استخدم دليل البدء السريع هذا لإعداد مساحة عمل مشتركة جديدة في ChatGPT Enterprise قبل دعوة المستخدمين على نطاق واسع. يوفّر لمالكي مساحة العمل المشتركة الجدد ترتيب إعداد موصى به، مع روابط إلى مقالات أكثر تفصيلًا في مركز المساعدة لكل مجال.
قبل أن تبدأ
تأكّد مما يلي قبل أن تبدأ:
مالكو مساحة العمل المشتركة الذين سيتخذون قرارات الإعداد على مستوى مساحة العمل المشتركة.
مسؤولو مساحة العمل المشتركة الذين يمكنهم إدارة دعوات المستخدمين والمجموعات، وكذلك عرض التحليلات وإعداد الوصول إلى التطبيقات.
موفّر الهوية لديك، والنطاقات التي تم التحقق منها، ونهج التزويد.
منطق تنظيم المستخدمين في مجموعات.
عناصر التحكم في الأمان والامتثال والتسجيل والاحتفاظ والشبكة التي تتطلبها مؤسستك.
قائمة التحقق من الإعداد
استخدم قائمة التحقق هذه لتتبع ترتيب الإعداد الموصى به:
أكمِل الإعداد
1. أكّد الأدوار وأنواع المقاعد ونطاق الإطلاق
حدّد من يملك مسؤولية الطرح، ومن يمكنه إدارة مساحة العمل المشتركة، وأي المستخدمين يحتاجون إلى الوصول إلى ChatGPT أو Codex أو كليهما.
يساعد ذلك على تجنّب عدم وضوح الملكية لاحقًا، خصوصًا في قرارات الهوية وإعدادات الأمان وحدود الاستخدام ودعم المستخدمين.
اقرأ المزيد:
2. تحقّق من النطاقات وهيّئ الهوية
قبل دعوة المستخدمين على نطاق واسع، تأكّد من أن مؤسستك تملك نطاق بريدها الإلكتروني وأعِدّ عناصر التحكم في الهوية.
في ChatGPT، يكون المستأجر هو بيئة الإدارة العليا لمؤسستك. يربط مساحات عمل ChatGPT المشتركة ومؤسسات شركتك بإعدادات الهوية المشتركة، مثل النطاقات التي تم التحقق منها وتسجيل الدخول الموحد.
يتيح التحقق من النطاق لـ ChatGPT التعرّف على نطاق مؤسستك بوصفه موثوقًا. كما يفعّل ميزات الهوية مثل SSO، حتى يتمكن المستخدمون من الوصول إلى مساحة العمل المشتركة الصحيحة باستخدام نظام المصادقة في شركتك.
استخدم وحدة تحكم المسؤول العام لإدارة إعدادات الهوية على مستوى المستأجر، بما في ذلك SSO وإعدادات النطاق. أكمِل هذا الإعداد مبكرًا، قبل إضافة المستخدمين على نطاق واسع، حتى ينضم الموظفون إلى مساحة العمل المشتركة مع وجود عناصر التحكم المناسبة في الوصول مسبقًا.
اقرأ المزيد:
3. أعِدّ SSO وSCIM قبل الإلحاق الواسع
حدّد كيف سيسجّل الموظفون الدخول وكيف ستُدار حساباتهم بمرور الوقت. على سبيل المثال، حدّد ما إذا كان المستخدمون سيسجّلون الدخول باستخدام تسجيل الدخول الموحد، وما إذا كان ينبغي فرض SSO على جميع المستخدمين المؤهلين، وما إذا كانت الحسابات ستُضاف يدويًا أم ستُدار تلقائيًا من خلال مزامنة الدليل.
في معظم عمليات طرح Enterprise الكبيرة، أعِدّ SSO ومزامنة الدليل (SCIM) قبل دعوة المستخدمين على نطاق واسع. يتيح SSO للموظفين استخدام موفّر الهوية في شركتك لتسجيل الدخول، بينما يحافظ SCIM على توافق عضوية ChatGPT مع دليلك المصدر. يمكنه إنشاء حسابات مساحة العمل المشتركة والدعوات وتحديثها وإزالتها تلقائيًا مع انضمام الموظفين أو انتقالهم بين الفرق أو مغادرتهم الشركة.
