از این راهنمای شروع سریع استفاده کنید تا پیش از دعوت گسترده کاربران، یک فضای کاری جدید ChatGPT Enterprise را آماده کنید. این راهنما ترتیب پیشنهادی راهاندازی را برای مالکان فضای کاری که برای نخستین بار اقدام میکنند ارائه میدهد، همراه با پیوندهایی به مقالات عمیقتر مرکز راهنمایی برای هر بخش.
پیش از شروع
پیش از شروع، موارد زیر را تأیید کنید:
مالکهای فضای کاری که درباره راهاندازی در سطح کل فضای کاری تصمیمگیری میکنند.
مدیران فضای کاری که میتوانند دعوت کاربران و گروهها را مدیریت کنند، تحلیلها را ببینند و دسترسی به برنامهها را راهاندازی کنند.
ارائهدهنده هویت، دامنههای تأییدشده و رویکرد تأمین دسترسی شما.
منطق سازماندهی کاربران در گروهها.
کنترلهای امنیتی، انطباق، ثبت گزارش، نگهداری داده و شبکه که سازمان شما نیاز دارد.
اینکه کدام اعضا باید از کار و Codex استفاده کنند، کدام نقشهای سفارشی به دسترسی متفاوت نیاز دارند و میخواهید اعضا کدام پیشفرضهای مدل آغازین و گفتوگوی جدید را ببینند.
چکلیست راهاندازی
برای پیگیری ترتیب پیشنهادی راهاندازی از این چکلیست استفاده کنید:
نقشها، انواع جایگاههای کاربری و دامنه راهاندازی را تأیید کنید.
پیش از فراگیرسازی گسترده، سیستم تک نشانه ای (SSO) و SCIM را راهاندازی کنید.
برنامهها، GPTها، اتصالدهندهها و دامنههای تأییدشده را فعال کنید.
کار، عاملهای فضای کاری و Codex را برای تیمهای مناسب فعال کنید.
میزان پذیرش، بینشهای وظایف و خروجیهای استفاده، نمایش هزینه به اعضا و آمادگی پشتیبانی را پایش کنید.
راهاندازی را کامل کنید
۱. نقشها، انواع جایگاه و دامنه راهاندازی را مشخص کنید
مشخص کنید مسئول راهاندازی چه کسی است، چه کسانی میتوانند فضای کاری را مدیریت کنند و کدام کاربران به ChatGPT، Codex یا هر دو نیاز دارند.
این کار از ابهام در مسئولیتها، بهویژه درباره تصمیمهای هویتی، تنظیمات امنیتی، محدودیتهای استفاده و پشتیبانی کاربران جلوگیری میکند.
بیشتر بخوانید:
۲. دامنهها را تأیید و هویت را پیکربندی کنید
پیش از دعوت گسترده کاربران، مطمئن شوید شرکت شما کنترل دامنه ایمیل خود را در اختیار دارد و کنترلهای هویتی را تنظیم کنید.
مستأجر محیط مدیریتی مشترکی است که شرکت شما برای تنظیمات هویت OpenAI استفاده میکند. فضاهای کاری ChatGPT و سازمانهای پلتفرم API، عضویتها و مجوزهای جداگانهای دارند.
تأیید دامنه مشخص میکند که شرکت شما کنترل یک دامنه ایمیل را در اختیار دارد و امکان استفاده از قابلیتهای هویتی واجد شرایط، ازجمله ورود یکپارچه (SSO)، را فراهم میکند.
برای مدیریت تنظیمات هویت در سراسر مستأجر، ازجمله دامنههای تأییدشده و SSO، از کنسول مدیریت استفاده کنید. این تنظیمات را پیش از افزودن گسترده کاربران تکمیل کنید تا کارکنان از همان ابتدا با کنترلهای دسترسی مناسب به فضای کاری بپیوندند.
بیشتر بخوانید:
۳. پیش از پذیرش گسترده کاربران، SSO و SCIM را راهاندازی کنید
مشخص کنید کارکنان چگونه وارد میشوند و حسابهایشان در طول زمان چگونه مدیریت خواهد شد. برای مثال، مشخص کنید آیا کاربران با ورود یکپارچه وارد میشوند، آیا SSO باید برای همه کاربران واجد شرایط الزامی باشد و آیا حسابها دستی اضافه میشوند یا ازطریق همگامسازی دایرکتوری بهطور خودکار مدیریت خواهند شد.
