مرور کلی
از این راهنمای شروع سریع برای آماده‌سازی فضای کاری جدید ChatGPT Enterprise، پیش از دعوت گسترده از کاربران، استفاده کنید. این راهنما برای کسانی که نخستین بار نقش مالک فضای کاری را بر عهده می‌گیرند، ترتیب پیشنهادی مراحل راه‌اندازی را همراه با پیوندهایی به مقاله‌های مفصل‌تر مرکز راهنمایی دربارهٔ هر بخش ارائه می‌کند.
پیش از شروع
پیش از شروع، موارد زیر را تأیید کنید:
مالک‌های فضای کاری که درباره راه‌اندازی در سطح کل فضای کاری تصمیم‌گیری می‌کنند.
مدیران فضای کاری که می‌توانند دعوت کاربران و گروه‌ها را مدیریت کنند، تحلیل‌ها را ببینند و دسترسی به برنامه‌ها را راه‌اندازی کنند.
ارائه‌دهنده هویت، دامنه‌های تأییدشده و رویکرد تأمین دسترسی شما.
منطق سازمان‌دهی کاربران در گروه‌ها.
کنترل‌های امنیتی، انطباق، ثبت گزارش، نگهداری داده و شبکه که سازمان شما نیاز دارد.
اینکه کدام اعضا باید از کار و Codex استفاده کنند، کدام نقش‌های سفارشی به دسترسی متفاوت نیاز دارند و می‌خواهید اعضا کدام پیش‌فرض‌های مدل آغازین و گفت‌وگوی جدید را ببینند.
چک‌لیست راه‌اندازی
برای پیگیری مراحل راه‌اندازی به ترتیب پیشنهادی، از این چک‌لیست استفاده کنید:
نقش‌ها، انواع مجوز کاربری و دامنهٔ راه‌اندازی را تأیید کنید.
پیش از پیوستن گستردهٔ کاربران، سیستم تک نشانه ای (SSO) و SCIM را راه‌اندازی کنید.
گروه‌ها را ایجاد و نقش‌های RBAC یا سفارشی را به آن‌ها اختصاص دهید.
برنامه‌ها، GPTها، افزونه‌ها و دامنه‌های تأییدشده را فعال کنید.
«کار»، عامل‌های فضای کاری و Codex را برای تیم‌های مناسب فعال کنید.
بررسی کنید که قرارداد Enterprise شما بر مبنای اعتبار است یا صورتحساب مبتنی بر توکن به دلار آمریکا. برای توضیح دربارهٔ قراردادهای مبتنی بر توکن، از جمله ChatGPT برای خدمات مالی، به این مطلب مراجعه کنید: صورتحساب مبتنی بر توکن برای ChatGPT Enterprise.
با پیروی از مرحلهٔ ۹ در ادامه، کنترل‌های هزینه را متناسب با شیوهٔ صورتحساب خود پیکربندی کنید.
راه‌اندازی را کامل کنید
۱. نقش‌ها، انواع جایگاه و دامنه راه‌اندازی را مشخص کنید
مشخص کنید مسئول راه‌اندازی چه کسی است، چه کسانی می‌توانند فضای کاری را مدیریت کنند و کدام کاربران به ChatGPT، Codex یا هر دو نیاز دارند.
این کار از ابهام در مسئولیت‌ها، به‌ویژه درباره تصمیم‌های هویتی، تنظیمات امنیتی، محدودیت‌های استفاده و پشتیبانی کاربران جلوگیری می‌کند.
بیشتر بخوانید:
۲. دامنه‌ها را تأیید و تنظیمات هویت را پیکربندی کنید
پیش از دعوت گروهی کاربران، تأیید کنید که دامنهٔ ایمیل در اختیار شرکت شماست و کنترل‌های هویت را تنظیم کنید.
محیط سازمانی، محیط مدیریتی مشترکی است که شرکت شما برای تنظیمات هویت در OpenAI از آن استفاده می‌کند. عضویت‌ها و مجوزهای فضاهای کاری ChatGPT و سازمان‌های پلتفرم API از یکدیگر جدا هستند.
تأیید دامنه نشان می‌دهد که دامنهٔ ایمیل در اختیار شرکت شماست و امکان استفاده از قابلیت‌های هویتی واجد شرایط، از جمله سیستم تک نشانه ای (SSO)، را فراهم می‌کند.
