વપરાશકર્તાઓને વ્યાપક રીતે આમંત્રિત કરતા પહેલાં નવો ChatGPT Enterprise વર્કસ્પેસ તૈયાર કરવા માટે આ ક્વિકસ્ટાર્ટનો ઉપયોગ કરો. તે પ્રથમ વખતના વર્કસ્પેસ માલિકોને ભલામણ કરેલો સેટઅપ ક્રમ આપે છે, જેમાં દરેક ક્ષેત્ર માટે વધુ વિગતવાર હેલ્પ સેન્ટર લેખોની લિંક્સ છે.
તમે શરૂ કરો તે પહેલાં
શરૂ કરતા પહેલાં નીચેની પુષ્ટિ કરો:
વર્કસ્પેસ માલિકો જે વર્કસ્પેસ-વ્યાપી સેટઅપ નિર્ણયો લેશે.
વર્કસ્પેસ એડમિન જે વપરાશકર્તા આમંત્રણો અને જૂથો મેનેજ કરી શકે છે, તેમજ ઍનલિટિક્સ જોઈ શકે છે અને ઍપ્સની ઍક્સેસ સેટ કરી શકે છે.
તમારો ઓળખ પ્રદાતા, ચકાસેલા ડોમેન અને પ્રોવિઝનિંગ અભિગમ.
વપરાશકર્તાઓને જૂથોમાં ગોઠવવાનો તર્ક.
તમારી સંસ્થાને જરૂરી સુરક્ષા, પાલન, લોગિંગ, રિટેન્શન અને નેટવર્ક નિયંત્રણો.
સેટઅપ ચેકલિસ્ટ
ભલામણ કરેલા સેટઅપ ક્રમને ટ્રૅક કરવા માટે આ ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરો:
સેટઅપ પૂર્ણ કરો
1. ભૂમિકાઓ, સીટ પ્રકારો અને લૉન્ચનો વ્યાપ પુષ્ટિ કરો
રોલઆઉટનું માલિકી કોણ રાખે છે, વર્કસ્પેસનું વહીવટ કોણ કરી શકે છે અને કયા વપરાશકર્તાઓને ChatGPT ઍક્સેસ, Codex ઍક્સેસ અથવા બન્નેની જરૂર છે તે નક્કી કરો.
આ પાછળથી અસ્પષ્ટ માલિકી ટાળવામાં મદદ કરે છે, ખાસ કરીને ઓળખ નિર્ણયો, સુરક્ષા સેટિંગ્સ, ઉપયોગ મર્યાદાઓ અને વપરાશકર્તા સપોર્ટ માટે.
વધુ વાંચો:
2. ડોમેન ચકાસો અને ઓળખ કન્ફિગર કરો
વપરાશકર્તાઓને મોટા પાયે આમંત્રિત કરતા પહેલાં, ખાતરી કરો કે તમારી સંસ્થા તેના ઇમેઇલ ડોમેનની માલિકી ધરાવે છે અને તમારા ઓળખ નિયંત્રણો સેટ કરો.
ChatGPTમાં, ટેનન્ટ તમારી સંસ્થાનું ટોચના સ્તરનું એડમિન વાતાવરણ છે. તે તમારી કંપનીના ChatGPT વર્કસ્પેસ અને સંસ્થાઓને શેર કરેલી ઓળખ સેટિંગ્સ સાથે જોડે છે, જેમ કે ચકાસેલા ડોમેન અને સિંગલ સાઇન-ઑન.
ડોમેન ચકાસણી ChatGPTને તમારી સંસ્થાના ડોમેનને વિશ્વસનીય તરીકે ઓળખવા દે છે. તે SSO જેવી ઓળખ સુવિધાઓને પણ સક્ષમ કરે છે, જેથી વપરાશકર્તાઓ તમારી કંપનીની પ્રમાણીકરણ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરીને યોગ્ય વર્કસ્પેસ ઍક્સેસ કરી શકે.
