Χρησιμοποιήστε αυτόν τον οδηγό γρήγορης έναρξης για να προετοιμάσετε έναν νέο χώρο εργασίας ChatGPT Enterprise πριν προσκαλέσετε χρήστες ευρέως. Δίνει στους νέους Κατόχους χώρου εργασίας μια προτεινόμενη σειρά ρύθμισης, με συνδέσμους προς πιο αναλυτικά άρθρα του Κέντρου Βοήθειας για κάθε περιοχή.
Πριν ξεκινήσετε
Επιβεβαιώστε τα εξής πριν ξεκινήσετε:
Οι Κάτοχοι χώρου εργασίας που θα λαμβάνουν αποφάσεις ρύθμισης για ολόκληρο τον χώρο εργασίας.
Οι Διαχειριστές χώρου εργασίας που μπορούν να διαχειρίζονται προσκλήσεις χρηστών και ομάδες, καθώς και να βλέπουν αναλύσεις και να ρυθμίζουν πρόσβαση σε εφαρμογές.
Ο πάροχος ταυτότητάς σας, οι επαληθευμένοι τομείς και η προσέγγιση προμήθειας.
Λογική για την οργάνωση χρηστών σε ομάδες.
Οι έλεγχοι ασφάλειας, συμμόρφωσης, καταγραφής, διατήρησης και δικτύου που απαιτεί ο οργανισμός σας.
Λίστα ελέγχου ρύθμισης
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα ελέγχου για να παρακολουθήσετε την προτεινόμενη σειρά ρύθμισης:
Ολοκληρώστε τη ρύθμιση
1. Επιβεβαίωση ρόλων, τύπων θέσεων και πεδίου κυκλοφορίας
Αποφασίστε ποιος είναι υπεύθυνος για τη διάθεση, ποιος μπορεί να διαχειρίζεται τον χώρο εργασίας και ποιοι χρήστες χρειάζονται πρόσβαση στο ChatGPT, πρόσβαση στο Codex ή και τα δύο.
Αυτό βοηθά να αποφευχθεί αργότερα η ασαφής ιδιοκτησία, ειδικά για αποφάσεις ταυτότητας, ρυθμίσεις ασφάλειας, όρια χρήσης και υποστήριξη χρηστών.
Διαβάστε περισσότερα:
2. Επαλήθευση τομέων και διαμόρφωση ταυτότητας
Πριν προσκαλέσετε χρήστες μαζικά, επιβεβαιώστε ότι ο οργανισμός σας κατέχει τον τομέα email του και ρυθμίστε τους ελέγχους ταυτότητας.
Στο ChatGPT, ένας μισθωτής είναι το ανώτατο περιβάλλον διαχείρισης του οργανισμού σας. Συνδέει τους χώρους εργασίας και τους οργανισμούς ChatGPT της εταιρείας σας με κοινές ρυθμίσεις ταυτότητας, όπως επαληθευμένους τομείς και ενιαία σύνδεση.
Η επαλήθευση τομέα επιτρέπει στο ChatGPT να αναγνωρίζει τον τομέα του οργανισμού σας ως αξιόπιστο. Ενεργοποιεί επίσης δυνατότητες ταυτότητας όπως το SSO, ώστε οι χρήστες να έχουν πρόσβαση στον σωστό χώρο εργασίας μέσω του συστήματος ελέγχου ταυτότητας της εταιρείας σας.
Χρησιμοποιήστε την Global Admin Console για να διαχειριστείτε ρυθμίσεις ταυτότητας σε επίπεδο μισθωτή, συμπεριλαμβανομένων των ρυθμίσεων SSO και τομέων. Ολοκληρώστε αυτήν τη ρύθμιση νωρίς, πριν προσθέσετε χρήστες σε μεγάλη κλίμακα, ώστε οι εργαζόμενοι να ενταχθούν στον χώρο εργασίας με τους σωστούς ελέγχους πρόσβασης ήδη σε ισχύ.
