Gunakan panduan mulai cepat ini untuk menyiapkan workspace ChatGPT Enterprise baru sebelum mengundang pengguna secara luas. Panduan ini memberi Pemilik Workspace baru urutan penyiapan yang disarankan, dengan tautan ke artikel Pusat Bantuan yang lebih mendalam untuk tiap area.
Sebelum memulai
Konfirmasikan hal-hal berikut sebelum Anda mulai:
Pemilik Workspace yang akan mengambil keputusan penyiapan untuk seluruh workspace.
Admin Workspace yang dapat mengelola undangan pengguna dan grup, serta melihat analitik dan menyiapkan akses ke aplikasi.
Penyedia identitas, domain terverifikasi, dan pendekatan provisioning Anda.
Logika untuk mengatur pengguna ke dalam grup.
Kontrol keamanan, kepatuhan, pencatatan log, retensi, dan jaringan yang diperlukan organisasi Anda.
Anggota mana yang harus menggunakan Work dan Codex, peran kustom mana yang memerlukan akses berbeda, serta default model awal dan chat baru mana yang ingin Anda tampilkan kepada anggota.
Daftar periksa penyiapan
Gunakan daftar periksa ini untuk mengikuti urutan penyiapan yang disarankan:
Selesaikan penyiapan
1. Tetapkan peran, jenis seat, dan cakupan peluncuran
Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas peluncuran, siapa yang dapat mengelola workspace, dan pengguna mana yang memerlukan akses ke ChatGPT, Codex, atau keduanya.
Langkah ini membantu mencegah ketidakjelasan tanggung jawab di kemudian hari, terutama terkait keputusan identitas, pengaturan keamanan, batas penggunaan, dan dukungan pengguna.
Baca selengkapnya:
2. Verifikasi domain dan konfigurasikan identitas
Sebelum mengundang banyak pengguna sekaligus, pastikan perusahaan Anda mengendalikan domain emailnya dan siapkan kontrol identitas.
Tenant adalah lingkungan administrasi bersama yang digunakan perusahaan Anda untuk pengaturan identitas OpenAI. Workspace ChatGPT dan organisasi Platform API memiliki keanggotaan dan izin yang terpisah.
Verifikasi domain memastikan bahwa perusahaan Anda mengendalikan suatu domain email dan mendukung fitur identitas yang memenuhi syarat, termasuk sistem masuk tunggal (SSO).
Gunakan Konsol Admin untuk mengelola pengaturan identitas di seluruh tenant, termasuk domain terverifikasi dan SSO. Selesaikan penyiapan ini sejak awal, sebelum menambahkan pengguna dalam skala besar, agar karyawan bergabung ke workspace dengan kontrol akses yang tepat dan sudah diterapkan.
Baca selengkapnya:
3. Siapkan SSO dan SCIM sebelum orientasi pengguna secara luas
Tentukan cara karyawan akan masuk dan cara akun mereka dikelola dari waktu ke waktu. Misalnya, tentukan apakah pengguna akan masuk dengan sistem masuk tunggal, apakah SSO harus diwajibkan bagi semua pengguna yang memenuhi syarat, dan apakah akun akan ditambahkan secara manual atau dikelola otomatis melalui Sinkronisasi Direktori.
Untuk sebagian besar peluncuran Enterprise berskala besar, siapkan SSO dan sinkronisasi direktori (SCIM) sebelum mengundang pengguna secara luas. SSO memungkinkan karyawan masuk menggunakan penyedia identitas perusahaan Anda. SCIM di seluruh tenant menyinkronkan pengguna dan grup dari penyedia tersebut, tetapi menyinkronkan seseorang ke tenant tidak memberinya akses ke produk. Tetapkan grup yang disinkronkan secara terpisah ke workspace ChatGPT atau akun Ads yang memenuhi syarat.
Grup yang disinkronkan juga dapat mendukung penetapan peran sehingga admin dapat mengelola akses dalam skala besar, alih-alih memperbarui setiap pengguna satu per satu.
Baca selengkapnya:
Jika karyawan sudah memiliki akun ChatGPT, lihat: Orientasi karyawan yang sudah memiliki akun ChatGPT.
4. Buat grup dan tetapkan RBAC
Sebelum mengundang pengguna secara luas, tentukan cara Anda ingin mengatur akses di seluruh workspace. Grup memudahkan pengelolaan izin bagi banyak pengguna sekaligus, terutama ketika orang bergabung, berpindah tim, atau keluar dari perusahaan.
Grup saja tidak otomatis memberikan izin kepada pengguna di ChatGPT. Sebagai gantinya, grup dapat diberi peran untuk sumber daya tingkat tenant atau workspace, serta digunakan untuk mengontrol siapa yang dapat mengakses GPT bersama. Dengan demikian, admin dapat mengelola akses berdasarkan tim, fungsi, atau tanggung jawab, alih-alih memperbarui setiap pengguna satu per satu.