SSO અને ડોમેન સેટિંગ્સ સહિત ટેનન્ટ-સ્તરની ઓળખ સેટિંગ્સ મેનેજ કરવા માટે ગ્લોબલ એડમિન કન્સોલનો ઉપયોગ કરો. વપરાશકર્તાઓને મોટા પાયે ઉમેરતા પહેલાં આ સેટઅપ વહેલું પૂર્ણ કરો, જેથી કર્મચારીઓ પહેલેથી જ યોગ્ય ઍક્સેસ નિયંત્રણો સાથે વર્કસ્પેસમાં જોડાય.
વધુ વાંચો:
3. વ્યાપક ઑનબોર્ડિંગ પહેલાં SSO અને SCIM સેટ કરો
કર્મચારીઓ કેવી રીતે સાઇન ઇન કરશે અને સમય જતાં તેમના એકાઉન્ટ્સ કેવી રીતે મેનેજ થશે તે નક્કી કરો. ઉદાહરણ તરીકે, નક્કી કરો કે વપરાશકર્તાઓ સિંગલ સાઇન-ઑનથી સાઇન ઇન કરશે કે નહીં, તમામ પાત્ર વપરાશકર્તાઓ માટે SSO જરૂરી હોવું જોઈએ કે નહીં અને એકાઉન્ટ્સ મેન્યુઅલી ઉમેરાશે કે Directory Sync દ્વારા આપમેળે મેનેજ થશે.
મોટાભાગના મોટા Enterprise રોલઆઉટ માટે, વપરાશકર્તાઓને વ્યાપક રીતે આમંત્રિત કરતા પહેલાં SSO અને Directory Sync (SCIM) સેટ કરો. SSO કર્મચારીઓને સાઇન ઇન કરવા માટે તમારી કંપનીના ઓળખ પ્રદાતાનો ઉપયોગ કરવા દે છે, જ્યારે SCIM ChatGPT સભ્યપદને તમારી સોર્સ ડિરેક્ટરી સાથે સુસંગત રાખે છે. કર્મચારીઓ જોડાય, ટીમ બદલે અથવા કંપની છોડે ત્યારે તે વર્કસ્પેસ એકાઉન્ટ્સ અને આમંત્રણો આપમેળે બનાવી, અપડેટ અને દૂર કરી શકે છે.
સિંક કરેલા જૂથો ભૂમિકા સોંપણીને પણ સપોર્ટ કરી શકે છે, જેથી એડમિન દરેક વપરાશકર્તાને અલગથી અપડેટ કરવાને બદલે મોટા પાયે ઍક્સેસ મેનેજ કરી શકે.
વધુ વાંચો:
4. જૂથો બનાવો અને RBAC સોંપો
વપરાશકર્તાઓને વ્યાપક રીતે આમંત્રિત કરતા પહેલાં, તમે વર્કસ્પેસમાં ઍક્સેસ કેવી રીતે ગોઠવવા માંગો છો તે નક્કી કરો. જૂથો ઘણા વપરાશકર્તાઓ માટે એકસાથે પરવાનગીઓ મેનેજ કરવાનું સરળ બનાવે છે, ખાસ કરીને લોકો જોડાય, ટીમ બદલે અથવા કંપની છોડે ત્યારે.
જૂથ પોતે વપરાશકર્તાઓને ChatGPTમાં આપમેળે પરવાનગીઓ આપતું નથી. તેના બદલે, જૂથોને ટેનન્ટ-સ્તર અથવા વર્કસ્પેસ-સ્તરના સંસાધનો માટે ભૂમિકાઓ સોંપી શકાય છે, અને શેર કરેલા GPTs કોણ ઍક્સેસ કરી શકે તે નિયંત્રિત કરવા માટે પણ તેનો ઉપયોગ કરી શકાય છે. આ એડમિનને દરેક વપરાશકર્તાને એક પછી એક અપડેટ કરવાને બદલે ટીમ, કાર્ય અથવા જવાબદારી પ્રમાણે ઍક્સેસ મેનેજ કરવા દે છે.
