از این راهنمای شروع سریع استفاده کنید تا پیش از دعوت گسترده کاربران، یک فضای کاری جدید ChatGPT Enterprise را آماده کنید. این راهنما ترتیب پیشنهادی راهاندازی را برای مالکان فضای کاری که برای نخستین بار اقدام میکنند ارائه میدهد، همراه با پیوندهایی به مقالات عمیقتر مرکز راهنمایی برای هر بخش.
پیش از شروع
پیش از شروع، موارد زیر را تأیید کنید:
مالکهای فضای کاری که درباره راهاندازی در سطح کل فضای کاری تصمیمگیری میکنند.
مدیران فضای کاری که میتوانند دعوت کاربران و گروهها را مدیریت کنند، تحلیلها را ببینند و دسترسی به برنامهها را راهاندازی کنند.
ارائهدهنده هویت، دامنههای تأییدشده و رویکرد تأمین دسترسی شما.
منطق سازماندهی کاربران در گروهها.
کنترلهای امنیتی، انطباق، ثبت گزارش، نگهداری داده و شبکه که سازمان شما نیاز دارد.
اینکه کدام اعضا باید از کار و Codex استفاده کنند، کدام نقشهای سفارشی به دسترسی متفاوت نیاز دارند و میخواهید اعضا کدام پیشفرضهای مدل آغازین و گفتوگوی جدید را ببینند.
چکلیست راهاندازی
از این چکلیست برای پیگیری ترتیب پیشنهادی راهاندازی استفاده کنید:
پیش از همگامسازی گسترده کاربران، سیستم تک نشانه ای (SSO) و SCIM را راهاندازی کنید.
گروهها را ایجاد کنید و کنترل دسترسی نقشمحور (RBAC)/نقشهای سفارشی را اختصاص دهید.
تنظیمات فضای کاری، دسترسی کار، پیشفرضهای مدل و راهنمایی کاربران را پیکربندی کنید.
برنامهها، GPTها، رابطهای متصل و دامنههای تأییدشده را فعال کنید.
کار، عاملهای فضای کاری و Codex را برای تیمهای مناسب فعال کنید.
راهاندازی را کامل کنید
۱. نقشها، انواع صندلی و دامنه راهاندازی را تأیید کنید
تصمیم بگیرید چه کسی مالک عرضه است، چه کسی میتواند فضای کاری را مدیریت کند و کدام کاربران به دسترسی ChatGPT، دسترسی Codex یا هر دو نیاز دارند.
این کار کمک میکند بعداً مالکیت مبهم نشود، بهویژه برای تصمیمهای هویتی، تنظیمات امنیتی، محدودیتهای استفاده و پشتیبانی کاربران.
بیشتر بخوانید:
۲. دامنهها را تأیید و هویت را پیکربندی کنید
پیش از دعوت انبوه کاربران، تأیید کنید که سازمان شما مالک دامنه ایمیل خود است و کنترلهای هویت خود را راهاندازی کنید.
در ChatGPT، مستأجر محیط مدیریتی سطح بالای سازمان شماست. این مورد فضاهای کاری و سازمانهای ChatGPT شرکت شما را به تنظیمات هویت مشترک، مانند دامنههای تأییدشده و سیستم تک نشانهای، وصل میکند.
تأیید دامنه به ChatGPT امکان میدهد دامنه سازمان شما را معتبر بشناسد. همچنین قابلیتهای هویتی مانند SSO را فعال میکند تا کاربران بتوانند با سیستم احراز هویت شرکت شما به فضای کاری درست دسترسی پیدا کنند.
برای مدیریت تنظیمات هویت در سطح مستأجر، از جمله تنظیمات SSO و دامنه، از کنسول مدیریت سراسری استفاده کنید. این راهاندازی را زودهنگام و پیش از افزودن کاربران در مقیاس وسیع کامل کنید تا کارکنان با کنترلهای دسترسی درستِ از پیش برقرارشده به فضای کاری بپیوندند.
بیشتر بخوانید:
۳. پیش از ورود گسترده کاربران، SSO و SCIM را راهاندازی کنید
تصمیم بگیرید کارکنان چگونه وارد سیستم شوند و حسابهایشان در طول زمان چگونه مدیریت شود. برای مثال، تعیین کنید آیا کاربران با سیستم تک نشانهای وارد میشوند، آیا SSO باید برای همه کاربران واجد شرایط الزامی باشد، و آیا حسابها بهصورت دستی اضافه میشوند یا از طریق Directory Sync بهطور خودکار مدیریت خواهند شد.