يمكن للمجموعات المتزامنة أيضًا دعم تعيين الأدوار، مما يساعد المسؤولين على إدارة الوصول على نطاق واسع بدلًا من تحديث كل مستخدم على حدة.
اقرأ المزيد:
4. أنشئ مجموعات وعيّن RBAC
قبل دعوة المستخدمين على نطاق واسع، حدّد كيف تريد تنظيم الوصول عبر مساحة العمل المشتركة. تجعل المجموعات إدارة الأذونات لعدد كبير من المستخدمين دفعة واحدة أسهل، خصوصًا مع انضمام الأشخاص أو انتقالهم بين الفرق أو مغادرتهم الشركة.
لا تمنح المجموعة بحد ذاتها المستخدمين أذونات تلقائيًا في ChatGPT. بدلًا من ذلك، يمكن تعيين أدوار للمجموعات لموارد على مستوى المستأجر أو مساحة العمل المشتركة، ويمكن استخدامها أيضًا للتحكم في من يمكنه الوصول إلى GPTs المشتركة. يتيح ذلك للمسؤولين إدارة الوصول حسب الفريق أو الوظيفة أو المسؤولية بدلًا من تحديث كل مستخدم على حدة.
أعِدّ ذلك مبكرًا حتى تبدأ مساحة العمل المشتركة بنموذج وصول واضح. إذا أُضيف المستخدمون قبل التخطيط للمجموعات والأدوار، فقد يحتاج المسؤولون لاحقًا إلى تنظيف أذونات غير متسقة، وقد يحصل المستخدمون على وصول أوسع أو أضيق مما هو مقصود.
اقرأ المزيد:
5. هيّئ إعدادات مساحة العمل المشتركة وإرشادات المستخدمين
راجِع إعدادات مساحة العمل المشتركة العامة: مظهر مساحة العمل المشتركة واسمها ومعرّفاتها واسم العرض العام وتعليمات مساحة العمل المشتركة والإرشادات الموجّهة للمستخدم قبل الإطلاق.
قبل الإطلاق، راجِع أجزاء مساحة العمل المشتركة التي سيراها الموظفون أولًا: اسم مساحة العمل المشتركة ومظهرها ومعرّفاتها واسم العرض العام وتعليمات مساحة العمل المشتركة وأي إرشادات موجّهة للمستخدم.
تساعد هذه التفاصيل المستخدمين على التعرّف إلى أنهم في مساحة عمل ChatGPT Enterprise المشتركة المعتمدة لمؤسستك، وليس في بيئة شخصية أو غير مُدارة. كما تمنح الموظفين سياقًا مفيدًا قبل بدء العمل، مثل كيفية توقّع مؤسستك استخدام ChatGPT، وأنواع البيانات المناسبة، وأين يذهبون للحصول على المساعدة.
استخدم سياسة مساحة العمل المشتركة لعرض سياسة AI في مؤسستك أو توقعات الاستخدام أو غيرها من الإرشادات المهمة للأعضاء قبل بدء استخدام ChatGPT.
اقرأ المزيد:
6. فعّل التطبيقات وGPTs واتصالات البيانات المعتمدة
يضيف ChatGPT بانتظام ميزات وإمكانات وطرقًا جديدة للاتصال بالأدوات الخارجية. قد تتطلب بعض هذه الميزات قرارات من المسؤولين بشأن الوصول إلى البيانات أو مشاركتها أو الخدمات الخارجية أو إجراءات الكتابة. يساعد وضع أساس مبكر المستخدمين في الحصول على الأدوات التي يحتاجون إليها مع إبقاء الاستخدام متوافقًا مع سياسات مؤسستك.