از کنسول مدیریت برای مدیریت تنظیمات هویت در سراسر محیط سازمانی، از جمله دامنه‌های تأییدشده و سیستم تک نشانه ای (SSO)، استفاده کنید. این تنظیمات را از همان ابتدا و پیش از افزودن تعداد زیادی کاربر تکمیل کنید تا هنگام پیوستن کارکنان به فضای کاری، کنترل‌های دسترسی مناسب از قبل برقرار باشند.
پیش از اعمال دامنهٔ تأییدشده به فضای کاری، تنظیم ایجاد خودکار حساب را بررسی کنید. ممکن است این تنظیم هنگام ایجاد فضای کاری از قبل روشن باشد. اگر قصد دارید دسترسی را از طریق SCIM مدیریت کنید یا نمی‌خواهید افراد هنگام ورود با ایمیلِ دامنهٔ تأییدشده به‌طور خودکار عضو شوند، این تنظیم را خاموش کنید. برای آشنایی با تنظیمات پیش‌فرض و کنترل‌های فضای کاری، به مدیریت محیط سازمانی در کنسول مدیریت مراجعه کنید.
ایجاد خودکار حساب، جایگاه‌های کاربری کامل در فضای کاری را طبق شرایط معمول صورتحساب سازمان شما تخصیص می‌دهد. پیش از افزودن کارکنان، ظرفیت جایگاه‌های کاربری را بررسی کنید.
بیشتر بخوانید:
۳. پیش از پذیرش گسترده کاربران، SSO و SCIM را راه‌اندازی کنید
مشخص کنید کارکنان چگونه وارد می‌شوند و حساب‌هایشان در طول زمان چگونه مدیریت خواهد شد. برای مثال، مشخص کنید آیا کاربران با ورود یکپارچه وارد می‌شوند، آیا SSO باید برای همه کاربران واجد شرایط الزامی باشد و آیا حساب‌ها دستی اضافه می‌شوند یا ازطریق همگام‌سازی دایرکتوری به‌طور خودکار مدیریت خواهند شد.
در بیشتر راه‌اندازی‌های گسترده Enterprise، پیش از دعوت عمومی کاربران، SSO و همگام‌سازی دایرکتوری (SCIM) را تنظیم کنید. SSO به کارکنان اجازه می‌دهد با ارائه‌دهنده هویت شرکت شما وارد شوند. SCIM در سطح مستأجر، کاربران و گروه‌ها را از آن ارائه‌دهنده همگام می‌کند؛ اما همگام‌سازی فرد با مستأجر، دسترسی به محصول را به او نمی‌دهد. گروه‌های همگام‌شده را جداگانه به فضاهای کاری واجد شرایط ChatGPT یا حساب‌های Ads اختصاص دهید.
گروه‌های همگام‌شده می‌توانند برای تخصیص نقش نیز استفاده شوند تا مدیران به‌جای به‌روزرسانی جداگانه هر کاربر، دسترسی را در مقیاس وسیع مدیریت کنند.
بیشتر بخوانید:
اگر کارکنان از قبل حساب ChatGPT دارند، ببینید: پذیرش کارکنان دارای حساب ChatGPT موجود.
۴. گروه‌ها را ایجاد و RBAC را اختصاص دهید
پیش از دعوت گسترده کاربران، درباره نحوه سازمان‌دهی دسترسی در سراسر فضای کاری تصمیم بگیرید. گروه‌ها مدیریت هم‌زمان مجوزهای تعداد زیادی کاربر را آسان‌تر می‌کنند؛ به‌ویژه هنگامی که افراد به شرکت می‌پیوندند، تیم خود را تغییر می‌دهند یا شرکت را ترک می‌کنند.
ایجاد یک گروه به‌تنهایی و به‌طور خودکار مجوزی در ChatGPT به کاربران نمی‌دهد. در عوض، می‌توان برای منابع سطح مستأجر یا فضای کاری به گروه‌ها نقش اختصاص داد و از آن‌ها برای کنترل دسترسی به GPTهای مشترک نیز استفاده کرد. به‌این‌ترتیب، مدیران می‌توانند به‌جای به‌روزرسانی تک‌تک کاربران، دسترسی را براساس تیم، وظیفه یا مسئولیت مدیریت کنند.
این موارد را زودتر تنظیم کنید تا فضای کاری شما از ابتدا مدل دسترسی روشنی داشته باشد. اگر کاربران پیش از برنامه‌ریزی گروه‌ها و نقش‌ها اضافه شوند، ممکن است مدیران بعداً مجبور به اصلاح مجوزهای ناسازگار شوند و کاربران دسترسی بیشتر یا کمتری از حد موردنظر دریافت کنند.
