGPT المشتركة المؤهلة أو حسابات الإعلانات.
يمكن أن تدعم المجموعات المتزامنة أيضًا تعيين الأدوار، ما يساعد المشرفين على إدارة الوصول على نطاق واسع بدلًا من تحديث كل مستخدم على حدة.
قراءة المزيد:
إذا كانت لدى الموظفين حسابات ChatGPT بالفعل، فراجع: ضم الموظفين الذين لديهم حسابات ChatGPT حالية.
4. إنشاء المجموعات وتعيين التحكّم في الوصول القائم على الأدوار (RBAC)
قبل دعوة المستخدمين على نطاق واسع، حدّد الطريقة التي تريد بها تنظيم الوصول في مساحة العمل المشتركة. تسهّل المجموعات إدارة أذونات عدد كبير من المستخدمين دفعة واحدة، خصوصًا عند انضمام أشخاص إلى الشركة أو انتقالهم بين الفرق أو مغادرتهم لها.
لا تمنح المجموعة وحدها المستخدمين أذونات في ChatGPT تلقائيًا. بل يمكن تعيين أدوار للمجموعات تخص موارد على مستوى المستأجر أو مساحة العمل المشتركة، كما يمكن استخدامها للتحكم في من يستطيع الوصول إلى نماذج GPT المشتركة. يتيح ذلك للمشرفين إدارة الوصول حسب الفريق أو الوظيفة أو المسؤولية، بدلًا من تحديث كل مستخدم على حدة.
أعدّ ذلك مبكرًا حتى تبدأ مساحة العمل المشتركة بنموذج وصول واضح. إذا أُضيف المستخدمون قبل التخطيط للمجموعات والأدوار، فقد يضطر المشرفون لاحقًا إلى تصحيح الأذونات غير المتسقة، وقد يحصل المستخدمون على صلاحيات أوسع أو أضيق من المقصود.
قراءة المزيد:
5. ضبط إعدادات مساحة العمل المشتركة وإرشادات المستخدمين
راجِع الإعدادات العامة لمساحة العمل المشتركة: مظهرها واسمها ومعرّفاتها واسم العرض العام وتعليماتها والإرشادات المقدّمة للمستخدمين قبل الإطلاق.
قبل الإطلاق، راجِع أول ما سيراه الموظفون في مساحة العمل المشتركة: الاسم والمظهر والمعرّفات واسم العرض العام وتعليمات مساحة العمل المشتركة وأي إرشادات مقدّمة للمستخدمين.
تساعد هذه التفاصيل المستخدمين على التأكد من وجودهم في مساحة عمل ChatGPT Enterprise المشتركة المعتمدة لدى مؤسستك، لا في بيئة شخصية أو غير مُدارة. كما تزوّد الموظفين بسياق مفيد قبل بدء العمل، مثل كيفية استخدام ChatGPT وفقًا لتوقعات مؤسستك، وأنواع البيانات المناسبة، والجهة التي يمكنهم طلب المساعدة منها.
استخدم سياسة مساحة العمل المشتركة لعرض سياسة الذكاء الاصطناعي في مؤسستك وتوقعات الاستخدام وغيرها من الإرشادات المهمة للأعضاء قبل بدء استخدام ChatGPT.
قبل ضم المستخدمين على نطاق واسع، راجِع الأذونات والأدوار، وتأكّد من صلاحيات الوصول إلى العمل المحلي والعمل السحابي للدور الافتراضي في مساحة العمل المشتركة ولكل دور مخصص. يتيح العمل السحابي للأعضاء بدء المهام السحابية وعرضها عبر الواجهات المدعومة. يتيح العمل المحلي من دون العمل السحابي إنجاز العمل محليًا، لكنه يمنع بدء المهام السحابية. راجِع الأذونات الفعلية بعناية عند تفعيل التحكّم التراكمي في الوصول القائم على الأدوار (RBAC).
راجِع صفحة النماذج واضبط النموذج الابتدائي ومستوى الاستدلال والسرعة ومدى توفر الوضع السريع وسلوك المحادثات الجديدة في العمل وCodex. يكون الوضع السريع مفعّلًا افتراضيًا، وقد يدعم إعدادات تجاوز خاصة بكل دور. تحدّد هذه الإعدادات الافتراضية تجربة البدء، لكن النماذج المتاحة والوصول القائم على الأدوار والمتطلبات المفروضة في مساحة العمل المشتركة تظل هي ما يحدّد ما يمكن للأعضاء استخدامه.