આ વહેલું સેટ કરો જેથી તમારો વર્કસ્પેસ સ્પષ્ટ ઍક્સેસ મોડલ સાથે શરૂ થાય. જો જૂથો અને ભૂમિકાઓની યોજના બનાવતા પહેલાં વપરાશકર્તાઓ ઉમેરવામાં આવે, તો એડમિનને પછીથી અસંગત પરવાનગીઓ સાફ કરવી પડી શકે છે, અને વપરાશકર્તાઓને ઈરાદા કરતાં વધુ વ્યાપક અથવા સંકુચિત ઍક્સેસ મળી શકે છે.
વધુ વાંચો:
5. વર્કસ્પેસ સેટિંગ્સ અને વપરાશકર્તા માર્ગદર્શન કન્ફિગર કરો
લૉન્ચ પહેલાં તમારી સામાન્ય વર્કસ્પેસ સેટિંગ્સની સમીક્ષા કરો: વર્કસ્પેસનો દેખાવ, નામ, વર્કસ્પેસ ઓળખકર્તાઓ, જાહેર પ્રદર્શન નામ, વર્કસ્પેસ સૂચનાઓ અને વપરાશકર્તા-મુખી માર્ગદર્શન.
લૉન્ચ પહેલાં, કર્મચારીઓ સૌપ્રથમ જે વર્કસ્પેસ ભાગો જોશે તેની સમીક્ષા કરો: વર્કસ્પેસ નામ, દેખાવ, ઓળખકર્તાઓ, જાહેર પ્રદર્શન નામ, વર્કસ્પેસ સૂચનાઓ અને કોઈપણ વપરાશકર્તા-મુખી માર્ગદર્શન.
આ વિગતો વપરાશકર્તાઓને ઓળખવામાં મદદ કરે છે કે તેઓ તમારી સંસ્થાના મંજૂર ChatGPT Enterprise વર્કસ્પેસમાં છે, વ્યક્તિગત અથવા અનમેનેજ્ડ વાતાવરણમાં નથી. તે કર્મચારીઓને કામ શરૂ કરતા પહેલાં ઉપયોગી સંદર્ભ પણ આપે છે, જેમ કે તમારી સંસ્થા ChatGPTનો ઉપયોગ કેવી રીતે થવો જોઈએ એવી અપેક્ષા રાખે છે, કયા પ્રકારનો ડેટા યોગ્ય છે અને મદદ માટે ક્યાં જવું.
સભ્યો ChatGPTનો ઉપયોગ શરૂ કરે તે પહેલાં તેમને તમારી સંસ્થાની AI નીતિ, ઉપયોગ અપેક્ષાઓ અથવા અન્ય મહત્વપૂર્ણ માર્ગદર્શન રજૂ કરવા માટે વર્કસ્પેસ નીતિનો ઉપયોગ કરો.
વધુ વાંચો:
6. ઍપ્સ, GPTs અને મંજૂર ડેટા કનેક્શન્સ સક્ષમ કરો
ChatGPT નિયમિતપણે નવી સુવિધાઓ, ક્ષમતાઓ અને બાહ્ય ટૂલ્સ સાથે જોડાવાની રીતો ઉમેરે છે. આમાંથી કેટલીક સુવિધાઓ માટે ડેટા ઍક્સેસ, શેરિંગ, બાહ્ય સેવાઓ અથવા લખાણ ક્રિયાઓ વિશે એડમિન નિર્ણયોની જરૂર પડી શકે છે. શરૂઆતમાં જ આધારરેખા સેટ કરવાથી વપરાશકર્તાઓને જરૂરી ટૂલ્સ મળે છે અને ઉપયોગ તમારી સંસ્થાની નીતિઓ સાથે સુસંગત રહે છે.