برای بیشتر عرضههای بزرگ Enterprise، پیش از دعوت گسترده کاربران، SSO و Directory Sync (SCIM) را راهاندازی کنید. SSO به کارکنان امکان میدهد با ارائهدهنده هویت شرکت شما وارد شوند، در حالی که SCIM عضویت ChatGPT را با فهرست منبع شما همسو نگه میدارد. این قابلیت میتواند با پیوستن کارکنان، جابهجایی بین تیمها یا ترک شرکت، حسابها و دعوتنامههای فضای کاری را بهطور خودکار ایجاد، بهروزرسانی و حذف کند.
گروههای همگامشده نیز میتوانند از اختصاص نقش پشتیبانی کنند و به مدیران کمک کنند بهجای بهروزرسانی جداگانه هر کاربر، دسترسی را در مقیاس وسیع مدیریت کنند.
بیشتر بخوانید:
۴. گروهها را ایجاد کنید و RBAC را اختصاص دهید
پیش از دعوت گسترده کاربران، تصمیم بگیرید میخواهید دسترسی را در سراسر فضای کاری چگونه سازماندهی کنید. گروهها مدیریت مجوزها برای تعداد زیادی از کاربران را همزمان آسانتر میکنند، بهویژه زمانی که افراد میپیوندند، تیم خود را تغییر میدهند یا شرکت را ترک میکنند.
یک گروه بهتنهایی بهطور خودکار به کاربران در ChatGPT مجوز نمیدهد. در عوض، میتوان نقشهایی را برای منابع در سطح مستأجر یا سطح فضای کاری به گروهها اختصاص داد، و همچنین از آنها برای کنترل اینکه چه کسانی میتوانند به GPTهای مشترک دسترسی داشته باشند استفاده کرد. این کار به مدیران امکان میدهد بهجای بهروزرسانی تکبهتک هر کاربر، دسترسی را بر اساس تیم، کارکرد یا مسئولیت مدیریت کنند.
این مورد را زودهنگام راهاندازی کنید تا فضای کاری شما با یک مدل دسترسی روشن آغاز شود. اگر کاربران پیش از برنامهریزی گروهها و نقشها اضافه شوند، ممکن است مدیران بعداً ناچار شوند مجوزهای ناسازگار را پاکسازی کنند و کاربران ممکن است دسترسی گستردهتر یا محدودتری از آنچه مدنظر بوده دریافت کنند.
بیشتر بخوانید:
۵. تنظیمات فضای کاری و راهنمایی کاربران را پیکربندی کنید
تنظیمات عمومی فضای کاری خود را بازبینی کنید: ظاهر فضای کاری، نام، شناسههای فضای کاری، نام نمایشی عمومی، دستورالعملهای فضای کاری و راهنماییهای قابل مشاهده برای کاربران پیش از راهاندازی.
پیش از راهاندازی، بخشهایی از فضای کاری را که کارکنان ابتدا میبینند بازبینی کنید: نام فضای کاری، ظاهر، شناسهها، نام نمایشی عمومی، دستورالعملهای فضای کاری و هرگونه راهنمایی قابل مشاهده برای کاربران.
این جزئیات به کاربران کمک میکند تشخیص دهند که در فضای کاری تأییدشده ChatGPT Enterprise سازمان شما هستند، نه در محیطی شخصی یا مدیریتنشده. همچنین پیش از شروع کار، زمینه مفیدی در اختیار کارکنان میگذارد؛ از جمله اینکه سازمان شما انتظار دارد ChatGPT چگونه استفاده شود، چه نوع دادههایی مناسب است و برای دریافت کمک به کجا مراجعه کنند.
از خطمشی فضای کاری استفاده کنید تا پیش از شروع استفاده اعضا از ChatGPT، خطمشی هوش مصنوعی، انتظارات مربوط به استفاده یا سایر راهنماییهای مهم سازمانتان را به آنها ارائه دهید.
پیش از همگامسازی گسترده کاربران، مجوزها و نقشها را بازبینی کنید و دسترسی کار را برای نقش پیشفرض فضای کاری و هر نقش سفارشی تأیید کنید. برای فضاهای کاری واجد شرایط، کار بهطور پیشفرض برای اعضایی که نقش پیشفرض فضای کاری دارند فعال است، مگر اینکه مالک یا مدیر آن را خاموش کند.
صفحه مدلها را بازبینی کنید و مدل آغازین، سطح استدلال، سرعت و رفتار گفتوگوی جدید را برای کار و Codex تنظیم کنید. این پیشفرضها تجربه آغازین را تعیین میکنند؛ مدلهای در دسترس، دسترسی نقشمحور و الزامات اجباری فضای کاری همچنان مشخص میکنند اعضا از چه چیزهایی میتوانند استفاده کنند.