قبل الإطلاق، راجِع إمكانات ChatGPT التي يجب أن تكون متاحة للمستخدمين في اليوم الأول، والتي يجب تقييدها أو طرحها تدريجيًا أو تفعيلها لاحقًا. يمكن لمالكي مساحة العمل المشتركة التحكم في ذلك من خلال الأذونات والأدوار.
بالنسبة إلى الأذونات، ميّز بين الدور الافتراضي لمساحة العمل المشتركة والتحكم في الوصول المستند إلى الأدوار (RBAC). الدور الافتراضي لمساحة العمل المشتركة هو الدور الأساسي الذي يحصل عليه المستخدمون عند انضمامهم إلى مساحة العمل المشتركة. استخدمه لتحديد ما ينبغي لمعظم الأعضاء أن يتمكنوا من فعله بشكل افتراضي. RBAC مخصص لوصول أكثر تحديدًا: يمكن للمسؤولين تعيين أدوار محددة للمستخدمين أو المجموعات لمسؤوليات أو موارد أو إمكانات إدارية معينة. عمليًا، استخدم الدور الافتراضي لمساحة العمل المشتركة لتجربة الأعضاء العامة، واستخدم RBAC للوصول المتخصص مثل المنشئين أو الناشرين أو الفرق الحساسة أو المسؤولين.
نظرًا إلى أن وظائف جديدة قد تصبح متاحة بمرور الوقت، أعِد مراجعة هذه الإعدادات بانتظام مع إضافة الميزات وتغيّر احتياجات مؤسستك.
اقرأ المزيد:
7. فعّل Codex للفرق المناسبة
Codex هو وكيل OpenAI للعمل مع التعليمات البرمجية والملفات وسير العمل المنظم. يمكنه مساعدة المستخدمين على كتابة التعليمات البرمجية وفهمها ومراجعتها وتحسينها، لكنه يمكن أن يدعم أيضًا العمل خارج نطاق تطوير البرمجيات التقليدي.
قبل الإطلاق، حدّد المستخدمين أو المجموعات التي ينبغي أن يكون لديها وصول إلى Codex ومستوى الوصول الذي تحتاج إليه. قد تتطور إمكانات Codex بمرور الوقت، لذا ركّز على نموذج الوصول الأوسع بدلًا من الإعدادات المحددة المتاحة اليوم فقط.
ضع في اعتبارك أي الفرق ينبغي أن تتمكن من استخدام Codex، وأي المستخدمين ينبغي أن يديروا إعدادات Codex، وأي الأنشطة ينبغي أن تتطلب مراجعة أو موافقة إضافية. قد ترغب أيضًا في تحديد مستويات وصول مختلفة للمستخدمين العامين أو المتبنين الأوائل أو المسؤولين أو الفرق ذات سير العمل الأكثر حساسية.
استخدم RBAC والمجموعات لإبقاء الوصول مستهدفًا وأسهل في الصيانة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجموعة واحدة لمستخدمي Codex ومجموعة مسؤولين أصغر للأشخاص المسؤولين عن طرح Codex وإعداداته وسياساته وتقاريره وحوكمته.
أعِدّ ذلك قبل الإطلاق حتى يبدأ الوصول إلى Codex من أساس واضح. مع إتاحة إمكانات Codex جديدة، أعِد مراجعة نموذج الوصول لديك وحدّد ما إذا كان ينبغي تفعيلها على نطاق واسع أو تقييدها بمجموعات محددة أو تقديمها على مراحل.
اقرأ المزيد:
8. هيّئ عناصر التحكم المطلوبة للأمان والامتثال
حدّد عناصر التحكم المطلوبة لنموذج المخاطر في مؤسستك. لا تحتاج كل مؤسسة إلى كل عنصر تحكم، لكن يجب تهيئة عناصر التحكم المطلوبة قبل أن يبدأ المستخدمون العمل مع البيانات الحساسة في ChatGPT Enterprise.
تشمل عناصر التحكم الشائعة ما يلي:
منصة سجلات الامتثال وواجهة برمجة تطبيقات الامتثال ذات الحالة لسير عمل التدقيق أو SIEM أو eDiscovery أو DLP.
