Χρησιμοποιήστε αυτόν τον οδηγό γρήγορης έναρξης για να προετοιμάσετε έναν νέο χώρο εργασίας ChatGPT Enterprise πριν προσκαλέσετε χρήστες ευρέως. Δίνει στους νέους Κατόχους χώρου εργασίας μια προτεινόμενη σειρά ρύθμισης, με συνδέσμους προς πιο αναλυτικά άρθρα του Κέντρου Βοήθειας για κάθε περιοχή.
Πριν ξεκινήσετε
Επιβεβαιώστε τα εξής πριν ξεκινήσετε:
Τους Κατόχους χώρου εργασίας που θα λαμβάνουν αποφάσεις ρύθμισης για ολόκληρο τον χώρο εργασίας.
Τους Διαχειριστές χώρου εργασίας που μπορούν να διαχειρίζονται προσκλήσεις χρηστών και ομάδες, καθώς και να προβάλλουν αναλυτικά στοιχεία και να ρυθμίζουν πρόσβαση σε εφαρμογές.
Τον πάροχο ταυτότητας, τους επαληθευμένους τομείς και την προσέγγιση παροχής λογαριασμών σας.
Τη λογική οργάνωσης των χρηστών σε ομάδες.
Τους ελέγχους ασφάλειας, συμμόρφωσης, καταγραφής, διατήρησης και δικτύου που απαιτεί ο οργανισμός σας.
Ποια μέλη θα πρέπει να χρησιμοποιούν το Work και το Codex, ποιοι προσαρμοσμένοι ρόλοι χρειάζονται διαφορετική πρόσβαση και ποιες προεπιλογές αρχικού μοντέλου και νέας συνομιλίας θέλετε να βλέπουν τα μέλη.
Λίστα ελέγχου διαμόρφωσης
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα για να ακολουθήσετε τη συνιστώμενη σειρά διαμόρφωσης:
Επιβεβαιώστε τους ρόλους, τους τύπους αδειών χρήσης και το εύρος κυκλοφορίας.
Διαμορφώστε το SSO και το SCIM πριν από τη γενική ένταξη χρηστών.
Δημιουργήστε ομάδες και εκχωρήστε RBAC ή προσαρμοσμένους ρόλους.
Ενεργοποιήστε τις Εφαρμογές, τα GPT, τις συνδέσεις και τους εγκεκριμένους τομείς.
Ενεργοποιήστε το Work, τους Πράκτορες χώρου εργασίας και το Codex για τις κατάλληλες ομάδες.
Ολοκληρώστε τη ρύθμιση
1. Επιβεβαιώστε τους ρόλους, τους τύπους θέσεων και το εύρος της κυκλοφορίας
Αποφασίστε ποιος είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση, ποιος μπορεί να διαχειρίζεται τον χώρο εργασίας και ποιοι χρήστες χρειάζονται πρόσβαση στο ChatGPT, στο Codex ή και στα δύο.
Έτσι αποφεύγονται αργότερα οι ασάφειες ως προς τις αρμοδιότητες, ιδίως για αποφάσεις σχετικά με την ταυτότητα, τις ρυθμίσεις ασφαλείας, τα όρια χρήσης και την υποστήριξη χρηστών.
Διαβάστε περισσότερα:
2. Επαληθεύστε τους τομείς και διαμορφώστε τη διαχείριση ταυτότητας
Πριν προσκαλέσετε μαζικά χρήστες, επιβεβαιώστε ότι η εταιρεία σας ελέγχει τον τομέα email της και ρυθμίστε τους ελέγχους ταυτότητας.
Ένας μισθωτής είναι το κοινόχρηστο περιβάλλον διαχείρισης που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας για τις ρυθμίσεις ταυτότητας OpenAI. Οι χώροι εργασίας ChatGPT και οι οργανισμοί της Πλατφόρμας API έχουν ξεχωριστές συνδρομές μέλους και δικαιώματα.