اقرأ المزيد:
6. تفعيل التطبيقات ونماذج GPT واتصالات البيانات المعتمدة
يضيف ChatGPT بانتظام ميزات وإمكانات وطرقًا جديدة للاتصال بالأدوات الخارجية. قد تتطلب بعض هذه الميزات قرارات من المشرف بشأن الوصول إلى البيانات أو مشاركتها أو الخدمات الخارجية أو إجراءات الكتابة. يساعد وضع خط أساس مبكرًا على منح المستخدمين الأدوات التي يحتاجون إليها، مع إبقاء الاستخدام متوافقًا مع سياسات مؤسستك.
قبل الإطلاق، راجع إمكانات ChatGPT التي ينبغي إتاحتها للمستخدمين من اليوم الأول، وتلك التي ينبغي تقييدها أو طرحها تدريجيًا أو تفعيلها لاحقًا. يمكن لمالكي مساحة العمل المشتركة التحكم في ذلك من خلال الأذونات والأدوار.
فيما يخص الأذونات، ميّز بين الدور الافتراضي لمساحة العمل المشتركة والتحكّم في الوصول القائم على الأدوار (RBAC). الدور الافتراضي لمساحة العمل المشتركة هو الدور الأساسي الذي يحصل عليه المستخدمون عند انضمامهم إليها. استخدمه لتحديد ما ينبغي أن يتمكن معظم الأعضاء من فعله افتراضيًا. يوفر التحكّم في الوصول القائم على الأدوار (RBAC) وصولًا أدق إلى الميزات، إذ يمكن لمالكي مساحة العمل المشتركة تعيين أدوار مخصصة مباشرةً للمستخدمين أو المجموعات. عمليًا، استخدم الدور الافتراضي لمساحة العمل المشتركة لتجربة الأعضاء العامة، والأدوار المخصصة للوصول إلى الميزات المتخصصة.
نظرًا إلى احتمال إتاحة وظائف جديدة بمرور الوقت، راجع هذه الإعدادات بانتظام مع إضافة الميزات وتغير احتياجات مؤسستك.
قراءة المزيد:
7. تفعيل العمل وCodex للفرق المناسبة
Codex هو وكيل من OpenAI للعمل مع التعليمات البرمجية والملفات وسير العمل المنظم. يمكنه مساعدة المستخدمين على كتابة التعليمات البرمجية وفهمها ومراجعتها وتحسينها، كما يمكنه دعم أعمال تتجاوز تطوير البرمجيات التقليدي.
قبل الإطلاق، حدد أي المستخدمين أو المجموعات ينبغي أن تكون لديهم إمكانية الوصول إلى Codex ومستوى الوصول الذي يحتاجون إليه. قد تتطور إمكانات Codex بمرور الوقت، لذا ركّز على نموذج الوصول الأوسع بدلًا من الاقتصار على الإعدادات المحددة المتاحة اليوم.
فكّر في الفرق التي ينبغي أن تتمكن من استخدام Codex، والمستخدمين الذين ينبغي أن يديروا إعدادات Codex، والأنشطة التي ينبغي أن تتطلب مراجعة أو موافقة إضافية. قد ترغب أيضًا في تحديد مستويات وصول مختلفة للمستخدمين العامين، أو أوائل المستخدمين، أو المسؤولين، أو الفرق ذات سير العمل الأكثر حساسية.
استخدم RBAC والمجموعات للإبقاء على الوصول موجّهًا وأسهل في الصيانة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجموعة لمستخدمي Codex ومجموعة أصغر للمسؤولين عن طرح Codex وإعداداته وسياساته وتقاريره وحوكمته.
أعدّ ذلك قبل الإطلاق حتى يبدأ الوصول إلى Codex من خط أساس واضح. مع توفر إمكانات جديدة في Codex، أعد مراجعة نموذج الوصول لديك وقرر ما إذا كان ينبغي تفعيلها على نطاق واسع، أو حصرها بمجموعات محددة، أو تقديمها على مراحل.
اقرأ المزيد:
العمل هو وكيل للبحث والتحليل وإنجاز المخرجات النهائية. قرر ما إذا كان ينبغي للأعضاء استخدام العمل السحابي، أو العمل المحلي في تطبيق سطح المكتب، أو كليهما، وفقًا لضوابط مساحة العمل المشتركة لديك.