Διαβάστε περισσότερα:
3. Ρύθμιση SSO και SCIM πριν από την ευρεία ένταξη
Αποφασίστε πώς θα συνδέονται οι εργαζόμενοι και πώς θα γίνεται η διαχείριση των λογαριασμών τους με την πάροδο του χρόνου. Για παράδειγμα, καθορίστε αν οι χρήστες θα συνδέονται με ενιαία σύνδεση, αν το SSO θα πρέπει να απαιτείται για όλους τους επιλέξιμους χρήστες και αν οι λογαριασμοί θα προστίθενται χειροκίνητα ή θα διαχειρίζονται αυτόματα μέσω Directory Sync.
Για τις περισσότερες μεγάλες διαθέσεις Enterprise, ρυθμίστε το SSO και το Directory Sync (SCIM) πριν προσκαλέσετε χρήστες ευρέως. Το SSO επιτρέπει στους εργαζομένους να χρησιμοποιούν τον πάροχο ταυτότητας της εταιρείας σας για να συνδέονται, ενώ το SCIM διατηρεί τη συνδρομή στο ChatGPT ευθυγραμμισμένη με τον κατάλογο προέλευσης. Μπορεί να δημιουργεί, να ενημερώνει και να καταργεί αυτόματα λογαριασμούς και προσκλήσεις χώρου εργασίας καθώς οι εργαζόμενοι εντάσσονται, αλλάζουν ομάδες ή αποχωρούν από την εταιρεία.
Οι συγχρονισμένες ομάδες μπορούν επίσης να υποστηρίζουν εκχώρηση ρόλων, βοηθώντας τους διαχειριστές να διαχειρίζονται πρόσβαση σε κλίμακα αντί να ενημερώνουν κάθε χρήστη ξεχωριστά.
Διαβάστε περισσότερα:
4. Δημιουργία ομάδων και εκχώρηση RBAC
Πριν προσκαλέσετε χρήστες ευρέως, αποφασίστε πώς θέλετε να οργανώσετε την πρόσβαση στον χώρο εργασίας. Οι ομάδες διευκολύνουν τη διαχείριση δικαιωμάτων για πολλούς χρήστες ταυτόχρονα, ειδικά καθώς οι άνθρωποι εντάσσονται, αλλάζουν ομάδες ή αποχωρούν από την εταιρεία.
Μια ομάδα από μόνη της δεν δίνει αυτόματα δικαιώματα στους χρήστες στο ChatGPT. Αντίθετα, στις ομάδες μπορούν να εκχωρηθούν ρόλοι για πόρους σε επίπεδο μισθωτή ή χώρου εργασίας, ενώ μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον έλεγχο του ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε κοινόχρηστα GPTs. Αυτό επιτρέπει στους διαχειριστές να διαχειρίζονται την πρόσβαση ανά ομάδα, λειτουργία ή ευθύνη, αντί να ενημερώνουν κάθε χρήστη έναν προς έναν.
Ρυθμίστε το νωρίς, ώστε ο χώρος εργασίας σας να ξεκινήσει με σαφές μοντέλο πρόσβασης. Αν οι χρήστες προστεθούν πριν προγραμματιστούν οι ομάδες και οι ρόλοι, οι διαχειριστές μπορεί να χρειαστεί να καθαρίσουν ασυνεπή δικαιώματα αργότερα και οι χρήστες μπορεί να λάβουν ευρύτερη ή στενότερη πρόσβαση από την προβλεπόμενη.
Διαβάστε περισσότερα:
5. Διαμόρφωση ρυθμίσεων χώρου εργασίας και οδηγιών χρήστη
Ελέγξτε τις γενικές ρυθμίσεις χώρου εργασίας: εμφάνιση χώρου εργασίας, όνομα, αναγνωριστικά χώρου εργασίας, δημόσιο εμφανιζόμενο όνομα, Οδηγίες χώρου εργασίας και οδηγίες προς τους χρήστες πριν από την κυκλοφορία.
Πριν από την κυκλοφορία, ελέγξτε τα μέρη του χώρου εργασίας που θα δουν πρώτα οι εργαζόμενοι: το όνομα, την εμφάνιση, τα αναγνωριστικά, το δημόσιο εμφανιζόμενο όνομα, τις Οδηγίες χώρου εργασίας και τυχόν οδηγίες προς τους χρήστες.