Η επαλήθευση τομέα επιβεβαιώνει ότι η εταιρεία σας ελέγχει έναν τομέα email και υποστηρίζει τις διαθέσιμες λειτουργίες ταυτότητας, όπως η καθολική σύνδεση (SSO).
Χρησιμοποιήστε την Κονσόλα διαχειριστή για να διαχειρίζεστε ρυθμίσεις ταυτότητας σε επίπεδο μισθωτή, όπως επαληθευμένους τομείς και SSO. Ολοκληρώστε αυτή τη ρύθμιση από νωρίς, πριν προσθέσετε χρήστες σε μεγάλη κλίμακα, ώστε οι εργαζόμενοι να εντάσσονται στον χώρο εργασίας με ήδη ενεργούς τους κατάλληλους ελέγχους πρόσβασης.
Διαβάστε περισσότερα:
3. Ρυθμίστε το SSO και το SCIM πριν από τη μαζική ένταξη χρηστών
Αποφασίστε πώς θα συνδέονται οι εργαζόμενοι και πώς θα γίνεται η διαχείριση των λογαριασμών τους διαχρονικά. Για παράδειγμα, καθορίστε αν οι χρήστες θα συνδέονται μέσω καθολικής σύνδεσης, αν το SSO θα είναι υποχρεωτικό για όλους τους χρήστες που πληρούν τις προϋποθέσεις και αν οι λογαριασμοί θα προστίθενται μη αυτόματα ή θα διαχειρίζονται αυτόματα μέσω του Συγχρονισμού καταλόγου.
Για τις περισσότερες υλοποιήσεις Enterprise μεγάλης κλίμακας, ρυθμίστε το SSO και τον συγχρονισμό καταλόγου (SCIM) πριν προσκαλέσετε ευρέως χρήστες. Το SSO επιτρέπει στους εργαζομένους να συνδέονται μέσω του παρόχου ταυτότητας της εταιρείας σας. Το SCIM σε επίπεδο μισθωτή συγχρονίζει χρήστες και ομάδες από αυτόν τον πάροχο, αλλά ο συγχρονισμός κάποιου χρήστη με τον μισθωτή δεν του παρέχει πρόσβαση στο προϊόν. Εκχωρήστε ξεχωριστά τις συγχρονισμένες ομάδες στους κατάλληλους χώρους εργασίας ChatGPT ή λογαριασμούς Ads.
Οι συγχρονισμένες ομάδες μπορούν επίσης να υποστηρίζουν την εκχώρηση ρόλων, βοηθώντας τους διαχειριστές να διαχειρίζονται την πρόσβαση σε μεγάλη κλίμακα αντί να ενημερώνουν κάθε χρήστη ξεχωριστά.
Διαβάστε περισσότερα:
Αν οι εργαζόμενοι διαθέτουν ήδη λογαριασμούς ChatGPT, ανατρέξτε στο άρθρο: Ένταξη εργαζομένων με υπάρχοντες λογαριασμούς ChatGPT.
4. Δημιουργήστε ομάδες και εκχωρήστε ρόλους RBAC
Πριν προσκαλέσετε ευρέως χρήστες, αποφασίστε πώς θέλετε να οργανώσετε την πρόσβαση σε όλο τον χώρο εργασίας. Οι ομάδες διευκολύνουν την ταυτόχρονη διαχείριση δικαιωμάτων για πολλούς χρήστες, ιδίως όταν άτομα προσλαμβάνονται, αλλάζουν ομάδα ή αποχωρούν από την εταιρεία.
Μια ομάδα από μόνη της δεν παρέχει αυτόματα στους χρήστες δικαιώματα στο ChatGPT. Αντίθετα, στις ομάδες μπορούν να εκχωρηθούν ρόλοι για πόρους σε επίπεδο μισθωτή ή χώρου εργασίας, ενώ μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον έλεγχο της πρόσβασης σε κοινόχρηστα GPT. Έτσι, οι διαχειριστές μπορούν να διαχειρίζονται την πρόσβαση ανά ομάδα, λειτουργία ή αρμοδιότητα, αντί να ενημερώνουν κάθε χρήστη ξεχωριστά.