بیشتر بخوانید:
۶. برنامهها، GPTها و اتصالهای داده تأییدشده را فعال کنید
ChatGPT بهطور منظم قابلیتها، امکانات و روشهای جدیدی برای اتصال به ابزارهای خارجی اضافه میکند. برخی از این قابلیتها ممکن است به تصمیمهای مدیریتی درباره دسترسی به داده، اشتراکگذاری، سرویسهای خارجی یا اقدامهای نوشتنی نیاز داشته باشند. تعیین یک مبنا در ابتدای کار کمک میکند کاربران ابزارهای موردنیازشان را دریافت کنند، در حالی که استفاده با خطمشیهای سازمان شما همسو میماند.
پیش از راهاندازی، بررسی کنید کدام قابلیتهای ChatGPT باید از روز اول در دسترس کاربران باشد و کدامها باید محدود، مرحلهبندیشده یا بعداً فعال شوند. مالکان فضای کاری میتوانند این مورد را در مجوزها و نقشها کنترل کنند.
برای مجوزها، بین نقش پیشفرض فضای کاری و کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) تمایز قائل شوید. نقش پیشفرض فضای کاری، نقش مبنایی است که کاربران هنگام پیوستن به فضای کاری دریافت میکنند. از آن برای تعریف کارهایی استفاده کنید که بیشتر اعضا باید بهطور پیشفرض بتوانند انجام دهند. RBAC برای دسترسی هدفمندتر است: مدیران میتوانند نقشهای مشخصی را برای مسئولیتها، منابع یا قابلیتهای مدیریتی خاص به کاربران یا گروهها اختصاص دهند. در عمل، از نقش پیشفرض فضای کاری برای تجربه گسترده اعضا استفاده کنید و از RBAC برای دسترسی تخصصی مانند سازندگان، منتشرکنندگان، تیمهای حساس یا مدیران بهره ببرید.
از آنجا که قابلیتهای جدید ممکن است بهمرور در دسترس قرار گیرند، با اضافه شدن ویژگیها و تغییر نیازهای سازمانتان، این تنظیمات را بهطور منظم دوباره بررسی کنید.
بیشتر بخوانید:
۷. کار و Codex را برای تیمهای مناسب فعال کنید
Codex عامل OpenAI برای کار با کد، فایلها و گردشکارهای ساختاریافته است. این ابزار میتواند به کاربران در نوشتن، درک، بازبینی و بهبود کد کمک کند، اما میتواند کارهایی فراتر از توسعه سنتی نرمافزار را نیز پشتیبانی کند.
پیش از راهاندازی، تصمیم بگیرید کدام کاربران یا گروهها باید به Codex دسترسی داشته باشند و به چه سطحی از دسترسی نیاز دارند. قابلیتهای Codex ممکن است در طول زمان تکامل یابد؛ بنابراین بهجای تمرکز صرف بر تنظیمات مشخصی که امروز در دسترس است، بر مدل دسترسی گستردهتر تمرکز کنید.
در نظر بگیرید کدام تیمها باید بتوانند از Codex استفاده کنند، کدام کاربران باید تنظیمات Codex را مدیریت کنند و کدام فعالیتها باید به بازبینی یا تأیید اضافی نیاز داشته باشند. ممکن است بخواهید برای کاربران عمومی، پذیرندگان اولیه، مدیران یا تیمهایی با گردشکارهای حساستر نیز سطوح دسترسی متفاوتی تعریف کنید.
از RBAC و گروهها استفاده کنید تا دسترسی هدفمند و نگهداری آن آسانتر باشد. برای مثال، میتوانید یک گروه برای کاربران Codex و یک گروه مدیریتی کوچکتر برای افرادی ایجاد کنید که مسئول استقرار، تنظیمات، خطمشیها، گزارشدهی و حاکمیت Codex هستند.
این کار را پیش از راهاندازی انجام دهید تا دسترسی Codex از یک مبنای روشن آغاز شود. با در دسترس قرار گرفتن قابلیتهای جدید Codex، مدل دسترسی خود را دوباره بررسی کنید و تصمیم بگیرید آیا باید بهصورت گسترده فعال شوند، به گروههای مشخصی محدود شوند یا مرحلهای معرفی شوند.
بیشتر بخوانید:
کار عاملی برای پژوهش، تحلیل و تحویلدادنیهای نهایی است. تصمیم بگیرید اعضا باید از کار ابری، کار محلی در برنامه دسکتاپ یا هر دو استفاده کنند؛ مشروط به کنترلهای فضای کاری شما.