8. هيّئ عناصر التحكم المطلوبة للأمان والامتثال
حدّد عناصر التحكم المطلوبة لنموذج المخاطر في مؤسستك. لا تحتاج كل مؤسسة إلى كل عنصر تحكم، لكن يجب تهيئة عناصر التحكم المطلوبة قبل أن يبدأ المستخدمون العمل مع البيانات الحساسة في ChatGPT Enterprise.
تشمل عناصر التحكم الشائعة ما يلي:
منصة سجلات الامتثال وواجهة برمجة تطبيقات الامتثال ذات الحالة لسير عمل التدقيق أو SIEM أو eDiscovery أو DLP.
قائمة السماح لعناوين IP للوصول إلى مساحة العمل المشتركة والوصول إلى واجهة برمجة تطبيقات الامتثال.
وضع التقييد للفرق التي تحتاج إلى قيود أقوى على الويب والبحث والتصفح والإمكانات الشبكية ذات الصلة.
إدارة مفاتيح المؤسسات للتشفير المُدار من العميل حيثما كان متاحًا.
إقامة البيانات أو إقامة الاستدلال حيثما كان ذلك مطلوبًا.
الوصول المُدار عبر الأجهزة المحمولة من خلال ChatGPT for Intune، والذي يتطلب اتصال SSO نشطًا للمستأجر.
اقرأ المزيد:
9. مراقبة التبنّي والاستخدام والجاهزية للدعم
إطلاق مساحة العمل المشتركة هو بداية الإدارة المستمرة، وليس نهاية الإعداد. بعد أن يبدأ المستخدمون في استخدام ChatGPT، راجع تحليلات مساحة العمل المشتركة بانتظام لفهم التبنّي والتفاعل واستخدام الميزات. قد تساعدك هذه المؤشرات على معرفة مواضع الاستخدام الناجح لـChatGPT، والفرق التي قد تحتاج إلى مزيد من الإرشاد، وما إذا كان ينبغي تعديل أي إعدادات بمرور الوقت.
استخدم استطلاعات الأثر لجمع ملاحظات مباشرة من الموظفين حول تأثير ChatGPT في عملهم. يمكن للتحليلات إظهار ما يُستخدم، بينما تساعد الاستطلاعات على توضيح ما إذا كان المستخدمون يوفرون الوقت أو يحسّنون جودة العمل أو يواجهون صعوبات.
راجع ضوابط الاستخدام الشهرية بعناية. عيّن إعدادًا افتراضيًا لمساحة العمل المشتركة، وأضف إعدادات افتراضية للمجموعات أو استثناءات فردية عند الحاجة، واضبط تنبيهات الاستخدام وفقًا لسياسات شركتك. راجع حد الاستخدام الزائد لمساحة العمل المشتركة بصورة منفصلة عن حدود الاستخدام الفردية.
وأخيرًا، تأكد من أن المشرفين يعرفون كيفية الحصول على المساعدة عند حدوث مشكلات. قبل التواصل مع فريق الدعم، اجمع سياقًا مفيدًا، مثل المستخدمين المتأثرين، ووقت حدوث المشكلة، ولقطات الشاشة، وروابط المحادثات أو نماذج GPT ذات الصلة، والمطالبات، والملفات المنقّحة عند الاقتضاء. يساعد ذلك فريق الدعم على التحقيق بسرعة أكبر، ويوفر للمشرفين الداخليين عملية أوضح لمعالجة الأسئلة المتعلقة بمساحة العمل المشتركة بمرور الوقت.
قراءة المزيد:
ما الخطوة التالية
بعد الطرح الأولي، عُد إلى هذه الإعدادات بانتظام:
راجع المالكين والمسؤولين وعارضي التحليلات والأدوار المخصصة.
تأكد من أن مجموعات SCIM لا تزال مطابقة لهيكل مؤسستك.
دقّق التطبيقات/الموصلات المفعّلة، وإجراءات الكتابة أو العالم المفتوح، ونطاقات OAuth المسموح بها، والتطبيقات في GPTs، ونطاقات إجراءات GPT.
راجع الوصول إلى العمل ووكيل مساحة العمل المشتركة وCodex، والإعدادات الافتراضية لنموذج البدء مع توسّع الفرق في الاستخدام.
راجع نتائج التحليلات واستطلاع الأثر مع أصحاب المصلحة في الطرح.
عدّل تنبيهات الاستخدام أو حدوده بناءً على أنماط الاستخدام المرصودة.
أعد تأكيد ضوابط الأمان والامتثال بعد أي تغييرات كبيرة في السياسات أو المنتج.