Ρυθμίστε το από νωρίς, ώστε ο χώρος εργασίας σας να ξεκινήσει με ένα σαφές μοντέλο πρόσβασης. Αν προστεθούν χρήστες πριν σχεδιαστούν οι ομάδες και οι ρόλοι, οι διαχειριστές μπορεί να χρειαστεί αργότερα να διορθώσουν ασυνεπή δικαιώματα και οι χρήστες να αποκτήσουν ευρύτερη ή πιο περιορισμένη πρόσβαση από την προβλεπόμενη.
Διαβάστε περισσότερα:
5. Διαμόρφωση ρυθμίσεων χώρου εργασίας και οδηγιών για τους χρήστες
Πριν από την κυκλοφορία, ελέγξτε τις γενικές ρυθμίσεις του χώρου εργασίας: εμφάνιση, όνομα και αναγνωριστικά χώρου εργασίας, δημόσιο εμφανιζόμενο όνομα, Οδηγίες χώρου εργασίας και οδηγίες προς τους χρήστες.
Πριν από την κυκλοφορία, ελέγξτε τα στοιχεία του χώρου εργασίας που θα δουν πρώτα οι εργαζόμενοι: το όνομα, την εμφάνιση και τα αναγνωριστικά του χώρου εργασίας, το δημόσιο εμφανιζόμενο όνομα, τις Οδηγίες χώρου εργασίας και τυχόν οδηγίες προς τους χρήστες.
Αυτά τα στοιχεία βοηθούν τους χρήστες να αναγνωρίζουν ότι βρίσκονται στον εγκεκριμένο χώρο εργασίας ChatGPT Enterprise του οργανισμού σας και όχι σε προσωπικό ή μη διαχειριζόμενο περιβάλλον. Παρέχουν επίσης στους εργαζομένους χρήσιμες πληροφορίες πριν αρχίσουν να εργάζονται, όπως πώς αναμένει ο οργανισμός σας να χρησιμοποιείται το ChatGPT, ποια είδη δεδομένων είναι κατάλληλα και πού μπορούν να απευθυνθούν για βοήθεια.
Χρησιμοποιήστε την Πολιτική χώρου εργασίας για να παρουσιάσετε στα μέλη την πολιτική του οργανισμού σας για την ΤΝ, τις προσδοκίες χρήσης ή άλλες σημαντικές οδηγίες, πριν αρχίσουν να χρησιμοποιούν το ChatGPT.
Πριν από τη γενική ένταξη χρηστών, ελέγξτε τις Άδειες και τους ρόλους και επιβεβαιώστε την πρόσβαση στο Work Local και το Work Cloud για τον προεπιλεγμένο ρόλο του χώρου εργασίας και κάθε προσαρμοσμένο ρόλο. Το Work Cloud επιτρέπει στα μέλη να ξεκινούν και να προβάλλουν εργασίες στο cloud από όλες τις υποστηριζόμενες επιφάνειες. Το Work Local χωρίς Work Cloud επιτρέπει την τοπική εργασία, αλλά αποτρέπει την έναρξη εργασιών στο cloud. Όταν είναι ενεργοποιημένο το προσθετικό RBAC, ελέγξτε προσεκτικά τις ισχύουσες άδειες.
Ελέγξτε τη σελίδα «Μοντέλα» και ορίστε το αρχικό μοντέλο, το επίπεδο συλλογιστικής, την ταχύτητα, τη διαθεσιμότητα της Γρήγορης λειτουργίας και τη συμπεριφορά των νέων συνομιλιών για το Work και το Codex. Η Γρήγορη λειτουργία είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και ενδέχεται να υποστηρίζει παρακάμψεις ανά ρόλο. Αυτές οι προεπιλογές καθορίζουν την αρχική εμπειρία. Τα διαθέσιμα μοντέλα, η πρόσβαση βάσει ρόλων και οι υποχρεωτικές απαιτήσεις του χώρου εργασίας εξακολουθούν να καθορίζουν τι μπορούν να χρησιμοποιούν τα μέλη.