Αυτές οι λεπτομέρειες βοηθούν τους χρήστες να αναγνωρίζουν ότι βρίσκονται στον εγκεκριμένο χώρο εργασίας ChatGPT Enterprise του οργανισμού σας, όχι σε προσωπικό ή μη διαχειριζόμενο περιβάλλον. Παρέχουν επίσης στους εργαζομένους χρήσιμο πλαίσιο πριν αρχίσουν να εργάζονται, όπως πώς αναμένει ο οργανισμός σας να χρησιμοποιείται το ChatGPT, ποια είδη δεδομένων είναι κατάλληλα και πού να απευθυνθούν για βοήθεια.
Χρησιμοποιήστε την Πολιτική χώρου εργασίας για να παρουσιάσετε στα μέλη την πολιτική TN, τις προσδοκίες χρήσης ή άλλες σημαντικές οδηγίες του οργανισμού σας πριν αρχίσουν να χρησιμοποιούν το ChatGPT.
Διαβάστε περισσότερα:
6. Ενεργοποίηση Εφαρμογών, GPTs και εγκεκριμένων συνδέσεων δεδομένων
Το ChatGPT προσθέτει τακτικά νέες δυνατότητες, λειτουργίες και τρόπους σύνδεσης με εξωτερικά εργαλεία. Ορισμένες από αυτές τις δυνατότητες μπορεί να απαιτούν αποφάσεις διαχειριστή σχετικά με πρόσβαση σε δεδομένα, κοινή χρήση, εξωτερικές υπηρεσίες ή ενέργειες εγγραφής. Ο έγκαιρος καθορισμός μιας βάσης βοηθά τους χρήστες να αποκτήσουν τα εργαλεία που χρειάζονται, διατηρώντας παράλληλα τη χρήση ευθυγραμμισμένη με τις πολιτικές του οργανισμού σας.
Πριν από την κυκλοφορία, ελέγξτε ποιες δυνατότητες του ChatGPT θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στους χρήστες την πρώτη ημέρα και ποιες θα πρέπει να περιοριστούν, να διατεθούν σταδιακά ή να ενεργοποιηθούν αργότερα. Οι κάτοχοι χώρου εργασίας μπορούν να το ελέγχουν αυτό στις Άδειες και ρόλοι.
Για τα δικαιώματα, διακρίνετε μεταξύ του προεπιλεγμένου ρόλου χώρου εργασίας και του ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC). Ο προεπιλεγμένος ρόλος χώρου εργασίας είναι ο βασικός ρόλος που λαμβάνουν οι χρήστες όταν εντάσσονται στον χώρο εργασίας. Χρησιμοποιήστε τον για να ορίσετε τι θα πρέπει να μπορούν να κάνουν τα περισσότερα μέλη από προεπιλογή. Το RBAC προορίζεται για πιο στοχευμένη πρόσβαση: οι διαχειριστές μπορούν να εκχωρούν συγκεκριμένους ρόλους σε χρήστες ή ομάδες για συγκεκριμένες ευθύνες, πόρους ή δυνατότητες διαχείρισης. Στην πράξη, χρησιμοποιήστε τον προεπιλεγμένο ρόλο χώρου εργασίας για την ευρεία εμπειρία μελών και το RBAC για εξειδικευμένη πρόσβαση, όπως δημιουργούς, εκδότες, ευαίσθητες ομάδες ή διαχειριστές.
Επειδή νέα λειτουργικότητα μπορεί να γίνει διαθέσιμη με την πάροδο του χρόνου, επανεξετάζετε αυτές τις ρυθμίσεις τακτικά καθώς προστίθενται δυνατότητες και αλλάζουν οι ανάγκες του οργανισμού σας.
Διαβάστε περισσότερα:
7. Ενεργοποίηση του Codex για τις σωστές ομάδες
Το Codex είναι ο πράκτορας της OpenAI για εργασία με κώδικα, αρχεία και δομημένες ροές εργασίας. Μπορεί να βοηθήσει τους χρήστες να γράφουν, να κατανοούν, να ελέγχουν και να βελτιώνουν κώδικα, αλλά μπορεί επίσης να υποστηρίξει εργασία πέρα από την παραδοσιακή ανάπτυξη λογισμικού.