Siapkan ini sejak awal agar workspace Anda memiliki model akses yang jelas sejak mulai digunakan. Jika pengguna ditambahkan sebelum grup dan peran direncanakan, admin mungkin perlu membereskan izin yang tidak konsisten di kemudian hari, dan pengguna mungkin mendapatkan akses yang lebih luas atau lebih terbatas daripada yang dimaksudkan.
Baca selengkapnya:
5. Konfigurasikan pengaturan workspace dan panduan pengguna
Tinjau pengaturan umum workspace Anda: tampilan, nama, pengidentifikasi workspace, nama tampilan publik, Petunjuk Workspace, dan panduan bagi pengguna sebelum peluncuran.
Sebelum peluncuran, tinjau bagian workspace yang pertama kali akan dilihat karyawan: nama, tampilan, pengidentifikasi workspace, nama tampilan publik, Petunjuk Workspace, dan semua panduan bagi pengguna.
Detail ini membantu pengguna memastikan bahwa mereka berada di workspace ChatGPT Enterprise resmi milik organisasi Anda, bukan di lingkungan pribadi atau yang tidak dikelola. Detail tersebut juga memberi karyawan konteks yang berguna sebelum mulai bekerja, seperti cara organisasi Anda mengharapkan ChatGPT digunakan, jenis data yang boleh digunakan, dan tempat mendapatkan bantuan.
Gunakan Kebijakan Workspace untuk menyampaikan kebijakan AI, ketentuan penggunaan, atau panduan penting lainnya dari organisasi Anda kepada anggota sebelum mereka mulai menggunakan ChatGPT.
Sebelum orientasi berskala luas, tinjau Izin & peran serta pastikan akses Work Local dan Work Cloud untuk peran default workspace dan setiap peran kustom. Work Cloud memungkinkan anggota memulai dan melihat tugas cloud di seluruh antarmuka yang didukung. Work Local tanpa Work Cloud memungkinkan pekerjaan lokal, tetapi mencegah dimulainya tugas cloud. Tinjau izin efektif dengan cermat saat RBAC aditif diaktifkan.
Tinjau halaman Model dan tetapkan model awal, tingkat penalaran, kecepatan, ketersediaan Mode Cepat, serta perilaku chat baru untuk Work dan Codex. Mode Cepat diaktifkan secara default dan mungkin mendukung penggantian pengaturan khusus peran. Pengaturan default ini menentukan pengalaman awal; model yang tersedia, akses berbasis peran, dan persyaratan wajib workspace tetap menentukan apa yang dapat digunakan anggota.
Baca selengkapnya:
6. Aktifkan Aplikasi, GPT, dan koneksi data yang disetujui
ChatGPT secara rutin menambahkan fitur, kemampuan, dan cara baru untuk terhubung dengan alat eksternal. Beberapa fitur ini mungkin memerlukan keputusan admin terkait akses data, berbagi data, layanan eksternal, atau tindakan penulisan. Menetapkan konfigurasi dasar sejak awal membantu pengguna mendapatkan alat yang dibutuhkan sekaligus menjaga penggunaan tetap sesuai dengan kebijakan organisasi Anda.
Sebelum peluncuran, tinjau kemampuan ChatGPT yang harus tersedia bagi pengguna sejak hari pertama dan kemampuan yang perlu dibatasi, diterapkan secara bertahap, atau diaktifkan nanti. Pemilik workspace dapat mengaturnya di Izin & peran.
Untuk izin, bedakan antara peran default workspace dan Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC). Peran default workspace adalah peran dasar yang diterima pengguna saat bergabung ke workspace. Gunakan peran ini untuk menentukan tindakan yang secara default dapat dilakukan sebagian besar anggota. RBAC menyediakan akses fitur yang lebih tertarget: pemilik workspace dapat menetapkan peran khusus langsung kepada pengguna atau grup. Dalam praktiknya, gunakan peran default workspace untuk pengalaman anggota secara umum dan peran khusus untuk akses ke fitur tertentu.
Karena fungsi baru dapat tersedia seiring waktu, tinjau kembali pengaturan ini secara rutin saat fitur ditambahkan dan kebutuhan organisasi Anda berubah.
Baca selengkapnya:
7. Aktifkan Work dan Codex untuk tim yang tepat
Codex adalah agen OpenAI untuk bekerja dengan kode, file, dan alur kerja terstruktur. Codex dapat membantu pengguna menulis, memahami, meninjau, dan meningkatkan kode, sekaligus mendukung pekerjaan di luar pengembangan perangkat lunak tradisional.
Sebelum peluncuran, tentukan pengguna atau grup mana yang harus memiliki akses ke Codex dan tingkat akses apa yang mereka perlukan. Kemampuan Codex dapat berkembang dari waktu ke waktu, jadi fokuslah pada model akses yang lebih luas, bukan hanya pengaturan spesifik yang tersedia saat ini.