قائمة السماح لعناوين IP للوصول إلى مساحة العمل المشتركة والوصول إلى واجهة برمجة تطبيقات الامتثال.
وضع التقييد للفرق التي تحتاج إلى قيود أقوى على الويب والبحث والتصفح والإمكانات الشبكية ذات الصلة.
إدارة مفاتيح المؤسسات للتشفير المُدار من العميل حيثما كان متاحًا.
إقامة البيانات أو إقامة الاستدلال حيثما كان ذلك مطلوبًا.
الوصول المُدار عبر الأجهزة المحمولة من خلال ChatGPT for Intune، والذي يتطلب اتصال SSO نشطًا للمستأجر.
اقرأ المزيد:
9. راقِب التبنّي والاستخدام وجاهزية الدعم
إطلاق مساحة العمل المشتركة هو بداية الإدارة المستمرة، وليس نهاية الإعداد. بعد أن يبدأ المستخدمون استخدام ChatGPT، راجِع تحليلات مساحة العمل المشتركة بانتظام لفهم التبنّي والتفاعل واستخدام الميزات. يمكن أن تساعدك هذه المؤشرات على معرفة أين يُستخدم ChatGPT بنجاح، وأين قد تحتاج الفرق إلى مزيد من الإرشاد، وما إذا كان ينبغي تعديل أي إعدادات بمرور الوقت.
استخدم استبيانات الأثر لجمع ملاحظات مباشرة من الموظفين حول كيفية تأثير ChatGPT في عملهم. يمكن للتحليلات أن تُظهر ما يُستخدم؛ ويمكن للاستبيانات أن تساعد في تفسير ما إذا كان المستخدمون يوفّرون الوقت أو يحسّنون جودة العمل أو يواجهون عوائق.
راجِع عناصر التحكم في الاستخدام بعناية. هيّئ تنبيهات استخدام أسبوعية لكل مستخدم أو حدودًا صارمة بناءً على سياسات مؤسستك. استخدم الميزانيات الشهرية المشتركة فقط عندما ينبغي لدور ما مشاركة حد إجمالي واحد. في معظم الحالات، ابدأ بالتنبيهات حتى يتمكن المسؤولون من مراقبة أنماط الاستخدام قبل تحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى حد صارم.
أخيرًا، تأكّد من أن المسؤولين يعرفون كيفية الحصول على المساعدة عند ظهور المشكلات. قبل التواصل مع الدعم، اجمع سياقًا مفيدًا مثل المستخدمين المتأثرين والتوقيت ولقطات الشاشة وروابط المحادثات أو GPT ذات الصلة والمطالبات والملفات المنقّحة عند الاقتضاء. يساعد ذلك الدعم على التحقيق بسرعة أكبر، ويمنح المسؤولين الداخليين لديك عملية أوضح للتعامل مع أسئلة مساحة العمل المشتركة بمرور الوقت.
اقرأ المزيد:
ما الخطوة التالية
بعد الطرح الأولي، أعِد مراجعة هذه الإعدادات بوتيرة منتظمة:
راجِع المالكين والمسؤولين ومشاهدي التحليلات والأدوار المخصصة.
تأكّد من أن مجموعات SCIM لا تزال مطابقة لبنية مؤسستك.
دقّق التطبيقات/الموصلات المفعّلة، وإجراءات الكتابة أو العالم المفتوح، ونطاقات OAuth المسموح بها، والتطبيقات في GPTs، ونطاقات إجراءات GPT.
راجِع الوصول إلى وكيل مساحة العمل المشتركة وCodex مع توسّع استخدام الفرق.
راجِع نتائج التحليلات واستبيانات الأثر مع أصحاب المصلحة في الطرح.
عدّل تنبيهات الاستخدام أو حدوده بناءً على أنماط الاستخدام المرصودة.
أعِد تأكيد عناصر التحكم في الأمان والامتثال بعد التغييرات الكبرى في السياسة أو المنتج.