Πριν από την κυκλοφορία, αποφασίστε ποιοι χρήστες ή ομάδες θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στο Codex και ποιο επίπεδο πρόσβασης χρειάζονται. Οι δυνατότητες του Codex μπορεί να εξελιχθούν με την πάροδο του χρόνου, επομένως εστιάστε στο ευρύτερο μοντέλο πρόσβασης και όχι μόνο στις συγκεκριμένες ρυθμίσεις που είναι διαθέσιμες σήμερα.
Σκεφτείτε ποιες ομάδες θα πρέπει να μπορούν να χρησιμοποιούν το Codex, ποιοι χρήστες θα πρέπει να διαχειρίζονται τις ρυθμίσεις του Codex και ποιες δραστηριότητες θα πρέπει να απαιτούν πρόσθετο έλεγχο ή έγκριση. Ίσως θέλετε επίσης να ορίσετε διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης για γενικούς χρήστες, πρώιμους χρήστες, διαχειριστές ή ομάδες με πιο ευαίσθητες ροές εργασίας.
Χρησιμοποιήστε RBAC και ομάδες για να διατηρείτε την πρόσβαση στοχευμένη και ευκολότερη στη συντήρηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μία ομάδα για χρήστες του Codex και μια μικρότερη ομάδα διαχειριστών για άτομα υπεύθυνα για τη διάθεση, τις ρυθμίσεις, τις πολιτικές, την αναφορά και τη διακυβέρνηση του Codex.
Ρυθμίστε το πριν από την κυκλοφορία, ώστε η πρόσβαση στο Codex να ξεκινήσει από μια σαφή βάση. Καθώς γίνονται διαθέσιμες νέες δυνατότητες του Codex, επανεξετάζετε το μοντέλο πρόσβασής σας και αποφασίζετε αν θα πρέπει να ενεργοποιηθούν ευρέως, να περιοριστούν σε συγκεκριμένες ομάδες ή να εισαχθούν σταδιακά.
Διαβάστε περισσότερα:
8. Διαμόρφωση απαιτούμενων ελέγχων ασφάλειας και συμμόρφωσης
Αποφασίστε ποιοι έλεγχοι απαιτούνται για το μοντέλο κινδύνου του οργανισμού σας. Δεν χρειάζεται κάθε οργανισμός κάθε έλεγχο, αλλά οι απαιτούμενοι έλεγχοι θα πρέπει να διαμορφωθούν πριν οι χρήστες αρχίσουν να εργάζονται με ευαίσθητα δεδομένα στο ChatGPT Enterprise.
Οι συνήθεις έλεγχοι περιλαμβάνουν:
Compliance Logs Platform και Stateful Compliance API για ροές εργασίας ελέγχου, SIEM, eDiscovery ή DLP.
Λίστα επιτρεπόμενων IP για πρόσβαση στον χώρο εργασίας και πρόσβαση στο Compliance API.
Λειτουργία αποκλεισμού για ομάδες που χρειάζονται ισχυρότερους περιορισμούς στον ιστό, την αναζήτηση, την περιήγηση και συναφείς δικτυακές δυνατότητες.
Enterprise Key Management για κρυπτογράφηση που διαχειρίζεται ο πελάτης, όπου είναι διαθέσιμη.
Γεωγραφική διαμονή δεδομένων ή διαμονή συμπερασμού, όπου απαιτείται.
Διαχειριζόμενη πρόσβαση από κινητές συσκευές μέσω ChatGPT for Intune, που απαιτεί ενεργή σύνδεση SSO μισθωτή.