લૉન્ચ પહેલાં, પ્રથમ દિવસે વપરાશકર્તાઓ માટે કઈ ChatGPT ક્ષમતાઓ ઉપલબ્ધ હોવી જોઈએ અને કઈ મર્યાદિત, તબક્કાવાર અથવા પછીથી સક્ષમ કરવી જોઈએ તેની સમીક્ષા કરો. વર્કસ્પેસ માલિકો આને પરવાનગીઓ અને ભૂમિકાઓમાં નિયંત્રિત કરી શકે છે.
પરવાનગીઓ માટે, ડિફૉલ્ટ વર્કસ્પેસ ભૂમિકા અને રોલ-બેસ્ડ એક્સેસ કન્ટ્રોલ (RBAC) વચ્ચે તફાવત કરો. ડિફૉલ્ટ વર્કસ્પેસ ભૂમિકા એ આધારભૂત ભૂમિકા છે જે વપરાશકર્તાઓ વર્કસ્પેસમાં જોડાય ત્યારે મેળવે છે. મોટાભાગના સભ્યો ડિફૉલ્ટ રીતે શું કરી શકે તે નિર્ધારિત કરવા માટે તેનો ઉપયોગ કરો. RBAC વધુ લક્ષિત ઍક્સેસ માટે છે: એડમિન ચોક્કસ જવાબદારીઓ, સંસાધનો અથવા એડમિન ક્ષમતાઓ માટે વપરાશકર્તાઓ અથવા જૂથોને ચોક્કસ ભૂમિકાઓ સોંપી શકે છે. વ્યવહારમાં, વ્યાપક સભ્ય અનુભવ માટે ડિફૉલ્ટ વર્કસ્પેસ ભૂમિકાનો ઉપયોગ કરો અને બિલ્ડર્સ, પ્રકાશકો, સંવેદનશીલ ટીમો અથવા એડમિનિસ્ટ્રેટર્સ જેવા વિશિષ્ટ ઍક્સેસ માટે RBACનો ઉપયોગ કરો.
કારણ કે સમય જતાં નવી કાર્યક્ષમતા ઉપલબ્ધ થઈ શકે છે, સુવિધાઓ ઉમેરાય અને તમારી સંસ્થાની જરૂરિયાતો બદલાય ત્યારે આ સેટિંગ્સની નિયમિત સમીક્ષા કરો.
વધુ વાંચો:
7. યોગ્ય ટીમો માટે Codex સક્ષમ કરો
Codex કોડ, ફાઇલો અને સંરચિત વર્કફ્લોઝ સાથે કામ કરવા માટે OpenAIનું એજન્ટ છે. તે વપરાશકર્તાઓને કોડ લખવામાં, સમજવામાં, સમીક્ષા કરવામાં અને સુધારવામાં મદદ કરી શકે છે, પરંતુ તે પરંપરાગત સોફ્ટવેર વિકાસથી આગળના કામને પણ સપોર્ટ કરી શકે છે.
લૉન્ચ પહેલાં, કયા વપરાશકર્તાઓ અથવા જૂથોને Codexની ઍક્સેસ હોવી જોઈએ અને તેમને કયા સ્તરની ઍક્સેસ જોઈએ તે નક્કી કરો. Codex ક્ષમતાઓ સમય જતાં વિકસી શકે છે, તેથી આજે ઉપલબ્ધ ચોક્કસ સેટિંગ્સ કરતાં વ્યાપક ઍક્સેસ મોડલ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો.
કઈ ટીમો Codexનો ઉપયોગ કરી શકે, કયા વપરાશકર્તાઓ Codex સેટિંગ્સ મેનેજ કરે અને કઈ પ્રવૃત્તિઓ માટે વધારાની સમીક્ષા અથવા મંજૂરી જરૂરી હોવી જોઈએ તે વિચારો. તમે સામાન્ય વપરાશકર્તાઓ, આરંભિક અપનાવનારાઓ, એડમિનિસ્ટ્રેટર્સ અથવા વધુ સંવેદનશીલ વર્કફ્લોઝ ધરાવતી ટીમો માટે અલગ ઍક્સેસ સ્તરો નિર્ધારિત કરવા પણ માંગતા હોઈ શકો છો.