۸. کنترلهای امنیتی و انطباق لازم را پیکربندی کنید
تصمیم بگیرید کدام کنترلها برای مدل ریسک سازمان شما لازم هستند. هر سازمانی به همه کنترلها نیاز ندارد، اما کنترلهای ضروری باید پیش از آنکه کاربران کار با دادههای حساس در ChatGPT Enterprise را آغاز کنند پیکربندی شوند.
کنترلهای رایج شامل این موارد است:
پلتفرم گزارشهای انطباق و Stateful Compliance API برای گردشکارهای ممیزی، SIEM، eDiscovery یا DLP.
فهرست مجاز IP برای دسترسی به فضای کاری و دسترسی به Compliance API.
حالت قفل برای تیمهایی که به محدودیتهای قویتر در وب، جستوجو، مرور و قابلیتهای شبکهای مرتبط نیاز دارند.
مدیریت کلید سازمانی برای رمزگذاریِ مدیریتشده توسط مشتری، در جاهایی که در دسترس است.
محل اقامت داده یا محل اقامت استنتاج در مواردی که لازم است.
دسترسی مدیریتشده موبایل از طریق ChatGPT for Intune که به اتصال فعال SSO مستأجر نیاز دارد.
بیشتر بخوانید:
۹. پذیرش، استفاده و آمادگی پشتیبانی را پایش کنید
راهاندازی فضای کاری آغاز مدیریت مستمر است، نه پایان راهاندازی. پس از شروع استفاده کاربران از ChatGPT، تحلیلهای فضای کاری را بهطور منظم بررسی کنید تا پذیرش، مشارکت و استفاده از قابلیتها را درک کنید. این نشانهها میتوانند کمک کنند ببینید ChatGPT کجا با موفقیت استفاده میشود، کدام تیمها ممکن است به راهنمایی بیشتری نیاز داشته باشند و آیا لازم است برخی تنظیمات در طول زمان تغییر کنند.
از نظرسنجیهای اثرگذاری استفاده کنید تا بازخورد مستقیم کارکنان را درباره تأثیر ChatGPT بر کارشان جمعآوری کنید. تحلیلها میتوانند نشان دهند چه چیزی استفاده میشود؛ نظرسنجیها میتوانند توضیح دهند آیا کاربران در زمان صرفهجویی میکنند، کیفیت کار را بهبود میدهند یا با اصطکاک روبهرو میشوند.
کنترلهای استفاده را آگاهانه بررسی کنید. هشدارهای هفتگی استفاده بهازای هر کاربر یا محدودیتهای سخت را بر اساس خطمشیهای سازمان خود پیکربندی کنید. بودجههای مشترک ماهانه را فقط زمانی به کار ببرید که یک نقش باید یک سقف کلی مشترک داشته باشد. در بیشتر موارد، با هشدارها شروع کنید تا مدیران بتوانند پیش از تصمیمگیری درباره نیاز به محدودیت سخت، الگوهای استفاده را پایش کنند.
در نهایت، مطمئن شوید مدیران میدانند هنگام بروز مشکل چگونه کمک بگیرند. پیش از تماس با پشتیبانی، زمینه مفیدی مانند کاربران تحت تأثیر، زمانبندی، نماگرفتها، پیوندهای مرتبط به گفتوگو یا GPT، اعلانها و در صورت مرتبط بودن فایلهای پالایششده را گردآوری کنید. این کار به پشتیبانی کمک میکند سریعتر بررسی کند و به مدیران داخلی شما فرایند روشنتری برای رسیدگی به پرسشهای فضای کاری در طول زمان میدهد.
بیشتر بخوانید:
گام بعدی چیست
پس از استقرار اولیه، این تنظیمات را بهصورت منظم دوباره بررسی کنید:
مالکها، مدیران، مشاهدهکنندگان تحلیلها و نقشهای سفارشی را بازبینی کنید.
تأیید کنید که گروههای SCIM همچنان با ساختار سازمان شما مطابقت دارند.
برنامهها/رابطهای متصل فعالشده، اقدامهای نوشتنی یا جهانباز، دامنههای مجاز OAuth، برنامهها در GPTها و دامنههای اقدام GPT را ممیزی کنید.
با گسترش استفاده تیمها، دسترسی کار، عامل فضای کاری و Codex و پیشفرضهای مدل آغازین را بازبینی کنید.
تحلیلها و نتایج نظرسنجی اثرگذاری را همراه با ذینفعان استقرار بازبینی کنید.
هشدارها یا محدودیتهای استفاده را بر اساس الگوهای مشاهدهشده استفاده تنظیم کنید.
پس از تغییرات مهم در خطمشی یا محصول، کنترلهای امنیتی و انطباق را دوباره تأیید کنید.