Διαβάστε περισσότερα:
6. Ενεργοποιήστε εφαρμογές, GPT και εγκεκριμένες συνδέσεις δεδομένων
Το ChatGPT προσθέτει τακτικά νέες λειτουργίες, δυνατότητες και τρόπους σύνδεσης με εξωτερικά εργαλεία. Ορισμένες από αυτές τις λειτουργίες μπορεί να απαιτούν αποφάσεις διαχειριστή σχετικά με την πρόσβαση σε δεδομένα, την κοινοποίηση, τις εξωτερικές υπηρεσίες ή τις ενέργειες εγγραφής. Ο έγκαιρος καθορισμός μιας βασικής διαμόρφωσης εξασφαλίζει στους χρήστες τα εργαλεία που χρειάζονται, διατηρώντας παράλληλα τη χρήση σύμφωνη με τις πολιτικές του οργανισμού σας.
Πριν από την κυκλοφορία, εξετάστε ποιες δυνατότητες του ChatGPT πρέπει να είναι διαθέσιμες στους χρήστες από την πρώτη ημέρα και ποιες πρέπει να περιοριστούν, να διατεθούν σταδιακά ή να ενεργοποιηθούν αργότερα. Οι κάτοχοι του χώρου εργασίας μπορούν να το ελέγχουν από τα στοιχεία Δικαιώματα και ρόλοι.
Όσον αφορά τα δικαιώματα, διακρίνετε τον προεπιλεγμένο ρόλο χώρου εργασίας από τον έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC). Ο προεπιλεγμένος ρόλος χώρου εργασίας είναι ο βασικός ρόλος που λαμβάνουν οι χρήστες όταν εντάσσονται στον χώρο εργασίας. Χρησιμοποιήστε τον για να ορίσετε τι θα μπορούν να κάνουν από προεπιλογή τα περισσότερα μέλη. Το RBAC παρέχει πιο στοχευμένη πρόσβαση σε λειτουργίες: οι κάτοχοι του χώρου εργασίας μπορούν να εκχωρούν προσαρμοσμένους ρόλους απευθείας σε χρήστες ή ομάδες. Στην πράξη, χρησιμοποιήστε τον προεπιλεγμένο ρόλο χώρου εργασίας για τη γενική εμπειρία των μελών και προσαρμοσμένους ρόλους για την πρόσβαση σε εξειδικευμένες λειτουργίες.
Καθώς ενδέχεται να προστίθενται νέες δυνατότητες με την πάροδο του χρόνου, επανεξετάζετε τακτικά αυτές τις ρυθμίσεις όσο προστίθενται λειτουργίες και αλλάζουν οι ανάγκες του οργανισμού σας.
Διαβάστε περισσότερα:
7. Ενεργοποιήστε το Work και το Codex για τις κατάλληλες ομάδες
Το Codex είναι ο πράκτορας της OpenAI για εργασία με κώδικα, αρχεία και δομημένες ροές εργασίας. Μπορεί να βοηθήσει τους χρήστες να γράφουν, να κατανοούν, να ελέγχουν και να βελτιώνουν κώδικα, αλλά μπορεί επίσης να υποστηρίζει εργασία πέρα από την παραδοσιακή ανάπτυξη λογισμικού.
Πριν από την έναρξη, αποφασίστε ποιοι χρήστες ή ομάδες θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στο Codex και ποιο επίπεδο πρόσβασης χρειάζονται. Οι δυνατότητες του Codex μπορεί να εξελιχθούν με την πάροδο του χρόνου, επομένως εστιάστε στο ευρύτερο μοντέλο πρόσβασης και όχι μόνο στις συγκεκριμένες ρυθμίσεις που είναι διαθέσιμες σήμερα.