در بیشتر راهاندازیهای گسترده Enterprise، پیش از دعوت عمومی کاربران، SSO و همگامسازی دایرکتوری (SCIM) را تنظیم کنید. SSO به کارکنان اجازه میدهد با ارائهدهنده هویت شرکت شما وارد شوند. SCIM در سطح مستأجر، کاربران و گروهها را از آن ارائهدهنده همگام میکند؛ اما همگامسازی فرد با مستأجر، دسترسی به محصول را به او نمیدهد. گروههای همگامشده را جداگانه به فضاهای کاری واجد شرایط ChatGPT یا حسابهای Ads اختصاص دهید.
گروههای همگامشده میتوانند برای تخصیص نقش نیز استفاده شوند تا مدیران بهجای بهروزرسانی جداگانه هر کاربر، دسترسی را در مقیاس وسیع مدیریت کنند.
بیشتر بخوانید:
اگر کارکنان از قبل حساب ChatGPT دارند، ببینید: پذیرش کارکنان دارای حساب ChatGPT موجود.
۴. گروهها را ایجاد و RBAC را اختصاص دهید
پیش از دعوت گسترده کاربران، درباره نحوه سازماندهی دسترسی در سراسر فضای کاری تصمیم بگیرید. گروهها مدیریت همزمان مجوزهای تعداد زیادی کاربر را آسانتر میکنند؛ بهویژه هنگامی که افراد به شرکت میپیوندند، تیم خود را تغییر میدهند یا شرکت را ترک میکنند.
ایجاد یک گروه بهتنهایی و بهطور خودکار مجوزی در ChatGPT به کاربران نمیدهد. در عوض، میتوان برای منابع سطح مستأجر یا فضای کاری به گروهها نقش اختصاص داد و از آنها برای کنترل دسترسی به GPTهای مشترک نیز استفاده کرد. بهاینترتیب، مدیران میتوانند بهجای بهروزرسانی تکتک کاربران، دسترسی را براساس تیم، وظیفه یا مسئولیت مدیریت کنند.
این موارد را زودتر تنظیم کنید تا فضای کاری شما از ابتدا مدل دسترسی روشنی داشته باشد. اگر کاربران پیش از برنامهریزی گروهها و نقشها اضافه شوند، ممکن است مدیران بعداً مجبور به اصلاح مجوزهای ناسازگار شوند و کاربران دسترسی بیشتر یا کمتری از حد موردنظر دریافت کنند.
بیشتر بخوانید:
۵. پیکربندی تنظیمات فضای کاری و راهنمای کاربران
پیش از راهاندازی، تنظیمات عمومی فضای کاری خود را مرور کنید: ظاهر، نام و شناسههای فضای کاری، نام نمایشی عمومی، دستورالعملهای فضای کاری و راهنمای کاربران.
پیش از راهاندازی، بخشهایی از فضای کاری را که کارکنان ابتدا میبینند مرور کنید: نام، ظاهر و شناسههای فضای کاری، نام نمایشی عمومی، دستورالعملهای فضای کاری و هرگونه راهنمای کاربران.
این جزئیات به کاربران کمک میکند تشخیص دهند که در فضای کاری تأییدشده ChatGPT Enterprise سازمان شما هستند، نه در محیطی شخصی یا مدیریتنشده. همچنین، پیش از شروع کار اطلاعات مفیدی در اختیار کارکنان میگذارند؛ مانند اینکه سازمان شما چه انتظاری از نحوه استفاده از ChatGPT دارد، چه نوع دادههایی مناسباند و برای دریافت کمک باید به کجا مراجعه کنند.
از سیاست فضای کاری استفاده کنید تا پیش از شروع استفاده اعضا از ChatGPT، سیاست هوش مصنوعی سازمان، انتظارات مربوط به استفاده یا دیگر راهنماییهای مهم را به آنها ارائه دهید.
پیش از فراگیرسازی گسترده، بخش مجوزها و نقشها را مرور و دسترسی به کار محلی و کار ابری را برای نقش پیشفرض فضای کاری و همه نقشهای سفارشی تأیید کنید. کار ابری به اعضا امکان میدهد وظایف ابری را در محیطهای پشتیبانیشده آغاز و مشاهده کنند. کار محلی بدون کار ابری، امکان کار بهصورت محلی را فراهم میکند، اما مانع آغاز وظایف ابری میشود. وقتی RBAC افزایشی فعال است، مجوزهای مؤثر را با دقت مرور کنید.
صفحه مدلها را مرور کنید و مدل اولیه، سطح استدلال، سرعت، دسترسپذیری حالت سریع و رفتار گفتوگوی جدید را برای کار و Codex تنظیم کنید. حالت سریع بهطور پیشفرض فعال است و ممکن است از تنظیمات جایگزین مختص هر نقش پشتیبانی کند. این پیشفرضها تجربه اولیه را تعیین میکنند؛ بااینحال، مدلهای در دسترس، دسترسی نقشمحور و الزامات اجباری فضای کاری همچنان مشخص میکنند اعضا از چه امکاناتی میتوانند استفاده کنند.