بیشتر بخوانید:
۵. پیکربندی تنظیمات فضای کاری و راهنمای کاربران
پیش از راه‌اندازی، تنظیمات عمومی فضای کاری خود را مرور کنید: ظاهر، نام و شناسه‌های فضای کاری، نام نمایشی عمومی، دستورالعمل‌های فضای کاری و راهنمای کاربران.
پیش از راه‌اندازی، بخش‌هایی از فضای کاری را که کارکنان ابتدا می‌بینند مرور کنید: نام، ظاهر و شناسه‌های فضای کاری، نام نمایشی عمومی، دستورالعمل‌های فضای کاری و هرگونه راهنمای کاربران.
این جزئیات به کاربران کمک می‌کند تشخیص دهند که در فضای کاری تأییدشده ChatGPT Enterprise سازمان شما هستند، نه در محیطی شخصی یا مدیریت‌نشده. همچنین، پیش از شروع کار اطلاعات مفیدی در اختیار کارکنان می‌گذارند؛ مانند اینکه سازمان شما چه انتظاری از نحوه استفاده از ChatGPT دارد، چه نوع داده‌هایی مناسب‌اند و برای دریافت کمک باید به کجا مراجعه کنند.
از سیاست فضای کاری استفاده کنید تا پیش از شروع استفاده اعضا از ChatGPT، سیاست هوش مصنوعی سازمان، انتظارات مربوط به استفاده یا دیگر راهنمایی‌های مهم را به آن‌ها ارائه دهید.
پیش از فراگیرسازی گسترده، بخش مجوزها و نقش‌ها را مرور و دسترسی به کار محلی و کار ابری را برای نقش پیش‌فرض فضای کاری و همه نقش‌های سفارشی تأیید کنید. کار ابری به اعضا امکان می‌دهد وظایف ابری را در محیط‌های پشتیبانی‌شده آغاز و مشاهده کنند. کار محلی بدون کار ابری، امکان کار به‌صورت محلی را فراهم می‌کند، اما مانع آغاز وظایف ابری می‌شود. وقتی RBAC افزایشی فعال است، مجوزهای مؤثر را با دقت مرور کنید.
صفحه مدل‌ها را مرور کنید و مدل اولیه، سطح استدلال، سرعت، دسترس‌پذیری حالت سریع و رفتار گفت‌وگوی جدید را برای کار و Codex تنظیم کنید. حالت سریع به‌طور پیش‌فرض فعال است و ممکن است از تنظیمات جایگزین مختص هر نقش پشتیبانی کند. این پیش‌فرض‌ها تجربه اولیه را تعیین می‌کنند؛ بااین‌حال، مدل‌های در دسترس، دسترسی نقش‌محور و الزامات اجباری فضای کاری همچنان مشخص می‌کنند اعضا از چه امکاناتی می‌توانند استفاده کنند.
بیشتر بخوانید:
۶. برنامه‌ها، GPTها و اتصال‌های دادهٔ تأییدشده را فعال کنید
ChatGPT مرتباً ویژگی‌ها، قابلیت‌ها و راه‌های جدیدی برای اتصال به ابزارهای خارجی اضافه می‌کند. برخی از این ویژگی‌ها ممکن است به تصمیم‌گیری مدیر دربارهٔ دسترسی به داده‌ها، اشتراک‌گذاری، سرویس‌های خارجی یا عملیات نوشتن داده نیاز داشته باشند. تعیین تنظیمات پایه از همان ابتدا کمک می‌کند کاربران ابزارهای موردنیاز خود را در اختیار داشته باشند و در عین حال، استفاده از آن‌ها با خط‌مشی‌های سازمان شما همسو بماند.
پیش از راه‌اندازی، بررسی کنید کدام قابلیت‌های ChatGPT باید از روز اول در دسترس کاربران باشند و کدام‌یک باید محدود شوند، به‌تدریج در دسترس قرار بگیرند یا بعداً فعال شوند. مالکان فضای کاری می‌توانند این موارد را در بخش مجوزها و نقش‌ها کنترل کنند.