Σκεφτείτε ποιες ομάδες θα πρέπει να μπορούν να χρησιμοποιούν το Codex, ποιοι χρήστες θα πρέπει να διαχειρίζονται τις ρυθμίσεις του Codex και ποιες δραστηριότητες θα πρέπει να απαιτούν πρόσθετο έλεγχο ή έγκριση. Μπορεί επίσης να θέλετε να ορίσετε διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης για γενικούς χρήστες, πρώιμους χρήστες, διαχειριστές ή ομάδες με πιο ευαίσθητες ροές εργασίας.
Χρησιμοποιήστε RBAC και ομάδες για να διατηρήσετε την πρόσβαση στοχευμένη και πιο εύκολη στη συντήρηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μία ομάδα για χρήστες του Codex και μια μικρότερη ομάδα διαχειριστών για τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διάθεση, τις ρυθμίσεις, τις πολιτικές, την αναφορά και τη διακυβέρνηση του Codex.
Ρυθμίστε το πριν από την έναρξη, ώστε η πρόσβαση στο Codex να ξεκινήσει από μια σαφή βάση. Καθώς γίνονται διαθέσιμες νέες δυνατότητες του Codex, επανεξετάστε το μοντέλο πρόσβασής σας και αποφασίστε αν θα πρέπει να ενεργοποιηθούν ευρέως, να περιοριστούν σε συγκεκριμένες ομάδες ή να εισαχθούν σταδιακά.
Διαβάστε περισσότερα:
Το Work είναι πράκτορας για έρευνα, ανάλυση και ολοκληρωμένα παραδοτέα. Αποφασίστε αν τα μέλη θα πρέπει να χρησιμοποιούν το Work στο cloud, το τοπικό Work στην εφαρμογή υπολογιστή ή και τα δύο, με την επιφύλαξη των ελέγχων του χώρου εργασίας σας.
8. Διαμόρφωση απαιτούμενων ελέγχων ασφάλειας και συμμόρφωσης
Αποφασίστε ποιοι έλεγχοι απαιτούνται για το μοντέλο κινδύνου του οργανισμού σας. Δεν χρειάζεται κάθε οργανισμός κάθε έλεγχο, αλλά οι απαιτούμενοι έλεγχοι θα πρέπει να διαμορφωθούν πριν οι χρήστες αρχίσουν να εργάζονται με ευαίσθητα δεδομένα στο ChatGPT Enterprise.
Οι συνήθεις έλεγχοι περιλαμβάνουν:
Compliance Logs Platform και Stateful Compliance API για ροές εργασίας ελέγχου, SIEM, eDiscovery ή DLP.
Λίστα επιτρεπόμενων IP για πρόσβαση στον χώρο εργασίας και πρόσβαση στο Compliance API.
Λειτουργία αποκλεισμού για ομάδες που χρειάζονται ισχυρότερους περιορισμούς στον ιστό, την αναζήτηση, την περιήγηση και συναφείς δικτυακές δυνατότητες.
Enterprise Key Management για κρυπτογράφηση που διαχειρίζεται ο πελάτης, όπου είναι διαθέσιμη.
Γεωγραφική διαμονή δεδομένων ή διαμονή συμπερασμού, όπου απαιτείται.
Διαχειριζόμενη πρόσβαση από κινητές συσκευές μέσω ChatGPT for Intune, που απαιτεί ενεργή σύνδεση SSO μισθωτή.
Διαβάστε περισσότερα:
9. Παρακολουθήστε την υιοθέτηση, τη χρήση και την ετοιμότητα υποστήριξης
Η έναρξη λειτουργίας του χώρου εργασίας είναι η αρχή της συνεχούς διαχείρισης και όχι το τέλος της εγκατάστασης. Αφού οι χρήστες αρχίσουν να χρησιμοποιούν το ChatGPT, εξετάζετε τακτικά τα αναλυτικά στοιχεία του χώρου εργασίας για να κατανοείτε την υιοθέτηση, την αλληλεπίδραση και τη χρήση των λειτουργιών. Αυτές οι ενδείξεις μπορούν να σας βοηθήσουν να διαπιστώσετε πού χρησιμοποιείται επιτυχώς το ChatGPT, πού οι ομάδες ίσως χρειάζονται περισσότερη καθοδήγηση και αν πρέπει να προσαρμοστούν κάποιες ρυθμίσεις με την πάροδο του χρόνου.