بیشتر بخوانید:
۶. برنامهها، GPTها و اتصالهای داده تأییدشده را فعال کنید
ChatGPT مرتباً قابلیتها، امکانات و روشهای جدیدی برای اتصال به ابزارهای خارجی اضافه میکند. برخی از این قابلیتها ممکن است درباره دسترسی به داده، اشتراکگذاری، خدمات خارجی یا عملیات نوشتن به تصمیم مدیر نیاز داشته باشند. تعیین یک خطمشی پایه از ابتدا کمک میکند کاربران ابزارهای موردنیازشان را دریافت کنند و درعینحال، نحوه استفاده با سیاستهای سازمان شما هماهنگ بماند.
پیش از راهاندازی، مشخص کنید کدام قابلیتهای ChatGPT باید از روز نخست در دسترس کاربران باشند و کدامیک باید محدود، مرحلهای یا بعداً فعال شوند. مالکان فضای کاری میتوانند این موارد را در بخش مجوزها و نقشها کنترل کنند.
برای مجوزها، میان نقش پیشفرض فضای کاری و کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) تمایز قائل شوید. نقش پیشفرض فضای کاری، نقش پایهای است که کاربران هنگام پیوستن به فضای کاری دریافت میکنند. از آن برای تعیین کارهایی استفاده کنید که بیشتر اعضا باید بهطور پیشفرض قادر به انجامشان باشند. RBAC دسترسی هدفمندتری به قابلیتها فراهم میکند: مالکان فضای کاری میتوانند نقشهای سفارشی را مستقیماً به کاربران یا گروهها اختصاص دهند. در عمل، برای تجربه عمومی اعضا از نقش پیشفرض فضای کاری و برای دسترسی به قابلیتهای تخصصی از نقشهای سفارشی استفاده کنید.
ازآنجاکه ممکن است قابلیتهای جدیدی بهمرور ارائه شوند، با اضافهشدن قابلیتها و تغییر نیازهای سازمان، این تنظیمات را مرتباً بازبینی کنید.
بیشتر بخوانید:
۷. کار و Codex را برای تیمهای مناسب فعال کنید
Codex عامل OpenAI برای کار با کد، فایلها و گردشکارهای ساختاریافته است. این ابزار میتواند به کاربران در نوشتن، درک، بازبینی و بهبود کد کمک کند، اما میتواند کارهایی فراتر از توسعه سنتی نرمافزار را نیز پشتیبانی کند.
پیش از راهاندازی، تصمیم بگیرید کدام کاربران یا گروهها باید به Codex دسترسی داشته باشند و به چه سطحی از دسترسی نیاز دارند. قابلیتهای Codex ممکن است در طول زمان تکامل یابد؛ بنابراین بهجای تمرکز صرف بر تنظیمات مشخصی که امروز در دسترس است، بر مدل دسترسی گستردهتر تمرکز کنید.
در نظر بگیرید کدام تیمها باید بتوانند از Codex استفاده کنند، کدام کاربران باید تنظیمات Codex را مدیریت کنند و کدام فعالیتها باید به بازبینی یا تأیید اضافی نیاز داشته باشند. ممکن است بخواهید برای کاربران عمومی، پذیرندگان اولیه، مدیران یا تیمهایی با گردشکارهای حساستر نیز سطوح دسترسی متفاوتی تعریف کنید.
از RBAC و گروهها استفاده کنید تا دسترسی هدفمند و نگهداری آن آسانتر باشد. برای مثال، میتوانید یک گروه برای کاربران Codex و یک گروه مدیریتی کوچکتر برای افرادی ایجاد کنید که مسئول استقرار، تنظیمات، خطمشیها، گزارشدهی و حاکمیت Codex هستند.
این کار را پیش از راهاندازی انجام دهید تا دسترسی Codex از یک مبنای روشن آغاز شود. با در دسترس قرار گرفتن قابلیتهای جدید Codex، مدل دسترسی خود را دوباره بررسی کنید و تصمیم بگیرید آیا باید بهصورت گسترده فعال شوند، به گروههای مشخصی محدود شوند یا مرحلهای معرفی شوند.
بیشتر بخوانید:
کار عاملی برای پژوهش، تحلیل و تحویلدادنیهای نهایی است. تصمیم بگیرید اعضا باید از کار ابری، کار محلی در برنامه دسکتاپ یا هر دو استفاده کنند؛ مشروط به کنترلهای فضای کاری شما.