ઍક્સેસને લક્ષિત અને જાળવવામાં સરળ રાખવા માટે RBAC અને જૂથોનો ઉપયોગ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, તમે Codex વપરાશકર્તાઓ માટે એક જૂથ અને Codex રોલઆઉટ, સેટિંગ્સ, નીતિઓ, રિપોર્ટિંગ અને ગવર્નન્સ માટે જવાબદાર લોકો માટે નાનું એડમિનિસ્ટ્રેટર જૂથ બનાવી શકો છો.
આ લૉન્ચ પહેલાં સેટ કરો જેથી Codex ઍક્સેસ સ્પષ્ટ આધારરેખાથી શરૂ થાય. નવી Codex ક્ષમતાઓ ઉપલબ્ધ થાય તેમ, તમારું ઍક્સેસ મોડલ ફરી જુઓ અને નક્કી કરો કે તેને વ્યાપક રીતે સક્ષમ કરવી, ચોક્કસ જૂથો સુધી મર્યાદિત રાખવી કે તબક્કાવાર રજૂ કરવી.
વધુ વાંચો:
8. જરૂરી સુરક્ષા અને પાલન નિયંત્રણો કન્ફિગર કરો
તમારી સંસ્થાના જોખમ મોડલ માટે કયા નિયંત્રણો જરૂરી છે તે નક્કી કરો. દરેક સંસ્થાને દરેક નિયંત્રણની જરૂર નથી, પરંતુ વપરાશકર્તાઓ ChatGPT Enterpriseમાં સંવેદનશીલ ડેટા સાથે કામ કરવાનું શરૂ કરે તે પહેલાં જરૂરી નિયંત્રણો કન્ફિગર કરેલા હોવા જોઈએ.
સામાન્ય નિયંત્રણોમાં શામેલ છે:
ઑડિટ, SIEM, eDiscovery અથવા DLP વર્કફ્લોઝ માટે કમ્પ્લાયન્સ લોગ્સ પ્લેટફોર્મ અને સ્ટેટફુલ કમ્પ્લાયન્સ API.
વર્કસ્પેસ ઍક્સેસ અને કમ્પ્લાયન્સ API ઍક્સેસ માટે IP અલાઉલિસ્ટિંગ.
વેબ, શોધ, બ્રાઉઝિંગ અને સંબંધિત નેટવર્ક ક્ષમતાઓ પર વધુ મજબૂત પ્રતિબંધોની જરૂર હોય તેવી ટીમો માટે લૉકડાઉન મોડ.
જ્યાં ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં ગ્રાહક-સંચાલિત એન્ક્રિપ્શન માટે એન્ટરપ્રાઇઝ કી મેનેજમેન્ટ.
જ્યાં જરૂરી હોય ત્યાં ડેટા રેસિડન્સી અથવા ઇન્ફરન્સ રેસિડન્સી.
Intune માટે ChatGPT દ્વારા મેનેજ્ડ મોબાઇલ ઍક્સેસ, જેના માટે સક્રિય ટેનન્ટ SSO કનેક્શન જરૂરી છે.
વધુ વાંચો:
9. અપનાવટ, ઉપયોગ અને સપોર્ટ તૈયારી મોનિટર કરો
વર્કસ્પેસ લૉન્ચ કરવું સતત વહીવટની શરૂઆત છે, સેટઅપનો અંત નથી. વપરાશકર્તાઓ ChatGPTનો ઉપયોગ શરૂ કરે પછી, અપનાવટ, જોડાણ અને સુવિધા ઉપયોગ સમજવા માટે વર્કસ્પેસ ઍનલિટિક્સની નિયમિત સમીક્ષા કરો. આ સંકેતો તમને જોવામાં મદદ કરી શકે છે કે ChatGPT ક્યાં સફળતાપૂર્વક વપરાય છે, ક્યાં ટીમોને વધુ માર્ગદર્શનની જરૂર હોઈ શકે છે અને સમય જતાં કોઈ સેટિંગ્સ સમાયોજિત કરવી જોઈએ કે નહીં.