Χρησιμοποιήστε έρευνες αντικτύπου για να συλλέξετε άμεσα σχόλια από τους εργαζομένους σχετικά με το πώς επηρεάζει το ChatGPT την εργασία τους. Τα αναλυτικά στοιχεία δείχνουν τι χρησιμοποιείται, ενώ οι έρευνες βοηθούν να διαπιστώσετε αν οι χρήστες εξοικονομούν χρόνο, βελτιώνουν την ποιότητα της εργασίας τους ή αντιμετωπίζουν δυσκολίες.
Επανεξετάζετε προσεκτικά τα στοιχεία ελέγχου μηνιαίας χρήσης. Ορίστε μια προεπιλογή για τον χώρο εργασίας, προσθέστε προεπιλογές ομάδων ή μεμονωμένες παρακάμψεις όπου χρειάζεται και διαμορφώστε ειδοποιήσεις χρήσης βάσει των πολιτικών της εταιρείας σας. Εξετάζετε το όριο υπέρβασης του χώρου εργασίας ξεχωριστά από τα ατομικά όρια χρήσης.
Τέλος, βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές γνωρίζουν πώς να λαμβάνουν βοήθεια όταν προκύπτουν προβλήματα. Πριν επικοινωνήσετε με την Υποστήριξη, συγκεντρώστε χρήσιμες πληροφορίες, όπως τους χρήστες που επηρεάζονται, τον χρόνο εμφάνισης, στιγμιότυπα οθόνης, σχετικούς συνδέσμους συνομιλιών ή GPT, προτροπές και, όπου απαιτείται, αρχεία από τα οποία έχουν αφαιρεθεί ευαίσθητα δεδομένα. Έτσι, η Υποστήριξη μπορεί να διερευνήσει ταχύτερα το ζήτημα και οι εσωτερικοί διαχειριστές σας αποκτούν μια σαφέστερη διαδικασία για τη διαχρονική διαχείριση ερωτημάτων σχετικά με τον χώρο εργασίας.
Διαβάστε περισσότερα:
Τι να κάνετε στη συνέχεια
Μετά την αρχική διάθεση, επανεξετάζετε τακτικά αυτές τις ρυθμίσεις:
Ελέγξτε Κατόχους, Διαχειριστές, Προβολείς αναλυτικών στοιχείων και προσαρμοσμένους ρόλους.
Επιβεβαιώστε ότι οι ομάδες SCIM εξακολουθούν να αντιστοιχούν στη δομή του οργανισμού σας.
Ελέγξτε τις ενεργοποιημένες Εφαρμογές/συνδέσεις, τις ενέργειες εγγραφής ή ανοιχτού κόσμου, τους επιτρεπόμενους τομείς OAuth, τις Εφαρμογές στα GPT και τους τομείς ενεργειών GPT.
Ελέγξτε την πρόσβαση σε Work, Πράκτορα χώρου εργασίας και Codex, καθώς και τις προεπιλογές αρχικού μοντέλου καθώς οι ομάδες επεκτείνουν τη χρήση.
Ελέγξτε τα αναλυτικά στοιχεία και τα αποτελέσματα των ερευνών αντικτύπου με τους εμπλεκομένους στη διάθεση.
Προσαρμόστε τις ειδοποιήσεις ή τα όρια χρήσης με βάση τα παρατηρούμενα μοτίβα χρήσης.
Επιβεβαιώστε ξανά τους ελέγχους ασφάλειας και συμμόρφωσης μετά από σημαντικές αλλαγές πολιτικής ή προϊόντος.