۸. کنترلهای امنیتی و انطباق لازم را پیکربندی کنید
تصمیم بگیرید کدام کنترلها برای مدل ریسک سازمان شما لازم هستند. هر سازمانی به همه کنترلها نیاز ندارد، اما کنترلهای ضروری باید پیش از آنکه کاربران کار با دادههای حساس در ChatGPT Enterprise را آغاز کنند پیکربندی شوند.
کنترلهای رایج شامل این موارد است:
پلتفرم گزارشهای انطباق و Stateful Compliance API برای گردشکارهای ممیزی، SIEM، eDiscovery یا DLP.
فهرست مجاز IP برای دسترسی به فضای کاری و دسترسی به Compliance API.
حالت قفل برای تیمهایی که به محدودیتهای قویتر در وب، جستوجو، مرور و قابلیتهای شبکهای مرتبط نیاز دارند.
مدیریت کلید سازمانی برای رمزگذاریِ مدیریتشده توسط مشتری، در جاهایی که در دسترس است.
محل اقامت داده یا محل اقامت استنتاج در مواردی که لازم است.
دسترسی مدیریتشده موبایل از طریق ChatGPT for Intune که به اتصال فعال SSO مستأجر نیاز دارد.
بیشتر بخوانید:
۹. میزان پذیرش، استفاده و آمادگی پشتیبانی را پایش کنید
راهاندازی فضای کاری آغاز مدیریت مستمر است، نه پایان فرایند تنظیمات. پس از شروع استفاده کاربران از ChatGPT، تحلیلهای فضای کاری را مرتباً بررسی کنید تا میزان پذیرش، تعامل و استفاده از قابلیتها را بسنجید. این نشانهها مشخص میکنند ChatGPT در کجا با موفقیت استفاده میشود، کدام تیمها به راهنمایی بیشتری نیاز دارند و آیا لازم است تنظیمات بهمرور تغییر کنند.
با نظرسنجیهای تأثیر، بازخورد مستقیم کارکنان را درباره تأثیر ChatGPT بر کارشان جمعآوری کنید. تحلیلها نشان میدهند چه چیزهایی استفاده میشوند؛ نظرسنجیها نیز روشن میکنند که آیا کاربران در زمان صرفهجویی میکنند، کیفیت کار را بهبود میدهند یا با مشکل روبهرو میشوند.
کنترلهای استفاده ماهانه را با دقت بازبینی کنید. برای فضای کاری یک مقدار پیشفرض تعیین کنید، در صورت نیاز مقادیر پیشفرض گروهی یا استثناهای فردی اضافه کنید و هشدارهای استفاده را براساس سیاستهای شرکت پیکربندی کنید. حد مجاز مصرف مازاد فضای کاری را جدا از محدودیتهای استفاده فردی بررسی کنید.
در پایان، مطمئن شوید مدیران میدانند هنگام بروز مشکل چگونه کمک بگیرند. پیش از تماس با پشتیبانی، اطلاعات مفیدی مانند کاربران تحتتأثیر، زمان وقوع، نماگرفتها، پیوندهای مرتبط مکالمه یا GPT، درخواستها و در صورت لزوم فایلهای پاکسازیشده را گردآوری کنید. این اطلاعات به پشتیبانی کمک میکند سریعتر بررسی کند و فرایند روشنتری برای رسیدگی مستمر مدیران داخلی به پرسشهای فضای کاری فراهم میآورد.
بیشتر بخوانید:
گام بعدی چیست
پس از استقرار اولیه، این تنظیمات را بهصورت منظم دوباره بررسی کنید:
مالکها، مدیران، مشاهدهکنندگان تحلیلها و نقشهای سفارشی را بازبینی کنید.
تأیید کنید که گروههای SCIM همچنان با ساختار سازمان شما مطابقت دارند.
برنامهها/رابطهای متصل فعالشده، اقدامهای نوشتنی یا جهانباز، دامنههای مجاز OAuth، برنامهها در GPTها و دامنههای اقدام GPT را ممیزی کنید.
با گسترش استفاده تیمها، دسترسی کار، عامل فضای کاری و Codex و پیشفرضهای مدل آغازین را بازبینی کنید.
تحلیلها و نتایج نظرسنجی اثرگذاری را همراه با ذینفعان استقرار بازبینی کنید.
هشدارها یا محدودیتهای استفاده را بر اساس الگوهای مشاهدهشده استفاده تنظیم کنید.
پس از تغییرات مهم در خطمشی یا محصول، کنترلهای امنیتی و انطباق را دوباره تأیید کنید.