ChatGPT તેમના કામને કેવી રીતે અસર કરે છે તે વિશે કર્મચારીઓ પાસેથી સીધો પ્રતિસાદ મેળવવા માટે અસર સર્વેનો ઉપયોગ કરો. ઍનલિટિક્સ બતાવી શકે છે કે શું વપરાય છે; સર્વે સમજવામાં મદદ કરી શકે છે કે વપરાશકર્તાઓ સમય બચાવે છે, કામની ગુણવત્તા સુધારે છે કે ઘર્ષણનો સામનો કરે છે.
ઉપયોગ નિયંત્રણોની વિચારીને સમીક્ષા કરો. તમારી સંસ્થાની નીતિઓના આધારે સાપ્તાહિક પ્રતિ-વપરાશકર્તા ઉપયોગ ચેતવણીઓ અથવા કડક મર્યાદાઓ કન્ફિગર કરો. એક ભૂમિકાએ એકંદર મર્યાદા શેર કરવી જોઈએ ત્યારે જ માસિક શેર કરેલા બજેટનો ઉપયોગ કરો. મોટાભાગના કિસ્સામાં, ચેતવણીઓથી શરૂ કરો જેથી એડમિન કડક મર્યાદા જરૂરી છે કે નહીં તે નક્કી કરતા પહેલાં ઉપયોગના પેટર્ન મોનિટર કરી શકે.
છેલ્લે, સમસ્યાઓ ઊભી થાય ત્યારે મદદ કેવી રીતે મેળવવી તે એડમિન જાણે છે તેની ખાતરી કરો. સપોર્ટનો સંપર્ક કરતા પહેલાં, અસરગ્રસ્ત વપરાશકર્તાઓ, સમય, સ્ક્રીનશૉટ્સ, સંબંધિત વાતચીત અથવા GPT લિંક્સ, પ્રોમ્પ્ટ્સ અને સંબંધિત હોય ત્યારે સેનિટાઇઝ્ડ ફાઇલો જેવા ઉપયોગી સંદર્ભ એકત્ર કરો. આ સપોર્ટને ઝડપી તપાસ કરવામાં મદદ કરે છે અને સમય જતાં વર્કસ્પેસ પ્રશ્નો સંભાળવા માટે તમારા આંતરિક એડમિનને વધુ સ્પષ્ટ પ્રક્રિયા આપે છે.
વધુ વાંચો:
આગળ શું કરવું
પ્રારંભિક રોલઆઉટ પછી, નિયમિત સમયગાળે આ સેટિંગ્સ ફરી જુઓ:
માલિકો, એડમિન, ઍનલિટિક્સ દર્શકો અને કસ્ટમ ભૂમિકાઓની સમીક્ષા કરો.
ખાતરી કરો કે SCIM જૂથો હજી પણ તમારી સંસ્થા માળખા સાથે મેળ ખાય છે.
સક્ષમ ઍપ્સ/કનેક્ટર્સ, લખાણ અથવા ઓપન-વર્લ્ડ ક્રિયાઓ, મંજૂર OAuth ડોમેન, GPTsમાં ઍપ્સ અને GPT ક્રિયા ડોમેનનું ઑડિટ કરો.
ટીમો ઉપયોગ વધારે તેમ વર્કસ્પેસ એજન્ટ અને Codex ઍક્સેસની સમીક્ષા કરો.
રોલઆઉટ હિતધારકો સાથે ઍનલિટિક્સ અને અસર સર્વે પરિણામોની સમીક્ષા કરો.
જોવાયેલા ઉપયોગના પેટર્નના આધારે ઉપયોગ ચેતવણીઓ અથવા મર્યાદાઓ સમાયોજિત કરો.
મોટા નીતિ અથવા પ્રોડક્ટ ફેરફારો પછી સુરક્ષા અને પાલન નિયંત્રણોની ફરી પુષ્ટિ કરો.