Διαβάστε περισσότερα:
9. Παρακολούθηση υιοθέτησης, χρήσης και ετοιμότητας υποστήριξης
Η κυκλοφορία του χώρου εργασίας είναι η αρχή της συνεχούς διαχείρισης, όχι το τέλος της ρύθμισης. Αφού οι χρήστες αρχίσουν να χρησιμοποιούν το ChatGPT, ελέγχετε τακτικά τις αναλύσεις χώρου εργασίας για να κατανοείτε την υιοθέτηση, την αλληλεπίδραση και τη χρήση δυνατοτήτων. Αυτά τα σήματα μπορούν να σας βοηθήσουν να δείτε πού χρησιμοποιείται με επιτυχία το ChatGPT, πού οι ομάδες μπορεί να χρειάζονται περισσότερη καθοδήγηση και αν τυχόν ρυθμίσεις θα πρέπει να προσαρμοστούν με την πάροδο του χρόνου.
Χρησιμοποιήστε έρευνες αντικτύπου για να συλλέξετε άμεσα σχόλια από τους εργαζομένους σχετικά με το πώς το ChatGPT επηρεάζει την εργασία τους. Οι αναλύσεις μπορούν να δείξουν τι χρησιμοποιείται· οι έρευνες μπορούν να βοηθήσουν να εξηγηθεί αν οι χρήστες εξοικονομούν χρόνο, βελτιώνουν την ποιότητα εργασίας ή αντιμετωπίζουν τριβές.
Ελέγχετε τους ελέγχους χρήσης με προσοχή. Διαμορφώστε εβδομαδιαίες ειδοποιήσεις χρήσης ανά χρήστη ή αυστηρά όρια με βάση τις πολιτικές του οργανισμού σας. Χρησιμοποιήστε μηνιαίους κοινόχρηστους προϋπολογισμούς μόνο όταν ένας ρόλος πρέπει να μοιράζεται ένα συνολικό όριο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ξεκινήστε με ειδοποιήσεις ώστε οι διαχειριστές να μπορούν να παρακολουθούν μοτίβα χρήσης πριν αποφασίσουν αν χρειάζεται αυστηρό όριο.
Τέλος, βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές γνωρίζουν πώς να λάβουν βοήθεια όταν προκύπτουν προβλήματα. Πριν επικοινωνήσετε με την Υποστήριξη, συλλέξτε χρήσιμο πλαίσιο, όπως τους επηρεαζόμενους χρήστες, τον χρόνο, στιγμιότυπα οθόνης, σχετικούς συνδέσμους συνομιλίας ή GPT, προτροπές και αποστειρωμένα αρχεία, όταν είναι σχετικά. Αυτό βοηθά την Υποστήριξη να διερευνά ταχύτερα και δίνει στους εσωτερικούς διαχειριστές σας μια πιο σαφή διαδικασία για τον χειρισμό ερωτήσεων χώρου εργασίας με την πάροδο του χρόνου.
Διαβάστε περισσότερα:
Τι να κάνετε στη συνέχεια
Μετά την αρχική διάθεση, επανεξετάζετε αυτές τις ρυθμίσεις σε τακτική βάση:
Ελέγξτε Κατόχους, Διαχειριστές, Θεατές αναλύσεων και προσαρμοσμένους ρόλους.
Επιβεβαιώστε ότι οι ομάδες SCIM εξακολουθούν να αντιστοιχούν στη δομή του οργανισμού σας.
Ελέγξτε τις ενεργοποιημένες Εφαρμογές/συνδέσεις, τις ενέργειες εγγραφής ή ανοιχτού κόσμου, τους επιτρεπόμενους τομείς OAuth, τις Εφαρμογές σε GPTs και τους τομείς ενεργειών GPT.
Ελέγξτε την πρόσβαση σε Πράκτορα χώρου εργασίας και Codex καθώς οι ομάδες επεκτείνουν τη χρήση.
Ελέγξτε τις αναλύσεις και τα αποτελέσματα ερευνών αντικτύπου με τους ενδιαφερόμενους της διάθεσης.
Προσαρμόστε ειδοποιήσεις ή όρια χρήσης με βάση τα παρατηρούμενα μοτίβα χρήσης.
Επιβεβαιώστε ξανά τους ελέγχους ασφάλειας και συμμόρφωσης μετά από σημαντικές αλλαγές πολιτικής ή προϊόντος.