در تنظیم مجوزها، بین نقش پیش‌فرض فضای کاری و کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) تمایز قائل شوید. نقش پیش‌فرض فضای کاری، نقش پایه‌ای است که هنگام پیوستن کاربران به فضای کاری به آن‌ها اختصاص داده می‌شود. از این نقش برای تعیین کارهایی استفاده کنید که بیشتر اعضا باید به‌طور پیش‌فرض بتوانند انجام دهند. RBAC دسترسی هدفمندتری به ویژگی‌ها فراهم می‌کند: مالکان فضای کاری می‌توانند نقش‌های سفارشی را مستقیماً به کاربران یا گروه‌ها اختصاص دهند. در عمل، از نقش پیش‌فرض فضای کاری برای دسترسی‌های عمومی اعضا و از نقش‌های سفارشی برای دسترسی به ویژگی‌های تخصصی استفاده کنید.
از آنجا که ممکن است به‌مرور قابلیت‌های جدیدی در دسترس قرار بگیرند، این تنظیمات را با اضافه‌شدن ویژگی‌ها و تغییر نیازهای سازمانتان به‌طور منظم بازبینی کنید.
بیشتر بخوانید:
۷. کار و Codex را برای تیم‌های مناسب فعال کنید
Codex عامل OpenAI برای کار با کد، فایل‌ها و گردش‌کارهای ساختاریافته است. این ابزار می‌تواند به کاربران در نوشتن، درک، بازبینی و بهبود کد کمک کند، اما می‌تواند کارهایی فراتر از توسعه سنتی نرم‌افزار را نیز پشتیبانی کند.
پیش از راه‌اندازی، تصمیم بگیرید کدام کاربران یا گروه‌ها باید به Codex دسترسی داشته باشند و به چه سطحی از دسترسی نیاز دارند. قابلیت‌های Codex ممکن است در طول زمان تکامل یابد؛ بنابراین به‌جای تمرکز صرف بر تنظیمات مشخصی که امروز در دسترس است، بر مدل دسترسی گسترده‌تر تمرکز کنید.
در نظر بگیرید کدام تیم‌ها باید بتوانند از Codex استفاده کنند، کدام کاربران باید تنظیمات Codex را مدیریت کنند و کدام فعالیت‌ها باید به بازبینی یا تأیید اضافی نیاز داشته باشند. ممکن است بخواهید برای کاربران عمومی، پذیرندگان اولیه، مدیران یا تیم‌هایی با گردش‌کارهای حساس‌تر نیز سطوح دسترسی متفاوتی تعریف کنید.
از RBAC و گروه‌ها استفاده کنید تا دسترسی هدفمند و نگهداری آن آسان‌تر باشد. برای مثال، می‌توانید یک گروه برای کاربران Codex و یک گروه مدیریتی کوچک‌تر برای افرادی ایجاد کنید که مسئول استقرار، تنظیمات، خط‌مشی‌ها، گزارش‌دهی و حاکمیت Codex هستند.
این کار را پیش از راه‌اندازی انجام دهید تا دسترسی Codex از یک مبنای روشن آغاز شود. با در دسترس قرار گرفتن قابلیت‌های جدید Codex، مدل دسترسی خود را دوباره بررسی کنید و تصمیم بگیرید آیا باید به‌صورت گسترده فعال شوند، به گروه‌های مشخصی محدود شوند یا مرحله‌ای معرفی شوند.
بیشتر بخوانید:
کار عاملی برای پژوهش، تحلیل و تحویل‌دادنی‌های نهایی است. تصمیم بگیرید اعضا باید از کار ابری، کار محلی در برنامه دسکتاپ یا هر دو استفاده کنند؛ مشروط به کنترل‌های فضای کاری شما.
۸. کنترل‌های امنیتی و انطباق لازم را پیکربندی کنید
تصمیم بگیرید کدام کنترل‌ها برای مدل ریسک سازمان شما لازم هستند. هر سازمانی به همه کنترل‌ها نیاز ندارد، اما کنترل‌های ضروری باید پیش از آنکه کاربران کار با داده‌های حساس در ChatGPT Enterprise را آغاز کنند پیکربندی شوند.
کنترل‌های رایج شامل این موارد است:
پلتفرم گزارش‌های انطباق و Stateful Compliance API برای گردش‌کارهای ممیزی، SIEM، eDiscovery یا DLP.
فهرست مجاز IP برای دسترسی به فضای کاری و دسترسی به Compliance API.
حالت قفل برای تیم‌هایی که به محدودیت‌های قوی‌تر در وب، جست‌وجو، مرور و قابلیت‌های شبکه‌ای مرتبط نیاز دارند.
مدیریت کلید سازمانی برای رمزگذاریِ مدیریت‌شده توسط مشتری، در جاهایی که در دسترس است.
محل اقامت داده یا محل اقامت استنتاج در مواردی که لازم است.