Pertimbangkan tim mana yang dapat menggunakan Codex, pengguna mana yang harus mengelola pengaturan Codex, dan aktivitas mana yang harus memerlukan peninjauan atau persetujuan tambahan. Anda juga dapat menentukan tingkat akses yang berbeda untuk pengguna umum, pengguna awal, administrator, atau tim dengan alur kerja yang lebih sensitif.
Gunakan RBAC dan grup agar akses tetap tertarget dan lebih mudah dikelola. Misalnya, Anda dapat membuat satu grup untuk pengguna Codex dan grup administrator yang lebih kecil untuk orang-orang yang bertanggung jawab atas peluncuran, pengaturan, kebijakan, pelaporan, dan tata kelola Codex.
Siapkan ini sebelum peluncuran agar akses Codex dimulai dari dasar yang jelas. Saat kemampuan Codex baru tersedia, tinjau kembali model akses Anda dan tentukan apakah kemampuan tersebut harus diaktifkan secara luas, dibatasi untuk grup tertentu, atau diperkenalkan secara bertahap.
Baca selengkapnya:
Work adalah agen untuk riset, analisis, dan hasil akhir yang siap pakai. Tentukan apakah anggota harus menggunakan Work di cloud, Work lokal di aplikasi desktop, atau keduanya, sesuai dengan kontrol workspace Anda.
8. Konfigurasikan kontrol keamanan dan kepatuhan yang diperlukan
Tentukan kontrol mana yang diperlukan untuk model risiko organisasi Anda. Tidak semua organisasi membutuhkan setiap kontrol, tetapi kontrol yang diperlukan harus dikonfigurasi sebelum pengguna mulai bekerja dengan data sensitif di ChatGPT Enterprise.
Kontrol umum meliputi:
Compliance Logs Platform dan Stateful Compliance API untuk alur kerja audit, SIEM, eDiscovery, atau DLP.
Daftar izin IP untuk akses workspace dan akses Compliance API.
Mode Lockdown untuk tim yang memerlukan pembatasan lebih kuat pada web, pencarian, penelusuran, dan kemampuan jaringan terkait.
Enterprise Key Management untuk enkripsi yang dikelola pelanggan jika tersedia.
Residensi data atau residensi inferensi jika diperlukan.
Akses seluler terkelola melalui ChatGPT untuk Intune, yang memerlukan koneksi SSO tenant aktif.
Baca selengkapnya:
9. Pantau adopsi, penggunaan, dan kesiapan dukungan
Peluncuran workspace adalah awal dari administrasi berkelanjutan, bukan akhir penyiapan. Setelah pengguna mulai menggunakan ChatGPT, tinjau analitik workspace secara rutin untuk memahami adopsi, keterlibatan, dan penggunaan fitur. Indikator ini dapat membantu Anda melihat bagian yang berhasil memanfaatkan ChatGPT, tim yang mungkin memerlukan lebih banyak panduan, dan pengaturan yang perlu disesuaikan seiring waktu.
Gunakan survei dampak untuk mengumpulkan masukan langsung dari karyawan tentang pengaruh ChatGPT terhadap pekerjaan mereka. Analitik dapat menunjukkan apa yang digunakan; survei dapat membantu menjelaskan apakah pengguna menghemat waktu, meningkatkan kualitas pekerjaan, atau mengalami kendala.
Tinjau kontrol penggunaan bulanan dengan saksama. Tetapkan default workspace, tambahkan default grup atau penggantian khusus individu jika diperlukan, lalu konfigurasikan peringatan penggunaan berdasarkan kebijakan perusahaan Anda. Tinjau batas kelebihan penggunaan workspace secara terpisah dari batas penggunaan individu.
Terakhir, pastikan admin mengetahui cara mendapatkan bantuan saat terjadi masalah. Sebelum menghubungi Dukungan, kumpulkan konteks yang berguna, seperti pengguna yang terdampak, waktu kejadian, tangkapan layar, tautan percakapan atau GPT yang relevan, prompt, dan file yang telah disanitasi jika diperlukan. Hal ini membantu Dukungan menyelidiki lebih cepat dan memberi admin internal Anda proses yang lebih jelas untuk menangani pertanyaan terkait workspace dari waktu ke waktu.
Baca selengkapnya:
Langkah berikutnya
Setelah peluncuran awal, tinjau kembali pengaturan ini secara berkala:
Tinjau Pemilik, Admin, Penampil Analitik, dan peran kustom.
Pastikan grup SCIM masih sesuai dengan struktur organisasi Anda.
Audit Aplikasi/konektor yang diaktifkan, tindakan tulis atau open-world, domain Oauth yang diizinkan, Aplikasi di GPT, dan domain tindakan GPT.
Tinjau akses Work, Workspace Agent, dan Codex serta default model awal seiring tim memperluas penggunaan.
Tinjau hasil analitik dan survei dampak bersama pemangku kepentingan peluncuran.
Sesuaikan peringatan atau batas penggunaan berdasarkan pola penggunaan yang teramati.
Konfirmasikan kembali kontrol keamanan dan kepatuhan setelah perubahan besar pada kebijakan atau produk.