دسترسی مدیریت‌شده موبایل از طریق ChatGPT for Intune که به اتصال فعال SSO مستأجر نیاز دارد.
بیشتر بخوانید:
۹. نظارت بر پذیرش، میزان استفاده و آمادگی پشتیبانی
راه‌اندازی فضای کاری، آغاز مدیریت مستمر است، نه پایان فرایند تنظیمات. پس از شروع استفاده کاربران از ChatGPT، تحلیل‌های فضای کاری را مرتب بررسی کنید تا از میزان پذیرش، مشارکت و استفاده از قابلیت‌ها مطلع شوید. این شاخص‌ها کمک می‌کنند ببینید ChatGPT در کجا با موفقیت استفاده می‌شود، کدام تیم‌ها ممکن است به راهنمایی بیشتری نیاز داشته باشند و آیا لازم است تنظیمات به‌مرور تغییر کنند.
با نظرسنجی‌های تأثیرسنجی، بازخورد مستقیم کارکنان را درباره تأثیر ChatGPT بر کارشان جمع‌آوری کنید. تحلیل‌ها نشان می‌دهند از چه چیزهایی استفاده می‌شود؛ نظرسنجی‌ها نیز مشخص می‌کنند که آیا کاربران در زمان صرفه‌جویی می‌کنند، کیفیت کارشان را بهبود می‌دهند یا با موانعی روبه‌رو می‌شوند.
کنترل‌های مصرف ماهانه را با دقت بررسی کنید. یک پیش‌فرض برای فضای کاری تعیین کنید، در صورت نیاز برای گروه‌ها پیش‌فرض یا برای افراد استثنا تعریف کنید و هشدارهای مصرف را مطابق سیاست‌های شرکت تنظیم کنید. در فضاهای کاری مبتنی بر اعتبار، سقف مصرف مازاد فضای کاری را جدا از محدودیت مصرف افراد بررسی کنید.
برای قراردادهای Enterprise مبتنی بر توکن، بودجه ماهانه فضای کاری را به دلار آمریکا و هشدارهای هزینه را تنظیم و تأیید کنید. اگر فضای کاری شما قبلاً از اعتبار استفاده می‌کرد، سقف مصرف مازاد و هشدارهای موجودی اعتبار آن منتقل نمی‌شوند. برای آشنایی با روش‌های تنظیم بودجه، محدودیت کاربر و استثناها، ببینید: مدیریت محدودیت‌های مصرف و مصرف مازاد در ChatGPT Enterprise و Edu.
در پایان، مطمئن شوید مدیران می‌دانند هنگام بروز مشکل چگونه کمک بگیرند. پیش از تماس با پشتیبانی، اطلاعات مفیدی مانند کاربران تحت‌تأثیر، زمان وقوع، تصاویر صفحه، پیوندهای مرتبط به مکالمه یا GPT، پرامپت‌ها و در صورت لزوم فایل‌های پاک‌سازی‌شده را جمع‌آوری کنید. این کار به پشتیبانی کمک می‌کند سریع‌تر بررسی کند و فرایند روشن‌تری برای رسیدگی مستمر مدیران داخلی شما به پرسش‌های مربوط به فضای کاری فراهم می‌آورد.
بیشتر بخوانید:
گام‌های بعدی
پس از راه‌اندازی اولیه، این تنظیمات را به‌طور منظم بازبینی کنید:
نقش‌های مالک، مدیر، مشاهده‌کنندهٔ تحلیل‌ها و نقش‌های سفارشی را بررسی کنید.
مطمئن شوید گروه‌های SCIM همچنان با ساختار سازمان شما مطابقت دارند.
برنامه‌ها و افزونه‌های فعال، اقدام‌های نوشتن یا تعامل با محیط بیرونی، دامنه‌های مجاز OAuth، برنامه‌های درون GPTها و دامنه‌های اقدام‌های GPT را ممیزی کنید.
با گسترش استفاده در تیم‌ها، دسترسی به «کار»، عامل فضای کاری و Codex و تنظیمات پیش‌فرض مدل آغازین را بازبینی کنید.
تحلیل‌ها و نتایج نظرسنجی ارزیابی تأثیر را با ذی‌نفعان راه‌اندازی بررسی کنید.
هشدارها یا محدودیت‌های مصرف را بر اساس الگوهای مصرف مشاهده‌شده تنظیم کنید.
پس از تغییرات عمده در سیاست‌ها یا محصول، کنترل‌های امنیتی و انطباق را دوباره بررسی و تأیید کنید.